„BAZE PODATAKA U ACCESS-U“

UPUTA 1 -Tabele i struktura podataka

- UPUTA ZA RAD S TEMATSKOM RAZRADOM -

UPUTE ZA RAD:
 Čitajte pažljivo tekst ove upute.
 Pratite cjelinu „Razrada nastavnih jedinica po zadacima (upute za rad)“ i paralelno rješavajte zadatke iz
datoteke AccessPriprema5.
 U slučaju nejasnoća kontaktirati voditelja vježbi putem e-pošte ili na konzultacijama.

PROBLEMSKI ZADATAK (PRIMJER):

U zdravstvenoj ustanovi u svakodnevnom poslovanju, u stvarnom vremenu, na nekoliko različitih lokacija potrebno je
evidentirati stručne obrade pacijenata (entiteti) s pripadajućim osobinama (atributi). Podaci se ažuriraju u postojećoj bazi,
unose se temeljem odgovarajućih pravila uređenih tzv. strukturom podataka kako bi se povećala sigurnost podataka u
bazi te brzina pristupa podacima.

CILJ NASTAVNE JEDINICE:

Putem ove vježbe studenti će usvojiti osnovna znanja izrade jednostavne baze podataka s programom Access. Spoznat
će koja su pravila i kriteriji pri izradi baze te što je to struktura podataka u Access-ovoj bazi.

- RAZRADA NASTAVNIH JEDINICA PO ZADACIMA (UPUTE ZA PRAKTIČAN RAD) -

(Pored pojedinih nastavnih jedinica u zagradi naveden je praktičan primjer - broj zadatka iz datoteke AccessPriprema5)

1. OPĆENITO O BAZAMA PODATAKA

Postoje različite vrste baza podataka kao i programa za njihovu izradu. Na vježbama će se raditi s Access-om,
programom pomoću kojeg je moguće izraditi tzv. relacijsku bazu podataka. Relacijske baze sastoje se od tabela koje su
međusobno povezane na određen način, odnosno između tabela uspostavljene su relacije (odnosi).
Općenito baze podataka predstavljaju spremnike koji omogućuju pohranjivanje velike količine podataka. Iz tih spremnika
moguće je korištenjem odgovarajućih alata dostupnih u bazi doći do određenog (željenog) podatka.
Važna osobina svake baze mogućnost je povezivanja s drugim bazama. Danas su vrlo popularne baze kojima se pristupa
putem interneta. Primjer za takvu bazu je „Studomat“.

Pri stvaranju baze podataka pomoću programa Access, baza predstavlja jednu datoteku unutar koje se stvaraju objekti.
Ukoliko koristite verzije 2003 ili 2007 koje nisu lokalizirane (prevedene na hrvatski jezik) kod objašnjenja specifičnih
pojmova ponegdje koristit će se uz hrvatsko i englesko nazivlje.
U početku razrade ove vježbe navedena su neka pravila, značajke i pojmovi koje je nužno poznavati za kasniji pravilan
praktičan rad s bazama pomoću Access-a.

OBJEKTI BAZE Sličica (ikona) baze izrađene

Najvažniji objekti jesu: programom Access s
 TABELE (TABLES), pripadajućim oblikom (nastavkom) .accdb.
 UPITI (QUERIES),
 OBRASCI (FORMS),
 IZVJEŠTAJI (REPORTS).

ZNAČAJKE BAZE
 JEDAN UNOS PODATKA - određeni podatak unosi se samo jednom, a koristi se po potrebi na raznim mjestima
neograničeno.
 PRIMARNI KLJUČ - oznaka kojom se jednoznačno određuje podatak (predmet promatranja-entitet).
 POLJE - područje u koje se upisuje podatak koji predstavlja jedno svojstvo entiteta (atribut).
 ZAPIS (SLOG) - područje (redak u tabeli ili trenutni prikaz obrasca) u kojem se nalazi više svojstava jednog
entiteta (više vrijednosti atributa).
 VRSTA PODATAKA - značajka kojom se određuje tip (vrsta) podatka u polju.
 SVOJSTVA POLJA - značajkama se određuju razna ograničenja pri unosu podatka u polje.

