Professional Documents
Culture Documents
SAP 4
PERAN TEKNOLOGI INFORMASI
DALAM MENDUKUNG SISTEM INFORMASI
Oleh:
Kelompok 1
1
Peran Teknologi Informasi Dalam Mendukung Sistem
Informasi
2
Gambar 1.1. Sistem ERP Perusahaan
Sistem ERP bersifat modular, dengan setiap modul menggunakan praktik bisnis terbaik
unuk mengotomatiskan proses bisnis standar. Dalam implementasi sistem enterprise
resource planning perusahaan mempunyai dua pilihan untuk pengintegrasian sistem
informasinya, yaitu:
a. Push manufacturing, yaitu ramalan penjualan memicu perubahan pada production
plan dan barang diproduksi dengan batch yang besar. Push manufacturing juga
sering disebut sebagai Manufacturing Resource Planning (MRP)
b. Pull manufacturing, yaitu kebalikan dari push manufacturing. Mesin menarik bagian
sebelumnya yang telah selesai aktivitasnya. Pull manufacturing juga sering disebut
dengan Just-In-Time Manufacturing (JIT).
Dengan implementasi sistem enterprise resource planning perusahaan dapat
menghasilkan informasi secara tepat waktu dan saat itu juga karena sistem dalam
perusahaan terintegrasi antar bagiannya. Gambaran informasi yang dapat diperoleh
perusahaan dapat dilihat pada gambar 1.2.
3
Production Order Fullfillment Delivery
Manufacturing Process
materials Process Orders
Forecast Customer
Planning Process
Requiremen Requireme
t nt
Returns &
Repacks
Purchase Procurement Order Capture
Requirement Process Process
Customer
Orders
B. Vendor ERP
Vendor-vendor yang menjadi pemimpin dalam produk ERP antara lain adalah JD.
Edwards, Oracle,PeopleSoft dan Baan. Masing-masing vendor tersebut tentunya memiliki
filosofi dasar dan karakteristik khas yang menjadi unggulan dari masing-masing produknya.
Dengan memahami informasi mengenai hal tersebut maka para pemimpin dan pemilik bisnis
dapat menentukan produk ERP manakah yang kira-kira paling cocok dengan filosofi dasar
dan karakteristik perusahaannya. Berikut ini adalah gambaran umum mengenai filosofi dasar
serta karakteristik khas dari tiap-tiap produk ERP yang terkemuka saat ini.
1. SAP. Adalah penguasa pasar produk ERP saat ini. Hasil survey dari beberapa media
memperkirakan bahwa lebih dari 10 juta pengguna yang menggunakan lisensi produk
4
ERP dari SAP. Pada awalnya SAP hanya berfokus pada para pelanggan dari kelas ukuran
besar namun seiring semakin ketatnya kompetisi dan meningkatnya kesadaran
perusahaan-perusahaan kelas kecil-menengah maka fokus pun bergeser ke segmen pasar
tersebut. Secara teknis, aplikasi software SAP menggunakan arsitektur 3-tier dan
dikembangkan atas beberapa modul. Modul-modul tersebut dapat diterapkan secara
penuh atau dapat digunakan secara terpisah yang disesuaikan dengan kebutuhan
pelanggan. Saat ini produk ERP dari SAP sudah mendukung transaksi e-
commerce melalui internet. Salah satu manfaat dari modul dukungan e-commerce ini
adalah adanya modul SCM (supply chain management) yang terintegrasi dengan para
pelanggan SAP lainnya melalui internet.
2. JD. Edwards. Produk ERP dari JD. Edwards lebih mengedepankan aspek keluwesan
(flexibility) dan keterbukaan (interoperability) antar modul aplikasi software di dalamnya.
Jika menerapkan solusi ERP dari SAP, klien harus menggunakan modul-modul
terstruktur yang dikembangkan secara internal dari vendor tersebut. Sedangkan JD.
