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ELECTRONICO
CUENTAS POR
COBRAR
Starsoft
SISTEMA GOLD EDITION 2011
STARSOFT
Calle Tiahuanaco 146 - Urb. Maranga -
San Miguel - Lima
451-9770 / 452-2993
INDICE
INDICE .................................................................................................................................................. 1
A. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................... 4
B. INGRESO DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA ................................................................................ 5
1. BASE DE DATOS .............................................................................................................................. 6
1.1 CLIENTES.............................................................................................................................6
Datos Generales ................................................................................................................................... 7
Catálogo de Clientes .......................................................................................................................... 10
AVALES ............................................................................................................................................... 10
1.2 VENDEDORES..................................................................................................................... 11
ACTUALIZA DATOS GENERALES DE LOS VENDEDORES ...................................................................... 11
1.3 CONCEPTOS DE COBRANZA ................................................................................................ 12
1.4 PARAMETROS DE ASIENTO ................................................................................................. 14
1.5 TABLAS DE AYUDA ............................................................................................................ 14
FORMA DE PAGO ............................................................................................................................... 16
ZONA DE VENTA ................................................................................................................................. 17
GIRO DEL CLIENTE .............................................................................................................................. 18
BANCOS .............................................................................................................................................. 19
TIPO DE CAMBIO ................................................................................................................................ 21
TERRITORIO ........................................................................................................................................ 22
SEGMENTO......................................................................................................................................... 24
TIPO DE DOCUMENTO ....................................................................................................................... 25
SITUACION DE LETRAS ....................................................................................................................... 27
SITUACION DE FACTURAS .................................................................................................................. 27
CONCEPTOS GENERALES .................................................................................................................... 27
1.6 CHEQUES .......................................................................................................................... 29
2. COBRANZAS .................................................................................................................................. 29
2.1 LIQUIDACION DE COBRANZA .............................................................................................. 29
2.2 CONSULTA DE DOCUMENTOS ............................................................................................. 33
3. LETRAS / FACTORING ................................................................................................................... 33
3.1 CANJE POR LETRAS ............................................................................................................ 33
3.2 MANTENIMIENTO DE CANJES ............................................................................................. 34
3.3 DATOS BANCARIOS ............................................................................................................ 35
3.4 MANTENIMIENTO DE FACTORING ...................................................................................... 36
4. PROCESO ....................................................................................................................................... 37
4.1 MANEJO DE CARTERA DE CLIENTES ..................................................................................... 37
4.2 RECALCULO DE SALDO DE CLIENTES .................................................................................... 40
4.3 RECALCULAR TOTALES DE PLANILLAS .................................................................................. 40
4.4 APERTURA DE PLANILLA DE COBRANZA .............................................................................. 40
4.5 GENERACION DE ASIENTOS CONTABLES ............................................................................. 41
4.5.1. ASIENTO DE PLANILLA DE COBRANZA ...................................................................................... 41
4.5.2. ASIENTO DE CANJE ................................................................................................................... 41
4.5.3. REGULARIZACION DE SALDOS .................................................................................................. 42
5. REPORTES / CONSULTAS .............................................................................................................. 42
5.1 CONSULTAS DE CARTERA ................................................................................................... 42
PENDIENTES POR CLIENTE ................................................................................................................. 42
A.1. FINALIDAD
1. BASE DE DATOS
Esta opción del menú principal sirve para actualizar la Base de Datos requeridos para
efectuar el proceso de Cuentas por Cobrar. Se cuenta con los siguientes sub. menus:
1.1 CLIENTES
En este sub. Menú se registran todos los datos de los clientes. Cada cliente es
identificado mediante un código que es asignado por única vez al momento de crear el
cliente, este código no puede ser modificado ni reasignado por otro ítem.
Datos Generales
Es importante indicar que antes de registrar los datos de los clientes se tiene que haber
completado el registro de las tablas de ayuda, ya que el registro de clientes requiere
datos de estas tablas; como distrito, giro del cliente, banco, etc.
Para simplificar el registro de datos siempre se cuenta con ayudas en línea – HELP.
Presionando la tecla F1 observaremos la lista de variables para rellenar los campos de
datos, éstos se toman de las tablas de ayuda correspondientes, por este motivo antes
de registrar los datos es importante verificar que las tablas de ayuda estén completas
con los datos requeridos.
Durante la Actualización de Datos Generales es posible crear clientes nuevos, modificar
los datos de los clientes ya existentes (excepto el código), eliminar a los clientes, en
cuyo criterio de la empresa ya no tendrán más movimiento. Para cualquiera de estas
opciones se cuenta con los siguientes campos:
Banco : Registra el banco por tipo de moneda con que trabaja el cliente.
Nota.- Así mismo podemos reg istrar una ficha técnica de los clientes que requieran
una descripción más detallada de sus pedidos, su forma de pago, referencias
comerciales, etc. Para ello necesitamos ingresar a la opción Ficha.
