Tu Semana de 8 Días (Ebook) - Cronomaquia PDF

TU SEMANA DE 8 DÍAS
Edwar Apaza Zavala | Productividad y Gestión Personal

www.cronomaquia.com
Edición #1 – Febrero 2015
Copyright © 2015 Edwar Apaza Zavala. Todos los derechos reservados.
Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestión Personal

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¡YA ESTAMOS JUNTOS, BIENVENIDO!

Hola,
Mi nombre es Edwar Apaza Zavala del blog Cronomaquia y me pone muy contento
que estés aquí, leyendo estas páginas.
He escrito este ebook con tres objetivos principales:
 Hacer que “ganes” un día más a la semana para

que lo aproveches en lo que más te gusta y
apasiona.
 Ayudarte a que liberes tu mente de estrés y
obtengas mayor control sobre tu vida.
 Presentarte los conceptos iniciales sobre
productividad y gestión personal, para que
puedas profundizar temas más avanzados con
familiaridad.
Quiero que te lleves planes de acción de aplicación inmediata, para que empieces a
generar resultados en tu vida.
Lo ideal es que leas todo el ebook pero también puedes ir directo a las propuestas
que más te interesan, prefiero que actúes sobre lo que más te impacta a que leas todo
y sólo te lleves ideas o intenciones. Menos pensar y más poner en práctica.
Ten a la mano papel, lápiz y mucha actitud de mejora y apertura, espero disfrutes la
lectura. Manos a la obra.
Edwar Apaza Zavala

TABLA DE CONTENIDOS
1. Explorando la realidad 05
2. ¿Por qué te falta tiempo para todo? 07
3. ¿De dónde vas a ganar tiempo? 09
4. ¿Cuánto tiempo vas a poder ganar? 15
5. ¡Manos a la obra! 17
A. Reduce el tiempo de tus reuniones 17
B. Reduce el tiempo que dedicas al email 23
C. Optimiza tus herramientas 28
D. Implementa mejores hábitos 33
E. Organiza tu información digital y física 38
6. Disfruta de tu semana de 8 días 41
Mucho más en Cronomaquia 43
Acerca del autor 44
Referencias y lectura complementaria 45

1. EXPLORANDO LA REALIDAD
¿Estás logrando los resultados que mereces?
Seguro quisieras, a veces, que los días tuvieran 40 y no 24 horas para que puedas
hacer todo lo que quieres, también es probable que, otras veces, quieras detener el
tiempo para tomarte un respiro en medio de tantas cosas por hacer.
Todos hemos tenido estas sensaciones, es normal.
Pero continuemos explorando, porque quizás estás atravesando una etapa de tu vida
en la que sientes que:
 No estas logrando todos los resultados que tu esfuerzo merece, tus objetivos
están todavía lejanos.
 Te estresas con cierta frecuencia, no estás disfrutando de tu trabajo o de tus
estudios, has perdido un poco de control sobre tu vida y tus acciones.
 Tus proyectos (personales y laborales) están tardando más tiempo del previsto y
no siempre finalizan con éxito.
 Tienes pendientes acumulándose uno tras otro, no los terminas a tiempo. No
estas cumpliendo tus compromisos.
 No tienes tiempo para hacer lo que más te gusta, lo que te apasiona, tus
actividades favoritas están siendo dejadas de lado.
Si te sientes identificado con alguno de estos puntos, es muy probable que necesites
mejorar tu gestión personal, disminuir tus tiempos muertos e improductivos y
agregar mayor valor en el tiempo que ya destinas a cada una de tus actividades
diarias.

¿Qué vamos a hacer al respecto?
Quiero ayudarte a que ganes más tiempo para que empieces a solucionar, uno por
uno, los síntomas que vimos en el punto anterior.
Quiero hacer que ganes un día más a la semana, un día completo para que te
acerques mucho más a tus objetivos, para que el estrés no te agobie (tanto) y puedas
desplegar todas tus facetas. Quiero hacer que tu semana sea de 8 días, para siempre.
Para lograrlo, vas a seguir los siguientes pasos:
1. Identificar las fugas de tiempo en tu día a día.

2. Dimensionar el tiempo que pierdes diariamente por culpa de estas fugas.
3. Priorizar las fugas de tiempo más impactantes en tu vida.
4. Generar planes de acción específicos para atacar estos ladrones de tiempo.
5. Decidir en qué vas a utilizar el tiempo ganado.
Sin embargo, quiero hacer énfasis en que el fin mayor no es ganar tiempo porque sí,
no vamos a ganar ningún trofeo sólo por ahorrar tiempo, lo que realmente importa
es conseguir nuestros objetivos, finalizar nuestros proyectos y cerrar nuestros
pendientes, todo esto en un ámbito integral (profesional, personal, familiar, etc.).
RESUMIENDO EL CAPÍTULO #1
Estás en una etapa de tu vida en la que sientes que no estas logrando los resultados
que tu esfuerzo amerita, necesitas más horas al día para conseguirlos. En esta guía
te voy a ayudar a que tu semana sea de “8 días” pero recuerda que no dan medallas
por ser productivo, lo verdaderamente importante es conseguir los objetivos
integrales de tu vida (laborales, personales, familiares, etc.).

2. ¿POR QUÉ TE FALTA TIEMPO PARA TODO?
Conociendo a tus enemigos
Para ganar una guerra, necesitas conocer a profundidad a tus enemigos, en este caso,
a los ladrones de tiempo.
Estos ladrones de tiempo hacen que tus días se vuelvan más improductivos, que tu
vida se desorganice, que te distraigas demasiado y que te estreses continuamente, en
suma, perjudican tu vida, te alejan de tus objetivos.
Estos ladrones de tiempo son por ejemplo:
 Las reuniones
 Las llamadas telefónicas
 Las interrupciones
 Las urgencias
 El email
 Las redes sociales
 La mensajería instantánea
 La televisión
 Los malos hábitos
 La subutilización de herramientas
 Las conversaciones “de pasillo”
 Los archivos extraviados
 Los juegos

En mi experiencia estos son los “quita tiempo” más comunes en nuestro día a día,
probablemente a ti te impacten mucho más unos que otros, pero estoy seguro que la
mayoría de ellos están presentes en tu vida.
Son muchos, lo sé, es por ello que necesitas cuantificarlos y priorizarlos, de mayor a
menor impacto, para empezar por los más complejos, para que “te tragues el sapo
primero” como dijo Brian Tracy alguna vez, queriendo referirse a que es bueno
empezar por lo más molesto o desagradable.
En el siguiente capítulo vamos a ver, con números, cuáles de estos ladrones de tiempo
nos conviene atacar, pon atención y cuidado. La guerra apenas ha empezado.
Para ganar una guerra debes estudiar a tu adversario, en tu particular lucha

necesitas conocer a los ladrones que más tiempo te quitan día tras día, luego de
ello, deberás cuantificarlos y empezar a diseñar tu plan de ataque. ¡Manos a la obra!