Edwards mendukung dan mengakomodasi sistem yang mengintegrasikan berbagai
modul-modul dari vendor berbeda yang diinginkan oleh pelanggannya. Hal ini tentunya
sangat menguntungkan bagi para pelanggan yang ingin mengintegrasikan sistem yang
sudah berjalan baik (running well) ke dalam sistem ERP dari JD. Edwards baik dari sisi
waktu dan biaya. Sistem yang diterapkan oleh JD. Edwards menggunakan arsitektur yang
terpusat namun dalam pengolahan datanya terdistribusi serta didukung layanan fungsi
penjelajah yang mengakses berbagai aplikasi software sistem informasi yang terintegrasi
dalam jaringan komunikasi data elektronik perusahaan klien. Selain itu dengan
filosofi platform terbuka, produk ERP dari JD. Edwards mampu berjalan di hampir setiap
jenis platform perangkat keras dan perangkat lunak yang ada. Filosofi platform terbuka
dan karakteristik sistem terbuka antar modul aplikasi ini menjadi keunggulan dari produk
ERP yang dikembangkan oleh JD. Edwards. Filosofi dan karakteristik tersebut menjadi
solusi bagi perusahaan-perusahaan yang masih berkembang. selama ini mayoritas produk
ERP dari berbagai vendor hanya menyediakan kemudahan dalam instalasi, konfigurasi
dan penyesuaian (customizing) di awal implementasi. Seandainya terjadi perubahan di
perusahaan yang berdampak harus diubahnya sistem ERP yang ada maka sering terjadi
kesulitan yang cukup tinggi dalam mengubahnya. Bahkan di beberapa kasus, hal tersebut
5
menyebabkan harus dilakukan pembangunan ulang atas sistem ERP yang sudah ada.
Maka produk ERP dari JD. Edwards ini sangat cocok bagi perusahaan-perusahaan yang
masih berkembang dan sebelumnya sudah banyak mengembangkan berbagai
aplikasi software bagi sistem informasi manajemennya. Berbicara mengenai masalah
keluwesan dan modularitas yang diusung oleh produk ERP dari JD. Edwards maka
gambaran berikut mungkin dapat memberikan bayangan tentang keunggulan sistem
tersebut.
Dari sisi antar muka pengguna (user interface) saja, para pengguna dapat melakukan
pengaturan tata-letak (layout) hingga detil warna dari tampilan aplikasinya. Bahkan
dengan kemudahan fungsionalnya, para manajer bisnis yang mungkin literasi teknisnya
di bidang teknologi informasi masih minim, dapat mengakses langsung konfigurasi
sistem ERP-nya. Dengan demikian hal tersebut akan mendorong terbentuknya rasa
memiliki yang dalam atas sistem ERP yang ada di setiap penggunanya. Hal ini
disebabkan mereka dapat dengan mudah mengatur konfigurasi sistemnya sesuai dengan
kebutuhan dan seleranya tanpa harus menunggu tim pendukung teknis melakukannya
untuk mereka.
Sedangkan dari sisi modularitas sebenarnya hampir sama dengan produk-produk ERP
dari vendor lainnya. Yaitu adanya pilihan untuk menggunakan modul-modul tertentu saja
yang memang diperlukan oleh klien. Keunggulan modularitas tersebut terlihat saat masa
implementasi hingga running-well. Selama masa implementasi, klien diminta untuk
menggunakan Industry Pratice Modules (IMP) yang dikembangkan oleh JD. Edwards.
Hal ini tentunya sangat menghemat waktu dan biaya karena lebih mudah bagi para
pengguna memberikan masukan kepada vendor tentang aplikasi software yang mereka
inginkan berdasarkan interaksinya dengan IMP. Masukan-masukan tersebut kemudian
dieksekusi dengan memodifikasi modul-modul yang ada dalamIMP hingga tercapainya
praktek terbaik yang diinginkan oleh pelanggan dari sistem ERP yang dibangun.
3. Oracle. Oracle adalah aplikasi database yang pertama kali mengadopsi SQL (structure
query language) yang menjadi standar bahasa bagi berbagai DBMS (data base
management system) modern. Saat ini Oracle yang didirikan pada tahun 1977 tersebut
sudah mengembangkan banyak sekali alat pengembangan aplikasi (applicaton
development tools) yang handal dan fungsional selain aplikasi DBMS-nya. Berbekal hal-
6
hal tersebut maka Oracle menawarkan berbagai produk dalam bentuk suite package ERP
yang didukung dengan layanan konsultansi, pendidikan dan dukungan sistem di hampir
setiap negara di dunia. Keunggulan utama dari produk ERP hasil
pengembangan Oracle adalah fokusnya pada solusi e-business terdepan. Dengan
kemudahan pengelolaannya yang berbasis internet maka Oracle melampui banyak vendor
produk ERP standar yang masih berbasis client-server.
4. PeopleSoft. Sama seperti JD. Edwards, PeopleSoft mengembangkan aplikasi ERP-nya
dengan konsep arsitektur terbuka. Dengan konsep arsitektur terbuka ini memungkinkan
para kliennya membangun sistem ERP yang dapat secara mudah terintegrasi dengan
sistem-sistem internal yang sudah dibangun sebelumnya. Produk-produk suite aplikasi
ERP dari PeopleSoft yang dikembangkan secara modular dan menerapkan platform yang
umum digunakan menyebabkan proses implementasi menjadi lebih cepat. Namun yang
menjadi nilai lebih dari produk ERP yang dikembangkan oleh PeopleSoft adalah adanya
modul perencanaan dan penjadualan yang terintegrasi di dalamnya.
