GD-PDC 01

GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 05

Abril/2018
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Página 1 de 7

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para la elaboración, modificación, revisión, aprobación y

control de documentos del Sistema Integrado de Gestión de Distribuidora Córdoba S.A.S.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a los procesos de la compañía y para todos los documentos y
registros que hacen parte del sistema integrado de gestión.

3. RESPONSABLE

El responsable del seguimiento y control de la adecuada ejecución de este procedimiento

es el Jefe de Métodos y Procedimientos.

4. DEFINICIONES

· Documento Anulado: Documento que sale de circulación sin ser remplazado.

· Documento Obsoleto: Información y su medio de soporte que se encuentra
reemplazada por una versión actualizada.
· Copia Controlada: Copia del documento original con registro de asignación a un
proceso, por lo tanto, no se debe reproducir sin autorización, y siempre que cambia
la versión debe ser actualizada.
· Copia No Controlada: Copia del documento original entregado en medio físico o
magnético con fines de información, motivo por el cual no se actualiza a la persona
que lo posea por cambios de versión.
· Listado Maestro de Documentos: Índice utilizado para describir en forma ordenada
los documentos internos que conforman la documentación de la organización.
· Registros: Corresponde a los resultados o evidencias de actividades desarrolladas
que se generan al aplicar los procedimientos, guías o instructivos, siempre y cuando
estén activos en las respectivas dependencias.
· Sistema Integrado de Gestión: Herramienta de gestión compuesta por procesos,
políticas y metodologías que tiene por objetivo orientar y fortalecer la gestión, dar
dirección, articular y alinear conjuntamente los componentes de: Calidad, Medio
Ambiente y seguridad y salud en el trabajo, basados en la reglamentación vigente.
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5. CONTENIDO

5.1. IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE CREAR MODIFICAR O RETIRAR DOCUMENTO.

Para la elaboración, modificación o eliminación de un documento del Sistema de

Gestión, se comunica mediante correo electrónico del Jefe de Métodos y Procedimientos,
quien con el apoyo del Director de Operaciones, revisa y analiza la viabilidad del
requerimiento justificando la decisión de aprobar o no la solicitud, teniendo en cuenta la
coherencia con otros documentos y la conformidad con los requisitos del mismo.

5.2. ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO

Una vez aprobada la solicitud y según el tipo de documento se deben tener en cuenta
las siguientes consideraciones:

I. La elaboración de un documento del Sistema Integrado de Gestión consiste en la

generación o desarrollo de un borrador por las personas que intervienen en el
proceso y por el responsable del mismo. Siguiendo los lineamientos expuestos en
la Guía para la Elaboración de Documentos GD-GDC 01.
II. El responsable de elaborar o modificar el documento evalúa si hay otras
dependencias involucradas con la actividad o si afecta otros procesos, a fin de
garantizar la participación de sus responsables en la elaboración y/o ajuste del
documento y hacer un levantamiento preliminar de la información.
III. Según el documento a elaborar o actualizar se tiene en cuenta los siguientes
Niveles de Autoridad para la elaboración, revisión y aprobación:

Tipo de Documento Elabora Revisa Aprueba

Jefe de Métodos y
Políticas Institucionales Responsable del
Procedimientos / Gerente General
Plan estratégico Proceso
Gerencia Correspondiente
Manuales, Procedimientos,
Responsable del Jefe de Métodos y Gerente de línea o
Instructivos, Guías, Planes y
Proceso Procedimientos Director del proceso
Programas
Responsable del Jefe de Métodos y
Formatos Responsable del Proceso
Proceso Procedimientos
Tabla 1: Niveles de Autoridad para la elaboración, revisión y aprobación
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IV. Seguido a la elaboración del documento por parte del responsable del proceso y
con el borrador del documento, el Jefe de Métodos y Procedimientos realiza las
modificaciones pertinentes, revisando los aspectos de forma y coherencia del
documento con las políticas y directrices institucionales; asigna la codificación
según lo establecido en el Listado Maestro de Documentos GD–FDC 03 y/o Listado
Maestro de Registros el GD-FDC 10 y devuelve el documento para su respectiva
firma y posterior envío para aprobación.

