MONTAJE

En la planificación del montaje hay que considerar que todos los participantes
tengan buena visión, comodidad, espacio, así como el tráfico de personas, servicio
de coffee breack, y acceso cercano a sanitarios y teléfonos. Dependiendo del tipo
de actividad y los horarios, se puede presentar la necesidad de cambiar la
escenografía y los montajes de los salones, por lo que hay que considerar los
tiempos y movimientos necesarios, para no divergir el programa original.

Tanto el ponente como la pantalla de proyección deben ser claramente visibles por
todo el auditorio, sin embargo, la pantalla no debe dominar sobre el ponente.

A continuación, se presenta siete tipos de montajes que se considera para una

conferencia:

1. Estilo Teatro

Esta configuración tiene filas rectas de asientos con un pasillo en el centro o dos
pasillos laterales. Los asientos miran hacia la dirección del ponente. Su mayor
ventaja es, que es el montaje más fácil de hacer por el personal encargado y es el
más común de los estilos de montaje.

2. Estilo Aula

Esta disposición popular tiene filas rectas de mesas y asientos con un pasillo en el
medio. El tener mesas hace posible la toma de notas y facilita la entrega de folletos
de mano. Este arreglo es excelente si el salón es grande y el número de
participantes es pequeño. También, esta configuración facilita a los participantes
ver claramente al ponente y la presentación visual que se proyecte en la pantalla.
Pero la comunicación entre los miembros del auditorio es limitada.
3. Estilo Aula tipo “Chevron”

En este estilo, las mesas son colocadas en una disposición “chevron” o esqueleto
de pescado. La ventaja de este estilo es que las mesas están en posición angulada,
de manera que el contacto visual se facilita entre los participantes. Las mesas
proveen también suficiente espacio de trabajo. Este estilo de aula modificado lleva
al auditorio más cerca al frente del salón y está dispuesta para enfocar la atención
directamente al área del ponente.

4. Estilo Semiluna o Semicircular

Este tipo de disposición es la favorita de los ponentes profesionales. No solamente

los participantes serán capaces de comunicarse entre ellos, sino que el ponente, es
capaz de moverse al centro de la acción-cercano al auditorio. El estilo semilunar
requiere de una planificación cuidadosa y de tiempo para su disposición, sin
embargo, éste será bien empleado. Es especialmente buena para auditorios de 30
a 100 personas.

5. Estilo “U” o Herradura

Esta disposición incluye mesas y asientos colocados en tres lados del salón con un
cuadrado vacío en el centro. Para seminarios o talleres de 16 personas o menos,
es una excelente configuración. No solamente todo el mundo puede ver al
conferencista, sino que pueden interactuar entre ellos. Facilita la discusión y
promueve tanto la comunicación interpersonal como la no verbal. Es una
disposición para grupos pequeños.

6. Estilo Banquete

En este acomodo, los participantes se sientan en mesas redondas o rectangulares.

Aunque su nombre es de banquete, no quiere decir que usted tiene que servir
comida para disponer un salón de conferencias de esta manera. Uno escoge este
tipo de estilo porque promueve trabajo en equipo y discusión en grupo. Su mayor
desventaja es, que la mitad de los participantes tendrán que girar sus asientos en
la dirección opuesta para ver al ponente. También será dificultoso para algunos en
el auditorio, poder ver adecuadamente las ayudas visuales.

7. Estilo Anfiteatro.

Aquí, el auditorio se sienta en niveles elevados en semicírculo alrededor del dictante

a veces con una mesa delante de ellos. Aún cuando se requiere de mucho tiempo
para disponer si no está hecho, los participantes pueden ver fácilmente al ponente,
los visuales y unos a otros. Esta disposición se ve impresionante, pero usted
necesita saber con anticipación el número de participantes para que sea efectiva.

PROTOCOLO

Protocolo previo

Es importante realizar una importante labor previa en lo que se refiere a la gestión

y planificación de las reservas para todas las personas que van a acudir al congreso.
Esta tarea hay que hacerla al menos con varios meses de antelación. A mayor
tamaño del congreso mayor tiempo de anticipación.

Previo al comienzo del congreso, hay que dar la bienvenida a los ponentes y
asistentes, proporcionar las acreditaciones, la información necesaria sobre las
instalaciones del congreso, las direcciones de los hoteles e incluso información de
interés sobre la ciudad.

Durante la celebración del congreso hay que estar atentos al desarrollo de las fases
que hemos planificado, a las necesidades de los congresistas y asistentes,
contando con información en tiempo real de todo lo que está ocurriendo a cada
momento.

CÓDIGO DE VESTIMENTA

Cuando se acude a un evento profesional como un congreso o una feria tenemos

que tener en cuenta que es una excelente oportunidad no sólo de adquirir nuevos
conocimientos sino también representa muchas oportunidades para relacionarse
con colegas u otros expertos de nuestro campo. Por lo tanto, es importante cuidar
nuestra imagen.

Como se trata de un evento profesional, nuestra imagen siempre tiene que

proyectar tus capacidades, tu seguridad en ti mismo/a. Además, tiene que estar en
línea con la imagen de la empresa o institución que representas.

Sabiendo que una primera impresión se forma en cuestión de segundos, vale la

pena cuidar nuestro aspecto tanto cuando estamos sentados en la sala de
reuniones como cuando se está atendiendo a posibles clientes o colegas. Es
importante asegurarse de que las prendas que has escogido te permitirán estar
sentado durante horas o por el contrario de pie sin que te resientas.

En este caso el congreso se desarrollará en un destino de playa, por lo que el código

de vestimenta a seguir es de tipo Formal de playa, que se presenta a continuación:

Hombres: los hombres pueden usar guayaberas o camisas de telas frescas de

algodón, pantalones de lino en tonos claros.

Mujeres: las mujeres deberán usar vestidos (cortos o largos) o conjuntos formales
(pantalón / falda con una blusa y una chaqueta de vestir) de lino, gasa, manta, y
sandalias en colores claros o pasteles

Nota: Evitar colores oscuros o brillantes.