3. ¿DE DONDE VÁS A GANAR TIEMPO?
Los números son nuestro mejor aliado
Las mejores decisiones, usualmente, se basan en información de calidad y objetiva.

Pues bien, por tal motivo es que quiero presentarte estadística detallada sobre a qué
dedica su tiempo el trabajador sudamericano promedio, un estudio que basa su
muestra en 15 empresas de Perú, Colombia, Chile, Argentina, Ecuador, Bolivia y
Paraguay, una muestra que, para los fines que tenemos entre manos, es suficiente y
reveladora. Además, dado el carácter referencial de esta información también puede
ser de utilidad para otras realidades (como la española, mexicana o centroamericana).
Distribución típica de un día laborable
Analicemos la primera tabla, ésta muestra cómo está distribuido uno de tus días
laborales, nos va a servir de primer acercamiento:

Pasas más del 40% de tu tiempo en tu centro de trabajo, lo que nos sugiere que,
definitivamente, esta es la porción de tiempo que debemos atacar para obtener tu
“día adicional” a la semana. Vamos a explorar aún más a detalle este tiempo.
A modo de alerta solamente, si estás pasando 1.5 horas al día en traslados (o más) no
es mala idea que empieces a ver la opción de mudarte más cerca de tu trabajo o quizás
aprovechar ese tiempo del trayecto (escuchando audiolibros por ejemplo).
Explosión a detalle del tiempo en el trabajo
Quiero mostrarte más información, ahora quiero que veas cómo se compone la
permanencia en un centro de labores para las 3 grandes categorías jerárquicas de una
compañía: el nivel directivo, los mandos medios y el nivel operativo o ejecutor.
Para una mejor comprensión de las siguientes tablas es preciso definir los términos
utilizados, veamos:
 Tiempo en reuniones, es el tiempo que pasamos en medio de reuniones.

 Tiempo en gestión del email, es aquel dedicado a leer y responder correos.
 Tiempo improductivo, es el tiempo que dedicamos a realizar actividades
laborales sin que eso signifique un valor agregado. Ejemplo: realizar una
presentación mal estructurada que luego debe ser realizada de nuevo. O
también, realizar un informe deficiente por carencia de información, para luego
corregir el informe.
 Tiempo productivo individual, tiempo que agrega valor a nuestro trabajo.
 Tiempo de refrigerio, dedicado a almuerzo y comidas en general.
 Tiempo en comunicaciones, es el destinado a llamadas por celular, anexo, etc.
 Tiempo muerto, es el dedicado a conversaciones de pasillo, redes sociales, etc.
 Tiempo en capacitaciones, dedicado a cursos, talleres, seminarios y eventos.

Como vimos en la primera tabla, un trabajador permanece en promedio 10.4 horas

de su día en el trabajo, quiero mostrarte cómo están distribuidas estas horas:
Distribución de tiempo si eres Director o Gerente
Como podemos ver, el directivo promedio pasa un cuarto de su tiempo en el trabajo

metido en reuniones (algunas provechosas, otras no tanto), luego, casi dos horas son
muy efectivas a nivel individual, máximo enfoque.
Tiene 1.8 horas de trabajo improductivo (con interrupciones, reprocesos,

correcciones, etc.) y un tiempo equivalente leyendo y respondiendo correos (algunos
con valor, otros no tanto).

En síntesis, si eres director, vicepresidente o gerente te vendría muy bien optimizar

tu uso del email, tu participación en reuniones y en reducir tiempos improductivos.
Distribución de tiempo si eres jefe o líder de área
De la tabla se aprecia que un líder de área o jefe tiene mucho tiempo improductivo
(2.2 horas al día), principalmente causado por interrupciones y retrabajos de los
entregables de sus subordinados. También tiene algo tiempo dedicado a participación
de reuniones y manejo del email (4.2 horas entre los dos tipos de actividad).
Destacable señalar que destina casi una hora a llamadas telefónicas (vía anexo o
celular).

Distribución de tiempo si eres ejecutor o analista
Se evidencia un claro enfoque al trabajo individual, por eso este segmento muestra
un tiempo productivo alto (2.9 horas) pero también mayor tiempo improductivo que
la media de los otros niveles. En tercer lugar aparece el, ya clásico, email y muy de
cerca el tiempo dedicado a reuniones.
Como podrás notar hay una tendencia marcada a la acción aunque ésta no sea del
todo eficiente, un aspecto al que debes prestar atención si perteneces a este grupo
de trabajadores.

De lo expuesto, se puede concluir:
 Tienes un 22% de tiempo improductivo, es decir, tiempo en el que “haces algo”

pero que no agrega valor, puede ser causado por un mal uso de herramientas,
hábitos poco eficientes, desorganización, planificación débil, entre otros factores.
 Un 20% de tu tiempo en el trabajo está destinado a reuniones, tienes bastante
margen de mejora en este rubro.
 Si optimizas el uso de tu correo electrónico, tienes también un alto potencial de
impacto (20% de nuestra jornada laboral).
Diagnóstica tu propio día de trabajo
Quiero invitarte también a que te animes a hacer tu propio diagnóstico, te quiero

presentar un formato creado por David Seah y que es muy práctico en su uso:
FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ACTIVIDADES DIARIAS
Si te animas a usarla seguro obtendrás datos que otorgarán mayor consistencia a la

estadística que te mostré párrafos atrás. En todo caso, también puedes contactarme
para que te ayude con un diagnóstico profesional.
Pasas 10.4 horas a la semana en tu trabajo, de los cuales más de 4 horas los dedicas
a reuniones y correo electrónico. Además, llegas a invertir hasta 2 horas de tu
tiempo en actividades que con herramientas adecuadas y con hábitos productivos
te tomarían mucho menos. Pon cuidado también a tus tiempos dedicados a
transporte y al ocio.

