IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

A lo largo de la historia el ser humano ha dejado pruebas de sus hechos y

actividades a través de signos, dibujos, escrituras jeroglíficas entre otros descritos
en los distintos elementos como piedras, tabillas de barro, madera, mármol, etc.
que utilizaban las civilizaciones antiguas para documentarse y tener memoria
histórica.

Con el tiempo la historia comenzó a documentarse de mejor forma el día en que el

hombre descubrió que las palabras que emitía podía simbolizarla con signos
visibles. Luego comenzaron a sentir la necesidad de incluir signos gráficos que se
ocuparan de las partes abstractas del lenguaje. Pasando de la escritura
ideográfica a la fonética, en el cual todo signo representara un sonido y así
interpretando todo lo que se quería decir. Luego aparecen las escrituras
alfabéticas, derivadas del alfabeto, para comprenderse mejor. Los antepasados se
vieron obligados a idear algo para escribir ya que no era agradable ni sencillo
llevar consigo un trozo de piedra, mazo y cincel.

El documento es un material capaz de representar algún hecho. Es cualquier

testimonio material, escrito, grafico, audiovisual o legible por máquina que posee
una información, que ha sido producido en función de las actividades de una
entidad, y se custodia con una finalidad administrativa, jurídica o científica-cultural.
Por lo tanto ‘’el archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual fuere su
fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada en el trascurso de su gestión, conservados,
respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona
o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de
historia”.

Es evidente que los archivos necesitan de un buen cuidado para mantenerlos y

conservarlos, ese es la función del archivista, gente con el talento de recolectar,
gestionar, y garantizar el acceso a los archivos a largo plazo. Las cualidades
personales y profesionales del archivista son:

 Ética profesional: esta se aplicará sobre todo en un aspecto fundamental, la

discreción, pues pasaran por sus manos todos los documentos de la
empresa
  Sentido del orden: será indispensable para realizar una excelente labor de
archivo

 Conciencia profesional: un empleado sin un conocimiento básico de

sistema de archivo estará en desventaja.

 Habilidad manual: es necesaria pala la elaboración de un buen sistema de

archivo
 Paciencia y constancia: para llevar al día y en forma adecuada el archivo

 Concentración: en lo que hace

 Sentido de organización: de la iniciativa, de la economía y del

perfeccionamiento.

 Criterio: el buen sentido para asegurar el funcionamiento de los archivos y

su importancia

A través del tiempo el ser humano siempre ha tenido la necesidad de dejar

constancia de sus acciones y del quehacer cotidiano para saber qué hacer y cómo
se debe actuar en determinados asuntos y momentos. Es por esto la importancia
en la actualidad de relacionar el documento con la ley, ya que lo guardamos
porque lo necesitamos casualmente, por su carácter testifical, su origen, su
creación y su presencia jurídica.

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como

medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los
documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe,
conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usuario externo.