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Referencias Legislativas
• Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
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GUIÓN-RESUMEN
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El Registro de entrada y salida de documentos
1. REGISTRO DE DOCUMENTOS
• “Libro en el que se registran sucesivamente las actas, los documentos y las cuentas”.
Ahora bien, tales definiciones son muy genéricas y, por ello, pueden aplicarse a cual-
quier registro. Dado que sólo nos interesan los registros administrativos es necesario dar un
concepto restringido de los mismos.
• Los registros administrativos son libros en los que se hace constar, fundamental-
mente, la entrada y salida de documentos en los organismos públicos.
Las oficinas de registro auxiliares remitirán copia de la totalidad de los asientos que prac-
tiquen a la correspondiente oficina de registro general, siendo ésta última la que ejerce las
funciones de constancia y certificación en los supuestos de litigios, discrepancias o dudas
acerca de la recepción o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.
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Además, tal sistema también debe garantizar la constancia en cada asiento de los datos
que se relacionan seguidamente.
• Fecha de entrada.
Concluido el trámite de registro, los escritos y comunicaciones serán cursados sin dila-
ción a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro
que hubieran sido recibidas.
Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los escri-
tos o comunicaciones e indicarán la fecha del día de la recepción o salida.
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Cada Administración Pública establecerá los días y el horario en que deben per-
manecer abiertos sus registros, garantizando el derecho de los ciudadanos a la pre-
sentación de documentos.
Podrán hacerse efectivas además de por otros medios, mediante giro postal o
telegráfico, o mediante transferencia dirigida a la oficina pública correspondiente,
cualesquiera tributos que haya que satisfacer en el momento de la presentación de
solicitudes y escritos a las Administraciones Públicas.
Las oficinas de registro, tanto de carácter general como de carácter auxiliar, desarrollan
las siguientes funciones:
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Exteriores
1. Entrada Selección Fuentes Interiores
Descripción-catalogación-Indización
Análisis
Condensación-resumen
2. Tratamiento
Operaciones de selección
Búsqueda
Instrumentos de recuperación
Del documento
3. Salida Comunicación
De la información
1.6.1. Descripción-catalogación
La palabra descripción, en términos amplios, es la enumeración de las cualidades y ele-
mentos fundamentales de una persona u objeto.
Por último, digamos que los elementos que suele contener todo instrumento descriptivo,
son los siguientes:
tenidos, etc.
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1.6.2. Indización
Como dice COLL VINNET, la indización es el acto de retener una o más nociones que
representan el contenido de un documento y adecuarlas al lenguaje natural o documental
determinado, previamente elegido por el analista.
La indización con lenguaje natural supone la localización en el texto mismo de las lla-
madas palabras-clave representativas del documento indizado.
1.6.3. Condensación
Condensar es resumir. Y resumen es la representación condensada de un documento.
Se han establecido hasta nueve tipos de resúmenes, que son los siguientes:
1. El título. Constituye por sí sólo un resumen, pero solamente en el caso de que sea
comprensivo del texto que ampara. En periodismo, por ejemplo, se suelen dar titu-
lares sensacionalistas que a veces no tienen nada que ver con la información que
les sigue y que en este sentido son muy poco o nada orientativos.
2. La anotación del contenido. Es una ampliación del título, una especie de subtítu-
lo. A veces es una yuxtaposición de palabras-clave que sirven propiamente para la
indización.
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8. El compendio. Versión abreviada del texto del documento. La forma es más cui-
dada y más literaria. Es un resumen extenso que puede representar del 20 al 50
por 100 del documento original.
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En todos los documentos que contengan actos administrativos, incluidos los de mero trá-
mite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, debe figurar un encabezamiento en el que
consten al menos los siguientes datos:
a) El título del documento, que expresará con claridad y precisión el tipo de docu-
mento, su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en el que se inserta.
a) La denominación completa del cargo o puesto de trabajo del titular del órgano
administrativo competente para la emisión del documento; así como el nombre y
apellidos de la persona que formaliza el documento.