PRAVILA IZRADE
Obično u izradi baze podataka sudjeluje više osoba u zavisnosti od složenosti, potreba i primjene baze, to su osobe iz
struke za čije potrebe se izrađuje baza te stručnjaci za rad s IT tehnologijom ili informatičari. Pri izradi potrebno je
pridržavati se određenih pravila kako bi se osigurao kasniji nesmetan rad baze, potrebno je normalizirati bazu. Po
završetku izrade baze potrebno je obavezno osigurati testni rad. Važnija pravila jesu:
 Svaki entitet ima svoju tabelu s pripadajućim atributima koji se odnose samo na taj entitet.

Str. 1 od 4
 „BAZE PODATAKA U ACCESS-U“
UPUTA 1 -Tabele i struktura podataka

 Svaka tabela mora imati polje primarnog ključa (Primary key) koje jednoznačno određuje svaki entitet. Mora
postojati integritet entiteta.
 Tabele se međusobno povezuju putem polja ključeva (primarnog i sekundarnog).
 Povezujuća polja moraju biti istog tipa podatka i imati iste vrijednosti.

2. POKRETANJE PROGRAMA I STVARANJE BAZE (Zad. 1)

Program za izradu baza pokreće se: Start → Microsoft Office → Access. Na radnoj površini programa odabere se
Prazna baza (Blank Database). Bazi se odredi naziv te lokacija spremanja. Osim stvaranja nove prazne baze Access
2007 omogućuje stvaranje baze na temelju gotovih predložaka (Templates).
Pri svakom ponovnom otvaranju baze sigurnosni sustav Access-a putem trake poruka (ispod vrpce s alatima) upozorit će
vas da je iz sigurnosnih razloga onemogućen dio sadržaja baze.

RADNA POVRŠINA PROGRAMA

Radna površina jednostavna je i drugačija od ostalih programa. Najvažniji dio kao i kod ostalih Office 2007 programa
predstavljaju izbornici s pripadajućim vrpcama (Polazno, Stvori, Vanjski podaci …). Putem njih stvaraju se novi objekti i u
bilo kojem trenutku moguće je otvoriti ili pristupiti željenom objektu u bazi. Polazni i osnovni objekti u bazi jesu tabele.
Stoga je prvo potrebno stvoriti tabelu ili više njih te se tek tada mogu stvarati ostali objekti. S lijeve strane prozora
dostupno je tzv. Navigacijsko okno (Navigation Pane), a u središnjem dijelu prikazuje se odgovarajući objekt. U
navigacijskom oknu nalazi se popis svih objekata u bazi ili sadržaj baze podataka.

Izbornici s pripadajućim vrpcama.

Traka poruka

U desnom dijelu prozora prikazan je sadržaj

odabranog objekta. Odabrani objekt je Tabela (Tables)
PACIJENTI. Moguće je otvoriti više objekata koji se
mogu prikazati putem kartica (tabova). Otvoreni su
tablica i obrazac PACIJENTI.

Navigacijsko okno. U bazi vidljivo je pet tabela i tri

obrazaca.

3. TABELE (TABLES) (Zad. 2)

Relacijske baze podataka sastoje se od tabela međusobno povezanih na određen način. U početku izrade baze potrebno
je izraditi nekoliko tabela, unijeti u njih podatke te ih po potrebi međusobno povezati.
Pri stvaranju nove prazne baze otvara se objekt prazne tabele ili stvaramo novu tabelu: Stvori (Create) → Tablice
(Tables) → Tablica (Table).
POGLED NA TABELE (OBJEKTE BAZE)
Općenito pri radu s objektima baze postoji nekoliko vrsta pogleda na objekte te su prema tome dostupni različiti alati.
Najvažniji jesu:
 PODATKOVNI pogled - namijenjen korisnicima pri unosu podataka,
 DIZAJN pogled - namijenjen pri izradi i strukturiranju objekata baze.
Način pogleda mijenja se: Polazno (Home) → Prikazi (Views) → Prikaz (View), pri čemu prethodno mora biti otvoren
željeni objekt.

