BAHAGIAN A

TUGASAN INDIVIDU

KOMPONEN 1

(PERINTAH AM)

Tugasan 1

Soalan 1B

(i) Jelaskan tatacara jika prosiding jenayah dimulakan terhadap guru X

Guru X telah direman bagi membolehkan satu siasatan dijalankan untuk membolehkan
beliau di bawa ke mahkamah bagi prosiding. Berikut adalah tatacara jika prosiding jenayah
dimulakan kepada Guru X. Pertama sekali Guru X perlu makluman segera kepada Ketua
Jabatan (KJ). Guru tersebut perlu memaklumkan segera kepada KJ bahawa satu prosiding
jenayah telah dimulakan terhadapnya di dalam mana-mana mahkamah.

Kemudian, mendapatkan suatu laporan daripada mahkamah. Seseorang Ketua

Bahagian hendaklah mendapatkan suatu laporan daripada Pendaftar, Timbalan Daftar atau
Penolong Kanan Pendaftar mahkamah yang mengenakan prosiding terhadap guru tersebut.
Antara maklumat laporan tersebut ialah; (a)pertuduhan terhadap guru tersebut, (b) tarikh dan
waktu penangkapan guru tersebut (jika ditangkap), (c) sama ada atau tidak guru itu diikat jamin
dan (d) lain-lain maklumat yang berkaitan.

Seterusnya ialah hukuman buang kerja. Jawatankuasa Tatatertib mempunyai kuasa

untuk menjatuhkan hukuman terhadap guru tersebut sama ada dibuang kerja atau penurunan
pangkat berserta dengan Syor Ketua Bahagian.

Selepas itu dengan mendapatkan laporan setelah selesai prosiding jenayah selesai.
Ketua Bahagian hendaklah mendapatkan laporan daripada Pendaftar, Timbalan Pendaftar atau
Penolong Kanan Pendaftar mahkamah dan mengemukakan laporan tersebut kepada
Jawatankuasa Tatatertib. Laporan tersebut mangandungi; (a) keputusan mahkamah dan (b)
maklumat berhubung rayuan (jika ada) yang telah difailkan oleh pegawai atau Pendakwa Raya.

Sekiranya, jika Guru X disabit kesalahan, terpulang kepada sama ada guru tersebut
untuk membuat rayuan atau tidak. Jawatankuasa Tatatertib berhak untuk mengenakan hukuman
iaitu buang kerja, menggantung atau menurunkan pangkat guru tersebut mulai dari tarikh
sabitannya dan jika tidak disabit kesalahan, guru tersebut hendaklah dibenarkan menjalankan
semula tugasnya dan dibayar emolument dan diberi cuti rehat tahunan dalam tempoh penahanan
kerjanya.

(ii) Nyatakan jenis-jenis hukuman yang akan dihadapi oleh Guru X jika disabitkan dengan
kesalahan tersebut.

Jika Guru X disabitkan dengan kesalahan yang disabitkan terhadapnya maka berikut
adalah jenis-jenis hukuman yang akan dihadapi oleh Guru X dengan kesalahan tersebut ialah
dengan memberi Amaran. Guru tersebut akan diberi amaran dan diingatkan kepada olehnya
bahawa hukuman yang lebih berat akan dikenakan kepadanya jika dia mengulangi melakukan
kesalahan.

Kemudian Guru X akan didenda. Guru tersebut boleh dikenakan denda yang tidak
boleh melebihi 7 hari emolumen dan jika dia dikenakan denda lebih dari sekali dalam sebulan, ia
adalah tidak lebih dari 45% daripada emolument bulanannya.

Seterusnya ialah dengan melucut hak emolument. Guru tersebut boleh dilucutkan hak
emolumen dan ia hendaklah dibuat mengikut subperaturan (2), (3), (4), (5) dan (6). Jika tindakan
ini hendak dibuat, ia hendaklah tidak melebihi amaun tujuh hari bekerja guru tersebut. Jika ia
membabitkan guru tersebut perlu dilucutkan hak emolument sebanyak lebih daripada sekali
dalam mana-mana bulan kalendar, ia hendaklah dibuat dengan tidak boleh melebihi 45%
daripada emolumen bulanannya. Emolumen guru tersebut boleh dilucutkan mengikut hari beliau
tidak hadir bertugas, jika beliau tidak meminta kebenaran terlebih dahulu untuk bercuti dari tugas
dan hanya jika diputuskan oleh Jawatankuasa Tatatertib yang berkenaan.

