nw Guia DE APRENDIZALE ‘SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Proceso Gestién dela Formacién Profesional integral Procedimiento Ejecucién de-la Formacién Profesional Integral ‘version: OF Feeha: 01/04/2033 ‘Cbaige: F004. PoD6-GFPL GUIA DE APRENDIZAJE N® 002 GD IDENTIFICACION DE LA GUIA DE APRENDIZAIE “Tegmica: : Fr: ‘acrinsiratva as ane {€2) dol Proyecto ogo: T2212 Version 2 iOS servicio al certs eee a TST as Ree a los Ules, papeleria, etementos. mobitario y ‘equipos requeridos para Ia recepoicn y despacha de ‘Socumentes fereenco en cuenta Ins polficas. de a ‘rganizacion, el ramaal dé gesbin dacumental, las ‘norma. de gesiiin de caida y la lenisiacibn vigenie = Enviar los documentos producidos, através de tas ‘canalas y madios establocices por la organizacién. ‘splcand Iss normas de corres y manssjeis, et ‘manual de gesbin documental as norms de gestin se la calidad, a legislacion vigonte, la tecnologia y el apicatvo aisponibie. Resultados de Aprende: Despachar los dotumenios generados en la Unidad adminstrativa, teniendo en cuenta las Formas gramaticales y de sintaxs, las normas técnicas. colombianas pera ta elaboracian y Presentacién de los documentos, las normas infernas y la legislacién vigente. Operar los recursos tecnoldgicos requeridos para el recibo. el despacho y la organizacion de las documentos, de acuesda con Iss politics institucionales.. Recibir los documentos de acuerdo con tas poliieas organizacionales y la legisiacion saga INTRODUCCION Gesigual y por lo tanto deja ‘Competenca ‘Organizer la documentacién teniendo en cuenta las normas legales y de la organizacién ‘que los principios y process archivisticos deben aplicarse ‘uslquiers sea la teenologis y el soporte en que se produce la informacion. Con el desarrollo de esta guia consolidard sus conacimientos sobre el proceso sistematico para la gesiién decumental y tendra_ una vision general en cuanto al recibo, radicacion, registra y despacho de los documentos,Guin de Aprenisie Racverde que [a conservacién y preservacién de los documentos de gestiin son de vital importancia a nivel organizacional, por lo tanto es un deber generar estrtegias para su corecio, Gugencisments Le inviamas 2 asumir ean responsabiliag y compromise su groves de aprendizaje y desarrallar Gen antusisame y dedioscion las actividades propuestes pars adquinr los conoemiantos que l= pBerminrén proponer y argumentar los cambios necesarios para el slecivo manejo de los documentes en su empress patrocinadors. Ti Retividades de REMERON InETaT De acuerdo al material de apoyo que se encuentra adjunts ls plataforms blackboard, preparar en une canelers un mapa se ideas que soeaizsrd arte el grope en el siguiente orden, el instructor tends una lista de chequeo que luego Ia conservara en su carpets de evidencizs "8 Fundameraddn artitsies ‘= 7 Concepto de documenta y decumerie de archivo. 1D Caractere oe ios decumantes de achive Corauansiest e mgensnes se es cooumantos #2 achwo. = GlasficacGn de los documentes de archive. = 4 Colo vial de un dosumanio “Stipes de Archivadores o Mobilare Archwstca ‘Al final de la sociaizacign de los temas anteriores el Instuctorrealizard una evaluacién como complemento el sprendizsje peavey fotslacer 0 aprendide an Is guis No 00 leglacion Documental Materiales que se require Papal Bond Maressores Lp Borrador Coltén Figures (ys ses del periédico,revistas o imSgnes de internet) 3:2 Actividades de contextualizacion e identificacion de conacimientos necesarios para el aprendizaje) ACTIVIDAD COMPRENSION PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Les comprensivamente los elementos informstvos que contiene Lz cartila Gestién Documental (PGD): Introduccién, Propésito, Gestién Documental. Objetivos, Alcance, Archivo Total, Sistema de Informacién y contests las siguientes oreguntas y guérdelas en su carpata de evidencia (pusde hacetio en un documenta de Werd impresas o eseritas ehojas de block). + cPara qué se debe implementar un FGD en cualquier insttucién plblice @ privada? (Qué recursos 2 Geben seagurer pars su sfcaz splcscion? ‘+ ¢Cuaies son los objativos del Programa de Gestion Documental? +L Gestidn Documental comprende procesos que iniegran e! concepta de Archivo Total Por qué es,‘conveniente contemplar en els aluse de nusvas wondlog ae? = Qué medidas se geben implementar para lograr el contol efecto de los documentos extemnos recibidos’. QUE procesirviente seputia usted cuando Ia informacién det sobre 9 envio reciide es arcigua? Si ustec fuers ls persone encergada del recto de documentos en Una empress comercial ‘qu 58408 sequiis para el desempaque de Ia correspondencia ‘que legs? cpare que leeria la comespondencia recta”. 