Universidad Tecnológica de México

Maestría en Dirección de Proyectos

Materia: Gestión de Costos y Adquisiciones

Entregable Final

Proceso de licitación

Nombre del Alumno: José Antonio Javier López

No. de Cuenta: 18267344

Semana 4

Profesor: Selene E. Revilla Escudero

Fecha de realización: 15 de Julio de 2018

Índice

A. Objetivo............................................................................................................. 3

B. Introducción ...................................................................................................... 3

C. Marco Teórico ................................................................................................... 3

D. Resultados ........................................................................................................ 5

1. Flujo del proceso de adquisiciones................................................................ 5

2. Selección de proveedores ............................................................................. 7

E. Conclusión ...................................................................................................... 10

F. Referencias..................................................................................................... 11
A. Objetivo
Comprender la gestión de las adquisiciones desde su planeación hasta la selección
de proveedores, en un ambiente empresarial real.

B. Introducción
La gestión de las adquisiciones de un proyecto incluye distintos procesos que son
necesarios para comprar o adquirir productos, servicios o resultados. La gestión de
las adquisiciones comprende el control de cualquier contrato emitido por una
organización externa que esté adquiriendo entregables del proyecto a la
organización ejecutora, así como la administración de las obligaciones
contractuales contraídas por el equipo del proyecto en virtud del contrato.

Los procesos que incluye la gestión de las adquisiciones son:

• Planificar la Gestión de las Adquisiciones.

• Efectuar las adquisiciones.
• Controlar las adquisiciones.
• Cerrar las adquisiciones.

El documento se centrará en los elementos que competen a la planificación de la

gestión de las adquisiciones y efectuar las mismas (PMI, 2013). El documento
estará basado, con las respuestas proporcionadas por la persona entrevistada la
cual labora en Grupo Mediatec y tiene un puesto de Gerente en robótica, su principal
rol es gestionar proyectos académicos con las universidades del país y con especial
énfasis en los proyectos de robótica humanoide.

C. Marco Teórico
Una de las salidas del plan de gestión de las adquisiciones, son los criterios de
selección de proveedores, los cuales se utilizan para evaluar o calificar las
propuestas de estos, y pueden ser objetivos y subjetivos. Entre los posibles criterios
de selección de proveedores se encuentran:

▪ Comprensión de la necesidad.
▪ Costo total o del ciclo de vida.
▪ Capacidad técnica.
▪ Riesgo.
▪ Enfoque de gestión.
▪ Enfoque técnico.
▪ Garantía.
▪ Capacidad financiera.
 ▪ Capacidad de producción e interés.
▪ Tamaño y tipo de negocio.
▪ Desempeño pasado de los vendedores.
▪ Referencias.
▪ Derechos de propiedad intelectual.
▪ Derechos de propiedad exclusiva.

En general estos criterios se definen previamente a efectuar las adquisiciones, por

ello, los criterios de selección se consideran como una entrada de la etapa efectuar
las adquisiciones.

Cuando se tienen los criterios de selección, estos pueden ser utilizados para la
valoración en una matriz de preferencias, ésta es una tabla que permite calificar
varias alternativas de acuerdo los criterios establecidos, los pasos para ejecutar el
método son:

▪ Ponderar los criterios, es decir asignar un valor en función de la importancia

relativo a los criterios de la empresa, la suma de todos los pesos debe de
igual al 100%.
▪ Calificar las alternativas, se califica cada una de las alternativas dándole un
puntaje en una escala del 0-100, y normalmente se otorga de acuerdo con
los criterios del comité de adquisiciones.
▪ Escoger la mejor alternativa, se realizará por medio de la multiplicación de la
ponderación de los criterios por las calificaciones de cada alternativa. Los
resultados se sumarán para obtener un valor por alternativa, por lo tanto, la
alternativa que tenga el valor más elevado será la mejor opción (ORT, 2013).

Así mismo, dependiendo de los procedimientos de adquisición de cada empresa,

se determinará si estas se realizan por adjudicación directa o por licitación, en el
caso de una licitación, su principal objetivo es adquirir las mejores condiciones de
compra para un determinado proyecto u obra.

