Praktični vodič kroz procedure

ugovaranja u sklopu vanjskih

aktivnosti Europske unije
(engl. Practical Guide to Contract
procedures for EU external actions)

Daniela Tomašević
Zagreb, 28. ožujka 2012.

30.3.2012.
Ciljevi prezentacije

 Upoznati se s:
- PRAG-om
- osnovnim principima nabave
- glavnim vrstama natječajnih procedura
- glavnim vrstama ugovora
- pripremom obrazaca

30.3.2012.
PRAG

 Priručnik koji objašnjava procedure ugovaranja

koje se primjenjuju na sve ugovore o vanjskoj
pomoći Europske unije koji se financiraju iz
općeg proračuna EU i 10. Europskog fonda za
razvoj (engl. European Development Fund
(EDF)).
 Dodaci/obrasci

30.3.2012.
PRAG (http://ec.europa.eu/europeaid/eprag/document.do?locale=en)

30.3.2012.
Sadržaj PRAG-a

Opća pravila (Basic Rules)

Ugovori o uslugama (Service Contracts)

Ugovori o nabavi opreme (Supply Contracts)

Ugovori o radovima (Works Contracts)

Ugovori o bespovratnim sredstvima (Grants)

30.3.2012.
 OPĆA PRAVILA

 Stroga pravila koja se primjenjuju na dodjelu

ugovora
 Procedure koje je ustanovila Europska komisija
za nabavu koja se provodi u okviru programa
vanjske pomoći
 Preduvjet: Odluka/Sporazum o financiranju
 Suspenzivna klauzula (Suspension clause)

30.3.2012.
MODELI UPRAVLJANJA Modeli upravljanja
Izravno
Centralizirano
Neizravno

Ex-ante
Decentralizirano
Ex-post
Zajedničko

Dijeljeno

30.3.2012.
Pravo sudjelovanja na natječajima

 Teritorijalni pristup (Nationality rule)

 Porijeklo (Rule of Origin)
 Razlozi za isključivanje ponuĎača / prijavitelja iz
natječajne procedure (Grounds for exclusion)
 Administrativne i financijske kazne

30.3.2012.
Komunikacija i vidljivost

 Priručnik za komunikaciju i vidljivost (engl.

Communication and Visibility Manual for EU
External Actions)
 Dodatak (odgovornosti institucija)

30.3.2012.
Sukob interesa
 Ugrožavanje nepristranosti i objektivnosti u
izvršavanju dužnosti Ugovarateljnog tijela ili
kompromitiranje principa pravednog
nadmetanja, nepostojanja diskriminacije ili
jednakog tretmana kandidata / natjecatelja /
prijavitelja / ugovaratelja
zbog profesionalnih ili osobnih veza, političke ili
nacionalne pripadnosti, financijskog ili drugih
interesa

30.3.2012.
Principi dodjele ugovora

 Transparentnost
 Jednak tretman kandidata / natjecatelja /
prijavitelja / ugovaratelja
 Nije dozvoljena diskriminacija

30.3.2012.
Ostala pravila

 Nema retroaktivne dodjele

 Korištenje standardnih obrazaca
 Dostupnost sredstava
 Zaštita okoliša
 Čuvanje podataka

30.3.2012.
Vrste procedura
 €200,000 < €200,000 but >€10,000
SERVICES
(USLUGE) International restricted 1 Framework contracts
tender 2 Competitive negotiated procedure
procedure

 €150,000 < €150,000 < €60,000

but  €60,000 but >
SUPPLIES €10,000
(OPREMA) International open tender Local open tender
procedure procedure Competitive Single
negotiated Tender
procedure  €10,000

 €5,000,000 < €5,000,000 < €300,000

but  but >
WORKS 1 International open €300,000 €10,000
(RADOVI) tender procedure
2 International Local open tender Competitive
restricted tender procedure negotiated
procedure procedure
(exceptional cases).