2En qué consiste el proceso de radiegeiin de los documentos? @Para qué se reaiza el registro de documentos? —:Gudles au documentos se regisvan? Reslice lo ejercisios de la pina 24 de la ‘artis presentebs 3 su instructor para vestcar sus aptitudes para Les el decumento Canilla Gastidn documantal, prepare un informe (escoger @l tise de informe) de su lecture y refgralo a su instuctor a través de la Blatsiorma Glackooard. dentifque [2 idea principal, las ideas secunderss y femits sus conclusiones. Con palabras ‘elevantes del texio consiruys un ‘ricigrams 'y compértale con los dams aquipos de trabajo, Resvelva todor (os erueigramas prosuastos. le syudsran 3 flar el eonocimiento. Instruceiones: ‘+ Para esta actividad realizar equipo de equipo de tres personas, Elatorar el tipo de informe, Easado en el documento ‘Informe’ que se ‘encuentra en el material de apoyo de Is plataforma blackboard (recuerde: ef - ingrasar 3 sofas y dar cock an al rol de aprendiz y en el LMS fons aera = Et nthe on Word 10 anviré por ln pntafoma biactbond (sein iustaciones del instructor. 2:1 Fase I: INGRESO Y RECIEO DE DOCUMENTOS Concesa las actividades de Is primers fase de la Gestin Decumental, leyende Geteridamante a carla Geatibn Documental de I pagina 2 213 33. Identfique y analie Iss actividades que se efectian en ella y responda las siguientes preguntas: ‘Actividad de Conocimisnto: 1._:Qué mesidas se deben implementar para lograr el contol efectivo de losSesupantsr ettarnoe TEOEOE? 2. 2Qué procedimiento seguiia usted cuando Ia informacién del sobre © favio recibido es ambigua? 3. ‘Siusted fuara Is persona anargada del resibo de documentos en una ‘empress eameresi 4. qué pasos seguiria para al desemgaque de la correspondencia que llega?’ para que leasia la corespondanca recinda? 5. En qué consiste el roveso de radicacién de los documentos? (8. {Para qué se realiza el registo da documentos? ¢Cuslos documentos Se repstran? Reale les sjarcicios se i pagina 24 ce In carils y preséntels a su instucior para venfcar sus apitudes par resumi Acca te ocucta: + Enhojas de block, resuelvs el Ejereitio i 5 = La entiad comercial en ta que usted tabora, ha sumentado sus recursos fisios, tdenicos y mumsnos, pero no ha iplementade el Marual de Conespondencia y Archive, La distibucién poco efectiva de los dasumenios BITIUIDINIE 3 fe genersdo retrsso y equivocaciones en is entreps y haste perdds de Gocumertos valosos. {Qu medidas implementaria para solucionar esta sstuaeién problemstica? Participe activamente en [s plenatia de grupo para sclarar concestes y retoalimentar el conocimiento. 4.2 Faseul, TRAMITE DE RESPUESTA Identfique los provedimientes de la segunda fase de ls Gesiidn decumental leyenda comprensivamente las paginas 34.3 37 y responda: Actividad de. Conecimienta 41. Qué papel desemsefs [a elaboracidn de documentos en Is consolidscisn de {as retaciones piblicas y la imagen empresa?” 2 {Qué relacidn existe entre fondo documental, seve documental y tipo ‘documental? 3. jPare qué se utlizg el consecutive de correszendencis? Socislice sus respuestas con sus compaiieros de equipo y con el instructor lorientador, subs sus respuestas al Foro (en bizekboarc), reece eet2.3 Fase Il. DESPACHO ¥ DESCARGUE DE DOCUMENTOS: documentos en las paginas 27 3 is 80. Les detenidsments las setividsdes Seen iS es au ka ls empress comercial Hay varias documentos oara su despacho- unos ramisorios sin anexos, ciros con una frm legible estampads con sello de ‘iia, algunos ereserian erores de onografiay los demds pasan lg revsién— ~ 9) By previa. (Us hari ustes eon loz unos, lee ottos, los algunas y ios demae? = 2)En los diez diss que lleva nborando en la ofeina de Archivo y Gorespondencia de la empresa comercial, Lucis Pérez Ossa ha nvegaso 12 deeumentes 2 dtntos comgshaeves $2 waba.e y ro A) secoctin con ceneza quien tow pres porque’ no. conece’ son 10). nombres ni las dependencias en las cusles trabajan. Aunque pasa TIUID! HEIS todos los dias por todas las oficinss preguntando ja quién le presté ecumenios? "na ha lagrade recupetar ni uno’ Used, cau sugerencias le haris 3 Lucia y eusles contoles le recomendans opin? Muchas organizaciones no prestan atencién an las comunicaciones de la entidad, piensan que no es importante ni provechoso para su empress, pero no se dan cuenta que las Comunicaciones ofciaies son de ial imporancia por lo que estas syudan = administra de resners cetializada y nocmaizada aquelas infermaviones con el fin de controlar ‘ato [as comuriescionas erviadas y realidas de maners gi y oporuna, come parte miegrsl del proceso de gestion documental. Ya antrando un poco al tema «! gobierno nacional cuenta con una agenda de conestvaad. is eval busts ampliar el uso de las teanologias de la informacién como medio competente para el sector productive, siendo asi mas prictco y gi al momento. de consultar_ia.