ETAPAS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Según (Sotomayor, 2008): El proceso de la Auditoría Administrativa requiere,

para su desarrollo, de cuatro etapas:

Seguimiento

Obtención del Informe

Desarrollo

Planeación

CUADRO RESUMEN

ETAPA CONTENIDO
 Definición de la evaluación Análisis y estudio preliminar.
 Determinación del alcance Diagnóstico administrativo
PLANEACIÓN  Programa de trabajo y aprobación Designación de personal.
 Aplicación del programa de trabajo Utilización de técnicas de auditoría
 Evaluación del control interno
 Obtención de la información Validación de la información
 Elaboración de papeles y notas de trabajo
DESARROLLO  Detección de hallazgos y su evidencia
 Revisión inicial de la información
 Depuración de la información
 Análisis de la información
 Interpretación de la información
 Conclusión del trabajo operativo
 Información periódica preliminar Intercambio constructivo de opiniones
 Solución de anomalías intrascendentes Jerarquía de observaciones de la auditoría
 Señalamiento de recomendaciones Aceptación de deficiencias por el auditado
OBTENCIÓN  Selección del modelo de presentación
DEL INFORME  Oportunidad del informe final
 Decisión de continuar con la actividad
SEGUIMIENTO  Confirmación del cumplimiento
 Nueva auditoría
PLANEACIÓN

La auditoría administrativa, como actividad técnica, requiere en forma expresa

de un inicio ordenado que permita llevarla a cabo con rapidez y seriedad, bajo
un sistema bien definido, de ahí la relevancia de la etapa de planeación en la
actividad evaluativa. Cabe señalar que una auditoría administrativa suele estar
considerada en el programa de trabajo anual del área de control, pero también
es probable que sea solicitada expresamente por la alta dirección por
circunstancias que incumban a toda la organización o a una parte de ella.
Asimismo, la intención de aplicarla a veces es puramente constructiva, con el fin
de evaluar en forma preventiva un proceso, función o actividad determinada.

Las actividades a realizar en esta etapa están enfocadas al trabajo de diseño de

la evaluación (definirla), así como al análisis inicial, elaboración del diagnóstico,
discusión, aprobación y difusión del programa de trabajo. También se determina
la cantidad y calidad del personal que intervendrá en el desarrollo, así como sus
funciones específicas.

Esta etapa requiere de dedicación diligente y consenso de equipo para identificar

plenamente el objetivo y el alcance que dé inicio se tiene previsto otorgarle (en
el transcurso es probable que se realice algún cambio si se considera pertinente).

Se trata de la primera de las funciones administrativas universales, sólo que,

aplicada en el campo de control, y particularmente en la práctica de la auditoría;
de ahí lo innegable de su contribución.

Dado que es una premisa administrativa básica, debe esperarse que la

planeación enriquezca y contribuya a la realización eficiente y eficaz de la
auditoría en su conjunto. Una planeación deficiente repercutirá en contratiempos
innecesarios y posiblemente dificulte la consecución de los objetivos previstos.

DESARROLLO

Propiamente el desarrollo representa la ejecución misma de la auditoría, es decir,

que implica un trabajo de campo más marcado que en la planeación.
En esta etapa es posible identificar tres segmentos o fases naturales: aplicación
de técnicas para obtener información; estudio, análisis y validación de ésta, y la
detección de hallazgos e identificación de evidencias.

Naturalmente que en esta etapa se tendrá como guía orientadora de trabajo el

programa elaborado antes en la planeación. Cabe señalar que, en las
actividades iniciales, al utilizar las técnicas para obtener información, se debe
evaluar el control interno de la organización.

En el estudio, análisis y validación de la información se relacionan hechos u

operaciones y, en su caso, se profundiza en los resultados de las pruebas
aplicadas a efecto de formar un juicio y posteriormente una conclusión.

Fases en el desarrollo de la auditoría

Aplicación de técnicas para Detección de hallazgos e
Estudio, análisis y validación
obtener información de la identificación de las
de la información
Organización evidencias
Finalmente, se realiza una detección de los hallazgos e identificación de las
evidencias que fundamentarán sus recomendaciones.

