Guía 12 - Digitalización

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO
FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
SEMINARIO TALLER DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
Guía Práctica N° 12
DIGITALIZACIÓN
I. DATOS INFORMATIVOS
1.1. Nombre de la asignatura : Seminario Taller de TICs
1.2. Semestre Académico : 2018-I
1.3. Ciclo de estudios :I
1.4. Área curricular : Tecnología Básica.
1.5. Nombre del docente : Anexo 1 del Silabo.
COMPETENCIAS A CONSEGUIR
Conocer y utilizar una herramienta software de perfeccionamiento profesional, permanentemente

accesible y de bajo coste, para aplicar modelos y métodos educativos que sean eficaces.
II. CAPACIDAD
Utiliza las tecnologías de información y comunicación TICs como herramientas para adoptar la modalidad
de educación virtual durante el pre y post grado de la formación profesional.
III. FUNDAMENTO TEÓRICO:
1. Digitalización
La Digitalización es el proceso mediante el cual un mensaje se convierte en una sucesión de impulsos
eléctricos, equivalente a dígitos combinados (código binario), el 0 ó el 1 (en realidad es una serie de
apagado y prendido de impulso combinados). Estos dígitos son los llamados bits. De esta forma, todo
mensaje que es susceptible de transformarse en señal
eléctrica y ser codificado digitalmente puede
almacenarse en soporte informático o transmitirse
como tren de impulsos por una red adecuada (hilo
telefónico, microondas, fibra óptica, cable coaxial, etc.)
El código digital o binario es la base del tratamiento
informático y de la tecnología de la información en su
estado actual.
De las distintas definiciones que encontramos de la palabra

digitalización nos vamos a quedar con la que define la digitalización como “el proceso de convertir
información analógica en información digital”, esto es convertir cualquier señal de entrada continua
(analógica) en una serie de valores numéricos por medio de escáneres.
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COMUNICACIÓN
Esta definición de digitalización deja

clara la diferencia entre copia digital, o
imagen digital, de un documento
analógico, resultante del proceso de
digitalización, y documento
electrónico, esto es, el documento que
se ha producido por medios
electrónicos, “born electronic”, o que
ha nacido electrónicamente.
¿para qué Digitalizar?, la primera

pregunta que nos debemos hacer al
acometer un proyecto de digitalización es para qué queremos digitalizar, qué objetivo perseguimos, y
qué alcance va a tener el proyecto, ya que en función de estas premisas se deberán definir los criterios a
seguir en su ejecución. Se pueden distinguir distintos tipos de proyectos en función del objetivo que
persiguen.
Los objetivos perseguidos pueden ser:

• Facilitar la consulta en los procesos de negocio: La digitalización de documentos de uso frecuente
como apoyo a la gestión de las administraciones, con el objetivo de evitar la acumulación de documentos
en las oficinas y facilitar y agilizar su consulta.
En este caso los documentos originales en soporte físico que tengan valor administrativo, jurídico y fiscal
deben conservarse, aunque puede hacerse fuera de los locales de las oficinas. En general se trata de
documentos administrativos en formato estándar que pueden digitalizarse con escáneres de
alimentación automática. Este tipo de proyectos de digitalización presentan una serie de beneficios
entre los que cabe destacar los siguientes:
 La posibilidad de que varias personas accedan al mismo tiempo y desde múltiples lugares a una
misma imagen de un documento.
 Permite una mayor integración de la transmisión de imágenes con sistemas de flujo de trabajo,
lo que incide en una mejora de la productividad tanto en el ámbito de la administración como en
la gestión de los negocios,
 Permite acabar con uno de los problemas que se producen actualmente, que es la existencia de
expedientes mixtos, esto es expedientes en los que unos documentos están en soporte papel y
otros en soporte electrónico,
 Se reduce la necesidad de espacio de depósitos documentales para la conservación de los
documentos físicos, al poder archivar los documentos originales en depósitos documentales
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externos. Sin embargo, frente a estas ventajas hay que prever y tener en cuenta el coste que
supone la gestión, mantenimiento y conservación a largo plazo de las imágenes producidas3 .
Sustitución de documentos físicos Digitalización de documentos: con el objetivo de sustituir los

