ÁREA DE COMPLIANCE: COMO ESTRUTURAR COM SUCESSO?

A recomendação de boas práticas é uma atitude bastante reconhecida no mundo corporativo. É

importante que o seu negócio esteja alinhado às diretrizes fiscais, de legislação, TI e outros setores
para que obtenha os melhores resultados. Porém, uma dúvida recorrente é: como estruturar com
sucesso a área de compliance?

Essa questão passa por diferentes pontos que, juntos, asseguram a aplicação da conformidade
no âmbito organizacional. O objetivo é garantir mais qualidade nos processos realizados, além da
redução do risco e implantação do conceito de governança corporativa.

Pensando na importância desse assunto, apresentaremos, neste post, um cenário amplo do

compliance voltado para o contexto empresarial. Para abranger diferentes aspectos, abordaremos
os seguintes tópicos:

O que é compliance

Qual a sua importância

Como estruturar seu programa

Como evitar os erros mais comuns

A partir desse conhecimento, será mais fácil criar e fortalecer esse departamento em sua
organização. Então, continue a leitura e confira!

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O QUE É Essa palavra é derivada do verbo em inglês “to comply”,

COMPLIANCE?
que significa agir de acordo com as regras. No entanto, a
compreensão desse conceito é mais ampla e exige rever
a abordagem sobre três itens que estão diretamente
relacionados:

Gestão de riscos

Esse elemento se refere a qualquer risco que pode ameaçar a empresa ou tem o potencial
de trazer prejuízos ao negócio. O embasamento está estruturado em quatro pilares:

IDENTIFICAÇÃO AVALIAÇÃO MITIGAÇÃO MONITORAMENTO

Um exemplo de situação em que a gestão de riscos pode ser aplicada é quando a

empresa possui dados valiosos e pretende migrar o armazenamento dos servidores
próprios para a nuvem. Nesse caso, é preciso avaliar as potenciais ameaças de segurança
do processo de migração para o cloud computing de modo a evitar vazamento ou perda
de informações sensíveis.

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Governança corporativa

Refere-se à ideia de gerir o negócio de maneira ética, transparente e responsável, de maneira

a cumprir as normas regulatórias e obrigações determinadas por entidades de classe e
agências fiscalizadoras.

O objetivo é estar sempre dentro da lei ao mesmo tempo em que mantém o foco
nos objetivos estratégicos empresariais. Assim, é possível garantir a lucratividade e a
sustentabilidade da empresa.

Gestão de processos de negócios

Essa tendência visa a otimização de processos organizacionais a fim de aumentar a

eficiência e a eficácia dos funcionários e sua produtividade. Desse modo, é possível entregar
mais valor aos clientes finais e assegurar que os colaboradores estejam alinhados aos
objetivos estratégicos empresariais.

Nesse contexto, também são detectados gargalos, desperdícios e atrasos, o que permite
desenhar processos de modo contínuo para atingir os resultados esperados.

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A partir desses 3 aspectos, é possível compreender o que é o compliance. Esse termo

designa o cumprimento dos requisitos e normas necessários à gestão de riscos com a
finalidade de assegurar a boa gestão e a sustentabilidade organizacional.

Dessa maneira, garante-se a transparência e a ética nos processos, o que resulta no

apoio aos interesses de todos os stakeholders. Entre os benefícios conquistados pelo
compliance estão:

monitoramento facilitado devido à padronização dos processos;

análise de risco mais abrangente e criteriosa;

aumento da confiança por parte dos investidores;

elevação do respeito e da preferência do público pela postura e

posicionamento adotados pela organização;

possibilidade de atrair e reter talentos, já que os colaboradores também são

beneficiados pela prática de compliance e isso eleva a motivação;

comunicação mais ágil e informações e dados são confiáveis.

Assim, fica evidente que o compliance consolida a cultura de gestão responsável, ética e
corporativa. Na prática, permite que os setores da empresa adotem as melhores práticas e
estejam em conformidade com a legislação e recomendações do segmento de atuação.

