Teoría general de sistemas
 
Unidad 4. Desarrollo de sistemas de información
 

Propósito de El estudiante conocerá las características del desarrollo de siste-

la Unidad mas de información.
Unidad 4 Desarrollo de sistemas de información

Temas 4.3. Diseño de sistemas de información

 
Resumen
 

En esta semana veremos los principios y premisas bajo los cuales se diseña un sistema
de información. Cabe recordar que un sistema de información es un dispositivo que no
sólo se forma por tecnología sino por gente y necesidades en una organización.

Todo diseñador no debe únicamente considerar las necesidades de software y hardware

para operar el sistema, sino el análisis cercano de las necesidades de la organización y a
su vez la detección de los resultados y su impacto en el negocio.

El sistema se diseña tomando en cuenta una serie de especificaciones y consideraciones

que serán descritas a continuación.

En esta semana encontraremos respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿Sobre qué bases o fundamentos se diseña un sistema de información?

• ¿Basta conocer de tecnología y definir los dispositivos necesarios para diseñar un
sistema de información o qué más debemos considerar al hacerlo?
• ¿Qué fases están involucradas en el diseño de un sistema de información?

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• ¿Qué impacto o consecuencias tendremos de un buen diseño o de un mal diseño?

4.3. Diseño de sistemas de información

Un sistema de información se diseña y se desarrolla tomando como base las necesidades

del negocio.

De esta manera conlleva un estudio previo muy detallado, que permite saber si el proyecto
es o no el apropiado para la empresa. Si esta etapa de análisis no se lleva acabo con la
dedicación y la conciencia necesaria, el sistema de información puede fallar y la gran
inversión no redituará las ganancias o beneficios necesarios y programados al negocio.

Los sistemas de información han evolucionado desde sistemas de información utilitarios u

operativos, hasta lo que hoy en días se conoce como sistemas de información
estratégicos.

Un sistema informático no es una herramienta que simplifica el trabajo en una empresa, ni

tampoco un facilitador de trámites o un apoyo a la operación. Aunque cabe aclarar que
todas las empresas tienen sistemas de esta clase y les son sumamente eficientes.
Hoy en día un sistema de información se diseña bajo la visión de:

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De esta forma cuando hablamos de diseño de un sistema de información nos referimos a:

 
  La definición de especificaciones para satisfacer de mejor manera a las necesidades
  de la organización derivadas de un análisis profundo de su estrategia y de su plan de
negocios.

Así la elaboración de un sistema de información conlleva las siguientes etapas:

Cabe aclarar que no es lo mismo hablar de la lógica de la operación de un sistema, que

del impacto esperado que sus componentes físicos para habilitarlo1.

                                                                                                                       
1
Habilitarlo: Hacerlo apto para una función.
 

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En cuanto al impacto esperado, éste ha evolucionado de la siguiente forma (Andreu,
Ricarte y Valor, 1991):

1. Existencia de sistemas orientados a la mecanización y automatización de

actividades de la empresa
2. Sistemas de información apoyando toda la operación diaria de la empresa
3. Sistemas de información apoyando la toma de decisiones de la alta dirección
4. Sistemas integrados e interrelacionados en toda la empresa que facilitan el control
5. Sistemas que manejan la información y el conocimiento de la empresa con un
enfoque estratégico
6. Sistemas que manejan clientes y el entorno del negocio con un enfoque de
competitividad

El diseño de un sistema se genera mediante un diagrama que representa lo que se

conoce como su arquitectura e incluye:

Ø El diseño lógico de sus componentes y sus interrelaciones

Ø Los servicios y restricciones que van a formar parte de él
Ø Las entradas y salidas de los procesos que se va soportar por el sistema
Ø Las funciones tanto informáticas como de los procesos del negocio que se va a
realizar a través del sistema
Ø Los modelos para el manejo de datos e información
Ø Los controles que va a tener el sistema
Ø La interrelación del sistema con los otros ya existentes en la organización

De acuerdo con Microsoft (2010), el flujo2 para el diseño de un sistema de información

responde al siguiente esquema:

                                                                                                                       
2
Flujo: Movimiento de personas o cosas de un lugar a otro.
 

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Se puede ver cómo existen dos figuras, una llamada diseñador de sistemas y otra llamada
diseñador de aplicaciones. Estas dos figuras, la primera responde al carácter estratégico
que debe tener el sistema y la segunda al carácter técnico del mismo.