30.3.2012.
Vrste procedura

1. Otvoreni postupak (Open procedure)

2. Ograničeni postupak (Restricted procedure)
3. Natjecateljski pregovarački postupak
(Competitive negotiated procedure)
4. Okvirni ugovori (Framework Contracts)
5. Jedna ponuda(Single tender)

30.3.2012.
Otvoreni postupak

 Svi zainteresirani mogu predati ponudu

 Osiguran maksimalan publicitet; natječaj se
objavljuje u Službenom glasilu EU-a (Official
Journal), na EuropeAid-u i drugim odgovarajućim
medijima
 MeĎunarodni/Lokalni –
razlika u visini iznosa i
području objave

30.3.2012.
Ograničeni postupak

 Na natječaj se mogu prijaviti svi zainteresirani,

no samo oni koji zadovoljavaju kriterije izbora
(selection criteria) mogu predati ponudu
 Dva kruga izbora:
• odabir 4 do 8 kandidata
(Short list)
• odabir ponude
(Evaluation of Tender)

30.3.2012.
 Natjecateljski pregovarački postupak

 Ugovarateljno tijelo poziva kandidate prema

vlastitom izboru
 Pozvani kandidati predaju ponude
 Odabir ponude (best value for money vs.
cheapest offer)

30.3.2012.
Okvirni ugovori
 Svake 4 godine sklapa se novi okvirni ugovor
izmeĎu odabranih kandidata i Europske komisije
 Nekoliko tematskih lotova koji se sastoje od više
ugovaratelja; poziva se barem 4 kandidata
 Odabrani kandidati (obvezani istom vrstom
ugovora) mogu se dalje ugovarati za pojedine
specifične aktivnosti/ugovore

30.3.2012.
 VRSTE UGOVORA

Ugovori o nabavi Ugovori o bespovratnim

sredstvima

30.3.2012.
Pravila nabave za pojedine ugovore

• PRAG definira pravila vezana uz:

postupak prijave na natječaj
pripremu natječajne dokumentacije
objavu natječaja
sastavljanje odbora za ocjenjivanje ponuda
proceduru odabira ponuda

30.3.2012.
UGOVORI O USLUGAMA

30.3.2012.
Vrste ugovora o uslugama

Global price Fee based

Usluga se plaća na Usluga se plaća na
temelju kvalitete temelju stvarno
dostavljenih outputa utrošenog vremena

Gotov proizvod Provedeni zadaci

30.3.2012.
Natječajne procedure (SER)

30.3.2012.
Najava natječaja (Contract Forecast)
Sadržaj:
• Postupak koji se primjenjuje (eg. international restricted)
• Program
• Indikativan proračun
• Vrsta ugovora o uslugama
• Kratak opis projekta
• Indikativno trajanje provedbe

Objavljuje se najmanje 30 dana od Obavijesti o

nabavi
Ne obvezuje Ugovarateljno tijelo

30.3.2012.
Obavijest o nabavi (Procurement Notice)

 Objava: min.30 dana prije roka za dostavu

 Sadržaj se ne smije mijenjati (! corrigendum)
 Klarifikacije se objavljuju na temelju dostavljenih
upita potencijalnih kandidata
 Natječajna dokumentacija treba biti spremna

30.3.2012.
Obavijest o nabavi (Procurement Notice)

 Sadržaj:
• Tip ugovora
• Najviši iznos dostupan za ugovor
• Kriteriji vezani uz pravo sudjelovanja na natječaju
• Kriteriji odabira (selection criteria): iskustvo, financijski
kapacitet, ...
• Kriteriji dodjele (award criteria) – best value for money

