Título: El Archivo General de la Nación y su problemática actual: Soluciones y

dificultades de la digitalización.

Autor: Prof. Gustavo Fabián Alonso

Institución: Archivo General de la Nación.

Cargo: Responsable documental del Área de Digitalización del Archivo General de

la Nación (Argentina).

Dirección: Leandro N. Alem 246 CP. 1003. Capital Federal- Argentina

Teléfono: 011-1564927543

Correo electrónico: gufalonso@yahoo.com.ar

Ciudad: Capital Federal

País: Argentina

1
El Archivo General de la Nación y su problemática actual: Soluciones y
dificultades de la digitalización.

Introducción.

A través del presente trabajo se analizarán las funciones del Archivo

General de la Nación de Argentina1, a través del estudio del decreto de creación
del mismo y cual fue su proyección en el futuro.
A continuación, realizaremos un diagnóstico general del archivo para
identificar su problemática actual en relación a la conservación y difusión de sus
fondos documentales en soporte papel. En concordancia con esto último, observar
que soluciones y problemas implicaría la aplicación de un amplio programa de
digitalización en un archivo de estas características.
Como forma metodológica, en primer término haremos un repaso general
sobre el origen y las funciones de los archivos a través de la historia, y en
particular analizaremos los objetivos del decreto de creación del Archivo General
de la Nación. Posteriormente, estudiaremos las condiciones edilicias y
ambientales del mismo, así como los fondos conservados y su difusión.
Por último, describiremos las soluciones y problemas que implicaría la
aplicación de un programa de digitalización documental, y cual creemos que debe
ser el objetivo de la mismo.

1
En adelante AGN

2
1-Funciones de los archivos. Creación y problemática actual del Archivo General
de la Nación.

La creación de los archivos a través de los siglos estuvo íntimamente ligada

a la búsqueda de legitimación del poder estatal 2. En efecto, el resguardo de la
documentación como prueba de los actos llevados a cabo por los Estados, se
transformó en uno de los asuntos más importantes en materia de gobierno desde
la antigüedad.
Si hacemos un breve repaso histórico, observaremos que desde los
primeras ciudades-estado hasta fines del siglo XVIII, los archivos tuvieron como
única función la de proteger los actos de gobierno y de darles a estos la
correspondiente validez legal a su accionar.
Así, documentos como censos, cuentas o impuestos eran resguardados
con celo por los antiguos Estados para poder conocer y mensurar a la población
bajo su custodia y poder así recaudar lo necesario para mantener ejércitos,
realizar obras de mantenimiento, entre otras erogaciones.
El pensador e historiador francés Jaques Le Goff, afirma también este
nacimiento de los archivos como “arsenales de la ley” y dice, desde la antigüedad,
“…los poderosos han decidido quien podía hablar y quien no….” 3. Los archivos,
afirma, “…tienen como origen institucional el haber sido agentes para legitimar el
poder y marginar al otro”4. Esta afirmación no ha perdido vigencia en absoluto,
aún mas, durante el siglo XX el auge del capitalismo y del poder económico
global, ha necesitado del secreto documental para “resguardar” decisiones en
muchos casos perjudiciales para las sociedades que representan. Un claro
ejemplo de esto son las aún vigentes restricciones al uso de documentos que ya
no poseen valor administrativo o de aquellos que su consulta pública arriesgaría la
seguridad nacional.

2
Para el tema el poder y sus diferentes formas de ejercerlo ver los trabajos de Michel Foucault:
Vigilar y castigar. Nacimiento de la prisión, México, Siglo XXI, 1976; La verdad y las formas
jurídicas, Barcelona, Gedisa, 2000, entre otros.
3
Citado en, Cook, Terry. Interacción entre la teoría y la practica Archivistica desde la
publicación del manual holandés en 1898, En: XIII Congreso Internacional de Archivos,
Beijing, 1996.
4
Ibídem

3
 De similar pensamiento al de Le Goff, Milan Kundera afirmaba, “...la lucha
contra el poder es la lucha de la memoria contra el olvido...” 5. Para Kundera, el
poder establecido lucha por hacer olvidar la memoria de los pueblos y desarrolla
un accionar coercitivo hacia estos.
Siguiendo el pensamiento de Foucault, podríamos decir que los archivos, ya
a partir de finales del siglo XVIII, pasaron a formar parte del arsenal de
instituciones legales y jurídicas que enmascaraban las técnicas de dominación
disciplinarias desarrolladas a partir de la llegada de la burguesía al poder 6. Ellos
eran parte de esa “democratización de la soberanía” impulsada por los ideales de
la revolución francesa. Soberanía que enmascaraba una nueva forma de poder
disciplinario que estudiaba hasta en el más mínimo detalle el comportamiento del
cuerpo social.
Es a partir de la revolución francesa que los archivos adquieren otra de sus
funciones mas importantes: la de ser los “arsenales de la historia”7, y
posteriormente, ya entrado el siglo XIX, con el auge de la rigurosidad historicista
que adquiere el saber histórico, los archivos reafirman esta condición de ser los
repositorios que resguardaban la memoria nacional. A partir de entonces, ellos
pasaron a ser los custodios de los documentos que permitirían conocer el devenir
histórico de las naciones y, por tanto, adquirieron mayor importancia para la
comunidad científica en general. Pasan a tener un rol más social y cultural,
aunque siempre impregnados de una fuerte influencia del estado.
Por tanto, ya a partir de fines del siglo XVIII y primeras décadas del siglo
XIX, los archivos pasaron a tener una doble función: legitimar el poder estatal y
preservar la memoria nacional.

