Test Drive - Guia Rápido para Conhecer os

Recursos Básicos do Finance

Apresentamos a seguir o Test Drive com alguns exemplos dos recursos disponíveis que permitem uma ampla
visualização do que o Finance tem para oferecer:

Iniciando o Finance

Para iniciar o Finance clique no ícone criado pelo programa de instalação em sua área de trabalho.

Utilize a opção de menu “Arquivo” sub-menu “Abrir” ou clique no botão “Abrir” na barra de ferramentas.
Selecione o diretório onde foi instalado o programa (normalmente: c:\Finance) e selecione o arquivo
JURI2004.FIN. Ao ser questionado sobre o usuário e senha de acesso informe “paiva” como usuário e
mantenha a senha em branco, pressionando em seguida a tecla “OK”.

Menu Cadastro

Através do menu “Cadastros” você tem acesso às funções de “Contas Correntes”, “Contas a Receber” (ou
utilize o botão “Receber” na barra de ferramentas), “Contas a Pagar” (ou botão “Pagar” na barra de
ferramentas), “Plano de Contas”, “Centros de Custos”.
Testando o Plano de Contas
No menu “Cadastro”, selecione o sub-menu “Plano de Contas” para visualizar, modificar e acrescentar itens
de despesas e receitas de seu negócio. O Plano de Contas, que é totalmente configurável pelo usuário,
permite as importantes análises disponíveis no software.

Nesta tela pode-se cadastrar as receitas e despesas, em formato de árvore, com níveis e sub-níveis. Vamos
testar este recurso, inserindo os sub-itens “Água potável” e “Água mineral”, conforme figura abaixo.

Clique na palavra “Água” (ficará marcado em azul) e clique no botão “Inserir...”. Na nova janela, digite em
“Nome da Conta” o item de despesa “Água mineral” e pressione o botão “OK”. Repita esta operação para o
ítem de despesa ‘Água potável”.

Para remover despesas e receitas, deve-se clicar no item a ser removido e posteriormente no botão
“Remover” indicado na parte inferior da tela.

Testando Centros de Custos

Além de classificar uma transação pelo Plano de Contas, com o Finance é possível ainda classificar o item de
receita ou despesa pelo Centro de Custo. Com o centro de custo é possível fazer a análise de resultados por
setor ou unidade de negócio. Exemplos de classificação por centro de custo são:

- Uma empresa com várias lojas: Loja A e Loja B

- Uma empresa com várias obras: Obra A e Obra B
- Uma empresa que precisa avaliar resultados de setores específicos: Setor A e Setor B

A criação de itens de Centro Custo é feita da mesma forma que foi demonstrado para o Plano de Contas. Na
figura abaixo pode ser observado a criação de dois sub-Centros de Custos no arquivo exemplo: Centro de
Custo 1A e Centro de Custo 1B.
Testando Contas Correntes

No menu “Cadastro”, selecione o sub-menu “Contas Correntes”, para visualizar, o que chamamos de janela
resumo, aonde são listadas todas as suas contas, sejam elas correntes, conta caixa e contas de cartão de
crédito.

Nesta tela podemos utilizar os botões:

 Lançamentos...: para visualizar as transações efetuadas naquela conta. Outra opção seria dar um duplo
clique sobre a conta que desejamos visualizar.
 Nova...: para criar uma nova conta. Deve-se informar os seguintes dados: Tipo de Conta, Moeda, Nome
da Conta, Banco, Agência, Conta, Data Abertura, Limite e Juros de Cheque Especial, se for o caso. As
informações contidas nas demais seções Dados da Agência, Dimensões do Cheque e Boleta e Home e
Internet Banking são opcionais e podem ser preenchidas posteriormente.
 Editar...: para editar uma conta pré-existente.
 Imprimir: para imprimir os dados da janela resumo. Caso queira imprimir os saldos em uma determinada
data utilize o campo “Saldos Até:”.
 Reconciliação: para reconciliar sua conta corrente com o arquivo de extrato, de cobrança e ainda
receber dados obtido através de seu Internet ou Home Banking. As opções disponíveis são: Reconciliar
extrato conta corrente, Reconciliar extrato cobrança, Conectar, Associar Fundos e Verificar
chegada de arquivos OFX/OFC. (Consulte sobre bancos cadastrados)

Para visualizar as transações ou fazer novos lançamentos nas contas deve-se dar um duplo clique sobre a
mesma ou selecioná-la e clicar em “Lançamentos...”.

