STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP):

Isi, Format, dan Manajemen

Oleh : Wakhinuddin S1

A. Latar Belakang 

Proses   pada   suatu   pekerjaan   harus   dirancang   dan   dikembangkan,   kesalahan

prosedur   dapat   terjadi,   bila   suatu   pekerjaan   tidak   dirancang   dengan   baik,   dapat

menimbulkan   kecelakaan atau kerusakan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap

yang   bersifat   standard,   sehingga   siapa   sajapun,   kapan   sajapun   dan   dimana   sajapun

dilakukan   langkah­langkahnya   tidak   berubah.   Langkah­langkah   kerja   yang   tertib   ini

disebut SOP  (standard operating procedures),  sebutan lainnya Protap (Prosedur tatap).

Lembaga atau perusahaan yang  besar dan bonafide umumnya telah memakai SOP dalam

melaksanakan tugas, seperti : Departemen/dinas Kimpraswil, Operasi pasien di rumah

sakit, Bapedal, POLRI, dan lainnya. SOP merupakan hasil finalisasi dan kesempurnaan

prosedur kerja. Dengan adanya SOP diharapkan pekerjaan dapat terlaksana dengan baik,

tepat waktu, dan dapat dipertanggung jawabkan. 

B. Teori 

Pendekatan   dari   sistem   manusia   ­   mesin   merupakan   salaha   satu   cara   dipakai

merencanakan   suatu   pekerjaan.   Ada   tiga   struktur   dasar   sistem   yang   sering

dipertimbangkan, yaitu: 1) Sistem manual, melibatkan manusia dengan bantuan mekanis

atau perkakas tangan. Manusia mensuplai tenaga yang diperlukan dan bertindak sebagai

pengendali proses. Alat­alat mekanis membantu melipatgandakan upaya manusia, disini

ada   fungsi­fungsi   dimana   manusia   langsung   mengubah   masukan   menjadi   keluaran.

1
Adalah dosen Jurusan Otomotif UNP, disampaikan pada tgl. 01 Juni 2006, seminar Pembimbingan
Penyusunan SOP Tugas Akhir/Skripsi dan Pembimbingan Akademik Jurusan Otomotif FT UNP.

1
Sistem manual beroperasi dalam suatu lingkungan kerja yang mempunyai dampak pada

manusia dan keluaran (output); 2) Sitem semiotomatis, melibat manusia terutama sebagai

pengendali   proses.   Manusia   dengan   mesin   atau   alat   saling   mempengaruhi   dengan

mananggapi   informasi   tentang   proses   dan   menafsirkannya   serta   menggunakan

seperangkat  pengendali;  3) Sistem­sitem  otomatis, tidak  memerlukan  manusia, karena

semua   fungsi   indra,   dan   pemrosesan   informasi,   pengambil   keputusan   dan   tindakan

dilakukan   oleh   mesin.   Disini   manusia   berfungsi   sebagai   monitoring   membantu

mengendalikan   prosesnya,   dan   secara   periodik   atau   terus­menerus   melakukan

pengawasan dengan parameter tertentu. 

Pada proses kerja sistem manual masih banyak karyawan memakai SOP, berbeda

pada sistem kerja semiotomatis  dan otomatis  telah pemakaian SOP berkurang, karena

beberapa   pekerjaan   manual   telah   dilaksanakan   dengan   baik   oleh   mesin­mesin   secara

mekanik – elektronik ­ computer, umpamanya pekerjaan ”Operasi Mesin bubut CNC”. 

Desain­desain   pekerjaan   yang   ditautkan   dengan   sistem­sistem   tata   letak

fungsional   cenderung   relatif   luas,   walaupun   dispesialisasikan.   Sistem   fungsional

demikian menghendaki karyawan yang berketrampilan tinggi. Karyawan terspesialisasi

dan memiliki keahlian khusus. Pada pekerjaan akan ditemukan ada pengulangan langkah­

langkah,   artinya   bila   seorang   mekanik   bengkel   mobil   atau   kasubag   TU   yang

berpengalaman dan menjalan tugas lama, dia dapat merasakan ada pengulangan langkah­

langkah kerja setiap dia melakukan pekerjaan yang sama walaupun konteks berbeda, dan

juga adanya kesinambungan pada suatu pekerjaan,  dan yang selalu ada langkah­langkah

tetap, duma dibatasi urutan tugas secara kapasitas, waktu dan tanggung jawab.

