PAU EL ea MFA PENERBIT PT GRAMEDIA PUSTAKA UTAMA, JAKARTA FMANAJEMEN KEARSIPAN oleh Drs. Zulkifli Amsyah, MLS. GM 208 89.630 © Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama, JL. Palmerah Barat 33-37, Jakarta 10270 Perwajahan dan sampul oleh Sofnir Ali Perwajahan / disain sampul oleh Ipong Purnama Sidhi Diterbitkan pertama kali oleh Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama, anggota IKAPI, Jakarta, September 1989 Cetakan ketujuh: September 1996 Cetakan kedelapan: Desember 1998 Cetakan kesembilan: Januari 2001 Cetakan kesepuluh: Mei 2603 Cetakan kesebelas: Agustus 2005 Hak cipta dilindungi oleh undang-undang. Dilarang mengutip atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari Penerbit.DAFTAR ISI KATA PENGANTAR BABL BAB II. BAB III. BAB IV. BAB V. RUANG LINGKUP KEARSIPAN A. Pengertian Arsip B. Ruang Lingkup Kegiatan C. Arsip dan Sistem Informasi Manajemen D. Pengorganisasian Arsip MENGINDEKS DAN MENGABJAD A. Peraturan Mengindeks B. Praktek Mengindeks C. Pemakaian Peraturan D. Penunjuk-Silang E. Praktek Penemuan Kembali F. Praktek Penunjuk-Silang PROSEDUR KEARSIPAN A. Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian B. Prosedur Penyimpanan SISTEM PENYIMPANAN SISTEM KRONOLOGIS A. Kuitansi B. Cek vii wre B So 20 21 23 39 45 49 51 53 62 72 76 77BAB VI. BAB VIL. BAB VIII. BAB IX. c. D. File Tindak-Lanjut File Arsip Inaktif SISTEM ABJAD HO wD Susunan Map Prosedur Penyimpanan Sistem-Abjad Praktek Penyimpanan Bahan Non-Surat Praktek Penyimpanan Surat Sistem Soundex SISTEM NOMOR Z OmMBUOMD File Utama Indeks Buku Nomor Penunjuk-Silang Prosedur Penyimpanan Susunan Penyimpanan . Praktek Penyimpanan Bahan Non-Surat . Praktek Penyimpanan Bahan Surat SISTEM GEOGRAFIS AMON w PS Nama Negara Wilayah Administrasi Negara Wilayah Administrasi Khusus . Penunjuk-Silang Prosedur Penyimpanan Praktek Sistem Geografis SISTEM SUBYEK HOOMD Daftar Klasifikasi Indeks Relatif Penunjuk-Silang Prosedur Penyimpanan Praktek Sistem-Subyek 80 83 85 88 91 93 97 100 103 104 105 106 107 114 119 122 124 124 133 139 141 145BAB X. BAB XI. BAB XII. BAB XIII. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN BoamD Kriteria Pemilihan Peralatan Tipe Peralatan Penyimpanan Perlengkapan Penyimpanan Ruang Arsip Personalia PENGAWASAN PEMAKAIAN ARSIP A. B. c. Peminjaman Pelayanan Efektivitas Pengawasan Arsip PEMINDAHAN DAN PEMUSNAHAN PUOW> . Penilaian Arsip . Jadwal Retensi Pemindahan Arsip . Pemusnahan Arsip Mikrofilm KOMPUTERISASI ARSIP FOS UAW > . Kebutuhan Akan Komputerisasi . Media untuk Memasukkan Data Unit Pengolahan Pusat . Keluaran Bahasa Komputer Komputer Mini . Komputer On-Line” Komputer Personal Arsip Otentik 178 178 179 188 196 199 201 202 206 207 211 212 213 215 217 218 INDEKS BB, RIWAYAT SINGKAT PENULIS ixKATA PENGANTAR PERKEMBANGAN ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewa- sa ini sangat berpengaruh terhadap kemajuan bisnis di sektor pemerintah dan swasta. Mereka bersaing untuk meningkatkan profesionalisme di perkantoran, perbankan, industri, pabrik, perhotelan, asuransi, dunia pendidikan, dan lJain-lain. Untuk memajukan usaha bisnis diperlukan du- kungan manajemen yang tepat. Untuk mengelola manaje- men diperlukan informasi yang teliti, tepat, dan cepat. Demikianlah kecenderungan bisnis di abad informasi dewa- sa ini, berkembang pesat dan penuh liku-liku persaingan, dan maju-mundurnya sangat tergantung kepada informasi. Salah satu informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman dari kegiatan bisnis itu sendiri. Rekaman tersebut terdapat pada arsip. Di perkantoran, arsip-arsip tersebut diperlukan untuk membantu pelayanan langganan ataupun keperluan informasi intern. Pengambilan keputus- an oleh pimpinan banyak tergantung kepada kelengkapan, kecepatan, dan ketepatan informasi yang disajikan dan dilaporkan secara aktif kepadanya. Data diolah menjadi informasi secara manual atau kompu- ter. Informasi dipergunakan oleh para pimpinan untuk mengambil keputusan. Data itu sendiri berasal dari berbagai transaksi dan kegiatan yang terekam pada arsip. Walau sudah diolah oleh komputer, arsipnya tetap juga harus disimpan sebagai bahan bukti yang otentik. Di sinilah letak pentingnya arsip di dalam kancah perkembangan peralatan teknologi canggih dewasa ini. Sedemikian pentingnya arsip bagi penunjang kegiatan bisnis, sehingga dalam buku Manajemen Kearsipan ini seluruh aspek kegiatan kearsipan dibahas secara mendalam. xiManajemen Kearsipan (Record Management) berfungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusi- an, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan, dan pemusnahannya. Tujuan akhirnya adalah menyeder- hanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan pemakaiannya bagi peningkatan profesionalisme bisnis de- ngan pengeluaran biaya yang serendah-rendahnya. Penulisan buku ini adalah untuk melengkapi referensi masalah kearsipan yang diperlukan oleh para dosen peng- ajar, mahasiswa, pelajar, peserta penataran, dan karyawan kantor pada umumnya. Materi yang disajikan meliputi siklus kegiatan kearsipan yang lengkap. Diharapkan bahwa materi tersebut dapat memenuhi standar sebagai bahan untuk mendalami ilmu pengetahuan teori dan praktek pekerjaannya di perkantoran. Cara penyajian sudah disesuaikan dengan maksud penulis agar pemakai dapat menyerap ilmu secara teoretis dan dapat mengamalkannya secara praktis di perkantoran. Gambar visual niscaya akan mengurangi kesukaran pemakai mema- hami kalimat-kalimat dalam bahasa tulisan. Semoga buku ini dapat membantu para pemakai untuk memenuhi kebutuhan akan referensi Manajemen Kearsipan. Jakarta, 6 September 1988 Drs. Zulkifli Amsyah, MLS. xiiBAB I RUANG LINGKUP KEARSIPAN Serine kita melihat orang-orang sedang berkumpul atau antre di depan loket-loket untuk berurusan mengenai pembayaran listrik, rumah sakit, bank, kantor pos, kelurah- an, kantor wali kota, kantor gubernur, kantor perdagangan, kantor polisi, kantor pajak, dan tempat-tempat yang berhu- bungan dengan pelayanan masyarakat lainnya. Semua ingin memperoleh pelayanan yang cepat, karena katanya waktu adalah uang. Petugas tidak sempat lagi menyeka keringat karena kesibukan yang beruntun dan memerlukan penyelesaian yang cepat, sementara para langganan yang menantikan pelayanan semakin banyak dan berkeluh kesah penuh ketidaksabaran. Demikianlah gambaran suatu pekerjaan pelayanan masya- takat, di mana salah satu unsur yang membantu kelancaran pekerjaan tersebut adalah bagaimana petugas menata kartu, formulir, atau surat yang berhubungan dengan pelayanan langganan sedemikian rupa sehingga mudah dan cepat ditemukan bila diperlukan. Penataan dan penyimpanan data dan informasi pada arsip kartu, formulir, dan sebagainya itu dapat dilakukan secara manual atau dengan peralatan yang lebih canggih seperti komputer misalnya. Yang penting adalah dapatnya data dan informasi yang diperlukan untuk pelayanan ditemukan dengan cepat dan benar. Contoh di atas adalah salah satu kegiatan pelayanan kepada masyarakat atau langganan (nasabah) yang memer- lukan dukungan data dan informasi dari arsip. Pelayanan tersebut dapat kita kategorikan sebagai jenis pelayanan ekstern. Jenis pelayanan lain yang memerlukan dukungandata dan informasi dari arsip adalah pelayanan intern, yaitu penggunaan data dan informasi untuk keperluan pekerjaan intern kantor. Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlu- kan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan (loket dan tempat pembayaran) sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambil- an keputusan. Untuk pengambilan keputusan, arsip sebagai data diolah baik secara manual maupun komputer menjadi informasi. Pengolahan tersebut disesuaikan dengan kebu- tuhan dari keputusan yang akan diambil. A. PENGERTIAN ARSIP Menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga- lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan peme- rintahan; b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan- badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Pada Undang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penye- lenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan ad- ministrasi negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penye- lenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan ke- 2giatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa Inggris disebut record. Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. Arsip statis ini dalam bahasa Inggris disebut archieve. Dua istilah record dan archieve di atas sering disebut dengan istilah arsip (bahasa Belanda archief). Sehingga Record Management diterjemahkan dengan Tata Kearsipan atau Manajemen Kearsipan. AKTIF ARSIP DINAMIS <— (RECORD/DOKUMEN) INAKTIF ARSIP STATIS (ARCHIEVE) ARSIP Gambar 1. Pembagian arsip. Apa pun sebutan dan istilahnya, yang dimaksud dengan arsip di sini adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain. Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kertas, kertas film (celluloid), dan media komputer (disket, pita magnetik, dan sebagainya). . Karena itu sekarang terdapat 2 (dua) jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan, yaitu: 1. arsip otentik 2. arsip tidak otentik. Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai 3tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. Arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran (output/print-out) komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagai- nya. Beberapa contoh arsip dapat disebutkan di sini: surat, surat perjanjian, teleks, telegram, faktur, memo, laporan, kartu, formulir, daftar, gambar, foto, peta, kuitansi, cheque, cetak-biru, tabel, grafik, film, mikrofilm, microfische, slide, data-data, akte, hasil facsimile, media komputer (disket, magnetic tape, piringan), dan lain-lain. Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan peng- urusan arsip disebut Manajemen Kearsipan. Dengan leng- kap dapat dikatakan bahwa Manajemen Kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pe- ngendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemelihara- an, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. Jadi peker- jaan tersebut meliputi suatu siklus "kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati. Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai sangat penting bagi perkantoran akan disimpan selama-lamanya di perkantoran bersangkutan sebagai arsip abadi. Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di perkantoran tetapi mempu- nyai nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya, sesuai dengan Undang-undang No. 7 tahun 1971 harus dikirim ke Arsip Nasional (ARNAS) untuk disimpan abadi sebagai arsip statis. ARNAS adalah badan pemerintah yang bertugas menyim- pan, menyelamatkan, mengolah, dan menyediakan arsip statis sebagai bahan bukti seluruh pertanggungjawaban pemerintah maupun bangsa. Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari lembaga kearsipan nasional disebut Arsip Nasional Pusat. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk daerah-daerah setingkat dengan Daerah Tingkat I, disebut Arsip Nasional Daerah. B. RUANG LINGKUP KEGIATAN Dapat dikatakan bahwa di mana ada kegiatan manusia, niscaya di situ akan terdapat arsip. Hal itu disebabkan 4aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.an arsip dalam bentuk formulir disebut sebagai masukan (input), misalnya saja pada pemakaian peralatan komputer. Bukti atau rekaman yang diperlukan dan dihasilkan dari setiap kegiatan itulah yang perlu kita tata secara sistematis agar dapat dengan mudah dan cepat ditemukan bilamana sewaktu-waktu diperlukan. Setiap kantor, baik kantor pemerintah, swasta, pabrik, maupun organisasi, bahkan rumah tangga dan perorangan, niscaya akan terlibat dengan arsip. Setiap unit kerja di perkantoran mempunyai arsip. Demikian pula pejabat- pejabat secara perorangan sering kali mempunyai arsip. Jumlah masing-masing arsip yang dikelola mungkin sedikit, mungkin pula banyak. Mungkin saja mempergunakan ruangan-ruangan yang banyak, dapat pula mempergunakan satu almari arsip (filing cabinet), atau bahkan hanya ditem- patkan pada map-map yang tersusun di meja. Kesemuanya menunjukkan bahwa setiap orang cenderung hidup bersa- ma arsip, baik di tempat pekerjaan maupun di rumah. Itu merupakan ciri kehidupan manusia modern, yaitu manusia yang kegiatannya dibantu dengan informasi. Informasi terdapat pada berbagai macam media, dan salah satunya adalah arsip. Sesungguhnya penanganan atau pengelolaan arsip sudah dimulai dari rumah. Arsip-arsip yang penting bagi adminis- trasi rumah tangga misalnya kuitansi dan bon perbelanjaan, rekening (listrik, gas, televisi, telepon), cicilan rumah, cicilan alat-alat rumah tangga, surat undangan, surat-surat asuransi, ijazah, sertifikat, dan sebagainya. Banyak macam lagi yang masih bisa disebutkan, yang sesungguhnya memerlukan penataan yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan dengan cepat bilamana diperlukan. Di toko alat tulis atau supermarket sudah banyak dijual buku- berkantong untuk tempat menyimpan surat-surat atau arsip di rumah. Pada tiap kantong dapat diberi label mengenai subjek surat yang diisikan pada kantong bersangkutan, misalnya: Asuransi, Dokter, Listrik, dan sebagainya. Kantor-kantor pemerintah, swasta, dan lain-lainnya nis- caya banyak mempergunakan arsip. Arsip tersebut dapat terjadi karena adanya transaksi kegiatan ataupun hasil dari suatu proses administrasi dan komunikasi internal dan eksternal.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.KEGIATAN FUNGSIONAL PEMASARAN [ LE LU PRODUKSI LOGISTIK PERSONALIA KEUANGAN RISET & PENGEMBANGAN MANAJEMEN MANAJEMEN MANAJEMEN BAWAH MENENGAH PUNCAK KETERANGAN: TINGKATAN MANAJEMEN eS ZZ data dan informasi yang diperlukan dan dihasilkan. Gambar 2. Kebutuhan manajemen akan data dan informasi sesuai kegiatan fungsional masing-masing. bersangkutan, seperti misalnya personil, keuangan, peralat- an, stok barang, produksi, hasil penjualan, laba, dan lain- lain. Sedangkan yang bersifat eksternal adalah data dan informasi yang berasal dari luar organisasi, yang dapat mempengaruhi sesuatu kegiatan organisasi, misalnya eko- nomi, moneter, fiskal, daya beli masyarakat, pajak, bunga bank, tarif angkutan, impor, produksi, politik, sosial, bu- daya, keamanan, dan lain-lain. Misalnya pada kegiatan 10aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.si. Pengolahan tersebut dilakukan untuk memperoleh infor- masi yang sesuai dengan kebutuhan pengambilan keputus- an. Pengolahan data dapat dilakukan secara manual ataupun dengan komputer. Dengan mempergunakan komputer ma- ka pengolahan dapat dilakukan dengan kemampuan yang sangat besar, baik kemampuan pengumpulan datanya mau- pun kecepatan pengolahannya, serta keragaman bentuk informasi yang dihasilkan. Kelebihan lain adalah kemudah- an dalam penemuan kembali dan penyajiannya, baik untuk dilihat secara visual maupun keperluan perbanyakan untuk didistribusikan secara luas sampai secara facsimile. Bahkan dengan menggabungkan pekerjaan komputer dan telekomunikasi yang canggih, dapat dibuat suatu jaringan SIM yang lebih luas, yaitu antar-kantor, antar-kota, dan antar-daerah, serta antar-negara. Untuk intern negara dapat dikembangkan Sistem Informasi Manajemen Nasional (SIMNAS). Pada SIM yang mempergunakan komputer, data internal dan eksternal yang berasal dari 4 (empat) sumber di atas, dimasukkan ke dalam komponen SIM yang kita sebut Bank Data dihat Gambar 3). Bank Data menyediakan data mentah seperti catatan pembelian, produksi, personil, dan lain-lain. Data mentah dari Bank Data diolah oleh Bank Statistik menjadi informasi dalam bentuk ringkasan hasil pengolahan dan analisis, seperti jumlah, rasio, persentase, angka indeks, dan berbagai nilai koefisien seperti koefisien variasi, korelasi, determina- si, dan regresi. . Informasi dari Bank Statistik dan juga data dari Bank Data dapat juga diolah lagi di dalam Bank Model. Bank Model menghasilkan informasi dalam bentuk model-model yang dapat memberikan nilai ramalan atau nilai hasil pemecahan persoalan yang optimum. Komponen lain adalah Unit Informasi Siap Pakai. Di sini informasi yang diperlukan dapat dilihat secara visual mela- lui layar kaca sebagaimana layar televisi. Komputer memang dapat membantu banyak, tetapi bagai- manapun, hanya manusia yang dapat mengambil keputus- an. Pada gambar dapat kita lihat bahwa informasi dibawa ke dalam suatu forum pengambilan keputusan. Forum tersebut 14aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.kearsipan, mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjam- an, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan dilaksana- kan oleh unit kerja masing-masing dan di tempat unit kerja masing-masing. Keuntungan desentralisasi arsip adalah: 1. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing. 2. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri. 3. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsip- nya sudah dikenal baik. Kerugian desentralisasi arsip adalah: 1. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan. 2. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pema- kaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan. 3. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan. 4. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan ini merupakan pemborosan. 3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan baik sentralisasi maupun desentralisasi, sering ditemukan di perkantoran penggunaan kombinasi dari dua cara tersebut. Cara ini dapat disebut sebagai Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Arsip. Dengan cara ini kelemahan-kelemahan kedua cara memang dapat diatasi. Di dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif (active file) dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di Sentral Arsip. Dengan demikian, pengelo- laan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi. 18aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.haminya, peraturan-peraturan tersebut disajikan dalam ke- lompok-kelompok yang masing-masing berisi empat per- aturan. Pada akhir dari tiap kelompok diberikan dua latihan. Latihan pertama merupakan praktek di dalam cara memper- gunakan peraturan-peraturan yang disajikan pada kelom- pok bersangkutan. Latihan kedua merupakan praktek dari semua peraturan yang sudah disajikan. Peraturan 1: Nama-Orang Nama-orang diindeks menjadi urutan sebagai berikut, yaitu: nama-belakang, nama-depan, dan nama-tengah (bila- mana ada). Untuk nama Cina dan Korea urutannya tetap, karena nama-keluarga mereka terletak di depan. Indeks Urutan Nama Uniti | unit2 | unit3 | Abd Benny Tengker Tengker | Benny 10 Syafri Samsu Samsu | Syafri 7 Siti Aminah Aminah | Siti 1 Adnan Buyung Nasution | Nasution | Adnan | Buyung 6 Soeharto Socharto 8 Liem Swie King Liem Swie King 4 Kim Dong Ill Kim Dong st 3 Yasuhiro Nakasone Nakasone | Yasuhiro 5 Mista Bin Idris Idris Mista Bin 2 I Ketut Suradjaja Suradjaja | 1 Ketut 9 Peraturan 2: Mengabjad Mengabjad adalah menyusun kata-kata dan nama yang sudah diindeks menurut urutan abjad Latin, dengan cara membandingkan unit pertama masing-masing, huruf demi huruf. Bilamana unit pertama sama, maka yang dibanding- kan adalah unit kedua masing-masing, huruf demi huruf. Jika unit kedua juga sama, maka yang dibandingkan adalah unit ketiga, dan seterusnya. | Indeks Urutan Nama) Unit 1 | Unit2 | units | Abiad ‘Ahda Arafah Amsyah | Amsyah [Ahda | Arafah 1 Bio Rhoraein Ausyah [Ameyeh [Rio _ | Rhomeie) 3 |aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.Praktek 2 1. H. Bari 6. Robert Da Costa 2. Grogi Caroli 7. Tom Caroli 3. Grace Ayers 8. Ayers 4. Harto Bari 9. R. Da Costa 5. George Ayres 10. Tom H. Caroli Gambar 6. Nama-nama disusun sesuai Pperaturan 1, 2, 3, dan 4. Peraturan 5: Nama-Perusahaan Indeks dari nama perusahaan yang bukan berasal dari nama-orang atau kalaupun berasal dari nama-orang tetapi tidak-lengkap dituliskan seperti urutan semula. Nama-orang tidak-lengkap terdiri dari satu unit. Jenis (bentuk) usaha yang terdiri dari kata ganda atau majemuk (lihat Peraturan 11) diindeks sebagai 1 (satu) unit, misalnya Toko Buku, Perseroan Terbatas, Beauty Salon, dan lain-lain. Indeks Nama Urutan Unit 1 Unit 2 Unit 3 | Abjad Toko Waringin Kencana | Waringin | Toko 6 Kencana Curtis Secretarial Curtis Secretarial 1 School School Saragih Lapo Tuak Saragih | Lapo Tuak 4 Dian Electroni Di Electroni 2 26aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.Ni Indeks Urutan Uniti | Unit2 | Units | Unita | Abid PT Waringin Kencana _|Waringin |PT 5 Kencana Harris Co. Ltd. Harris {Company |Limited 2 ‘Toko Buku Gunung [Gunung | Toko Agung Agung | Buku Lapangan Terbang Perdana- |Halim | Lapangan. 4 Halim Perdanakusuma | kusuma ‘Terbang Macleod & Co., Inc. Macleod |Co Inc. 3 &) Peraturan 11: Kata Majemuk Dalam bahasa Inggris ada kata yang boleh ditulis satu kata dan ada yang dapat ditulis dengan dua kata. Hal ini tidak terdapat pada bahasa Indonesia. Misalnya "airport’” dapat ditulis juga sebagai "air port”, tetapi "lapangan terbang” tidak mungkin ditulis menjadi satu "lapanganterbang”. Di dalam indeks kata-kata bahasa Inggris yang dapat ditulis sebagai satu atau dua kata dipandang sebagai satu unit. Demikian pula kata majemuk dalam bahasa Indonesia, di dalam indeks dijadikan satu unit. Hama Indeke Urutan Unit 1 Unit2 Units _| Abjad Inter State Bus Co. Inter State [Bus ‘Company 1 Northeast HighSchool _|Norhteast _| High School 2 North East Weaving Mills |NorthEast |Weaving Mills 3 PT Sayur Mayur Sayur Mayur | Perseroan 4 Terbatas Peraturan 12: Nama Tempat yang Ganda Nama tempat yang ganda diindeks sebagai satu unit tanpa memperhatikan apakah nama tersebut bahasa Indonesia atau bahasa lain (asing). Indeks Urutan Nama Unita | Unit2 | units | Abiad ‘The New York Times Corp. |New York |Times [Corporation| 3 (theyaa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.Peraturan 16: Badan Pemerintahan Daerah dan Perguruan Tinggi Nama Badan Pemerintah Daerah diindeks menurut nama- daerah, diikuti tingkat daerah bersangkutan, kemudian seterusnya nama-nama-instansi dari yang tinggi ke yang lebih rendah, dengan masing-masing tingkat-instansi ditem- patkan dalam tanda kurung di belakang nama-instansi masing-masing. Kata-kata yang di dalam tanda kurung adalah bukan unit dan di dalam mengabjad diabaikan. Jenis perguruan tinggi di belakang dari namanya di dalam indeks. Indeks Urutan | Name Abjad | Unit 1 Unit 2 Units | Unita * Kanwil Dep. Penerangan|Kalimantan |Propinsi _| Penerangan 4 Propinsi Kalbar Barat (Kanwil Dep) Dinas Pertanian Kab, |Karawang | Kabupaten | Pertanian 5 Karawang, Jawa Barat (Dinas) DPRD Dati I Propinsi [Lampung | Propinsi_ | DPRD 6 Lampung ati D Board of Education, [New York _| City Education 7 | New York City Board of) | Dept. of Education, New York |State Education 8 |New York State (Dept. of Water Dept., Town of | Verona Town Water n Verona, New Jersey (of) (Dept.) \ Kantor Gubernur DK [Jakarta