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Planificación y diseño en los sistemas de información

empresariales
Amaia Arribas Urrutia∗
1999

1 Introducción BSP (Business Systems Planning) proporci-


ona a los sistemas de información un papel
La información es la materia prima que ali-
reactivo respecto a los objetivos y estrategia
menta la toma de decisiones en todos los ni-
de la empresa. Es una metodología válida
veles de la organización (Hodge, Anthony y
para aquellas empresas que no hayan hecho
Gales, 1998: 296). Las empresas siempre
de la tecnología de la información un mana-
han contado con un sistema de gestión de
gement estratégico. Bajo esta teoría todos
la información, desde libros, memorias hasta
los sistemas de la empresa se subordinan a
informes de carácter ocasional. Los sistemas
los objetivos del negocio. A finales de los
actuales están influenciados por la informá-
años 80 King introduce el concepto de pla-
tica ya que aumenta la necesidad de manejar
nificación estratégica de los recursos de in-
grandes cantidades de datos. Desde los pri-
formación, donde reconoce la influencia re-
meros departamentos de procesamiento elec-
cíproca de los sistemas de información y las
trónico de datos (PED), que llevo a muchas
estrategias del negocio. Ahora, los sistemas
empresas a formalizar y sistematizar sus sis-
de información juegan un papel activo.
temas de información, pasando por los Siste-
mas de Información para la Dirección (SID),
Sistemas de Apoyo a las Decisiones (SAD 2 Metodología de planificación
o DSS), hasta llegar a los Sistemas Expertos de los sistemas de información
(SE) o de Inteligencia Artificial (IA). Estos
últimos son sistemas que estudian detallada- La informatización de las empresas conl-
mente las cuestiones y ayudan a los usuarios leva el establecimiento de una metodología
a resolver problemas y aprender en el pro- y de unos instrumentos informáticas (soft-
ceso. ware y hardware) que permite procesar la
Hay un antes y un después en las meto- información realizando automáticamente to-
dologías de planificación. La teoría clásica dos los pasos asociados a la gestión empresa-
rial (Francisco López, 1998). Pero antes de

Realiza su Tesis Doctoral financiada por el De- tomar la decisión de incorporar sistemas de
partamento de Educación, Universidades e Investiga-
información a la empresa, es necesario re-
ción del Gobierno Vasco.
alizar un riguroso análisis de los riesgos y
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oportunidades que se puedan presentar. La 2. La implantación del bottom-up, que se-


metodología de planificación de los sistemas rían las actividades específicas de desar-
de información no sólo detecta el potencial rollo de aplicaciones y que hace opera-
estratégico de los mismos sino que emplea tivas las bases de datos que componen
unos instrumentos y técnicas para conseguir esa arquitectura. De esta manera se su-
un plan de información. Las característi- ministran los datos y la información ne-
cas de los procedimientos de planificación de cesaria para traducir esos objetivos en
sistemas de información son: las funciones (marketing, finanzas... ) y
procesos (pedidos... ) de los negocios.
1. El proceso de planificación debe ser En esta etapa la actividad de los espe-
algo de la empresa, dirigido por perso- cialistas en sistemas de información es
nal propio, aunque a veces se recurra a mucho mayor.
consulta externa.
2. Las más altas instancias deben partici- Las fases principales del procedimiento de
par activamente en el proceso. planificación son:

3. Debe existir un nivel alto de comunica- 1. Presentación y compromiso del equipo.


ción entre técnicos y directivos para que Se constituye el equipo de trabajo que
los primeros sepan conjugar las necesi- llevará a cabo el esfuerzo de planifica-
dades de la alta dirección con las posi- ción, que provienen de los departamen-
bilidades reales de implantación de de- tos y áreas funcionales de la compañía.
terminadas aplicaciones. Todos los estamentos de la empresa ti-
enen que ser conscientes que el plan de
Existen multitud de teorías sobre las me- TI/SI es un plan de toda la organización,
todologías, desde Henderson (1986) hasta de la necesidad de su apoyo.1
Wetherbe (!993), pasando por Lederer y
Sethy (1992) que sugiere una lista de catorce 2. Descripción de la situación actual desde
metodologías. Una metodología que cuenta dos dimensiones: los datos manejados y
con un gran aval debido a quien la propugna los procesos que configuran los subsis-
es la de Business Systems Planning (BSP) temas existentes. La información que se
de IBM, con la presencia teórica de King. 1
El seguimiento de una metodología de planifica-
En dicha metodología encontramos dos par- ción produce unos efectos positivos en la empresa ya
tes bien diferenciadas: que ayuda al proceso de aprendizaje organizacional,
ya que la empresa se puede llegar a encontrar con una
1. Planificación top-down, donde se fijan fuerza de trabajo formada en la investigación de po-
los objetivos del negocio y corporativos, sibilidades de sistemas de información estratégicos.
trazados por los ejecutivos, y especia- Conseguir la integración entre las estrategias de nego-
listas de sistemas de información. Des- cio y plan de sistemas de información es el resultado
de un proceso de aprendizaje organizacional y gracias
pués, se examinan los datos que se ne-
a este aprendizaje se adquiere además una cultura cor-
cesitarían y se diseña una arquitectura porativa, necesaria para alcanzar una buena adminis-
de información que define la relación tración del recurso información.
existente entre los datos.