Gaji Guru X juga akan ditangguh pergerakannya. Guru tersebut boleh ditangguhkan
pergerakan gaji beliau sama ada bagi tempoh (a) tiga bulan, (b) enam bulan, (c) sembilan bulan
atau (d) dua belas bulan. Guru tersebut tidak berhak untuk menerima apa-apa pergerakan gaji
bagi dan dalam tempoh hukuman itu dijalankan ke atasnya atau akan diturun gaji. Gaji guru
tersebut hanya boleh diturunkan secara mendatar dalam peringkat gaji yang sama dan pergerakan
gaji itu tidaklah melebihi tiga pergerakan gaji. Tempoh penurunan gaji hendaklah tidak boleh
kurang dari 12 bulan dan tidak boleh melebihi 36 bulan pada sesuatu masa tertentu.

Manakala jenis hukuman yang terakhir ialah akan diturun pangkat. Guru tersebut boleh
dikenakan hukuman turun pangkat, iaitu dengan menurunkan gred kepada yang lebih rendah
dalam skim perkhidmatan yang sama dan gaji baru beliau hendaklah lebih rendah atau hamper
kepada gaji akhir yang diterimanya, sebelum hukuman itu dikenakan ke atasnya.
Soalan 2B

(i) Nyatakan empat sebab Etika perkhidmatan Awam diwujudkan.

Etika Perkhidmatan Awam telah ditubuhkan sebagai satu usaha untuk mewujudkan
perkhidmatan cemerlang dalam sektor perkhidmatan awam. Etika bermaksud satu
tanggungjawab dan akibat dari tingkahlaku seseorang atau profesion terhadap masyarakat. Ia
juga merupakan satu disiplin atau peraturan yang menentukan sesuatu perbuatan itu baik atau
buruk bagi sesebuah organisasi. Manakala, Etika Kerja adalah prinsip-prinsip moral yang
ditetapkan oleh organisasi bertujuan mengawal tingkahlaku ahli dalam organisasinya. Ia juga
merupakan satu kawalan bagi menentukan perlakuan selaras dengan sistem nilai organisasi
tersebut.

Terdapat beberapa sebab Etika Perkhidmatan Awam ditubuhkan. Pertama, Etika

Perkhidmatan Awam ditubuhkan atas permintaan rakyat yang mahukan perkhidmatan yang
cekap, berkesan dan bersistematik. Etika Perkhidmatan Awam dilaksanakan bagi memastikan
semua kakitangan kerajaan dapat memberikan satu pentadbiran yang cemerlang dan berkualiti.

Kedua, Etika Perkhidmatan Awam ditubuhkan kerana terdapat teguran dan aduan
mengenai ketidakcekapan jentera pentadbiran dan kakitangan kerajaan. Banyak aduan mengenai
kelewatan penjawat awam dalam menunaikan permintaan rakyat. Hal ini disebabakan sikap
kakitangan awam yang tidak mementingkan permohonan dan kepentingan rakyat. Wujud juga
tuduhan-tuduhan berlakunya penyelewangan dalam pelaksanaan dasar-dasar kerajaan. Oleh itu,
dengan kewujudan Etika Perkhidmatan Awam, penjawat-penjawat awam lebih peka dan
menambahbaik tahap kualiti profesionalisme mereka dengan menanam sifat-sifat amanah, jujur
dan bertanggungjawab.

Selain itu faktor-faktor luaran seperti kemelesetan ekonomi juga mendorong kepada
usaha pembentukan Etika Perkhidmatan Awam.

Yang terakhir adalah kerana kewujudan gejala-gejala tidak sihat seperti rasuah, penipuan
dan penyelewengan oleh penjawat-penjawat yang berkhidmat dalam sektor awam dan ancaman
keselamatan serantau juga antara sebab keperluan Etika Perkhidmatan Awam dipatuhi. Oleh
yang demikian, Etika Perkhidmatan Awam ini diharapkan dapat membantu kakitangan kerajaan
dalam meningkatkan lagi mutu perkhidmatan dari semasa ke semasa.

(ii) Huraikan enam amalan yang boleh dilaksanakan oleh sesebuah organisasi kerajaan
bagi merealisasikan etika tersebut.