Suatu   SOP   harus   memiliki   akurasi   uraian   proses   kejadian   beserta

pengendaliannya, antara lain:

 Ada   daftar   bahan   dan   komponen   suatu   proses   dengan   karakteristik   kualitas

minimal; khususnya ada penjelasan jumlah komponen standar yang digunakan. 

2
 Ada deskripsi lengkap  komponen (sampel) yang mesti dipersiapkan sebelum

pekerjaan   dilaksanakan;   terdiri   dari   uraian   atau   formulasi   komponen   khusus   atau

acuan layak termasuk jumlah dan nomor seri komponen.

 Ada   daftar   karakteristik   perlengkapan   (equipment),   seperti:   kapasitas,

kepresisian,   keterbatasan,   dayasuai   (compatibilities),   indikasi   nama   perlengkapan

khusus. 

 Ada deskripsi langkah­langkah proses peristiwa termasuk skala atau kapasitas

operasi. 

 Ada parameter pengendalian proses, metode dan keberhasilan. Metode tes atau

observasi   yang   merupakan   pengendalian   proses   yang   efektif   dan   pengujian   harus

mempunyai dokumentasi. 

 Ada diagram alir kerja.

 Ada pengujian efektivitas baik dalam proses maupun sesudah ada produk, ini

dibatasi atau ada kriteria yang dapat diterima pihak profesional.

 Ada contoh perhitungan, estimasi waktu, kartu isian. 

 Ada biaya, alat angkut, dan daftar faktor pengganggu. 

 Ada yang pelaksana dan pertanggungjawaban; siapa melaksanakan apa?

 Ada akuntabilitas pimpinan.

 Ada pelaporan dan dokumentasi.

Hasil   dari   suatu   desain   dan   analisis   tugas   adalah   tugas­tugas   dari   suatu

pekerjaan  dapat  diukur. Norman  E, Gronlund menggunakan  istilah  tugas  performansi

perluasan (Extended  performance task) untuk menjelaskan  kaitan performansi  dengan

tugas yang begitu komprehensif. Namun, biasanya tugas yang begitu luas  terdiri dari

beberapa tugas  kecil,  bahkan dapat berupa kegiatan­kegiatan  (activity), pengoperasian

(operation), dan langkah­langkah (step).  SOP dapat dikembangkan melalui analisis tugas

pekerjaan, berikut hubungan vertikal dari suatu analisis tugas. 

3
 Tabel 1: Kaitan sejajar antara analisis okupasi dengan tugas

Istilah analisis okupasi Contoh tugas

I. Lapangan okupasi I. Mekanik Otomotif

A. Okupasi khusus
1. Kewajiban; 2. dan seterusnya
a) Tugas; b) dst
1) Kegiatan; 2) dst
(a) Operasi; (b) dst
- Langkah 1; dst
A. Motor bakar
1. Memasang mekanisme piston; 2. dst
a) Memasang metal round; b) dst
1) persiapkan pasangan setiap metal;2)dst
(a) pasang metal sesuai urutan; (b) dst
- kencangkan baut metal dengan
kunci ring sesuai spesifikasi, dst

Uraian di atas menunjukkan bahwa kompetensi yang dapat diukur itu ada pada
tingkat tugas. Tugas yang dikandung suatu pekerjaan sungguh banyak, seorang pembuat
SOP harus dengan cermat menentukan Operasi mana yang harus diuraikan pada suatu
SOP.
Gambar 1 di bawah ini terlihat suatu tugas terdiri dari beberapa aktivitas, dan
suatu aktivitas berkembang menjadi beberapa operasi, dan suatu operasi dapat diuraikan
dalam beberapa langkah.

Pekerjaan

Kewajiban 1 Kewajiban 2 Kewajiban 3

Tugas 1 Tugas 2 Tugas.., dst

Aktivitas 1 Operasi 1

Operasi 2
Aktivitas., dst

Gambar 1 : Hirarki analisis tugas yang akan ditampilkan siswa.

4
 Pandangan sosioteknis, konsep-konsep dan metode-metode pandangan teknologi
adalah mekanistik, yaitu manusia dianggap sebagai mesin, bahkan dianggap mata rantai
dari mesin. Ada dua alasan, pertama ialah terdapat suatu sistem bersama yang beroperasi,
sistem sosioteknis, dan optimasi bersama adalah tepat. Alasan kedua ialah setiap sistem
sosioteknis tertanam dalam suatu lingkungan. Lingkungan ini dipengaruhi oleh suatu
kebudayaan dan nilai-nilainya serta seperangkat praktek yang umumnya telah diterima,
dimana terdapat peranan-peranan tertentu untuk organisasi-organisasi profesi dan orang

terkait. Lembaga yang bekerja  menggunakan SOP akan menghasilkan  : 1) membawa

perbaikan   mutu;   2)   menambah   keluwesan;   3)   Mengidentifikasi   karyawan   yang

mempunyai   kekurangan   dalam   produktivitas   dan   mutu;   4)   Mengurangi   fungsi­fungsi

pelayanan dalam jurusan, seperti inpeksi dosen terhadap mahasiswa; 5) Mengembangkan

sikap yang lebih menguntungkan terhadap tanggung jawab, tingkat kerja individu, laju

kerja individu, dan distribusi beban kerja.