En nuestro país, la creación del archivo provincial en 1821, desde 1884

Archivo General de la Nacion, está impregnado de esta doble función, no solo de
apoyo a la historia nacional, sino como prueba y testimonio de los actos
administrativos llevados a cabo por el gobierno. No podemos dejar de destacar en
el decreto de fundación8 del archivo el característico rasgo Rivadaviano de la
5
Citado en, Cook, Terry. Interacción entre la teoría y la practica Archivistica desde la
publicación del manual holandés en 1898, En: XIII Congreso Internacional de Archivos,
Beijing, 1996
6
Michel Foucault. Defender la sociedad. Fondo de Cultura Económica. Buenos Aires, 2000. pag.
44.
7
Wagner,A. El acceso a los archivos. De las restricciones a la liberación. UNISIT. Programa
UNESCO. 1985. p 1
8
Archivo General de la Nación (Argentina), Gobierno Nacional. Archivo. Fundación del Archivo,
Decretos, Buenos Aires, 28 de agosto de 1821, Sala 10 12-2-3.

4
época, con una proyección futurista, reformadora y práctica de las acciones
estatales, utilitarias al bien común.
En los considerándos del decreto se establecen estos dos fines: “La
conservación de los archivos de un país asegura sin duda a su historia la materia
y los documentos mas exactos de ella” 9. Esto está relacionado con la investigación
histórica y con el compromiso del estado para proteger las fuentes originales de su
propia historia.
Un poco más adelante se lee: “Mas el arreglo y clasificación por ramos y
épocas de los antecedentes de las distintas oficinas que hacen al servicio de una
administración, contribuye a un tiempo de la prontitud y al acierto del despacho” 10
y seguidamente se lee: ... “El gobierno no puede desentenderse de las
reclamaciones que se elevan diariamente contra el Estado actual de casi todos
los archivos y casos de gravedad y frecuentes ponen de manifiesto la justicia con
que se reclama”11. En este sentido, no se descuida el servicio del archivo en
relación a su función como resguardo administrativo de los actos estatales y al
soporte legal que constituyen los documentos de archivo.
Como vemos, la creación de nuestro archivo constituye un avance notable
en materia archivística en todo el continente americano, ya que se tiene en cuenta
este carácter de doble función en la conservación de los documentos públicos del
estado, es difícil encontrar estos objetivos en otros archivos del continente en esa
época. Evidentemente la influencia de la revolución francesa y sus ideas liberales
se hicieron presenten en la creación del archivo.
Finalmente, los antecedentes de la creación destacan la unificación en un
archivo único de los diferentes repositorios judiciales, contables y de gobierno del
joven estado provincial, y culmina diciendo: “Por otra parte, la multiplicación de
archivos lejos de facilitar el servicio que ellos deben prestar, contribuye solo a
aumentar los costos y a alejar de la vigilancia de la autoridad las omisiones que se
cometen.”12 Es notable aquí observar esta visión utilitaria del archivo, en el sentido
de que su buen funcionamiento permitirá el ahorro de gastos innecesarios en un
estado por cierto escaso de dinero en estos años.
El decreto también destaca la “vigilancia” que tendrá que ejercer el archivo
como órgano de gobierno, de las faltas que puedan cometer los funcionarios
públicos y de la población en general. Aquí se observa la función administrativa del

9
Ibídem.
10
Ibídem.
11
Ibídem.
12
Ibídem.

5
archivo junto con su función histórica y el rol central que deberá cumplir la
institución.
Con los años, el espíritu de aquel decreto de creación quedo rápidamente
en el olvido en esa vorágine política y administrativa que fueron las primeras
décadas del siglo XIX, en nuestro convulsionado territorio. Sin embargo, el esta
ahí para ser revalorizado como piedra basal de una profunda reforma harto
necesaria en nuestro país en materia archivística, que además contemple la
sanción de una ley de creación de un Sistema Nacional de Archivos que
identifique, ordene y clasifique los diferentes repositorios, brindando de esta
manera un respaldo legal rápido y eficiente a sus ciudadanos ante cualquier
reclamo o solicitud efectuado a la administración.
Existieron en este sentido proyectos loables en la búsqueda del
mejoramiento archivístico y que intentaron recrear el espíritu del decreto de
creación en las décadas de los ochenta (1981) y dos mil (2000), con sendos
proyectos de ley de creación de un Sistema Nacional de Archivos donde el AGN
funcionaría como órgano rector del mismo, pero las indecisiones políticas y la
falta de interés en la materia por parte de los gobiernos nacionales de turno,
hicieron que no prosperaran.

