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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

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CAPACITACION Y EVALUACION DE DESEMPEÑO
Alcance: Aplica a todo el personal que se relaciona con los
Revisión:05
procesos que están dentro del alcance del SGC

PROCEDIMIENTO RECURSOS HUMANOS, CAPACITACION


Y EVALUACION DE DESEMPEÑO

Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de LUTROMO


INDUSTRIAS LTDA. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a
terceras personas sin la expresa autorización del Representante de la Gerencia.

Elaborado por: Aprobado por:


Fecha de Vigencia:
Pamela Ampuero Saavedra Javier Troncoso Anderson
07-07-2011
Encargada de Calidad Director de Calidad
Revisión N°: 05

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INDICE

0. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS


1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
4. DEFINICIONES
5. DOCUMENTACIÓN APLICABLE
6. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
7.1 Competencia toma de conciencia y Formación
7.2 Perfil de competencias (Cargo o puesto de Trabajo)
7.3 Selección y Contratación de Nuevo Personal.
7.4 Capacitación del Sistema de Gestión de Calidad.
7.5 Capacitación del Personal.
8. REGISTROS
9. ANEXOS

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0. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

Rev. Nº Fecha Alcance de la Modificación Nº Página Aprobado por


00 25-08-06 Representante
Versión inicial todas
Gerencia
11/04/08 Representante
01 Modificación en la definición de 5 Gerencia
responsabilidades
Representante
02 05/05/08 Incluye registros y anexos 23 Gerencia
asociados
Cambio de Logo y nombre
Corporativo.
03 Representante
14/01/10 Actualización de la todas
Gerencia
documentación aplicada.
Se actualiza organigrama.
Modificación en las
04 Representante
01/07/10 responsabilidades 4,5 y 6
Gerencia

Representante
Modificación en la
05 07/07/2011 10 Gerencia
documentación aplicable

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1. OBJETIVO

El propósito de este procedimiento es establecer una metodología para planificar,


organizar, desarrollar, seleccionar y definir la administración de los recursos humanos
en la organización; así como también el control de técnicas capaces de promover el
desempeño eficiente del personal, la definición de sus competencias, las necesidades
de capacitación y formación de quienes llevan a cabo actividades que puedan afectar
la calidad del producto.

2. ALCANCE

El procedimiento está dirigido a fortalecer las competencias del recurso humano de la


organización, en pos del cumplimiento de objetivos de calidad institucionales y de
aumentar la satisfacción de los clientes.

El personal que realice trabajos que afecten a la calidad del producto debe ser
competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia
apropiadas.

La función de capacitación implica la ejecución de una serie de actividades


organizadas en forma sistemática, con el propósito de dotar al factor humano de los
conocimientos, habilidades y actitudes, para incidir en el mejoramiento del desempeño
de sus funciones laborales y profesionales, además de orientar las acciones al
cumplimiento de los objetivos de la Institución.√

3. RESPONSABILIDADES

El Director de Calidad:

 Aprobar las competencias y perfiles de cargos establecidos para la


organización.
 Verificar el cumplimiento de los perfiles y competencias establecidos para
los cargos de la empresa.
 Aprobar el Programa Anual de Capacitación.
 Disponer los recursos asociados a la materialización del plan de
capacitación ya sea con recursos internos o utilizando las franquicias que
otorga el Estado para tales fines.

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El Gerente de Administración y Finanzas:

 Verificar el desarrollo de las competencias y perfiles de cargo establecidos


para la organización.
 Verificar la evaluación de cada trabajador respecto de las competencias y
perfiles determinados por la empresa.
 Verificar la realización del Programa Anual de Capacitación desarrollado
para los trabajadores de la empresa.
 Otorgar los recursos necesarios para la materialización del plan de
capacitación ya sea con recursos internos o utilizando las franquicias que
otorga el estado para tales fines.
 Verificar la mantención de los registros de las actividades de capacitación,
formación, entrenamiento y evaluación de desempeño de los trabajadores.

El Encargado de RR.HH:

 Identificar y desarrollar las competencias y perfiles de cargo requeridas por


la empresa.
 Realizar evaluación de cada trabajador respecto de las competencias y
perfiles determinados por la empresa, identificando las brechas existentes.
 Elaborar el Programa Anual de Capacitación en base a las brechas
detectadas y a los requerimientos de cada área.
 Gestionar los recursos asociados a la materialización del plan de
capacitación ya sea con recursos internos o utilizando las franquicias que
otorga el Estado para tales fines.
 Cotizar y seleccionar los servicios de capacitación, insertos en el Plan Anual
de Capacitación.
 Recibir temarios y costos correspondientes y evaluar a cada proveedor con
base en la experiencia.
 Coordinar con el trabajador capacitado y con su jefe directo para que se
complete el registro “Evaluación y efectividad de capacitación y formación”.
 Mantener el registro de las actividades de capacitación, formación,
entrenamiento y evaluación de desempeño de los trabajadores.
 Gestionar los servicios requeridos de los Organismo de Capacitación
atingentes a las actividades insertas en el plan de capacitación.

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El Encargado Sistemas de Gestión:

 Analizar y asesorar el desarrollo de las competencias y perfiles de cargo


requerida por la empresa.
 Verificar la realización de la evaluación de cada trabajador respecto de las
competencias y perfiles determinados por la empresa y la identificación de
las brechas existentes.
 Analizar y asesorar en el desarrollo del Programa Anual de Capacitación.
 Colaborar con las gestiones tendientes a la obtención de los recursos
asociados a la materialización del plan de capacitación ya sea con recursos
internos o utilizando las franquicias que otorga el estado para tales fines.
 Medir la efectividad de las actividades de capacitación desarrolladas.
 Verificar la mantención y vigencia de los registros de capacitación,
formación, entrenamiento y evaluación de desempeño.
 Realizar a todo el personal recién contratado, la capacitación sobre el SGC
en su área de trabajo.

El Jefe Directo (Area):


 Detectar y canalizar necesidades de capacitación propias de la
organización y que guardan relación directa con el cumplimiento de los
requisitos de los servicios y productos y con el mejoramiento del Sistema de
Gestión de Calidad.
 Canalizar solicitudes de capacitación realizadas por los propios
trabajadores.
 Preparar el Informe de Evaluación de Desempeño.

Cada Empleado:

 Identificar sus necesidades de capacitación en relación con las funciones


del cargo que desempeña.

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4. DEFINICIONES

Actitudes: La actitud es una predisposición aprendida, no innata, y estable aunque


puede cambiar, a reaccionar de una manera valorativa, favorable o desfavorable, ante
un objeto (individuo, grupo, situaciones, etc.

Capacitación: Entrega de conocimientos teóricos y prácticos destinados a


desarrollar habilidades específicas. La capacitación puede consistir en el desarrollo de
una actividad, entrenamiento calificado, experiencia o una combinación de las tres.
La capacitación se concibe como el proceso y conjunción de elementos debidamente
estructurados y dinámicos que se relacionan constantemente y se adaptan según los
cambios generados en el entorno institucional.

Capacitación Correctiva: Capacitación para solucionar problemas manifiestos o para


corregir las desviaciones en los estándares de rendimiento.

Competencia Laboral: Capacidad de una persona para desempeñar las actividades


que componen una función laboral, en un contexto real de trabajo, según los
estándares y calidad esperadas por el sector productivo.
Una competencia tiene tres componentes: el saber hacer (conocimientos), el querer
hacer (factores emocionales y motivacionales) y el poder hacer (factores situacionales
y de estructura de la organización).
De acuerdo con el grado de especificación, las competencias se dividen en dos
grandes bloques:

 Conocimientos específicos: de carácter técnico, precisos para la


correcta realización de las actividades.

 Habilidades y actitudes: capacidades, cualidades específicas precisas


que garanticen el éxito en el puesto.

Lo que pretende este enfoque de competencias es lograr que la gestión de la


organización se ajuste al activo humano, utilizando las características clave que tiene
cada persona y aquellas que hacen que un determinado puesto de trabajo se
desarrolle lo más eficazmente posible.

Competecias Claves de la Organización (distintivas): Las organizaciones plantean


su estrategia en función del desarrollo de sus competencias clave, también llamadas

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core competencias, las cuales aportan ventajas competitivas a corto, mediano y largo
plazo.

Competencias Genéricas: Son todas aquellas que los integrantes deben exhibir,
independientemente de su nivel, área o rango
 Autodesarrollo y logro
 Orientación al cambio
 Relaciones interpersonales
 Disposición al servicio
 Trabajo en equipo
 Integridad
 Compromiso
 Orientación a resultados

Competencias Gerenciales: Son las conductas que los empleados con personas a
cargo, deben evidenciar para lograr resultados a través de su grupo, contribuyendo a
direccionar a la empresa, de acuerdo a las políticas establecidas, éstas son entre
otras:
 Liderazgo
 Promover y administrar el cambio
 Delegar y hacer seguimiento
 Realizar gestión con personas
 Crear equipos de trabajo
 Visión estratégica
 Orientación a resultados
 Comunicación efectiva
 Pensamiento conceptual y analítico
 Negociación
 Manejo de conflictos
 Orientación a la excelencia y creación de valor.

Comunicación Eficaz: Capacidad de escuchar, hacer preguntas, expresar conceptos


e ideas en forma efectiva. Capacidad de escuchar al otro y comprenderlo. Capacidad
de dar reconocimiento verbal, expresando emociones positivas, lo que fortalece la
motivación de las personas y el equipo de trabajo.

Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC): Factor que orienta la


estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y
fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una
organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de ésta.

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Efectividad: Se refiere al logro de objetivos: la relación entre el resultado y la


expectativa o el estándar. Logro simultáneo y eficiente de los objetivos en una
organización

Evaluación de Desempeño: Acción que se realiza para medir la capacidad que tiene
un trabajador de realizar las tareas asociadas al cargo que ocupa y para identificar
necesidades de capacitación. La evaluación se entiende no sólo como un instrumento
para asegurar que la persona es capaz de cumplir determinados desempeños, sino
también para asegurar que en la organización existan procesos de aprendizaje
continuo, orientados a lograr los objetivos de la organización y del personal.

