PLAN DE ACCION

Un plan de acción es una presentación resumida de las tareas que deben realizarse por ciertas
personas, en un plazo de tiempo específicos, utilizando un monto de recursos asignados con el fin
de lograr un objetivo dado El plan de acción es un espacio para discutir qué, cómo, cuándo y con
quien se realizaran las acciones.

COMO ELABORAR EL PLAN DE ACCION

El plan de acción es un trabajo en equipo, por ello es importante reunir a los demás trabajadores
comunitarios y a los miembros de la comunidad y formalizar el grupo llamándolo “Comité de
planeamiento” u otra denominación.

ELEMENTOS

El plan lleva los siguientes elementos.

 Que se quiere alcanzar (objetivo)

 Cuánto se quiere lograr (cantidad y calidad)
 Cuándo se quiere lograr (en cuánto tiempo)
 En dónde se quiere realizar el programa (lugar)
 Con quién y con qué se desea lograrlo (personal, recursos financieros)
 Cómo saber si se está alcanzando el objetivo (evaluando el proceso)
 Cómo determinar si se logró el objetivo (evaluación de resultados)

Presentación Ejecutiva del Plan

Se trata del Resumen Ejecutivo dirigido al tomador de decisiones, el que pretende ubicar en su
contexto general y superior a los ejecutivos superiores involucrados en el proyecto y dotarles de
una herramienta de Gestión y medición de resultados.

Definición de Objetivos del Plan

Estos objetivos son diferentes a los objetivos estratégicos del Negocio, sin embargo, se debe
establecer la forma como estos objetivos se relacionan y contribuyen a alcanzar los objetivos
superiores.

En otras palabras, los objetivos del plan, buscan “ubicar” la ejecución y el seguimiento de la
planificación en torno a las actividades del plan de Acción.

Definición de líneas Principales de Acción

Es aquí donde, se proponen más específicamente las áreas, campos o temáticas principales del
plan de acción, es decir, concretamente se define cual o que campo (s) se verán influenciados con
la ejecución del plan.

Cada definición de estas líneas es muy diferente para cada negocio o institución ya que el mismo
se orienta a las áreas de influencia especifica en el entorno de la empresa.

Establecimiento de dependencias Jerárquicas y Responsabilidades Generales

Es indispensable que el plan de acción, contemple en líneas muy específicas cuales son las
dependencias o niveles jerárquicos involucrados en el cumplimiento de dicho plan.

Lo anterior con el objetivo de delimitar las responsabilidades buscando que contribuyan a la

consecución de las metas propuestas.

Un plan de acción, que defina los actores y protagonistas principales, no compromete a nadie y
por tanto, a) Disminuye severamente las posibilidades de éxito y b) no sirve como herramienta de
medición de la gestión administrativa de los involucrados.

Cronograma de Actividades

Todos los planes de acción contienen un cronograma detallado de las actividades, que muestre las
principales tareas y sus asignaciones así como su tiempo de cumplimiento.

El cronograma debe ser tan detallado como sea posible, pero debe presentarse en forma
ordenada en atención al método deductivo de asimilación de información y aprendizaje, es decir,
debe ir deduciendo desde los objetivos superiores hacia las actividades principales y luego a las
actividades específicas, responsabilidades, supervisión y determinación de indicadores medibles
de los resultados.

Responsabilidades y Apoyos

Un plan de acción no está completo, si solamente se define quienes serán los responsables de la
ejecución de la actividades propuestas. Debe establecer claramente los recursos que servirán de
apoyo al cumplimiento y la manera como esos recursos se materializaran.

Los recursos pueden ser: Materiales, económicos, humanos, legales etc.

Supervisiones

La palabra más apropiada aquí es “Seguimiento”, el plan de acción no solo debe mostrar los
indicadores medibles de los resultados, sino también, establecer bajo la responsabilidad de quien
estará el seguimiento.
Esto es trascendentalmente importante en la ejecución de un proyecto, ya que orienta al tomador
de decisiones o a los principales protagonistas comprometidos con la planificación estratégica
para tomar decisiones oportunas que ubiquen el plan o reacomoden posiciones cuando todavía es
“oportuno” sin sacrificar objetivos de gran alcance y recursos que lesiones la capacidad económica
de la empresa o institución.