No caso da TI, essa prática é ainda mais relevante. É o caso, por exemplo, da tendência do
Bring Your Own Device (BYOD) e a responsabilidade pelo acesso a conteúdo privado por
parte do colaborador.

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De acordo com a Lei 12.846/2013, e o Código Civil, o empregador é o responsável pelos

conteúdos acessados pela equipe. Essa situação exigiu o amadurecimento do assunto e
a criação de procedimentos de segurança para a proteção dos arquivos empresariais e
impedimento do acesso a sites proibidos.

Exemplos de processos implementados são uso de senhas com bloqueio automático nos
dispositivos, assinatura de termos de responsabilidade, instalação do mesmo antivírus
adotado pela organização, obrigação de realizar backups periódicos na rede etc.

Em outras palavras, o compliance pode ser adotado em diferentes setores e se referir a

diversas práticas. Tudo depende do programa que será implantado e da finalidade que se
deseja atingir com ele.

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QUAL A
IMPORTÂNCIA DO
COMPLIANCE?
Essa prática começou a ser adotada ainda nos anos 1990 no mundo corporativo, mas, na
época, se restringia ao enquadramento dos processos realizados conforme o que designava
a legislação. Por isso, sua supervisão era feita pelo setor jurídico.

Com o tempo, o conceito evoluiu e adotou uma postura mais estratégica para a
organização. Esse desenvolvimento atendeu o avanço da cultura e dos valores que
começaram a reger as empresas.

Nesse cenário, o compliance foi muito além de se adequar às diretrizes legislatórias e

ultrapassou a ideia de ter uma segurança interna para os processos executados, passando a
indicar aos clientes e ao mercado a maneira como a empresa atua.

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Atualmente, os objetivos, responsabilidades e papéis do compliance são:

avaliar detalhadamente os riscos operacionais;

gerir os controles internos;

desenvolver projetos de adequação às normas técnicas e melhoria

contínua;

analisar indícios e prevenir fraudes;

monitorar as medidas relativas à segurança da informação;

executar auditorias periódicas;

gerenciar e rever as políticas de recursos humanos junto ao departamento

de gestão de pessoas, a fim de que sejam contratados somente candidatos
cujos valores e visão estejam alinhados à cultura organizacional;

elaborar manuais de conduta e projetos para disseminar o programa de

compliance em toda a empresa;

fiscalizar as normas contábeis, especialmente em relação às regras

internacionais, como o International Financial Reporting Standards (IFRS);

interpretar a legislação e adequar as diretrizes, leis e normas ao contexto

organizacional.

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Os benefícios da adoção dessa prática são bastante variados. Um dos principais é a

contribuição para o desenvolvimento dos processos internos — e isso resulta em mais
eficácia e eficiência operacionais.

Ao mesmo tempo, o programa de compliance ajuda a identificar falhas e obstáculos

existentes nos processos atuais, e permite buscar maneiras de ultrapassá-los. Desse modo, é
possível eliminar as deficiências operacionais encontradas.

Outras vantagens obtidas pela adoção do compliance são:

qualidade: o produto, serviço ou atividade apresenta um resultado melhor e tem um

patamar superior;

economia: a empresa que adota essa postura tende a pagar menos multas,
penalidades e cobranças judiciais, além de sofrerem menos punições. Com isso, é
possível economizar recursos;

fortalecimento da marca: a organização se torna mais valorizada perante os

stakeholders, ao ser reconhecida como uma empresa séria e comprometida com a ética;

acesso a mercados externos: a eficiência na gestão do programa de compliance eleva

a credibilidade da empresa no cenário internacional;

aprimoramento da governança corporativa: facilita o controle de operações e

processos, sendo uma base para a aplicação da governança;

evita desgastes: o cumprimento das obrigações legais evita processos judiciais e tem
menos falhas na apresentação de documentos para órgãos fiscalizadores. Esse também é
um benefício para contratos e acordos firmados com terceiros.