4. ¿CUÁNTO TIEMPO VAS A PODER GANAR?
Lo que vas a hacer para ganar más tiempo
Ya identificamos lo que más te impacta con bastante grado de certeza, ahora es

momento de entrar a la acción y empezar a mejorar en estas áreas.
Necesitas ahora objetivos por cada iniciativa que vas a empezar a ejecutar, de tal
manera que puedas ir evaluando tu progresión, recuerda que cuando hablamos de
cambiar hábitos debes ir paso a paso, firme pero seguro, esta es una carrera de media
distancia, paciencia y enfoque, no te pido más.
¿Qué significa ganar un día más a la semana?
Básicamente quiere decir que necesitas ahorrar 17 horas a la semana (considerando

que descansas 7, en promedio) para que puedas disfrutar de “un día más a la
semana”, de este modo tus semanas pasaran a tener “8 días”.
Estas 17 horas semanales resultan de ahorrar tiempo en el trabajo y en tus actividades

personales, estas 17 horas semanales serán de disposición libre, algunas las
emplearas en ser mucho más productivo en tu trabajo y otras en hacer lo que más te
gusta y apasiona.
Con este día adicional vas a poder cumplir tus retos laborales, vas a disfrutar de más
tiempo con los que más quieres, en síntesis, vas a tener la materia prima para que tus
objetivos personales se hagan realidad. Eso espero y deseo.

Objetivos detallados para alcanzar los resultados
Con base en todo lo analizado quiero proponerte los siguientes objetivos que reflejan
las optimizaciones de tiempo que he logrado antes en mis proyectos de
productividad, son objetivos totalmente alcanzables sin que esto implique que dejen
de ser retadores, va a costar un poco de esfuerzo, nada es fácil. Aquí vamos:
Vas a atacar con intensidad máxima el tiempo que dedicas a reuniones y mails. Vas
a optimizar tus herramientas. Vas a implementar hábitos más saludables en tu
tiempo libre y vas a gestionar con más orden tu información. Con todo esto vas a
ganar 17.4 horas más a la semana, es decir, el ansiado día adicional.

5. ¡MANOS A LA OBRA!
Todo el mundo le tiene pánico a las reuniones, su mal uso ha hecho que huyas de
ellas o, peor aún, que asistas solo para cumplir, un círculo vicioso muy dañino.
Cualquier excusa es buena para convocar a una reunión, tu agenda lo sufre semana a
semana, casi no te queda tiempo para “trabajar” y avanzar tus pendientes.
Enseguida, te propongo 5 acciones para que reduzcas una cuarta parte del tiempo
que le dedicas a las reuniones:
ACCIÓN #1:
Lucha con todas tus fuerzas por evitar crear reuniones

que no seas estrictamente necesarias.
Hace poco publiqué un post sobre cómo tener reuniones efectivas o, mejor todavía,
cómo no tenerlas, en dicho artículo expuse cómo podrías contener la avalancha de
reuniones con tan solo preguntarte “¿realmente necesito una reunión para solucionar
este problema?”, necesitas 5 segundos de reflexión y responder con sinceridad para
darte cuenta que la solución probablemente necesite de algo mucho más sencillo que
de una reunión formal.

Evidentemente no vamos a poder evitar todas las reuniones, pero tenemos suficiente
autoridad sobre algunas para decidir eliminarlas, cambiar su frecuencia, reducir su
duración, etc.
Piensa en si una llamada o una pequeña conversación directa con la persona

implicada no te daría el mismo resultado que toda una reunión dentro de 3 días, si no
son más, con lo ajustadas que son las agendas hoy en día.
CONCLUSIÓN: Antes de convocar una nueva reunión dedica unos minutos

a definir si realmente la necesitas, encuentra formas más directas de
solucionar tus problemas (llamadas, conversaciones puntuales, etc.)
ACCIÓN #2:
Ayuda a todos y reduce la duración de tus reuniones.
Una alternativa poco utilizada pero también potente es la reducción del tiempo que
toman actualmente tus reuniones. Estas acostumbrado a reservar espacios de 1 hora
por defecto para la mayoría de tus reuniones (si es que no es más tiempo) en parte
porque las herramientas de calendarización (Outlook, Lotus, Google Calendar, etc.)
así lo predeterminan, pero nada te cuesta empezar a celebrar reuniones 15, 25 o 40
minutos. Es cuestión de eliminar la idea de “las cosas siempre se han hecho así” y
empezar a cuestionar el status quo.
Te propongo que elabores un inventario de todas tus reuniones recurrentes, con

asistentes y duración de las mismas, una vez tengas estas esta información preparada
plantea y coordina nuevas frecuencias, duración y horarios con los asistentes.

Las reuniones candidatas a ser reducidas en tiempo son aquellas de 2 horas o más de
duración, estas reuniones directamente pueden recibir 1 hora de disminución y te
aseguro que no pasa nada, es tanto el tiempo que ocupan que la reducción aplicada
hará que todos afinen sus tiempos de participación y no se resientan los objetivos.
Otras reuniones clásicas a reducir son las de revisión de estatus o avances semanales,
la alternativa es designar con anticipación una persona que consolide todo el material
de la reunión y lo envíe a todos antes de la misma, así todo transcurrirá de manera
más fluida.
CONCLUSIÓN: Mapea tus reuniones, reduce la frecuencia con la que se

ejecutan, disminuye asistentes y reduce el tiempo de duración de las
mismas, echa especial cuidado a las que duran más de 2 horas.
ACCIÓN #3:
Te van a odiar un poco pero dile no rotundo a las

reuniones en las que no agregas valor.
Una de los hábitos que debes y puedes cambiar de inmediato es el de asistir a

reuniones en las que no estás en condiciones de aportar, básicamente asistes por
costumbre, porque te convocaron “por sí te necesitan” o porque está yendo tu jefe y
debes acompañarlo.
Aprovechando el inventario que ya tienes de tus reuniones, te propongo cuestiones

tu aporte a cada una de ellas, busca al líder o coordinador de cada una de estas
reuniones y encuentren la necesidad real, quizás puedas solventar sus requerimientos
de otra forma, comparto algunas ideas contigo al respecto.
 Propón al líder de la reunión estar “on call” para atender cualquier duda, de esta
forma, si bien debes estar atento al teléfono, puedes aprovechar ese tiempo para
avanzar con tus pendientes en tu lugar de trabjo.
 Plantea la opción de que te compartan el acta de la reunión y a través de ella
identifiques tus pendientes respectivos.
 Ponte a disposición de asistir “por unos minutos” a la reunión cuando realmente
te necesiten, luego de resuelto el punto te deberás retirar, para que esto funcione
debes acordarlo así previamente con el líder de la reunión.
CONCLUSIÓN: Luego de inventariar tus reuniones, cuestiona al líder de

cada una de ellas la necesidad de tu participación, en caso no se pueda
omitir del todo tu asistencia plantea opciones parciales de apoyo.
ACCIÓN #4:
Logra tus objetivos en UNA sola reunión, presiona.
Si finalmente concluyes que necesitas convocar una reunión para tratar algún tema,
prepara todo para que logres tus objetivos en una sola sesión, no permitas que se
genere una cadena de reuniones interminable.
Para que puedas hacer que en una sola reunión se tomen las decisiones que quieres,
te recomiendo lo siguiente:
 Define el objetivo de la reunión, declara lo qué quieres lograr.