30.3.2012.
Shortlist

 4-8 tvrtki
 Primjenjuju se kriteriji odabira

- ponoviti natječaj - primijeniti dodatne kriterije

- nastaviti postupak s manjim

brojem kandidata

30.3.2012.
Valjanost ponuda (Tender validity)

 90 dana od roka za dostavu

 Može se produžiti za dodatnih 40 dana
 Uspješna ponuda – dodatnih 60 dana

UKUPNO = 90(+40) + 60

30.3.2012.
Slanje natječajne dokumentacije

Obavijest neuspješnim ponuĎačima

 Slanje natječajne dokumentacije ponuĎačima koji
su ušli u uži krug
Rok za dostavu: 50 dana
Q&A (21:11)
Pojašnjenja se šalju svim ponuĎačima
istovremeno

30.3.2012.
Natječajna dokumentacija (Tender dossier)

Upute ponuĎačima (ITT)

Opis poslova (ToR)
Nacrt ugovora + dodataka ugovoru
Tablica administrativne usklaĎenosti
Evaluacijska tablica
Obrazac za prijavu na natječaj (Tender
submission Form)
30.3.2012.
Evaluacija
Članovi Evaluacijskog odbora: 3+2
Deklaracija o nepristranosti
i povjerljivosti
Koraci:
1. Otvaranje ponuda
2. Administrativna provjera
3. Tehnička evaluacija
4. Financijska evaluacija
5. Zaključak
30.3.2012.
Potpis ugovora

Obavijestiti uspješnog ponuĎača i zatražiti

dokumentarne dokaze
Pripremiti ugovor
Potpisati i poslati ugovor (30 dana)
Obavijestiti neuspješne ponuĎače
Objaviti rezultate dodjele ugovora

30.3.2012.
Vježba

U tablici su prikazane ocjene trojice evaluatora (tehnička evaluacija) i financijske ponude

pružatelja usluga. Vaš je zadatak na temelju prikazanoga odabrati pobjedničku ponudu.

30.3.2012.
 OKVIRNI UGOVORI

 Natječajna dokumentacija:
• Request for services
• Specific Terms of Reference
(pojednostavljen opis poslova)

30.3.2012.
UGOVORI O NABAVI OPREME

30.3.2012.
Natječajne procedure (SUP)

30.3.2012.
Dodjela ugovora
6-7 mjeseci

30.3.2012.
Obavijest o nabavi (Procurement Notice)

 Objava: najmanje 60 dana prije roka za dostavu

Sadržaj se ne smije mijenjati (! corrigendum)
Ne navodi se maksimalan iznos ugovora
 Jamstvo za ozbiljnost ponude (1-2% vrijednosti
ugovora)
 Definira selekcijske kriterije:
1. Profesionalni kapaciteti
2. Financijski kapaciteti
3. Tehnički kapaciteti
30.3.2012.
Obavijest o nabavi (Procurement Notice)

 Kriteriji dodjele – lowest price

 Objavljuje se i natječajna dokumentacija
 Q&A (21:11)
 Valjanost ponude: 90 (+40) + 60

30.3.2012.
Natječajna dokumentacija (Tender dossier)

30.3.2012.
Evaluacija
 Evaluacijski odbor: 3+2
 Deklaracije o nepristranosti i povjerljivosti
 Koraci:
• Javno otvaranje ponuda
• Administrativna provjera
• Tehnička evaluacija
• Financijska evaluacija
• Zaključak  najpovoljnija tehnički ispravna
ponuda (voditi računa o popustima)
30.3.2012.
Potpis ugovora

Obavijestiti uspješnog ponuĎača i zatražiti

dokumentarne dokaze
Pripremiti ugovor
Potpisati i poslati ugovor (30 dana)
Obavijestiti neuspješne ponuĎače
Objaviti rezultate dodjele ugovora

30.3.2012.
UGOVORI O RADOVIMA
WORKS

30.3.2012.
Natječajne procedure (WKS)

30.3.2012.
Dodjela ugovora
6-7 mjeseci

30.3.2012.
Natječajna dokumentacija (Tender dossier)

Volume 1: Instruction to Tenderer and tender forms

Volume 2: Draft Contract and “particular” conditions
Volume 3: Technical Specifications
Volume 4: Model financial bid / bill of quantities
Volume 5: Design documents and drawings