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Todas essas questões indicam a realização de uma análise da rotina de controles internos,
o que faz com que o compliance tome a postura de um consulto, garantindo que a empresa
execute todas as melhores práticas recomendadas.

Isso significa que o objetivo do compliance não é servir como um instrumento de punição
para os casos em que os processos forem executados de maneira errônea, mas, sim,
fornecer segurança à organização e indicar os procedimentos que devem ser adotados
pelos colaboradores.

Por isso, é importante que a equipe esteja engajada e conheça as ações a serem executadas.
Todos os departamentos devem ter seus processos internos de compliance. Por exemplo, a
TI precisa especificar as atividades recomendadas para os profissionais a fim de que sejam
alcançados os objetivos e metas traçados.

Desse modo, é fundamental disseminar essas ideias por toda a cultura organizacional. Esse
alinhamento é necessário para garantir a ética e a transparência — conceitos-chave para o
compliance e para a governança corporativa.

O resultado é a atração e a fidelização de mais clientes, pois haverá o aumento da

confiabilidade e da credibilidade.

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COMO ESTRUTURAR
UM PROGRAMA DE
COMPLIANCE?
As empresas brasileiras, de modo geral,
têm dificuldade ao entender a importância
de um projeto de compliance. Apesar de Por isso, é importante pensar na estruturação
ser um dos instrumentos essenciais para a do programa. Não há fórmula mágica para a
fundamentação, consolidação e aperfeiçoamento implantação, pois não há diretrizes ou definições
da governança corporativa, ainda são poucos os a respeito do que deve ser tratado. Tudo vai
empreendimentos que adotam essa estratégia. depender do setor em que está sendo implantado
e do que se deseja alcançar. De modo geral,
A tendência das organizações é a de cumprir existem 5 passos que ajudam a estruturar um bom
a legislação básica. No entanto, o compliance programa de compliance:
é capaz de trazer inovação à gestão, além de
garantir resultados positivos e passíveis de
serem mensurados.

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1. Conte com a ajuda de um especialista
Um profissional da área — o chamado compliance officer — é
fundamental tanto para o momento da instituição do programa
quanto para a sua condução no dia a dia da empresa. É importante
que esse especialista conheça as leis e regulamentos aos quais a
companhia está sujeita. Ele deve ter independência e autonomia
em suas ações, além de se reportar preferencialmente para a alta
direção. Além disso, é preciso conhecer como funciona o ambiente
interno para identificar as particularidades.
No caso da TI, essa questão é ainda mais relevante, porque
esse setor tem uma atuação estratégica e fornece o suporte
necessário para todos os outros departamentos. Assim, cabe a
essa área, por exemplo, monitorar os e-mails enviados, pelo fato
de serem propriedade da organização e porque a empresa tem
responsabilidade objetiva diante de seus colaboradores.
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2. Considere o plano de negócios
Esse é um dos principais documentos da organização e deve
contar com soluções inovadoras e que sejam condizentes com
os objetivos estratégicos da empresa. Quando relacionado ao
compliance, a ideia do plano de negócios é detalhar assuntos
sensíveis e prioritários, além das vantagens que a organização pode
obter com a prática, como a valorização, o reconhecimento e a
agregação de valor perante o mercado.
Nesse momento, também vale a pena apostar na análise SWOT
(Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats), que identifica
forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Essa avaliação indica
o que precisa ser feito para aprimorar a prestação de serviços,
antecipar as necessidades e identificar os problemas.
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3. Faça uma análise de riscos
O programa de compliance deve ser condizente com a realidade
da empresa e considerar suas particularidades. Nesse caso, uma
companhia que trabalha diretamente com licitações tem mais
chances de incorrer em problemas do que uma organização que
trata apenas com o setor privado, por exemplo.
No entanto, existem outros riscos a que um negócio pode estar
sujeito. Entre eles estão aspectos contábeis, fiscais e tecnológicos.
Um exemplo que deve ser revisado tanto pelas áreas de TI quanto
jurídica é o home office.
Essa modalidade de trabalho vem sendo adotada por várias
empresas, mas é necessário observar as questões trabalhistas
para evitar processos judiciais. Outro aspecto diz respeito à
disponibilização de softwares hospedados na nuvem, acesso aos
arquivos da organização e assuntos de confidencialidade.
Para evitar essa situação, o ideal é adotar a abordagem baseada
em riscos (ABR), que foca nas atividades que apresentam o maior
nível de ameaça. O objetivo é avaliar aspectos legais, operacionais
e históricos do setor e integrá-los à matriz de risco organizacional.
O resultado é o ganho de eficiência e o alinhamento da noção de
risco, o que facilita as discussões sobre as prioridades objetivas.
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4. Elabore um código de conduta
Esse documento deve estar bem estabelecido. Se já existir,
aproveite a oportunidade para revisá-lo. Lembre-se de que é
importante manter o código de conduta bem detalhado. Ele
deve trazer informações sobre os valores da empresa, sugestões
práticas sobre o comportamento esperado e penalidades para os
funcionários que não respeitarem as regras.
Todos os colaboradores devem conhecer o código de conduta. Por
isso, é necessário divulgá-lo de maneira ampla e deixá-lo acessível
a todos e a qualquer momento. Desse modo, a equipe saberá o
que deve ser feito e os imprevistos serão evitados. Vale a pena
mencionar que o documento é válido para todos os setores.
Nesse processo, você pode contar com as estratégias do
endomarketing. Por exemplo: é possível trabalhar o envio de
mensagens para lembrar os colaboradores de que o telefone
deve ser usado exclusivamente para finalidades profissionais —
e que informações da empresa devem ser mantidas em âmbito
interno, não podendo ser repassadas para outras pessoas.
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5. Crie uma estrutura

As normas e o código de conduta devem ser amparados por

uma estrutura adequada, que permita o recebimento de
denúncias sobre colaboradores que agem em desacordo com
o que foi estipulado e divulgado. O ideal é ter um canal sigiloso,
para que todos se sintam seguros e seja evitado o vazamento de
informações, que pode ocasionar problemas à equipe.

O colaborador que faz a denúncia também deve estar tranquilo

quanto à represália de superiores — mais um motivo que justifica
a criação do canal privativo. Ao mesmo tempo, o programa de
compliance deve contar com recursos materiais, humanos e
tecnológicos para realizar os procedimentos necessários.

É comum, por exemplo, ter de acessar documentos e e-mails em

computadores, bem como em telefones dos colaboradores, a fim
de saber se realmente há problemas no comportamento daquele
integrante da equipe. Além disso, o ideal é que a equipe seja
multidisciplinar e preparada para lidar com essas situações. Caso
contrário, poderá gerar descrédito, vulnerabilidade, ineficiência e
má conduta, e a empresa fica sujeita a penalizações e sanções.

Nesse momento, é preciso que a direção dê o exemplo. Diretores

e gerentes devem prezar por ações éticas e manter os valores —
tanto os pessoais quanto os da companhia —, algo fundamental
para o compliance.

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6. Capacite os colaboradores

A equipe deve ser treinada frequentemente para que uma

verdadeira mudança seja implantada na cultura organizacional.
Observe que o programa de compliance só vai ser eficiente se
todos se comprometerem. Caso contrário, diversos problemas
podem surgir.

O ideal é divulgar as campanhas e as ações com frequência,

para que os colaboradores conheçam as atividades e sintam-se
motivados. Essa também é uma forma de evoluir constantemente
o programa e de repassar as boas práticas para novos integrantes
da equipe. Ou seja, o compliance deve ser uma preocupação
recorrente e rotineira da organização.

É importante perceber que os programas de compliance

nunca serão idênticos, porque dependem de diferentes fatores
organizacionais. O desenvolvimento e a implantação estão
diretamente relacionados à maturidade e à natureza do negócio,
bem como aos recursos disponíveis, cultura da empresa e riscos.

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COMO EVITAR OS ERROS
COMUNS EM COMPLIANCE?
A estruturação dessa área pode resultar em alguns imprevistos. Nesse momento, vamos listar maneiras de evitar os problemas
mais comuns no processo de implantação do programa de compliance. Confira:
USAR TECNOLOGIA RECENTE
Compliance exige a análise rápida de dados, o que depende diretamente
da tecnologia. O uso de softwares avançados aumenta a acessibilidade e
traz mais segurança e facilidade de uso. Ignorar a parte tecnológica pode
custar caro, pois com softwares obsoletos há uma tendência maior a erros
e, consequentemente, maiores gastos e mais tempo de trabalho.
ÁREA DE COMPLIANCE: COMO ESTRUTURAR COM SUCESSO?
VERIFICAR POSSÍVEIS DEFICIÊNCIAS NA DUE DILIGENCE DE
TERCEIROS
Due diligence significa “diligência prévia”, o processo que permite analisar
oportunidades de negócio para verificar os riscos da transação. Quando
um parceiro não está em conformidade com essa questão, acaba tendo
problemas com o compliance — e isso impacta diretamente os processos da
sua empresa.
Por isso, é importante ir além na implantação do programa e conferir também
os aspectos relacionados a terceiros, para ter certeza de que eles estão
alinhados aos seus valores e objetivos.
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IMPLEMENTAR O COMPLIANCE COM PROFISSIONAIS DE UM
SETOR
A responsabilidade de implantação do programa deve ser de uma equipe
integrada e, de preferência, com pessoas que trabalhem dentro de
um mesmo setor. Manter pessoas de diferentes departamentos pode
ocasionar a falta de comunicação, o que gera o descrédito do compliance
e faz com que ele perca a força.
Além disso, problemas na comunicação aumentam a chance de violações
e más condutas, além da sobreposição de atividades, ocasionando no
desperdício de tempo — e de dinheiro!
CONSIDERAR A LEGISLAÇÃO
Um dos principais objetivos do compliance é a legislação. Os aspectos
contábeis são realmente relevantes, especialmente aqui no Brasil, em que
há diferentes normas e diretrizes.
O ideal é que a TI apoie essa questão e auxilie a manutenção da
conformidade fiscal. Para isso, é necessário trabalhar junto aos setores
contábil e financeiro, a fim de garantir que todas as peculiaridades serão
abrangidas.
ÁREA DE COMPLIANCE: COMO ESTRUTURAR COM SUCESSO?
APROVEITAR AS OPORTUNIDADES
A perda de oportunidades pode ocorrer por diferentes motivos, inclusive
a correria do dia a dia. Lembre-se de que, para aproveitar as chances e
oportunidades, é necessário atender o compliance e também procurar seus
benefícios. Tenha em mente que uma equipe com problemas de capacitação
— ou que deixa de usar a metodologia adequada — pode fazer com que a
empresa perca o controle da gestão.
Fica claro que o programa de compliance é essencial em qualquer
organização. Essa prática permite estar em conformidade com as melhores
práticas, independentemente do setor em que está sendo implementada.
Para a TI, esse aspecto é ainda mais relevante, porque esse setor vai além
e precisa focar muito mais do que apenas as suas atividades. Por ser
central e estratégico para o negócio, o departamento de tecnologia tem a
responsabilidade de dar suporte aos outros setores. Daí a necessidade de
investir nas práticas apresentadas ao longo deste post e evitar os erros mais
comuns. A consequência será uma empresa mais voltada para o cumprimento
dos seus objetivos e alinhada com os valores e atividades recomendadas em
âmbitos nacional e internacional.
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Agora que você entendeu o que é a área de compliance e como

estruturá-la, que tal aumentar a produtividade do seu time para
melhorar seus resultados?

Neste infográfico, te ensinamos como uma ferramenta pode ser

a chave para elevar a produtividade da sua equipe.

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