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precisa acerca de los procesos para ob- cesos necesarios para generar la infor-
tener una descripción razonable de és- mación cuya necesidad detectada. Una
tos es, por un lado su agrupación por vez recogidas las necesidades de infor-
subsistemas (a la implementación de mación se debe realizar una labor de ga-
qué subsistema de información perte- binete dirigido a analizar las descripci-
nece cada proceso), la especificación de ones elaboradas antes para identificar la
qué datos utiliza cada proceso en su fun- estructura global del sistema de infor-
cionamiento (los inputs), la lista de los mación. Preguntas muy importantesque
datos que se crean o modifican como re- se deben hacer y que ayudan a elaborar
sultado de la operación de dichos proce- el sistema de información son: ¿Existe
sos (los outputs), y una descripción de una correspondencia entre las tareas de
cómo cada uno de ellos está implemen- estos procesos de negocios con las ne-
tado (si forma parte de un gran subsis- cesidades de información? si no es así,
tema) y el procedimiento de tratamiento hay que definir la estructura del sis-
de datos que el proceso requiere (cálcu- tema de información central. ¿Se detec-
los, búsquedas... ). Después de la des- tan entidades en las estructuras de da-
cripción, se debe hacer una evaluación tos que parecen nuevas?, en caso afir-
de los sistemas de información, donde mativo, analizar si se trata de conjuntos
se critica desde la perspectiva tecnoló- de datos nuevos, es decir, nuevas for-
gica las áreas en las que es posible me- mas de estructurar datos ya tratados por
jorar, y por otro lado desde la perspec- el sistema de información. ¿Se detec-
tiva de negocio.2 tan procesos de información parecidos
a otros ya existentes? si es así, puede
3. Elaboración del plan de TI/SI. Se docu- darnos pistas de lo que puede conver-
mentan todas las necesidades de infor- tirse en un subsistema de información
mación de cada una de las áreas funci- con identidad propia. ¿Qué datos com-
onales de la empresa, valorando sobre parten, se trata de fronteras claramente
todo aquellas necesidades que los siste- definidas en estos subsistemas o por el
mas actuales no cubren. El comité de contrario resultan difíciles de acotar?.
sistemas aprueba el plan y se estima el Se trata de evitar definiciones de sub-
coste económico de su implantación. Se sistemas que interaccionen con otros de
debe procurar proyectar las necesida- modo complejo. Hay que mantener la
des de información que se vayan iden- visión de los sistemas que correspon-
tificando, e registrar sobre la marcha den a procesos de negocio. Después de
las principales entidades de datos que analizar las necesidades de información
vayan saliendo, e ir imaginando los pro- queda claro qué proyectos informáticos
2
La información necesaria para todo ello se ob- (subsistemas) son necesarios para im-
tiene a través de entrevistas que los miembros del plementar el sistema de información de
equipo de trabajo mantienen con los usuarios de los la empresa. Pero también se deben rea-
distintos sistemas y con el personal del departamento lizar planes alternativos que se adecúan
de sistemas de información.
a los costes, necesidades de velocidad