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El Registro General permanecerá abierto al público todos los días hábiles durante las
horas prevenidas en la legislación de procedimiento administrativo común.
A) De entrada
e) Extracto, reseña o breve referencia del asunto comprendido en el cuerpo del escri-
to registrado.
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B) De salida
a) Número de orden.
c) Fecha de salida.
f) Extracto de su contenido.
h) Observaciones.
C) Modo de practicarlos
Los asientos han de practicarse de forma clara y concisa, sin enmiendas ni raspaduras
que, si existieren, serán salvadas.
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auxiliares del Registro General, al que comunicarán toda anotación que efectúen.
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2. LOS ARCHIVOS
En el epígrafe anterior ha podido ver que por los registros “pasan” los documentos que
entran y salen de un organismo para constatar en el libro correspondiente determinados
datos relativos a tales documentos.
Al leer las definiciones que figuran a continuación, comprobará que en los archivos “se
quedan los documentos”. Por ello, se definen como un conjunto de documentos reunidos y
conservados de forma ordenada para facilitar su consulta. Asimismo, se considera archivo la
institución o lugar en que se guardan tales documentos.
Antonia Heredia define al archivo “como uno o más conjuntos de documentos, sea cual
sea su fecha, su forma y su soporte material, acumulados en un proceso natural por una per-
sona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando
aquel orden, para servir como testimonio e información, para la persona o insti-
tución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de histo-
ria” (“Archivística: Estudios Básicos”. Diputación Provincial de Sevilla, 2.ª edición
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1983.).
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Según el art. 61.2 de dicha Ley “los Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad estatal
y carácter nacional serán creados mediante Real Decreto”.
• Uno de preparación, con una actitud activa por parte del archivero que comprende:
el conocimiento y valoración de la documentación, la participación en el proceso de
génesis documental, la normalización de la tipología documental, la programación
y listados de expurgos, la transferencia y canalización de las remesas, la coordina-
ción entre servicios productores y el archivo y la recogida y reclamación de la
documentación.
cia esta última que siendo más cara tiene más adeptos por las ventajas que
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No obstante, hay que recordar que la Constitución de 1978 incluye un precepto funda-
mental a estos efectos de la función informativa de los archivos. Dice el art. 105, apartado b)
que la ley regulará el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administra-
tivos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los deli-
tos y la intimidad de las personas.
A) Introducción
Según el art. 105. b) de la Constitución, la ley regulará el acceso de los ciudadanos a los
archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecta a:
Esta materia de la que habla la Constitución ha sido regulada por la Ley del Patrimonio
Histórico (LPH), de 25 de junio de 1985, por la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, regulado-
ra del régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común modificado por la Ley 4/1999, de 13 de enero, y a nivel autonómico por la Ley 4/1993,
de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid.
a) Regla general. Libre acceso a los documentos. Según el art. 37 de dicha Ley, los
ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, for-
mando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera
que sea la forma de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte
material en que figuran, siempre que tales expedientes correspondan a procedi-
mientos terminados en la fecha de la solicitud.
Como ve, en principio se puede acceder a cualquier documento que forme parte de
un expediente, siempre que el procedimiento ya haya sido resuelto.
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• Los que contengan información sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado.
• Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudieran ponerse en peli-
gro la protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las
investigaciones que se estén realizando.
Mención especial merecen los documentos que contengan datos referentes a la inti-
midad de las personas.
El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas
estará reservado a éstas, que, en el supuesto de observar que tales datos figuran incompletos
o inexactos, podrán exigir que sean rectificados o completados, salvo que figuren en expedien-
tes caducados por el transcurso del tiempo, conforme a los plazos máximos que determinen los
diferentes procedimientos, de los que no pueda derivarse efecto sustantivo alguno.
— Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadísticos dentro del ámbito de la
función estadística pública.
C) Forma de acceso
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los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración, previo pago,
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en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas. Estas copias gozarán
de la misma validez y eficacia que los originales, siempre que exista constancia de que sean
auténticas.