Etika Perkhidmatan Awam ditubuhkan merupakan satu usaha dalam meningkatkan mutu
profesionalisme bagi penjawat awam yang berkhidmat. Bagi merealisasikan tahap peningkatan
mutu perkhidmatan yang cemerlang dikalangan kakitangan kerajaan, terdapat enam amalan yang
boleh dilaksanakan oleh sesebuah organisasi.

Pertama, satu kursus atau latihan professional boleh diberikan kepada penjawat-penjawat
awam yang sedang berkhidmat. Latihan profesional ini perlu dibuat dari semasa ke semasa bagi
memastikan penjawat awam sentiasa terdedah kepada kemahiran-kemahiran dan pengetahuan-
pengetahuan baru serta aplikasi penggunakaan ICT dalam bidang tugas mengikut keperluan
semasa. Kursus ini dapat membantu mewujudkan penjawat yang lebih berkemahiran dan
berkompetensi.

Kedua, satu majlis atau anugerah penghargaan boleh dilaksanakan setiap tahun bagi
menghargai usaha dan sumbangan kakitangan awam yang cemerlang dan berdedikasi dalam
melaksanakan bidang tugas mereka. Ganjaran, sijil penghargaan atau insentif tambahan boleh
dilakukan untuk mendorong penjawat awam untuk lebih bersemangat dalam menunaikan tugas
mereka dengan lebih cekap dan berkesan.

Ketiga, organisasi boleh mengadakan aktiviti atau majlis seperti Hari keluarga, majlis
jamuan teh atau makan tengah hari yang bertujuan untuk mengeratkan lagi hubungan mesra
antara semua pegawai dan kakitangan awam.

Keempat, penubuhan satu Jawatankuasa yang menjamin kebajikan dan sosial seluruh
pegawai dan kakitangan awam boleh dilaksanakan untuk menjamin kebajikan mereka.
 Kelima, satu majilis syarahan atau ceramah agama boleh dianjurkan dua kali sebulan bagi
meningkatkan nilai-nilai kerohanian dan melengkapkan diri penjawat awam yang beragama
Islam dengan ilmu-ilmu agama atau isu-isu semasa berkaitan agama.

Keenam mewajibkan nyanyian lagu Negaraku dalam setiap majlis rasmi. Amalan ini
dapat menanam sikap cintakan Negara serta membentuk penjawat yang berdedikasi dan menjaga
kerahsiaan bagi sesebuah organisasi yang mereka.

Soalan 3B

(i) Huraikan kaedah penyimpanan dokumen terperingkat yang perlu dipatuhi oleh Encik Hafiz.

Antara kaedah menyimpan dokumen terperingkat yang perlu dipatuhi oleh Encik Hafiz
ialah dengan memastikan semua dokumen di bawah kategori rahsia besar hendaklah disimpan
dalam peti besi yang seelok-eloknya dipasang dengan kunci tatakira. Walaubagaimanapun jika
dokumen tersebut sedang digunakan ianya boleh disimpan secara sementara di dalam kabinet fail
yang dikunci dan menggunakan palang besi berkunci. Peti besi dan cabinet besi yang berkenaan
perlu mempunyai dua kunci dan disimpan oleh dua pegawai yang berasingan. Bagi dokumen
rahsia pula, cara penyimpanannya sama dengan dokumen rahsia besar

Kaedah penyimpanan bagi dokumen Sulit dan Terhad pula hendaklah disimpan di dalam
Kabinet Besi atau Almari Besi Berkunci.

Harus diberi perhatian semua dokumen terperingkat yang ditinggalkan untuk jangka
waktu yang singkat tanpa ditungguh hendaklah diletakkan di dalam bilik yang dikunci dan
tingkap ditutup dan juga dikunci. Jikadokumen tersebut ditinggalkan dalam waktu yang lama
(melebihi 10 minit) dokumen tersebut hendaklah disimpan dalam cabinet atau almari besi yang
dikunci.

Seterusnya semua kunci bagi almari besi/kabinet/bilik tempat penyimpanan dokumen

terperingkat hendaklah disimpan olehPengarah/Timbalan Pengarah dan/atau Pegawai-Pegawai
Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang diberikuasa oleh Pengarah/Timbalan Pengarah.
Bagi pegawai-pegawaikanan yang mempunyai Pembantu Khas masing-masing, mereka boleh
mengarahkan Pembantu-Pembantu Khas tersebut menyimpan kunci-kunci berkenaan.
 Encik Hafiz juga harus memastikan Pengarah/TimbalanPengarah adalah dikehendaki
mempastikan pegawai-pegawai yang akan bertukar/bersara hendaklah menyerahkan dokumen
dan kunci tersebut kepada pegawai lain yang mengambilalih tugas sebelum tarikh
pertukaran/bersara.

