BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi

baik yang bersifat formal maupun informal, langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan
pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis (macam-macam
surat) dan pesan-pesan yang disampaikan secara lisan.

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian

tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah
pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan
pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.

Rumusan Masalah
1) Bagaimana proses penyusunan pesan bisnis ?
2) Bagaimana penentuan tujuan pesan bisnis ?
3) Bagaimana analisis penerimaan pesan ?
4) Bagaimana memilih saluran dan media yang tepat ?

Tujuan Penulisan
1) Mengetahui proses penyusunan pesan bisnis.
2) Mengetahui cara menentukan tujuan bisnis.
3) Mengetahui analisis penerimaan pesan.
4) Mengetahui saluran dan media yang tepat.

BAB II

PEMBAHASAN

1
2.1 PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami
memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses
penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap
sederhana, yaitu :
1. Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan
dikomunikasikan, yakni:
a. Penentuan tujuan
Penentuan tujuan dilakukan untuk memutuskan apakah informasi akan
disampaikan atau tidak, untuk menanggapi audience, untuk memfokuskan pada isi,
untuk menetapkan saluran dan media.
b. Analisis audiens
1) Mengembangkan Profil Audiens
2) Mengenali penerima primer
3) Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
4) Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
5) Memperkirakan reaki penerima
6) Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
7) Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens
c. Penentuan ide pokok
Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok
pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun
perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda.
Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan
pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.

1) Cara penetuan ide pokok. Adapun tiga cara penentuan ide pokok, yakni:
a) Brainstroming
Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan
pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok,
mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik
brainstorming yang dapat digunakan:
1. Storyteller’s Tour
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan.
Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi

2
 bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari
pesan dapat ditemukan dengan mudah.
2. Random List
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong.
Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam
kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting.
3. Conclusions, Findings, Recommendations (CPR) Worksheet
Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu
worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings),
kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan
diberikan.
4. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal
menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan
bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat
menjelaskan ide pokok presentasi.
5. Question and Answer Chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience

b) Petunjuk atasan
Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini
banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara
ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat
didesentralisasikan.

c). Kebiasaan
Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan.
Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan
digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya
untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja.
2) Pembatasan cakupan
Pembatasan cakupan menyangkut mengenai panjang maupun kedalaman
isi pesannya. Alasan dilakukannya pembatasan cakupan adalah untuk :
a) Membuat pesan yang umum menjadi pesan yang spesifik.
b) Keterbatasan manusia dalam penerimaan pesan.
3) Faktor-faktor yang mempengaruhi penerimaan pesan oleh audience, yakni:
a) Kemampuan audience untuk memahami pesan yang diinformasikan.
b) Pengetahuan audience tentang topik yang diinformasikan.

3
 c) Gangguan yang terjadi pada saat pengiriman pesan kepada audience.
d) Kredibilitas komunikatornya
e) Waktu
Adapun syarat-syarat penerimaan pesan, antara lain sebagai berikut :
a) Menggunakan kata-kata yang singkat.
b) Ide pokok dari pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia.
c) Ide pokok yang disampaikan harus mudah dipahami, dimengerti dan
diterima oleh audience.
d) Poin-poin yang penting jangan sampai terabaikan.

d). Pemilihan saluran dan media

1) Saluran dapat dibedakan menjadi dua, yakni:
a) Saluran Komunikasi Lisan
b) Saluran Komunikasi Tertulis
2) Media dapat dibedakab menjadi dua, yakni:
a) Media Saluran Konmunikasi Lisan
b) Media Saluran Komunikasi Tertulis

2. Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan
tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :
a. Mengorganisasikan pesan
1) Hal-hal yang menyebabkan pesan tidak terorganisasi dengan baik, antara lain :
a) Bertele-tele
b) Informasi yang penting terlupakan
c) Terdapat informasi yang tidak relevan
d) Ide-ide disajikan secara tidak logis.
2) Untuk pengorganisasian pesan yang baik, adalah sebagai berikut :
a) Ide-ide dikelompokkan dan disajikan secara logis (dibuat outlinenya)
b) Subjek dan tujuan jelas
c) Mencakup semua informasi yang penting
d) Relevansi informasi dengan subjek dan tujuan
3) Organisasi pesan bisnis yang baik, yaitu :
a) Urutan waktu
b) Urutan ruang
c) Urutan logis
4) Manfaat dari organisasi pesan yang baik, adalah :
a) Membantu audience memahami pesan
b) Membantu audience menerima pesan
c) Menghemat waktu bagi audience
d) Menyederhanakan tugas komunikator
e) Mempermudah tugas komunikator
5) Tahapan untuk membuat organisasi pesan yang baik, adalah sebagai berikut :
a) Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide
a) 1) Mulailah dengan membuat ide pokok

