CICLO DE COORDINACIÓN DE ACCIONES

Uno de los descubrimientos históricos más recientes es que la acción humana tiene una
estructura recurrente universal, observable en todas las épocas de la civilización humana,
en todas las culturas y lenguas, y en todos los ámbitos del quehacer social.

El Ciclo Básico de coordinación de Acciones capta esta estructura y permite diseñar

procesos complejos de coordinación de acciones de manera efectiva con niveles de rigor,
calidad, flexibilidad y eficiencia muy superiores a lo posible anteriormente.

Dos seres humanos sólo pueden generar una nueva acción haciendo una petición o una
oferta: no hay otra forma de iniciar una nueva actividad.

Estructura del Ciclo de coordinación

La estructura del Ciclo Básico de Acción consta de dos roles: El Cliente y el Proveedor

Y tiene actos lingüísticos bàsicos.:

 La Petición o la Oferta
 El Compromiso (promesa)
 La Declaración de Cumplimiento
 La Declaración de Satisfacción

Y Cuatro Fases posibles: Fase de Preparación, Negociación, Ejecución, y Evaluación

Toda acción exitosa, de forma consciente o inconsciente, describe esta estructura, y

viceversa, toda acción infructuosa falla en completar adecuadamente uno o más de estos
actos y se queda estancado en alguno de los estados.
Fase de Preparación.- Aquí tienen lugar conversaciones que se hacen cargo de la
preocupación del Cliente en un dominio particular de acciones y de quiebres (problemas).
Se prepara un Pedido del Cliente al Proveedor, o una Oferta del Proveedor al Cliente.

Fase de Acuerdo.- Cuando el Pedido o la Oferta han sido hechos por el Cliente o el
proveedor, ambos acuerdan las condiciones de satisfacción con que este Pedido u Oferta
serán realizados para dar satisfacción a ambos actores. Esta fase finaliza cuando el
Proveedor o el Cliente aceptan el Pedido u Oferta generándose la promesa de cumplir
con las Condiciones de Satisfacción. En este momento el ciclo se mueve al estado de
compromiso.

Fase de Ejecución.- Para ejecutar el Pedido u la Oferta, ocurren las conversaciones

necesarias para realizar y completar el Pedido u Oferta a satisfacción del Cliente. Al
terminar esta fase se ha cumplido con la promesa y el ciclo se mueve al estado de
Entregado donde se evalúa si el Pedido ha sido completado a su satisfacción o no.

Fase de Evaluación.- Aquí el Cliente evalúa si el Pedido que hizo, o la Oferta que aceptó,
se completaron según las condiciones que fueron negociadas en el momento del acuerdo.
Al final de esta fase, el cliente declara (explícita o implícitamente) su satisfacción o no, por
el cumplimiento de las condiciones acordadas y el ciclo termina con el estado de
Terminado.

COMO HACER PEDIDOS

Pedimos cuando estamos conectados con un problema, objetivo y emprendemos acciones

para superarlo o lograrlo. Pedimos cuando necesitamos ayuda y es en alguna medida un
acto de humildad.

Cuando pedimos buscamos establecer un compromiso entre ambas partes y las personas
involucradas hacen sus planes en función de eso y adquieren otros compromisos con otras
personas.

Para que sea una verdadera petición, aquel al que está dirigida debe tener la posibilidad de
decir NO: “No acepto tu petición”. De lo contrario, no es una petición, es una orden. Por
otro lado, aquel que pide sabe que puede recibir un No por respuesta, y esa es una
posibilidad válida, inherente a la condición de integridad, respeto, y dignidad humana.
Aceptación no es obediencia.

La petición tiene la siguiente estructura:

 El que pide y el que escucha
 La acción que se pide realizar
 Condiciones de satisfacción: Tiempo de entrega, estándares de calidad esperados
 Transfondo de obviedad: evitar dar por obvio que el otro conoce las características de
nuestros pedidos.