documentos originales en soporte papel por sus copias digitales. Este tipo de proyectos se hace cada vez
más frecuente al amparo de la implantación de la administración electrónica. En este caso la
digitalización tiene que ser certificada, para garantizar que el proceso de digitalización se ha realizado
de forma que no se haya modificado el contenido del documento original, se mantenga su integridad y
esté disponible y accesible siempre que sea necesario consultarlo. Para ello durante el proceso de
digitalización se debe incorporar firma electrónica y sello de tiempo una vez capturada la imagen,
almacenar dicha imagen en un formato estándar, incorporar los metadatos de descripción, técnicos y
administrativos a la imagen del documento, y su almacenamiento en un gestor documental, todo ello sin
más intervención humana que en el proceso de captura de la imagen.
Preservación y difusión Digitalización para facilitar la conservación, consulta y difusión del
patrimonio bibliográfico y documental que constituye la memoria histórica de los pueblos.
 Preservación de los documentos originales, sustituyendo su consulta por la de su copia digital,
de forma que se evite su manipulación y uso frecuente, que es uno de los factores que más
inciden en su deterioro. De esta forma se evita su pérdida, que puede ser por extravío al devolver
el documento a su unidad de instalación y ubicación en los depósitos documentales, o por
sustracción, problema que lamentablemente se da con relativa frecuencia en los Archivos y que
da lugar a que se instalen en éstos sofisticadas medidas de seguridad, que a pesar de su elevado
coste no evitan al 100% que se produzcan estos casos.
 Reconstrucción del patrimonio documental creando fondos virtuales mediante la digitalización
de documentos de instituciones que compartan fondos documentales sobre un mismo tema o
período histórico, lo que favorece, así mismo, el desarrollo de proyectos de colaboración entre
instituciones.
Difusión del patrimonio documental en internet, en cuyo caso deberán realizarse copias digitales
master y derivadas con bajo peso para facilitar su transmisión y acceso en la red. En este caso es
necesario que la institución cuente con la infraestructura de redes de comunicaciones necesaria para la
transmisión de las imágenes.
También existen otros motivos que le pueden llevar a realizar este proceso, entre ellos:
• La seguridad, porque lo que anteriormente se encontraba bajo llave, ahora puede estar protegido
por diferentes claves de acceso y restricciones según usuario. Esto reduce el riesgo de pérdida o
sustracción de la información.
• Necesidad de acceder a la información desde dispositivos móviles. Cada día, en un mayor número
de empresas, los empleados tienen que consultar información sin estar presentes en la oficina. Tener
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la información en archivadores limita el acceso, siendo necesario encontrarse en la empresa para

consultar la información.
• La concientización por el medio ambiente cada vez es mayor, por ello son muchas las compañías
que quieren dejar de imprimir tantos papeles innecesarios y a su vez ahorrar en gastos de
impresión (tinta, papel, fotocopias, etc.).
• Poder compartir la información tanto interna (compañeros) como externa (clientes), de forma más
rápida. Anteriormente, siempre se había compartido información por mensajería, pero esto
implicaba un tiempo de espera hasta la recepción de la misma. Además, presenta un riesgo para la
seguridad de la información. En la Guía de Gestión Documental encontrará una comparativa entre
los mejores sistemas de gestión documental para divulgar información entre compañeros y clientes.
• Ahorrar en los costes de mantenimiento. Tener grandes archivos físicos de información exige
tener un orden. Seguramente esto consuma recursos, es decir, será necesario que una persona se
encargue de su mantenimiento.
• Evitar el deterioro de los documentos. Cuando hablamos de documentación, imágenes o planos
antiguos que son relevantes para la empresa, asegurar que la información se mantiene intacta es
esencial. Esto puede conseguirse gracias a la digitalización de documentos.
2. Ventajas de la Digitalización
A veces nos preguntamos, ¿Cuáles son los beneficios de digitalizar documentos?, pues entre los
diferentes aspectos se tiene los más resaltantes.
a) Ahorro de tiempo. En lugar de tener que buscar el documento que necesitas en los
archivadores de tu oficina, podrás localizarlo fácilmente con tu ordenador en cuestión de
segundos.
b) Todos los documentos importantes localizados. Digitalizar documentos y tenerlos todos
almacenados en un servidor, que incluso puede estar en la nube, te impide tener el peligro de
perder un documento importante. Cuando tienes cajas de documentos importantes moviéndose
de oficina en oficina, la posibilidad de pérdida eventual de documentos es mucho más alta.
c) Ahorro de espacio. Trabajar en una oficina totalmente llena de documentación puede ser
estresante. Si tienes montones de documentos y desorden por todos los lados, eso hará que
disminuya el flujo de trabajo, y eso hace que todo sea más difícil de gestionar.
d) Gestión de registros optimizada. Digitalizar documentos y almacenarlos en un servidor
posibilita que la gestión de los registros se haga mucho más simple. Puedes obtener cualquier
información en cuestión de segundos, eliminar copias duplicadas y mantener un alto nivel de
seguridad con control de versiones y mucho más.
e) Recuperación ante desastres. La mayoría de las empresas no piensan que un desastre pueda
afectarles. Sin embargo, ¿qué ocurre si pasa lo peor? Si hubiera un incendio, como puede, todos
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los registros que mantienes dentro de la empresa en archivadores desaparece. Y esto es