 Plantea una estrategia para lograrlo, “lee” a los demás participantes,
especialmente al del poder de decisión.

 Reúne todas las evidencias, pruebas, material, etc., que te sirvan para lograr tus
objetivos.
 Trata de llevar la reunión en tu oficina, jugar de local siempre otorga un plus.
 Orienta la reunión al resultado que esperas, cierra lo más pronto que puedas.
CONCLUSIÓN: Se muy estratégico a la hora de crear una reunión, plantea

tu objetivo, analiza a tus interlocutores y orienta todo para que “cierres
trato” a la primera oportunidad. Ahorrarás varias reuniones futuras.
Adicionalmente, quiero sugerirte algunas buenas prácticas para que ganes eficiencia
en tus reuniones, tienen una secuencia lógica y un orden que debes seguir si quieres
tener buenos resultados.
Buenas prácticas si solamente eres PARTICIPANTE
 Programa la reunión en tu calendario, el mismo que debes tener disponible

siempre en tus diferentes dispositivos.
 Revisa los objetivos de la reunión o consúltalos al organizador, de este modo
llegas enfocado.
 Prepara toda tu información con anticipación y a detalle.
 Asiste puntualmente, no quites tiempo a los demás.
 Participa activamente en lo que sea impactante, orientado siempre a una
solución.
 Cumple tus compromisos asumidos en la reunión, recuerda que la reunión será
efectiva con decisiones tomadas y con los compromisos cumplidos.

Buenas prácticas si eres el ORGANIZADOR
 Agenda la reunión con anticipación, asegúrate de confirmar la asistencia de los

involucrados, convoca sólo a los imprescindibles.
 Detalla claramente los objetivos de la reunión, todos deben saber a qué están
asistiendo y qué se pretende lograr.
 Asegura la logística de la reunión, verifica la sala, los equipos, el material, las
cámaras, etc., con 10 minutos antes tendrás todo a punto.
 Declara los objetivos al empezar la reunión y plantea las reglas básicas de
comportamiento.
 Modera la reunión y haz que todo conduzca a tomar decisiones y definir planes
de acción.
 Toma nota y elabora un acta o minuta de la reunión.
 Distribuye los planes de acción, con fechas y responsables.
 Haz seguimiento del cumplimiento de los compromisos, esta etapa es clave para
determinar si tu reunión tuvo éxito o no.

Vives “pegado” al email, no descuidas un segundo tu bandeja de correo, estás atento

a cualquier notificación e interrumpes lo que sea que estés haciendo para atender ese
nuevo correo que acaba de llegar, vives para gestionar tu email, esta herramienta te
tiene a su servicio cuando debería ser al revés. Ataca esto de una buena vez:
ACCIÓN #1:
No respondas vía email, llama o visita a tu interlocutor.
No pierdas de vista que estás donde estás para conseguir resultados, debes pasar a
la acción y el email es tu aliado, aunque a veces, también un arma de doble filo. Enfoca
tus correos a generar resultados, a tomar decisiones. En ese sentido, cada vez que
recibas un email donde la respuesta que vayas a dar no va a generar un acuerdo y
solo va a generar mayor debate opta por llamar a la persona involucrada, entiende
su necesidad y propón una alternativa que esté a tu alcance, compromete a tu
interlocutor y cumple lo que ofrezcas, de este modo ahorras cadenas de correos que,
además de tensionar el ambiente, no terminan en nada productivo, o peor, quizás
terminen en una reunión, doble perjuicio.
CONCLUSIÓN: Llama o visita al remitente de esos emails espinosos y que

son bombas de tiempo, no generes más cadenas de correos, corta todo
con una conversación directa, ahorraras muchísimo tiempo.

ACCIÓN #2:
Vacía tu bandeja de entrada.
Acostúmbrate a procesar tu correo electrónico un par de veces al día, define un

horario específico y dedica un espacio de tiempo a poner orden en todos tus correos.
La idea es que vayas depurando tus mensajes y convirtiendo en pendientes los que
necesiten una acción tuya, si responder un correo te demora menos de 2 minutos,
hazlo y sácate el problema de encima, caso contrario, archívalo pero apunta el
pendiente.
No permitas que tu bandeja de entrada sea un repositorio de infinitos correos, peor

aún, de miles de correos sin leer, un pecado mortal.
Para que tu bandeja esté vacía tienes que dar un paso proactivo adicional, quita tu
email de suscripciones que no te agregan valor, hablo de esos correos que te llegan
todos los días y siempre borras, date de baja, no tengas piedad.
Eso sí, no dejes de leer ningún correo ni tampoco dejes de responder los que te piden
así hacerlo, responde escuetamente pero responde, siempre. No dañes tu reputación
ni pierdas credibilidad. Correo respondido, correo archivado, así de sencillo.
CONCLUSIÓN: Haz que tu bandeja de entrada tienda a cero, procesa

todos tus correos y decide qué hacer con cada uno de ellos, puedes seguir
un flujo similar al utilizado para procesar información, en el link anterior
te explico cómo hacerlo.

ACCIÓN #3:
Elimina notificaciones y mantén cerrado tu correo.
Anula ahora mismo todas las notificaciones de “correo nuevo” que tengas, en tu
computadora, en tu tablet o smartphone, quítalos de inmediato porque es uno de los
vicios que más tiempo te quitan diariamente.
Libérate de esas ventanas emergentes que te interrumpen continuamente, ya tendrás

tu momento de revisar el correo donde podrás atender todo lo nuevo, no tienes por
qué responder en tiempo real, elimina esa idea de tu cabeza, cambia de chip.
Lo mismo con el celular, quita las alertas que te anuncian que has recibido un correo
nuevo, estas interrupciones son muy costosas, reconectar costara minutos valiosos
que nunca volverán, recuerda, si es urgente te van a llamar, tenlo presente.
CONCLUSIÓN: Borra toda alerta, sonido, notificación, ventana emergente

y todo elemento que te anuncie que has recibido un nuevo correo,
elimínalos de una buena vez, tú decides cuando revisar tu correo, no seas
esclavo de los mensajes.
ACCIÓN #4:
Utiliza automatismos para ser más eficiente.
Una de las bondades menos utilizadas en la gestión del email es el uso de las reglas y
filtros inteligentes, estas aplicaciones te permiten ahorrar tiempo a través de
pequeños automatismos en tu correo electrónico.

