USER MANUAL

UM 05 – Lelang Umum (e-Tender)

[Eksternal]

TAHUN 2016
Daftar Isi
A. User Manual (UM) 06 – Lelang Umum (Eksternal) ....................................................................................................... 3
1. Pengantar ............................................................................................................................................................................................... 3
1.1 Pengertian Lelang secara Elektronik (e-Tendering) ................................................................................................... 3
1.2 Pengguna Sistem e-Tendering .............................................................................................................................................. 3
1.2 Proses yang Harus Dilakukan Vendor dalam Proses Pelelangan.......................................................................... 3
2. Memeriksa Undangan Lelang ........................................................................................................................................................ 5
2.1 Mengakses Websitee-Procurement PT. Angkasa Pura II (Persero) .................................................................... 5
2.2 Mengakses Akun Vendor (Sign-In) ............................................................................................................................... 5
2.3 Memeriksa Daftar Undangan Lelang............................................................................................................................ 6
3. Melihat Detail Lelang dan mendaftar (Registrasi) Lelang ................................................................................................ 7
3.1 Memeriksa Detail Undangan Lelang ............................................................................................................................ 7
3.2 Vendor Register .......................................................................................................................................................................... 9
3.3 Vendor Membatalkan Registrasi ...................................................................................................................................... 11
4. Memberikan Penawaran Lelang (Quotation) ...................................................................................................................... 12
4.1 Log in Ke system Vendor...................................................................................................................................................... 12
4.2 Memeriksa Daftar Undangan Lelang .............................................................................................................................. 12
4.3 Memasukan Penawaran ....................................................................................................................................................... 13
4.4 Mengisi dan Menyimpan Form Pengajuan Komersial Penawaran Lelang .................................................... 13
4.5 Membatalkan Pemasukan Penawaran ........................................................................................................................... 16

2
A. User Manual (UM) 06 – Lelang Umum (Eksternal)

1. Pengantar
1.1 Pengertian Lelang secara Elektronik (e-Tendering)
e-Tendering adalah tata cara pemilihan rekanan (vendor) penyedia barang/jasa yang dilakukan oleh PT.
Angkasa Pura II (Persero) dan dapat diikuti oleh semua Vendor Terdaftar yang mendapatkan undangan dari
sistem VMS. Undangan Lelang akan dikirimkan kepada vendor-vendor yang memenuhi Kualifikasi Lelang sesuai
ketentuan yang ditetapkan sebelumnya oleh Panitia Lelang melalui sistem pelelangan menggunakan aplikasi e-
Procurement yang dimiliki dan diselenggarakan oleh PT. Angkasa Pura II (Persero).

Setiap vendor yang telah diundang berhak mengikuti atau tidak mengikuti proses Lelang. Vendor yang telah
mendaftar Lelang berhak menyampaikan penawaran, dalam rentang waktu yang telah ditentukan oleh
mekanisme lelang. Penawaran lelang diajukan kepada Panitia Lelang secara online melalui sistem e-Tendering,
yang merupakan bagian dari sistem e-Procurement. Mekanisme penentuan pemenang lelang dilakukan oleh
sistem e-Tendering dan akan diberitahukan secara langsung kepada pemenang lelang melalui media elektronik
dan juga diumumkan di website e-procurement PT. Angkasa Pura II (Persero).

1.2 Pengguna Sistem e-Tendering

Pengguna (user) dari sistem e-Tendering dapat dibagi 2 kategori, yaitu:
 Vendor / Rekanan telah terdaftar di VMS e-Procurement PT. Angkasa Pura II
Adalah perusahaan yang telah mendaftarkan diri dan telah lulus Prakualifikasi Online, dinyatakan aktif
sebagai Vendor di sistem VMS e-Procurement PT. Angkasa Pura II (Persero).
Sebagai Vendor yang diundang pada Proses Lelang, sistem e-Procurement PT. Angkasa Pura II
(Persero) akan memberikan otoritas kepada setiap vendor untuk mengikuti atau tidak mengikuti
Proses Lelang, melakukan penawaran harga terhadap Lelang yang ditawarkan Panitia Lelang melalui
sistem eProcurement PT. Angkasa Pura II (Persero).
 Panitia Lelang (Panitia)
Adalah pengguna yang diberikan otoritas oleh PT. Angkasa Pura II (PERSERO) untuk mengelola Proses
Pengadaan secara elektronik / e-Procurement PT Angkasa Pura II (PERSERO).
 Kepala Panitia Lelang
Adalah pengguna / pihak yang menyetujui segala proses yang diperintahkan oleh panitia