devastador para cualquier negocio. Trabajando con un sistema de gestión documental en la
nube, tu empresa puede ponerse en marcha de nuevo al día siguiente, aunque tengas que
hacerlo en otras oficinas. Empresas muy importantes que tenían su sede en ese edificio,
pudieron seguir trabajando al día siguiente desde otras sedes gracias a que tenían la
documentación digitalizada y a salvo en servidores fuera de esas oficinas.
f) Imposible olvidar un documento importante. Alguna vez has olvidado un documento
importante en tu casa después de llevártelo para preparar una reunión. Digitalizar documentos
y mantenerlos en un servidor online evitarán que esto pueda ocurrir.
g) Ahorro de dinero.
Dependiendo de cuántos
registros tengas, puede ser
costoso digitalizar todos los
documentos de la empresa.
Pero ¿qué pasa después de
esto? A partir de ahí no tienes
que gastar dinero en espacio de
almacenamiento y los
empleados ahorran tiempo
valioso tratando de encontrar
documentos mal archivados. Y
todo el mundo sabe que el
tiempo es dinero.
Criterios a considerar para el desarrollo de la Digitalización
Existen diversos documentos que pueden ser digitalizados; entre ellos se encuentran: dibujos, manuscritos,
libros, cartas, postales, carteles, transparencias, negativos, calendarios, mapas, planos arquitectónicos,
boletos, fotografías, partituras, impresiones, pinturas, etcétera. Cada uno de estos materiales tiene
características específicas en cuanto a su composición física y al método por el cual fueron creados, mismas
que deberán tomarse en cuenta al momento de digitalizarlos; además, es imprescindible examinar su
estado de conservación, ya que esto determinará la viabilidad de la digitalización o la necesidad de una
estabilización previa del documento, la técnica de reproducción que debe emplearse, así como la
posibilidad de obtener una buena imagen digital. El costo de un proyecto de digitalización depende del
estado de conservación de los materiales y de otros factores, como la cantidad de información que debe ser
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capturada, la necesidad de llevar a cabo una estabilización o restauración previa a la digitalización y el tipo
de equipo necesario para su reproducción, así como la generación de metadatos.
a) Por el contenido de los materiales: Con independencia del propósito para el cual se desarrolle un
proyecto de digitalización, la selección del material fuente se verá directamente influida por el
contenido. En este sentido, habrá que plantearse la siguiente pregunta: ¿el contenido de este material
justifica el esfuerzo, costos y otros insumos necesarios para su reproducción digital? Cualquier proyecto
de digitalización debe tener su propia definición de valor, basada en las metas que busca lograr. Para
realizar un proyecto de digitalización hay que tener un volumen mínimo de información; de otra forma,
el valor del material será muy bajo para atraer a suficientes usuarios. Por lo tanto, si la selección se está
haciendo con base en su contenido, hay que preguntarse: ¿se va a digitalizar una colección completa o
solamente una parte? El valor de una colección completa es mayor que el de algunas de sus partes fuera
de contexto; pero si los documentos individuales tienen un valor significante, incluso unos pocos
pueden formar una masa crítica de información.
b) Por la demanda de los materiales: Si el propósito principal de la digitalización es mejorar el acceso a
la información, el criterio principal de selección del material deberá ser su uso actual y potencial. Esto
nos lleva a la necesidad de hacer un análisis para definir el público al que se le va a dar prioridad. Al
momento de decidir en qué orden se digitalizará, se ponderarán las demandas de los diferentes grupos
de usuarios para lograr la mejor decisión y se dará el mismo valor a las necesidades del público y a las
de la institución. Se recomienda diseñar una estrategia en la cual se digitalicen primero las partes de
una colección mayormente utilizadas y que proporcionan un valor agregado al proyecto al momento de
ponerlas a disposición de los usuarios.
c) Por el estado de conservación de los materiales: Se debe examinar la condición de los materiales
originales, ya que esto afectará la técnica de manipulación y digitalización y con ello se determinará si
es posible generar una buena imagen digital. Por esta razón, la selección del material a digitalizar estará
influida por su estado de conservación. El material frágil o deteriorado corre el riesgo de sufrir daños a
causa de su manipulación, por lo que no se puede digitalizar sin tener cuidado especial o, en ocasiones,
un tratamiento previo de estabilización o restauración, lo cual puede generar costos adicionales. Por
eso, antes de comenzar la digitalización se debe evaluar si se dará prioridad a colecciones en mejor
estado o si, por el contrario, se considerarán en el proyecto los costos de preparación, conservación y
restauración. Es necesario tener en cuenta casos en los que un material se está deteriorando
rápidamente. En éstos tendrá prioridad su digitalización, dado que se corre el riesgo de perder
información de gran valor de forma definitiva, incluso aplicando técnicas de conservación y
restauración. En esta etapa se requiere un estudio, de preferencia consultando a profesionales de
preservación y conservación, para determinar los costos relacionados con el estado del material que no
se habían previsto. El estudio también puede revelar cuestiones que no se habían tomado en cuenta
cuando se hizo el plan original, lo cual implicaría pequeños o grandes ajustes.
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COMUNICACIÓN
Herramientas para La digitalización.