El ejercicio de los derechos que establecen los apartados anteriores podrá ser dene-
gado cuando prevalezcan razones de interés público, por intereses de terceros más dignos
de protección o cuando así lo disponga una Ley, debiendo, en estos casos, el órgano com-
petente dictar resolución motivada.
ARCHIVOS
PRIVADOS PÚBLICOS
• De empresas.
• De asociaciones. HISTÓRICOS ADMINISTRATIVOS
• Eclesiásticos.
• Etc.
• Histórico nacional. • Estatales.
• General de Indias. • Autonómicos.
• De la Corona de Aragón. • Locales.
• Etc. • Etc.
Existen en primer lugar, tal como se indica en el gráfico, archivos privados. Si ha esta-
do relacionado con alguna empresa, es posible que haya podido comprobar que éstas sue-
len llevar un archivo donde conservan los documentos relacionados con su actividad y que
resultan imprescindibles para la gestión de las mismas. Lo mismo ocurre con los partidos polí-
ticos, sindicatos, instituciones religiosas, etc.
Estará pensando que estos archivos no revisten especial interés para nosotros. Induda-
blemente tiene razón; nos interesan los archivos públicos.
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• Alfabético: suele ser muy utilizado por su sencillez, pero cuando el volumen de
documentación a tratar es grande puede plantear problemas con los homónimos.
Como ventaja principal hay que citar que la falta de un documento del archivo se
pone siempre de manifiesto (cosa que no ocurre con la clasificación alfabética).
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Es el primer Archivo español con partida de nacimiento conocida: una escritura del 25
de octubre de 1180. Está en Barcelona. Junto con el del Vaticano es el más completo
e importante Archivo medieval del mundo. Básico para conocer la actividad no sólo de
la Corona de Aragón, sino para buena parte de Francia y de casi toda Italia.
Fundado por Real Cédula de 1549 por Carlos V para custodiar la documentación
del Reino de Castilla, que hasta entonces se recogía en Medina. En época de Feli-
pe II, concretamente en 1588, se elaboró “la Instrucción para el Archivo Real de
Simancas”. Los fondos ocupan del siglo XV al XVIII. Custodia 70.000 legajos.
Con sede en Sevilla, fue creado por Carlos III, en 1785, con objeto de reunir en un
solo depósito toda la documentación de los organismos centrales de gobierno de
las provincias de América y Filipinas.
Creado por Real Decreto 426/1999, de 12 de marzo, se crea con titularidad estatal,
tomando como núcleo documental el existente en la Sección Guerra Civil del Archi-
vo Histórico Nacional. Depende del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte y su
sede está en Salamanca.
Recuerde que los documentos administrativos forman parte del Patrimonio Documental
y por ello deben ser conservados de forma ordenada al menos durante un tiempo determi-
nado. Para cumplir este objetivo y para facilitar, además, la gestión existen los tipos de archi-
vos administrativos que figuran en el siguiente cuadro.
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Provin- Cumplen la misma finalidad que el General con respecto a los documentos producidos
ciales por los servicios provinciales de la Administración del Estado e Institucional.
A) Archivos de gestión
Los funcionarios no pueden tener todos los expedientes en cuya tramitación intervienen
encima de sus mesas de trabajo. Para guardar tales documentos o expedientes existe un
archivo denominado “de gestión” en cada unidad administrativa. Por ello se le indica en el
cuadro que en estos archivos se custodian los documentos mientras dura la tramitación de
los mismos; mientras el expediente al que pertenece el documento no ha sido resuelto y lle-
vado a la práctica tal resolución. Tal como lo pide el programa, volveremos a referirnos a ellos
al final del presente tema.
B) Archivos centrales
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Cuando la índole de los documentos así lo aconseje podrán conservarse en las res-
pectivas dependencias administrativas -sin enviarlos al Archivo Central-, previa
resolución del Subsecretario del Departamento correspondiente.