Habilidades: Destreza y precisión necesaria para ejecutar las tareas propias de una
ocupación, de acuerdo al grado de exactitud requerido.

Liderazgo: Habilidad necesaria para orientar la acción de los grupos humanos en una
dirección determinada, inspirando valores de acción y anticipando escenarios de
desarrollo de la acción de ese grupo.
Establecer objetivos, darles adecuado seguimiento y retroalimentación, integrando las
opiniones de los otros.

Necesidad de Capacitación: Carencia de información, de conocimientos, habilidades


y/o actitudes que presenta una persona para desempeñar una función o cargo.

Organigrama: es la representación gráfica de la estructura organizativa de una


empresa u organización.

Organismos Técnicos de Capacitación: Entidades que realizan acciones de


capacitación destinadas a empresas, organizaciones y trabajadores en general y que
están debidamente acreditadas por la Norma de Calidad NCh2728 y reconocimiento
de la autoridad competente Sence.

Perfil de Cargo: Todos los cargos que se relacionan con funciones y procesos del
Sistema de Calidad de la empresa, tienen sus requisitos de formación, habilidad,
experiencia y educación definidos.

Proceso de evaluación: Al momento de evaluar al personal, se accede al perfil de


competencias requeridas para el puesto específico, desde donde se obtienen las
conductas que manifiestan la presencia de dichas competencias.

Trabajo en Equipo. Es la capacidad de trabajar con otros para conseguir metas


comunes. Las personas que poseen esta habilidad se caracterizan porque:

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o Identifican claramente los objetivos del grupo y orientan su trabajo a


la consecución de los mismos.

o Tienen disposición a colaborar con otros.

o Anteponen los intereses colectivos a los personales.

Seguimiento de Capacitación /entrenamiento: Consiste en la observación del


desempeño del empleado recién capacitado.

5. DOCUMENTOS APLICABLES

 Manual de Calidad

6. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

No aplicable

7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

7.1 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACION

La organización debe:

a. determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que


afectan a la calidad del producto.
b. detectar las necesidades de competencia mediante la comparación de
requisitos curriculares con las competencias actuales del personal.
c. determinar las necesidades de capacitación u otras actividades para cubrir las
ausencias de cualquier tipo de competencia.
d. proporcionar formación o tomar otras acciones para satisfacer dichas
necesidades.
e. evaluar la eficacia de las acciones tomadas.
f. asegurarse de que el personal es consciente a la pertinencia e importancia de
sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad.
g. mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y
experiencia.

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7.2 PERFIL DE COMPETENCIAS (CARGO O PUESTO DE TRABAJO)

Cada jefe de área confeccionará los perfiles de cargo del personal que dirige,
utilizando el formato previamente establecido. En su realización deberá
participar el Encargado de RR.HH y de SGC.

Dicho perfil incluirá los siguientes pasos:

 Definición del puesto de trabajo.


 Propósito del cargo.
 Responsabilidades del cargo o función.
 Requisitos de ingreso al cargo o función: Formación Básica, Experiencia y
Capacitación requerida para su desempeño.
 Competencias del cargo o función.
 Competencias distintivas técnicas para un desempeño adecuado
 Competencias referidas a conocimientos o habilidades técnicas.

Una vez definidos los modelos, se identificarán las competencias clave en función de
la estrategia de la organización y del perfil objetivo deseado para las personas que la
integran.

El perfil del cargo se elabora y desarrolla en el registro PERFIL DEL CARGO.

El Director de Calidad es responsable de la aprobación de los respectivos descriptores


de cargos de la organización.

Se requiere la revisión y/o actualización periódica de los perfiles existentes.

7.3 SELECCIÓN Y CONTRATACION DE NUEVO PERSONAL

El Directorio de la empresa debe establecer un Organigrama General que refleje


la estructura organizacional y cada Gerencia debe contar con un Organigrama
específico que incluya todos los puestos de trabajo del área.

a) Ingreso de Requerimiento: Detectada la necesidad de nuevo personal, cada área


publica mediante aviso en periódicos locales u otros medios el requerimiento de
personal según el Perfil del Cargo.
Una vez recibidos los CV son analizados por el área solicitante y RR.HH
seleccionando a aquellos que cumplan de mejor forma el Perfil.

