PEMERINTAH KABUPATENBARITO UTARA

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS LANJAS
Jl. YetroSinseng Mo. 67 M !r!Te"e#Tel$. % &'() * +(,7& E-!il /!re0$1-l!n2!s34!#oo.5o-

PANDUAN PEN ENDALIAN DOKUMEN KEBIJAKAN DAN SOP

BAB I DEFINISI

Dokumen yangdimaksuddalamproseduriniadalahsemuadokumen yang

terkaitdengansistemmanajemenmutu yang
digunakansebagaiacuandalamkegiatanpengendalianmutu.

1. engendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen!dokumen sistem
manajemen mutu yang mencakup pembuatan" distribusi" penggunaan" perubahan
dengan mengikuti ketentuan#metode yang diatur dalam prosedur ini.
$. Dokumen Dikendalikan
Dokumendengan status DI%ENDA&I%AN
adalahbah'adokumenacuankerjatersebut di!up!
date#diperbaruisecaraberkalasesuaiperubahan!perubahan yang
terjadiselamapemakaiannya.

(. Dokumen )idak Dikendalikan

Dokumendengan status )IDA% DI%ENDA&I%AN
adalahbah'adokumentersebutsejakditerbitkantidak di!up!
date#diperbaruidankarenanyatidakdiperuntukansebagaiacuankerja.

*. Dokumen )idak Berlaku

Dokumendengan status %ADA&+A,SA
artinyaadalahbah'adokumentersebutsudahtidakberlakulagidanselanjutnyadiperlaku
kansebagaiarsip.
-. edomanl utu
anual utuadalahdokumensistemmanajemenmutu yang memuatketentuan!
ketentuan # persyaratan!persyaratan # kebijakan!kebijakan yang digunakan sebagai
acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi.
/ rosedur %erja
rosedur %erja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur#mengkoordinasikan kegiatan#proses secara lintas 0ungsi agar dicapai
sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
. rogram endukung
rogram pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jad'al
kegiatan yang memuat rencana akti2itas untuk mendukung pelaksanaan
sistem manajemen mutu.
BAB II ,+AN3 &IN3%+

BAB III )A)A &A%SANA

(. PENETAPAN JENIS DOKUMEN

%epala uskesmas# ,# emegang rogram#%oordinator +nit#

enetapkanjenisdokumenterkendali" meliputi4

1.1 anual utu

1.$ rosedur%erja#S5

1. 1.* Formulir

+. PEMBUATAN DOKUMEN

,# 6akil

anajemenmenetapkansistematikapembuatandokumensebagaiberikut 4

rosedur %erja dan Instruksi %erja terdiri dari 4 engertian

)ujuan

%ebijakan

rosedur

Diagram Alir 7jika diperlukan8

+nit )erkait

,e0erensi

Dokumen terkait

9atatan re2isi# erubahan

,. PEN ESAHAN ISI DOKUMEN

Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan

dari %epala uskesmas

8. PEMBERIAN IDENTITAS DOKUMEN

Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas

dokumen yang berisi

:udul dokumen

Nomor kode dokumen

)erbitan7 duadigit 8
 ,e2isi7 duadigit 8

)anggalmulaiberlaku"

;alaman

enanggungja'ab7 disiapkan" diperiksa" disahkan 8

'. PENOMORAN DOKUMEN

Setelah disahkan" sekretariat IS5 memberi nomor dokumen yang terdiri dari *

bagian4 -.1 enomoran anual mutu" prosedur kerja dan instruksi kerja Bagian I

menunjukkan jenis dokumen

untuk manual mutu

% untukprosedurkerja

F5, untukFormulir yang digunakan

Bagian II

menunjukkan unit yang

membuatdokumenmenunjukkannomorurutpenerbitandokumen" dengan
( digit menunjukkantahunpenerbitandengan $ digit

9ontoh penomoran dokumen4 %# B 3#<<1# <

Artinya 4

%4 :enis dokumen rosedur %erja

B 34 B 3igi

<<1 nomor urut dokumen

< tahun $<<

-.$ enomoran 0ormulir

9ontoh 4 F5, #B 3# <<1# <

Form menunjukkan jenis dokumen

Artinya 4 :enis dokumen Formulir

B 3 4 B 3igi

<<1 nomor urut dokumen

< tahun $<<

6. PENERBITAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN

/.1 Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan
pengesahan dari %epala uskesmas
/.$ Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat IS5 dan , kepada
semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti enerimaan
Dokumen.

/.( /.( Sekretariat bertanggung ja'ab menyimpan dokumen sah memelihara Da0tar
Induk rosedur %erja" Instruksi %erja dan Formulir yang ada pada Bagian"Sub
Bag" Bidang atau Seksi

/ * /.* +ntuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap =)E,
%ENDA&I> dengan persetujuan ,.

7. RE9ISI DOKUMEN

Suatudokumendapatdire2isidengan tata cara4

emohon re2isi mengisi 0ormulir usulan re2isi kepada %epala uskesmas

ermintaan re2isi disetujui pejabat yang ber'enang

,e2isidicatatdalamrekamanhistorisperubahan pada tiapdokumen

: PENERBITAN ULAN DOKUMEN Suatu

dokumen dapat diterbitkan ulang jika4 )

erjadi perubahan sistem mutu

Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen

Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas

Bila terjadi penerbitan ulang" dokumen lama ditarik

). PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN

, menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan
menggunakan 0ormulir bukti penarikan dokumen

Salinan dokumen yang sudah ditarik" dimusnahkan dengan cara dibakar dan
dicatat dalam 0ormulir berita acara pemusnahan dokumen

Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap ? )A% )E,%ENDA&I@ "
dan disimpan , sebagai arsip

Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh ,.

(&. PENINJAUAN ULAN DOKUMEN

Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali

((. PEN ENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

%oordinator +nit# emegang program mengidenti0ikasi dan mengendalikan

distribusi dokumen eksternal dengan 0ormulir da0tar dokumen eksternal

Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan" , menarik dokumen

eksternal tersebut dan dicatat dalam 0ormulir da0tar dokumen eksternal

uara)e'eh" $<1
engetahui
%epala uskesmas&anjas

dr. S+, A ANDI NS

NI 1 /<$$1 $<</<*1 <<1