Por ejemplo, puedes resaltar los mensajes de un remitente en específico, puedes

también reenviar ciertos correos a otra persona, puedes resaltar los correos que son
dirigidos directa y solamente a ti, y en general puedes aplicar muchas más reglas para
ganar más tiempo manejando tu correo, te invito a que explores las bondades de tu
gestor de email, los mejores tienen muchas opciones similares, te hablo del caso de
Outlook, Google Mail, Lotus, etc.
CONCLUSIÓN: Automatiza las actividades más recurrentes en tu correo,

resalta mensajes exclusivamente tuyos y los que provengan de tus
clientes clave, explora funcionalidades de tu gestor de correos.
También quiero plantearte una serie de pequeñas sugerencias que harán tu vida más
fácil con el email, aquí van:
Buenas prácticas en el uso del Email
 Mantén cerrado tu email, no estés revisándolo cada 15 segundos.

 Tu primera tarea del día no debe ser revisar el email, enfócate en planificar tu
día y empezar con uno de tus pendientes más feroces.
 Primero redacta el mail que vayas a enviar, luego adecúa un asunto llamativo y
finalmente coloca el destinatario, con ese orden aumentas la velocidad de
envío de tus correos.
 Sugerencia genérica, aplica el 3x3, correos de 3 párrafos como máximo, y de 3
líneas cada uno, nadie lee testamentos.
 Piensa en la lectura por celular, hoy tan común en todos, no te explayes
demasiado ni pongas imágenes o tablas gigantescas, sé escueto.

 Esta es una de mis favoritas, evita por favor poner en copia a miles de personas
en correos en los que tienen muy poco que ver, copia a los indispensables.
 Evita gestionar tareas por email, utiliza herramientas modernas para gestionar
tus tareas y la de tu equipo.
 Edita asuntos al responder correos que tienen como títulos: “hola”, “saludos”,
“urgente” o no tienen ninguno, el asunto es muy poderoso y puede definir si tu
correo será leído o no.
 No uses el correo electrónico para “chatear”.
 Usa plantillas para correos que envías con recurrencia y con contenido similar.
 Configura una firma automática.

ACCIÓN #1:
Sé el mejor utilizando atajos de teclado.
Invierte tiempo en aprender atajos de teclado, son una maravilla y te ahorrarán el uso
intensivo del mouse que actualmente tienes.
Aprende atajos para Windows o Mac, en primer lugar, enseguida apréndelos también
para los programas que más utilizas en tu día a día, seguro que van a estar Word,
Excel, Power Point, etc.
La clave está en practicar, seguro al inicio te costará un poco pero una vez adquirido
el hábito tu productividad se disparará indudablemente.
En paralelo, mejora tu velocidad con el teclado, aunque también puedes recurrir a
herramientas que te ayudaran a escribir párrafos mediante atajos predeterminados,
una opción interesante si es que dedicas mucho tiempo a escribir correos,
documentos, etc. es Typinator, pruébala.
CONCLUSIÓN: Trata de utilizar atajos de teclado para casi todo lo que

hagas en la computadora, usa el mouse para lo mínimo indispensable.
Mejora tu velocidad de tecleo.

ACCIÓN #2:
Haz capturas de pantalla el triple de rápido.
Una de las actividades que más realizamos en nuestra vida diaria es la de hacer
capturas de pantalla, puede ser para explicar algo, como evidencia o simplemente por
querer guardar algo encontrado, lo usamos todos los días. Entonces, te propongo que
utilices una herramienta adecuada para ello, en este caso, te invito a que uses
FastStone, no te vas a arrepentir, funcionalidad y simplicidad extrema, ahorraras
mucho tiempo con un programa que pesa menos de 1MB. No hay mucho más que
decir.
CONCLUSIÓN: Captura tus pantallas de forma eficiente, no pierdas

tiempo con el Paint, usa algo más eficiente y ahorra minutos valiosos.
ACCIÓN #3:
Utiliza un gestor de carpetas y ten todo organizado.
Otro elemento fundamental en tu día son los archivos y carpetas, probablemente

tengas todo acumulado en diferentes lugares de tu computadora, pues bien, no te
miento si te digo que vas a ahorrar mucho tiempo si es que organizas todas tus
carpetas y tu información, define tus categorías de vida y trabajo y empieza a explotar
árboles de información, para que todo tenga un sitio donde ser almacenado.
Enseguida, emplea herramientas que te faciliten la ubicación, movimiento y guardado

de estos archivos y carpetas, una excelente alternativa es Q-Dir, un software que
reemplaza al clásico y menos funcional Explorador de Windows, con Q-Dir ganas

velocidad en la gestión de tu información, te invito a probarla, es gratis, ligera y

personalizable. Una maravilla.
CONCLUSIÓN: Organiza tu información de acuerdo a tus necesidades,

explota cada carpeta en subcarpetas siguiendo un patrón, luego, utiliza
herramientas para gestionar tus archivos de forma óptima (por ejemplo:
Q-Dir).
ACCIÓN #4:
Busca tus archivos a la velocidad de un rayo.
Otra herramienta ideal para tu optimizar tu trabajo en la computadora es el buscador

de archivos, Windows y Mac traen sus buscadores nativos, pero los encuentro poco
eficientes y prácticos, por ello te propongo utilices uno casi mágico, se llama
“Everything” y encontrará absolutamente cualquier archivo que desees, lo mejor es
que te arroja resultados de inmediato, en tiempo real, adiós a las largas esperas antes
de hallar un documento.
CONCLUSIÓN: Utiliza los buscadores de información, de preferencia

“Everything”, un buscador mágico.