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Dicha selección se presenta al jefe de área solicitante para su aprobación y se


procede a citar a los postulantes a la primera entrevista personal.
Para dicha entrevista, el postulante debe presentarse con los documentos
indicados como requeridos en el proceso de análisis del CV.

b) Primera Entrevista: Las entrevistas de selección de personal serán realizadas en


conjunto por el Jefe de área y por RR.HH las que tenderán a identificar si las
condiciones del postulante son acordes al perfil de la empresa.
En el proceso de evaluación de los postulantes, se deberá considerar la
formación, habilidad y experiencia solicitadas en el Perfil de Cargo
correspondientes.
El postulante debe contar con la documentación que avala el cumplimiento de los
requisitos de la Organización.
Al finalizar este proceso, se seleccionarán a la o las personas que cumplen de
mejor forma el Perfil de cargo de la empresa.
En caso que el Jefe de área lo requiera, solicitará a Recursos Humanos gestionar
una evaluación sicológica a cargo de una especialista y/o cualquier otro tipo de
evaluación práctica como el uso de herramientas de computación, etc., para las
personas que ocupen las dos primeras prioridades. Los resultados de estas
evaluaciones deben estar disponibles antes de pasar a la siguiente etapa.

c) Segunda Entrevista: Dependiendo de la etapa del proceso de decisión, esta


entrevista puede apuntar a un mejor y mayor análisis de la o las personas
seleccionadas o para confirmar y comunicarle al postulante su incorporación a la
empresa.
Esta entrevista será realizada por el Jefe de área y RR.HH.

d) Contratación: Realizada la selección final, el jefe de área enviará al Gerente de


Administración y Finanzas la siguiente documentación a fin de confeccionar el
Contrato de Trabajo y Carpeta del trabajador:

 Solicitud de Contratación-Ficha trabajador, adjuntando toda la documentación


indicada.

Ningún postulante seleccionado podrá comenzar sus labores ó capacitación en la


empresa antes de llegar a este punto del procedimiento.
Recursos Humanos enviará, en un plazo de 10 días, el contrato de Trabajo para la
firma del trabajador y del Gerente de área.

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7.4 CAPACITACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Las primeras actividades de capacitación del trabajador serán la inducción y la


capacitación en el Sistema de Gestión de Calidad (SGC), las cuales deben realizarse
el primer día de ingreso al trabajador de todo nuevo empleado.

7.4.1 Inducción

Esta actividad será realizada por el Encargado de RR.HH a través de una inducción
sobre la estructura organizacional y sistemas de gestión de la empresa.

La actividad de inducción debe contener al menos los siguientes aspectos:

 Reseña Histórica
 Estructura organizacional
 Presentación de Sucursales
 Giro de la empresa
 Entrega de Reglamento Interno. (Incluye Derecho a Saber)

La actividad de Inducción debe quedar ingresada en el Registro Individual de


Capacitaciones.

7.4.2 Capacitación SGC

A continuación de la actividad de inducción, el trabajador debe recibir de parte del


Encargado de Calidad, capacitación sobre el Sistema de Gestión de Calidad (SGC).

La capacitación mencionada incluirá al menos los siguientes aspectos:

 Estructura organizativa de Química Lutromo Ltda., en relación al SGC.


 Política de Calidad.
 Sistema de Gestión de Calidad.
 Procedimientos y otros documentos relacionados del Sistema.
 Toma de conciencia de las consecuencias sobre la organización y su
personal debido a incumplimiento de requisitos y compromisos con el
cliente.

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La capacitación puede tomar la forma de charlas, reuniones informativas y otras


relacionadas con el tema de calidad y traspaso de conocimientos a los empleados, las
cuales son constantes y sirven para incorporar de mejor forma al trabajador a los
conceptos y formas de trabajo con calidad y especialización en su trabajo.

Toda acción de capacitación del Sistema de Gestión de Calidad como de cualquier


otra materia de interés para la organización que se desarrolle al interior de ésta,
deberá ser registrada y firmada por los asistentes y participantes. Para tal efecto se
encuentra disponible el Registro CAPACITACION INTERNA. Dicho registro deberá ser
enviado a la Gerencia de Finanzas para que sea incluido en el Programa Anual de
Capacitación y en los registros de los respectivos trabajadores participantes.

La actividad de capacitación SGC debe quedar ingresada en el Registro Individual de


Capacitaciones.

7.5 CAPACITACIÓN DEL PERSONAL:

7.5.1 Políticas

Amplitud: El Programa de capacitación deberá cubrir todas las áreas y niveles


jerárquicos de la organización.

Diagnóstico Previo: Todas las acciones de capacitación de nivel operativo serán


respaldadas por un diagnóstico previo, el que será tomado antes del inicio del proceso
por el Organismo Capacitador contratado.

Duración Mínima de Cursos: La duración mínima para los eventos externos de


capacitación será de 8 horas de cronológicas.

Enfoque Estratégico: El Programa de Capacitación tendrá como enfoque el formar al


personal en los valores, tecnología y estrategias de productividad para fortalecer los
objetivos estratégicos de la organización.

Mallas Curriculares con Enfoques en Competencias Laborales: La organización


privilegiará toda acción de capacitación que se fundamente en el concepto de
competencia laboral y que haya elaborado sus mallas curriculares con esta premisa.

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Oportunidad: El Programa de Capacitación deberá ser práctico, breve y de alto


impacto para los usuarios.

Participativo: Que involucre a personal de diferentes áreas y niveles para su


elaboración.

