MAKALAH

SISTEM KRONOLOGIS
KEARSIPAN

DI SUSUN OLEH:

X OTKP-3

1. Darajingga (09)
2. Elissiyah Ikhlasul Amaliah (16)
3. Sigit Irina Kenanti (30)

SMK NEGERI 2 SEMARANG

Jalan Dr.Cipto 121 A Semarang

Tahun 2017
 KATA PENGANTAR

Ungkapan puji syukur selayaknya kami panjatkan kepada Tuhan Yang

Mahakuasa yang telah memberikan petunjuk dan hidayah-Nya sehingga kami
dapat menyelesaikan penulisan makalah sistem kronologis. Penayjian materi
pembelajaran pada makalah sistem kronologis ini menggunakan teks dalam
konteks sesuai dengan tujuan kegiatan sosial dan fungsi komunikasi. Oleh karena
itu, untuk mencapai kompetensi berbahasa dan bersastra yang diharapkan peserta
didik diajak untuk mengikuti tahapan belajar secara ilmiah (scientific) atau
dengan tahapan pedagogik. Pembelajaran dimulai dari pemahaman teks yang
dipandang memiliki kekhasan cara pengungkapan struktur retorika, isi, dan
penggunaan unsur kebahasaan.

Semarang, 11 Agustus 2017

Penyusun

Sistem Krononologis Kearsipan i

`
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................. i

DAFTAR ISI ........................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

A. Latar Belakang ............................................................................................. 1

B. Tujuan .......................................................................................................... 1

C. Rumusan Masalah ........................................................................................ 1

D. Metode pengumpulan Data / Sasaran ........................................................... 1

E. Sistematika Penulisan .................................................................................. 1

BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................ 2

Sistem kronologis .................................................................................................... 2

A. KUITANSI ................................................................................................... 2

B. CHEK (CHEQUE) ....................................................................................... 3

C. File Tindak-Lanjut (follow-up) .................................................................... 5

D. File Penyimpanan (Arsip Inatif)................................................................... 5

BAB III PENUTUP ................................................................................................ 7

KESIMPULAN: .................................................................................................. 7

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................. 8

Sistem Krononologis Kearsipan ii

`
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Seperti yang kita ketahui bahwa arsip itu berisi dokumen yang sangat
penting dan selalu di gunakan untuk berbagai kepentingan baik secara
individual ataupun secara kelompok(instansi). Selain arsip harus di rawat
dengan baik,kita juga harus menggunakan sistem-sistem dalam penyimpanan
arsip tersebut,agar arsip tersebut dapat di temukan dengan cepat dan bisa di
gunakan.

B. Tujuan
Tujuan pembuatan makalah untuk menyelesaikan tugas dari ibu
pembimbing kami,serta agar dapat memahami seperti apa sistem yang di
gunakan untuk memudahkan petugas mencari dokumen.

C. Rumusan Masalah
System kronologi

D. Metode pengumpulan Data / Sasaran

Menyeleksi bahan yang didapat dari berbagai media, serta menyatukannya
dalam sebuah makalah yang sistematis.

E. Sistematika Penulisan
Agar pembaca lebih mudah memahami isi makalah ini, kami menyusun
makalah ini dengan sistematika berikut :

Sistem Krononologis Kearsipan 1

`
 BAB II
PEMBAHASAN
Sistem Kronologis

Sistem kronologis

Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang di dasarkan

kepada urutan waktu surat di terima atau waktu dikirim ke luar. Penyimpanan
warkat sistem ini biasanya mempergunakan map ordner. Hubungan penyimpanan
sangat erat dengan Buku Agenda,karena susunanya sama-sama kronologis.
Tetapi pencarian informasi ini dapat memakan waktu lama karena petugas
tidak mungkin ingat waktu-waktu warkat diterima atau dikirim,sehingga
informasi terpaksa dicari dengan membalik halaman buku agenda satu demi satu.
Sesudah informasi ditemukan barulah warkat dapat dicari pada map ordner.
Riwayat pencatatan dengan Buku Agenda,buku induk,buku besar,maupun lain-
lain,memang sudah cukup lama. Pekerjaan registrasi atau pencatatan apapun
dilakuakn dengan buku,dan yang paling mudah kemudian menjadi kebiasaan
adalah mencatat secara berurutan(kronologis). Akibatnya,kalau buku ini sudah
banyak karena menampung catatan selama bertahun-tahun,catatan yang di simpan
tersebut susah dicari. Model pencatatan seperti ini sudah biasa di lakukan di
mana-mana,mulai dari RT,Kelurahan,bank,kantor polisi,kantor-kantor pemerintah
dan swasta. Cara pencatatan pada buku secara kronologis ini merupakan salah
satu kelemahan penting dalam pelaksanaan sistem administrasi di Indonesia.

A. KUITANSI
Contoh paling jelas dari sistem penyimpanan kronologis yang masih
banyak dilakukan di Indonesia adalah penyimpanan kuitansi. Dengan
penyimpanan kronologis biasanya kuitansi hanya mudah di temukan bila
melalui petunjuk tanggal dari catatan pembukuan. Padahal untuk kepentingan
pemeriksaan,pengawasan,pembukuan atau pun lainnya,kuitansi seyogianya
dapat di temukan dengan cepat bila di perlukan. Untuk itu diperlukan sistem

Sistem Krononologis Kearsipan 2

`
 penyimpanan yang tepat yang dapat di pilih dari salah satu sistem berikut
ini,yaitu Sistem-abjad,Sistem Numerik. Sedangkan pemakaiaan sistem
kronologis niscaya tidak akan membantu percepatan penemuan
kuitansi,karena untuk dapat mencari kuitansi pertugas harus terlebih dahulu
mengetahui tanggal kuitansi diterima,baru dapat mencari kuitansi dari map
ordner yang diperlukan. Tanggal kuitansi diterima dapat dilihat dari
pembukuan. Mencari tanggal kuitansi dari pembukuan akan memakan waktu
lama terutama bila kuitasi sudah banyak atau diterimanya sudah lama.Sistem
penyimpanan kronologis cenderung mengundang pemakaian map ordner
sebagai tempat penyimpanan, dan untuk kuitansi biasanya di gunakan map
ordner berukuran setengah folio.

B. CHEK (CHEQUE)
Di Amerika Serikat cek-cek yang sudah diuangkan di bank biasanya
dikembalikan kepada nasabah sebagai bukti yang disertakan bersama-sama
dengan rekening bulanan(bank statement)dari nasabah bersangkutan. Disini
bank hanya menyimpan cek-cek bekas untuk sementara sebelum dikembalikan
kepada nasabah masing-masing. Cek ini di simpan menurut sistem nomor
rekening nasabah. Cek-cek dari satu nasabah akan berkumpul menjadi satu
sesuai nomor rekening masing-masing dan mudah mengirimkannya kepada
para nasabah bila waktunya sudah tiba. Cek-cek disimpan pada almari khusus
dengan laci-laci yang sesuai dengan ukuran cek pada umumnya. Untuk
keamanan,laci-laci cek diberi kunci yang menjadi tanggung jawab dari
petugas file. Di Indonesia cek-cek yang sudah di uangkan di bank tidak
dikembalikan kepada nasabah. Cek-cek tersebut disimpan di dalam buku yang
di sebut kasstukken. Buku ini ukurannya cukup besar,hampir sebesar halaman
Koran. Sistem penyimpanan cek ini adalah kronologis,yaitu berdasarkan
tangggal cek diuangkan. Dengan demikian cek yang diuangkan pada tanggal
yang sama akan berkelompok dan berdekatan. Cek-cek di temple pada
halaman-halaman kasstukken,berderet satu per satu. Satu tanggal dapat
meliputi beberapa halaman kasstukken,tergantung kepada banyak cek yang

Sistem Krononologis Kearsipan 3

`
 diuangkan pada tanggal bersangkutan. Cek-cek yang sudah di tempel ini
kemudian oleh pejabat yang berwenang diberi tanda,biasanya garis merah dan
paraf,agar cek tersebut tidak disalah gunakan.
Seperti disebutkan diatas bahwa untuk dapat mencari cek di kasstukken
petugas harus mengetahui tanggal cek bersangkutan diuangkan. Kalau
tangggal ini sudah diketahui petugas dengan terlebih dahulu melihat rekening
Koran,maka pencarian cek di kasstukken akan gampang walaupun masih tetap
memakan waktu untuk memilih-milih kasstukken yang memuat cek
bersangkutan dan kemudian membolak-balik halaman-halamannya. Apalagi
bila cek yang dicari sudah berumur lama,niscaya penemuannya akan
memakan waktu lama dan memutuhkan kesabaran.
Penemuan seperti di atas niscaya tidak akan mengalami banyak kesukaran
bila sistem penyimpanan cek adalah sistem-nomor. Peralatan yang sesuai
dengan sistem ini adalah kotak atau laci-laci penyimpanan yang ukurannya
sesuai dengan ukuran cek pada umumnya. Bank seyogianya menyediakan
almari-almari yang dibuat khusus yang terdiri dari laci-laci yang digunakan
untuk penyimpanan cek. Pada penyimanan sistem nomor maka cek-cek dari
satu orang atau satu perusahaan akan berkelompok secara kronologis di
belakang nomor masing-masing. Sebelum dilakukan pemindahan(transfer)
terhadap cek yang sudah sampai umur reetensinya, maka cek-cek tersebut
akan menjadi satu sampai bertahun-tahun. Dengan cara ini penemuan kembali
akan lebih mudah dilakukan,karena:
1. Petugas dapat mencari melalui nomor rekening tanpa perlu mengetahui
tanggal cek diuangkan, sebab peminta cek niscaya akan melalui nama.
Dengan bantuan indeks nama tersebut diketahui nomor rekeningnya.
2. Letak cek dari satu nama, baik nama orang (individu) maupun nama
badan (korporasi),berada pada satu kelomok di bawah nomor rekening
masing-masing.
3. Nomor rekening dapat diketahui melalui alat bantu informasi seperti
rekening Koran,buku-buku pembukuan,kartu contoh tanda tangan,slip-
slip,buku besar,indeks,dan lain-lain.