Dimana PeopleSoft adalah vendor ERP pertama yang melakukan integrasi modul
perencanaan dan penjadualan di muka tersebut dibandingkan kompetitor lainnya.
5. Baan. Baan adalah vendor spesialis solusi ERP yang sudah beroperasi lebih di 80 negara
dan salah satu pemimpin produk terkemuka di Eropa. Produk ERP
dari Baan dikembangkan dengan konsep arsitektur terbuka yang tentu saja menyebabkan
para kliennya dapat melakukan konfigurasi berbagai aplikasi supaya dapat beroperasi
bersama dengan sistem internal yang sudah ada. Keunggulan dari produk ERP-nya
adalah best application class, evergreen delivery dan maintenance and workflow
modelling module. Best application class adalah metode yang dikembangkan
oleh Baan dimana produk ERP adalah hasil rakitan dari berbagai komponen terbaik di
kelasnya. Komponen aplikasi terbaik di kelasnya tersebut dijamin dengan dukungan
diterbitkannya versi terbarunya secara berkelanjutan. Para pengguna jasa dapat memilih
solusi aplikasi software canggih milik Baan yang didukung oleh ratusan mitra
pengembang teknologi yang bekerja sama dengannya. Sehingga para klien dapat secara
efektif melakukan penyesuaian fungsi ERP lembaganya dengan memilih solusi-solusi
terbaik dari ratusan vendor pendukung sehingga dapat cocok dengan business roles yang
ada. Konsep evergreen delivery memberikan dampak tersedianya berbagai komponen
aplikasi canggih baru secara berkelanjutan hasil kesepakatan kerja sama
7
antara Baan dengan para mitra pengembang teknologinya. Sedangkan dari sisi keunikan
produk, Baan memiliki dua modul khusus industri yaitu Baan DEMse dan Baan
Maintenance. Kedua modul khusus tersebut tentunya menyebabkan Baan dapat melayani
kebutuhan tertentu bagi para pelanggannya. Dimana Baan Maintenance adalah modul
khusus bagi industri dirgantara dan Baan DEMse adalah modul khusus yang dapat
melakukan pemodelan secara grafis untuk memberikan gambaran pengendalian bisnis.
Vendor yang menyediakan paket ERP di Indonesia antara lain adalah IFS, PT Krakatau
Information Technology, PT Abas Information System, PT Aksesa Sistimindo Pratama, PT
Mincom Indoservices, Global Business Solution, dan lain sebagainya
8
4. Organisasi memperoleh pengendalian akses yang lebih baik. ERP dapat
mengonsolidasikan berbagai perizinan dan model keamanan ke dalam struktur akses data
tunggal.
5. Prosedur dan laporan yang telah distandarisasi antarunit bisnis. Standarisasi ini
khususnya dapat bernilai dengan merger dan akuisisi karena sistem ERP dapat
menggantikan sistem yang berbeda dengan sistem tunggal dan bersatu.
6. Pelayanan yang meningkat karena karyawan dapat dengan cepat mengakses pesanan,
persediaan yang tersedia, mengirimkan informs, dan detail transaksi pelanggan
sebelumnya.
Kerugian dalam Penerapan Sistem ERP
1. Biaya perangkat keras ERP, perangkat lunak, dan biaya konsultasi yang lumayan mahal.
2. Jumlah waktu yang diperlukan dalam memilih dan mengimplementasikan sistem ERP.
3. Perubahan proses bisnis mengakibatkan adaptasi baru terhadap sistem ERP yang telah
ada.
4. Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang
telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan
kompetitif
5. ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis
tertentu dalam beberapa organisasi
6. Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan
7. Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan.
Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat
pembobolan sistem keamanan
Oleh karena sistem ERP sangat kompleks dan mahal, memilih satu bukanlah pekerjaan
mudah. Perusahaan harus memastikan bahwa sistem ERP yang dipilih cocok atau sesuai
dengan desain industri perusahaan.
10
Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun
sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak membagi
tanggung jawab.
Percobaan-percobaan teknologi.
Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan
merubah data biasanya diremehkan.
Rendahnya keterlibatan Eksekutif.
Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi
yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.
Meremehkan sumber daya.
Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan training user,
pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan.
Evaluasi software yang tidak mencukupi.
Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai
mereka sepakat untuk membeli.
Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan, antara lain:
Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan
yang terjadi dalam implementasi ERP.
Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi
untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut & melibatkan
eksekutif dalam menyelesaikan project yang sedang dijalankan.
Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP. Merencanakan
pembentukkan / pengembangan project harus dengan perencanaan yang matang.