Decisiones Estratégicas

Las decisiones deberán tomarse “oportunamente”, tal como lo indicamos en el apartado anterior,
pero no significa que deberán tomar sin ninguna protección que respalde a quienes se involucren
en las decisiones.

Es decir, un plan óptimo, deberá definir las instancias a que acudirán los tomadores de decisiones
previas a las acomodaciones o adecuaciones de los planes. Dicho de otra forma, es sumamente
sano para la institución establecer instancias como ser Comités, asambleas o cualquier otra forma
de gestión que procure tomar decisiones colegiadas que sirvan de apoyo legal a los tomadores de
decisiones.

Divulgación

El plan deberá establecer las instancias de divulgación o bien las estrategias para dar a conocer el
plan a todos los involucrados, mediante un cronograma de visitas, dirigido a quienes están
involucrados en la ejecución del Plan.

Actualizaciones

También deberá establecer la forma en que las actualizaciones se realizar producto de

adecuaciones de cualquier tipo surgidos en la vida de la ejecución del plan.

n plan de acción no es más (ni menos) que una serie de actuaciones, que deberán de responder a
las siguientes cuestiones para cada objetivo planteado:

¿Qué acciones se llevarán a cabo?

¿Quién llevará a cabo esas acciones?
¿Cuándo tendrán lugar, durante cuánto tiempo y en qué orden?
¿Quérecursos se necesitan para llevar a cabo esas acciones?
Una aclaración importante, para cada objetivo habrá que elaborar un plan de acción, y juntos
conformarán la planificación operativade la empresa.

Primero: Enumerar las acciones a llevar a cabo.

Cuando hemos decidido qué objetivo queremos alcanzar hemos dado el primer paso para
conseguirlo. Hemos escrito y comprobado que está bien enunciado según las indicaciones del
post: 7 aspectos a tener en cuenta para la correcta formulación de objetivos en las empresas,

El siguiente paso es decidir qué vamos a hacer, que acciones vamos a llevar a cabo para conseguir
lo propuesto, en definitiva todas y cada una de las actividades que nos van a permitir alcanzar los
objetivos.

En este punto, podría ser interesante, si tenemos histórico, revisar acciones similares, realizadas
en el pasado, para evitar errores y reforzar aciertos.

Un listado de actuaciones, a modo de brainstorming, puede ser un primer paso. Ya habrá

momento de eliminar las que no sean operativas, demasiado caras, o simplemente no sean
posibles por otras razones. Mejor elegir entre muchas acciones.

Segundo: Quién se hace responsable

Cada acción, tiene que tener una persona responsable. ¿Qué significa ser responsable? Que tiene
la obligación de responder sobre algo, es consciente de sus obligaciones y actúa conforme a ellas.

“De esto nos encargamos todos” no funciona. Sin una persona responsable, es probable que la
acción no llegue a realizarse y por tanto que el objetivo no se cumpla.

En este punto creemos importante resaltar que el hecho de que una persona sea la responsable
no quiere decir que sea la encargada de hacerlo todo. Significa que es la persona encargada de
controlar que todo salga como se ha planificado, repartiendo y delegando tanto tareas como
responsabilidades, pero nunca la responsabilidad final de cumplir con lo planificado.

Tercero. Cuándo se hará y en qué orden.

El plan de acción ha de estar calendarizado, con fecha de inicio, final, e hitos intermedios. Para ello
será necesario conocer, entre otras cosas, los picos de trabajo y los momentos en los que
necesitaremos recursos de diversa naturaleza.

Además es importante saber qué actividades dependen de otras para su realización, para así
poderlas ordenar y priorizar. Y, por supuesto, que las personas responsables se coordinen para
que se pueda hacer lo propuesto en tiempo y forma.

Todas las actividades e hitos deberán plasmarse en un calendario general para que no se pisen con
otras, además de para que todas las personas de la empresa puedan conocer en qué momento, se
va a hacer qué, y así estar disponibles, con sus responsabilidades y tareas hechas.

Cuarto. Qué necesitamos.

Conocer los recursos necesarios se hace indispensable para poder llevar a cabo el plan de acción:
económicos, humanos, materiales e inmateriales, temporales.

La persona responsable de cada una de las actividades deberá conocer qué necesitará, quien se lo
tiene que proveer, cuánto costará y, por supuesto, cuando ha de estar disponible.

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