Sistem Krononologis Kearsipan 4

`
C. File Tindak-Lanjut (follow-up)
Dalam menangani berbagai pekerjaan sehari-hari,sering kali seseorang
memerlukan menunda tugas atau menunda penyelesaian sesuatu surat. Ada
juga kegiatan yang penyelesaiannya secara angsuran bulan per bulan atau
bahkan tahun per tahun. Jenis pekerjaan yang harus ditunda misalnya
keputusan terhadap Surat Permohonan Kredit Bank akan diberikan sesudah
rapat pimpinan mengenai masalah kredit. Surat permohonan beserta berkas-
berkas lampiran di simpan dulu di follow-up file pada map tanggal surat
pemohonan bersangkutan akan dirapatkan. Sesudah surat tersebut selesai
diproses,barulah disimpan pada file biasa. Contoh lain adalah kuitansi untuk
jenis-jenis pembayaran angsuran. Kantor yang mengelola sistem kredit
angsuran ini seyogianya mengelola salah satu sistem file-nya secara follow-up.
Follow-up file adalah suatu file yang disusun berdasarkan waktu dengan
frekuensi tertentu,misalnya harian,mingguan,atau bulanan,bahkan dapat juga
per tahun sesuai keperluan. Kalau yang di simpan pada follow-up file adalahy
surat-surat, maka yang di pergunakan adalah laci lemari arsip dengan susunan
map menurut tanggal ,mingguan atau bulanan. Kalau yang di simpan adalah
formulir (misalnya kuitansi),maka yang di pergunakan adalah kotak atau map
ordner dengan penyekat tanggal,mingguan, atau bulanan yang diperlukan.

D. File Penyimpanan (Arsip Inatif)

Sistem kronologis sering di pergunakan pada penyimpanan arsip inatif.
Sebagaimana kita ketahui,Arsip Dinamis adalah arsip-arsip yang masih di
pergunakan di perkantoran. Arsip Dinamis terdiri dari arsip arsip aktif dan
arsip inatif. Arsip aktif adalah arsip arsip-arsip yang frekuensi pemakaiannya
masih tinggi,sedangkan arsip inatif adalah arsip-arsip yang frekuensi
pemakaiannya mulai rendah. Arsip aktif biasanya masih disimpan pada unit-
unit kerja pengolah,dan arsip inatif (tadinya arsip aktif) biasanya sudah di
simpan pada suatu sekretariat atau tata usaha.

Sistem Krononologis Kearsipan 5

`
 Arsip-arsip inatif dapat disimpan dengan mempergunakan sistem-
kronologis, karena:
1. Arsip sudah kurang dipergunakan,sehingga penemuan yang cepat masih
dapat ditawar.
2. Jumlah arsip sangat banyak,sehingga pengolahannya memerlukan sistem
yang mudah.
3. Perlengkapan dan peralatan yang dipergunakan untuk sistem-kronologis
lebih sederhana dan dengan kapasitas yang banyak.

Sistem Krononologis Kearsipan 6

`
 BAB III
PENUTUP

KESIMPULAN:
Seperti yang kita ketahui banyak macam-macam sistem
penyimpanan,seperti sistem-kronologis, sistem-abjad, sistem-nomor.
 Sistem-kronologis merupakan sistem penyusun beras yang dijajar menurut
urutan tanggal,mulai dari tanggal sampai dengan tahun.
 Sistem-abjad merupakan sistem pemerkasan yang mengatur arsip dinamis
secara abjad,menurut kata demi kata dan huruf.
 Sistem-nomor dalam sistem ini berkas disusun berdasarkan nomor.
Saat ini sistem yang paling banyak di gunakan adalah sistem abjad karena
sistem-abjad merupakan sistem yang sederhana dan mudah dalam menemukan
dokumen. Dalam mencari dokumen petugas dapat langsung ke file penyimpanan.
Kalau kita memilih sistem abjad sebagai sistem penyimpanan,maka itu berarti
bahwa nama merupakan cirri atau identitas terpending dalam pencarian.

Sistem Krononologis Kearsipan 7

`
 DAFTAR PUSTAKA

Zulkifli amsyah, manajemen Kearsipan, Jakarta, Pt.gramedia pustaka utama, 199,

hal.76
http://www.scribd.com/doc/46063825/Sistem-Penyimpanan-Arsip-
Aktif#download
http://abidzare.wordpress.com/2009/06/23/5-sistem-pengarsipan

Sistem Krononologis Kearsipan 8

`