Las dos formas de digitalizar documentos son:
 Con un equipo de escaneo (escáner).
 Con una cámara digital.
Equipos de escaneo
• Escáner de cama plana: este equipo es uno de los más populares, y es utilizado ampliamente en
bibliotecas, archivos y museos. Dependiendo de la condición y el formato del material
seleccionado, un escáner puede ser empleado para digitalizar material bidimensional, como
documentos en papel, fotografías, material impreso, entre otros.
Este dispositivo no es recomendable para obras de arte originales, incluyendo impresos de arte.
Con este tipo de equipo, es importante considerar el área de escaneo, debido a la diversidad en
las dimensiones de los materiales que se requiere digitalizar, pues en algunos casos será
necesario contar con un área de escaneo más grande que en otros.
• Escáner de filme/diapositivas: un escáner de este tipo está diseñado, específicamente, para

digitalizar cintas de película y diapositivas. Aunque un escáner de cama plana con un aditamento
para transparencias puede usarse para esto, un escáner dedicado para filme tiene mayor
capacidad en cuanto a resolución, densidad del color, manipulación del filme y enfoque, así como
un alto rango de tonos y de resoluciones ópticas. Además, se pueden adquirir alimentadores de
diapositivas para digitalizar hasta 50 de ellas, aunque éstos necesitan ser monitoreados para
evitar atasques y daño de los materiales.
• Escáner de formato amplio: un escáner de formato amplio puede ser muy útil para digitalizar
mapas, planos, dibujos arquitectónicos, posters, etcétera. Los modelos de grado profesional
cuentan con altas resoluciones ópticas; sin embargo, su alto costo afecta a muchos proyectos.
Las instituciones que requieran digitalizaciones de este tipo, dependiendo de la cantidad de
material a digitalizar, pueden considerar contratar a un proveedor externo o utilizar una cámara
digital.
• Escáner de libros: un escáner de libros de gama alta sirve para dos propósitos:
1. Permite el copiado aéreo de libros, de materiales demasiado grandes o muy frágiles que no
pueden ponerse en un escáner de cama plana.
2. Se pueden utilizar en proyectos de cambio de formato de libros, ya que son rápidos y están
hechos para soportar la estructura de un libro, evitando generarle daños al digitalizarlo. Este
tipo de dispositivos incluye software para compensar cualquier distorsión causada por la curva
que se forma al digitalizar libros completos; son muy complejos y, por lo tanto, mucho más caros
que un escáner de cama plana.
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COMUNICACIÓN
Equipos para cámara digital