Las licitaciones se hacen por medio de un concurso o convocatoria ente varios

proveedores, con la finalidad de otorgar la contratación de un bien o servicio
requerido para una organización que cumpla con las necesidades descritas
(abogados, 2016). Las etapas de una licitación son las siguientes:

▪ Convocatoria: Contiene las características y requisitos que deben de cumplir

los proveedores que deseen participar.
▪ Junta de aclaraciones: Son sesiones que ayudan a los proveedores de
despejar todas las dudas relevantes a la convocatoria.
 ▪ Integración de propuestas: Es la etapa en la cual los proveedores recopilan
los documentos solicitados en la convocatoria para presentarlos de acuerdo
con los tiempos y características estipuladas en la misma.
▪ Presentación de propuestas: Cuando los proveedores tienen integradas sus
propuestas, deben de ser entregadas dentro del periodo estipulado y puede
ser de forma, física, electrónica y mixtas.
▪ Evaluación y fallo: Finalmente un jurado evalúa las propuestas para
determinar cuál de todas las propuestas satisfacen la convocatoria, tomando
como referencia los criterios de selección de proveedores.

Es importante que el proceso de licitación se encuentra bien delimitada, lo que

permite que todos los proveedores puedan conocer los pasos que deben de seguir
y evitar algún malentendido (Zúñiga, 2015).

D. Resultados
1. Flujo del proceso de adquisiciones
La empresa consultada, se dedica a soluciones tecnológicas, sin embargo, por el
número de trabajadores, la empresa es considerada como una mediana empresa,
por tal motivo, las áreas que se encuentran involucradas en el proceso de licitación
son: unidad orgánica, administración de compras, proveedores y el comité de
compras.

La unidad orgánica, de acuerdo con la entrevista se refiere a la unidad que haya

solicitado requerimiento de adquisición de productos, en el caso de la empresa,
suelen ser solicitadas por el área de ingeniería y robótica. Posteriormente el área
de compras se encargará en conjunto los solicitantes de desarrollar la convocatoria
para la licitación, cabe mencionar que el comité de adquisiciones comprende a una
parte técnica y a la subdirección, ya que las compras efectuadas deben realizarse
conscientemente, la finalidad es encontrar el equilibrio entre la parte técnica y la
financiera.

1. El procedimiento comienza con la identificación de una necesidad de

adquisición de algún bien o servicio, por parte de las áreas que conforman la
empresa, el área solicitante deberá de desarrollar un documento de
requerimientos y enviárselo al responsable del departamento de
administración y compras.
2. El área de administración y compras recibe la solicitud de requerimientos y
registra la solicitud.
3. El área evalúa el documento, verificando si los requerimientos realmente son
necesarios, primeramente, se revisa si no hay materiales en almacenamiento
 y también si las especificaciones son correctas, en dado caso que el
documento sea correcto, se verá de regresar el primer paso.
4. Cuando el área de compras determina que el documento contiene todas las
especificaciones necesarias, se procede a realizar la convocatoria de la
licitación, el cual, se utilizan convocatorias previas para ahorrar tiempo en el
proceso de adquisiciones y también se trabaja en conjunto al área solicitante
para establecer de manera solida las bases técnicas de la licitación.
5. Cuando la convocatoria es finalizada se trasmite por los portales
correspondientes, es decir por el portal de compranet, invitación personal a
los proveedores u otros medios que crea más conveniente la empresa.
6. Si no se recibe inscripción o respuesta por parte de los proveedores la
licitación se declara desierta, por lo que se debe de analizar nuevamente las
bases de la convocatoria para emitir una nueva.
7. En caso de que si existan proveedores interesados estos deberán de
registrarse y enviar la información solicitada en la convocatoria.
8. El área de administración y compras analiza la información recibida y emite
una invitación a los proveedores, para realizar una mesa de trabajo donde
puedan desahogar aquellas dudas con respecto la convocatoria.
9. Durante la sesión de trabajo los proveedores formulan preguntas que se
encuentran relacionadas con la convocatoria.
10. Las preguntas serán contestadas por el comité de adquisiciones que esta
compuesta por parte de la subdirección, el área de compras y el área
solicitante, al finalizar la sesión se realiza una minuta y deberá de ser firmada
por todos los participantes de la sesión de trabajo.
11. Finalmente, los proveedores integran sus expedientes conforme a la
convocatoria y envía la información por medio del portal adecuado, es decir
compranet, de manera digital o físico.
12. El comité técnico recibe las propuestas y procede a analizarlas, en caso de
que no cumpla con la estructura definida inmediatamente son descalificados
y se notifica al proveedor el porqué de su rechazo.
13. Los proveedores restantes son evaluados para finalmente seleccionar a un
proveedor, la selección se realiza con base a los criterios de evaluación de
los proveedores y sobre todos aquellos que puedan cumplir tanto tiempo y
costo.
14. Finalmente se realiza una junta sobre el fallo de la licitación.
15. El área de administración y compras elabora un contrato y tanto el encargado
del área y también el proveedor realizar la firma del contrato.