1.2 Proses yang Harus Dilakukan Vendor dalam Proses Pelelangan

Proses-proses yang menjadi bagian dari rangkaian dari Proses Pengadaan untuk Vendor dalam Sistem
Pelelangan e-Procurement PT Angkasa Pura II (PERSERO) adalah:

 Otentifikasi Vendor (Sign-in)

 Periksa Daftar Undangan Lelang

 Memutuskan mengikuti proses Lelang (Registrasi) atau tidak ikut (No Quote)

 Menyampaikan Penawaran Harga (Quote) dan melampirkan Dokumen Persyaratan Lelang.

3
Diagram Alur Proses e-Tendering

PANITIA
PENGUMUMAN & OTORITASISASI PENILAIAN
UNDANGAN LELANG KEIKUTSERTAAN VENDOR PENAWARAN

OTENTIKASI & PERIKSA PENYAMPAIAN PENAWARAN PENGUMUMAN

DAFTAR UNDANGAN NILAI LELANG PEMENANG
VENDOR LELANG
e-Tender: e-Procurement PT Angkasa Pura II (PERSERO)

4
2. Memeriksa Undangan Lelang

2.1 Mengakses Websitee-Procurement PT. Angkasa Pura II (Persero)

Vendor yang akan mendapatkan Undangan Lelang adalah Vendor yang telah terdaftar sebagai Rekanan Aktif
pada sistem e-Procurement PT. Angkasa Pura II (Persero), dan termasuk ke dalam Kualifikasi Proses Lelang
tersebut. Untuk memeriksa daftar Undangan Lelang, Vendor harus mengakses website e-Procurement dengan
menggunakan USER ID dan Password yang telah diberikan pada proses Prakualifikasi Online.

2.2 Mengakses Akun Vendor (Sign-In)

Pengguna diharuskan meng-akses alamat website berikut:

 http://eprocurement.angkasapura2.co.id:999

Gunakan USER ID dan Password untuk dapat mengakses akun (account) perusahaan dalam sistem e-
Procurement PT. Angkasa Pura II (Persero).

Catatan:
Memasukan USER ID dan Password harus berhati-hati, karena sistem e-Procurement hanya memberikan 3
(tiga) kali kesempatan saja. Apabila terjadi 3 kali kesalahan pemasukan Password, Vendor harus menunggu
selama 3 menit untuk proses entry USER ID dan Password berikutnya. Apabila entry USER ID dan Password
benar, maka akan tertampil halaman Akun Vendor dalam website e-Procurement sebagai berikut:

5
Tampilan Halaman Akun Vendor pada Sistem eProcurement PT. Angkasa Pura II (Persero)

2.3 Memeriksa Daftar Undangan Lelang

Untuk melihat Daftar Undangan Lelang yang diadakan PT. Angkasa Pura II (Persero), klik menu “Quotation” 
“View Quotation”

6
Tampilan Tender - List

Klik menu dropdown

untuk memilih opsi/filter
daftar penawaran

3. Melihat Detail Lelang dan mendaftar (Registrasi) Lelang

3.1 Memeriksa Detail Undangan Lelang

Untuk mengetahui detail dari sebuah Undangan Lelang yang diadakan PT. Angkasa Pura II (Persero), Vendor
dapat mengetahuinya dengan mengklik Nomor RFQ (Highlight kuning) dari Lelang tersebut.
Tampilan Tender - List

Klik nomor RFQ (highlight

kuning) untuk memeriksa
secara detail Undangan
Lelang.

7
Proses Lelang Pengadaan Barang/Jasa pada sistem e-Procurement PT. Angkasa Pura II (Persero) ini adalah
proses secara elektronik, sehingga detail penjadwalan (Schedule) harus sangat diperhatikan. Jadwal-jadwal
tersebut akan mengatur prosesi waktu lelang secara ketat.

Tampilan Request For Quotation – View

Jadwal Proses Lelang yang

harus diperhatikan Vendor

Jadwal Undangan
Aanwijzing, waktu, Tempat
dan persyaratannya

8
 3.2 Vendor Register
Vendor yang akan mengikuti proses Lelang harus melakukan Registrasi terlebih dahulu . selalu perhatikan
jadwal proses lelang . Untuk vendor yang akan mengikuti proses lelang pengguna bisa meng klik menu
“Register” kemudian Klik “Go” .

