Region Hovedstaden

Center for It, Medico og Telefoni

Status på sourcing-projektet
- en del af CIMT-analysen

LMU-møde, 21. marts 2018

1
 Region Hovedstaden
Center for It, Medico og Telefoni

Sourcing er en del af CIMT-analysen

ANALYSENS INDHOLD ANALYSENS FORMÅL

CIMT-analysen indeholder tre spor:
▪ Fremtidens digitale organisering
▪ Outsourcing
▪ Økonomianalyse
▪ At sikre rammerne for den digitale udvikling i
regionen.
▪ At undersøge den nuværende styrings- og
finansieringsmodel for it og digitalisering i
regionen.
▪ At beskrive muligheder for effektiviseringer
og besparelser

2
 Region Hovedstaden
Center for It, Medico og Telefoni

Kernebudskaber
HVORFOR HVAD HVORDAN

▪ Kræver mere fokus på ▪ Outsourcing af services som

Øget digitalisering af
sammenhængen mellem kan leveres af andre i samme
Region Hovedstaden
klinik og it kvalitet som CIMT’s

▪ Valg af en agil leverandør

▪ Både basis behov og
Øget skalerbarhed,
særlige behov skal kunne
fleksibilitet
imødekommes hurtigere
og hastighed
og mere fleksibelt
▪ Udarbejdelse af kontrakt med
fokus på samarbejde, klare
styrings-principper og
prismodel med
tilkøbsmuligheder

▪ Outsourcing af services med

▪ Reduktion i antal
Politiske krav om mindre gennemskuelige priser
medarbejdere i CIMT
administration og ▪ og sikring af medarbejdere
▪ og indhentelse af
besparelser ved virksomheds-
økonomiske besparelser
overdragelse

3
 Region Hovedstaden
Center for It, Medico og Telefoni
Baggrund for sourcing-projektet
BAGGRUND
▪ Fremtiden er digital – også i sundhedsvæsnet. De
næste mange år vil Region Hovedstaden skulle omstille
sig til den øgede digitalisering, og CIMT vil understøtte
den udvikling både på hospitalerne og gennem den
måde vi skal tilbyde services til hospitalerne på.
▪ CIMT oplever en stor forespørgsel på ny teknologi og vil
derfor gerne skabe nye muligheder for at sikre at
hospitalerne kan få adgang til øget fleksibilitet og
hastighed.
▪ Samtidig er der med forårets analyser af det
administrative område og politiske drøftelser et politisk
ønske om, at CIMT skal være mindre, og vi skal være
med til at sikre administrative besparelser over de
næste 3 år.
▪ CIMT vil sikre, at hospitalerne understøttes bedst
muligt. Det betyder, at vi på nogle områder skal flytte
vores fokus fra at være udførende til at sikre leverancen
af services.
BESLUTNING OM OUTSOURCING
▪ CIMT har udarbejdet et sourcingkatalog. Dette har været
en bottom-up proces, hvor de enheder, som analysen har
gået på, er blevet inddraget i arbejdet med at vurdere, på
hvilke områder sourcing er muligt.
▪ Ud fra analysens resultater er der udvalgt de tre områder,
der har størst potentiale. Disse tre områder er også der,
hvor
1. CIMT anvender flest standardydelser ift markedet,
2. viden om hospitalerne er mindst nødvendig for at
løfte opgaverne.
▪ CIMT vil gerne gennemføre en teknisk dialog med en
række forskellige eksterne leverandører for at sikre, at der
vil kunne opnås det tilstrækkelige kvalitetsniveau og en
fornuftig økonomi. Det vil indgå at leverandøren modtager
medarbejdere ved virksomhedsoverdragelse.
▪ Derefter træffes endelig beslutning om udbud.
4
Region Hovedstaden
Center for It, Medico og Telefoni

Områder, der indgår i sourcing-analysen

INFRASTRUKTUR
• Som udgangspunkt outsources alt undtaget specifikke fravalg. Fokus er overvejende på områder,
der ikke har fokus på den sundhedsmæssige sammenhæng mellem klinik og it.
• Indhold: Infrastruktur-komponenter (servere etc), netværk og teleudbud, klienter, teknisk support
etc.

TEKNISK SUPPORT
• Som udgangspunkt outsources alt undtaget specifikke fravalg. Fokus er overvejende på områder,
der ikke har fokus på den sundhedsmæssige sammenhæng mellem klinik og it.
• Indhold: Teknisk onsite-support

MEDICO
• Medico er et område, hvor der er få leverandører og derfor lav konkurrence. Det er derfor sværere
at source.
• Medico analyseres derfor i et selvstændigt spor, hvor der udvælges 2-3 områder til outsourcing

Det er besluttet, at den kliniske support (Support af Sundhedsplatformen) og øvrig Service Desk ikke
indgår i analysen, idet der her er en stor sundhedsmæssig sammenhæng og afhængighed mellem
klinik og it.

5
Region Hovedstaden
Center for It, Medico og Telefoni

Aktiviteter i den nærmeste fremtid

Bemanding af projektet
• Projektet er under bemanding, og der er afholdt et første kickoff arrangement.

Sourcingværksted til kulturarrangement i CIMT 22, marts 2018

• Medarbejderne får mulighed for at høre Carsten Nørgaard fortælle om det
kommende arbejde med sourcing - der vil være rig mulighed for at gå i dialog.

Første styregruppemøde 22. marts 2018

• På det første styregruppemøde skal der blandt andet tages stilling til strategi for
forandringsledelse, kommunikation mv.

VMU 3. april 2018

• VMU vil blive orienteret om CIMT-analysen, herunder vil der være en uddybning
om sourcing-projektet

Koncernledelsen 5. april 2018

• Koncernledelsen vil blive orienteret om projektet, og dets forventede påvirkning på
hospitaler og brugere

6
 Region Hovedstaden
Center for It, Medico og Telefoni

Projektets tidsplan

2018 2019
Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December Januar Februar Marts April Maj Juni

Analyser

Projekt Markedsdialog
Forberedelse og gennemførelse af udbud Realisering
opstart og -afklaring

Potentiale vurdering

Sommerferie

7
 Region Hovedstaden
Center for It, Medico og Telefoni

Projektrisici
TOP RISICI
Høj

RISK MITIGERING

Lavere Mister vigtige ▪ Højt tempo i projektet.

E driftskvalitet A nøglemed- ▪ Sikre god og rettidig information om projektet til de berørte.
arbejdere
A
(i udbudsperioden) ▪ Sikre hurtige aftaler med blivende medarbejdere herunder
fastholdelsesordning
En for lille andel
Prisniveau i G af CIMT er
F markedet er for standard B ▪ Reducere kompleksitet hvis muligt.
højt ▪ Tilføre kompetencer og/eller ressourcer
PÅVIRKNING

Krav til
udbudsmat.
B
forlænger
C ▪ Konvertere eksterne til interne medarbejdere
forløbet
▪ Omfordele arbejde til interne medarbejdere
Budget
C
overskrides
D ▪ Inddeling af forløbet i sprint med henblik på at sikre realistiske estimater
▪ Ændre scope alternativt tilføre kapabilitet
Kræver flere
D ressourcer end
ventet ▪ Skærpet opmærksomhed på SC’er og medarbejderes motivation
E ▪ Udarbejdelse af forndringsledelses- og fastholdelsesstrategi
▪ Afsættes økomomi til ekstern hjælp for opretholdelse af drift
Lav

Lav
SANDSYNLIGHED Høj ▪ Det undersøges første gang før udarbejdelse af udbudsmateriale
F ▪ Mitigeres igen efter forhandlingsfase
▪ Valg af udbud med forhandling

▪ Udbuddet kan udskydes mhp på standardisering før outsourcing

G ▪ Der forhandles fremskyndelse af transformation som en del af kontrakten
▪ CIMT ændrer det nuværende setup til leverandørens standarder

8
 Region Hovedstaden
Center for It, Medico og Telefoni

Forandringsledelse og kommunikation
PRINCIPPER FOR KOMMUNIKATION

▪ Åbenhed er en grundlæggende værdi i både medarbejderpolitikken og i lederskabsprismen. Derfor skal kommunikationen

om processen være så klar og åben som muligt. Tidlig åbenhed skaber et pres ift. fastholdelse af medarbejdere, men
manglende åbenhed skaber mindre troværdighed.

▪ Derfor er vi åbne omkring projektet og processen, for at skabe tillid til at ledelsen håndterer processen professionelt og
skabe forudsætningerne for at medarbejderne kan se fordelene for hele regionen, selvom det isoleret for dem betyder store
forandringer.

▪ Hospitalerne, koncernledelsen og politikerne skal kende den påvirkning projektet vil have for brugerne både under projektet
og efter transitionen. Det er derfor centralt, at der under processen løbende kommunikeres til alle interessenter.

PRINCIPPER FOR FORANDRINGSLEDELSE

▪ Projektet vil skabe usikkerhed og utryghed blandt medarbejderne. Derfor sikres størst mulig åbenhed omkring processen,
så usikkerhed kan håndteres, da det er vigtigt at sikre at medarbejderne kommer bedst muligt gennem processen

▪ Risikoen for en produktivitetsnedgang skal minimeres mest muligt i perioden fra projektstart til transitionen er afsluttet

▪ Projektet skal gennemføres hurtigst muligt under hensyntagen til at sikre det nødvendige kvalitet i materialet. Afvejningen
skal ske af hensyn til at give medarbejderne den tidligst mulige afklaring omkring deres fremtidige arbejdssituation

▪ Der skal udarbejdes beskrivelse af den tilpassede nye organisering efter gennemførelse af udbuddet, så medarbejderne så
tidligt som muligt kan se denne og indgå i dialogen omkring den.

▪ Der skal udarbejdes beskrivelse af fremtidige kompetencekrav og opstartes dialog med udvalgte medarbejdere om
påbegyndelse af evt. omskoling/uddannelse