El flujo no considera toda la parte de pago de las adquisiciones de bienes o

servicios, ya que por sí solo podría representarse en otro flujo, principalmente
 por que tanto el proveedor y también la empresa se ponen de acuerdo, para
establecer las formas de pago y también los tiempos.

Es importante mencionar que la persona entrevistada, platicó de manera general

el proceso de adquisiciones, ya que, al ser más específico, estaría revelando
información confidencial, que no puede ser compartida.

Para visualizar el diagrama se puede acceder desde el siguiente vinculo:

“Diagrama proceso de adquisiciones”, donde sus principales entregables son:
▪ Solicitud de requerimientos.
▪ Convocatoria.
▪ Integración de propuestas.
▪ Minuta Junta aclaración de dudas.
▪ Contrato.

2. Selección de proveedores
La entrevistada mencionó que, en un proyecto pasado, tuvieron que elegir un
proveedor que pudiera satisfacer las características técnicas solicitadas por una
universidad que pretendía adquirir una impresora 3D, al no tener un proveedor que
pudiera vender este tipo de producto, la empresa empezó a buscar posibles
proveedores y al mismo tiempo sirvió para establecer un socio comercial para
futuros proyectos, la parte crucial fueron los criterios de selecciones:

▪ Funcionalidad.
▪ Fechas de entrega.
▪ Garantía.
▪ Servicio postventa.
▪ Calidad de suministro.

Cabe mencionar que para su selección existieron más criterios de evaluación, no

obstante, los criterios antes mencionados son algunos criterios generales, que la
mayoría de los proveedores deben de cumplir.

Lo más importante fue identificar el mejor proveedor ya que en la actualidad hay

mucha competencia en el área de impresión 3D, por ello en la selección de
proveedores se eligieron dos lideres en el mercado más una empresa
emprendedora. Las empresas líderes en el mercado son 3D Systemes y Stratasys
que además de ofrecer soluciones académicas también ofrecen soluciones
industriales, por lo que sus productos son avalados por varias empresas, pero al
mismo tiempo son productos que sus costos son más elevados en comparación con
la empresa Formlab, sin embargo como mencionó la entrevistada, el precio no lo es
todo, en un proyecto es muy importante que el proveedor pueda asegurar las fechas
de entrega y también ofrecer servicios de capacitación, servicios de postventa y
sobre todo garantía.

Con la problemática antes mencionada, personalmente investigué a dichas

empresas, y propuse una calificación por cada uno de los proveedores:

Calificación (0-100)
Criterio de Evaluación
3D Systems Stratasys Formlab
Funcionalidad 70 90 90
Fechas de entrega 90 90 80
Garantía 80 80 70
Servicio postventa 90 90 90
Calidad de suministro 80 90 90

También a cada criterio de evaluación se le asigna un peso, en porcentaje

Criterio de Evaluación Peso

Funcionalidad 40%
Fechas de entrega 20%
Garantía 15%
Servicio postventa 10%
Calidad de suministro 15%

Se multiplica cada una de las calificaciones de los proveedores por el peso

respectivo de los criterios de evaluación:

3D Systems Stratasys Formlab

Criterio de Evaluación Peso
Calificación Puntuación Calificación Puntuación Calificación Puntuación
Funcionalidad 40% 70 28 90 36 90 36

Fechas de entrega 20% 90 18 90 18 80 16

Garantía 15% 80 12 80 12 70 10.5

Servicio postventa 10% 90 9 90 9 90 9

Calidad de suministro 15% 80 12 90 13.5 90 13.5

79 88.5 85

De manera general se obtienen los siguientes resultados:

 Puntuaciones por criterio de evaluación

Calidad de suministro

Servicio postventa

Garantía

Fechas de entrega

Funcionalidad

0 5 10 15 20 25 30 35 40

Puntuación Formlab Puntuación Stratasys Puntuación 3D Systems

Puntuación Final
90

88

86

84

82

80

78

76

74
3D Systems Stratasys Formlab

De acuerdo con los criterios de evaluación establecidos, el proveedor que mejor

responde a las necesidades de la organización será la empresa de Stratasys, no
obstante, la empresa Formlab puede ser considerada como un proveedor viable
para futuros proyectos.

Esto hace sentido, ya que en distintos centros de investigación que he visitado,

existen muchas impresoras 3D de esta marca y en específico el modelo Objet 30.
E. Conclusión
Desde mi punto de vista el proceso de adquisiciones es algo sumamente laborioso,
sobre todo porque el éxito de un proyecto depende de gran medida de los
proveedores seleccionados, por ello también es de vital importancia dar seguimiento
a las relaciones establecidas con los proveedores, con la finalidad de obtener la
mayoría de las veces una respuesta positiva de su parte.

Por ejemplo, en mi antiguo trabajo, el proveedor más importante era el de

computadoras, ya que sus tiempos de entrega eran sorprendentes, por lo tanto, la
implementación de un proyecto era más corto y por ende los clientes quedaban
maravillados por nuestra pronta respuesta. Así mismo tener una relación estable
con los proveedores, permite aumentar los beneficios entre uno y otro, por ejemplo,
los descuentos disponibles dependiendo del número de computadoras solicitadas.

Algo que es impresionante del área de compras, es la cantidad de información que

es manejada, por ejemplo, el solicitante requiere una silla negra con rueditas, no
obstante, el área de compras necesita información cómo, el tipo de tela, número de
rueditas, fecha de entrega, con o sin reposabrazos, tipo de acojinamiento,
presupuesto estimado, cantidad requerida, e incluso el método de pago.

Por ello creo que es de vital importancia que el director de proyecto y el área encarga
de las adquisiciones trabajen de manera muy estrecha, ya que, para la realización
de un cronograma, la etapa de las adquisiciones sentará las bases para las
actividades que se realizarán al postre de éstas.

También algo que es muy importante, es la actualización de los costos de los

insumos que son adquiridos con regularidad, ya que para la estimación de costos
de un proyecto será necesario tener los costos más recientes de un producto y no
correr el riesgo sobre el incremento de estos.

Finalmente, considero que el proceso de licitaciones a pesar de ser un proceso largo

permite obtener las mejores soluciones ante una necesidad, en comparación a una
adjudicación directa.
F. Referencias
abogados, M. (09 de 09 de 2016). ¿Qué son y cómo funcionan las licitaciones?
Obtenido de Mis abogados: https://www.misabogados.com.co/blog/que-son-
y-como-funcionan-las-licitaciones
ORT. (2013). HERRAMIENTAS DE DECISIÓN: Matriz de preferencias . Obtenido
de Escuelta Técnica ORT:
http://recursos.ort.edu.ar/static/archivos/docum/707876/98917.pdf
PMI. (2013). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del
PMBOK) 5tha edición. 14 Campus Boulevard, Newtown Square, Pensilvania
19073-3299 EE.UU: Project Management Institute, Inc.
Zúñiga, O. (2015). Las etapas de una licitación en México. Obtenido de Pymerang:
http://www.pymerang.com/direccion-de-negocios/1003-cuando-la-
responsabilidad-social-mejora-el-servicio-al-cliente