Question: Mini-Case Study: Defining Standard Projects at Global Green Books

Publishing Global Green Books P...

Mini-Case Study: Defining Standard Projects at Global Green Books Publishing

Global Green Books Publishing is a successful printing and publishing company in its third year. It has
survived bringing on a large new customer and all the challenges of new work that this customer
needed in a very short time.

Much of this work for the college is customized eBooks. As the first term progressed with Global
Green Books making customized eBooks for this college, there were a number of issues that affected
the quality of the eBooks produced and caused a great deal of rework for the company. The local
university was unhappy as their eBook products sometimes reached campus late for use by
professors and student. In some cases, the books were a week or two late.

The management of Global Green Books was also challenged by these projects. The college expected
them delivered on-time and at a low cost, and the company was not always doing that. Accounting
was having difficulty tracking the costs for each of the books, and the shift supervisor were often
having problems knowing what tasks needed to be completed and assigning the right employees to
each task.

Some of the problems stemmed from the new part time employees. Since many of these workers
had flexible schedules, it wasn’t always clear which tasks they were supposed to be working on when
they came in to work. Each book being produced was indeed a book; but that was all they had in
common. Each book had different production steps, different contents and reprint approvals
required, and different layouts and cover designs. Some were just collections of articles to reprint
once approvals were received, and others required extensive desktop publishing. Each eBook was a
complex process, but was going to be made just once, as these eBooks were all customized for each
professor and course each semester. Each eBook had to be produced on time, and had to be made to
match just exactly what the professors requested.

Understanding what each eBook needed had to be clearly documented and understood before
starting production. Global Green Books had been told by the college how many different printing
jobs the college would need, but they weren’t all arriving at once, and orders were quite
unpredictable in arriving from the professors at the college. Some professors needed rush orders for
their classes. Some orders arrived as projected, but some came later than anticipated. When Global
Green Books finally got all their orders, some of these jobs were much larger than they had thought
they would be.

Each eBook needed to have a separate job order prepared that listed all the steps that needed to be
completed, so that tasks could be assigned to each worker. These job orders were also becoming a
problem. Not all the steps needed were getting listed in each order. Often the estimates of time for
each task were not completed until after the work was done, causing problems as workers were
supposed to move on to new tasks but were still finishing their previous tasks. Some tasks required
specialized equipment or skills, sometimes from other groups within Global Green Books. Not all of
the new student hires were trained for all of the printing and binding equipment used to print and
assemble to books.

Global Green Books wanted to start developing a template for job orders. This template should list all
of the possible tasks that should be performed in producing an eBook for the college. These tasks
could be broken down into the different phases of the work.

In the Receive Order phase, the order should be received by Global Green Books from the professor
or the college, it should be checked and verified, and a job order started. In checking and verifying
each order, the customer representative should make sure that they have the requester’s name,
email and phone number; the date needed, and a full list of all of the contents. They should also
verify that they have received all of the materials that were supposed to be included with that order,
and have fully identified all of the items that they need to request permissions for. Any problems
found in checking and verifying should be resolved by contacting the professor.

In the Plan Order phase, all of the desktop publishing work is planned, estimated and assigned to
production staff. Also all of the production effort to collate and produce the eBook are identified,
estimated and scheduled, and assigned to production staff. Specific equipment resource needs are
identified and equipment is reserved on the schedule to support the planned production effort.

In the Production Phase, permissions are acquired, desktop publishing tasks (if needed) are
performed, content is converted, and the proof of the eBook is produced. A quality assistant will
check the eBook against the job order and customer order to make sure it is ready for production,
and once approved by quality, each of the requested eBook formats are created. A second quality
check makes sure that each requested format is ready to release to the college.

In a Manage Production Phase, happening in parallel with the Production Phase, a supervisor will
track progress, work assignments, and costs for each eBook. Any problems will be resolved quickly in
an attempt to not have any rework or delays in releasing the eBooks to the college. Each eBook will
be planned using the standard job template as a basis for developing a unique plan for that eBook
project.
Questions

a) Printing books in a print shop, especially large quantities of a single book, is a process. A process is
an ongoing day-to-day repetitive set of activities the print shop performs when producing its
products. How are these customized eBooks different from a stantard printing process? What
characteristics make these customized eBooks a project?

b) Who are the stakeholders in these eBook projects? How are they involved in or affected by an
eBook project? Why is it important to have a defined project scope? Why is it important to make
sure there is agreement about the scope and what will be done in producing each eBook? 


c) Why is it important to have a defined project scope ? Why is it important to make sure there is
agreement about the scope and what will be done in producing each e-Book ?

d) What kinds of information would you want supervisors to have available to them in the Manage
Production phase ? Why ?

e) Do you think developing a standard job template would be useful for Global Green Books ? Why ?
What advantages could it give them a planning work ?

f) What other information, if any, would you like to see included in the standard job template ?
Why ?

