Boticas MI SALUD DOCUMENTOS BASICOS PARA EL REGISTRO: Disponer de Documentos Fuente: Guia de Remision, Boleta de Venta, Receta Unica Eslandarizada, u otros documentos autorizados por la Jefatura (Cuadkos de Distibucion). Software de REGISTRO de activos de la botica MISALUD operativo para el registro de cada movimiento de productos en el momento de la atencién; y fo manualmente en la Tareas de Conirol Visible, de acuerdo a ia realidad interna del SERVICIO DE FARMACIA Cada producto (medicamento yio insumo) debe tener un cédigo especifico dentro del Software de labotica Ml SALUD y una Tarjeta de Control Visible. Las Tarjetas de Contfol Visible, deben utlizarse correctamente, registrando toda la informacién requerida y sin enmendaduras. La cantidad regisirada en el Software de la botica MI SALUD y/o Terjeta de Control Visible debe coincidir con el stock fisico existente DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 1 AA nici el aff, el responsable del SERVICIO DE FARMACIA apertura y registra en las Tarjetas de Control Visible con las cantidades del Inventario Anual de Existencias al 31 de Diciembre del afo concluido, este debe coincidir con el Saldo Final reportado en el ICI de Diciembre del afo anterior. Registra en la Tarjetas de Control Visble los siguientes datos del producto: Cédigo, Nombre Genérico (D.C), concentracién, forma farmacéutica Los Insumos, deben Tegistrarse de acuerdo a la Denominacion Técnica Internacional (D.T..) Para registrar el movimiento de los bienes en el Software del establecimiento y en la Tarjeta de Control Visible, se debe tener en cuenta: ‘+ Enos Ingresos, debe registrar: Fecha de ingreso, N° de documento (Guia de Remision), cantidad, NP de Lote y Fecha de Expiracion + En los Egresos: debe registrar la fecha de egreso, Tipo de atencion: vente, SIS, exoneraciones, donaciones: en este deben anoter en su cuaderno donde registran la salida de medicamenios e insumos por dia 0 por turno y de all tienen que regisrero en la TCV y os que tienen softwere imprimen un reporte lo registran en la TCV de iquel menera, el tipo de Usuario 0 Servicio atendido, NP de documento (N® de Boleta de Venta, Receta Unica Estandarizeda, Nota de Entrada), cantidad, N° de lote, y Fecha de Expiracion. En caso de egreso por Bajas antes de proceder el descuento del ICI debe documentar & informar a fa administracion y por lo consiguiente tendra un documento de respuesta para que realice el retro del stock De los medicamentos que sean DECOMISADOS (medicamento en mal estado de Cconservaciin, medicamentos vencidos, medicamentos adulterado} por la Direccion de Fiscalizacién Control y Vigilancia Sanitaria DISA Il LIMA SUR, deben ser informados inmediatamente por conducto regular a la DEMID_agjuntando copia del Acta de Decomiso, esperar respuesta donde se AUTORICE el descuerto del ICI. Salida de medizamentos por actividades Masivas de Salud (Campafia o Defensa Nacional) se regstrara en N° de documeto (Oficio, Informe, etc.) que sustente fa sada del producto. La veriicacion de las existencia, lo realiza el responsable del SERVICIO DE FARMACIA © encargado del Turno de Trabajo en forma permanente comparando con el reporte del Eleborado por: Revisado por Aprobado por: Aldo Senosatn T. Aux odvia @. Blario Odria @Boticas MI SALUD Software de la botica Ml SALUD y la Tarjela de Control Visible. El personal que realice la verificacién, ara constar la conformidad con su rubrica al lado derecho del saldo Tegistrado en la Tarjeta de Control Visible, 8. En caso de no existr congruencia de informacién, se debe revisar movimientos registrados para rectficar oratfcar la diferencia, 9. En caso de ratfcarse la diferencia el responsable del SERVICIO DE FARMACIA elabora el Informe respectivo para conocimiento de la Jefatura y adoptar las medidas administrativas pertinentes, 410. Al cierre de la informacion mensual, es obligatorio realizar la verificacién fisica del stook, con el reporte del ICI y Tarjetas de Control Visile del 100 % de Item existente en el SERVICIO DE FARMACIA, Dicha vetficacion es responsabilidad del tecnico de Farmacia, bajo la supervision del Quimico Farmacéutico responsable y debe ser registrados en el cuaderno de ocurrencias de su servicio. 