C. Format dan Manajemen

Pada suatu SOP akan tergambar identifikasi, pengendalian, kemampuan selusur,

konsistensi, dan akuntabilitas. Suatu SOP hendaklah mempunyai format sebagai berikut :

1) Nama lembaga, nama selain pada kop juga ada pada setiap halaman.

2) Judul,  judul harus jelas  terurai dan terukur. Karena, pada setiap prosedur diuraikan

bagaimana   mengerjakannya,   judul   mesti   bergaya   bahasa   perintah   (direktif)   untuk

menjelaskan ‘siapa mengerjakan apa’. Suatu SOP berjudul "Bahan bakar solar untuk

injeksi   motor   Diesel   ”   tidak   menggambarkan   prosedur;   lebih   cocok   diberi   judul

“Proses injeksi bahan bakar solar pada motor Diesel.” Gaya bahasa direktif, seperti.,

"Pengujian dari...," "Operasi dari...." atau "Perawatan dari...".

3)  Halaman, harus tertulis "halaman 3 dari 7", ini menggambarkan ada kelanjutan. 

5
4)   Identifikasi   dan   Pengendalian,    pada   suatu  Prosedur     mesti   teridentifikasi

keunikannya.   Identifikasi   untuk   mempersiapkan   akuntabilitas,   dan   gambaran   suatu

dokumentasi  sampai fasilitas dan masa kedaluwarsaan perubahan. Akuntabilitas dan

gambaran prosedur berdasarkan pada sejumlah identifikasi atau kode, yang merupakan

pengendalian (seperti., kapan dan berapa kali revisi atau jumlah edisi SOP dilakukan). 

5) Tujuan,  suatu tujuan atau sasaran prosedur mesti dapat diulang (repeat) dan dapat

dikembangkan,   dan   dinyatakan   dalam   gaya   bahasa   perintah,   seperti.,   operasi,

prosedur, proses, monitoring, dan rutinitas perawatan dengan perusahaan ABC dand

XYZ sistem WFI.

6) Ruang lingkup. Ruang lingkup (scope) harus mempunyai batas penggunaan prosedur.

Apakah itu, sampel tertentu sesuai pengujian dengan metode ini? Apakah operasi ini

terpakai hanya pada perlengkapan tertentu atau bagian tertentu? Apakah ada batasan

kapasitas,  volume prosedur?

7) Tanggung Jawab.  Siapa bertanggung jawab melaksanakan uraian pekerjaan? Siapa

melaporkan pekerjaan? Apakah diperlukan pelatihan khusus atau sertifikat? Pada sesi

ini dibatasi karyawan yang melaksanakan, seperti: siapa yang mempunyai atau sesuai

kualifikasi dalam melaksanakan uraian pekerjaan. Itu akan diatur suatu tahapan untuk

sejumlah detail dalam dokumen berikut. 

8)   Prosedur.   Uraikan   prosedur   dalam   langkah   demi   langkah   (step­by­step)   atau

kronologis   cara   kerja.   Gunakan   kata   kerja   aktif   dan   pernyataan   langsung,   seperti.,

"Tambahkan 100.0 ml air murni, PN 0128."

9) Kebutuhan Perhitungan / Penanganan data / Dokumensi. Uraikan bagaimana data

mentah diolah dan dilaporkan. Sediakan contoh perhitungan, bila ada.

D. Membuat Diagram Alir Kerja

6
 Ada rincian tugas yang berupa sebuah garis lurus yang berurutan. Ini berarti

bahwa setiap langkah dalam tugas tersebut dilakukan secara urutan 1 – 2 – 3 tanpa ada

memerlukan Pengambilan keputusan atau pemilihan tindakan alternatif. Rincian untuk

tugas ’Membersihkan workshop harian’ menggambarkan suatu urutan lurus dan tunggal.

Artinya, tidak memerlukan  pengambilan  keputusan atau pemilihan tindakan alternatif.