• Cámara compacta tipo “apuntar y disparar”. Las cámaras orientadas al público no son para
proyectos de digitalización, pues no cuentan con sincronización de dispositivos externos de
iluminación, el tamaño de la imagen resultante es insuficiente y la calidad del lente limitada.
• Cámara digital réflex de 35 mm de un solo lente: para proyectos de digitalización, este tipo de
cámara puede ser la mejor opción para hacer la captura.
Es ideal para generar imágenes de alta calidad que sirven para archivar y publicar. Una solución
efectiva a un costo relativamente bajo. Las ventajas de este tipo de cámaras incluyen: calidad
alta de imagen, resolución de imagen apropiada, fácil uso, flexibilidad de captura, sincronización
con dispositivos de iluminación, rango de precios modesto y opción de captura directa, es decir,
cuando la cámara está conectada a la computadora y la imagen aparece en pantalla en cuanto se
captura, esto permite tomar decisiones técnicas y estéticas de inmediato, asegurando que tenga
la calidad adecuada.
Proyectos de Digitalización.
Cuando nos referimos a “proyectos” de digitalización de documentos debemos considerar la
digitalización como “un proceso en el que hay que realizar una serie de operaciones que pueden
agruparse en cuatro grandes apartados:
• Planificación del proyecto
- Definición del objetivo, el alcance del
proyecto y plazo de ejecución,
- Selección de los fondos documentales
sobre los que se va a trabajar,
- recursos económicos, técnicos y
humanos disponibles,
- Forma de ejecución del proyecto
• Preparación e indexación de la
documentación
- Preparación de los documentos,
ordenación, paginación, pequeñas labores de conservación, como es la eliminación de
dobleces, e incluso en ocasiones la restauración de los documentos,
- Indexación y extracción e incorporación de metadatos,
• Digitalización
- Digitalización propiamente dicha,
• Trabajo post digitalización
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COMUNICACIÓN
- Control de calidad,
- Almacenamiento de las imágenes digitales para su conservación a largo plazo,
• Gestión del proyecto Un aspecto fundamental que no debe descuidarse es la gestión del proyecto a
lo largo de todo el tiempo de ejecución del mismo, para asegurar que se cumplen los objetivos
marcados, que se mantiene la calidad y que no hay desvíos de presupuesto ni en el plazo de
ejecución
Lectura complementaria 1:
Buenas Prácticas en Digitalización.
Lectura complementaria 2:
La Digitalización En Archivos
Material para trabajo complementario:

https://es.wikiversity.org/wiki/Tecnolog%C3%ADas_Multimedia_e_Interacci%C3%B3n/Digitalizaci%C3
%B3n_de_texto
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COMUNICACIÓN
IV. APLICACIÓN DE LA GUÍA:

Actividades en Clase:
ACTIVIDAD 1:
Desarrollo el mapa mental acerca de la Digitalización y exponga brevemente su trabajo. (actividad grupal)
ACTIVIDAD 2:
Elabore una diagrama de la secuencia a seguir para desarrollar y aplicar un proceso de digitalización en
una empresa o institución..
Actividades para la casa:
ACTIVIDAD 3: Con la ayuda de las herramientas de búsqueda en Internet, identifique la tecnología actual
que se utiliza en los procesos de Digitalización ( escáner, Cámaras digitales, video cámaras entre otros) y
desarrolle un cuadro comparativo de los beneficios obtenidos así como de los formatos de archivo
generados con cada elemento identificado.
ACTIVIDAD 4:
Organice un proyecto de virtualización de la asignatura o tema de mayor interés en el semestre, el cual

deberá ser digitalizado de acuerdo al proyecto descrito en la parte teórica de la ficha.
V. REFERENCIAS
• Archivo General de la Nación de Colombia. “ĘĎēĆĊ: preservando para el futuro”. Disponible en:
http://preservandoparaelfuturo.org/
• Arquivo Nacional do Brasil. “Arquivo Nacional”. Disponible en: http://arquivonacional. gov.br/
• Asociación Española de Normalización y Certificación, Información y documentación. Directrices para
la implementación de la digitalización de documentos, Madrid, ĆĊēĔė, 2011, p. 37. Council on Library
and Information Resources. “Identification, Evaluation, and Selection”. Disponible en:
http://www.clir.org/pubs/reports/pub101/section2. html
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COMUNICACIÓN
VI. INSTRUMENTO DE CALIFICACIÓN – GUÍA PRACTICA Nº 12
RUBRICA PARA LA CALIFICACIÓN (sobre 20 puntos)
Integrantes del GRUPO Nro.:

1. (Docente)
2. (Alumno1)
3. (Alumno2)
4. (Alumno3)
5. (Alumno4)
Tema o actividad a Mucho por

Excelente Regular
evaluar mejorar
Trabajaron el mapa Completaron con la elección del Respondieron de No presentaron la
conceptual y conocen el curso y de las actividades forma incompleta (2) monografía. (0)
proceso de digitalización necesarias para poder
desarrollar acciones de
digitalización (5)
Resumen y discusión sobre Entregaron el resumen que Entregaron el No presentaron el
el proceso de desarrollo de cumple con lo especificado y resumen y resumen. (0)
un proyecto de respondieron a las preguntas respondieron a las
digitalización del docente. (5) preguntas del docente
de forma incompleta.
(2)
Reconocimiento de Reconocieron y presentaron los Presentaron la Se evidencia que
herramientas y tipos de tipos de archivos y actividad de forma no realizaron la
archivos de salida en herramientas (5) incompleta (2) actividad. (0)
procesos de digitalización.
Presentación de proyecto de Presentaron el proyecto con Presentaron el No Presentaron el
virtualización grupal. todos los requerimientos proyecto incompleto. proyecto. (0)
solicitados. (5) (2)
Puntaje total:
Fecha de entrega: ____________________________
Nota: __________________
Firma del profesor: ___________________________
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ENLACES DE INTERÉS
Digitalización
https://www.youtube.com/watch?v=6Zo11KJ6sow
https://www.youtube.com/watch?v=faZ1qMK4KS4
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FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA

Conocer y utilizar una herramienta software de perfeccionamiento profesional, permanentemente

III. FUNDAMENTO TEÓRICO:

De las distintas definiciones que encontramos de la palabra

Esta definición de digitalización deja

¿para qué Digitalizar?, la primera

Los objetivos perseguidos pueden ser:

Sustitución de documentos físicos Digitalización de documentos: con el objetivo de sustituir los

la información en archivadores limita el acceso, siendo necesario encontrarse en la empresa para

los registros que mantienes dentro de la empresa en archivadores desaparece. Y esto es

Criterios a considerar para el desarrollo de la Digitalización

Herramientas para La digitalización.

• Escáner de filme/diapositivas: un escáner de este tipo está diseñado, específicamente, para

Equipos para cámara digital

Material para trabajo complementario:

IV. APLICACIÓN DE LA GUÍA:

Actividades para la casa:

Organice un proyecto de virtualización de la asignatura o tema de mayor interés en el semestre, el cual

VI. INSTRUMENTO DE CALIFICACIÓN – GUÍA PRACTICA Nº 12

RUBRICA PARA LA CALIFICACIÓN (sobre 20 puntos)

Integrantes del GRUPO Nro.:

Tema o actividad a Mucho por

Fecha de entrega: ____________________________

Firma del profesor: ___________________________

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