7.5.2 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION Y CONFECCIÓN DEL


PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN Y FORMACION:

La necesidad de capacitación y entrenamiento se identifican y gatillan por situaciones


tales como las siguientes:

 Contratación de empleados.
 Confección del Plan Anual de Capacitación y Entrenamiento.
 Introducción de tecnologías nuevas.
 Demandas futuras relacionadas con los planes y los objetivos
estratégicos y operacionales.
 Cambios significativos en procedimientos.
 Reasignación de trabajo/entrenamiento cruzado.
 Evaluación de la competencia individual del personal para desempeñar
actividades definidas.
 Requisitos legales y reglamentarios y normas que afecten a la
organización y a sus partes interesadas.
 Observación de problemas de desempeño.
 Solicitud de empleados.
 Revisión de desempeño de los empleados.
 Proceso de auditoría interna.
 Procesos de acciones correctivas/preventivas.
 Proceso de Revisión Gerencial.

La empresa establece una parte importante de sus requerimientos de capacitación


mediante una revisión anual de las necesidades que tienen las diferentes áreas de la
empresa. Estas necesidades se establecen a partir de:

Autodetección: Cada empleado puede identificar sus necesidades de capacitación y


mejoramiento individuales y las comunica a su Jefe Directo (Supervisor) antes del 30
de Diciembre de cada año, con el fin que puedan ser consideradas en la elaboración
del Programa Anual de Capacitación. En caso de no existir supervisor directo, lo podrá

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enviar directamente a la Gerencia del Area respectiva. Para presentar sus


requerimientos individuales el trabajador contará con el Registro DIAGNOSTICO
INDIVIDUAL DE NECESIDADES DE CAPACITACION.

Por Jefatura: Cualquier responsable de área, división, sucursal o equipo, podrá


presentar sugerencias de capacitación requeridas para los trabajadores a su cargo.
Las necesidades de capacitación individuales deberán ser acordes a las funciones,
actividades desempeñadas y profesionalización.

Cada Gerente de Área envía a más tardar el día 15 de enero de cada año, la
información recopilada, tanto de los mismo trabajadores, como lo solicitado por las
jefaturas directas, tomando en considerando aquellas solicitudes de capacitación que
guardan relación directa con el cumplimiento de los requisitos de los servicios y
productos y con el mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad.
Para presentar la información se cuenta con el Registro DETECCION DE
NECESIDADES DE CAPACITACION DE LA DIVISION O AREA, donde se consolida
la información por puesto de trabajo o cargo funcional.

7.5.3 CONFECCION DEL PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN

La Gerencia de Administración y Finanzas recopilará la información de la Detección de


Necesidades de Capacitación y plasmará la información en el Registro
CONSOLIDADO DE NECESIDADES DE CAPACITACION DE LA DIVISION O AREA,
donde indicará las necesidades de capacitación detectadas y la población objetivo del
Plan de Capacitación, por nivel jerárquico.

El encargado de RR.HH en conjunto con el encargado del SGC deberán realizar las
evaluaciones necesarias a fin de establecer las brechas existentes entre lo requerido
por el Perfil de Cargo y las competencias del trabajador.

La Gerencia de Administración y Finanzas, en base a los análisis indicados y de las


necesidades propias de la organización, propone el Plan de Capacitación y Formación
Anual pertinente, en el que se pretende el mayor potenciamiento de las competencias
de los empleados de la organización.

Asimismo, se podrán incluir en el Plan Anual de Capacitación y Formación las


necesidades reales de capacitación de los trabajadores y técnicos, en base a la
información obtenida a través de toda la estructura jerárquica, con la única visión de
centralizar los recursos, inicialmente en donde más se necesita, y paulatinamente
hasta llegar al total del personal, ya que es la única vía posible de excelencia en el
servicio.

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Para apoyar el logro de los objetivos de la organización y el desarrollo de su personal,


la planificación de la educación y la formación debería considerar al menos los
siguientes lineamientos y políticas, en la etapa inicial:

 Las herramientas de planificación y mejora.


 Competencias de empleabilidad.
 La creación de equipos de trabajo.
 La resolución de problemas.
 Las habilidades de comunicación efectiva.
 Liderazgo y habilidades de conducción.
 El conocimiento de los mercados, de los productos y de las necesidades y
expectativas de los clientes y de otras partes interesadas.
 La coincidencia de la gestión de los recursos humanos con las líneas
estratégicas de la organización.

Para facilitar la participación activa del personal, la educación y la formación también


deberían incluir:

 la visión para el futuro de la organización.


 las políticas y objetivos de la organización.
 el cambio y desarrollo de la organización.
 la iniciación e implementación de procesos de mejora y sistemas de
gestión.
 los beneficios de la creatividad y la innovación.
 Competencias Técnicas vinculadas a la función o cargo que permitan una
mejora en el desempeño.

El Plan de Capacitación y Formación Anual debe confeccionarse de acuerdo al


formato establecido.

7.5.4 APROBACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN Y FORMACION:

El Plan de Capacitación y Formación anual será presentado para aprobación al


Director de Calidad (Representante de la Gerencia), máximo el 15 de Febrero de cada
año.