Como importante reforma debemos destacar durante la década del setenta

la sanción del decreto 2866/77, que aprobaba con carácter provisional la nueva
estructura del AGN, y en la cual se ponía en funcionamiento el Archivo Intermedio,
departamento encargado de “entender en la recepción, selección, ordenamiento
catalogación, custodia y conservación de documentación de posible valor
permanente, como paso previo hasta tanto se considere oportuno su ingreso
definitivo al Archivo General de la Nación…”13.
Entre las misiones del mismo se disponía su intervención en los organismos
públicos nacionales para disponer si era necesario del traslado de documentación
“…que pudiere interesar al Archivo General de la Nación…” 14. Esta función es una
de las mas importantes del Departamento que, sin embargo, se ha visto un tanto
desvirtuada en los últimos años debido a falta de personal, presupuesto e
instalaciones adecuadas, y que han provocado que este funcione más como un
archivo histórico de documentos contemporáneos que como un clásico archivo de

13
Decreto 2866/77 del 20 de septiembre de 1977. folio 8.
14
Decreto 2866/77…op.cit.

6
la administración, por el cual deben fluir los documentos de los diferentes
organismos estatales, para su posterior remisión al AGN.
Es imprescindible que el estado aplique en forma urgente una seria política
de archivos, que respete la idea de aquel viejo y “maltrecho” decreto fundacional.
Mejor dicho, la doble función que establecía: respeto por la historia y respeto por
el derecho del ciudadano a reclamar ante el estado, sobre este último punto el
AGN no cumple acabadamente con su función, ya que no existe un sistema que
permita el libre flujo documental hacia este.
Es de recordar también la tradición histórica que siempre ha imbuido a
nuestros archivos, dejando de lado su no menos importante costado
administrativo, y aún mas, sabiendo que los archivos administrativos deberían ser
considerados con igual o mayor importancia que los históricos, ya que son
aquellos los que deberían “crear” a estos. Si la documentación pública
administrativa de valor permanente no se encuentra dentro de un circuito de
traspaso constante y regular hacia su destino final que es archivo histórico, no
tendremos como ciudadanos la posibilidad de consultar documentos en un futuro
cercano.
Los historiadores en particular y la comunidad en general ya reconocen que
esto es así cuando se acercan al Archivo General de la Nación y se encuentran
con grandes lagunas documentales del siglo XX.
El problema edilicio es otro de los inconvenientes que presenta el archivo,
que a pesar de algunas reformas realizadas en 1995-96, y algún que otro proyecto
de construir un edificio nuevo que quedo sin efecto (principios de los 90), continúa
en estado crítico en materia edilicia y de mantenimiento en general. En la
actualidad, muchos archivos nacionales latinoamericanos ya tienen su nuevo
edificio construido especialmente para archivos o han realizado importante
mejoras de su antiguo edificio, adaptándolo a las últimas tendencias en materia de
conservación de documentos y servicio al usuario.
Este es un tema crítico a solucionar para lograr mejorar las condiciones
ambientales y de preservación de nuestros acervos. Por eso, a continuación
realizaremos un diagnóstico general en materia edilicia del archivo para lograr
conocer mejor la estructura y condiciones del mismo, para luego introducirnos en
la problemática de la digitalización como resguardo de los documentos
conservados.

7
2- El Archivo General de la Nación de Argentina: Creación y fondos que conserva.

El Archivo General de la Nación, creado en un principio como Archivo

General de la Provincia de Buenos Aires durante el gobierno de Martín Rodríguez,
tuvo su origen en el decreto del 28 de agosto de 1821. El decreto establecía que
este debía reunir los diversos archivos existentes en la ciudad, incluyendo el del
Cabildo. Su primera sede fue el edificio que ocupaba el Tribunal de Cuentas y la
organización se confió a una comisión. Esta comisión estaba compuesta por
Francisco Saubidet, quien percibía 1000 pesos anuales y de Gerónimo Lasala con
un sueldo mensual de 800. El Ministro de Gobierno y Relaciones Exteriores
durante este período fue Dn. Bernardino Rivadavia, artífice y creador del Archivo y
de la Biblioteca Pública, entre otras instituciones de interés cultural en el país.
A través de los años, el archivo ha visto aumentada su cantidad de material
documental constituyéndose en uno de los más importantes en Latinoamérica.
Esta ingente masa de documentación ha necesitado de un constante esfuerzo de
descripción y catalogación documental que ha dado como resultado una
ordenación por series y subseries de los diversos grupos documentales que se
fueron incorporando a la institución, y a la edición de numerosos auxiliares
descriptivos y revistas para facilitar en la búsqueda de los documentos requeridos.
Los fondos documentales conservados abarcan desde fines del siglo XVI
hasta nuestros días, con un total aproximado de 12 kilómetros lineales de
documentación en soporte papel. A esta cantidad le debemos agregar el material
en soporte fílmico, sonoro, video y un archivo fotográfico muy extenso con un total
cercano al millón de fotografías, que se ven aumentados por periódicas
donaciones por parte de instituciones privadas y oficiales y particulares.
Los primeros fondos documentales recibidos fueron los del Cabildo de
Buenos Aires, (suprimido el 23 de diciembre de 1821), del Estado Mayor General,
del Montepío de Ministros, Justicia, Hacienda, Consulado, Bienes de Difuntos y el
Tribunal de Cuentas.
Hacia 1858, Ricardo Trelles es nombrado director del archivo y se abocó a
la tarea de dotarlo de auxiliares descriptivos que faciliten la consulta. Así, en 1860
publica el Indice del archivo de gobierno de Buenos Aires correspondiente a 1810.
En 1867 se publica la primera revista del Archivo General de la Nación.
Durante los años 30, el archivo se ocupa de recopilar la documentación
relativa a la Argentina en el archivo de Indias y otros archivos de la península.