Create a Work Breakdown Structure for an eBook project

a) What are the major phases of work for making an eBook ?

b) What are the steps in each phase ?
c) Can you identify any substeps for any of the steps ? What are they ?
French

Question: Mini-étude de cas: Définition de projets standards chez Global

Green Books publiant le Global Green Books P ...
Mini-étude de cas: Définition de projets standards chez Global Green Books
Publishing

Global Green Books Publishing est une société impressionnante d'édition et de publication depuis
trois ans. Il a survécu en attirant un nouveau client important et tous les défis du nouveau travail
dont ce client avait besoin en très peu de temps.

Une grande partie de ce travail pour le collège consiste en des livres électroniques personnalisés. Au
fur et à mesure que progressait le premier trimestre avec Global Green Books, qui concevait des
livres électroniques personnalisés pour ce collège, de nombreux problèmes affectaient la qualité des
livres numériques produits et entraînaient de nombreuses retouches pour la société. L'université
locale était mécontente car leurs produits de livres électroniques arrivaient parfois tard sur le
campus pour être utilisés par les professeurs et les étudiants. Dans certains cas, les livres avaient une
ou deux semaines de retard.

La gestion de Global Green Books a également été mise au défi par ces projets. Le collège s'attendait
à ce qu'ils soient livrés à temps et à faible coût, et l'entreprise ne le faisait pas toujours. La
comptabilité avait du mal à suivre les coûts de chacun des livres et le superviseur de quart avait
souvent du mal à savoir quelles tâches devaient être exécutées et à affecter les bons employés à
chaque tâche.

Certains des problèmes découlaient des nouveaux employés à temps partiel. Comme beaucoup de
ces travailleurs avaient des horaires flexibles, il n’était pas toujours clair sur quelles tâches ils étaient
censés s’acquitter lorsqu’ils entraient au travail. Chaque livre en cours de production était en effet un
livre; mais c'était tout ce qu'ils avaient en commun. Chaque livre comportait différentes étapes de
production, différents contenus et approbations de réimpression requises, ainsi que différentes
mises en page et conceptions de couverture. Certaines n'étaient que des collections d'articles à
réimprimer une fois les approbations reçues, tandis que d'autres nécessitaient une vaste publication
assistée par ordinateur. Chaque livre électronique était un processus complexe, mais ne devait être
réalisé qu’une seule fois, car ces livres étaient tous personnalisés pour chaque professeur et chaque
cours, chaque semestre. Chaque eBook devait être produit à temps et devait correspondre
exactement à ce que les professeurs avaient demandé.

Comprendre ce dont chaque eBook avait besoin devait être clairement documenté et compris avant
de commencer la production. Le collège a informé Global Green Books du nombre de travaux
d’impression différents dont le collège aurait besoin, mais ils n’arrivaient pas tous en même temps et
les commandes étaient assez imprévisibles pour les professeurs du collège. Certains professeurs
avaient besoin de commandes urgentes pour leurs cours. Certaines commandes sont arrivées
comme prévu, mais d'autres sont arrivées plus tard que prévu. Lorsque Global Green Books a
finalement reçu tous ses ordres, certains de ces emplois étaient beaucoup plus importants qu'ils ne
l'avaient imaginé.

Chaque livre électronique devait disposer d'un ordre de travail distinct répertoriant toutes les étapes
à suivre pour que les tâches puissent être attribuées à chaque ouvrier. Ces commandes devenaient
également un problème. Toutes les étapes nécessaires n'étaient pas répertoriées dans chaque ordre.
Souvent, les estimations de temps pour chaque tâche n'étaient pas achevées avant la fin des travaux,
ce qui posait des problèmes, car les travailleurs étaient supposés passer à de nouvelles tâches tout
en achevant leurs tâches précédentes. Certaines tâches nécessitaient un équipement ou des
compétences spécialisées, parfois de la part d'autres groupes au sein de Global Green Books. Tous
les nouveaux étudiants recrutés n’ont pas été formés à l’ensemble du matériel d’impression et de
reliure utilisé pour imprimer et assembler des livres.