Una vez aprobado por el Director de Calidad, el Plan de Capacitación será presentado
en la reunión de Revisión Gerencial a realizarse la primera semana de Marzo de cada
año.

Durante el proceso de revisión, se pueden considerar los siguientes ítems indicados


en el Plan de Capacitación:

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CAPACITACION Y EVALUACION DE DESEMPEÑO
Alcance: Aplica a todo el personal que se relaciona con los
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procesos que están dentro del alcance del SGC

 Actividad: Nombre y Tipo de Capacitación Requerida.


 Relator: Organismo ejecutor / Relator Interno.
 N° de Horas.
 Participantes.
 Fechas de inicio y término: Mes de referencia si no se dispone de la
fecha.
 Lugar.
 Objetivos.
 Programas y metodologías.
 Recursos Necesarios.
 Datos relevantes para la materialización de las acciones de
capacitación.
 Identificación del apoyo interno necesario.

Este programa es comunicado a toda la empresa.

Se podrá resguardar la información que el Representante de la Gerencia considere


estratégica de la organización y que no sea conveniente difundir.

Se considerará la participación por parte del personal de la organización como


imprescindible, así también la comprensión por parte de los mismos de la utilidad que
su implementación conlleva tanto para la organización, como para los trabajadores.

7.5.5 CONTRATACIÓN DE CURSOS DE CAPACITACIÓN:

El Gerente de Administración y Finanzas es el responsable de gestionar la realización


de los cursos con organismos externos, y con relatores internos cuando corresponda,
de comunicar a los involucrados las fechas y horarios de ejecución de la capacitación
y de mantener los registros de asistencia correspondientes, los cuales por su distinto
origen, no tienen un formato definido.

El Gerente de Administración y Finanzas sólo contratará Organismos de Capacitación


reconocidos por Sence, y/o la Autoridad Competente, y que cuenten con alguna
certificación de calidad que les avale.

No se contratarán organismos que no cuenten con estos requisitos, a no ser que por la
especificidad del servicio contratado, y que no permita contar con dichas
acreditaciones. Asimismo, se considerará con un mayor puntaje auqellas ofertas de

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Alcance: Aplica a todo el personal que se relaciona con los
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procesos que están dentro del alcance del SGC

capacitación que se focalicen en la gestión por competencias por sobre modelos


tradicionales sólo focalizados a productos o contenidos aislados

Las ofertas de capacitación de los distintos organismos de capacitación deberán incluir


a lo menos la siguiente información, entre otra:

Programa del curso, donde se encuentren los siguientes puntos:

 Objetivos del curso Generales y Específicos


 Contenidos: lista detallada de las materias incluidas, de acuerdo con los
objetivos del curso y lo solicitado en las bases técnicas.
 Metodología: se explica brevemente cada tipo de actividad que se
desarrollará (clases expositivas y/o dialogadas, trabajos grupales,
práctica clínica, seminario, taller)
 Recursos Docentes: se debe detallar nómina de docentes y adjuntar
antecedentes curriculares mediante certificados que acreditan su
formación.
 Materiales: Listado de material de apoyo para el curso (carpetas,
audiovisuales, etc.)
 Sistema de Evaluación: Debe especificar tanto la evaluación de los
participantes como la de la actividad a efectuar.
 Debe especificar el propósito de las evaluaciones de los participantes
(diagnóstico formativo y de aprobación final), los resultados de ambos
procesos.
 Debe indicar los instrumentos que se utilizarán (pruebas, pautas de
observación, encuestas, etc.)
 Certificación: Condiciones para obtener la certificación de la actividad.
 Servicios anexos ofertados.

7.5.6 Pauta para evaluación de ofertas de cursos de capacitación.

La Gerencia de Administración y Finanzas deberá seguir la siguiente pauta para


evaluar las ofertas de capacitación recibidas como alternativas para satisfacer las
necesidades de capacitación identificadas por QUIMICA LUTROMO. Este aspecto es
fundamental para asegurar pertinencia de la acción a desarrollar.

I. Esta evaluación se divide en dos fases:

A. Análisis General:
Considerando la capacitación requerida, sin relacionarla con ofertas
determinadas de organismos capacitadores.

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procesos que están dentro del alcance del SGC

Se considerarán los siguientes factores:

1. Valor de la Oferta: Es el precio que cobra el oferente el cual deberá


expresarse en moneda nacional. Este precio no se modificará durante todo el
periodo del contrato.

2. Metodología Propuesta para la Enseñanza de los Contenidos: Se


observará los antecedentes que permitan formarse un juicio acerca de la
efectividad esperada durante el proceso de enseñanza – aprendizaje y se
verificará que se entreguen las materias que fueron solicitadas y cualquier
aporte adicional.