8
 Ya en al década del 50, se incorporan nuevos fondos y colecciones a
nuestro archivo. Esa así que ingresan el archivo de la Biblioteca Nacional y el del
Museo Histórico Nacional.
De gran importancia fue la llegada de 15.000 legajos del archivo de
tribunales, de la Secretaría de Asuntos Técnicos y al archivo de la Contaduría
Nacional (este último abarcando los años 1862-1900), durante las últimas
décadas.
También durante este período se incorporan colecciones de destacados
historiadores y bibliófilos como la colección Lamas, la biblioteca Celesia, entre
otras. Además de periódicos y publicaciones diversas.
Otro fondo importante incorporado fue el archivo de Rosas, de 1828-1852
con un total de 790 piezas.
Debemos recordar que el archivo es nacionalizado el 30 de enero de 1884
(Decreto 13.841 del 29 de agosto de 1884), siendo su primer director Carlos
Guido y Spano15.

3- Condiciones edilicias y ambientales del archivo.

El edificio del Archivo General de la Nación está situado en la Av. Leandro

N. Alem 246 de la Capital Federal de la república. Construido en las primeras
décadas del siglo XX, no fue destinado específicamente para funcionar como
archivo, como la mayoría de los archivos del mundo por esos tiempos. Sin
embargo tiene una construcción fuerte y noble. Sus materiales principales son el
cemento, el hierro y la madera, con pisos de hasta 6 metros de altura.
Los pisos de los depósitos son de madera, al igual que la mayoría de los
demás pisos del edificio.
La ubicación del edificio es Este/Sudeste y hacia el Río de la Plata,
condición negativa teniendo en cuenta el alto grado de humedad relativa de la
zona y las sudestadas que la azotan, sobre todo en la temporada otoño/invierno.
Las ventanas que dan al exterior son de gran tamaño, ocupando mas del
70% de las paredes exteriores, aunque se les proveyó de un filtro oscuro, la
iluminación natural es muy intensa, sobre todo en los depósitos principales. Todas
las ventanas tienen celosías de hierro que están constantemente cerradas.

15
Para un conocimiento más detallado sobre la historia del AGN, ver el libro “Archivo General de la
Nación (1821-1996)”, editado en conmemoración del 175º aniversario de la fundación del archivo.
Partenón Argentina S.A.. Buenos Aires, 1996.

9
 La iluminación artificial en su mayoría está provista por tubos fluorescentes
y en algunas salas de consulta y referencia por lámparas halógenas.
En los depósitos hay tubos fluorescentes, que, aunque son numerosos, no
alcanzan a iluminar eficientemente debido a la gran altura de los techos.
Actualmente se esta tratando de determinar que potencia lumínica proveen los
fluorescentes en los diferentes depósitos.

Los principales depósitos están provistos de puertas de madera muy fuertes

y una puerta de hierro cortafuego. Como ya se dijo, los pisos son de madera y las
estanterías ocupan hasta 4,5mts. de altura y son de hierro muy fuertes.
En general la limpieza era deficiente en las zonas de trabajo del personal y
en los depósitos es casi inexistente. Solamente se limpiaban los pisos, lo que
beneficiaba la proliferación de insectos y microorganismos en estanterías y
legajos. Actualmente, sin embargo, están en marcha tareas de acondicionamiento
y limpieza de legajos para mejorar estas condiciones con un amplio programa de
preservación documental a largo plazo.
Con respecto al control de humedad y temperatura, se tomaron medidas en
este sentido hace unos años con la compra de deshumectadores en los
principales depósitos, y en la actualidad se realizan controles regulares para
determinar los tiempos de uso de los mismos.
Las desinfecciones se realizan cada 15 días, y el desinfectante utilizado es
el Diacap 300 CS.. Se trata de un veneno de control residual para pulgas,
cucarachas y otros insectos. Además se ponen cebos para roedores y otras
alimañas. Están en marcha los correspondientes estudios del impacto, necesarios
para determinar con exactitud si son efectivas o no estas medidas.
Creemos que es fundamental como primeras medidas una limpieza
periódica de estanterías y legajos, un control regular de la temperatura y
humedad, lograr una efectiva circulación de aire y determinar exactamente la
luminosidad necesaria, medidas estas básicas de preservación documental del
soporte papel en cualquier archivo del mundo. El departamento Documentos
Escritos se ha abocado en los últimos meses a llevar a cabo esta tarea harto
necesaria.
En relación a la guarda de los documentos en si, estos se conservan en un
80% en legajos, los cuales constan de dos tapas de cartón duro y atado por hilo
de cáñamo y un tejuelo identificador. Este tipo de conservación no es la adecuada
debido a las roturas producidas por las sogas y la entrada de polvo que sufren los