12
Dimana, Secara umum biaya implementasi bervariasi, sebagai berikut:
Skala SME (Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000 – US$ 700.000
Skala Medium berkisar dari US$ 700.000 – US$ 3 juta
Skala besar lebih dari US$ 3 juta
Perusahaan Pengguna Enterprise Resource Planning (ERP)
Gambar dibawah ini merupakan beberapa perusahaan yang menerapkan sistem ERP.
13
D. Perencanaan dan Keputusan Implementasi ERP
Sistem ERP tidak dapat dilepaskan dari aspek “bestpractices”. ERP berperan sebagai
teknologi untuk menjembatani keterkaitan antara teknologi informasi dan bisnis. Diperlukan
perencanaan dan pengambilan keputusanyang tepat dan cermat. Sebagai sebuah paket
software, implementasi ERP mengacu pada tahapan implementasi software. Aspek yang
dikaji dalam setiap tahap meliputi aspek organisasi, teknis, manusia dan informasi.
Mekanisme Pengambilan Keputusan
a. Identifikasi dan Perumusan masalah
b. Koleksi informasi
c. Mendefinisikan alternatif
d. Evaluasi dan perbandingan alternatif
e. Memilih salah satu solusi
f. Implementasi solusi yang sudah dipilih
g. Mengevaluasi implementasi solusi, denganmembandingkan dengan masalah yang sudah
diselesaikan
14
Metode Pengembangan Sistem ERP
a. Membangun Sendiri (In house)
- Paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan
- Sulit, mahal, lama
b. Membangun sendiri dengan tambahan dari vendor
- Menggabungkan manfaat komersial dengan kebutuhanperusahaan
- Sulit, mahal, lama
c. Best-of-breed (kombinasi dari berbagai tawaran vendor)
- Secara teoritis akan menghasilkan sistem yang terbaik
- Sulit menggabungkan antarmodul, lama, berpotensi tidak efisien
d. Modifikasi sistem dari vendor
- Menjaga fleksibilitas dan memanfaatkan pengalaman vendor
- Biasanya sangat lama
e. Memilih modul-modul tertentu dari vendor
- Resiko lebih rendah, relatif cepat dan lebih murah
- Jika akan dikembangkan pada masa mendatang, akanmenyebabkan waktu
implementasi lebih lama dan biayanya menjadi sangat mahal
f. Menerapkan sistem vendor dengan lengkap
- Cepat, lebih murah dan efisien
- Tidak fleksibel
g. Application service provider
- Resiko lebih rendah, lebih murah, lebih cepat, sistem relative tidak banyak berubah
- Tergantung pada perusahaan penyedia jasa, tidak ada kendali,biaya dapat meningkat
diluar perkiraan
Aspek Evaluasi
a. Modul
- Memilih modul yang tersedia
- Membuat sendiri modul
- Perlu ditemukan titik temu antara modul dengan organisasi
b. Fleksibilitas
- Kemungkinan pengembangan
- Fokus pada satu sistem atau alternatif sistem
c. Metode Implementasi
- Pencarian solusi yang ideal dari beberapa alternatif
Kriteria Evaluasi
a. Functional Fit
b. Flexibility
- Kustomisasi
- Upgrade
- Internasionalisasi
- Kemudahan Penggunaan
- Arsitektur
- Skalabilitas
- Keamanan
- Antarmuka
15
- Kebebasan Sistem operasi
- Database independence
- Bahasa Pemrograman
c. Dukungan (Support)
- Infrastruktur
- Pelatihan
- Dokumentasi
d. Kontinuitas
e. Partisipasi dan Ukuran Komunitas
- Struktur proyek
- Aktivitas komunitas
- Transparansi
- Frekuensi update
- Efek lock-in
f. Kematangan (maturity)
- Status pengembangan
- Situs referensi
16
Daftar Pustaka
McLeod,Jr. Raymond dan Schell, George. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Edisi ke 8
Jakarta: PT Indeks
http://widyatnurcahyo.wordpress.com/2011/05/17/tantangan-implementasi-erp/.
Leon, A., 2005 “Enterprise Resources Planning” McGraw-Hill Publishing Company Limited,
New Delhi.
Rashid, M. A., L. Hossain and A. University of Sydney 2002. ‘The Evolution of ERP Systems: A
Historical.
Wawan, Falahah (2007), Enterpise Resource Planning: Menyelaraskan Teknologi Informasi
dengan Strategi Bisnis, Informatika, Bandung.
Xue, Y., et al., 2005 “ERP Implementation Failure in China Case Studies with Implications for
ERP Vendors”, International Journal Production Economics.
Yusuf, Y., at al, 2006 “Implementation of Enterprise Resources Planning in China”, International
Journal Production Economics.
https://anisahsh.wordpress.com/2015/08/22/penjelasan-erp-enterprise-resource-planning/
17