Ej: “Yo te pido que me muestres las facturas originales de los equipos adquiridos el próximo
viernes a las 9 am para poder revisarlas”. En sentido contrario una petición pobre podría
ser. “Hay que revisar las facturas”. Esta petición no tiene ni orador, ni oyente, ni tiempo, ni
condiciones de satisfacción. Difícilmente se le podrá hacer un buen seguimiento.

Cuando la habilidad para hacer peticiones no está presente, las personas consideran que
los demás deben de hacerse cargo de sus necesidades y esperan que los demás adivinen
sus necesidades e inquietudes. Si la petición expresa no se produce, y la aceptación
expresa no se realiza, ¿cómo podemos reclamar algo que no ha sido comprometido?, Y sin
embargo, lo hacemos.

La humanidad a través de convenios internacionales como el de Ginebra ha intentado

establecer un espacio de derechos humanos aún en el caso de guerras. Aun en la
institución militar, la obediencia está acotada a un espacio profesional y ético que limita su
acción. Ni siquiera en la institución militar el poder para mandar y el deber de obedecer es
irrestricto.

Conductas Observables en la habilidad para hacer pedidos:

1. Aquel que pide, lo hace a alguien que está claramente identificado y se hace
plenamente responsable de la petición que hace. Es decir, evita hacer peticiones
genéricas como las siguientes: “que alguien, por favor, recoja este desastre” ó “hay que
recoger este desastre”. Por tanto, el compromiso no puede producirse.
2. Identifica aquello que se pide y las condiciones en las que se espera obtenerlo, como el
tiempo.
3. La autoimagen y la dignidad de aquel que pide no está en juego en la petición o en su
resultado. El hecho que una petición sea rehusada no tiene ninguna relación con su
autoconfianza o su autoimagen.

COMO HACER OFERTAS

Formulamos una oferta cuando lo que podemos y necesitamos dar a otros no ocurriría en
el normal desarrollo de los acontecimientos sino que es necesario "que algo ocurra". La
oferta busca establecer un compromiso con otra persona; el que ofrece se compromete a
hacer o a obtener los resultados ofertados y el que pide se compromete a brindar las
condiciones del servicio o producto con los estándares y en los plazos establecidos.

Una vez establecido el compromiso, las personas involucradas hacen sus planes en
función de eso y adquieren otros compromisos con otras personas.

Cuando la habilidad para hacer ofertas no está presente, las personas esperan que el
mundo, los demás, adivinen sus capacidades y dones, que el mundo los vaya a buscar, lo
que seguramente no ocurrirá. Aquellos que consideran, expresa o tácitamente, que el
mundo, el estado, o alguna persona o ente, debe de alguna manera hacerse cargo de sus
necesidades, tiene la tendencia a no desarrollar la habilidad de ofertarse. Esa pretensión
produce a menudo resentimiento: “Acaso no te das cuenta que necesito que me compren
los servicios, que mi familia necesita comer también”.

A todos nos agrada que los demás se anticipen a nuestras inquietudes, que vengan a
buscarnos sin nosotros tener que movernos a ofrecer nuestros servicios. Pero puede que lo
que tenemos que ofrecer no sea ni tan claro ni tan evidente, incluso para nosotros mismos.
Si la oferta expresa no se produce, y la aceptación expresa no se realiza, ¿cómo podemos
reclamar algo que no ha sido comprometido? Y sin embargo, lo hacemos. A menudo
hacemos reclamos suponiendo que el otro debió hacer algo que nunca acordamos
previamente. ¿Pero por qué no me lo dijiste, yo podría haberte ayudado?, “No sabía que
podías ayudarme”. En tales casos hacemos reclamos sobre la base de ofertas que nunca
se produjeron. Esperamos que los demás reconozcan nuestras capacidades sin ofertarlas.

La oferta tiene la siguiente estructura:

 El que ofrece, o el orador.

 Aquel al que se le formula la oferta o el oyente
 La acción que se ofrece realizar
 Tiempo de entrega de los resultados ofertados
 Condiciones de satisfacción o estándares de calidad esperados.