3. Experiencia del Oferente: Se revisarán los antecedentes que permitan


visualizar la trayectoria que registre el organismo en la capacitación en la
materia que interesa y como organismo capacitador en general. En particular
interesa identificar la trayectoria del o los relatores en el campo de la
capacitación laboral, por sobre su desarrollo en el ejercicio de su profesión.Se
considerarán los siguientes requisitos:

 Formación profesional, la cual debe ser acreditada mediante título


profesional.
 Poseer certificación o título acorde a las materias a tratar en el curso.
 Experiencias en realización de cursos o materias afines a lo solicitado
 Experiencia específica en docencia en el área solicitada.
 Referencias recientes.

II. Ponderaciones

En la tabla siguiente se presenta una distribución de la importancia relativa de cada


componente.

TABLA DE PONDERACIÓN DE FACTORES PARA EVALUACIÓN DE OFERTAS


DE CAPACITACIÓN.

FACTORES PONDERACION DE LA
IMPORTANCIA DEL FACTOR
Valor oferta económica
30%
Metodología y Programa de 40%
Capacitación

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Experiencia del oferente 30%

B. Análisis Focalizado:
Agregando a la reflexión la evaluación de los organismos según el enfoque que
otorgan al curso. En consecuencia, luego de esta segunda evaluación se elige
al oferente que otorgará la capacitación.
Consiste en asignar notas o puntajes que permitan evaluar a todos los posibles
oferentes de ofertas de capacitación:

1. Factor Valor de la Oferta:

El puntaje máximo en este factor es cinco (5), el cual será obtenido, por la oferta que
presente el menor precio. La asignación de nota o puntaje a las siguientes ofertas
participantes, será en forma proporcional al aumento de los valores de las mismas.

2. Factor de Metodología:

Tabla de calificación o puntaje para criterio de Metodología.

CALIFICACIÓN O DESCRIPCIÓN
PUNTAJE
Excelente.
5 Destaca por sobre las demás propuestas
en este aspecto
Muy buena.
4 Cumple muy bien con los requisitos
esperados, pero no destaca por sobre las
demás.
Adecuada.
3 Satisface todos los requisitos, pero sin
mayor valor agregado.

Parcial.
Satisface en su mayoría las condiciones
2 esperadas, pero hay aspectos pocos
claros débiles.

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CALIFICACIÓN O DESCRIPCIÓN
PUNTAJE
Insuficiente.
1 No satisface los requerimientos básicos
necesarios para el logro de los objetivos.

3. Factor Experiencia del Oferente

Se calificará la oferta en el factor experiencia del oferente de acuerdo a la siguiente


tabla.

CALIFICACIÓN O EXPERIENCIA OFERENTE


PUNTAJE
5 Más de 5 años
4 Entre 4 y 5 años
3 Entre 3 y 4 años
2 Entre 2 y 3 años
1 Entre 1 y 2 años
0 Entre 0 y 1 años

Una vez realizada la asignación de puntajes a cada factor (por cada oferente), que
luego se pondere por el porcentaje de cada factor, se obtendrá una conclusión válida
para la adjudicación final.
Para efectuar la comparación de las ofertas de capacitación se aplicará el Registro
RESUMEN DE PUNTAJES EVALUACION OFERTAS DE CAPACITACION.

7.5.7 INFORMACIÓN A LOS PARTICIPANTES

Los cursos de capacitación serán informados a los participantes mediante la


publicación del Plan de capacitación Anual y particularmente a cada trabajador para
determinar horarios y fechas de los cursos de común acuerdo.

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Derechos de los participantes:

 Recibir un certificado de asistencia y/o aprovechamiento al finalizar el curso de


acuerdo a lo que esté previsto en la ficha técnica de la acción formativa.
 Evaluar la acción formativa y a los formadores.
 Realizar propuestas y sugerencias de cara a futuras acciones formativas, así
como proponer nuevas acciones formativas que considere oportuno que sean
acometidas.

Obligaciones de los Participantes:

 Asistir a la acción formativa durante un mínimo del 90% de las horas lectivas de
la capacitación.
 A fin de controlar la asistencia a los cursos, se establecerán los registros de
asistencia donde los participantes estarán obligados a consignar su firma. En el
caso en que el personal seleccionado para realizar un curso de formación no
asistiese al mismo sin comunicación justificativa previa, podrá ser amonestado
o sancionado por la Gerencia respectiva.
 Comunicar por escrito a la Gerencia de Administración y Finanzas la
imposibilidad de la asistencia a un determinado evento formativo, si se diera el
caso, a fin de permitir que la plaza se cubra con otra persona.
 Colaborar en las tareas de evaluación de los resultados y aplicabilidad de la
acción formativa.
 Aportar los conocimientos adquiridos en los cursos al buen desempeño del
puesto de trabajo.
 Asumir como compromiso personal respecto a la materia en que se ha formado
el transferir los conocimientos adquiridos a otros compañeros.
 Continuar el aprendizaje mediante procesos de autoformación por las vías que
estén a su alcance.

