KOMUNIKASI BISNIS

Pengorganisasian Pesan Bisnis dan Penyusunan Pesan Bisnis

Oleh

Alit Wahyuningsih (1607530000)

I Gusti Ayu Tri Bhuwana Dewi (1607531067)

Komang Putra Suardana (1607531127)

I Made Fery Aditya (1607531137)

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmatNYA sehingga makalah
ini dapat tersusun hingga selesai . Tidak lupa kami juga mengucapkan banyak terimakasih atas
bantuan dari pihak yang telah berkontribusi dengan memberikan sumbangan baik materi maupun
pikirannya.

Dan harapan kami semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi
para pembaca, Untuk ke depannya dapat memperbaiki bentuk maupun menambah isi makalah
agar menjadi lebih baik lagi.

Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman kami, Kami yakin masih banyak
kekurangan dalam makalah ini, Oleh karena itu kami sangat mengharapkan saran dan kritik yang
membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Badung, Maret 2018

Penyusun
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam dunia bisnis, komunikasi sangatlah diperlukan dan penting. Sebab, seorang
pemimpin harus berkomunikasi dengan bawahan, pelanggan atau pihak manapun yang
berhubungan dengan lembaganya seperti pemerintah dan dinas pajak. Kemampuan
berkomunikasi jelas merupakan suatu hal mendasar yang harusdipunyai oleh pelaku bisnis.
Sebagai seorang komunikator (sumber informasi) harus menguasai komunikasisecara efektif
terutama memiliki kemampuan untuk menyampaikan, menerima, serta menulis suatu pesan.
Mereka harus tahu bagaimana menempatkan kata yangmembentuk suatu arti, menyampaikan
ide-ide dengan tegas dan jelas, membuat sebuah komunikasi yang baik melalui pesan tertulis
seperti surat-surat atau memo, penggunaan kalimat yang efektif dan pemilihan kata yang
tepat.
Perencanaan pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian
tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada
perencanaan pesan bisnis secara tertulis.
Sehubungandengan hal tersebut, dalam makalah ini akan membahas beberapa hal
mengenaiPengorganisasian dan Revisi penulisan pesan-pesan bisnis.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan pengorganisasian pesan bisnis?
2. Bagaimana tahapan penyusunan pesan bisnis?

1.3 Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui definisi pengorganisasian pesan bisnis
2. Untuk mengetahui tahapan penyusunan pesan bisnis
 BAB II
ISI

2.1 Pengorganisasian Pesan Bisnis

2.1.1 Hal-Hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan tak Terorganisasi dengan Baik
Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal
sebagai berikut:
1. Bertele-tele
Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang, mencapai beberapa
paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan sehingga pembaca memerlukan waktu
yang cukup lama untuk memahami maksud pesan yang disampaikan.
2. Memasukkan Bahan-Bahan yang Tidak Relevan
Informasi yang tidak relevan disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat
pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami.
3. Menyajikan Ide-Ide Secara Tidak Logis
Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit
memahami poin-poin penting yang disampaikan.
4. Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam Pembahasan
Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-
pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting
justru terlupakan dari topik pembahasan. Hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang
seksama bagi para komunikator.

2.1.2 Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu
diperhatikan, yaitu:
1. Subyek dan tujuan haruslah jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subyek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
 Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang
disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan
mempermudah pekerjaan komunikator.
a. Membantu audiens memahami suatu pesan
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyususn ide-ide secara logis dna
runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah
akan memahami maksud/tujuan pesan.
b. Membantu audiens menerima suatu pesan
Misalnya seorang konsumen yang mengadu masalah pembelian produk kepada manajer toko
mempeoleh jawaban yang tidak menyenangkan. Mungkin saja surat jawaban telah disusun secara
logis sehingga dapat dipahami maksudnya tetapi tidak dapat diterima konsumen karena gaya
bahasa yang terlalu menusuk sasaran.
c. Menghemat waktu
Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens dapat dihemat. Audiens
juga dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus
memeras otak dan mengerutkan dahi.
d. Mempermudah pekerjaan komunikator
Dengan mengetahui apa yang ingin disampikan dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa
percaya diri komunikator akan meningkat dan semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan
pekerjaan.

