KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan rahmat, karunia,
dan hidayah-Nya lah saya dapat menyelesaikan Aplikasi serta Manual Book “Aplikasi Arsip Surat
STMIK Bandung”. Saya berterima kasih pada Bapak Yopik Sopiana, S.Kom” selaku Dosen
pembimbing mata kuliah Mini Projec 2 yang telah membimbing tugas ini.

Buku manual atau buku petunjuk penggunaan ini adalah dokumen yang akan menjelaskan tata
carap enggunaan Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk Dan Surat Keluar di STMIK Bandung
sebagai hasil akhir dari Tugas Mata Kuliah Mini Project II pada semester 5 tahun 2018 .

Sebelum ke detail penggunaan , kami jelaskan petunjuk umum dalam penggunaan Aplikasi
berbasis web ini yaitu dengan menggunakan web browser yang terdapat di komputer anda seperti
Google Chrome,Mozilla Firefox atau Internet Explorer, dengan mengetikan alamat url :
http://localhost/surat. Sehingga akan membuka halaman utama/homepage dari APLIKASI ARSIP
SURAT STMIK BANDUNG ini.

ii
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR..........................................................................................................................ii

DAFTAR ISI........................................................................................................................................iii

1. APLIKASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR................................................................ 1

1.1 Aplikasi................................................................................................................................ 1
1.2 Surat .................................................................................................................................... 1
1.3 Aplkasi Surat Masuk dan Surat Keluar............................................................................... 1

2. APLIKASI ARSIP SURAT STMIK BANDUNG.......................................................................... 3

2.1 Halaman Awal...................................................................................................................... 3
2.2 Halaman Admin................................................................................................................... 4
a. Menu Surat Masuk....................................................................................................... 5
b. Menu Surat Keluar....................................................................................................... 8
c. Kolom Pencarian..........................................................................................................11
d. Daftar Admin................................................................................................................11

3. PENUTUP........................................................................................................................................13

iii
1. APLIKASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
1.1 Aplikasi

Aplikasi merupakan suatu perangkat lunak komputer yang memanfaatkan komputer secara
langsung untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan pengguna. Biasanya dibandingkan
dengan sistem perangkat lunak yang mengintegrasikan berbagai kemempuan komputer, tetapi
tidak secara langsung menerapkan kemampuan tersebut untuk mengerjakan tugas yang
menguntungkan pengguna. Dalam definisi lain aplikasi adalah penggunaan atau penerapan suatu
konsep yang menjadi pokok pembahasan. Aplikasi dapat diartikann juga sebagai program
komputer yang dibuat untuk menolong manusia dalam melaksanakan tugas tertentu.

1.2 Surat

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada
pihak lain untuk menyampaikan warta. Surat masuk/ keluar merupakan hal yang tidak dapat
dihindari dalam suatu perusahaan dan memegang peranan penting dalam proses administrasi.
Surat masuk/ keluar merupakan rekaman kegiatan ataupun peristiwa dalam suatu instasi dan
harus disimpan dalam jangka waktu tertentu untuk kebutuhan tertentu. Manajemen surat masuk/
keluar dibutuhkan untuk mengatur jalannya suatu prosedur dalam suatu perusahaan.

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instasi lain maupun dari
perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir
(pengiriman surat) dengan mempergunakan buku pengiriman. Surat keluar ialah surat yang
lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang) yang dibuat oleh instasi atau lembaga lain.

1.3 Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar

Aplikasi surat masuk dan keluar berfungsi untuk mempermudah dalam pengelolaan data
surat masuk dan keluar. Melalui program ini pengguna dapat melakukan input data surat masuk
dan keluar, penyimpanan data, edit data, pencarian data dan membuat laporan data surat masuk
dan keluar bulanan dan tahunan. Aplikasi surat masuk dan keluar memiliki beberapa menu yaitu
menu file, pencarian, laporan data surat masuk dan keluar, logout, serta memiliki beberepa form
antara lain, form input, edit dan lihat data surat masuk dan keluar, form login, form tambah
admin, serta memiliki pencarian untuk mencari data surat masuk dan surat keluar.

