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empresariales
Amaia Arribas Urrutia∗
1999
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Planificación y diseño en los sistemas de información empresariales 3
precisa acerca de los procesos para ob- cesos necesarios para generar la infor-
tener una descripción razonable de és- mación cuya necesidad detectada. Una
tos es, por un lado su agrupación por vez recogidas las necesidades de infor-
subsistemas (a la implementación de mación se debe realizar una labor de ga-
qué subsistema de información perte- binete dirigido a analizar las descripci-
nece cada proceso), la especificación de ones elaboradas antes para identificar la
qué datos utiliza cada proceso en su fun- estructura global del sistema de infor-
cionamiento (los inputs), la lista de los mación. Preguntas muy importantesque
datos que se crean o modifican como re- se deben hacer y que ayudan a elaborar
sultado de la operación de dichos proce- el sistema de información son: ¿Existe
sos (los outputs), y una descripción de una correspondencia entre las tareas de
cómo cada uno de ellos está implemen- estos procesos de negocios con las ne-
tado (si forma parte de un gran subsis- cesidades de información? si no es así,
tema) y el procedimiento de tratamiento hay que definir la estructura del sis-
de datos que el proceso requiere (cálcu- tema de información central. ¿Se detec-
los, búsquedas... ). Después de la des- tan entidades en las estructuras de da-
cripción, se debe hacer una evaluación tos que parecen nuevas?, en caso afir-
de los sistemas de información, donde mativo, analizar si se trata de conjuntos
se critica desde la perspectiva tecnoló- de datos nuevos, es decir, nuevas for-
gica las áreas en las que es posible me- mas de estructurar datos ya tratados por
jorar, y por otro lado desde la perspec- el sistema de información. ¿Se detec-
tiva de negocio.2 tan procesos de información parecidos
a otros ya existentes? si es así, puede
3. Elaboración del plan de TI/SI. Se docu- darnos pistas de lo que puede conver-
mentan todas las necesidades de infor- tirse en un subsistema de información
mación de cada una de las áreas funci- con identidad propia. ¿Qué datos com-
onales de la empresa, valorando sobre parten, se trata de fronteras claramente
todo aquellas necesidades que los siste- definidas en estos subsistemas o por el
mas actuales no cubren. El comité de contrario resultan difíciles de acotar?.
sistemas aprueba el plan y se estima el Se trata de evitar definiciones de sub-
coste económico de su implantación. Se sistemas que interaccionen con otros de
debe procurar proyectar las necesida- modo complejo. Hay que mantener la
des de información que se vayan iden- visión de los sistemas que correspon-
tificando, e registrar sobre la marcha den a procesos de negocio. Después de
las principales entidades de datos que analizar las necesidades de información
vayan saliendo, e ir imaginando los pro- queda claro qué proyectos informáticos
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La información necesaria para todo ello se ob- (subsistemas) son necesarios para im-
tiene a través de entrevistas que los miembros del plementar el sistema de información de
equipo de trabajo mantienen con los usuarios de los la empresa. Pero también se deben rea-
distintos sistemas y con el personal del departamento lizar planes alternativos que se adecúan
de sistemas de información.
a los costes, necesidades de velocidad
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que responden a diferentes áreas funci- flujos de información, los tipos de entrada y
onales. En dichos planes alternativos, salida y la capacidad de almacenamiento que
se deben tener en cuenta dos decisiones. se requiere. En la segunda fase, se diseñan
Por un lado qué sistemas parecen justi- los programas y aplicaciones concretas y el
ficar los costes, y por otro lado, cuál es análisis del hardware, software y las comu-
la prioridad que tiene cada uno de los nicaciones que serán necesarios.
sistemas justificados en el contexto glo- En la fase de ejecución de la implanta-
bal. ción de estos sistemas se decide los lenguajes
de programación y se plantean las pruebas
4. Programación de actividades donde se de aceptación del nuevo sistema de informa-
detallan las acciones en forma de ción.
proyectos a realizar durante el primer El desarrollo de los sistemas de informa-
año del plan. ción se ha centrado en los sistemas operati-
vos: contabilidad general, facturación, nómi-
3 Desarrollo y diseño de los nas, con ua orientación centrada en la obten-
sistemas de información ción de información financiera y de control.
Después, las empresas han ido incorporando
La información posee un coste y una unidad, contabilidad analítica centrada en la desagre-
además de requerir una organización. Cu- gación de los costes por área de responsabi-
ando se diseña un sistema de información se lidad. Asimismo, se han desarrollado infor-
quiere abarcar todos los datos, pero la infor- mación de tipo estadístico sobre áreas: ven-
mación es un recurso económico que pre- tas, personal, almacenes... . Según Soret Los
senta un valor y un coste. El sistema de Santos, se pueden definir cuatro fases en el
información debe por tanto ser diseñado de diseño de un sistema de información:
manera que el valor de la información quede 1. Diseño de flujos de información. En
equilibrado con el coste. esta etapa, se atenderá a diseñar las ho-
El primer paso para el diseño de un sistema jas de trabajo, el flujo de información
de información es saber quién lo tiene que sencillo, determinar puntos de control y
utilizar, los datos que se van a manipular, el realimentación... .
formato, y lo más importante, qué es lo que
se quiere obtener del sistema de información. 2. Diseño de ficheros. Han de utilizarse
Una vez fijados los objetivos, se deben fijar por varias personas y en varios estados.
las restricciones a los equipos, al software y También hay que identificar el conte-
a las comunicaciones. El siguiente ejercicio nido y su capacidad de recuperación.
consiste en un estudio de viabilidad que con-
3. Tratamiento de datos. Se considera cúal
tendrá el aspecto económico, las alternativas
es la forma ideal de tratamiento: en li-
tecnológicas y el impacto que las nuevas tec-
nea, por lotes, en tiempo real... . Se
nologías tendrán sobre la organización.
dividen las funciones en programas.