11. Archivar los reportes diarios, semanales y mensuales de verificacién, al término de cada afio en curso las Tarjetas de Control Visible deben ser cerradas con la fecha de inventario, y guardar por cada afio en forma correlativa y ordenada, 12. Cada primero de Enero del inicio de Avio se debe abrir nueva tarjetas de Control Visible ‘con los saldos registrados en el Inventario del termina del afo anterior. Elaborado por: Revisado por Aprobado por: Aldo SenosatnT. Aux odria @. Elario odria @.Boticas MI SALUD FECHA DE INICIO ELABORACION: 25 de Agosto del 2012 copico: Bust VIGENCIA: 15 Enero de! 2015 FECHA DE REVISION: FECHADE APROBACION: 18 de Diciembre 2013, 25 de Diciembre del 2013, | OBJETIVO: El presente procedimiento tiene por objetivo establecer las pautas para levar el control de los productos farmacéutices y afines almacenados en el SERVICIO DE FARMACIA, a la vez vigilar la Totacion de stock y por ende la fecha de vencimiento de los mismos, I ALCANCE: _ El presente documento es de aplicacién para todos los productos almacenados en el SERVICIO DE FARMACIA. IL RESPONSABILIDAD: > Personal tecnico del SERVICIO DE FARMACIA es responsable de realizar y cumpir el presente procedimiento > Quimica Farmaceutico, director técnico de la botica Mi SALUD es responsable de supervisar y ‘monitorizr la ratacion de stock y la fecha de vencimiento de los productos, IV REFERENCIAS: a) b) ) Ley General de Salud — Ley N° 26842 Ley de Productos Farmacéuticos, Dispostives Médicos y Productos Sanitarios ~ Ley N° 29458, Reglamento de Establecimientos Farmaceuticos- D.S. 014-201 1-SA y Modificatoria D.S. N° 01-2012-SA, Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacéutioos y Afines D.S. N° 016-2011-SA y sus Modificatorias: D.S. 02-2012-SA. Petitorio Unico Nacional de Medicamentos Esenciales ~R.M, 599-2012-SA_ Reglamento de Estupefacientes, Psiootrépicas y otras sustancias sujetas de Fiscalizacion Sanitaria ~ D.S. 023-2001-SA y su modifcaloria D.S. 010-2005-SA Directiva para la aceptacién y aprobacion de donaciones con cardcter asistencial provenientes del extranjero— RM. 475-2005-SA. Reglamento para la autorizacién de ingreso, distribucién y uso en el pals de productos farmaceuticos y afines no destinados a la comercializacion ~ RM. 456-2005-SA, Manual de Buenas practicas de Almacenamiento y Productos Avines ~ RM, N° §85-99- SAM. Elaborado por: Revisado por Aprobado por: Aldo SenosatnT. Alex dria Elario odria @.Boticas MI SALUD V.- DEFINICION: > Sistema FEFO.- Sisiema de rolacién de productos almacenados que establece que los productos que primero expiran son los que primero salen (First Expire — First Output) VI- FRECUENCIA: Permanente. ViL- DESARROLLO: 1.- El personal técnico encargado de SERVICIO DE FARMACIA tiene que verificar en forma mensual as fechas de venciniento de los medicamentos y levar un registro de control 2.- En los productos que tengan fecha de expiracion menor de 06 meses se colocaré una tarjeta 0 CIRCULO de color ROJO con ia cual se alertara sobre su préxima fecha de vencimiento, 3.-_E| Quimico Farmacéutico, personal técnico de Farmacia responsable del SERVICIO DE FARMACIA debe tener un listado de los productos con riesgo de vencimiento dentro de los préximos 6 meses. ( AnexoN* 06.) 