1
 Dalam perancangan Aplikasi Arsip Surat STMIK Bandung mempunyai beberapa tahapan
diadopsi sesuai dengan siklus hidup sistem informasi, sebagai berikut:
a) Tahap pengambilan data awal,
b) Tahap analisis kebutuhan sistem,
c) Tahap Pembuatan desain,
d) Tahap pembuatan program.

Hasil rancangan dan pembuatan program diuraikan dan dijelaskan secara deskriptif naratif.
Untuk mengecek keberhasilan dari system, dilakukan tahap pengujian. Tahap ini adalah dengan
melakukan uji mengenai kesalahan-kesalahan yang ada dalam pembuatan program. Kesalahan-
kesalahan dalam pengujian adalah sebagai berikut :

Kesalahan Bahasa, merupakan kesalahan dalam penulisan kode program yang kurang tepat
dengan kriteria dan bahasa pemrograman dari program yang digunakan.

Kesalahan Proses, merupakan kesalahan yang muncul ketika program dijalankan.

Kesalahan ini mengakibatkan program berhenti melakukan proses sebelum seharusnya program
tersebut berhenti karena program tidak menemukan objek yang dijalankan.

Kesalahan Logika, merupakan kesalahan yang cukup sulit ditemukan karena kesalahan ini
tidak tampak jelas saat program dijalankan. Program tetap bisa berjalan dengan normal dan
menampilkan hasil, akan tetapi hasil yang ditampilkan tidak sesuai dengan yang diharapkan.

2
2. APLIKASI ARSIP SURAT STMIK BANDUNG
2.1 Halaman Awal
Halaman awal dari sistem aplikasi ini adalah halaman login yang merupakan tampilan
awal ketika aplikasi dijalankan. Gambar 1 menunjukkan form untuk login dan terdapat dua
inputan yaitu username dan password.

Gambar 1 Halaman Awal Tampilan Login

Gambar 2 merupakan tampilan saat program dijalankan, jika dalam pengisian username
atau password salah maka akan muncul peringatan. Jika dalam pengisian username dan
password benar dan status admin maka akan menuju halaman admin seperti pada Gambar 3.

Gambar 2 Kotak Dialog Peringatan Login

3
2.2 Halaman Admin
Sebelum melakukan input data surat masuk dan keluar, langkah pertama adalah admin
harus masuk melalui menu login admin. Setelah masuk di halaman admin maka akan terlihat
beberapa menu seperti tampak pada Gambar 3.

Gambar 3 Halaman Admin

Gambar 3 merupakan halaman admin di mana terdapat beberapa menu yaitu menu surat
masuk, surat keluar, pencarian, daftar admin dan logout. Hal yang bisa dilakukan oleh admin
yaitu input data surat masuk, input data surat keluar, pencarian data surat masuk dan keluar,
membuat laporan, serta mencetak laporan data surat masuk dan keluar secara keseluruhan.

4
Menu yang terdapat dalam halaman admin adalah sebagai berikut:
a. Menu Surat Masuk
Surat masuk ini berisi tabel informasi surat masuk, pencarian data surat masuk, dan
menu untuk mengisi form input data surat masuk . Pada tabel informasi data surat masuk,
admin bisa melihat data surat masuk, dan bisa mengedit / menghapus data surat
masuk.Tampilan halaman surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.

Gambar 4 Tampilan Halaman Surat Masuk

5
 Gambar 5 Form Input Data Surat Masuk

Gambar 5 merupakan form input data surat masuk yang terdapat dalam menu surat
masuk pada halaman admin yang digunakan untuk melakukan proses penginputan data surat
masuk dan data akan disimpan dalam database surat masuk. Dalam proses penginputan data
surat masuk ini ada beberapa hal yang harus diinputkan yaitu No Agenda, Nomor Surat,
Tanggal Surat, Tanggal Terima, Sumber Surat / Pengirim, Perihal, Keterangan, dan File Surat
berisi foto/file Pdf yang digunakan untuk menyimpan / mendokumentasikan gambar surat
hasil scanning.