Catálogo de Clientes
AVALES
Son los datos de una persona que va a garantizar al cliente el pago de sus letras.
En este sub. menú se registra todos los datos de los vendedores. Cada vendedor es
identificado mediante un código que es asignado por única vez al momento de crearlo,
este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro ítem.
En este menú se encuentran los conceptos de cobranza aplicables a la cuenta del cliente,
mediante los cuales se pagará parcialmente o totalmente una deuda.
Consiste en asignarle una cuenta contable en soles o en dólares de acuerdo a cada plan
de cuenta nacional.
Mediante estas tablas elaboramos la Base de Datos, para obtener la ayuda requerida
por el usuario en la creación de la Base de Datos de clientes, vendedores, etc; así como
DISTRITO
Es la base de datos donde se registran todos los datos de los distritos que se
especificarán en los datos de los clientes. Cada distrito es identificado mediante un
código, que es asignado por única vez al momento de registrar el distrito, éste código
no puede ser modificado, ni reasignado para otro distrito.
cualquier dato requerido de los distritos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta
FORMA DE PAGO
Es la base de datos donde se registran todos los datos de las formas de pago que se
especificarán en los documentos de ventas. Cada forma de pago es identificada
mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar la forma
de pago, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro ítem.
Nro. Días : Registra el No. De días con que serán cancelados los documentos.
ZONA DE VENTA
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a las zonas de venta
que manejarán los vendedores. Cada zona de venta es identificada mediante un código,
que es asignado por única vez al momento de registrar la zona de venta, este código
no puede ser modificado, ni reasignado para otra zona de venta.
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes al giro del cliente que
se ingresará al registrar los datos del cliente. Cada giro del cliente es identificado
mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrarlo, este
código no puede ser modificado, ni reasignado para otro ítem.
Durante la actualización de datos generales es posible ingresar nuevos giros del cliente,
modificar los datos de los giros del cliente ya existentes (excepto el código), o consultar
cualquier dato requerido de ellos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la
siguiente información:
BANCOS
TIPO DE CAMBIO
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a los tipos de cambio
que se ingresará para el proceso. Para buscar los tipos de cambio anteriores se cuenta
con un buscador ordenado por meses. Es importante tener en cuenta que el tipo de
cambio será ingresado sólo en el caso que el departamento de Contabilidad no lo haya
registrado en su sistema previamente.
TERRITORIO
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a los territorios que
trabajará la empresa. Cada territorio es identificado mediante un código, que es
asignado por única vez al momento de registrar a dicho territorio, este código no puede
ser modificado ni reasignado para otro territorio.
RUTA
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a las rutas que
trabajará la empresa. Cada ruta es identificada mediante un código, que es asignado
por única vez al momento de registrar a dicha ruta, este código no puede ser modificado,
ni reasignado para otra ruta.
SEGMENTO
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a la segmentación que
trabajará la empresa. Cada segmento es identificado mediante un código, que es
asignado por única vez al momento de registrar a dicho segmento, este código no puede
ser modificado ni reasignado para otro segmento.
TIPO DE DOCUMENTO
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a los tipos de
documentos que trabajará la empresa. Cada tipo de documento es identificada mediante
un código, que es asignado por única vez al momento de registrar a dicho tipo de
documento, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro tipo de
documento.
Cod.
SITUACION DE LETRAS
En este menú encontramos todos los conceptos en los que se pueda ubicar a una letra,
y el tipo de moneda en que se encuentra ésta.
SITUACION DE FACTURAS
En este menú encontramos todas las situaciones en las que pueden estar
las facturas
CONCEPTOS GENERALES
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a conceptos generales
que trabajará la empresa. Cada concepto es identificado mediante un código, que es
asignado por única vez al momento de registrar a dicho concepto, este código no puede
ser modificado ni reasignado para otro concepto.
cambiar de estado a los cheques, los estados pueden ser cobrados, rebotados,
diferidos.
2. COBRANZAS
pendientes (FT, BV, LT, NC, ND), éstas cancelaciones estarán incluidas en planillas
El cuadro siguiente muestra una relación de las planillas de cobranzas que contienen las
3. LETRAS / FACTORING
En este menú se realiza el proceso de canje por letras y la actualización de la situación
de las letras, de todo documento pendiente del cliente a la empresa.
Datos bancarios nos muestra una lista de letras que desde mantenimiento de letras
cambiamos el estado de letra a letra enviada al banco, seleccionamos un número que
seguidamente aparecerá en datos bancarios.
En este menú se generan los asientos contables generados por las liquidaciones de
cobranzas.
Se genera el asiento contable de la planilla de cobranza; para ello se deben llenar los
casilleros que se encuentran en el siguiente recuadro:
Estai opción permite regularizar las facturas que tienen como saldos centimos en el
monto de cobranza.