Tampilan Halaman Request For Quotation – View - Register

Klik “Register”
kemudia Klik ”GO”

jika pengguna akan melakukan registrasi secara otomatis akan muncul Pop Up Pakta integritas , Pakta
integritas ini adalah pernyataan atau janji kepada diri sendiri tentang komitmen melaksanakan seluruh tugas,
fungsi, tanggung jawab, wewenang dan peran sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan
kesanggupan untuk tidak melakukan korupsi, kolusi, dan nepotisme dan juga sebagai salah satu syarat
melakukan regitrasi dan mengikuti lelang di PT. Angkasa Pura II (Persero) yang wajib di setujui
vendor/pengguna. Klik “Setuju” Untuk menyetujui.

Klik “Setuju” untuk

menyetujui Pakta
Integrasi dan
melakukan registrasi
atau “Batal” untuk
tidak menyetujui
pakta Integrasi dan
tidak melakukan
registrasi

9
Setelah itu vendor / Pegguna akan mendapatkan dokumen yang dilapirkan oleh panitia lelang sebagai penduan
untuk mengikuti lelang di PT. Angkasa Pura II (Persero) . Pengguna bisa meng-Unduh File tersebut dengan cara
meng klik menu (Download) . setelah itu jika pengguna / vendor tidak bisa menghadiri aanwijzing pengguna
bisa melakukannya secara online dengan mengklik menu “PENJELASAN LELANG” , Disana Vendor/Pengguna
bisa mengajukan pertanyaan dari lampiran dokumen yang dilampirkan panitia.

Tampilan Request For Quotation – RFQ Attachments

Klik “Penjelasan Lelang”

untuk mengajukan Klik “Download” untuk
pertanyaan kepada men-Unduh Dokumen
Lampiran

Pada halaman ini vendor/pengguna bisa mengajukan pertanyaan kepada panitia jika ada pertanyaan mengenai
penjelasan lelang . Klik “Masukan Pertanyaan” untuk mengajukan pertanyaan kepada panitia lelang .

Tampilan Penjelasan Dokumen Lelang

10
 3.3 Vendor Membatalkan Registrasi
Jika pengguna ingin membatalkan registrasi , pengguna / vendor bisa meng klik menu dropdown kemudian
pilih menu “Batal Regitrasi” lalu klik “Go” secara otomatis vendor/pengguna batal registrasi dan tidak biasa
mengikuti proses lelang selanjutnya . Klik “Close” untuk kembali ke halaman sebelumnya.

Tampilan Request For Quotation – Batal Regitrasi

Klik menu dropdown, Pilih

“Batal Registrasi” kemudian
klik “Go”

Untuk kembali ke halaman

sebelumnya klik “Close”

11
4. Memberikan Penawaran Lelang (Quotation)

4.1 Log in Ke system Vendor

Pengguna memasuki halaman vendor ke alamat :

 http://eprocurement.angkasapura2.co.id:999

Gunakan USER ID dan Password untuk dapat mengakses akun (account) perusahaan dalam sistem e-
Procurement PT. Angkasa Pura II (Persero)

4.2 Memeriksa Daftar Undangan Lelang

Untuk melihat Daftar Undangan Lelang yang diadakan PT. Angkasa Pura II (Persero), klik menu Quotation 
View Quotation

12
 4.3 Memasukan Penawaran
Perhatikan Tender Status , jika status tender “Registration Closed” dan sudah berstatus “Registered” berarti
pengguna / vendor bisa mengajukan penawaran harga. Perhatikan jadwal dan tanggal proses lelang. Setelah
mendaftarkan perusahaannya untuk mengikuti Undangan Lelang, Vendor kemudian harus memutuskan untuk
memberikan penawaran (Quote) atau tidak. Menu tersebut dapat ditemukan pada form Request for
Quotation . Klik Menu RFQ (Highlight kuning) untuk membuka detail penawaran.

Tampilan tender - List

Klik RFQ (Highlight

kuning) untuk melihat
detail penawatran

4.4 Mengisi dan Menyimpan Form Pengajuan Komersial Penawaran Lelang

Untuk memasukan penawaran harga , pengguna / vendor harus memilih menu Quote , Untuk Vendor yang
tidak akan mengisi atau memasukan penawaran harga bisa memilih menu No Qoute yang berarti vendor telah
berhenti mengikuti lelang.