6
 Gambar 6 Tampilan Edit Data Surat Masuk

Gambar 6 merupakan tampilan edit data surat masuk yang terdapat pada tabel
informasi data surat masuk yang digunakan untuk mengedit data surat masuk jika ada
kesalahan / perubahan.

7
 Gambar 7 Tampilan Detail Surat Masuk

Gambar 7 merupakan tampilan detail data surat masuk yang terdapat pada tabel
informasi data surat masuk.

Gambar 8 Tampilan Detail file Surat Masuk

Gambar 8 merupakan tampilan detail File surat masuk yang telah di lampirkan dalam
bentuk file Pdf mapun Image.

8
b. Menu Surat Keluar
Menu surat keluar ini berisi tabel informasi surat keluar, pencarian data surat keluar,
dan menu untuk mengisi form input data surat keluar. Pada tabel informasi data surat keluar,
admin bisa melihat data surat keluar, dan bisa mengedit / menghapus data surat
keluar.Tampilan halaman menu suat keluar dapat dilihat pada Gambar 9.

Gambar 9 Tampilan Halaman Surat Keluar

Gambar 10 Form Input Data Surat Keluar

9
 Gambar 10 merupakan form input data surat keluar yang terdapat dalam menu surat
keluar pada halaman admin yang digunakan untuk melakukan proses penginputan data surat
keluar dan data akan disimpan dalam database surat keluar. Dalam proses penginputan data
surat keluar ini ada beberapa hal yang harus diinputkan yaitu No Agenda, Nomor Surat,
Tanggal Surat, Nama Pengolah, Tujuan, Perihal, Keterangan, dan File Surat berisi foto/file
Pdf yang digunakan untuk menyimpan / mendokumentasikan gambar surat hasil scanning.

Gambar 11 Tampilan Edit Surat Keluar

Gambar 11 merupakan tampilan edit data surat keluar yang terdapat pada tabel
informasi data surat masuk yang digunakan untuk mengedit data surat keluar jika ada
kesalahan / perubahan.

10
 Gambar 12 Tampilan Detail Surat Keluar

Gambar 12 merupakan tampilan detail data surat keluar yang terdapat pada tabel
informasi data surat keluar.

Gambar 13 Tampilan Detail file Surat Keluar

Gambar 13 merupakan tampilan detail data surat keluar yang terdapat pada tabel
informasi data surat keluar.

11
c. Kolom Pencarian

Gambar 14 Kolom Pencarian

Gambar 14 merupakan kolom pencarian yang terdapat pada halaman admin. Kolom
ini digunakan untuk melakukan proses pencarian data surat masuk / keluar.

d. Daftar Admin

Gambar 15 Daftar Admin Baru

Gambar 15 merupakan menu daftar admin yang terdapat pada halaman admin. Menu
ini digunakan untuk melakukan proses penambahan admin baru yang dapat mengelola
Aplikasi Arsip Surat STMIK Bandung.
12
 Gambar 16 Form Daftar Admin Baru

Gambar 16 merupakan form DaftarAdmin Baru yang terdapat dalam menu Daftar
Admin pada halaman admin yang digunakan untuk melakukan penambahan admin baru yang
dapat mengelola Aplikasi Arsip Surat STMIK Bandung dan data akan disimpan dalam
database. Dalam proses penginputan Daftar Admin ada beberapa hal yang harus diinputkan
yaitu ID / Identitas, Username, dan Password.

Gambar 17 Notifikasi Pendaftaran Admin Berhasil

13
3. PENUTUP
Demikian yang dapat saya paparkan mengenai Cara menggunakan aplikasi Arsip Surat ini.
Karena keterbatasan pengetahuan, jadi masih banyak kekurangan dan kelemahannya, tetapi
meskipun Aplikasi dan Manual Book ini belum sempurna, semoga Aplikasi dan Manual Book ini
dapat bermanfaat bagi pembaca dan berguna bagi masyarakat pada umumnya.

14