10
documentos. El restante 20% esta encuadernado o en cajas, lo que protege un
poco mas los documentos. Actualmente se están poniendo en cajas legajos de
gran consulta y muy antiguos como prueba piloto para traspasar todos los legajos
en cajas.
Con respecto a la manipulación, se hacen esfuerzos por dar el mejor trato a
los documentos, pero la falta de personal especializado a cargo del manejo de los
depósitos y la falta de conciencia de la mayoría de los usuarios en el buen trato de
documentos de valor histórico, hace que los mismos vean acelerado su natural
deterioro por los malos tratos recibidos. De todos modos, existe un nuevo
reglamento interno de consulta y reprografía de documentos a disposición del
público usuario que ayuda a tomar conocimiento en el manejo de la
documentación.

Sin duda una de las formas más modernas y usuales de lograr preservar el
mayor tiempo posible los originales es la digitalización, siempre que el archivo a
digitalizarse este en las mejores condiciones posibles. A modo de ejemplo y
pensando en una posible digitalización, haremos un análisis pormenorizado de las
condiciones generales y de descripción de los documentos conservados en la
División Colonia-Gobierno (Sala IX), para determinar los pasos a seguir ante un
eventual trabajo de este tipo, teniendo en cuenta la importancia que reviste esta
documentación para los usuarios del archivo y lograr la mejor forma de
preservarlos del uso periódico.

4- El depósito y la documentación de la División Colonia - Sección Gobierno

(Sala IX).

4-A-Condiciones generales, contenido documental y nivel de descripción.

El depósito de Sala IX (División Colonia-Sección Gobierno) pertenece al

departamento Documentos Escritos y en el se conservan 4.160 unidades
archivísticas, que, con un 80% en legajos y el restante 20% encuadernadas,
abarcan el período 1584-1821. Dicho depósito se encuentra ubicado en el 6° piso
del edificio con una superficie total de 70mts cuadrados y más de 500 metros
lineales de documentación en total.

11
 La estructura del depósito es muy fuerte, con paredes y techos de cemento
y pisos de madera. Las estanterías son de hierro y tienen una altura de 4,5 metros
de altura.
En cuanto a la luz natural, los grandes ventanales dejan entrar demasiada
luz, siendo esto factor negativo para los documentos. Excesiva luz provoca
descoloramiento del papel y sequedad. También el gran tamaño de las ventanas
deja entrar mucho polvo y mas teniendo en cuenta la polución excesiva que existe
en una de las avenidas principales de la capital (Leandro N. Alem). Están en
marcha la instalación en los ventanales de buenos burletes para aislar el interior
de la sala, dejando una circulación de aire constante y medida.
Como ya hemos dicho, la luz artificial es provista por tubos fluorescentes,
los cuales contienen rayos U.V. muy perjudiciales al contacto con la celulosa del
papel. Además, este tipo de luz refracta calor debilitando la estructura de las
fibras.
Con respecto a la documentación contenida es este depósito es la de
mayor valor histórico y la de mayor uso por parte de los investigadores que
concurren a nuestro archivo. Además, debemos tener en cuenta que entre sus
series principales están las más antiguas que se conservan en el AGN, junto con
la documentación de la Contaduría Colonial (Sala XIII).
Entre las principales y valiosas series conservadas podemos mencionar las
Reales Cédulas y Ordenes, Bandos de Gobernadores y Virreyes, Padrones,
Registros de Navíos, Juicios Civiles y Criminales, Aduanas, Ordenes religiosas,
Culto, Interior, Guerra y Marina, Correspondencia de los Virreyes, Indios,
Protocolos de Escribanos, Comercio, Negros, Planos, Visitas, Intendencias,
Comandancias de Fronteras, entre otras.
La consulta sobre estos documentos es diaria y constante durante todo el
año, ya sea por parte de investigadores nacionales como por extranjeros de todo
el mundo, además de curiosos y autodidactas de la historia y otras ciencias como
la sociología, economía, genealogía, entre otras.
Con respecto a los auxiliares descriptivos con que cuentan estos
documentos, existe un catálogo de nombres y uno temático de los expedientes de
gobierno. Sin embargo, los documentos simples como cartas u oficios no están
descriptos en estos catálogos, lo que deja un porcentaje no menor de documentos
sin describir, que alcanzaría un 50-60%. Existe además un Inventario General de
unidades de conservación por series y por temas y nombres que sirve a modo de
guía general de la sala. Además, hay otros auxiliares que describen en forma de