Global Green Books souhaitait commencer à développer un modèle pour les commandes. Ce modèle
devrait répertorier toutes les tâches possibles devant être effectuées lors de la production d'un livre
électronique pour le collège. Ces tâches pourraient être décomposées en différentes phases du
travail.

Dans la phase de réception de commande, la commande doit être reçue par le professeur ou le
collège de Global Green Books, elle doit être vérifiée et vérifiée, puis une commande de travail doit
être lancée. Lors de la vérification et de la vérification de chaque commande, le représentant du
client doit s’assurer qu’il dispose du nom, du courrier électronique et du numéro de téléphone du
demandeur; la date requise et une liste complète de tout le contenu. Ils doivent également vérifier
qu'ils ont bien reçu tous les documents censés être inclus dans cette commande et avoir identifié
tous les éléments pour lesquels ils doivent demander des autorisations. Tout problème rencontré
lors de la vérification et de la vérification doit être résolu en contactant le professeur.

Dans la phase de planification des commandes, tout le travail de publication assistée par ordinateur
est planifié, estimé et attribué au personnel de production. De plus, tous les efforts de production
pour rassembler et produire le livre électronique sont identifiés, estimés et planifiés, et attribués au
personnel de production. Les besoins en ressources en équipements spécifiques sont identifiés et
des équipements sont réservés dans le calendrier afin de soutenir l'effort de production prévu.

Au cours de la phase de production, les autorisations sont acquises, les tâches de publication assistée
par ordinateur (si nécessaire) sont exécutées, le contenu est converti et l'épreuve du livre
électronique est produite. Un assistant qualité examine le livre électronique par rapport à la
commande de travail et à la commande client pour s'assurer qu'il est prêt pour la production. Une
fois approuvé par Quality, chaque format de livre électronique demandé est créé. Un deuxième
contrôle de qualité permet de s'assurer que chaque format demandé est prêt à être transmis au
collège.

Dans une phase de gestion de la production parallèlement à la phase de production, un superviseur

suivra les progrès, les affectations de travail et les coûts de chaque eBook. Tous les problèmes seront
résolus rapidement afin d'éviter toute retouche ou retard dans la publication des livres au collège.
Chaque livre numérique sera planifié à l'aide du modèle de travail standard comme base pour
développer un plan unique pour ce projet de livre électronique.

Questions

a) L'impression de livres dans une imprimerie, en particulier de grandes quantités d'un seul livre, est
un processus. Un processus est un ensemble quotidien et répétitif d’activités que l’imprimerie
exécute lors de la fabrication de ses produits. En quoi ces livres électroniques personnalisés sont-ils
différents d’un processus d’impression standard? Quelles caractéristiques font de ces livres
électroniques personnalisés un projet?

b) Qui sont les acteurs de ces projets de livre électronique? Comment sont-ils impliqués ou affectés
par un projet de livre électronique? Pourquoi est-il important d'avoir une portée de projet définie?
Pourquoi est-il important de s’assurer qu’il existe un accord sur la portée et sur les mesures à
prendre pour la production de chaque livre électronique?

c) Pourquoi est-il important de définir une portée de projet? Pourquoi est-il important de s’assurer
qu’il existe un accord sur la portée et sur les mesures à prendre pour produire chaque livre
électronique?

d) Quels types d'informations souhaiteriez-vous que les superviseurs aient à leur disposition pendant
la phase de gestion de la production? Pourquoi ?

e) Pensez-vous que l'élaboration d'un modèle de travail standard serait utile pour Global Green
Books? Pourquoi ? Quels avantages pourrait-il leur donner un travail de planification?

f) Quelles autres informations, le cas échéant, souhaiteriez-vous voir incluses dans le modèle de
travail standard? Pourquoi ?

Créer une structure de répartition du travail pour un projet de livre électronique

a) Quelles sont les principales phases de travail pour la création d'un livre électronique?

b) Quelles sont les étapes de chaque phase?

c) Pouvez-vous identifier des sous-étapes pour l'une des étapes? Que sont-ils ?