Una manera esquemática de ilustrarlo es la siguiente: “Yo te ofrezco entregarte el informe

el día viernes a las 10:00 am, utilizando el instructivo anexo para guiarme en su
elaboración”. En esta oferta observamos todas las partes de una oferta que puede, previa
aceptación, conducir a un compromiso claramente establecido.

En sentido contrario una oferta pobre podría ser. “Se hará el informe tan pronto sea
posible”. Esta petición no tiene orador, oyente, tiempo, ni condiciones de satisfacción.
Difícilmente se le podrá hacer un buen seguimiento. El compromiso en este caso es muy
débil.

Para que sea una verdadera oferta, aquel al que está dirigida debe tener la posibilidad de
declarar NO: “No acepto tu oferta” o de negociar la oferta hasta que pueda aceptarla. De lo
contrario, no es una oferta, es un punto de información, ej: “Te participo que voy a hacer
esto o lo otro”.

Por otro lado, aquel que ofrece sabe que puede recibir un No por respuesta, y esa es una
posibilidad válida, inherente a la condición de integridad, respeto, y dignidad humana.
Aceptación no es obediencia.

Efectivamente, podemos forzar una relación de obediencia cuando una de las partes en la
relación tiene, o la otra le concede, el poder para amedrentar, controlar o limitar su acción.
Pero en tal relación, basada en el miedo y no en la confianza, se compromete la dignidad y
la independencia humana y por tanto tiene consecuencias. La relación de subordinación u
obediencia genera, a la larga, resentimiento.

Conductas Observables en la habilidad para ofrecer:

1. Aquel que ofrece, le ofrece a alguien que está claramente definido o identificado y
se hace responsable de la oferta que hace. Es decir, evita hacer ofertas genéricas como
las siguientes: “hay que recoger este desastre”. En este ejemplo no hay ni responsable
 de la oferta ni destinatario. Por tanto, el compromiso no puede producirse. Una oferta
formulada en estos términos resulta inútil.
2. Evita hacer ofertas difusas tales como “elaboraré el informe”. En esta oferta el informe
puede ser de tres líneas o de 200 y puede ser entregado mañana o en diez años, a
menos que existan acuerdos previos sobre el tipo y características del informe. Una
oferta así, tampoco conduce a un compromiso y por tanto es una declaración de
intenciones pero no una oferta. Te entregaré el informe de gestión en un lapso de un
mes, utilizando las especificaciones de este instructivo para su elaboración, te parece?
Una oferta formulada en estos términos puede conducir a un compromiso, quizás
después de una negociación. Lo necesito en un máximo de tres semanas, ¿te parece?
Okey. El compromiso ha sido sellado.
3. Estar siempre dispuesto a recibir un NO por respuesta y a negociar los términos de
la oferta si es necesario para obtener un compromiso. Se muestra sensible ante los
límites de otras personas.
4. La autoimagen y la dignidad de aquel que oferta no está en juego en la oferta o en
su resultado. El hecho que una oferta sea rehusada no tiene ninguna relación con su
autoconfianza o su autoimagen. Es tan solo una oportunidad de aprendizaje o de
búsqueda de nuevas posibilidades.

PROMESAS
Una promesa busca que otras personas u organizaciones, ejecuten una acción de acuerdo
a ciertas condiciones y especificaciones. Una petición se hace en el presente y busca una
acción o acciones en el futuro. Una oferta propone a otros llevar a cabo una acción a futuro
de acuerdo a ciertas condiciones.

Petición + declaración de aceptación

Promesa (compromisos)
Oferta + declaración de aceptación

INCOMPETENCIAS QUE DAÑAN LAS RELACIONES INTERPERSONALES

No hacer peticiones necesarias, vivir con expectativas no comunicadas de lo que

queremos, hacer peticiones incompletas. No observar el tono de la petición y su impacto,
hacer promesas cuando no se tiene claro lo que se ha pedido, no pedir por temor a
comprometerse en el futuro y faltar a las promesas sin preocuparse.

Fuente: Adaptación Ontología del lenguaje. Rafael Echevarría. http://ciempre.wikidot.com/ciclo-de-coordinacion de acciones