Veja, por exemplo, os lançamentos da conta corrente do Banco Internacional:

Nesta tela, podemos visualizar as transações convertidas em outra moeda ou indicador, utilizando por
exemplo o dólar (Botão “Converter”) e também gerar um gráfico com a evolução dos saldos.

Observa-se que todos os lançamentos estão classificados por tipo (item do Plano de Contas) e Centros de
Custos. Isso é importante para que você possa aproveitar os recursos de análise disponíveis no Finance.

Para fechar a janela pressione o botão “Sair”. Em seguida feche a janela resumo de contas pressionando o
botão “Sair”.
Contas a Receber

Para acessar o “Contas a Receber”, clique em menu “Cadastros”, sub-menu “Contas a Receber” ou clique no
botão “Receber” na barra de ferramentas. Além dos botões Remover, Converter, Gráfico e Plano de Contas
tem-se:

 Periódicos...: permite efetuar lançamentos com as seguintes periodicidades: diários, semanais,

quinzenais, mensais, bimestrais, trimestrais, semestrais ou anuais.
 Boleta...: para acessar a janela de impressão de Boletas.
 Transação: para calcular juros de recebimento em atraso, colocar em desconto, fazer uma divisão
ou rateio, transferir transação para conta em cobrança, gerar boleta e transferir para remessa.
 Receber...: selecione inicialmente a transação a ser creditada, pressione este botão e informe a
conta corrente na qual o lançamento será creditado.

Inicialmente vamos receber, se houver, todas as transações pendentes existentes em “Contas a Receber”,
utilizando o botão “Receber” e selecionando um dos bancos que estiverem disponíveis. Após estes
recebimentos, a tela estará vazia. Em seguida, vamos fazer um lançamento, preenchendo:

- Data : data de hoje + 10 dias (nas telas abaixo, utilizamos 15/11/2003)

- Descrição : Empresa Cliente A
- Crédito : 1.000,00
- Tipo : Vendas
- Centro de Custo : Centro de Custo 1
- Vencimento : data de hoje + 10 dias (nas telas abaixo, utilizamos 15/11/2003)

Note que a primeira data, que é a data prevista para a transação é igual a data do vencimento, ou seja
esperamos que o nossa Empresa Cliente A nos pague no dia do vencimento. Caso necessário poderemos
reprogramar a primeira data.

Clicar na linha de baixo ou apertar a seta para baixo, para introduzir o lançamento, e sua tela ficará
semelhante à figura abaixo. Para fechar esta tela clique no botão “Sair” no canto inferior direito.
Contas a Pagar

Para acessar o “Contas a Pagar”, clique em menu “Cadastros”, sub-menu “Contas a Pagar” ou clique no botão
“Pagar” na barra de ferramentas. Além dos botões Remover, Converter, Gráfico e Plano de Contas tem-se:

 Periódicos...: permite efetuar lançamentos com as seguintes periodicidades: diários, semanais,

quinzenais, mensais, bimestrais, trimestrais, semestrais ou anuais.
 Cheques...: para acessar a janela de preenchimento de Cheques. Pode-se escolher a cidade o tipo
de impressão: Folha de Cheque Avulsa ou Folha Solta e ainda selecionar o banco a ser utilizado.
 Pagar...: selecione a transação a ser paga, pressione este botão e informe a conta corrente para a
qual o lançamento será transferido. Ao se pagar uma conta cria-se automaticamente um cheque com
os dados fornecidos, sendo que o mesmo poderá ser impresso ou apagado posteriormente.
 Divisão…: permite fazer a divisão ou rateio de uma transação.

Inicialmente vamos pagar, se houver, todas as transações pendentes existentes em “Contas a Pagar”,
utilizando o botão “Pagar” e selecionando um dos bancos que estiverem disponíveis. Após estes pagamentos,
a tela estará vazia. Em seguida, vamos fazer um lançamento, preenchendo:

- Data : data de hoje + 15 dias (nas telas abaixo, utilizamos 15/11/2003)

- Descrição : Fornecedor A
- Crédito : 500,00
- Tipo : Tel. Celular
- Centro de Custo : Produto A
- Vencimento : data de hoje + 15 dias (nas telas abaixo, utilizamos 15/11/2003)

Clicar na linha de baixo ou apertar a seta para baixo, para salvar o lançamento. Para fechar a janela utilize o
botão “Sair”.
Testando Fluxo de Caixa

O “Fluxo de Caixa” permite visualizar gráfico convencional (linear), em forma de planilha ou em um gráfico
tridimensional levando-se em conta as contas desejadas: correntes, contas a pagar, contas a receber e cartão
de crédito. Pode-se optar por quatro tipos de fluxo de caixa: Diário, Diário com Tipos (para visualizar receitas e
despesas classificadas pelo Plano de Contas), Mensal e Tridimensional.