ACCIÓN #5:
Utiliza tu calendario y no dejes que se te escape nada.
Tienes que poner el calendario a tu servicio, conviértelo en tu aliado incondicional

(junto con las listas de tus pendientes).
Usa tu calendario para todos aquellos eventos que deben ocurrir sí o sí a una
determinada hora, programa dichas citas con toda la información necesaria (lugar,
interlocutor, direcciones, entregables, etc.), de esta manera cuando consultes el
evento tendrás a la mano la información completa.
Ten la misma versión de tu calendario en todos tus dispositivos, aprovecha la

tecnología y sincroniza para que puedas ver desde el celular lo mismo que ves desde
la computadora, explora, los mejores gestores de calendario tienen múltiples
opciones al respecto, te hablo de Outlook, Google Calendar, iCal, etc.
CONCLUSIÓN: Potencia tu uso del calendario, conviértelo en una

herramienta a tu favor y libera tu memoria de todos los eventos a los que
estas comprometido asistir.
Finalmente, quiero exponerte algunas prácticas adicionales para que tengas más
éxito con tus herramientas.
Buenas prácticas en tu uso de herramientas
 Controla tus programas y aplicaciones, no instales todo lo que “encuentras por

ahí” y si instalas algo nuevo pruébalo, dale una oportunidad real y si no te
convence desinstala, no acumules cosas que no vas a utilizar. Ten en tu

computadora o celular lo mínimo indispensable, ahorraras memoria, y

optimizaras el rendimiento de tus dispositivos.
 Estandariza sistemas y plataformas, es decir, si utilizas una tablet Android, trata
de que tu smartphone tenga el mismo sistema operativo, toma en cuenta que
la sincronización será de forma más fluida y natural, además de que utilizaras
las mismas aplicaciones, lo mismo para Apple, si tienes un iPad, lo lógico es que
vayas por un iPhone (y una Mac si es posible).
 Invierte en herramientas buenas, muchas veces lo barato sale caro y mucho
más en esta época de avance tecnológico con tanta presencia de hackers y
peligros cibernéticos, invierte en programas y aplicaciones buenas, investiga,
revisa lo que opinan otros usuarios de lo que quieres comprar antes de hacerlo,
tienes mucha información a tu alcance.

ACCIÓN #1:
Despierta media hora antes, todos los días.
Quizás con este consejo te sorprendas y pienses que es una broma, ¿esperabas algo
más avanzando?, quizás sí, pero eso no quita que este hábito sea muy poderoso,
despierta media hora antes, todos los días, aprovecha ese espacio para planificar,
dejar fluir tus ideas, explotar tu creatividad.
Vas a ganar tiempo de calidad, te lo aseguro.
Aprovecha para hacer algo de deporte, para avanzar algún proyecto personal o para
llegar media hora antes al trabajo, tienes muchas opciones, todas ventajosas, media
hora menos no te va a perjudicar en absoluto, no necesitas más de 7 horas de sueño
de calidad para descansar correctamente.
Tan simple como esto, a mí me cuesta un poco todavía, sobretodo porque a veces
duermo tarde, pero lo voy a lograr, espero tú también.
CONCLUSIÓN: En simple, levántate 30 minutos antes de tu hora

acostumbrada, nada más que eso, oro puro de la forma más sencilla.

ACCIÓN #2:
Mira 30 minutos menos de televisión todos los días.
Esto si te lo esperabas, estoy seguro, no te sientas culpable, todos queremos ver algún
partido de futbol, un noticiero, una serie o una película, está bien, pero tampoco
destinemos todo nuestro tiempo libre a estar frente al televisor, eso es perder el
tiempo, no me puedes discutir eso.
Considero que se ha terminado la época de la TV como la conocíamos, no dejes que

un aparato te imponga lo que quieres ver, te ponga comerciales cada 2 x 3, no señor,
hoy gracias a Internet puedes elegir lo que quieres ver, películas, deportes, música,
series, todo, todo al alcance de unos pocos clics, sin comerciales, así que piénsalo.
De esto si me siento orgulloso, no veo absolutamente nada de televisión, nada, cero,

no agrega valor a mi vida, el fin de semana sigo por ahí un par de partidos por internet
mientras hago otra cosa, siempre, nunca dedicación exclusiva.
Estoy siendo muy conservador pidiéndote que reduzcas solo 30 minutos, pero está
bien, empecemos con eso, luego volveré para pedirte 1 hora y así, hasta que
abandones este hábito más dañino que beneficioso.
CONCLUSIÓN: Apaga el televisor.

ACCIÓN #3:
Elimina las notificaciones de mensajería instantánea
El gran enemigo de la productividad de estos tiempos, tu celular y sus benditas

notificaciones del Whatsapp, Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest y cuanta red
social exista.
Te vas a ahorrar muchísimo tiempo si es que desactivas todas las alertas que
provienen de estas aplicaciones, tampoco te pido que las desinstales porque de una
u otra forma pueden tener utilidad en determinado momento, pero sí vas entrar a
echar un vistazo que sea cuando tú quieras y no cuando te alerten cada 5 minutos.
Este agujero negro se ha intensificado con la masificación de los smartphones, grupos

para circular videos, fotos, chistes, etc., no hacen más que perjudicar tu concentración
y enfoque, ponle un alto ya mismo, te vas a ahorrar horas de horas, te lo juro.
CONCLUSIÓN: Desactiva las notificaciones que tengas ya mismo, decide

tu cuándo vas a entrar, que no te dominen.
ACCIÓN #4:
Reduce tu actividad en las redes sociales
Que sí, que es divertido estar un rato en Facebook, poner algo interesante, compartir
información, todo bien con eso, pero de ahí a estar pendiente de cada actualización
de nuestra red y compartir todo lo que se nos pasa por la cabeza es muy dañino, y no
solo para tu productividad sino también para tu salud mental.

Pon restricciones a tu uso de las redes sociales, ingresa dejando intervalos de 3 horas
o más, y por favor, no pretendas “ponerte al día” de todo lo que no viste, no vas a
terminar nunca, solo piensa cuando entras a un bar y te unes a la mesa donde están
tus amigos, en ningún caso pides un recuento de todo lo que conversaron,
simplemente te unes a lo que estén haciendo en ese momento y listo, para adelante.
CONCLUSIÓN: Redes sociales cada 3 horas, como mínimo y durante no

más de 5 minutos, suficiente.
Finalmente, algunos buenos hábitos complementarios a los expuestos, sencillos pero

con efectos importantes si es que los adoptas a tu vida. Veamos.
Buenos hábitos productivos a implementar
 Planifica tu día al empezar o mejor aún, en la noche anterior, de esta manera

ganas enfoque al empezar el día.
 Aplica la regla de los dos minutos, si algo te demora ese tiempo o menos hazlo
ni bien llegue a tus manos, no lo pospongas.
 Aplica a tu vida el principio de Pareto, el 80% del impacto que necesitas se
obtiene con el 20% del esfuerzo enfocado en lo correcto. El 80% de tus
resultados se centran en un 20% de acciones, las clave.
 Haz ejercicio, te dotará de mayor energía, además que cuidarás tu salud.
 Dile adiós a la multitarea, avanza pendiente por pendiente.
 Aprende a decir no, atrévete, no tienes por qué siempre ceder, aprende a
confrontar, a negarte a hacer cosas que no te competen, que no necesitas o
que simplemente no quieres hacer.