OBTENCIÓN DEL INFORME

La obtención del informe es la etapa en la que el auditor presenta el producto

final de su trabajo. El auditor, como profesional que es, debe dedicarle al
documento la atención necesaria para que éste se caracterice en contenido y
forma por su calidad, claridad, oportunidad y eficiencia, de manera que quede
plasmado tanto el trabajo como el tiempo invertido en la planeación y desarrollo
(se recomienda revisar el ante- proyecto y el proyecto definitivo) y queden
expuestas de manera clara las situaciones concretas sobre las cuales tendrán
que tomar decisiones los directivos a los que va dirigido este informe.

En el ámbito de la actividad evaluatoria existen profesionales con una habilidad

natural para redactar los informes, así como otros cuya destreza está en el
campo operativo. Lo ideal es conjugar ambas cualidades en la realización de la
auditoría para lograr un producto excelente.
En el desarrollo de la auditoría se van preparando las notas pertinentes debida-
mente documentadas para fundamentar la elaboración de informes parciales o
del definitivo. Este importante documento, por lo general, es presentado en forma
descriptiva y suele añadírsele elementos gráficos y numéricos.

Recomendaciones de
Naturaleza del tema. solución.
Exposición general. Señalamientos
especificos.

INFORME DE
AUDITORÍA

El informe, como documento formal, indica de manera general dos aspectos

significativos que se relacionan entre sí: en primera instancia, la naturaleza del
hecho o situación evaluada y, posteriormente, las recomendaciones de solución.

SEGUIMIENTO

La etapa de seguimiento representa una actividad cuya función esencial es

verificar que se cumpla con las recomendaciones presentadas en el informe
derivado de la auditoría, además de constatar su contribución a la eficiencia de
la organización.

El tiempo de realización para esta actividad varía de una organización a otra, ya

que depende de la naturaleza de la función o hecho evaluado, su importancia y
oportunidad, así como de la voluntad de constatar lo sucedido después de la
auditoría.
Su ejecución es de tipo preventivo y va enfocada a evitar errores en la
interpretación de las recomendaciones derivadas de la auditoría. De ninguna
manera busca imponer, sino colaborar de una manera constructiva.

La auditoría tiene como una de sus características la periodicidad, ya que es

recomendable efectuarla en periodos específicos o en intervalos claramente
identificables, siendo saludable su revisión posterior o seguimiento.

En el seguimiento se evaluará por principio la oportunidad en la implementación

de las recomendaciones y su repercusión en la operatividad de la organización,
así como el valor agregado que el personal haya aportado.

Las organizaciones recibirán de parte de los órganos de control o despacho

externo la información de esta actividad, la cual confirmará que las instrucciones
dadas con anterioridad se estén cumpliendo y en caso de no ser así, la
explicación conducente.

Cuando el seguimiento se lleva a cabo en forma oportuna, la actividad

evaluatoria se concluye en forma eficiente, pero si ocurre extemporáneamente
deja de ser de utilidad. La plena disposición de las áreas evaluadas facilita,
agiliza y abrevia la labor del seguimiento.

ETAPAS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Según (Cruz Maldonado, 2009): El proceso de la Auditoría Administrativa

requiere, para su desarrollo, de cuatro etapas:

1. Planeación
2. Examen
3. Evaluación
4. Presentación

PLANEACIÓN

La planeación de la auditoría es la función donde se define el desarrollo

secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas, así como
la determinación del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus
etapas. La finalidad de la planeación consiste en poder prever, anticipadamente
a la acción, todos aquellos factores que se requieran, y que por ausencia de
éstos no limiten el curso de acción a seguir en pro de los objetivos esperados.

En la planeación, el auditor debe considerar entre otros, los siguientes puntos:

 Características particulares de la empresa.

 Finalidad de los trabajos
 Secuencia de su desarrollo
 Estimación de tiempos, para estimación de cada trabajo
 Determinación del personal que intervenga
 Determinación de las técnicas que se utilizarán
 Determinación de medios materiales
 Determinación del apoyo que el organismo social proporcionará.

La información se captará por medio de los manuales de organización y

operación, catálogo de formas, proyectos, fundamento legal que norme y regule
el desarrollo del trabajo, planes y programas, informes emitidos por la unidad,
etc. Todo esto con el objeto de contar con elementos que, además de dar un
conocimiento general de la unidad a auditar, sirvan de base para la elaboración
del programa específico de revisión.