Por eso se dice que un sistema de información no se diseña y se desarrolla por una sola
persona sino por un equipo multidisciplinario de trabajo.

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Para diseñar un sistema hay que tomar en cuenta que debe haber armonía entre:

Es necesario hacer un análisis de precio y de cómo se pretende que el sistema cambie las
metas, operaciones, servicios, productos o relaciones con el ambiente de las
organizaciones para ayudarle a ser más competitiva.

Laudon y Laudon (2008), explican que las bases a tomar en cuenta para un buen diseño
de un sistema de información son las siguientes:

Ø Que desde el análisis previo se denote coordinación entre la tecnología, los

principios de la organización y su administración

Ø Que no sea una copia de los sistemas de los competidores y que tenga factibilidad
de ser patentado
 

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Ø Que busque generar cambios estratégicos esenciales en la organización

Ø Que los altos costos que se paguen de su diseño y desarrollo sean altamente
justificados y reditúen a la larga a la empresa en ganancias del negocio

El diseño de un sistema de información se fundamenta en las siguientes premisas:

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Para diseñar un sistema de información se deben tomar en cuenta sus requerimientos a
manera de sus propiedades y restricciones, y que se clasifican en:

Un diseñador de un sistema de información es responsable de:

 

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De esta forma y de acuerdo con García Bravo (2000), un sistema debe de diseñarse bajo
la idea de que forma parte de la razón de ser de la empresa, porque supone una ventaja
competitiva por sí mismo, o porque está unido de una forma esencial al negocio y aporta
un atributo3 especial a los productos, operaciones o toma de decisiones.

MCleod (1999) lo define como: “el dominio y control por parte de una empresa mediante
un serie de características, habilidades, recursos o conocimientos, que incrementan su
eficiencia y le permiten distanciarse de los competidores”.

Sin duda el diseño de un sistema de información siempre tendrá un enfoque económico

bajo la idea de que permita:

Ø Reducir costos de fabricación de un producto o de entrega de un servicio

Ø Coordinar mejor los niveles jerárquicos de la empresa
Ø Dar una mejor atención al cliente

                                                                                                                       
3
Atributo: Cualidad o símbolo.
 

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Ø Conectar mejor a los proveedores y a los clientes
Ø Adaptarse rápidamente a las necesidades y gusto del consumidor
Ø Adaptarse a necesidades cambiantes y actuales de un consumidor
Ø Mejorar la entrega en el tiempo del producto o servicio
Ø Diferenciar el producto en el mercado

A través de un correcto diseño de su sistema de información la organización debe:

 

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De acuerdo con Laudon y Laudon (2008) para desarrollar un sistema se requieren de 7
etapas que se muestran en la tabla a continuación:

ETAPA DESCRIPCIÓN
Definición del proyecto En base a los problemas de la organización se buscará im-
plantar un sistema de información para solucionarlos, defi-
niendo sus objetivos de uso en relación con la estrategia
global de la compañía.

Resulta fundamental que la alta dirección considere a los

sistemas de información como un arma estratégica de la
empresa.
Análisis de sistemas Análisis de los diferentes problemas de la organización con-
siderando causas y soluciones. Esto produce un estudio de
factibilidad, para ver si las soluciones son posibles, dados
los recursos que posee la organización.

En este estudio se considerará:

- Factibilidad técnica: si la empresa posee los medios infor-

máticos adecuados, o puede adquirirlos del exterior

- Factibilidad económica: si la inversión es proporcional a

los beneficios de la mejora en la implantación o modifica-
ción de los sistemas de información

- Factibilidad operativa: si la solución propuesta es deseable

para la organización interna de la empresa
Diseño de Sistemas Se detallará si el sistema de información satisface los requi-
sitos planteados por la organización. Se considera qué
componentes del sistema de información (hardware, soft-
ware y tecnología de las telecomunicaciones) se deben
usar, cómo se van a relacionar y finalmente qué especifica-
ciones deben de tener.
Programación Las especificaciones desarrolladas se traducirán a labores
de programación y desarrollo del software.
Fase de pruebas Para evaluar el correcto funcionamiento del sistema de in-
formación, se lleva a cabo un proceso para determinar si
funciona en diversas condiciones y si los resultados corres-
ponden con lo que se esperaba.

Las pruebas pueden ser de tres tipos:

- Pruebas de programas: los diversos programas se prue-

ban por separado, con el fin de garantizar que cada uno de
 

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ellos está libre de errores.

