CAPITULO 2 MANUALES ADMINISTRATIVOS. 2.1. DEFINICION DE MANUAL. ‘Son documentos que sirven como medios de comunicacién y coordinacién que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemética, informacién de una organizacién (antecedentes, legislacién, organizacién, objetivos, _politicas, sistemas, procedimientos, etc.), asi como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para e! mejor desempefio de sus tareas. 2.2 OBJETIVOS DE LOS MANUALES 4. Presentar una vision de conjunto de la organizaci6n. 2. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. 3. Coadyuvar a la correcta realizacién de tas tabores encomendadas al personal y propiciar ta uniformidad del trabajo. 4, Permitir el ahorro de yiempo y esfuerzo en la realizacién del trabajo, evitando la repeticién de instrucciones y directices. §. Agilizar el estudio de la organizacién. ao Facilitar el reclutamiento, selecci6n e integracién del personal. ~ Sistematizar la iniciativa, aprobacién, publicacién e instrumentacién de modificaciones necesarias en la organizacion. 2 Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto en relacién can el resto de la organizaci6 2 Establecer claramente elgrado de autoridad y responsabilidad de fos distintos niveles jerérquicos que la conforman. 10.Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolégicos disponibles. 11.Funcionar como medio de relacién y coordinacién con otras organizaciones analogas. 42.Servir como vehiculo de orientacién y coordinacién con otras organizaciones analogas. 13.Servir como vehiculo de orientacién, informacién a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios y/o clientes con los que interactla la organizacién. 22Esta es a razén por la cual, la existencia de guias sobre la actuacién individual de los trabajadores 0 de sus funciones permite llevar un control adecuado de las actividades que se realizan en las organizaciones. 2.3 DEFINICION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Rodriguez Valencia, define el manual administrativo, como“un documento én el que se encuentra de manera sistemdtica, las instrucciones, bases © procedimientos para ejecutar una actividad.”* Un manual, “es aquel que presenta sistemas y técnicas especificas. Sefiala ef procedimiento a seguir para lograr ef trabajo de todo el personat de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempefia responsabilidades especificas.” Un manual, es un documento que contiene informacién sistematica y ordenada sobre la historia, objetives, pollticas, estructura, funciones y especificacién de puestos y/o pracedimientos de una institucién o entidad que son necesarios para regi y ayudar al cumplimiento de fos objetivos de la misma. * Rodriguez Valencia, Joaquin, Como elaborar y usar fos manuales administratives. p. ? Kellog. Graham, citado por Gémez Ceja, Guillermo en manuals Semis aNeS teas, 2.378 23