Es importante que se considere que el personal cuente con capacidad y gran

madurez en los problemas que se piensan auditar, y en caso de que surjan
aspectos técnicos especializados, contar con técnicos especializados a nivel de
asesoría, para comprender el problema y obtener resultados concretos.

EXAMEN

Prácticamente en esta etapa es en donde da comienzo la auditoría, puesto que

se inicia con la ejecución de los programas para obtener la información necesaria
de las áreas sujetas al estudio.

El examen se inicia con la presentación que debe hacer el responsable de la

unidad, del personal que participará en la auditoría, planteando el objetivo y
alcance del estudio.
En dicha presentación debe hacerse especial énfasis en los fines y aspectos
constructivos de la auditoría, indicando que el resultado que arroje la revisión,
cualquiera que sea, será en beneficio del área auditada.

En esta etapa (examen) es en donde se aplican las técnicas de investigación

(encuesta de opinión, cuestionarios y observación directa), para la captación y
análisis de la información, documentación, formas y aspectos operativos, a
saber.

En cuanto a técnicas de investigación las más utilizadas y aceptadas son:

 Encuestas
o Cuestionarios
o Entrevistas
o Estilos
o Técnicas
 Interpretación de documentos
o Verificación
o Observación

EVALUACIÓN

Terminada la investigación, el auditor procederá a formular sus conclusiones,

atendiendo el siguiente orden:

 Concentración de los datos obtenidos en la investigación

 Clasificación de los datos
 Evaluación de resultados
 Determinación de la solución

Concentración de los datos obtenidos en la investigación:

El auditor procederá a hacer una recopilación de todos aquellos datos contenidos

en las informaciones escritas o verbales que le fueron proporcionadas, así como
los papeles de trabajo elaborados en las investigaciones efectuadas, a fin de
proceder en su clasificación.
Clasificación de los datos obtenidos:

La clasificación de los datos tiene por objeto facilitar el mecanismo para proceder
a la evaluación de resultados, por lo que el auditor procederá a agruparlos de tal
manera, que le sirvan de guía para formular sus conclusiones.

Evaluación de los resultados:

Los datos contenidos en los informes de que hablamos en el párrafo anterior, así
como sus apreciaciones personales, serán los determinantes para que el auditor
haga una justa evaluación de las situaciones y problemas investigados.
Requisito que debe llenar satisfactoriamente, a fin de considerar los problemas
importantes y que, consecuentemente, merecen mayor atención para una
correcta solución.

Las observaciones y recomendaciones son la parte medular del trabajo del

auditor, por lo que debe tener presente que, al emitir sus apreciaciones, contrae
una responsabilidad, ya que éste puede repercutir positiva o negativamente,
según el caso, en las operaciones de la empresa, así como a todos los
organismos y grupos sociales que tienen relación con la misma.

PRESENTACIÓN

Informe es la narración escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de

un encargo.

Los informes rendidos por el auditor deben hacerse por escrito, ya que en esta
forma queda constancia de su labor. Por otra parte, el informe escrito es
prácticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados o resultado de
su trabajo.

La presentación y contenido del informe debe reunir, entre otros los siguientes
requisitos:

 Debe estar redactado en forma sencilla, clara y precisa.

 Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados y
convincentes, motivando la acción correspondiente.
 Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado.
  El informe, según el caso, deberá acompañarse de todos aquellos
documentos formulados como resultado de los trabajos, tales como:
gráficas, instructivos, formas, etc.

CONCLUSIÓN

En conclusión, la auditoria es muy importante para que una organización siga en

pie, ya que es muy complicado seguir si existen problemas en una organización,
es por eso que hay que saber cuándo aplicar una auditoria ya sea interna o
externa, aunque cuesta, y el beneficio que traería es que la organización cumpla
de manera eficiente y eficaz la actividad de auditoría.

BIBLIOGRAFÍA:

 Cruz Maldonado, E. (2009). Administración II, Ingeniería en Transporte.

México.

 Sotomayor, A. A. (2008). Audotoría Administrativa proceso y aplicación.

México: McGRAW-HILL INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C. V.