Propinsi Gubernur 3 Jakarta KD (Kantor) | |ASMI ASMI 1 ‘STIM Sekolah STIM 10 |STIE Perbanas Perbanas | STIE 9 Universitas Indonesia [Indonesia | Universitas |Sastra Fakultas 2 Fakultas Sastra Praktek 7 1. Departemen Perindustrian RI Dasar Nogshwnr . Pastor Gregorius . Kopral Djono Prof. Dr. Slamet Iman Santoso . Kanwil BKKBN Propinsi Lampung Departemen Agama RI Daerah Istimewa Yogyakarta . City of Bufallo, Dept. of Public Works 34 Ditjen Industri Logamaa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.Yogyakarta, Don Bosco, Sekolah Menengah Atas Wirahadikusumah, Kariina, Umar (Ny.) 3, M-, Indonesia, Perseroan Terbatas Kentucky; Fried Chicken, Jakarta, Jalan Hayam Wuruk, 76 Kentucky, Fried Chicken, Jakarta, Jalan Hayam Wuruk, 24 Kentucky, Fried Chicken, Bandung Jakarta, Thamrin (Cab.), Dagang, Negara, Bank 14th Ave., Market Gambar 10. Nama-nama disusun menurut peraturan mengindeks 17, 18, 19, dan 20. Indeks Urutan Nama Unit 1 Unit 2 unit 3 | Abiad Ny. Nelly Agam Munir Munir Nelly Agam (Ny.) 2 Ny. Tien Soeharto Soeharto | Tien (Ny.) 3 Ny. Marietje Tengker- Tengker- Marietje 6 Rombot Rombot (Ny) Mrs. Robert C. Egan Egan Helen Ann (Mrs.) 1 (Helen Ann) (Robert C.}} Ny. Nana Sutrisna Sutrisna Tien Kartini 5 (Tien Kartini) (Nana) dr. Ny. Ida Sukaman Sukaman Ida 4 (ar. Ny.) Praktek 9 1. SMAN 9 Pontianak 2. PT Waringin Kencana Jl. Nurali Pontianak . Bank BNI Wilayah VIII Pontianak Kalbar . First National Bank Honolulu, Hawaii SMAN I Pontianak PT Waringin Kencana Jl. Indrapura Pontianak . PT Bank Nusantara Cab. Pontianak Mrs. Susan Ann Smith 9. 69 Club 10. Klab Malam 69 Praktek 10 1. PT Hotel Indonesia International 2. Universitas Indonesia 3. Persatuan Wartawan Indonesia ID Ow wo 38aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.D. PENUNJUK-SILANG (CROSS-REFERENCE) Warkat disimpan berdasarkan kata-tangkap (caption) atau sebutan yang paling dikenal sesuai dengan sistem penyim- panan yang dipergunakan. Pada sistem-abjad, misalnya, nama-badan (korporasi) sering dijadikan kata-tangkap, ke- cuali nama-badan tidak tereantum barulah nama-orang yang menandatangani warkat dijadikan kata-tangkap. Dalam hal yang pertama, maka warkat tersebut baru dapat ditemukan bila permintaan dilakukan melalui nama-badan. Sedangkan dalam penyimpanan dengan kata-tangkap nama-orang, ma- ka warkat akan ditemukan bila diminta melalui nama-orang. Demikian juga pada penyimpanan dengan sistem-subjek, geografis, atau numerik. Permintaan warkat haruslah sesuai dengan kata-tangkap yang digunakan untuk menyimpan warkat tersebut. Dengan kata lain penemuan warkat hanya dapat dilakukan melalui satu pintu atau satu arah. Untuk dapat menemukan dokumen dari pintu lain atau arah lain, diperlukan bantuan penunjuk-silang (cross-reference). Pe- nunjuk-silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen atau warkat yang dicari yang berada pada map seperti yang ditunjukkan. Sebagai contoh, sebuah surat dari PT Waringin Kencana yang berhubungan dengan kontrak yang dibuat oleh perusahaan kita dengan PT Pembangunan Jaya kontraktor pembangun- an gedung. Kita tentukan bahwa surat tersebut akan lebih dikenal bila disimpan pada kata-tangkap Waringin Kencana PT. Akan tetapi karena surat tersebut mungkin juga akan dicari di bawah kata-tangkap Pembangunan Jaya PT, maka sebuah formulir penunjuk-silang (lembar penunjuk-silang) dapat dibuat di bawah kata-tangkap Pembangunan Jaya PT. Prosedur demikian disebut penunjuk-silang (cross-referen- ce). Banyak kasus yang dapat dibuatkan penunjuk-silangnya. Tetapi hanya yang benar-benar memerlukan penunjuk- silang sajalah yang perlu dibuatkan penunjuk-silangnya. Sebab pembuatan penunjuk-silang berarti menambah be- ban kerja, waktu, dan peralatan. Di samping itu, perkem- bangan penggunaan penunjuk-silang yang berlebihan justru menambah keruwetan penyimpanan. 42aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.Nama yang Dicari Difile Sesudah Nama Difile Sebelum Nama Gambar 21. Contoh lembar jawaban praktek penerapan kartu atau surat. Praktek 11 Ono PHONE Sean . Doroti S. Damar . Pangaribuan-Hutagaol Bakery . Halim Perdanakusuma Air Port . Departemen Perindustrian RI Ditjen Industri Logam Dasar SMAN 9 Pontianak Samsu Abu . Ayers Rubber Company . Gunung Sahari Mobil Co. . Pastor Gregorius PT Waringin Kencana Jl. Nurali Pontianak Praktek 12 1 . H. Bari 2. The Christy Music Company e SLPI aay PT Bus Antar Kota . Eastside Tobacco Co. PT Hotel Indonesia International Grogi Caroli Nuraeni Fajariyah Beauty Parlor . Broad Cloth Weavers PT Antar Nusa & Co. . Universitas Indonesia Praktek 13 1 2. . Marto Biran . The Pardedetex Company 46aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.Praktek 21 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7 8. 9. 0. Pinta Abu, Penunjuk Silang (PS) = CV Kolang Kaling Frederick D’Amato, PS = American Management Asso- ciation Pangaribuan-Hutagaol Bakery, (PS) = Ny. Roida Panga- ribuan . Ayers Rubber Company, PS = Susan Ann Ayers ABC Oil Co., PS = George Simamora . PT Lauk Pauk, PS = Dono Kasino Indro . Kanwil BKKBN Propinsi Lampung, PS = Firma Hibri- da . Pastor Gregorius, PS = SMA I Pontianak 69 Club, PS = Johny G. Patikawa . PT Bank Nusantara Cab. Pontianak, PS = Sunino Salim Praktek 22 1. Nn SORAD Rw Robert Da Costa, Penunjuk Silang, PS = PT Cendana Wangi . The Christian Engineering Company, PS = Christian Handinata . PT Bus Antar Kota, PS = Ismail Hamzah . PT Antar Nusa & Co., PS = K.H. Munir Abisudjak . Akademi Ilmu Sekretari & Manajemen Indonesia, PS = Benny Tengker . Sekretaris ASEAN, PS = Brigjen Tanamas . Conrad-Moran Lumber Co., PS = James L. Conrad . Toko Sawah Besar, PS = Liem Bian Kie . Apotek Sinaga & Co., PS = Sahat M. Sinaga . Harto Bari, PS = Tan Tjwan Tjai 50aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.keluar jadi berjalan kurang lancar. Akhirnya Buku Agenda tidak lebih hanya berfungsi sebagai alat untuk membantu menyusun statistik jumlah surat-masuk dan keluar per hari, per bulan, per tahun dengan pengelompokan menurut unit kerja, perihal surat, dan lain-lain model yang dikehendaki. Untuk lebih memaksimalkan fungsi Buku Agenda dan Verbal, pencatatan surat-masuk dan keluar dilakukan de- ngan mempergunakan formulir atau kartu. Memang untuk memilih sistem susunan penyimpanan lembaran-lembaran lepas seperti formulir atau kartu akan lebih mudah dan fleksibel dibanding dengan halaman-halaman yang terjilid pada buku. Karena itu dewasa ini prosedur Buku Agenda banyak digantikan oleh prosedur Kartu-Kendali (akan disa- jikan pada kesempatan berikut). Sampai saat ini masih banyak kantor-kantor swasta, pemerintah, organisasi, dan badan-badan lain yang keliru memilih sistem pencatatan. Kebanyakan masih memilih kronologis. Memang ada yang cocok mempergunakan su- sunan kronologis, misalnya buku catatan harian seperti buku tamu di resepsionis, buku penjagaan di gardu-gardu penjagaan, log-book di kapal, buku induk Tabanas, dan lain- lain, yang kesemuanya memang perlu mencatat urutan- urutan kejadian atau peristiwa. Tetapi susunan kronologis ini tidak akan membantu banyak bila dilakukan untuk mencatat urutan-urutan surat-masuk atau keluar, terutama dipandang dari kepentingan penemuan kembali surat. Sidik jari yang diterima sekian banyak setiap hari, misalnya, tidaklah tepat dicatat pada buku register secara urutan kronologis, sebab jumlahnya akan banyak sekali. Kalau buku register (sidik jari misalnya) diperlukan juga sebagai penunjuk (referensi) untuk penemuan kembali, maka se- baiknya pencatatan data-data dilakukan pada kertas-kertas lepas atau kartu yang disusun secara alfabetis nama, atau pengelompokan-pengelompokan tertentu sesuai kebutuhan, misalnya secara geografis (menurut nama-tempat). Dengan demikian catatan ini dapat digantikan juga sebagai alat bantu pencarian dokumen (warkat). Kalau pemakaian Buku Agenda hanya terbatas sebagai alat kontrol, maka sistem penyimpanan haruslah memper- gunakan sistem-sistem penyimpanan yang standar seperti sistem-abjad nama, sistem-nomor, sistem-geografis, atau sistem-subjek, dan jangan sekali-kali memakai sistem-kro- 54aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.tergantung sistem penyimpanan yang dipilih. Ada beberapa sistem penyimpanan yang baik yang dapat dipakai. Hanya yang perlu dihindarkan adalah sistem-kronologis. Pada sistem ini surat-surat dari hari ke hari dimasukkan dalam ordner-map. Semua surat dari berbagai koresponden akan bercampur menjadi satu sesuai waktu masuk. Sebenarnya dengan ordner pun sistem yang tepat dapat juga diperguna- kan, misalnya sistem-abjad, sistem-numerik, sistem-geogra- fis, maupun sistem-subjek. Sistem penyimpanan surat pada prosedur Kartu-Kendali dapat dipilih dari sistem-sistem yang ada seperti subjek, abjad, numerik, atau geografis. Memang umumnya sistem penyimpanan (filing system) yang dipilih pada sistem Kartu- Kendali adalah sistem-subjek, apalagi untuk organisasi yang besar seperti instansi pemerintah di mana terdapat berbagai macam unit kerja dan kegiatan. Tetapi sistem penyimpanan ini tidak boleh disamaratakan untuk semua unit kerja dan semua kegiatan. Banyak formulir atau kartu-kartu yang tidak dapat disimpan menurut sistem-subjek. Sistem pe- nyimpanan seyogianya dipilih berdasarkan kebutuhan ma- sing-masing unit kerja. Karena itu banyak petugas dan unit kerja yang sukar menerapkan sistem-subjek secara tuntas, padahal dari buku pedoman sudah ditetapkan penyimpanan surat harus mempergunakan sistem-subjek. Penggunaan Kartu-Kendali pun masih sering disertai dengan pengguna- an Buku Agenda. Hal ini seharusnya tidak terjadi, sebab Kartu-Kendali itu sama juga fungsinya dengan Buku Agen- da dan buku ekspedisi, yaitu mencatat, mengawasi, meng- atur, mengendalikan, mengedarkan, dan mendistribusikan surat. 3. Prosedur Tata Naskah Di samping pencatatan dan pengendalian surat dengan prosedur Buku Agenda dan prosedur Kartu-Kendali, masih ada lagi cara ketiga, yaitu prosedur Tata Naskah yang lazim disingkat dengan Takah. Sama seperti dua prosedur sebe- lumnya, prosedur Tata Naskah bertujuan untuk memudah- 58aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.NOTA 1 NOTA 1 Map TAKAN NASKAH 3 Gambar 7. Cara membuka Takah. Menteri mengirim nota kepada Sekjen untuk menyusun konsep cara-cara pemberian tanda jasa dan nama-nama penerima tanda jasa. Karena nota tersebut mengenai persoalan kepegawaian, maka oleh Sekjen nota ini dibicarakan dengan Kepala Biro Kepegawaian. Karo Kepegawaian membuat (membuka) Takah dengan nomor tertentu. Nota Menteri dimasukkan dalam map Takah sebagai naskah No. 1. Setelah Karo membuat kon- sep, maka konsep ini menjadi nas- kah No. 2. Takah dikirim kepada Menteri untuk persetujuan konsep Keputusan Menteri. Sesudah ada Keputusan Menteri, Takah diteruskan lagi kepada Karo Kepegawaian. Karo Kepegawaian membuat kon- sep usulan nama-nama karyawan yang akan mendapat tanda jasa untuk mendapat persetujuan Men- teri. Demikian seterusnya sampai per- soalan selesai, dan semua "jalan cerita” sudah berada di Takah. Ta- kah kemudian disimpan di Tata Usaha Takah sesuai dengan sistem penyimpanan yang sudah ditentu- kan. B. PROSEDUR PENYIMPANAN (FILING PROCE- DURES) Sesudah pembahasan mengenai prosedur permulaan dari pekerjaan kearsipan, kini akan dibahas prosedur penyim- panan. Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pe- 62aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.Tanda yang dicantumkan menunjukkan juga nomor unit masing-masing kata-tangkap. Misalnya, Waringin Kencana unit 1, Perseroan Terbatas unit 2. Untuk kata-tangkap penunjuk-silang juga diberi tanda garis bawah dan pada pinggir kertas diberi tanda silang (X). Bilamana kata-tangkap harus ditambahkan, maka kata- tangkap ini dituliskan juga dengan warna lain yang jelas, misalnya untuk kata-tangkap angka atau subjek yang tidak ada kertas surat. Dengan adanya tanda ini maka surat akan mudah disortir dan disimpan. Di samping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyim- panan yang sudah ada. d. Langkah 4: Menyortir Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelom- KOTAK SORTIR Gambar 11. Contoh kotak sortir. 66aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.Untuk memudahkan penemuan kembali surat-masuk yang diterima dan surat balasan dalam bentuk pertinggal dari surat-keluar, maka pada penyimpanan modern, surat- masuk dan surat-keluar dari dan untuk satu koresponden disimpan jadi satu dalam map yang sama dengan letak berdampingan. Bahkan ada yang menyatukan surat-keluar dan surat-masuk dengan penjepit kertas (paper-clip). De- ngan disimpan bersama menjadi satu demikian maka diha- rapkdén sampai tahun kapan pun, dan dipindah (transfer) sampai ke mana pun, surat-masuk dan surat-keluar (balasan) akan tetap berdampingan dan kalau yang satu diperlukan, yang satunya lagi juga akan mudah ditemukan pada tempat yang sama. Langkah-langkah prosedur penyimpanan kartu pada da- sarmya sama saja dengan prosedur penyimpanan surat, perbedaannya hanyalah pada alat penyimpanan. Kartu umumnya disimpan di dalam kotak secara vertikal, atau di dalam kardeks dengan letak mendatar (horizontal). Tidak seperti pada surat, kartu tidak memerlukan map. Untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian, kartu- kartu dikelompok-kelompokkan menurut sistem tertentu dengan sekat (guide) sebagai penunjuk dan sekaligus seba- gai pembatas dari kelompok dengan kelompok lainnya. Kartu merupakan media penyimpan catatan atau informasi yang baik dan fleksibel. Mudah ditambah dengan hanya menggeser dan mudah diatur dengan sistem-sistem apa pun yang dipilih. Karena itu banyak pekerjaan di kantor yang mempergunakan kartu, misalnya saja kartu asuransi, kartu rumah sakit, kartu inventaris, kartu gudang, kartu Tabanas, kartu kredit, dan sebagainya. 70aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.disimpan menurut sistem-geografis sesuai kebutuhan Ba- gian Pemasaran. Lembar keempat dikirim kepada File Sentral untuk disimpan menurut nomor faktur. Lembar kelima disimpan di Bagian Gudang, dan lembar keenam disertakan bersama perjalanan barang pesanan sebagai bagian dari Surat Jalan (lihat Gambar 1). Di kantor-kantor yang besar sering digunakan istilah- istilah Sistem Kartu-Kendali dan Sistem Tata Naskah untuk model penataan surat atau arsip yang dipergunakan. Di dalam dunia kearsipan atau penataan surat-surat memang dikenal istilah sistem. Sistem di sini biasanya dipakai untuk menyatakan model penyimpanan. Misalnya sistem penyim- panan (filing system) atau sistem penyusunan, atau ada juga yang menyebut sistem penataan. Karena itu, sering kita temukan adanya istilah sistem-abjad, sistem-numerik, sis- tem-geografis, dan sistem-subjek, yang kesemuanya meru- pakan jenis dari sistem penyimpanan (filing system). Kata sistem yang digunakan pada istilah Sistem Kartu- Kendali dan Sistem Tata Naskah seyogianya diganti dengan kata prosedur, karena memang sesungguhnya keduanya adalah prosedur kerja kearsipan. Pada penyimpanan surat atau arsip yang mempergunakan Prosedur Kartu-Kendali dan Prosedur Tata Naskah dipergunakan sistem-sistem penyimpanan yang sesuai dengan kebutuhan, misalnya sistem-subjek, sistem-abjad, sistem-numerik, atau sistem- geografis. Kartu-Kendali adalah perlengkapan yang dipergu- nakan untuk pencatatan dan pengendalian surat. Kartu- Kendali itu sendiri juga disimpan menurut sistem-sistem penyimpanan yang sesuai dengan kebutuhan, misalnya sistem-subjek atau abjad. Selain itu, suratnya sendiri juga harus disimpan menurut sistem yang dipilih sesuai dengan kebutuhan, misalnya sistem-subjek atau sistem-abjad. Keba- nyakan kantor yang mempergunakan Prosedur Kerja Kartu- Kendali dan Tata Naskah (Takah) mempergunakan sistem- subjek untuk penyimpanan surat atau Takahnya. Banyak kantor yang menerapkan penggunaan satu sistem yang seragam di dalam penataan surat atau arsipnya. Sebenarnya sistem yang seragam susah diterapkan untuk semua jenis arsip atau warkat. Misalnya saja data pegawai, kartu Tabanas, dan rekening koran tidak mungkin disusun menurut sistem-subjek sebagaimana surat biasa. Arsip-arsip tersebut seyogianya disusun menurut sistem-numerik atau 74aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.dapat membantu penemuan kuitansi dengan cepat adalah sistem-abjad. Untuk membantu sistem ini, kuitansi-kuitansi disimpan dalam kotak-kotak atau laci-laci suatu almari yang dibuat khusus sesuai ukuran kuitansi yang umum. Di dalam sistem-abjad ini kuitansi-kuitansi dari satu nama akan berkelompok menjadi satu menurut urutan abjad masing- masing. Misalnya kuitansi-kuitansi PT Waringin, PT Waskita Karya, dan lain-lain yang jumlahnya banyak dari tahun ke tahun akan berkelompok menjadi satu di dalam ordner map dengan label abjad W. Dengan demikian akan mempermu- dah penemuan kuitansi-kuitansi, sekalipun yang sudah berumur lama, misalnya untuk keperluan pemeriksaan. Bilamana kuitansi Kredit Perumahan Rakyat, misalnya, disimpan menurut sistem-abjad, maka pembayar kredit tidak perlu membawa kuitansi pembayaran bulan sebelum- nya bila akan membayar hutangnya seperti apa yang berlaku sekarang. B. CEK (CHEQUE) Di Amerika Serikat cek-cek yang sudah diuangkan di bank biasanya dikembalikan kepada nasabah sebagai bukti yang disertakan bersama-sama dengan