12
catálogo algunas series de relevancia, como las Reales Cédulas y Ordenes,
Bandos, Tribunales, registros de navíos, padrones, etc.
Por lo visto, son importantes los auxiliares de descripción que ayudan a
detectar con bastante precisión los legajos a consultar, aunque sería importante un
nuevo programa de descripción profundo de muchas series que no están en su
totalidad descriptas, alcanzado un porcentaje mayor al 40% de documentos sin
identificar en la actualidad.
Analizando el soporte papel que contiene la información de la sala IX,
vemos que es de muy buena calidad, debido a que hasta bien entrado el siglo XIX
se utilizaban buenas pastas de trapo de lino, cáñamo o algodón para su
fabricación. Las fibras son largas y resistentes, con alto contenido de celulosa
natural y encoladas con engrudos vegetales o animales. Estos componentes
naturales de la gran mayoría del papel de la sala han hecho que la documentación
se haya conservado en muy buenas condiciones a pesar de condiciones adversas
de limpieza, guarda y manipulación de la misma, durante más de 300- 400 años
de vida del documento.
Las tintas, en su mayoría son de galotanato férrico o ferrogálicas, que eran
las mas comunes usadas en la época. Al cabo de cierto tiempo el proceso de
oxidación hace que la tinta se torne azul oscura, aunque luego se ennegrece y
finalmente se vuelve color marrón muy característico. En ciertos documentos la
composición de la tinta tiene mucho hierro y ha provocado la oxidación del papel y
agujereado el mismo en el lugar del trazo. Esto se observa en los protocolos de
Escribanos o en procesos judiciales, sobre todo de los primeros años del siglo
XVII.
Esta importante masa documental necesita ser conservada en las mejores
condiciones posibles para que tengan una mayor duración, siendo en la actualidad
la digitalización la forma mas adecuada para hacerlo. Sin embargo, existen ciertas
reservas con respecto a este último soporte, reservas que determinan que aún hoy
estos soportes no tengan el suficiente arraigo en la comunidad archivística para
ser considerados “los herederos” del papel, las cuales detallaremos a
continuación.

5- El soporte digital: Los problemas de uso y forma.

13
 En los últimos años, la constante creación de nuevos soportes informáticos
está planteando interesantes soluciones a una mejor conservación del papel,
permitiendo que la digitalización de los documentos sea una vía de difusión que
permite la conexión de toda la información contenida en los diferentes repositorios
del mundo y a una mayor velocidad, y no solo eso, sino que el documento digital
está reemplazando al papel como documento original.
Sin embargo, los soportes informáticos plantean algunos problemas a los
archiveros en materia de valorización documental y del valor de prueba que
pueden tener estos soportes, entre otros inconvenientes no menores. En relación
a esto último, el problema radica en saber en que medida un material “virtual”
como el documento electrónico sirve como prueba de la actuación de una
institución en el devenir de sus acciones concretas y cual es la procedencia de la
información contenida. No debemos olvidar que la archivística centra su objeto de
estudio en los archivos, y que estos deben respetar el principio de procedencia y
orden original de las instituciones productoras.
También estos nuevos formatos han producido un replanteo del valor que
tendrán en el futuro los archivos que podríamos denominar “comunes”, o sea los
de soporte papel y los archivos audiovisuales, conformado por los filmes, cintas
de sonido y videos. Así, el avance de la tecnología digital es tan acelerado, que
estos últimos soportes, que hasta hace unos años eran considerados “modernos”,
se ven hoy sobrepasados por el CD, DVD, CD ROM, entre otros.
Otra desventaja de estos soportes es la obsolescencia de los materiales
informáticos y los cambios constantes de los hardwares y softwares, que hacen
imposible el mantenimiento y/o renovación de este tipo de soportes para dichos
archivos. De ahí que al plantearse la idea de digitalizar se deben tener en cuenta
este tipo de inconvenientes, factor que en muchos de los casos no se considera,
en el afán por mejorar el servicio brindado por el archivo.
Un inconveniente no menor es la capacitación del personal en tareas de
tipo informático, ya que esto lleva a erogaciones que el archivo no tiene previstas.
De ahí también que muchos de los proyectos de digitalización que se llevan a
cabo en la mayoría de los archivos latinoamericanos, deban ser hechos mediante
el aporte de dinero por organizaciones internacionales, universidades o
fundaciones privadas, y que al ser terminado el trabajo se retiran sin realizar
posteriores aportes para el mantenimiento de lo ya realizado.