Aquellas series documentales, sin embargo, que tengan poco uso y se consulten
raramente podrán ser enviadas al Archivo General antes de cumplir el indicado
plazo de quince años, con aprobación del Subsecretario del Departamento.
C) Archivos intermedios
Son los encargados de recibir y tratar los documentos procedentes de los distintos Archi-
vos centrales y custodiarlos hasta que, en su caso, pasen a los Archivos Históricos. En Espa-
ña son Archivos intermedios el Archivo General de la Administración y el Depósito Regional
de Cervera, sin bien los Archivos Provinciales tienen, según el mencionado Decreto de 1969,
la misma finalidad que el Archivo General de la Administración de Alcalá de Henares, aunque
con respecto a los documentos generados por los Servicios provinciales de la Administración
Central o Institucional.
a) Archivo General
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extendidos. Transcurrido este plazo, los que tengan tal transcen- VINCIT
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dencia que puedan ser calificados de interés histórico no se destruyen, sino que
se remiten al Archivo Histórico Nacional -antes mencionado- para su conserva-
ción definitiva.
El art. 1 de dicho Decreto establece que “se crea el Archivo General de la Admi-
nistración Civil (en la actualidad Subdirección General de Archivos Estatales),
dependiente del Ministerio de Cultura (hoy Ministerio de Educación, Cultura y
Deporte), Dirección General de Archivos y Bellas Artes (actualmente Dirección
General del Libro, Archivos y Bibliotecas), con la misión de recoger, seleccionar,
conservar y disponer, para información e investigación científica, los fondos docu-
mentales de la Administración Pública que carezcan de vigencia administrativa”.
b) Archivos Provinciales
Debe tener en cuenta que hasta ahora hemos hablado únicamente de los archivos en
que se custodian los documentos tramitados en las oficinas centrales de los diversos
Ministerios. ¿Qué ocurre con los producidos por los servicios periféricos- Delegaciones
de Hacienda, Subdelegaciones del Gobierno, etc.?. Serán remitidos, una vez resuelto
y ejecutado el correspondiente expediente, por los Archivos de Gestión de las diversas
unidades administrativas al Archivo Provincial, que cumple con respecto a tales docu-
mentos la misma finalidad que el General. Por ello hay que entender que, depositado
en el Archivo Provincial y transcurridos 25 años desde que se elaboró el documento,
se determinará o se remitirá, en su caso, al Archivo Histórico Nacional de Madrid.
Con respecto a los Archivos Provinciales, el art. 5 del Decreto 914/1969 establece
lo siguiente:
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• Características
— Los Archivos de gestión no son de libre consulta ya que a él sólo pueden acceder
los interesados en los procedimientos administrativos.
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3. Documentos tales como notas interiores, relaciones de envíos, duplicados, etc. pue-
den destruirse entre los tres y cinco años de generarse.
3. COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES
3.1. COMUNICACIONES
Las comunicaciones entre los órganos administrativos se efectuarán siempre directa-
mente, sin que puedan admitirse traslados y reproducciones a través de órganos intermedios;
las resoluciones de los Alcaldes y de los Presidentes de las Corporaciones locales se exten-
derán a su nombre.
Cuando alguna autoridad u órgano intermedio deba tener conocimiento de la comunica-
ción se le enviará copia de la misma. Cuando las resoluciones administrativas se dicten por
delegación, se hará constar expresamente esta circunstancia y se considerarán dictado por
la autoridad que la haya conferido.
Las comunicaciones que se dirijan a las autoridades, serán firmadas por los Presidentes
de las Corporaciones, y las demás que den traslado de acuerdos o resoluciones, por el res-
ponsable de la Secretaría.
Toda comunicación u oficio habrá de llevar el sello de salida estampado por el Registro
General y de ellos se unirá al expediente minuta rubricada.
3.2. NOTIFICACIONES
Para el estudio de este epígrafe nos remitimos al tema correspondiente de procedimiento
administrativo, las Notificaciones, del Volumen I.
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