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que responden a diferentes áreas funci- flujos de información, los tipos de entrada y
onales. En dichos planes alternativos, salida y la capacidad de almacenamiento que
se deben tener en cuenta dos decisiones. se requiere. En la segunda fase, se diseñan
Por un lado qué sistemas parecen justi- los programas y aplicaciones concretas y el
ficar los costes, y por otro lado, cuál es análisis del hardware, software y las comu-
la prioridad que tiene cada uno de los nicaciones que serán necesarios.
sistemas justificados en el contexto glo- En la fase de ejecución de la implanta-
bal. ción de estos sistemas se decide los lenguajes
de programación y se plantean las pruebas
4. Programación de actividades donde se de aceptación del nuevo sistema de informa-
detallan las acciones en forma de ción.
proyectos a realizar durante el primer El desarrollo de los sistemas de informa-
año del plan. ción se ha centrado en los sistemas operati-
vos: contabilidad general, facturación, nómi-
3 Desarrollo y diseño de los nas, con ua orientación centrada en la obten-
sistemas de información ción de información financiera y de control.
Después, las empresas han ido incorporando
La información posee un coste y una unidad, contabilidad analítica centrada en la desagre-
además de requerir una organización. Cu- gación de los costes por área de responsabi-
ando se diseña un sistema de información se lidad. Asimismo, se han desarrollado infor-
quiere abarcar todos los datos, pero la infor- mación de tipo estadístico sobre áreas: ven-
mación es un recurso económico que pre- tas, personal, almacenes... . Según Soret Los
senta un valor y un coste. El sistema de Santos, se pueden definir cuatro fases en el
información debe por tanto ser diseñado de diseño de un sistema de información:
manera que el valor de la información quede 1. Diseño de flujos de información. En
equilibrado con el coste. esta etapa, se atenderá a diseñar las ho-
El primer paso para el diseño de un sistema jas de trabajo, el flujo de información
de información es saber quién lo tiene que sencillo, determinar puntos de control y
utilizar, los datos que se van a manipular, el realimentación... .
formato, y lo más importante, qué es lo que
se quiere obtener del sistema de información. 2. Diseño de ficheros. Han de utilizarse
Una vez fijados los objetivos, se deben fijar por varias personas y en varios estados.
las restricciones a los equipos, al software y También hay que identificar el conte-
a las comunicaciones. El siguiente ejercicio nido y su capacidad de recuperación.
consiste en un estudio de viabilidad que con-
3. Tratamiento de datos. Se considera cúal
tendrá el aspecto económico, las alternativas
es la forma ideal de tratamiento: en li-
tecnológicas y el impacto que las nuevas tec-
nea, por lotes, en tiempo real... . Se
nologías tendrán sobre la organización.
dividen las funciones en programas.
A continuación, el proyecto entra en su
parte de diseño, que se divide en dos subfa- 4. Se elige el hardware y el software, teni-
ses. En la primera de ellas se establecen los endo en cuenta el tamaño, organización

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de los ficheros así como su accesibili- miento y a la transferencia. En cuanto al fac-


dad simultánea. tor de utilización distingue la conformidad,
fiabilidad, eficacia, integridad y facilidad de
El diseño de los sistemas de información uso, es decir, el programa hará lo que desee
(cantidad de información a ofrecer, determi- el usuario en cualquier circunstancia, opti-
nación de la información necesaria y con- mizando los recursos, protegiéndolos frente
trol del sistema), tiene una formulación se- a errores de manipulación y con programas
gún Angel Luis Meroño (Meroño, 1997: 52- amigables, de fácil manejo.
53): ante la sobreabundancia de información Los factores de mantenimiento se refiere
relevante, hay que seleccionar la informa- a la característica de la mantenibilidad, ve-
ción. En cuanto a la determinación de la in- rificabilidad y flexibilidad, es decir, que el
formación necesaria, si los gerentes solicitan sistema ofrezca la facilidad de corrección de
demasiada información y los analistas pro- programas, que permita hacer pruebas des-
porcionan todavía más, se hace necesario un pués de las modificaciones y que suprima o
modelo explicativo del proceso de decisión. añada nuevas funciones. Por último, los fac-
Y por último, ante el control del sistema, si tores ligados a la transferencia se definen por
los gerentes son incapaces de valorar los sis- la portabilidad, compatibilidad y reutilizabi-
temas de información, no se debe instalar un lidad, por lo que un sistema de información
sistema de información excepto si el usuario debe ser utilizable en otro ordenador, permi-
puede evaluarlo y controlarlo. Un correcto tir la conexión con otros programas así como
diseño de un sistema de información debe in- la posibilidad de que una parte del programa
cluir el modelo decisional de los directivos, sea reutilizada en otra aplicación. En cual-
en vez de limitarse a demandar información quier caso, lo más importante a la hora de
sin entender nada del sistema. Hay que asu- implantar un nuevo sistema de información
mir el perjuicio que puede suponer la falta en la empresa es:
de participación de la dirección. Debo res-
catar las investigaciones realizadas por Bo- 1. Asegurarse de contratar los mejores re-
ehm y Mc Call sobre las caracteríticas dese- cursos humanos y técnicos para su rea-
ables en un sistema de información en sus lización.
diseños. Mc Call introduce dos niveles de
abstracción: uno externo donde el sistema es 2. Asegurarse de que con el cambio se ren-
observado bajo el punto de vista del usuario, tabiliza la productividad de la empresa.
y medido por una serie de factores, y un nivel 3. Mentalizarse de que no será un cambio
interno, bajo el punto de vista del adminis- definitivo ya que los sistemas de infor-
trador del sistema, un sistema con caacterís- mación y tecnología de la empresa están
ticas internas que se aprecian según ciertos sujetos a cambios y actualizaciones, por
criterios. Mc Call encuentra más de cincu- lo menos cada cinco años.
enta factores que el usuario considera rele-
vante en su relación con los sistemas de in-
formación. Estos factores los agrupa en tres:
factores ligados a la utilización, al manteni-

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4 El outsourcing Ward y Bytheway, 1997: 163). 4. Se compra


el sistema completo, el hardware y el soft-
Cuando una empresa se plantea la definición
ware. La gestión de los sistemas de infor-
de sus sistemas de información debe plan-
mación puede llevarse a cabo por el departa-
tearse cuáles son los programas a utilizar y
mento de sistemas de información de la pro-
cómo los va a obtener. Las alternativas que
pia empresa (gestión interna), o por el con-
se ofrecen son varias:
trario subcontratarlo a otra empresa. Es el
outsourcing. El outsourcing de sistemas de
1. Programas desarrollados por la propia
información en una empresa consiste en que
empresa.
los recursos físicos y/o humanos relaciona-
2. Se subcontrata la programación, pero dos con las tecnologías de la información son
bajo la dirección y control de la em- aportados por un proveedor externo especi-
presa. alizado, en un tiempo determinado o inde-
finido, y afectando a todo el sistema de in-
3. Se contrata con una empresa de soft- formación de la organización cliente o sólo
ware el análisis y la programación y parte del mismo. Por tanto, la empresa tiene
la instalación completa. Los directivos dos caminos a seguir: disponer de un equipo
se plantean la posibilidad de subcontra- propio de desarrollo o disponer de personal
tar los servicios de sistemas de infor- sólo para operar con el ordenador y contratar
mación al ver la posibilidad de ahorro el desarrollo del software a empresas o pro-
de hasta un 30% respecto al gasto de fesionales externos. La primera opción pro-
un departamento de informática propio porciona mayor independencia, aunque los
(Monforte, 1994: 16). Pero existe el ri- costes de estructura serán relativamente ca-
esgo de dejar en manos extrañas un as- ros. Muchas empresas se ven abocadas a
pecto tan estratégico como son los sis- esta segunda opción ya que al buscar venta-
temas de información, verdadera esen- jas competitivas mediante la especialización
cia de la organización. Los departamen- de determinadas fases del proceso de pro-
tos informáticos integrados, los propios, ducción se ven obligadas a subcontratar al-
pueden resultar muy competitivos si se gunas áreas que tradicionalmente las realiza-
gestionan correctamente. ban ellos mismos.3 La solución vendrá dada
por una mezcla de las dos opciones, es de-
Una manera de reducir costes es la de ligar cir, aplicaciones desarrolladas por el depar-
la política de sistemas de informacón del de- tamento de informática, y otras desarrolladas
partamento de informática a la estrategia de en el exterior. Existen dos tipos de servicios
la empresa mediante la adaptación de los re- de outsourcing dependiendo de si se transfi-
cursos humanos y materiales a la esencia de
3
la empresa. Algunos autores como Edwards, Si bien el outsourcing no es nuevo ya que anteri-
ormente alquilaban tiempo de máquina e incluso pro-
Ward y Bytheway consideran peligroso de-
gramas a otras empresas conocidas como Centros de
jar al outsourcing los trabajos estratégicos de Cálculo, que ofrecían servicios de tiempo compartido,
carácter crítico. En cambio, sí que es re- ya que realmente compartían el tiempo de sus grandes
comendable para los no críticos (Edwards, máquinas entre varias empresas clientes.