2.1.3 Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline

Dapat dilakukan melalui dua tahapan, yaitu:
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator.
Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan dan menjadi
penting artinya, karena outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang
satu dengan bagian yang lain. Outline juga akan menuntun untuk mengkomunikasikan ide-ide
dengan cara yang sistematik, efisien, dan efektif. Outline akan membantu mengekspresikan
transisi antara ide-ide sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pemikiran
komunikator.
 Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:
a. Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok dapat membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok
dirangkum dalam dua hal, yaitu:
- Apa yang diinginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya
- Alasan mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya.
b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap selanjutnya adalah
menyususn poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.
c. Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahap ketiga adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil
dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, outline akan menjadi semakin
baik.
2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Untuk dapat menentukan urutan ide-ide, ada dua pendekatan penting, yaitu
a. Pendekatan langsung (pendekatan deduktif)
Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Digunakan bila
reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.
b. Pendekatan tidak langsung (pendekatan induktif)
Bukti-bukti mncul terlebih dahulu, kemudian diikuti ide pokoknya. Digunakan bila reaksi
audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.
Kedua pendekatan tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat maupun formal.
Untuk memilih di antara kedua alternatif, harus menganalisis bagaimana audiens terhadap
maksud/tujuan dan pesan-pesan yang disampaikan.
Setelah memilih suatu pendekatan umum, selanjutnya memilih rencana organisasional yang
paling cocok sebagai berikut:
a. Direct request
Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada
poin yang dituju. Direct request dapat berbentuk surat meupun memo. Permintaan langsung
menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.
b. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill
 Memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap, audiens kemungkinan akan
menjadi netral. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan
pendekatan langsung.
c. Pesan-pesan bad news
Jika mempunyai berika yang kurang menyenangkan, cobalah menempatkannya pada bagian
pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.
d. Pesan-pesan persuasive
Bila audiens sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, pesan-pesan
persuasif dapat digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak langsung. Perlu membuka
pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.
Pesan-pesan singkat dapat menggunakan salah satu dari keempat dasar rencana
organisasional. Untuk pesan yang lebih panjang, seperti pembuatan laporan dan presentasi, perlu
pola yang lebih kompleks. Pola tersebut dibedakan menjadi dua kategori, yaitu informasional
dan analitikal.
Umumnya laporan dan presentasi yang paling mudah adalah informasional yang hanya
sekedar menyajikan fakta-fakta yang berhasil ditemukan. Kategori informasional antara lain
instruksi operasi, laporan status, deskripsi teknis, dan deskripsi prosedur dalam suatu perusahaan.
Secara umum, mengorganisasi laporan dan presentasi analitikal yang didesain ke arah suatu
kesimpulan tertantu, lebih sulit. Manakala tujuannya untuk melakukan kolaborasi dengan
audiens di dalam memecahkan masalah atau melakukan persuasi, harus memilih rencana
organisasional yang memberikan argumen secara logis.

Empat rencana organisasional untuk pesan-pesan singkat:

Reaksi Audiens Rencana Pembuka Isi Penutup
Organisasional
Tertarik Direct Request Mulai dengan Rinci/detail Rasa hormat dan
rinci/ detail adanya tindakan
permintaan atau khusus
ide pokok
Senang Pesan rutin, good Mulai dengan ide Rinci/detail Rasa hormat,
 news, goodwill pokok atau good refrensi ke good
news news
Tidak senang Bad news, Mulai dengan Beri alasan yang Rasa hormat
pernyataan pernyataan rasional dan logis
netral, sebagai netral, nyatakan
transisi ke bad bad news, dan
news beri saran positif
Tidak tertarik Pesan persuasive Mulai dengan Tumbuhkan Perlu tindakan
pernyataan yang hasrat audiens
mengundang
perhatian

2.2 Proses Penyusunan Pesan

Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami
memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses
penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap
sederhana, yaitu :
1. Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan
dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :
a) Penentuan tujuan
b) Analisis audiens
c) Penentuan ide pokok
d) Pemilihan saluran dan media
2. Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap
itu meliputi dua kegiatan, yaitu :
a) Mengorganisasikan pesan
b) Memformulasikan pesan
3. Revisi Pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang
diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
a) Menyunting pesan
b) Menulis ulang
c) Memproduksi pesan
d) Mencetak pesan

2.2.1 Penentuan Tujuan Pesan Bisnis

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan yang di
sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra perusahaan.
Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas,
dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :

1. Memberi informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan
membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di
kantor- kantor cabang yang ada.
2. Membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa
yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama
yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
3. Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama
bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang
dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun
perusahaan asing.
2.2.2 Analisis Penerima Pesan
Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa
individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas
pesan yang mereka terima.
a. Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa
harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang
yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
b. Mengenali penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang
berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
c. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya
kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

d. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka
dianggap memiliki p[emahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.
e. Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan
dilakukan oleh penerima.
f. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan
informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang
perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :
1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens
Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi
yang tidak disadari oleh audiens.
3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
 Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H ( Who, What,
Why, When, Where, dan How).
4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuat
komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan matematika,atau keuangan
untuk memastikan keabsahannya.
5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling
menarik perhatian audiens.
g. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens
Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan
atau perilaku audiens. Hal pentingb yangb harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada
audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan
agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta
disusun dengan format yang menarik.

2.2.3 Memilih Saluran dan Media yang Tepat

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui
dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis
tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran
komunikasi tersebut.
1. Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis,
komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui
telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna
sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi
dalam memberikan umpan balik (feed back).
2. Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo,
proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk
mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara
langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

1. Perencanaan pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu
organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian
tujuan komunikasi. Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens
memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu
audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.
2. Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami
memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses
penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap
sederhana, yaitu: perencanaan pesan, penyusunan pesan, dan revisi pesan. setiap pesan bisnis
hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan
organisasi. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis.
 DAFTAR PUSTAKA

Bovee, C.L. & Thill, J.V. (2007). Komunikasi Bisnis. Jilid 1& 2. Edisi Kedelapan. Indeks:Jakarta.

Guffey, M.E., Rhodes & K., Rogin, P. (2006). Komunikasi Bisnis: Proses & Produk. Edisi Keempat.
Jakarta: Salemba Empat.

Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga.