Sap 13

2.1 Pengorganisasian Pesan Bisnis

2.1.1 Hal-Hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan tak Terorganisasi dengan Baik
Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal
sebagai berikut:
1. Bertele-tele
Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang, mencapai beberapa
paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan sehingga pembaca memerlukan waktu
yang cukup lama untuk memahami maksud pesan yang disampaikan.
2. Memasukkan Bahan-Bahan yang Tidak Relevan
Informasi yang tidak relevan disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat
pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami.
3. Menyajikan Ide-Ide Secara Tidak Logis
Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit
memahami poin-poin penting yang disampaikan.
4. Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam Pembahasan
Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-
pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting
justru terlupakan dari topik pembahasan. Hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang
seksama bagi para komunikator.

2.1.2 Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu
diperhatikan, yaitu:
1. Subyek dan tujuan haruslah jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subyek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
 Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang
disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan
mempermudah pekerjaan komunikator.
a. Membantu audiens memahami suatu pesan
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyususn ide-ide secara logis dna
runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah
akan memahami maksud/tujuan pesan.
b. Membantu audiens menerima suatu pesan
Misalnya seorang konsumen yang mengadu masalah pembelian produk kepada manajer toko
mempeoleh jawaban yang tidak menyenangkan. Mungkin saja surat jawaban telah disusun secara
logis sehingga dapat dipahami maksudnya tetapi tidak dapat diterima konsumen karena gaya
bahasa yang terlalu menusuk sasaran.
c. Menghemat waktu
Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens dapat dihemat. Audiens
juga dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus
memeras otak dan mengerutkan dahi.
d. Mempermudah pekerjaan komunikator
Dengan mengetahui apa yang ingin disampikan dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa
percaya diri komunikator akan meningkat dan semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan
pekerjaan.

2.1.3 Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline

Dapat dilakukan melalui dua tahapan, yaitu:
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator.
Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan dan menjadi
penting artinya, karena outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang
satu dengan bagian yang lain. Outline juga akan menuntun untuk mengkomunikasikan ide-ide
dengan cara yang sistematik, efisien, dan efektif. Outline akan membantu mengekspresikan
transisi antara ide-ide sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pemikiran
komunikator.
 Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:
a. Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok dapat membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok
dirangkum dalam dua hal, yaitu:
- Apa yang diinginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya
- Alasan mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya.
b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap selanjutnya adalah
menyususn poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.
c. Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahap ketiga adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil
dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, outline akan menjadi semakin
baik.
2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Untuk dapat menentukan urutan ide-ide, ada dua pendekatan penting, yaitu
a. Pendekatan langsung (pendekatan deduktif)
Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Digunakan bila
reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.
b. Pendekatan tidak langsung (pendekatan induktif)
Bukti-bukti mncul terlebih dahulu, kemudian diikuti ide pokoknya. Digunakan bila reaksi
audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.
Kedua pendekatan tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat maupun formal.
Untuk memilih di antara kedua alternatif, harus menganalisis bagaimana audiens terhadap
maksud/tujuan dan pesan-pesan yang disampaikan.
Setelah memilih suatu pendekatan umum, selanjutnya memilih rencana organisasional yang
paling cocok sebagai berikut:
a. Direct request
Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada
poin yang dituju. Direct request dapat berbentuk surat meupun memo. Permintaan langsung
menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.
b. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill
 Memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap, audiens kemungkinan akan
menjadi netral. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan
pendekatan langsung.
c. Pesan-pesan bad news
Jika mempunyai berika yang kurang menyenangkan, cobalah menempatkannya pada bagian
pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.
d. Pesan-pesan persuasive
Bila audiens sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, pesan-pesan
persuasif dapat digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak langsung. Perlu membuka
pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.
Pesan-pesan singkat dapat menggunakan salah satu dari keempat dasar rencana
organisasional. Untuk pesan yang lebih panjang, seperti pembuatan laporan dan presentasi, perlu
pola yang lebih kompleks. Pola tersebut dibedakan menjadi dua kategori, yaitu informasional
dan analitikal.
Umumnya laporan dan presentasi yang paling mudah adalah informasional yang hanya
sekedar menyajikan fakta-fakta yang berhasil ditemukan. Kategori informasional antara lain
instruksi operasi, laporan status, deskripsi teknis, dan deskripsi prosedur dalam suatu perusahaan.
Secara umum, mengorganisasi laporan dan presentasi analitikal yang didesain ke arah suatu
kesimpulan tertantu, lebih sulit. Manakala tujuannya untuk melakukan kolaborasi dengan
audiens di dalam memecahkan masalah atau melakukan persuasi, harus memilih rencana
organisasional yang memberikan argumen secara logis.

Empat rencana organisasional untuk pesan-pesan singkat:

Reaksi Audiens Rencana Pembuka Isi Penutup
Organisasional
Tertarik Direct Request Mulai dengan Rinci/detail Rasa hormat dan
rinci/ detail adanya tindakan
permintaan atau khusus
ide pokok
Senang Pesan rutin, good Mulai dengan ide Rinci/detail Rasa hormat,
 news, goodwill pokok atau good refrensi ke good
news news
Tidak senang Bad news, Mulai dengan Beri alasan yang Rasa hormat
pernyataan pernyataan rasional dan logis
netral, sebagai netral, nyatakan
transisi ke bad bad news, dan
news beri saran positif
Tidak tertarik Pesan persuasive Mulai dengan Tumbuhkan Perlu tindakan
pernyataan yang hasrat audiens
mengundang
perhatian