5. REPORTES / CONSULTAS
En este menú se puede se puede hacer las consultas de las letras que la empresa tiene
en cartera, pendientes por cliente, por vencimiento, por cuenta bancaria y el total de la
relación de canjes.
En esta pantalla podemos consultar la relación de las letras que han sido ingresadas a
cartera de la empresa, la consulta puede ser realizada por: Pendientes por cliente y
estado de cuenta por cliente.
La consulta será realizada por cliente, ingresando el código del cliente del cual se desea
la consulta. El cuadro mostrado será el siguiente:
Se obtiene una relación del estado total de cuentas pendientes por cliente a la empresa.
El cuadro contiene los siguientes datos:
Se obtiene una relación del estado total de cuentas pendientes por cliente a la empresa
hasta la fecha indicada.
Permite ver todas las cuentas de letras depositadas si están pagadas o no.
En este sub. Menú se encuentran los listados de todos los documentos pendientes de
cancelación de los clientes a la empresa.
En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por vendedor y tipo de documento
para ello se ingresará el código del documento inicial y el código del documento final, o
se procederá a marcar el recuadro de todos los documentos; marcar el rango de fechas
y los códigos de los vendedores requeridos.
En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por vendedor y cliente, para ello
se ingresará el código del vendedor inicial y el código del vendedor final sobre los cuales
se desea la información.
En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por zona, para ello se ingresará el
código de la zona inicial y el código de la zona final sobre los cuales se desea la
información.
En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por zona y cliente, para ello se
ingresará el código de la zona inicial y el código de la zona final luego se ingresará el
código del cliente inicial y el código del cliente final sobre los cuales se desea la
información.
En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por documento, para ello se
ingresará el código del documento buscado o todos los documentos luego se ingresará
un intervalo de la fecha sobre los cuales se desea la información.
En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por documento y cliente, para ello
se ingresará el código del documento deseado luego se ingresará el código del cliente
inicial y el código del cliente final y finalmente se ingrasrá un intervalo de la fecha sobre
los cuales se desea la información.
En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por documento con fecha de
vencimiento, para ello se ingresará el código del documento inicial y el código del
documento final y finalmente un intervalo de fecha de vencimiento sobre los cuales se
desea la información.
En esta base de datos nos mostrará un resumen por documento y por cliente.
POR DOCUMENTO
En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por documento de los clientes, para
ello se ingresará el tipo de cambio, un intervalo de fecha de vencimiento sobre los cuales
se desea la información.
POR CLIENTE
Se encontrará los reportes correspondientes a los pagos realizados por los clientes a la
empresa.
Se encuentra el reporte de todos los documentos cancelados, cuyo orden puede ser por
cliente o por cobrador.
LIQUIDACION DE COBRANZAS
En esta pantalla se puede consultar la relación del total de letras por cobrar que han
sido emitadas por la empresa independientemente del lugar donde se ubiquen o de la
fecha de vencimiento. La consulta puede ser realizada po: Letras por vencimiento,
Letras pendientes por cuenta bancaria y la relación de canjes.
La consulta a realizar estará ordenada por fecha de vencimiento de las letras , desde la
más antigua, para ello se debe ingresar las fechas desde las cuales se quiere emitir el
reporte.
REGISTRO DE LETRAS
CANJES
CHEQUES DIFERIDOS
CHEQUES REBOTADOS
6. ANALISIS
Se encontrará la proyección de cobranza prevista por la empresa que tendrá que realizar
el vendedor por cada cliente, esta proyección incluye las deudas pendientes por el
cliente por periodo de vencimiento. El reporte a obtener será el siguiente:
Se encontrará la proyección de cobranza prevista por la empresa que tendrá que realizar
el vendedor, pero a diferencia del reporte anterior, éste contiene el total de las cuentas
proyectadas por ese periodo. El reporte será el siguiente:
7. CONFIGURACION
CREAR EMPRESA
Es una base de datos donde se registran todos los datos de las empresas que tendrán
acceso al uso de este sistema. Cada empresa es identificada mediante un código que
asignado por única vez por el administrador, al momento de crear a la empresa, este
código no puede ser modificado, ni reasignado para otra empresa.
Al ingresar a la opción Datos se marcará todas aquellas opciones que serán manejadas
por dicha empresa. La pantalla será la siguiente:
Es la base de datos donde se registran a los usuarios que tendrán acceso al uso del
sistema. Cada usuario es identificado mediante un código asignado por única vez al
momento de crear al usuario, este código no puede ser modificado, ni reasignado para
otro usuario.
CREAR ADMINISTRADOR
Es la base de datos donde se registran todos los datos de los documentos que serán
emitidos por el sistema. Cada documento es identificado mediante un código que
asignado por única vez por el administrador, al momento de crear la empresa, este
código no puede ser modificado, ni reasignado para otra empresa.
8. HERRAMIENTAS
Este proceso actualizará todas las cuentas contables de cada documento en cartera, con
las definidas en los parámetros de asiento.