4. Se informara al Quimico Farmacéutico de la botica MI SALUD para que tome acciones en ccoordinacién con el Quimico Farmacéutico de los proveedores sobre los medicamentos que vencen en los préximos 6 meses. 5.- Asimismo el responsable del SERVICIO DE FARMACIA deber4 revisar a fecha de expiracion de los productos farmacéuticos y afines en todos los servicios donde se encuentren almacenados (Servicio de PCT, Inmunizaciones, Obstetricia, Emergencia, ele ). en forma Mensual 6.- Mensualmente se informara al Quimico Farmacéutico de los proveedores sobre los productos VENCIDOS y los deteriorados! rotos, el cual deben ser CUSTODIADOS en el area de productos Pata Baja, hasta que indiquen las acciones a llevarse a cabo. Dicha relacion debe estar debidamente frmado por el médico jefe / Quiimico Farmacéutico y a la vez estar registrado en el Ccuaderno de ocurrencias del servicio, Elaborado por: Revisado por Aprobado por: Aldo SenosatnT. Aux odria @. Elario odria @.Boticas MI SALUD copico: N®DE PAGINA: BMSt 35 al 37 SION: VIGENCIA: ire 18 Enero del 2015 FECHA DE INICIO ELABORACION: FECHA DE REVISION FECHA DE APROBACION: 25 de Agosta dl 2008 15 de Diciembre 2013 25 de Diciembre del 2013 L- OBJETIVO: El presenle procedmiento tiene por objetivo constatar la existencia o presencia Teal de los productos almacenados, apreciar su estado de conservacién 0 deterioro, fecha de expiracion y la rotacién de los mismos. Del mismo modo como actuar frente a un sobrante o faltante producto del inventario IL-ALCANCE: EI presente documento es de aplicacién para fos encargados de realizar el inventario, el encergado logistico de fa botica Ml SALUD y del Quimico Farmacéutico director tecnico de la botica Ml SALUD - RESPONSABILIDAD: El administrador, el personal Técnico de Farmacia y el personal administrativo, son responsables del cumplimiento del presente procedimiento, IV. REFERENCIAS: a) Ley General de Salud—Ley N° 26842. b) Ley de Productos Farmacéuticos, Dispositives Médioos y Productos Sanitarios ~ Ley N° 29458, ©) Reglamento de Establecimientos Farmacéutioos- 0.S, 014-2011-SA y Modifcatoria 0.5. N° 01-2012-8A, 4) Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacéuticos y ‘fines D.S. N° 016-2011-SA y sus Modificatorias: D,S. 02-2012-SA, 2) Peltrio Unico Nacional de Medicamentos Esenciales RM. 599-2012 -SA 4) Reglamento de Estupefacientes, Psicotrépicas y otras sustancias sujetas de Fiscalizaci6n Sanitaria - D.S. 023-2001-SA y su modilcatoria D.S. 010-2005-SA. 9) Directiva para la aceptacién y aprobacién de donaciones con cardcter asistencial provenientes del extranjero - RM. 475-2005-SA. h) Reglamento para la autorizacién de ingreso, distribucion y uso en el pais de productos farmacéuticos y afines no destinados a la comercializacion — RM. 456-2005-SA, i) Manual de Buenas practicas de Almacenamiento y Productos Afines - RM. N° §85-99- SAM. V.- DEFINICION: > INVENTARIO.- Es una forma de verificacién fisica que consiste en constalar la existencia o presencia real de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservacion o deteriora y condiciones de segurided > INVENTARIO MASIVO...Incluye a todos los bienes almacenados. Se efectiia cerrando las ‘operaciones del servicio de farmacia, como minimo 02 veces por ao. Elaborado por: Revisado por Aprobado por: Aldo SenosatnT. Aux odria @. Elario odria @.Boticas MI SALUD > INVENTARIO AL BARRER.- El equipo de veriicadores procede a efectuar el inventario ‘empezando por un punto determinado de la Farmacia continuando el control de estos bienes almacenados sin excepcion alguna. VL- FRECUENCIA: Mensual y Semestral > INVENTARIO SELECTIVO: Mensual > INVENTARIO MASIVO: Semestral Vi. DESARROLLO: ACCIONES PREMIAS AL INVENTARIO. Cada equipo de verificacién debe contar con medios necesarios para efectuar el inventario, isponiendo de formatos, lapiceros @ instrumentos que les permita manipular (subir, bajar, desembala, calcular, marcar y/o rotular, etc). Previo al inicio del proceso de la Toma de Inventario la Comision debe contar con la siguiente documentacion: > Formato para toma de inventariofsico, > Tarjeta de Control Visble > Reporte actualizado de saldos del apicativo programa informético que procesa los inventarios (opcional) La Comisién constituye el Equipo de Veriicacién quienes tienen la responsablidad de efectuar el conteo, verificar el estado de conservacion y la fecha de expiracion e identfcar los nlimeros de Iotes de los medicamentos e insumos. El equipo debe estar constituido como maximo por 2 Personas quienes haran la verificacién cuantilativa con la Tarjeta de Control Visible y lo registraran en el Formato de Inventario emitido por la botica MI SALUD, el personal del SERVICIO DE FARMACIA, debe partcipar como veedor e indicar la ubicacion de los productos Al vetifcar los productos que por sus caracteristicas ameriten ser sometidos a pruebas de conformidad o se desconczca su identificacién, se solcta apoyo al Quimico Farmaceutico para su adecuada identficacion y registro ‘A. TARJETA DE CONTROL VISIBLE.- Cuya finalidad es la de controlar el movimiento de ingreso y salida de unidades fisioas y reflejar el saldo de cada item almacenado, es de uso exclusivo del SERVICIO DE FARMACIA y debe permanecer junto al bien. Debe contener la denominacion y caracteristicas del producto fatmacéutico, codigo de stock activo incorporado al sistema informatico de la botica MI SALUD, Unidad de medida, forma farmacéutica, fecha de expiracion, B. INVENTARIO FISICO- Condiciones previas a la toma de inventario son: > Ordenamiento del stock existente de medicamentos e insumos. > Documentacién (las tarjeta de control visible deben estar en su lugar y con sus registtos actualizados). > Bloqueo de ingreso de bienes durante el periodo de inventario, > Bloqueo ce salida de bienes por un tiempo prudencial Elaborado por: Revisado por Aprobado por: Aldo SenosatnT. Aux odria @. Elario odria @.Boticas MI SALUD INVENTARIO MENSUAL ~ El personal Técnico bajo la direccién del Quimico Farmaoéiutico, debe realizar el Inventario en forma mensual verificando que las cantidades fisioas coincidan con la T.C.V. con e! ICI del mes, asimismo debe revisar las fechas de vencimiento, y el buen estado de conservacién de los productos farmacéuticos, {Al rmino del Inventario deberan cerrar las TC. V con una linea y escribir fecha inventario y cantidad encontrada la cual sera el saldo para el siguiente mes. Dicha actividad debe constar en el cuaderno de ocurrencias. INVENTARIO MASIVO: se realiza en forma semestal ( Aplica Anexo N° 07 ) 1, Es un tipo de inventario que incluye a todos los bienes almacenados, forma parte del inventariofisioo general que comprende la verificacion fisica de bienes, 2. La modalidad a efectuar el inventario se denomina al Barrer 0 masivo (sin excepcién alguna) 3. Elresponsable del SERVICIO DE FARMACIA es orientador, pero no participa drectamente en el inventatio. 4, Del mismo modo todos los meses se realiza un conteo fisico oon la patticipacion del personal técnico y Quimico Farmacéutico del SERVICIO DE FARMACIA segin sea el e280, quedando registrado en un Formato de Conteo Fisico Mensual ( anexo 7), frmado poor el personal que participa en dicha actividad, 5. El representante de Logistica de la botica MI SALUD el responsable y encargado de la ejecucin del inventario masivo anual en los establecimientos de salud SOBRANTES DE INVENTARIO: Sien el proceso de verificacién se establece bienes sobrantes se provederd de la forma siguiente: 1. Determinar su origen, revisando los documentos fuentes de ingraso ylo salida y el registro en las tarjetas de Control Visible 0 en el sistema informatica 2. Revisar si se ha entregado un bien similar en lugar del que figura como sobrante 3, Bienes entregados en menor cantidad a lo que figura en la RUE. 4, Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien similar en lugar del sobrante. implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante en bien similar entregado. En este caso se procedera a realizar el ajuste en la respectiva Tarjeta de Control Visible, anulando la salida del bien sobrante la misma que sera sustentada con el informe de la comisién de verficacion, previo inicio de la determinacion de responsabiidades. Asimismo se registrara la salda del bien feltante. 5. Los sobrantes que persisten a pesar de la conciliacion sera informado con el respectivo documento drigido a la matriz central de la botica Ml SALUD para que realice el tramite de reingreso al stock a la botica FALTANTES DE INVENTARIO: En el caso de Faltantes como consecuencia de la conciliacion entre los registros de existencias y el inventario fisico, la Comision de Verificacién actuara en la forma siguiente: a) Faltante por robo 0 sustraccién: Se organizara un expediente de las investigaciones realizadas acompafiadas de la denuncia polcial correspondiente b). Fattante por negligencia: el encargado del SERVICIO DE FARMACIA y el médico jefe del establecimiento es responsable tanto pecuniaria como acministrativamente de la pércida Elaborado por: Revisado por Aprobado por: Aldo SenosatnT. Aux odria @. Elario odria @.Boticas MI SALUD BAJA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS venpon st ing rowermcneasmucon | pEOWBEREWEON | FENAOE ORORAGON L- OBJETIVO... Establecer el procedimiento para la Baja de productos fermacéuticos NO APTOS para el consumo humano, Il ALCANCE: El presente documento es de eplicacion para todos los productos fammacéutioos que estén almacenados en calidad de VENCIDOS / DETERIORADOS / ROTOS en el servicio de farmacia de os Establecimientos de Salud UL RESPONSABILIDAD.- > Personal técnico encargado de la botica Ml SALUD > Quimico Farmacéutico, director técnico de la botica Ml SALUD > Administrador de la botica Ml SALUD IV. REFERENCIA.- a) Ley General de Salud— Ley N° 26842. b) Ley de Productos Farmacéuticos, Dispostives Médios y Productos Sanitarios ~ Ley N° 29459, ©) Reglamento de Establecimientos Farmacéuticos~ D.S. 014-2011-SA y Modificatoria 0.5. N° 01-2012-8A, 4) Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacéuticos y Afines D.S. N° 016-2011-SA y sus Modificatorias: D.S. 02-2012-SA. ) Petitorio Unico Nacional de Medicamentos Esenciales - RM. 599-2012-SA 4) Reglamento de Estupefacientes, Psicotropicas y otras sustancias sujetas de Fiscalizacion Sanitaria ~ D.S, 023-2001-SA y su modficaloria D.S. 010-2005-SA 9) Directive para la aceptacién y aprobacion de donaciones con ceracter asistencial provenientes del extranjero- RM. 475-2005-SA. h) Reglamento para la autorizacién de ingreso, distribucién y uso en el pais de productos farmaceuticos y afines no destinados a la comercializacion — RM. 456-2005-SA, i) Manual de Buenas practicas de Almacenamiento y Productos Afines — RM. N° §85-99- ‘SAVDM. V.- DEFINICION. Elaborado por: Revisado por Aprobado por: Aldo Senosatn T: Alex odria a. Elario Odvia @Boticas MI SALUD MEDICAMENTOS PARA BAJA. Procedimiento mediante el cual se destuye los productos \vencidos, deteriorados rotos por las diferentes causas de circulacisn en el mercado, a consecuencia de observaciones en la calidad y que puede poner en riesgo la salud de la poblacién Vi FRECUENCIA: Cada vez que en el establecimiento farmacéutico tenga productos Farmacéuticos \Vencidos, rotos / deteriorados incluyendo los productos que tengan Actas por Robo y Actas de productos decomisados. Vil. DESARROLLO. DOCUMENTACION NECESARIA: > Formato para el registro de Productos Farracéuticos y afines propuestos para la baja (Anexo NP 8) > Sustento ESCRITO del motivo de la baja elaborado por el Quimico Famacéutico responsable. 