Faremos um exemplo simplificado para fins ilustrativos. Chamar a opção de menu Analisar sub-menu Fluxo
de Caixa. Em seguida vamos selecionar todas as nossas “Contas a Pagar” e “Contas a Receber”, clicando
uma vez sobre a mesma (fica na cor azul) e pressione em seguida o botão “Selecionar”. Escolha o tipo de
gráfico “Fluxo Diário”, o período já é selecionado automaticamente como sendo uma semana antes da data
atual e três semanas depois da data atual, em seguida clique no botão “Atualizar”. Aparecerá um gráfico que
apresenta as transações lançadas anteriormente em “Contas a Pagar” e “Contas a Receber”, conforme figura
abaixo. Clique no botão “Planilha” para visualizar os dados desta forma.

Faremos agora uma simulação: se fizermos uma suposição em que as contas a receber não sejam quitadas,
o saldo final será negativo. Portanto precisarei de recursos para honrar minhas contas a pagar. Será que os
recursos das “Contas Correntes” irão suprir esta questão?

Clique na árvore de contas uma vez em “Contas a Receber” e, em seguida, no botão “Remover”. Clique em
“Atualizar” e verá um gráfico com um saldo negativo de R$ 500,00. O resultado está apresentado na figura
abaixo.
Agora vamos simular o fluxo de caixa considerando os recursos disponíveis nas contas correntes. Clique em
“Contas Correntes”, pressione “Selecionar” e em seguida “Atualizar”.

Os recursos das contas correntes foram suficientes para honrar todos nossos compromissos mesmo não
havendo recebimentos.

Faça os testes utilizando também os outros tipos de fluxo de caixa. O “Fluxo Diário com Tipos”, por exemplo,
oferece uma planilha com toda a distribuição de receitas e despesas diárias por tipo do Plano de
Contas.

Para fechar esta janela, clique no botão “Sair”.

Testando a Ferramenta de EIS (Enterprise Information System)

Faremos agora uma análise das receitas e despesas da empresa. Chamar a opção de menu “Analisar”, sub-
menu “Receitas e Despesas”. Clicar duas vezes na árvore sobre “Contas Correntes” para que se possa
visualizar todas as contas correntes, marcar o banco “Internacional”, clicando uma vez sobre ele e apertando
o botão “Selecionar”. Agora vamos selecionar na seção “Despesas” o item “Telefone”, clicando sobre ele e
apertando o botão “Selecionar”. Selecionar o Tipo de Gráfico “Barra Anual” e marque o período de 2002 a
2003. Apertar o botão “Atualizar”.

Neste ponto o Finance apresenta os dados referentes a todas as despesas com telefone nos anos de 2002 a
2003.

Em seguida vamos selecionar outro tipo de gráfico, “Barra Anual Convertida” e pressione o botão “Atualizar”.
Você será questionado sobre um indicador de comparação, selecione o “Dólar Comercial (Venda)” clicando
sobre ele e pressionando o botão “OK”. O gráfico que se apresenta mostra as despesas em dólar, com
telefone nos anos de 2002 a 2003.
Selecione agora o tipo de gráfico “Torta Anual Convertida” e mantenha o ano de 2002. Pressione o botão
“Atualizar” e você será novamente questionado sobre o indicador de comparação. Selecione o Dólar
Comercial (Venda) como anteriormente e o Finance 2004 lhe apresentará a distribuição mensal de gastos
com telefone no ano de 2002.

Para fechar esta janela, clique no botão “Sair”.

Testando a Análise de Plano de Contas

Faremos agora uma análise das receitas e despesas da empresa relacionadas aos tipos do Plano de Contas.
Chamar a opção de menu “Analisar”, sub-menu “Plano de Contas”. Selecione “Contas a Pagar” e “Contas a
Receber”, clicando uma vez na árvore e apertando o botão selecionar. Agora vamos selecionar na seção
“Despesas” a palavra “Despesa” para analisar todas as despesas no período. Na seção “Receitas”, selecionar
a palavra “Receita” na árvore, para visualizar todas as receitas. E na seção “C. Custo”, selecione o(s)
centro(s) de custos que deverão ser analisados (ex.: selecionar o termo “Centro de Custo”), seguindo o
mesmo procedimento já especificado. Selecione o período de 11/2003 a 12/2003. Apertar o botão “Atualizar”.
Veja a figura abaixo.

Para fechar esta janela, clique no botão “Sair”.

As demais ferramentas de análise poderão ser testadas de forma semelhante.