ENSAYO

¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

La documentación de una empresa constituye su capital intelectual, es

decir el saber hace que se ha adquirido con la experiencia, por cuanto de
no preservarse debidamente ese conocimiento logrado este sin lugar a
dudas se podría perder, ya que hay varias razones muy importantes que
tiene la documentación para un sistema de gestión de calidad, entre ellas
podemos destacar la estandarización de los procesos ya que para que un
proceso sea debidamente estandarizado, debe estar documentado
porque al hacerlo se asegurando que las personas ejecuten los procesos de
acuerdo a como están escritos, por lo que se hace necesario que
recordemos que estandarizar un proceso es establecer un nivel de
operación que se debe mantener para lograr los resultados esperados.

Por cuanto la planificación organizacional

en cualquier nivel de la organización al documentar los elementos
importantes como lo son las acciones, los recursos y el tiempos estamos
direccionando o enfocando a las personas a cargo a lograr y alcanzar los
objetivos y metas propuestas, de igual manera la documentación ayuda a
mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema.

Con el control de las actividades realizadas hablamos y nos enfocamos a

los registros, que son un tipo especial de documento, ya que básicamente
es la información contenida en formatos diligenciados durante los procesos
y que nos va a suministrar evidencia o soporte de la realización de
determinadas actividades porque los registros nos permiten conocer y
evaluar la gestión realizada.

Igualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los sistemas de

gestión de una empresa se basan en los documentos que se tengan por
cuanto estos representan los criterios de auditoría y los registros representan
las evidencias de auditoría, y de la comparación de estos dos tipos de
documentos se establecen los hallazgos de auditoría que pueden ser
fortalezas o debilidades del sistema.

Y con el mejoramiento de procesos nos permite mejorar los procesos

consistentemente ya que la documentación debe servir a los procesos y no
los procesos servir a los documentos, con esto llamo la atención a no generar
documentación que pueda entorpecer los procesos, porque un proceso
bien diseñado debe tener un buen flujo documental.
Por cuanto es de anotar que la necesidad de administrar los registros en las
organizaciones conlleva al ordenamiento constante de la forma de
organizar este importante recurso a hechos que los estudiosos del tema
definieran muchos sistemas de la forma correcta de la organización o
administración documental.