1, El responsable del ESTABLECIMIENTO FARMACEUTICO debe informar la existencia de productos farmacéuticos y afines propuestes para la Baja a la Unidad de Farmacia en ‘oma Mensual 2. El producto farmacéutica Vencido / deteriorado, rolos. etc. Deberd ser retirado de los estantes_y colocado en el area de productos para BAJA (el cual debe estar rotulado de COLOR ROJO) y luego ser registrados en la Tarjeta de Control Visible ( en vencicos), a fin de cada mes reportar al proveedor y posteriormente se tenga la respuesta para efectivizar el descuento en el IC| en la columna de Vencidos. Dicha accion debe ser registrado en el ‘uaderno de Ocurrencias, 3. El personal técnico encargado del ESTABLECIMIENTO FARMACEUTICO y el Quimico Farmacéutico responsable deben elaborar el sustento técnico documentado de los medicaments Vencido / deteriorado, rotos, etc y certificar la conformidad del formato para Baja 4, Cada trimestre e! Quimico Farmacéutico responsable del establecimiento farmacéutico, debe entregar al AEM — DEMID los medicementos vencidos, deteriorados, rotos, ete y hubieren; ecompafiado de la dooumentacién antes mencionada( en cumplimiento a la Nommatividad Vigente R.M.N® 1753-2002 SA/DM Anexo 3, Guia Técnica Administrativa para la Baja de Productos Farmacéuticos) 5. Toda documentacion de Baja de productos deben estar archivados y siempre estar disponible para brindar en forma oportuna la informacin; asimismo deben estar registrados en e| cuademo de OCURRENCIAS el dia en que reporto el vencimiento, Tuptura por accidente de trabajo o Decomiso del producio. Elaborado por: Revisado por Aprobado por: Aldo SenosatnT. Aux odria @. Elario odria @. aBoticas MI SALUD copico: N°DE PAGINA: ‘BMSt 40.41 VERSION: wget i 15 Enero del 2015, FECHA DE APROBACION: FECHA DE INICIO ELABORACION: FECHA DE REVISION: 25 de Agosto del 2012 16 de Diciembre 2013 25 de Diciembre del 2018 ‘OBJETIVO... Establecer el manejo de toda uefa o reclamo, asi como el tratamiento oportuno de las mismas; cuando se identfique la No conformidad de los productos al momento de la recepcion por el destinatari, estando el embalaje de los productos intacto, Ls ALCANCE: El presente documento es de plicacién para todo el personal del servicio de farmacia de cada establecimiento de salud IL: RESPONSABILIDAD.- > Personal técnico encargado del expendio > Quimico Farmacéutico Director Técnico > Administrador del Establecimiento farmacéutico. IV REFERENCIA- a) Ley General de Salud— Ley N° 26842 b) Ley de Productos Farmacéuticos, Dispositives Médioos y Productos Sanitarios — Ley N° 29459, ©) Reglamento de Establecimientos Farmacéuticos- 0.S. 014:2011-SA y Modifcatoria D.S. N° 01-2012-SA, 4) Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmaceuticos y Afines D.S. N° 016-2011-SA y sus Modificatorias: D.S. 02-2012-SA. )_Petitorio Unico Nacional de Medicamentos Esenciales — RM. 599-2012 -SA 4) Reglamento de Estupefacientes, Psicotrépicas y otras sustancias sujetas de Fiscalizacién Sanitaria ~ 0.5, 023-2001-SA y su modiicatoria D.S, 010-2005-SA, 9) Directive para la aceptacién y aprobacién de donaciones con cardcter asistencial proverientes del extranjero- RM. 475-2005-SA. h) Reglamento para la autorizacién de ingreso, distribucion y uso en el pais de productos farmaceuticos y afines no destinados a la comercializacion ~ RM. 456-2005-SA, i) Manual de Buenas practicas de Almacenamiento y Productos Atines - RIM. N° §85-99- ‘SAM. Elaborado por: Revisado por Aprobado por: Aldo SenosatnT. Aux odria @. Elario odria @.