14
 El aspecto legal es otra traba a la digitalización. Los derechos de propiedad
deben estar bien claros, sino se puede estar a merced de demandas judiciales. La
“...autenticidad es la cualidad de un documento que permite conocer a su autor y a
la autoridad responsable de el, y además el lugar y la fecha de sus emisión.” 16 . En
el papel están muy claras estas cláusulas, pero no es tan claro en el soporte
digital, donde en muchos casos se puede llegar a alterar la información contenida.
En el caso de los archivos históricos, los problemas de validez legal no se
tienen en cuenta, ya que toda la documentación que se conserva no posee ya mas
valor administrativo y es de consulta irrestricta.
Según Vázquez17, es el estado el que debe promulgar normas claras para
establecer los requisitos que deben cumplir los documentos electrónicos,
magnéticos o digitales para lograr validez y uniformidad de uso de este “nuevo”
soporte en el mundo de los archivos.
En relación a su conservación, los costos de almacenaje de estos soportes
en depósitos adecuados son elevados, factor prohibitivo para muchos archivos,
especialmente latinoamericanos. Probablemente, según afirman Fugueras y Cruz
Mundet18, sea mas barato climatizar los depósitos que conservan el soporte papel
y utilizar papel permanente para los documentos de de gran valor informativo, que
tener que hacer inversiones enormes y regulares para copiar en formato digital los
documentos que se van deteriorando.
En fin, los problemas planteados son variados y de difícil resolución para
muchas instituciones que no están preparadas para resolver problemas
tecnológicos, humanos y presupuestarios que traen aparejados estos tipos de
soportes.
Así, es difícil encontrar trabajos de digitalización a gran escala en varios
archivos nacionales de Latinoamérica, que hayan sido impulsados por los propios
estados nacionales. Esto se debe fundamentalmente al desinterés generalizado
en los archivos por parte del estado y por la falta de una política seria en esta
materia, lo que ha llevado a la decadencia de muchos archivos nacionales que en
décadas pasadas fueron órganos rectores en materia archivística. De todos
modos existen en algunos de los países del cono sur honradas excepciones como

16
Vazquez Murillo, Manuel: Política de la Administración de documentos y archivos. Córdoba, Instituto
Superior Bancario, 2003, p. 13.
17
Ibídem
18
Ramón Alberch Fugueras y José Ramón Cruz Mundet. ¡Archívese!. Los documentos del poder.
El poder de los documentos. Alianza Editorial. Madrid, 1999. p. 194.

15
algún archivo del Brasil, el Archivo Nacional de Colombia, Perú, Costa Rica o el
Archivo Nacional de Cuba.
El Archivo Nacional de Colombia, por ejemplo, ya ha iniciado hace años un
trabajo serio de digitalización, que ha sido continuado en forma lineal y sin prisa,
pero que ya les ha permitido digitalizar unas 4 millones de imágenes.
Este Archivo adquirió hace ya más de diez años un aplicativo denominado
ARCHI/Ges-ARCHI/Doc, que fue desarrollado por el Ministerio de Cultura de
España para ser utilizado en el Archivo de Indias. Esta aplicación maneja dos
módulos: uno de bases de datos de texto, para el catálogo descriptivo de
documentos con la utilización de las normas de descripción archivísticas ISAD-G,
y otro para bases de datos de imágenes que luego el usuario puede manipular
para cambiar el color y/o contrastes de las tintas para tener una mejor lectura.
El almacenamiento lo hacen en CD-ROM y en estos momentos tienen unos
25 fondos ya almacenados y en condiciones de uso por parte de los usuarios. La
captura de las imágenes se efectúa con una cámara digital en tonos de gris y dos
escáneres.
La consulta es solicitada por el usuario en la sala de consulta, el cual lo
hace a través de una terminal. Al realizar el pedido, el personal a cargo del
servidor de imágenes introduce el CD pedido por el investigador y este lo consulta
en su máquina.
Además, el archivo nacional de Colombia ha comenzado la digitalización de su
sección Mapas y planos, con un total de 700 planos confeccionados hasta hoy.
En fin, la tarea comenzada por este archivo hace ya más de diez años
continúa y se va perfeccionado con el tiempo con seriedad y eficiencia, teniendo el
apoyo de autoridades serias y responsables19.
También podemos mencionar los trabajos de digitalización del AGN de Cuba,
como por ejemplo lo relativo a documentos sobre esclavos, entre otros.
En Argentina, el Archivo General de la Nación a iniciado tareas de
digitalización a partir del año 2002 mediante un convenio firmado con la UNESCO,
por el cual se debían digitalizar 500 documentos relativos a esclavos. A partir de
ese trabajo se crea el Área de digitalización en al año 2004, aunque de manera no
formal, la cual ha realizado diversas tareas, entre las que podemos mencionar el
escaneo de padrones coloniales, reales cédulas y ordenes, efemérides argentinas,
documentos de Río Grande del Sur, Entradas de pasajeros, fotografías, planos,
entre otros. Además, el área se ha abocado a la tarea de informatizar los

19
Agradezco los datos al archivero Mauricio Tovar, funcionario del Archivo Nacional de Colombia.

16
inventarios y catálogos con que cuenta el archivo para en un futuro aplicarlos en
una página Web.
De todos modos, estos trabajos son muy embrionarios si tenemos en
cuenta la vastedad de documentos en diferentes soportes que conserva el archivo.
Sin embargo, el archivo debe abocarse en primer término por mejorar las
condiciones edilicias, de preservación y catalogación documental, tareas
fundamentales antes de comenzar a digitalizar en forma completa sus acervos.
En este sentido, se han comenzado estudios del impacto ambiental en los
diferentes depósitos del archivo para mejorar las condiciones de degradación
natural de los documentos en soporte papel, mediante un estricto control de la
humedad y la temperatura que permita identificar los cambios de estas dos
variables y su impacto sobre los documentos.
Siguiendo esta línea, se han introducido reformas en la consulta de los
documentos, como por ejemplo la prohibición del fotocopiado y la aplicación de un
nuevo reglamento provisorio de consulta que prioriza la preservación del
documento por sobre la difusión.
Próximamente se planea realizar un completo programa de catalogación
que permita identificar en forma rápida las series documentales resguardadas,
haciendo que los usuarios soliciten la información necesaria con precisión y en el
menor tiempo posible de uso.