 Haz las cosas con calidad, da el 110% siempre, no olvides ponerle tu sello
personal.
 Adáptate a los no productivos, siempre vas a estar rodeado de gente que hace
justamente todo lo contrario a lo que has leído en este ebook.
 Haz las cosas con pasión, da todo de ti, disfruta del proceso, lo mejor de la
mayoría de proyectos es el transcurso del mismo y no solamente el resultado.
El paisaje que vemos por la ventana al viajar es tan hermoso como lo que
vislumbramos al llegar a nuestro destino. Ojo con ello.

Esta iniciativa está enfocada en mejorar nuestra administración de la información

digital que tenemos, hablo de correos, documentos, presentaciones, hojas de cálculo,
fotos, videos, imágenes, carpetas, etc.
La intención es que ahorres tiempo al encontrar rápidamente tus archivos, dado que
cada cosa debe tener su lugar, asimismo, deberás ser capaz de procesar toda la
información que llega a tus manos sin que eso te abrume, todo eso es posible, veamos
cómo.
ACCIÓN #1:
Estructura tus carpetas de acuerdo a categorías.
Una de las mejores formas de ordenar toda tu información es estructurar un árbol de

carpetas que vaya de lo general a lo específico, donde el primer nivel de clasificación
pueden ser tus categorías de vida (salud, finanzas, educación, carrera, familia,
trabajo, etc.) y luego hacer un efecto cascada para seguir explotando las sub carpetas.
La idea es que reflejes esta clasificación en tus carpetas de archivos, en tus carpetas
de correo, en tus notas, y en general en todo aquello que implique administrar
información.

Un paso siguiente es que esta distribución de carpetas este siempre disponible para
ti, para ello puedes usar herramientas como Dropbox o Google Drive por ejemplo, así,
accederás a archivos ordenados desde cualquier lugar en el que te encuentres y desde
cualquier dispositivo.
Estandariza tus categorías de vida para todas las agrupaciones de información que
tengas.
CONCLUSIÓN: Define tus categorías de vida y enseguida refléjalas en el

orden que le das a tus carpetas, todos tus archivos deben formar parte
del árbol de información que vayas a crear.
ACCIÓN #2:
Utiliza una “bandeja de entrada” física y digital.
Algo que te va a servir mucho es crear bandejas de entrada para todo lo que llegue a
tus manos, en versiones física y digital.
Una bandeja de entrada (que no es la del correo) es el centro de acopio de todo lo

que cae en tus manos y que no tienes que atender en ese instante necesariamente,
la potencia de estas bandejas recae en que servirán para acumular todo hasta que
llegue el momento de procesar su contenido y decidir qué acción tomar por cada
elemento que saquemos de la bandeja.
Tu bandeja digital puede ser una carpeta en el escritorio, la que deberás vaciar cada
tantos días, no conviertas esto en un repositorio de archivos infinitos, tienes que
depurar continuamente.

Tu bandeja física puede ser una bandeja de plástico en tu escritorio, donde pongas
todo lo que llega a tus manos en cuanto a papeles, promociones, publicidad, etc., es
una buena idea que tengas una bandeja para asuntos confidenciales también, del
mismo modo que en los archivos digitales, procura que tu bandeja esté siempre en
constante depuración.
CONCLUSIÓN: Crea una bandeja de entrada digital y otra física,

procésalas continuamente, lo que sale de la bandeja no debe volver a
entrar.
Finalmente, algunos hábitos adicionales que quiero sugerirte son:
Buenos hábitos productivos a implementar
 Aplica 5S digital, esta famosa técnica de mejora para ambientes físicos tiene
principios totalmente replicables en tu entorno digital.
 No almacenes cosas que no vas a utilizar, elimínalas sin temores, no te
conviertas en un acumulador de archivos sin sentido.
 Depura información continuamente, cada cierto tiempo revisa lo que tienes
almacenado y analiza si te sirve o no, ten la certeza que eliminaras más y más
cosas que no te agregan valor.
 Mantén el escritorio de tu computadora limpio, libre de archivos y carpetas,
cada cosa tiene su lugar, el escritorio puede albergar un par de accesos
directos, más nada.
 Nombra correctamente los archivos, facilitara su reconocimiento y búsqueda
futura, dedica unos segundos a colocar el nombre más apropiado.
 Gestión tus notas e ideas, también es información y muy valiosa, puedes probar
Evernote por ejemplo.

6. DISFRUTA DE TU SEMANA DE 8 DÍAS
Llega la mejor parte, la de disfrutar lo ganado.

El peor escenario sería que ganes mucho tiempo y no lo utilices en lo que realmente
aporta valor a tu vida, enseguida algunas ideas:
Vuélvete experto en algo, aumenta tu autoridad
 Desarrolla ese proyecto que tienes en mente desde hace tiempo, dedícale
tiempo y cariño, apasiónate por él.
 Estudia y sigue aprendiendo, actualmente tienes múltiples opciones virtuales
sobre temas muy especializados, no necesitas de un centro de enseñanza
tradicional necesariamente.
 Enseña, difunde las cosas que dominas, potencia tu autoridad en un nicho
específico ayudando a los demás a mejorar.
 Mejora tu marca personal, hay que ser y parecer dicen los sabios, pues es
cierto, pon un poco de esfuerzo en lucir mejor, en todo sentido.
Compite y sé el mejor en lo que haces
 Encuentra un deporte y entrena, prepárate para superarte a ti mismo, compite

y sube de nivel poco a poco, cada día se un poco mejor.
 Apasiónate por alguna afición, dedícale tiempo de calidad, mejora
continuamente. Hagas lo que hagas intenta ser el mejor, siempre. El esfuerzo
no es negociable, tenlo siempre presente.

Explora y descubre nuevas cosas por hacer
 Viaja y conoce nuevos lugares, nuevas personas, nuevas formas de ver las
cosas, aprovecha esas experiencias para mejorar personalmente, descubre,
compara, comparte, disfruta.
 Ve al teatro, conciertos, descubre eventos, quizás encuentres nuevas formas
de pasarla bien, quizás conozcas más personas con quien compartir intereses
similares, conecta.
Comparte y conecta con los que quieres
 Haz más actividades con tu pareja, hijos y familiares cercanos, disfruta el

tiempo enfocándote en ellos, disfruta el hoy.
 Mejora la interacción con tu familia lejana y amigos, descubre cosas en común,
entabla contacto de mayor calidad, retoma contacto si es que lo has perdido
en algún momento.
 Conoce nuevas personas, comparte dudas, forma grupos y equipos. Aprovecha
el poder de las redes.
Hemos llegado al final, yo soy el más contento de que hayas completado el ebook, no
dejes de empezar a poner en práctica los consejos, recuerda que puedes aplicar
variantes, por supuesto que sí, es mejor un “hecho” pronto que un “perfecto” futuro,
no lo olvides.
Te invito a conocer mucho más de métodos, técnicas, herramientas y buenas
prácticas de gestión personal y productividad en mi blog, ya lo conoces: Cronomaquia.