__informacién [e unidad de correspondanc's ex quien gestions de manera centralzads y normalzada, los senicioe de reoepeién, radicacién y distibucién de sus comunicaciones ayudando asi a que el programa de gestion documental se lleve 2 cabo pero no dejando de lado los diferentes programas de conservation que se eben implemencar pars quel documentos se enouentten en un buen estado en ls ferent fses del payeeTenands ov cuenta Is sviaror hain, Gesarolar @ square sawsa bora] suede ser trabsjada por equine de trabajo de tres personas ‘Acsividad de Desempsio + Resolver el instumento de evalisoin (E NoO01 Nomativided de se Comunicaciones OicislesRecibo y Desnacho Oocumentos, elscionado con et Sousrdo 080 de octubre oe 2007 Teneren cuenta: Se galzerd uns rtrealeniaciin de le investgade y analzade. Y Apoyaree.en al Aeto administration Acverdo O60 de ovtubre de 2001 que fesitaré al nstucter, Jo cual pedrd ver en el material de apoyo. Actividad de Producto Lievar 2 cabo el IE No.002 Taller Registo de Comunicaciones Enviadas y Producitas, Para esta actvidad debera tener en cuenta un modelo da formatos los cuales aplica para el desarrollo de este ejercicic; es de aclarar que los formatos uilzados para las comunicaciones oficiales pueden ser rmodlfcados segun la necesidad de in empress Tener en cuenta: © Para el logio de esta actividad, cada aprendiz deberd desarrolata da forma individual. El instrctor anexard los formatos de Recibo y Despacho los cuales [pedrd wer an el material ce sp0y0 Entendamos como EMBALAJE al conjunto de elementos que permiten agruparis mercancia pare sermanejada como carga ¥ por lo tanto manipulaga sin temgr a ser dafiags en ol grocesa de distizucin fisca, e! fembslaje est igedo al modo da tanspone y al medio de vanszons Pragare ig cargs en ls forma més adesuads pars su trensporte en los modes elegidos para su despacho al exterior y para las distatas ‘operaciones 2 que se someta durante el vise entre el exportadr y elimportader. For esis cazén, ¢5 necesario que tenga en cuenta algunas recomendacones esancsias anal proceso de embals, dabae que enis ofcina de seminatscién documantal al momento de hacerse los despaches dde documentos también puede presentarse el envio de cajas u ots lementos importantes de la empress, para lograr su competencia es necessro que entiends que les envice postales, los envios oeFeslzar al instumanto de evaluacién IE No.008_ Embslsie y Envios an ls Correspondencia. el cual se apoyard con el documento en pdf "La Guia de Embaise de empresa Fedex’ que se encuentra en documentos de apoyo. Tener en cuenta +, Desareoliar ests actividad en equipo de trabajo de es personas. 1 Ca eviencia oe esta actividad be dejard conignada ya ea en a carpets de evdenco subi aa Batstorma esata por sofapas, + Sevesizar una revoslientaton deltema ene ambiente de aprerdzae. |Afime sus conocimientos en los procedimientos y tareas de la Gestiin Documental resolviendo los ‘)erios de sfnamnto propuestos por su instructor. Faricipe actvamante an is sociszscisn de os procedimiantos y tress propiae de ins tases des Gestén documantal saves dal juego “CONCENTRESE programado porsu nsiructor 'Y- Evaluzcién Final (donde se recopils a informacién de Iss sothidades expuestas en esta guia de aprendzap) veersGuin de Aprendisnie | repiacion Tase ase fase Slngesoy reco ces Ingres ‘Teeniea Valerasin de‘GGHESEOT Se SSAIMTRS ODLSS) TRIOS PS Uns SUGST TSE HOIST aE wD REINO SO ‘Bu cana ecrwonacon yutlzscen | GESTION DOCUMENTAL:Corluns de andes ainsi y keris landers 2lalaricacte, mango y rgatizactn germs, fice ena poten oe gents omovies ajencr scl SADIGACIONDE COMUNICACIONES OFIGALES Steceanlnio por asi dl ouslasenscaces sonar unrum=o ‘presiciiga as coruricsniones ecbldseopoductas, aroo cotta oe aac vorsceresboo Os 0, con al ropes ce otctat eu rata y compl con oe mnce Ga venemin Gua extna7 21 RECEBCION DE DOCUMENTOS: Conlarta de operadores de veiiano ycontl uetunanstuclén debe realzar paral _Sorison ic spoumartce quale so rrvace por una persons roti 20s 4 sILOGRAFiA/ weBcRAFiA ] SISLIOGRAFIA: ‘Carllla Gestin Documental. Servicio Nacional de Aprendizaje. Dvisdn de apoyo 23 formacién profesional. Cento de Comercio y Services ‘Archivo General dala Nacion. unt archiuapenetal Souaa) Biblioteca Vitwal immu bibliniseavitual sna edu.cn Documentos pat. [= crmnat ow soconereeaaoessn ron [Plans Marois Cacanie Rane, stactos |