Namun bila suatu 

’Mengoperasikan test Bench pompa injeksi motor diesel’ 

E. Jenis Prosedur 

SOP sering dibagi dalam beberapa jenis prosedur, antara lain Manufacturing

Procedures   (MPs),   Quality   Test   Methods   (QTMs),   atau   Test   Methods   (TMs),   yang

dirancang   dan   diformat   khusus   untuk   evaluasi   pekerjaan.   Persis,   seperti   prosedur

kalibrasi atau Prosedur perawatan preventif. Kategorisasi prosedur berguna, namun lebih

baik   kategorisasinya   berdasarkan   pada   jenis   uraian   aktvitas.   Ini   lebih   sering   sebut

pembuatan   SOP   berdasarkan   fungsional,   ada   juga   SOP   dikembangkan   berdasarkan

bidang pekerjaan.

Kategorisasi memberi format lebih khusus untuk setiap jenis prosedur. Acuan

harus sesuai prosedur pengujian, seperti suatu standar kalibrasi alat harus sesuai dengan

prosedur   kalibrasi.   Pengkategorisasian   minimal   merupakan   suatu   alat   penilaian

keberhasilan minimal karyawan.

F. Pekerjaan apa Tidak Memerlukan  SOP?

7
 Apakah diperlukan SOP untuk "Mengoperasikan kalkulator," "Mengoperasikan

timbangan,"   "Mengoperasikan   pembuatan   minuman   kopi,"   "Mengoperasikan   mesin

fotocopy?   Kita   sepakat   tidak   memerlukan   SOP,   alasannya,   diantaranya   karena   tidak

menyebabkan kerusakan atau kecelakaan besar, tidak memerlukan tanggung jawab dan

akuntabilitas, pekerjaannya tidak rumit. 

Kapan   penulisan   SOP   stop?   Konsistensi   operasi   mesti   dijamin   pada   semua

aktivitas,  dianggap   langsung mempunyai  efek  pada  produk.  Apabila     aktivitas   tampil

tidak konsisten, berefek pada keselamatan produk,  penampilan kerja, dan kualitaskerja?

Setiap ketidaksetujuan anggota pada prosedur harus dicacat pembuat SOP. 
G. Seberapa Detail yang Cukup?
Tingkat detail suatu prosedur mempunyai efek langsung dengan tingkat
kecakapan tampilan karyawan yang mengerjakan. Tidak ada aturan tentang tingkat detail
suatu SOP. Prosedur mesti dituliskan dengan komunikasi efektif agar karyawan mudah
memahaminya. Penilihan "apa materinya" dan "apa tidak materinya" dalam suatu proses
diperlukan saat mengurai prosedur. Penulis mesti yakin signifikansi dari langkah-langkah
proses dan pengendalian kerja.
Bila ada SOP berisi beberapa detail yang tidak penting, hendaklah
dipertanyakan dan dibuang langkah-langkah itu, seandainya ini tidak dibuang langsung,
dijustifikasi SOP sebagai suatu prosedur yang menyimpang, kejadian ini
dipertimbangkan dan dilaporkan penyimpangannya. Setiap prosedur dibatasi oleh proses
kendali dan efektivitas pengujian kriteria kerja, seperti jumlah produk yang dapat
dikerjakan dalam waktu tertentu.

H. SOP Merupakan Produk Hukum

SOP   harus   diyakini   sebagai   persetujuan   yang   dibuat   lembaga   pemerintahan

dalam Aturan, Surat keputusan, Memo yang secara juridis syah. Dengan kata lain suatu

SOP   yang   jendak   dipakai   harus   terlibih   dulu   dibuat   Sknya.   Ini   penting,   karena   SOP

merupakan   suatu   produk   hukum,   atau   paling   tidak   merupakan   Juknis   dalam   internal

8
lembaga tersebut. Pengingkaran terhadap SOP dapat merupakan pelanggaran hukum dan

dapat   dituntut   secara   hukum,   untuk   menilai   pengingkaran   perlu   menusuri   atau

mengidentifikasi   pelaksanaan   SOP   dan   pembuktiannya,   umpamanya:   seorang   Polisi

detasemen   88   menembak   mati   seorang   teroris,   tanpa   ada   peringatan,   ini   merupakan

kesalahan prosedur, Polisi dapat dituntut secara hukum; Seorang pegawai menggunakan

stempel   kantor,   tanpa   ada   pemberitahuan   atau   paraf   dari   kasubag,   merupakan

pelanggaran prosedur; Seorang mahasiswa riset melaksanakan pengambilan data tanpa

persetujuan pembimbing skripsi, juga merupakan pelanggaran prosedur, dan dapat diberi

sanksi.