Nota: Para el caso del manual de usuario SAP, el documento debe ser realizado por el
administrador del sistema y no requiere de ninguna firma. El Jefe de Métodos y
Procedimientos asigna código y relaciona en el listado maestro de documentos.

5.3. REVISIONES PERIÓDICAS

Los documentos del sistema Integrado de Gestión son revisados periódicamente cada 2
años y actualizados cada vez que sea necesario con el fin de asegurar su continua
efectividad y comprobar si los procedimientos continúan siendo aplicables o deberían ser
modificados; Las políticas adoptadas por la compañía serán revisadas de manera anual y
frecuente por la gerencia de la línea correspondiente.

La revisión y actualización se establece de la siguiente forma:

· El Jefe de Métodos y Procedimientos envía un correo electrónico al responsable

del proceso solicitando la revisión del documento.
· El Responsable del proceso se reúne con los funcionarios que considere acorde con
el tema y exponen sus observaciones, revisan la versión actual y si hay cambios
entregan un borrador mediante correo electrónico en un término de 10 días
hábiles después de haber recibió el correo electrónico.
· Si no se presentan cambios en el documento igualmente debe ser informado por
correo electrónico en el mismo plazo.
· El Jefe de Métodos y Procedimientos realiza las modificaciones pertinentes y envía
el documento al responsable del proceso para su firma y posterior aprobación.
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5.3.1. Actualización de formatos:

Para que un formato se encuentre vigente y pueda utilizarse para generar un registro, se
debe tener el formato siempre actualizado, por lo tanto cualquier cambio a éste lo
realizara el área que elaboro el original informando por medio de correo electrónico al
Jefe de Métodos y Procedimientos para el cambio de versión, actualización del Listado
Maestro de Registros y publicación del mismo en el servidor.

5.4. APROBACIÓN

De acuerdo al tipo de documento a aprobar el responsable de la aprobación revisa el

documento y en caso de considerar que no se requieren ajustes lo aprueba y lo firma en
la parte de aprobó, enviando el documento al área de Métodos y Procedimientos, para su
respectivo control y divulgación.

5.5. CONTROL DE DOCUMENTOS

a. El original de los documentos se conserva en la oficina de Métodos y

Procedimientos, debidamente firmados y se disponen para su consulta en el
servidor. En la carpeta SISTEMA DE GESTIÓN.
b. El Jefe de Métodos y Procedimientos, responde porque los documentos del sistema
permanezcan legibles, fácilmente identificables y actualizados en el servidor.
c. Se consideran documentos CONTROLADOS, solo los que están publicados en el
Servidor en la carpeta de SISTEMA DE GESTIÓN. Cualquier documento que se
encuentre impreso o grabado en un computador, se considera como Documento No
Controlado, a menos que tenga el sello original de “Copia Controlada”.
d. El control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión se realiza a través
del Listado Maestro de Documentos el cual será de manejo exclusivo por el Jefe
de Métodos y Procedimientos.
e. Los cambios o modificaciones de los documentos se controlan mediante el
CONTROL DE CAMBIOS que tiene cada documento, en el cual se especifica:
versión, fecha y descripción del cambio.
f. Si el documento corresponde a una modificación se debe retirar el documento
anterior; para su identificación y para controlar el no uso se le coloca el sello de
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“OBSOLETO”. El Jefe de Métodos y Procedimientos solicita las copias controladas

(en caso de existir), para destruirlas. Se conservarán las 2 últimas versiones
originales en un folder debidamente identificado como documentación obsoleta.
g. Cuando deje de existir la necesidad que originó la elaboración de un documento,
éste podrá ser anulado del Sistema de Calidad y puede ser solicitado por cualquier
persona. Estas solicitudes deben ser dirigidas por el responsable del respectivo
proceso. El manejo de los documentos “ANULADOS” es igual al de los “obsoletos”.
h. Los Documentos externos no se codifican, cada proceso maneja sus documentos
externos y se controlan en el Formato del Listado Maestro de Documentos
Externos GD-FDC 06; Los responsables de los procesos al verificar la necesidad de
incorporación de un documento externo lo notifican al Jefe de Métodos y
Procedimientos por medio de correo electrónico, para la actualización del listado
en mención.
i. El control de los registros se realizara de acuerdo con los parámetros establecidos
en el procedimiento GD-PDC 03 Control de Registros.