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ere toda la capacidad de gestión de los sis- constantemente así como firmar contratos no
temas de información a la empresa provee- excesivamente largos. Las empresas que re-
dora. El outsourcing total supone la transe- curren al outsourcing son aquellas cuyo sis-
rencia de todo el departamento de informá- temas de información funcionan muy bien,
tica y teleomunicaciones, incluido el perso- pero poseen pocos recursos para su adminis-
nal de dicho departamento. La implementa- tración y prefieren minimizar riesgos espe-
ción tecnológica así como la administración rando ver los resultados de las tecnologías.
de la información corporativa pasa a manos Estas empresas acceden a servicio y produc-
de una empresa externa especializada en tec- tos muy específicos (seguridad) y no sopor-
nologías de la información. El outsourcing tan el riesgo de obsolescencia. Las empre-
selectivo consiste en que sólo una parte del sas que nunca utilizarían el servicio del out-
sistema de información esté gestionado por sourcing son aquellas cuyo sistema de infor-
la empresa proveedora, ya que en la medida mación funciona bastante mal y ni siquiera
en que el sistema de información es una ven- se preocupan de los avances de las tecnolo-
taja competitiva para la empresa, debe admi- gías de la información. Las ventajas relacio-
nistrarse internamente. De esta manera se nadas con el coste son la transformación de
minimizan los riesgos asociados a un out- los costes fijos en variables, al disminuir el
sourcing total. El servicio de outsourcing tamaño del departamento de sistemas de in-
se puede realizar en las instalaciones del cli- formación. Además, si el contrato ha estado
ente (outsourcing on-site) o en las oficinas de bien dirigido por la empresa, los costes del
la empresa proveedora (outsourcing off-site). outsourcing son predecibles. Un aspecto re-
Pero antes de la externalización de la admi- lacionado con los costes y que se debe te-
nistración de los sistemas de información, la ner en cuenta son los costes ocultos como
empresa debe estudiar detenidamente las for- la transferencia de personal, la compra de li-
mas de medir el nivel de resultados de las ac- cencias de software... . Existen también in-
tividades que se externalizan. Debe de exis- convenientes en la utilización de outsourcing
tir un control interno de los datos y sistemas como la pérdida de flexibilidad estratégica de
clave que afectan a los sistemas estratégicos, la empresa cliente por depender de la prove-
así como conocimientos de los sistemas de edora, dificultad para dirigir los sistemas de
información y de contratación para cubrir las información ya que lo administra un prove-
necesidades de la organización sin caer en la edor externo, problemas de coordinación en
dependencia total hacia la empresa provee- relación a desconocer lo que el cliente nece-
dora. El contrato de outsourcing debe es- sita y no centrarse únicamente en la oferta de
tar bien atado por la organización ya que no tecnologías de la información.
sólo la empresa proveedora debe hacer ne-
gocio con él. Se debe fomentar la competen-
5 Conclusión
cia entre ellos rotando los proyectos entre los
distintos proveedores lo que favorece no sólo La información sigue siendo un proceso hu-
autonomía sino que impide que se paguen mano a niveles administrativos. Es un ele-
precios desorbitados con respecto al servi- mento vital en la base de poder y es una fu-
cio recibido. Hay que exigir documentación ente de prestigio (Tricker, 199: 353). La re-

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generación de los sistemas de información LEZ, María de los Reyes (1999). “Aná-
de una empresa es el mayor proyecto que pu- lisis descriptivo del outsourcing de los
ede abordar una empresa hoy (López, 1998: sistemas de información”, en Esic-
73). Se trata de un proyecto de varias dimen- Market, núm. 103, mayo-agosto, Ma-
siones: estratégica, organizativa, de mejora drid.
de calidad, tecnológica y de impacto sobre
los empleados. Por esta razón, el diseño de EDWARDS, Chris; WARD, John y
una organización debe tener como máxima BYTHEWAY, Andy (1998). Fun-
prioridad el asegurar que la información cor- damentos de sistemas de información,
recta llega al lugar adecuado y en el mo- ed. Prentice Hall, Madrid.
mento oportuno. El diseño de los sistemas ESCOBAR, Bernabé (1997). La evaluación
de informacón debe de contar con el apoyo económica de los sistemas de informa-
de la alta dirección y la implicación del usu- ción, ed. Universidad de Sevilla, Se-
ario; debe transmitir información clara y re- villa.
ducir la incertidumbre, y en su diseño debe
tratar dever la relevancia de este sistema para GARCÍA BRAVO, Daniel (1995). Sistemas
el diseño total de la organización. La mayor y tecnologías de la información en la
parte de las grandes y pequeñas empresas empresa, ed. Instituto de Cultura Juan
(éstas optarán por un desarrollo externo tanto Albert, Alicante.
por motivos económicos como para eludir
responsabilidades y preocupación en su ges- GIL ESTALLÓ, María Angeles, GINER
tión.), dejan en manos de consultorías o com- DE LA FUENTE, Fernando (1997).
pañías expertas en sistemas de información “Los sistemas de información de la em-
la configuración y desarrollo de sus sistemas. presa”, en Cómo crear y hacer funcio-
El outsourcing es el futuro. nar una empresa : conceptos e instru-
mentos.

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