4. VRSTA PODATKA (POLJA) U TABELI (DATA TYPE) (Zad. 2)

Nakon proizvoljnog određivanja atributa (naziva polja Field Name) tabele u dizajn pogledu, potrebno je svakom polju
pridijeliti vrstu podatka. Time se unaprijed određuje vrsta podatka i onemogućuje pogreška pri unosu (npr. tekstualni tip
podatka neće biti moguće upisati u polje datumskog tipa podatka). Postoji nekoliko tipova podataka navedenih u popisu
padajuće strelice u koloni Vrsta podatka (Data Type) u Dizajn pogledu tabele.
 TEKSTUALNI (TEXT) – prihvaća tekst i brojeve (do 255 znakova).
 PROŠIRENI TEKSTUALNI (DOPIS) – prihvaća tekst i brojeve (više od 255 znakova).
 BROJČANI (NUMBER) – koristi se za brojeve s kojima se planira računati ili za decimalne brojeve.

Str. 2 od 4
 „BAZE PODATAKA U ACCESS-U“
UPUTA 1 -Tabele i struktura podataka

 DATUMSKI/VREMENSKI (DATE/TIME) – za prikaz datuma ili vremena.

 TEKUĆI (CURRENCY) – za prikaz oznake valute (kn ili po želji).
 SAMONUMERIRANJE (AUTONUMBER) – omogućava automatsko numeriranje zapisa (u polje takvog tipa
podatka nije moguće proizvoljno upisivati brojeve).
 LOGIČKI (YES/NO) – omogućava unos samo dviju vrijednosti (npr. da ili ne).
 POVEZUJUĆI S DRUGIM DOKUMENTIMA (OLE OBJECT) – ukoliko se iz baze podataka želi stvoriti veza na
drugi dokument (tekstualni ili slikovni) koristi se ovaj tip podatka.
 VEZA NA DOKUMENT (HYPERLINK) – omogućava umetanje veze (Hyperlink-a, web stranice) prema željenom
dokumentu.
 PRIVITAK (ATTACHMENT) – polje koje omogućuje vezu do željenog privitka (datoteke, dokumenta).
 ČAROBNJAK ZA POVEZIVANJE (LOOKUP WIZARD...) – omogućuje povezivanje s poljima iz drugih tabela.
Iz postojećeg popisa za svako polje mora se odabrati željeni tip podatka (nije moguće unositi tipove kojih nema na
popisu).

KORISNO:
 Ne odabirite tip podatka ukoliko prethodno niste upisali naziv polja,
 uvijek prvo odredite tip podatka i značajke polja (iduća cjelina) pa tek tada unosite podatke u tabelu,
 primjena odgovarajuće vrste podataka u bazi smanjuje mogućnost pogreške pri unosu podataka i omogućuje
povećanje sigurnosti baze te brži pristup (dohvaćanje podataka) pri radu s podacima.

5. ZNAČAJKE POLJA (FIELD PROPERTIES) (Zad. 2)

Svaki tip podatka u dijelu Značajke polja (Field Properties), koji se nalazi u donjem lijevom dijelu radne površine
korisničkog pogleda, dozvoljava postavljanje određenih značajki polja. Neke značajke iste su za različit tip podatka.

TIP POLJA ZNAČAJKA OPIS

Određuje najveći broj znakova pri unosu podatka. Manje

Veličina polja (Field Size)
od navedenog broja može se upisati

Zadana vrijednost (Default Value) Vrijednost prikazana do trenutka unosa nove

U polje se obavezno upisuje podatak, polje mora se

Potrebno (Required)
TEKSTUALNI ispuniti
(TEXT)
Pravilo potvrde valjanosti Pravilom se npr. može odrediti točan broj znamenki koje
(Validation Rule) treba unijeti u polje (pogodno kod JMBG)

Ova značajka povezana je s prethodnom.