30.3.2012.
Evaluacija

 Odbor za ocjenjivanje: 5+2

 Deklaracija o nepristranosti i povjerljivosti
Koraci:
1. Javno otvaranje ponuda
2. Administrativna provjera
3. Tehnička evaluacija
4. Financijska evaluacija
5. Zaključak  najpovoljnija ponuda

30.3.2012.
Ugovori o radovima

FIDIC – pravila koja reguliraju provedbu

meĎunarodnih ugovora o radovima

30.3.2012.
UGOVORI O BESPOVRATNIM
SREDSTVIMA

30.3.2012.
Definicija i osnovne značajke

Izravno financiranje neprofitne aktivnosti krajnjeg

korisnika kako bi se potpomogli ciljevi koji čine
dio politike EU-a ili funkcioniranje određenog
tijela

Godišnji program rada (AWP)

Transparentnost – javne objave poziva
Jednak tretman – nepristrana evaluacija na
temelju objavljenih kriterija

30.3.2012.
Definicija i osnovne značajke

Godišnji program rada (AWP)

Transparentnost – javne objave poziva
Jednak tretman – nepristrana evaluacija na
temelju objavljenih kriterija
Nema kumulativnosti
Nema retroaktivne dodjele ugovora

30.3.2012.
Ključne razlike
Ugovori o nabavi Ugovori o
usluga, opreme, bespovratnim
radova sredstvima
Kupovina usluga / Projekt predlaže
CILJ
opreme / radova potencijalni korisnik

VLASNIŠTVO NAD Korisnik bespovratnih

Ugovarateljno tijelo
REZULTATIMA sredstava

100% FINANCIJSKI DOPRINOS Sufinanciranje

Poziv na dostavu
Poziv na dostavu ponuda PROCEDURA
projektnih prijedloga

Dozvoljeno stjecanje Nije dozvoljeno stjecanje

PROFIT
profita profita

30.3.2012.
Priprema natječajne dokumentacije
 Upute za prijavitelje (GfA) definiraju:
• Ciljeve programa
• Prioritete i aktivnosti koje će se financirati
• Financijsku alokaciju
• Kriterije prihvatljivosti prijavitelja, projektnih partnera,
aktivnosti i troškova
• Selekcijske kriterije
• Kriterije za dodjelu ugovora
• Rok za dostavu projektnih prijedloga

30.3.2012.
Natječajna dokumentacija (Tender dossier)
 Natječajna dokumentacija:
• Upute za prijavitelje (Guidelines for
applicants)
• Prijavni obrazac (Application Form)

• Nacrt ugovora : Posebni uvjeti + dodatci

30.3.2012.
Poziv na dostavu projektnih prijedloga

!
DIRECT GRANT

30.3.2012.
Vrste poziva: ograničeni i otvoreni
45+45 dana

90 dana

30.3.2012.
Evaluacija
 Evaluacijski odbor: 3+2
 Neovisni procjenitelji / recenzenti (assessors)
 Deklaracija o nepristranosti i povjerljivosti
Koraci:
1. Ocjenjivanje sažetka projektnog prijedloga
2. Ocjenjivanje projektnih prijedloga
3. Provjera prihvatljivosti

30.3.2012.
Ugovori o bespovratnim sredstvima
 Odabire se niz najbolje ocjenjenih projektnih
prijedloga do iscrpljivanja financijske alokacije za
pojedinu shemu bespovratnih sredstava
 Obavijest (ne)uspješnim prijaviteljima
 Tzv. čišćenje proračuna
(budget clearing)
 Potpis i slanje ugovora
 Objava rezultata

30.3.2012.
Pitanja

30.3.2012.
Hvala na pozornosti!

Daniela Tomašević
Voditeljica projekata
Ured za pripremu i provedbu
projekata, Odjel III
daniela.tomasevic@safu.hr
30.3.2012.