- Pruebas al sistema: se prueba el sistema como un todo. La

finalidad es corroborar su correcto funcionamiento en con-
junto y que ofrezca los resultados esperados por la empresa

- Pruebas de aceptación: realizadas por los usuarios finales

del sistema de información, quienes al dar el visto bueno,
dan lugar a la certificación final
Conversión Una vez comprobado que funciona correctamente, se lleva
a cabo la implantación o la sustitución del anterior sistema
por el nuevo.

Las organizaciones pueden optar por:

- Una estrategia en paralelo: ambos programas van a convi-

vir y utilizarse, funcionando tanto el nuevo sistema como el
antiguo. Esta estrategia es fiable y segura, pero costosa y
podemos obtener información redundante.

- Cambio directo: se reemplaza el viejo sistema de informa-

ción por el nuevo. Es menos costosa pero ante problemas,
la empresa se puede paralizar. Se requiere que el personal
haya recibido formación sobre el nuevo sistema de informa-
ción y un proceso de administración del cambio.

- Prueba piloto: el nuevo sistema de información se utiliza

en un área limitada de la compañía y tras comprobar su
correcto funcionamiento, se instala en la totalidad de la
compañía. Es una muy buena alternativa que combina las
dos anteriores.
Producción y manteni- Ya instalado el sistema está en producción y debe existir un
miento proceso de evaluación continua por parte de los usuarios y
personal especializado.

La idea es identificar errores u omisiones y corregir.

Así desde el diseño, se debe considerar que todos los sistemas de información tienen un
ciclo de vida y su diseño y desarrollo puede ser muy costoso tanto en dinero como en
tiempo.

A su vez la posibilidad de obsolescencia por los cambios en la empresa es muy alta, por
esto las empresas suelen estar de acuerdo con:

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1. Elaborar prototipos4: versiones preliminares de prueba rápidas y menos costosas

que permiten comprobar si el sistema será o no rentable y mejorará la
competitividad de la empresa.

2. Adquisición de paquetes de software de aplicaciones: son los ya existentes en el

mercado y hoy en día existe una gran variedad, que son adaptables incluso a las
necesidades de la organización. Son fáciles de manejar, pero la empresa se queda
atrapada con los proveedores para todos sus desarrollos futuros.

3. Desarrollo por usuarios finales: los usuarios finales pueden desarrollar un parte del
sistema, pero se pierde el control y la calidad rápidamente.

4. Subcontratación5 de sistemas de información: contratar empresas externas para

su desarrollo, pero evitando la pérdida de control y la dependencia del proveedor.

Para terminar es importante mencionar algunos parámetros que toma en cuenta un

diseñador de un sistema como son:

                                                                                                                       
4
Prototipos: Primer ejemplar de algo que se toma como modelo para crear otros de la misma clase.
5
Subcontratación: Contratación de una empresa a otra para que realice parte de los servicios que la prime-
ra ha contratado directamente
 

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Especificar los elementos de diseño: se conocen entradas, salidas, procedimientos y

necesidades.

Definir las actividades de la empresa relacionadas: especificar los resultados esperados y

el impacto que tienen en la rentabilidad y competitividad de la organización.

Buscar satisfacer el requerimiento de los usuarios: con base en la información, usos,

resultados, métodos y confiabilidad.

Considerar la amigabilidad: generar diseños ergonómicos, cómodos y fáciles de usar y de

interactuar con ellos.

Proporcionar especificaciones para el software: especificar componentes y funciones que

permitan adquirir o construir el software apropiado.

Ajustarse a políticas y estándares de diseño de la organización: el diseño debe estar

acorde a los principios y políticas de la organización.

Para finalizar se recomienda revisar esta página de un proveedor de sistemas

informáticos denominado “Systems Design”:

http://www.systemsdesign.tv/

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Referencias Bibliográficas

Andreu, R, Ricarte, R. y Valor, J. (1994). Estrategia y sistemas de información. México:

McGraw-Hill

García Bravo, D. (2000). Sistemas de información en la empresa. Madrid: Pirámide.

Laudon, K. & Laudon, J. (2008). Sistemas de información gerencial. Administración de la

empresa digital. México: Pearson Educación

MCleod, R. (1999). Sistemas de información gerencial. México: Prentice Hall.

Microsoft. (2010). Flujo de trabajo entre los diseñadores de sistemas distribuidos.

Recopilado de: http://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms181774(v=vs.90).aspx

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