Tekst provjere valjanosti
Putem nje određuje se poruka korisniku u slučaju unosa
(Validation Text)
podatka koji nije u skladu s pravilom unosa

Veličina polja (Field Size) Određuje npr. cijeli ili decimalni broj

Određuje oblik broja (npr. oznaku valute, oznaku

BROJČANI Oblik broja (Format)
tisućice, postotka)
(NUMBER)
Decimalna mjesta Određuje prikaz decimalnih mjesta desno
(Decimal Places) od oznake zareza
DATUMSKI/
VREMENSKI Oblik datuma (Format) Određuje oblik prikaza datuma
(DATE/TIME)

Po završetku određivanja značajki obavezno se određuje polje primarnog ključa u dizajn pogledu, „klikne“ (označi) se u
odgovarajuće polje te: Dizajn (Design Views) → Alati (Tools) → Primarni ključ (Primary key). Tabela je sada
spremna za unos podataka.

Alat za postavljanje primarnog ključa.

Str. 3 od 4
 „BAZE PODATAKA U ACCESS-U“
UPUTA 1 -Tabele i struktura podataka

Dizajn pogled na tabelu „Pacijenti“.

U stupcu Naziv Polja (Field Name)

prikazana su polja (nazivi) koja sadrži
tabela.

Putem padajuće strelice u stupcu Vrsta

podataka (Data Type) određuje se tip
podatka za svako polje.

Stupac Opis (Description),

neobavezan je za ispunjavanje, a
služi za detaljniji opis polja.

U donjem dijelu okvira u području

Svojstva Polja (Field Properties)
prikazana su svojstva trenutno
odabranog polja - „Broj osiguranika“
(tip podatka - Text).

SPREMANJE I IMENOVANJE TABELE

Tabelu spremamo u bazu čiju lokaciju na računalu smo odredili na početku pri stvaranju baze. Potrebno je odabirom alata
po izgledu diskete spremiti i imenovati tabelu. Također, pri prvom prebacivanju iz korisničkog (podatkovnog) u dizajn
pogled baza će zahtijevati spremanje tabele.
Poželjno je da naziv tabele bude u skladu s entitetom čiji se podaci nalaze u tabeli.

6. UNOS PODATAKA (Zad. 3, 6)

Unos podatak u tek stvorenu bazu obavlja se prvo u odgovarajućoj tabeli putem korisničkog (podatkovnog) pogleda.
Pogled se mijenja: Polazno (Home) → Prikazi (Views). Odabere se korisnički pogled: Prikaz podatkovnog lista
(Datasheet view) i unos u tabelu može započeti.

KORISNO:
 Potrebno je uvijek prvo odrediti vrstu i značajke polja, zatim polje primarnog ključa, spremiti tabelu i tek tada započeti
s unosom podataka. Kasnije promjene (vrste, svojstva, primarnog ključa) mogu izazvati poteškoće u radu.
 Postupak izrade tabele (gore naveden) vrijedi za svaku novu tabelu. Broj tabela ovisi o namjeni baze i zahtjevima
korisnika baze. Može ih biti dvije, pet, deset ili više.
 Ukoliko se kod unosa podataka pojavi poruka sustava (baze) vjerojatno se niste pridržavali pravila za unos
podataka. Izbrišite upisani podatak te u dizajn pogledu tabele provjerite vrstu podatka i svojstva polja. Prema tome u
korisničkom pogledu ponovo upišite podatak.
 Kasniji unos novih podataka u bazu obavlja se putem obrazaca (Forms) dok tabele predstavljaju samo spremnike
podataka i nije ih moguće uređivati kao npr. tabele u Excel-u.

Str. 4 od 4