7.5.8 ACTUALIZACIÓN DE ANTECEDENTES DE EMPLEADOS Y/O


TRABAJADORES:

El Gerente de Administración y Finanzas debe asegurar que luego de ejecutadas las


capacitaciones sean actualizados los registros de cada empleado, manteniendo copia
de los certificados y/o diplomas, en la carpeta personal de cada trabajador y
actualizando la ficha del personal.

Asimismo, deberá informar a los empleados que se debe hacer entrega a la Gerencia
de Administración y Finanzas de toda aquella documentación que avale los cursos o
capacitaciones realizadas por los empleados en forma privada y que permitan mejorar
la calificación laboral.

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7.5.9 EVALUACIÓN

a) DE LA EFECTIVIDAD DE CAPACITACIÓN

Medir el impacto de la capacitación es la valoración que se realiza sobre la dinámica


de los cambios cuantitativos y cualitativos operados en la organización, los grupos
directivos y las personas que trasmiten beneficios previstos y derivados de la acción
de capacitación, estableciendo un vínculo de causalidad directo o indirecto.

La evaluación de la efectividad de la capacitación permitirá determinar si estas


acciones han sido beneficiosas para la organización.

Dentro de un lapso 3 meses posteriores a la realización de la capacitación, el jefe


directo del empleado entrenado o capacitado, deberá revisar los antecedentes del
trabajador (capacitado) y determinar si efectivamente se demuestra un aporte a la
realización de sus labores, para tal efecto deberá completar el registro “EVALUACIÓN
DE LA EFECTIVIDAD DE LA CAPACITACIÓN”, incluyendo observaciones del
desempeño laboral del empleado y una evaluación del mismo trabajador.

Los resultados de la evaluación de la capacitación son el insumo para acciones de


mejora al interior de la organización. Estos componentes van desde la recopilación de
opiniones y sugerencias de los candidatos sobre la pertinencia y calidad de los
instrumentos y cursos, hasta los reportes con sugerencias de mejora como parte de la
verificación interna y externa.

La evaluación de la efectividad no debe circunscribirse a evidencias de conocimientos,


sino centrarse en evidencias de desempeño que demuestran la capacidad real en
situaciones concretas de trabajo.

El cumplimiento o incumplimiento del programa de capacitación es informado por el


Gerente de Administración y Finanzas y evaluado durante las reuniones de revisión
por la Gerencia.

b) DE LOS ORGANISMOS DE CAPACITACIÓN OTEC

Cada vez que se ha contratado los servicios de capacitación de un Organismo de


Capacitación, el Gerente de Administración y Finanzas realiza la evaluación de éstos,
en base al cumplimiento de los siguientes parámetros:

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 Cumplimiento de los Objetivos de la Capacitación.


 Metodología Adecuada.
 Calidad de los Relatores.
 Calidad del Material Entregado.
 Cumplimiento de servicios ofertados.
 Tipo de servicio adicional entregado.

Para efectos de efectuar esta evaluación, la Gerencia de Administración y Finanzas


aplicará una encuesta a los participantes, la que se debe realizar inmediatamente
después de ejecutada la actividad de capacitación.

Posteriormente, realiza un estudio de la satisfacción de los alumnos del Organismo


Ejecutor y de la actividad de capacitación o formación, de acuerdo a los puntos
señalados en la Encuesta, procesa dicha información y entrega los resultados cuando
es realizada la Revisión del Sistema de Calidad.

Se adjunta registro ENCUESTA EVALUACION ACTIVIDADES DE CAPACITACION-


OTEC.

8. REGISTROS

8.1 SOLICITUD DE CONTRATACION - FICHA TRABAJADOR.

8.2 PERFIL DEL CARGO

8.3 CAPACITACION INTERNA

8.4 FICHA DIAGNOSTICO INDIVIDUAL DE NECESIDADES DE CAPACITACION.

8.5 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION DE LA DIVISION O AREA.

8.6 CONSOLIDADO DE NECESIDADES DE CAPACITACION DE LA DIVISION O AREA

8.7 PLAN DE CAPACITACION Y FORMACION ANUAL.

8.8 RESUMEN PUNTAJES EVALUACION OFERTAS CAPACITACION

8.9 ENCUESTA EVALUACION ACTIVIDADES DE CAPACITACION-OTEC.

8.10 EVALUACION DE EFECTIVIDAD DE CAPACITACION Y FORMACION.

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9. ANEXOS

9.1 FICHA DE PERSONAL

9.2 PERFIL DEL CARGO

9.3 CAPACITACION INTERNA

9.4 FICHA DIAGNOSTICO INDIVIDUAL DE NECESIDADES DE CAPACITACION.

9.5 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION DE LA DIVISION O AREA.

9.6 CONSOLIDADO DE NECESIDADES DE CAPACITACION DE LA DIVISION O AREA.

9.7 PLAN DE CAPACITACION Y FORMACION ANUAL.

9.8 RESUMEN PUNTAJES EVALUACION OFERTAS CAPACITACION.

9.9 ENCUESTA EVALUACION ACTIVIDADES DE CAPACITACION-OTEC.

9.10 EVALUACION DE EFECTIVIDAD DE CAPACITACION Y FORMACION.

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