Tampilan Request For Quotation – Quote

1. Pilih menu “Quote” untuk

terus mengikuti Lelang
dan memberikan
penawaran.
2. Klik tombol “Go”

13
Ketika menu “Quote” yang dipilih, sistem akan menampilkan form “Vendor Commercial Quotation Manual”
yang merupakan isian mengenai penawaran Vendor terhadap Proses Lelang yang diajukan. Isikan data-data
penawaran yang akan diberikan terhadap Proses Lelang, beserta data-data khusus mengenai kesanggupan
Vendor terhadap persyaratan teknis secara umum. Setelah data isian form telah komplit, klik tombol “Save”
setelah memasukan password untuk di kolom ysng disediakan.

Tampilan Vendor Commercial Quotation Manual

Masukan “Passwod”
kemudian klik “Save”

Berikut adalah data isian form “Vendor Commercial Quotation Manual”:

1. No. Referensi.
2. Masa berlakunya penawaran (Hari).
3. Kode (Code)
 Deviasi – Spek penawaran ada ketidaksesuaian dengan yang dimintakan oleh teknis Lelang.
 Fully Comply – Seluruh spek sesuai dengan apa yang diminta oleh teknis Lelang.
4. Deskripsi material (Secara umum)
5. Kuantitas – Jumlah paket yang ditawarkan
6. Harga – Penawaran harga yang diajukan (beserta satuan currency-nya)
7. Jumlah total harga
8. Waktu pengiriman

Setelah semua data di isi masukan “Password” kemudian klik “Save” untuk menyimpan semua isian data dan
untuk kembali kehaman sebelumnya klik “Cancel”

Sistem akan memberitahukan informasi apabila pengajuan komersial penawaran telah sukses diperbaharui.

14
Langkah berikutnya adalah meng-upload semua Dokumen Persyaratan Lelang yang dimintakan oleh Panitia
Lelang. Berikan nama masing-masing file / dokumen sesuai dengan yang dimintakan, upload dari PC dan
simpan (Save) ke sistem e-Procurement. Setelah semua dokumen berhasil di-upload dan disimpan, kemudian
klik tombol “Close”. Pengguna /Vendor bisa meng-unduh template sebagai contoh dokumen yang akan di
upload (Highlight Kuning)

Tampilan Dokumen Penawaran

Piih dokumen “Choose

File” kemudian klik
“Save”

Klik Template untuk meng

unduh contoh doumen

Untuk men-Delete dokumen yang sudah ter-Upload pengguna bisa meng klik checkbox pada dokumen yang
akan di hapus kemudian klik “Delete” untuk menghapus. Klik tombol “Close” setelah semua file yang menjadi
Dokumen Persyaratan Lelang berhasil di-upload dan disimpan ke dalam sistem e-Procurement sesuai yang
diminta.
Tampilan Setelah Semua Dokumen Penawaran Sudah Ter-Upload

Klik checkbox pada

dokumen/file yang akan di
hapus kemudian klik “Delate”

15
Tampilan status tender yang diikuti akan berubah dari “Registered” menjadi “Quoted” sebagai tanda proses
pengajuan penawaran terhadap Undangan Lelang, baik secara komersial maupun teknis telah selesai. Proses
selanjutnya, Vendor menunggu keputusan penilaian dan pengumuman pemenang Lelang oleh Panitia Lelang
Pengadaan Barang/Jasa PT. Angkasa Pura II (Persero).

4.5 Membatalkan Pemasukan Penawaran

Jika pengguna /vendor ingin membatalkan penawaran harga yang sudah dimasukan pengguna bisa meng-Klik
menu dropdown kemudian pilih “Cancel Quote” lalu klik “”Go” .

Tampilan Request For Quotation – Cancel Quote

16
Setelah itu akan muncul pop-up dibawah ini , untuk melanjutkan dan menyetujui pembatalan penawaran,
pengguna bisa memasukan “Password” kemudian klik “Cancel Quoted” dan pegguna bisa meng klik “Cancel
untuk kembali ke hlaman sebelumnya.

Tampilan Vendor Cancel Commercial Quotation

Masukan “Password”
kemudian klik “Cancel Quote”

Klik “Cancel” untuk kmbali ke

halaman selanjutnya

Tampilan status tender yang diikuti akan berubah dari “Quoted” menjadi “Quote Canceled” yang berarti
vendor mebatalkan untuk memasukan penawaran harga dan vendor tidak mengikut lelang.

Tampilan Tender - List

17