Akhir sekali Encik Hafiz juga perlu memastikan Pengarah/Timbalan Pengarah hendaklah
menyerahkan rekod dokumen dokumen tersebut kepada Bahagian Khidmat Pengurusan dan
Sumber Manusia untuk didaftarkan.

(ii) Jelaskan prosuder penghantaran dokumen terperingkat dalam jabatan yang sama dan
penghantaran ke jabatan-jabatan yang lain.

Terdapat beberapa prosuder penghantaran dokumen terperingkat dalam jabatan yang

sama dan penghantaran ke jabatan-jabatan yang lain. Untuk penghantaran dan pengedaran
dalaman semua penghantaran/pengedarandokumen terperingkat hendaklah melalui bahagian
yang mengeluarkan.

Kemudian penghantaran/pengedaran dokumen terperingkat hendaklah dibuat melalui fail

terperingkat atau fail berwarna hijau dan dokumen/fail terperingkat hendaklah dimasukkan ke
dalam sampul surat tanpa tingkap yang digam rapi;

Staf yang ditugaskan menghantar dokumen terperingkat hendaklah telah melalui tapisan
keselamatan kasar; dan penghantaran yang dibuat sendiri oleh semua pegawai kepada pegawai
yang lain dikecualikan daripada peraturan di atas tetapi pegawai yang menghantar hendaklah
mengisi slip penghantaran dan slip dikemukakan kepada bahagian yang mengeluarkan bagi
tujuan memudahkan mengesan pergerakan fail.

Untuk penghantaran dan edaran luaran pula semua pegawai kecuali Ketua Pengarah
tidak dibenarkan membawa keluar daripada pejabat (sama ada untuk tujuan rasmi atau tidak)
semua dokumen terperingkat dalam kategori rahsia besar dan rahsia. Walaubagaimanapun,
dokumen terperingkat dalam kategori sulit dan terhad, boleh dibawa oleh pegawai-pegawai
selepas mendapatkan kebenaran bertulis daripada Ketua Pengarah atau Timbalan Ketua
Pengarah. Permohonan hendaklah dibuat dengan menggunakan borang B.

Manakala pegawai-pegawai yang membawa keluar dokumen terperingkat mestilah

menjaga dokumen tersebut dengan baik dan selamat. Jika dokumen tersebut hilang, usaha
mencari hendaklah dilakukan dengan segera, dan pegawai berkenaan dikehendaki
melaporkannya kepada Ketua Pengarah dan Timbalan Ketua Pengarah seberapa segera.

Semua maklumat daripada dokumen terperingkat hanya boleh dihantar melalui faksmili
dan e-mail dengan memastikan pegawai yang menerima dokumen tersebut berada di sisi mesin
tersebut. Ini boleh dilakukan dengan menelefon sebelum menghantar dokumen. Namun
demikian, dokumen rahsia dan rahsia besar tidak dibenarkan dihantar melalui faksimili dan e-
mail.

Dokumen terperingkat yang dihantar melalui pos hendaklah menggunakan dua lapis
sampul surat di mana sampul surat sebelah dalam digam rapi dan dilakri. Sekiranya tugas ini
dilakukan oleh Pembantu Am Rendah, pegawai/staf yang diberikan kuasa oleh Pengarah/Ketua
Pengarah hendaklah mengawasi tugas beliau itu. Penghantaran dokumen melalui serahan tangan
hendaklah melalui staf yang telah lulus tapisan keselamatan kasar.

Penghantaran melalui serahan tangan juga hendaklah mematuhi peraturan-peraturan yang

yang ditetapkan iaitu menggunakan slip yang mengandungi butiran nombor fail/dokumen pada
slip tersebut. Slip tersebut perlu ditandatangani oleh pihak penerima dan slip tersebut
kemudiannya diserahkan kepada pejabat/bahagian yang mengeluarkan dokumen tersebut untuk
direkod; dan sampul surat yang mengandungi dokumen terperingkat perlu ditanda dengan
peringkat keselamatan dan nombor rujukan dokumen berkenaan serta nama dan alamat
penerimanya.