5.6. DIVULGACIÓN Y PUBLICACIÓN

Para la divulgación el Jefe de Métodos y Procedimientos identifica las áreas relacionadas

con el documento e informa vía correo electrónico sobre los cambios realizados o la
creación del mismo. Publica los documentos en formato PDF para manuales,
procedimientos, guías e instructivos, los formatos se publican en el archivo de programa
que fueron elaborados.

Cada responsable de proceso o jefe inmediato debe garantizar que todos los funcionarios
que intervienen en la ejecución del proceso tengan conocimiento de la documentación
aplicable, divulgando la modificación y/o creación de los documentos o formatos a todo
el personal que participa en el proceso; Evidenciando la lectura y comprensión del
documento en el registro de asistencia GA-FDC 01, el cual debe ser enviado al Jefe de
Métodos y Procedimientos en los siguientes 10 días hábiles.
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6. REFERENCIAS

GD-GD 01 Guía para la Elaboración de Documentos

GD-PDC 03 Procedimiento Control de Registros

7. CONTROL DE REGISTROS

Lugar y Medio de Tiempo de Responsable de

Código Nombre Disposición
Almacenamiento Conservación Conservarlo
Listado Maestro de Jefe de Métodos y
GD-FDC 03 Métodos/Digital Permanente No aplica
Documentos Procedimientos
Listado Maestro de Jefe de Métodos y
GD-FDC 10 Métodos/Digital Permanente No aplica
Registros Procedimientos
Listado Maestro de Jefe de Métodos y
GD-FDC 06 Métodos/Digital Permanente No aplica
documentos Externos Procedimientos
2 versiones
Métodos/Archivo Jefe de Métodos y
N.A Documentos Obsoletos anteriores de la Destrucción
GD Procedimientos
versión actual.

8. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción del Cambio

1 Septiembre/2012 Realización del documento
Abril/2014 Se describe el proceso de cómo se va divulgar el documento, el tiempo de
2
revisión, y como se va manejar el control de registros.
Se reestructura la organización del cuerpo del documento. Se especifica la
forma de elaboración, identificación, revisión, actualización, aprobación,
3 Diciembre/2015 divulgación y retiro por obsoletos. Se cambia de nombre pasa de ser
Procedimiento de Elaboración y Actualización de Documentos a
Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos.
· Se cambia el nombre del documento pasando de Procedimiento de
Elaboración y control de documentos a Procedimiento de Control de
Documentos y Registros.
· Se elimina la Estructura Documental y la Descripción del cuerpo del
documento, creando una Guía para la Elaboración de Documentos GD-
4 Mayo/2017
GDC 01.
· Se establece el control de documentos en el servidor creando una
carpeta compartida de consulta y estableciendo los mismos controles
en el ítem de Condiciones/Normativas.
· Se cambia el nivel de autoridad para la aprobación de los documentos.
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Versión Fecha Descripción del Cambio

· Se estandariza el control de documentos y registros, se establecen las
pautas para la divulgación y publicación.
· Se cambia el nombre del documento a Procedimiento de Control de
Documentos.
· Se retiran las condiciones/normativas y se incluyen dentro del
contenido.
5 Abril/2018 · Se adiciona la actualización de formatos en las revisiones periódicas.
· Se retira el ítem 6.6. control de registros el cual se vincula al
procedimiento correspondiente.
· Se adicionan criterios en el control de documentos.