MUCHO MÁS EN CRONOMAQUIA
Este ebook es parte de un conjunto de herramientas que quiero poner a tu disposición

con el objetivo de ayudarte a lograr mejores resultados en tu vida, integralmente.
Los otros recursos adicionales a este ebook que estoy desarrollando especialmente
para ti son, por ejemplo:
Casos Prácticos
 Mapa Estratégico Personal para el Ejecutivo de 30 años.

 Mapa Estratégico Personal para el Estudiante de hoy.
Plantillas y Formatos
 La hoja de trabajo para la construcción de tu Estrategia Personal

 La herramienta para que diagnostiques la distribución de tu tiempo
 Imprimible del modelo de Gestión Personal Integral.
Guías
 La caja de herramientas ideal para tu vida.

 Tutorial para que gestiones con éxito Gmail.
¿Interesado en estos recursos gratuitos?, suscríbete a Cronomaquia ya mismo,

aunque si recibiste este ebook por haberte suscrito ya no tienes que hacerlo
nuevamente, te haré llegar todo lo nuevo a través del email.
¡Quiero suscribirme ahora!

ACERCA DEL AUTOR
Mi nombre es Edwar Apaza Zavala y me he propuesto nunca dejar de aprender ni de

compartir conocimiento y experiencias. Todo lo que comparto y difundo tiene la
intención de ayudarte a mejorar en aspectos que a mí me costaron muchísimo al
inicio, definitivamente puedo dar fe de que el cambio existe y que sí es posible
revolucionar tu vida, cuando quieres, claro está.
Me encanta todo lo que tenga que ver con la consultoría, la productividad y la

enseñanza, digamos que son las 3 palabras claves que quiero que me definan, estoy
trabajando intensamente para lograrlo.
Quiero invitarte a que mantengamos un contacto cercano, que compartas

información conmigo, me cuentes tus experiencias y sobretodo me gustaría conocer
tu opinión sobre lo que has leído acá y en el blog, quiero escucharte.
Puedes ubicarme a través de infinidad de medios, te estaré esperando.
edwar@cronomaquia.com

REFERENCIAS Y LECTURA COMPLEMENTARIA
No quería cerrar el ebook sin antes recomendar todos los sitios que me inspiraron y
continúan haciéndolo día tras día. Mucho se lo debo a ellos.
Dicen que quien deja de aprender más pronto que tarde se volverá obsoleto, realidad
triste y dura. Nunca dejes de perder esa curiosidad que, por ejemplo, te ha traído
hasta acá.
Quiero dividir los sitios que te voy a recomendar en dos grandes grupos:
Los grandes maestros de quienes aprendí casi todo:
 Think Wasabi de Berto Pena

 El Canasto de Jeroen Sangers
 Jerónimo Sanchez
 Optima Infinito de José Miguel Bolívar
 David Torné 2.0
Los que conocí en el camino y me ayudan a mejorar:
 Samuel Casanova
 Lean Libélula de Ana Sastre
 Escuela de Productividad de José Bermúdez Crespo
 Enfoque Carnot de Jesús Serrano Dúcar
 Cambiando Creencias de Antonio José Masiá
 Marcando la diferencia de Rubén Alzola


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TU SEMANA DE 8 DÍAS

Edwar Apaza Zavala | Productividad y Gestión Personal

Edición #1 – Febrero 2015

Copyright © 2015 Edwar Apaza Zavala. Todos los derechos reservados.

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestión Personal

¡YA ESTAMOS JUNTOS, BIENVENIDO!

He escrito este ebook con tres objetivos principales:

 Hacer que “ganes” un día más a la semana para

Edwar Apaza Zavala

2. ¿Por qué te falta tiempo para todo? 07

3. ¿De dónde vas a ganar tiempo? 09

4. ¿Cuánto tiempo vas a poder ganar? 15

A. Reduce el tiempo de tus reuniones 17

B. Reduce el tiempo que dedicas al email 23

C. Optimiza tus herramientas 28

D. Implementa mejores hábitos 33

E. Organiza tu información digital y física 38

6. Disfruta de tu semana de 8 días 41

Mucho más en Cronomaquia 43

Acerca del autor 44

Referencias y lectura complementaria 45

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestión Personal

¿Estás logrando los resultados que mereces?

Todos hemos tenido estas sensaciones, es normal.

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestión Personal

¿Qué vamos a hacer al respecto?

Para lograrlo, vas a seguir los siguientes pasos:

1. Identificar las fugas de tiempo en tu día a día.

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestión Personal

2. ¿POR QUÉ TE FALTA TIEMPO PARA TODO?

Conociendo a tus enemigos

Estos ladrones de tiempo son por ejemplo:

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestión Personal

Para ganar una guerra debes estudiar a tu adversario, en tu particular lucha

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestión Personal

3. ¿DE DONDE VÁS A GANAR TIEMPO?

Los números son nuestro mejor aliado

Las mejores decisiones, usualmente, se basan en información de calidad y objetiva.

Distribución típica de un día laborable

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestión Personal

Explosión a detalle del tiempo en el trabajo

 Tiempo en reuniones, es el tiempo que pasamos en medio de reuniones.

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestión Personal

Como vimos en la primera tabla, un trabajador permanece en promedio 10.4 horas

Distribución de tiempo si eres Director o Gerente

Como podemos ver, el directivo promedio pasa un cuarto de su tiempo en el trabajo

Tiene 1.8 horas de trabajo improductivo (con interrupciones, reprocesos,

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestión Personal

En síntesis, si eres director, vicepresidente o gerente te vendría muy bien optimizar

Distribución de tiempo si eres jefe o líder de área

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestión Personal

Distribución de tiempo si eres ejecutor o analista

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestión Personal

De lo expuesto, se puede concluir:

 Tienes un 22% de tiempo improductivo, es decir, tiempo en el que “haces algo”

Diagnóstica tu propio día de trabajo

Quiero invitarte también a que te animes a hacer tu propio diagnóstico, te quiero

FORMATO DE DIAGNÓSTICO DE ACTIVIDADES DIARIAS

Si te animas a usarla seguro obtendrás datos que otorgarán mayor consistencia a la

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestión Personal

4. ¿CUÁNTO TIEMPO VAS A PODER GANAR?

Lo que vas a hacer para ganar más tiempo

Ya identificamos lo que más te impacta con bastante grado de certeza, ahora es