4
 a) 2) Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
a) 3) Ilustrasi dengan disertai bukti-bukti
b) Cara menentukan urutan dengan rencana organisasional
Untuk menentukan urutan penyampaian materi ada dua
pendekatan, yaitu :
b) 1) Pendekatan langsung (deduktif)
Ide pokok muncul di awal, kemudian diikuti dengan bukti-
bukti pendukungnya. Pendekatan ini baik digunakan jika reaksi
dari audience positif.
b) 2) Pendekatan tidak langsung (induktif)
Bukti-bukti pendukungnya muncul terlebih dahulu,
kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Pendekatan ini baik
digunakan jika reaksi dari audience negatif.
6) Pola pengorganisasian pesan atau rencana organisasional
a) Pesan pendek : digunakan tergantung pada reaksi audience.
a) 1) Permintaan langsung
a) 2) Pesan rutin, berita baik, dan good will
a) 3) Bad news
a) 4) Pesan persuasif (pesan yang bersifat mengajak/membujuk)
b) Pesan panjang : dapat mencerminkan tujuan pesan dan kemungkinan
reaksi audience.
b) 1) Pesan informasional : bertujuan untuk menyampaikan
fakta-fakta atau memberikan suatu informasi. Contoh :
status report, prosedur perusahaan, penjelasan system, dll.
b) 2) Pesan analitikal : pesan yang didesain untuk mendorong
audience mengambil kesimpulan tertentu.
b. Memformulasikan pesan
1) Konsep awal/draft yang dibuat
a) Menuangkan ide-ide yang ada dipikiran
b) Perbaikan/penambahan dari ide pokok
2) Gaya dan tekanan yang diberikan pada saat penyusunan pesan
a) Gaya : menunjukkan apakah pesan yang dikirim Nampak
menekan/pasif, bersifat personal/umum, colorful/colorless.
b) Hubungan yang ingin dinyatakan dalam pesan :
c) Jangan merayu orang lain
d) Gunakan humor dengan hati-hati
e) Jadilah diri sendiri
f) Jangan terlalu akrab/familiar

5
 g) Penggunaan sikap : komunikator bersikap seolah-olah dirinya menjadi
audience, sehingga pesan yang akan disampaikan disesuaikan dengan
apa yang dibutuhkan audience tersebut.
h) Menekankan sifat positif
i) Menekankan kredibilitas : menunjukkan layak atau tidaknya seseorang
dipercaya.
3) Untuk meningkatkan kredibilitas komunikator, adalah dengan cara sebagai
berikut :
a) Gunakan kata-kata yang menggambarkan kepercayaan diri
b) Nyatakan kredibilitas diri
c) Tunjukkan bahwa komunikator memahami situasi yang dialami
audience
d) Percaya pada diri sendiri dan informasi yang kita buat
e) Dukung klaim dengan bukti yang jelas
f) Bersikap santun
g) Gunakan bahasa yang tidak bias
h) Bias jenis kelamin
i) Bias cacat tubuh
j) Bias usia
k) Bias rasial dan etnik

3. Revisi Pesan Bisnis

Tahap terakhir dalam proses penyusunan pesan bisnis adalah revisi/perbaikan
pesan bisnis. Tahap revisi diperlukan untuk menjamin bahwa pesan bisnis yang telah
direncanakan dan disusun tidak terjadi kesalahan, kekurangan, kelebihan, atau
ketidaktepatan.
a. Edit/Menyunting Pesan
1) Mengevaluasi isi dan organisasi pesan
Evaluasi terhadap isi pesan menyangkut apakah materi yang perlu,
penting, dan relevan telah tercakup dalam pesan tersebut. Sedangkan
pengorganisasian pesan menyangkut bagaimana pesan disusun. Disini
diperhatikan dengan seksama pesan-pesan pada bagian awal dan akhir, karena
memiliki pengaruh yang paling besar.
2) Memeriksa ulang gaya dan keterbacaan
Yang perlu dilakukan dalam tahap ini adalah menenyakan pada diri sendiri
apakah tekanan/intonasi yang tepat dalam menyampaikan pesan kepada
audience sudah tercapai. Kemudian pada saat yang sama perlu juga dilakukan
pemeriksaan lagi apakah pesan yang disampaikan sudah jelas dan dapat

6
 dipahami oleh audience. Selain itu, perlu juga memeriksa kebenaran/ketepatan
dalam prnggunaan tanda baca, seperti, titik, koma, dan penghubung.
3) Pemilihan kata yang tepat
Pemilihan kata yang akan digunakan harus memperhatikan dua aspek
sebagai berikut :
a) Ketepatan : menunjukkan bahwa kata-kata yang dipilih harus
tepat/familiar.
b) Keefektifan : menunjukkan bahwa kata-kata yang dipilih singkat dan
tidak bermakna ganda.
b. Menulis Ulang Pesan
1) Membuat kalimat yang efektif
Untuk menyusun kalimat yang efektif perlu memperhatikan tiga hal, yaitu
kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan hubungan logis.
2) Menyusun paragraf yang kohern
Paragraf kohern adalah paragraf dimana kalimat-kalimat penyusunnya
yang berhubungan dengan satu topik utama bertalian secara logis. Satu
paragraph terdiri dari topik, kalimat penjelas, dan kalimat antara atau
peralihan.
c. Memproduksi Pesan
1) Mendesain elemen
Dalam komunikasi bisnis masalah mendesain elemen ini perlu
mendapatkan perhatian, karena desain elemen akan memberikan visualisasi
(penampakan) yang lebih menarik dan mudah dipahami. Desain elemen ini
akan mencakup hal-hal seperti white space, headings, cetak tebal, miring,
garis tepi, dan font.
2) Mendesain keputusan
Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
a) Konsistensi : desain yang telah dipilih harus digunakan secara konsisten,
termasuk dalam penggunaan margin, jenis huruf, ukuran huruf, spasi,
cetak tebal, miring, dll.
b) Keseimbangan : untuk menyusun desain yang menarik, buatlah
keseimbangan dalam hal spasi antar kalimat dalam paragraf dan spasi
antar paragraf, keseimbangan dalam memberikan sentuhan khusus, dan
keseimbangan dalam white space.
c) Keterbatasan : pilihlah desain yang sederhana, dengan sedikit penekanan
atau aksen.

7
 d) Rincian : perhatikan seberapa rinci harus dibuat, desain yang terlalu rinci
justru akan membingungkan. Namun, jika terlalu umum/global, dapat
membuat pesan menjadi bersifat dasar, tanpa penekanan-penekanan
tertentu.
d. Proof Pesan (tampilan pesan)
Yang dilakukan untuk melakukan revisi pesan pada bagian akhir ini, adalah :
1) Formatnya : disini mencakup margin, spasi, nomor halaman, dan hesding.
2) Pengecekan terhadap penggunaan huruf dalam kata-kata maupun keselarasan
kalimat.

2.2 PENENTUAN TUJUAN PESAN BISNIS

Penentuan tujuan dilakukan untuk memutuskan apakah informasi akan disampaikan
atau tidak, untuk menanggapi audience, untuk memfokuskan pada isi, untuk menetapkan
saluran dan media. Tujuan komunikasi bisnis adalah untuk memberikan informasi,
membujuk, dan melakukan kolaborasi.
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di
sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan.
Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang
jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Ada tiga tujuan unum
komunikasi bisnis, yaitu :
1. Memberi informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang
berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin
suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai
staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
2. Membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain
agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering
dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain
dalam bisnis.
3. Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau
kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis
tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan
perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

8
2.3 ANALISIS PENERIMA PESAN
Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi
bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda
atas pesan yang mereka terima.
1. Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah
dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan
yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

2. Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang
terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

3. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang
ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan
kepada banyak orang.

4. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada
umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru
pesan.

5. Memperkirakan reaki penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan
akan dilakukan oleh penerima.

6. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi
kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima
pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan
informasi audiens, yaitu :
a. Temukan apa yang ingin diketahui audiens
b. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
d. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
e. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

9
 7. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens
Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah
keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis
disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai
tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional
audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

2.4 MEMILIH SALURAN DAN MEDIA YANG TEPAT

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan
melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau
menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua
saluran komunikasi tersebut.
1. Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam
bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap
muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis.
Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki
kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
2. Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat,
memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-
hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan
balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
3. Media pada saluran lisan :
a. Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)
b. Telepon, voice mail
c. Radio, televisi, Computer
d. Pita audio dan video
e. Teleconference
f. Video conference
4. Media pada saluran tertulis :
a. Surat, memo, laporan, proposal
b. Elektronik mail / email
c. Telepon (sms)
d. Computer
e. Faks
f. Telegram
g. Pos biasa dan khusus

10
KOMUNIKASI LISAN KOMUNIKASI TERTULIS

Feedback bisa langsung Feedback tertunda

Pesan relatif sederhana dan mudah diterima Pesan rinci, kompleks dan perlu perencanaan yang
matang
Audiens dapat berada dalam satu lokasi- Audiens tersebar luas
terbatas
Dapat berinteraksi langsung dalam Sulit berinteraksi langsung dalam memecahkan
memecahkan masalah masalah

MEDIA KOMUNIKASI LISAN MEDIA KOMUNIKASI TERTULIS

Percakapan langsung, pidato, pertemuan- Surat, memo, laporan, proposal

pertemuan
Telepon dan surat suara (voice mail) Email
VoIP (Voice over Internet Protocol) Surat reguler dan khusus

Audio CD dan Video CD Faksimili

Telekonferensi

11
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu lamgkah strategis dalam mencapai
tujuan suatu organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan
komunikasi. Serta pemilihan saluran dan media yang tepatu juga menjadi kunci keberhasilan
tercapainya pesan-pesan bisnis. Dalam hal ini lebih berfokus pada pesan-pesan tertulis.

DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Edisi 1. Penerbit: C.V Andi Offset. Jakarta.

https://reviindah.wordpress.com/2015/05/16/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/ diakses tanggal 23

Pebruari 2018 23:18

12
13