A continuación, el proyecto entra en su
parte de diseño, que se divide en dos subfa- 4. Se elige el hardware y el software, teni-
ses. En la primera de ellas se establecen los endo en cuenta el tamaño, organización
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ere toda la capacidad de gestión de los sis- constantemente así como firmar contratos no
temas de información a la empresa provee- excesivamente largos. Las empresas que re-
dora. El outsourcing total supone la transe- curren al outsourcing son aquellas cuyo sis-
rencia de todo el departamento de informá- temas de información funcionan muy bien,
tica y teleomunicaciones, incluido el perso- pero poseen pocos recursos para su adminis-
nal de dicho departamento. La implementa- tración y prefieren minimizar riesgos espe-
ción tecnológica así como la administración rando ver los resultados de las tecnologías.
de la información corporativa pasa a manos Estas empresas acceden a servicio y produc-
de una empresa externa especializada en tec- tos muy específicos (seguridad) y no sopor-
nologías de la información. El outsourcing tan el riesgo de obsolescencia. Las empre-
selectivo consiste en que sólo una parte del sas que nunca utilizarían el servicio del out-
sistema de información esté gestionado por sourcing son aquellas cuyo sistema de infor-
la empresa proveedora, ya que en la medida mación funciona bastante mal y ni siquiera
en que el sistema de información es una ven- se preocupan de los avances de las tecnolo-
taja competitiva para la empresa, debe admi- gías de la información. Las ventajas relacio-
nistrarse internamente. De esta manera se nadas con el coste son la transformación de
minimizan los riesgos asociados a un out- los costes fijos en variables, al disminuir el
sourcing total. El servicio de outsourcing tamaño del departamento de sistemas de in-
se puede realizar en las instalaciones del cli- formación. Además, si el contrato ha estado
ente (outsourcing on-site) o en las oficinas de bien dirigido por la empresa, los costes del
la empresa proveedora (outsourcing off-site). outsourcing son predecibles. Un aspecto re-
Pero antes de la externalización de la admi- lacionado con los costes y que se debe te-
nistración de los sistemas de información, la ner en cuenta son los costes ocultos como
empresa debe estudiar detenidamente las for- la transferencia de personal, la compra de li-
mas de medir el nivel de resultados de las ac- cencias de software... . Existen también in-
tividades que se externalizan. Debe de exis- convenientes en la utilización de outsourcing
tir un control interno de los datos y sistemas como la pérdida de flexibilidad estratégica de
clave que afectan a los sistemas estratégicos, la empresa cliente por depender de la prove-
así como conocimientos de los sistemas de edora, dificultad para dirigir los sistemas de
información y de contratación para cubrir las información ya que lo administra un prove-
necesidades de la organización sin caer en la edor externo, problemas de coordinación en
dependencia total hacia la empresa provee- relación a desconocer lo que el cliente nece-
dora. El contrato de outsourcing debe es- sita y no centrarse únicamente en la oferta de
tar bien atado por la organización ya que no tecnologías de la información.
sólo la empresa proveedora debe hacer ne-
gocio con él. Se debe fomentar la competen-
5 Conclusión
cia entre ellos rotando los proyectos entre los
distintos proveedores lo que favorece no sólo La información sigue siendo un proceso hu-
autonomía sino que impide que se paguen mano a niveles administrativos. Es un ele-
precios desorbitados con respecto al servi- mento vital en la base de poder y es una fu-
cio recibido. Hay que exigir documentación ente de prestigio (Tricker, 199: 353). La re-
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generación de los sistemas de información LEZ, María de los Reyes (1999). “Aná-
de una empresa es el mayor proyecto que pu- lisis descriptivo del outsourcing de los
ede abordar una empresa hoy (López, 1998: sistemas de información”, en Esic-
73). Se trata de un proyecto de varias dimen- Market, núm. 103, mayo-agosto, Ma-
siones: estratégica, organizativa, de mejora drid.
de calidad, tecnológica y de impacto sobre
los empleados. Por esta razón, el diseño de EDWARDS, Chris; WARD, John y
una organización debe tener como máxima BYTHEWAY, Andy (1998). Fun-
prioridad el asegurar que la información cor- damentos de sistemas de información,
recta llega al lugar adecuado y en el mo- ed. Prentice Hall, Madrid.
mento oportuno. El diseño de los sistemas ESCOBAR, Bernabé (1997). La evaluación
de informacón debe de contar con el apoyo económica de los sistemas de informa-
de la alta dirección y la implicación del usu- ción, ed. Universidad de Sevilla, Se-
ario; debe transmitir información clara y re- villa.
ducir la incertidumbre, y en su diseño debe
tratar dever la relevancia de este sistema para GARCÍA BRAVO, Daniel (1995). Sistemas
el diseño total de la organización. La mayor y tecnologías de la información en la
parte de las grandes y pequeñas empresas empresa, ed. Instituto de Cultura Juan
(éstas optarán por un desarrollo externo tanto Albert, Alicante.
por motivos económicos como para eludir
responsabilidades y preocupación en su ges- GIL ESTALLÓ, María Angeles, GINER
tión.), dejan en manos de consultorías o com- DE LA FUENTE, Fernando (1997).
pañías expertas en sistemas de información “Los sistemas de información de la em-
la configuración y desarrollo de sus sistemas. presa”, en Cómo crear y hacer funcio-
El outsourcing es el futuro. nar una empresa : conceptos e instru-
mentos.
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