Professional Documents
Culture Documents
Jenis-Jenis Mesyuarat: Dibentang Oleh Siti Amira Binti Sallehudin
Jenis-Jenis Mesyuarat: Dibentang Oleh Siti Amira Binti Sallehudin
Dibentang oleh
Siti Amira binti Sallehudin
• 1 kali 1 tahun
• Rencana :
– membentangkan aktiviti tahun lalu
– meluluskan penyata kira-kira
– merancang kegiatan tahun hadapan
– memilih ahli-ahli jawatankuasa kerja yang baru
– meluluskan cadangan yang dikemukakan
• Tatacara mesyuarat.
• Agenda :
- pertukaran jawatan semua ahli
jawatankuasa induk
- perubahan perlembagaan persatuan secara
mendadak
- penyelesaian masalah kewangan yang
mendesak
- hilang kepercayaan seluruh ahli jawatankuasa
yg lama
• Pemberitahuan mesyuarat 14 hari awal.
&
• Tatacara mesyuarat
• Membincangkan isu penting
Dibentang oleh :
Siti Noor Amira binti Mohammad
Johari
PENGERUSI
Pengerusi
Peranan dan tanggungjawab
• Memulakan mesyuarat setelah mencukupi
korum dan pada waktu yang tetapkan.
Antara perkara yang perlu disentuh semasa
mesyuarat dimulakan ialah :
• Semasa kata aluan, pengerusi perlu
memperkenalkan jemputan khas kepada ahli
lain.
• Pengerusi menjelaskan tujuan mesyuarat
diadakan dan agenda-agenda yang perlu
dibincangkan.
• Apabila mesyuarat pertama kali atau
mesyuarat agung diadakan, pengerusi perlu
menegaskan supaya ahli yang bercakap
memperkenalkan diri.
• Semua pendapat perlu ditujukan kepada
pengerusi.
Semasa mesyuarat dijalankan seorang
pengerusi seharusnya :
Dibentang oleh
Ateeq Medina bt Mohd Maliki
25
Agenda Mesyuarat
• Perutusan pengerusi
• Pengesahan minit mesyuarat yang lepas
• Perkara-perkara berbangkit
• Pembentangan kertas kerja
• Hal-hal lain
• Penutup
26
PENGURUSAN MESYUARAT
– Merancang pelaksanaan dasar, program, mendapatkan
nasihat, menyelaras dan menyelesaikan masalah yg
timbul.
27
TINDAKAN PRA-MESYUARAT
28
3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan
– Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat
– Tentukan bilangan salinan kertas kerja
– Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya
melebihi 15 muka surat
29
5. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat
– Bilik bersih dan kemas
– Tempat duduk mencukupi
– Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP dan
pembesar suara
6. Menentukan kehadiran
– Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir
– Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat
30
7. Perbincangan pra mesyuarat
– Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu
diambil bagi menyelesaikan masalah
31
TINDAKAN SEMASA
MESYUARAT
32
TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS
MESYUARAT
• Penyediaan Minit
• Format Minit Mesyuarat
• Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat
• Catatan Perbincangan
• Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat
• Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia
• Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan
• Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau
Jabatan Bertanggungjawab
33
i) Penyediaan Minit
• Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada
ahli mesyuarat
• Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat
34
iii) Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat
• Disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang
hadir
35
v) Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan
Keputusan Mesyuarat
• Bilangan
• Rujukan minit
• Perkara
• Tarikh hantar
• Kementerian atau jabatan
• Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia
• Tarikh maklumbalas diterima – oleh urusetia
• Tarikh maklumbalas dibentangkan
• Status
36
vi) Laporan Maklumbalas Oleh
Urusetia
• Cabutan keputusan
37
vii) Menentukan Format Maklumbalas Dari
Kementerian / Jabatan
Cabutan keputusan
Kedudukan masakini
Peringkat pelaksanaan / pencapaian
Masalah pelaksanaan
Cadangan penyelesaian masalah
38
viii) Penyediaan Laporan
Maklumbalas Oleh Kementerian /
Jabatan Bertanggungjawab
39
TATACARA DAN MINIT
MESYUARAT
Dibentang oleh
Rosiah binti Omar
• Presiden boleh menunggu
tidak lebih daripada 15
atau 30 minit untuk
korum dipenuhi oleh ahli
jawatankuasa.
Selepas itu, jika masih
tidak mencukupi bilangan
yang hadir, mesyuarat
mesti dibatalkan dan satu
mesyuarat baru dipanggil
semula.
• Jangan tiba lewat.
• Elakkan gangguan telefon kecuali perkara
terpenting.
• Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa
kebenaran
• Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan
menunjukkan kurang minat.
• Mendengar dengan aktif dan memberi
perhatian.
• Memberi sumbangan.
• Memberi tumpuan supaya objektif
mesyuarat tercapai.
• Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.
Minit mesyuarat harus mengandungi perkara
perkara berikut :