rekening bulanan (bank statement) dari nasabah bersangkutan. Di sini bank hanya menyimpan cek-cek bekas untuk sementara sebelum dikembalikan kepada nasabah masing-masing. Cek ini di- simpan menurut sistem-nomor, yaitu berdasarkan nomor tekening nasabah. Cek-cek dari satu nasabah akan berkum- pul menjadi satu sesyai nomor rekening masing-masing dan mudah mengirimkannya kepada para nasabah bila waktu- nya sudah tiba. Cek-cek disimpan pada almari khusus dengan laci-laci yang sesuai dengan ukuran cek pada umumnya. Untuk keamanan, laci-laci cek diberi kunci yang menjadi tanggung jawab dari petugas file cek. Di Indonesia cek-cek yang sudah diuangkan di bank tidak dikembalikan kepada nasabah. Cek-cek tersebut disimpan di dalam buku yang disebut kasstukken. Buku ini ukuran- nya cukup besar, hampir sebesar ukuran halaman koran. Sistem penyimpanan cek ini adalah sistem kronologis, yaitu berdasarkan tanggal cek diuangkan. Dengan demikian cek yang diuangkan pada tanggal yang sama akan berkelompok berdekatan. Cek-cek ditempel pada halaman-halaman kass- 78aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.suratnya hanya diterima 1 (satu) kali ini kadang-kadang jumlahnya cukup banyak. Di samping itu ada juga kores- ponden yang komunikasinya berlangsung secara terus me- nerus. Hal-hal seperti tersebut di atas seyogianya menjadi bahan pertimbangan di dalam menentukan penggunaan map-map pada sistem-abjad. Ada 3 (tiga) cara penggunaan map yang dapat dipilih oleh para pengelola arsip yang memilih sistem-abjad sebagai sistem penyimpanan arsipnya. Yang diambil contoh di sini adalah map gantung (hanging folder). Kalau memperguna- kan peralatan lain seperti misalnya ordner map, kotak file, atau lainnya, maka perlu disesuaikan. Prinsipnya tetap sama, hanya perlu modifikasi oleh pengelola arsip masing- masing. Tiga cara tersebut dijelaskan berikut ini. 1. Setiap koresponden (misalnya nama perusahaan) diberi map secara langsung walaupun suratnya baru 1 (satu) lembar. Pada cara ini pemakaian map memang cukup banyak dan cenderung boros, sebab mungkin saja isi map tersebut tidak pernah bertambah. Pada cara ini map-map tersusun berderet menurut abjad. Karena semuanya map- gantung, maka tidak memerlukan penyekat. Dengan tidak adanya penyekat maka kita tidak dapat meletakkan guide huruf abjad secara tersendiri; sebagai gantinya guide huruf (A, B, C, dan seterusnya sampai Z) dapat diletakkan pada pinggir atas map yang pertama dari map-map kelompok abjad bersangkutan (lihat Gambar 1). 'MAP INDIVIDU CAMPURAN BAKAR, AYIB map yea \ Gambar 1. Contoh almari arsip sistem-abjad. 86aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.panan adalah menurut urutan abjad yang diikuti urutan nomor. Adapun peraturan-peraturan pengkodean Soundex adalah sebagai berikut: 1. Kode ini berlaku untuk mengganti nama, baik itu nama individu (orang) maupun nama badan (korporasi). 2. Yang dikode adalah unit pertama dari setiap nama yang sudah diindeks sesuai Peraturan Mengindeks. 3. Huruf pertama dari bagian nama yang dikode merupakan hhuruf yang dipakai sebagai digit pertama dari kode. 4. Huruf kedua dan seterusnya diganti dengan angka, kecuali huruf hidup dan huruf-huruf w, h, dan y dianggap tidak ada. . 5. Kode angka dari huruf mati tersebut adalah sebagai berikut: 1 untuk b, f, p, v 2 untuk c, g, j, Kk, q, 8, x, Zz 3 untuk d, t 4 untuk 1 5 untuk m, n 6 untuk r 6. Huruf-huruf yang berurutan sama (double) baik karena hurufnya memang sama maupun karena kode angkanya yang sama, dianggap sebagai satu huruf. Kalau yang demikian itu adalah huruf pertama dan kedua, maka yang dipakai dalam kode hanyalah huruf pertama. 7. Angka kode yang dipergunakan adalah berjumlah tiga, angka keempat dan seterusnya ditiadakan. 8. Angka kode yang kurang dari jumlah tiga angka harus ditambah dengan angka 0 agar mencapai jumlah tiga angka. Berikut ini dicantumkan beberapa contoh cara pengkode- an Sistem Soundex: 1. PT Waringin Kencana kodenya W652, yaitu berasal dari: Indeks PT Waringin Kencana adalah Waringin, Kencana, Perseroan Terbatas. Jadi Unit Pertamanya adalah WARI- NGIN. Kode W = W, A = tidak ada, R = 6, I = tidak ada, N =5,G = 2. Huruf I dan N tidak diperlukan lagi, karena kode angka sudah berjumlah tiga, yaitu W652. 2. Liem Swie King kodenya L500, yaitu berasal dari: Indeks dari Liem Swie King adalah Liem, Swie, King. Unit 98aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.aa You have either reached a page that is unavailable for viewing or reached your viewing limit for this book.PE Me Setar pekerjaan dan kegiatan bisnis di perkantoran memer- CO COM OS RS ae CRTC arsip. Arsip-arsip tersebut digunakan baik untuk keperluan intern (yaitu penggunaan data dan informasi untuk keperlu- an pekerjaan intern kantor) maupun untuk keperluan ekstern (pelayanan kepada masyarakat atau langganan). Selain itu, pengambilan keputusan sangat tergantung kepada kelengkapan, kecepatan, dan ketepatan informasi yang terekam dalam arsip. Sedemikian pentingnya arsip bagi penunjang kegiatan bisnis, sehingga dalam buku Manajemen Kearsipan ini seluruh aspek kegiatan kearsipan dibahas secara lengkap dan DCCA SUE Cub CUM CR SCLC aa para pemakai dapat menyerap ilmu secara teoretis dan menerapkannya secara praktis. Gambar-gambar visual tentu akan membantu pembaca memahami materi yang disajikan. Ditulis oleh Zulkifli Amsyah, MLS—staf pengajar dan Ketua Dewan Dosen ASMI, dosen tidak tetap pada Fakultas Sastra Universitas Indonesia, dan pengisi acara Pengetahuan ese CM Oe BOVE Nt CUM OR CeeUA eS S PEER NCA CO CO RCM UCU U Mo LeCee oty administrasi, dan juga karyawan kantor yang lain. oui’ 188 9 aM Be CLC Rel) Jl. Palmerah Barat 33 - 37, Lt. 2-3 Jakarta 10270 www.gramedia.com WA AH | || | Hl | ! | | d7as79sloses03!