6- Algunas conclusiones.

Creados como instituciones con un fin netamente estatal, los archivos

adquirieron con los años una función más social y cultural, aunque siempre ligados
fuertemente a los vaivenes políticos de las naciones.
La creación del Archivo General de la Nación de Argentina fue un avance
notable en materia archivística para la época. Sin embargo, el decreto de
fundación debería ser revalorizado con la creación de un Sistema Nacional de
Archivos, en el cual el archivo funcione como órgano rector y organizador.
El archivo debe iniciar en forma rápida un programa intensivo de
mejoramiento edilicio y de preservación documental para salvaguardar sus
valiosos acervos.

17
 En materia reprográfica, la digitalización parece ser el medio mas adecuado
como forma de resguardo. Sin embargo, existen ciertas reservas de parte de la
comunidad archivística con respecto al futuro de los “archivos digitalizados”, sobre
todo con ya planteados problemas presupuestarios, de valor, procedencia y
autenticidad.
La tarea de los archiveros en la actualidad consiste en plantearse la
necesidad de incorporar estos nuevos soportes al conjunto de la documentación
ya resguardada, tratando de que toda esta información sirva a los fines para los
cuales fueron creados los archivos históricos: dar prueba y testimonio del pasado.
Por otro lado, la digitalización en archivos sin una clara política de
conservación y difusión documental, hace en extremo difícil que este tipo de
trabajos llegue a conocimiento de la mayor cantidad de usuarios posibles y que
tengan una continuación a través del tiempo.
La falta de recursos propios, así como la dificultad de reposición constante
de tecnología informática complican, e incluso anulan, las posibilidades de
completar una vasta tarea de digitalización de los numerosos fondos en soporte
papel que conserva el AGN de Argentina.
En los archivos administrativos, en donde existe la “tradición” de tirar los
papeles que ya fueron digitalizados, sin una previa selección de los documentos
de valor permanente, el trabajo consiste en determinar con precisión que
documentos deben ser confeccionados en papel y cuales pueden ser electrónicos.
Como archiveros, debemos trabajar para que las autoridades entiendan
que la digitalización no es la salvadora de los problemas de espacio de los
archivos, sino una herramienta para la mejor conservación y difusión de los
originales, pero que no debe remplazar a estos, debe servirles de apoyo
reprográfico por lo menos hasta que en un futuro estos reemplacen a aquellos.

Prof. Gustavo Fabián Alonso

AGN-Argentina

18
Bibliografía consultada.

-Actas del Congreso “School of Scanning”, sobre digitalización. Cuba, La Habana,

2001.
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En: Revista de conservación del papel. Biblioteca del Congreso de la Nación. Año
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-Alberch Fugueras, Ramón y Cruz Mundet, José Ramón. ¡Archívese!. Los
documentos del poder. El poder de los documentos. Alianza Editorial, Madrid,
1999.
-Boro, Fernando. Curso de tecnologías en bibliotecas, archivos y museos. Museo
Etnográfico, Mayo del 2005.
-Cook, Terry. Interacción entre la teoría y la práctica archivísticas desde la
publicación del manual holandés en 1898. Presentada en la tercera sesión
plenaria del 13° Congreso Internacional de Archivos. Beijing, 1996.
-Condiciones mínimas que deben cumplir el depósito de archivos desde el punto
de vista constructivo. Dirección General de Patrimonio Cultural. Servicio de
archivos y patrimonio documental. Comunidad de Madrid. S/F.
-Costain, Charlie. Plan para la preservación de colecciones. En: revista Apoyo 8:1,
1998.

19
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-Faye, B. “Los edificios de archivos”. En: RUCIBA, vol. IV, n° 2, Abril-Junio, Paris,
1982, pp. 92-98.
-Foucault, Michel. Microfísica del poder. Madrid, Ed. La Piqueta, 1992.
-Foucault, Michel. La verdad y las formas jurídicas. Barcelona, Gedisa, 2000.
-Michel Foucault. Defender la sociedad. Fondo de Cultura Económica. Buenos
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-Gallardo-Taboada, R. “Aspectos relativos a la construcción de edificios de
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archivos para la conservación de documentos. San José de Costa Rica. AGN,
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-García Gil, Pilar. Tejiendo archivos: Lo que la www puede hacer por un archivo.
Texto de la ponencia presentada en el “seminario virtual de información para
archivos, bibliotecas y nuseos. Marketing de servicios. Publicado en revista Biblos,
N° 10.
-Laruccia, Nancy. (Inédito). Optimización de la gestión documental mediante la
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10: 1, 2000. Pp. 3 a 6.
-Ramón Alberch Fugueras y José Ramón Cruz Mundet. ¡Archívese!. Los
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22.
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20
21