I. Bukan Spesifikasi Dalam SOP

Suatu   SOP   merupakan   standard     dan   applikabel   untuk   bermacam   konteks

perkerjaan, karena prosedur tidak berubah, walaupun spesifikasi berubah, umpamanya

prosedur   menyetel   platina   mobil   Toyota   spec   4   KH   sama   dengan   5   KH   walaupun

specnya berbeda. Prosedur bagaimanapun mesti berisikan spesifikasi, keterbatasan, suatu

proses.   Pengendalian   SOP   dapat   mempunyai   nilai   positif   maupun   negatif,   dan

pengendalian   dapat   dilakukan   melalui   kartu   isian,   tabel/borang,   kalibrasi,   monitoring,

evaluasi.

J. Siapa Semestinya Menulis SOP

Seorang atau kelompok pembuat SOP hendaklah mempunyai tingkat pengetahuan

lebih akurat dan pernah mengalami perkerjaan tersebut. Seandainya Pembuat SOP dekat

dengan  pekerjaan,  uraian  prosedur  akan  lebih  komunikatif,  efisien,   efektif  dan  sesuai

dengan   kebutuhan   kerja.   Banyak   prosedur   tidak   dirancang   dan   tidak   dikembangkan

secara akurat dan ilmiah. Metode pengujian dapat dipakai antara lain, metode standard

ISO; dan dari beberapa operasi standar ISO dapat dipakai dalam pembuatan SOP.

9
 Daftar Acuan

C. V. De Sain and C.V. Sutton, Documentation practices: A Complete Guide to 
Document
Development and Management for GMP and ISO 9000 Compliant Industries (Advanstar
Communications, Cleveland, OH, 1996).
24 — 5
C. V. De Sain, Documentation Basics That support Good Manufacturing Practices 
(Advanstar
Communications, Cleveland, OH, 1993).
C. V. Sutton and C.V. De Sain, Meeting GMP and ISO 9001 Expectations for Product
Development (Parexel International, Waltham, MA, 1996).
D. Warburton, "Problem Procedures: Five Common Mistakes Engineers Make in Writing
Manufacturing Procedures," Medical Device and Diagnostic Industry, 224­228 (May
1995).
Documentation Practices: A Complete
Guide to Document Development and Management for GMP and ISO 9000 Compliant
Industries.

Lampiran 1: Format lain SOP

TITLE:
Original Issue: Revision Date: Page 1 of 1
Prepared
Approved By:
By:

A typical SOP contains the following elements:

A Header (example above) which shows the Title of the SOP, Original Issue Date,
Revision/Review Date, number of pages contained in the SOP, who wrote the SOP, and the
Approval Signature.

 purpose and scope

 definitions
 materials and equipment needed
 safety concerns,
 who is responsible
 step-by step procedure with identification and emphasis of "critical steps"
 records to be kept
 copies of forms to be used
 references.

10
SOPs should be reviewed annually at a minimum.

Lampiran 2: SOP Monitoring of the Informed Consent Process

University of Pittsburgh Education and Compliance Program RCCO
______________________________________________________________________________
Standard Operating Procedure
Protocol Selection for Monitoring the Informed Consent Process

1. PURPOSE

To describe the procedures used to select protocols for monitoring the informed
consent process.

2. SCOPE

This procedure applies to all consent monitoring audits performed by the Education and
Compliance Office.

3. RESPONSIBILITIES

The Education and Compliance Office will monitor the consent process as directed by the
IRB.

The Education and Compliance Coordinators are responsible for selecting protocols at
random for monitoring the consent process.

4. PROCEDURES

11
4.1 Protocols will be selected for monitoring of the informed consent process by one of the
following methods:

a. The IRB may request the monitoring process at any time the protocol is reviewed.
Protocols are typically selected based on the level of risk and/or complexity of the
study.
b.The IRB Executive Committee may request the monitoring process any time a known
or suspected problem is reported to the IRB.
c. The Education and Compliance Office may randomly choose a study to monitor the
informed consent process.

4.2 Once a protocol is identified, a member of the Education and Compliance Office
(referred to as "monitor" from this point forward) will notify the principal investigator in
writing of the planned monitoring visit.

5. REFERENCES/DOCUMENTATION

Audit Notification Letter for Monitoring the Informed Consent Process

Original 8/1/01
Reviewed/Revised 11/20/03
Reviewed: 9/3/04
Reviewed/Revised: 2/2/06

12