ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2

ANDREA GONZALEZ GUTIERREZ

ASHLEN JAZMIN QUINTERO
MARCELA MACHUCA
GERARDO ANDRES TRIGOS

CENTRO AGROEMPRESARIAL SENA

AGUACHICA CESAR
TG DOCUMENTAL
1504959
 1. ¿Definición de soportes documentales?
“Es el medio en el cual se contiene la información, este varía según los
materiales y la tecnología que se emplea; además de los archivos en papel
podemos encontrar archivos audiovisuales, fílmicos, informáticos, orales,
sonoros, etc.

2. ¿Tipos de soporte documentales?

Tipos de Soporte Documental
Desde la creación misma de los Archivos, evento que para algunos
historiadores pareciera estar relacionado con el principio mismo de la escritura,
también ha ido evolucionando los tipos de Soporte Documental, evolución que
se ha dado determinada por la ambición de los archivistas de encontrar cada
vez soportes que permitan la conservación de documentos de la forma más
idónea posible, en cuanto a la incorruptibilidad del soporte, su fácil manejo y su
preservación en el tiempo.
En cuanto a los tipos de soportes documentales que hasta ahora han sido
desarrollados por la Humanidad durante el curso de su historia, y la intención
de preservarla, la Historia señala lo siguientes:
Soporte de Transmisión Directa
Estos tipos de soporte documental son los más antiguos, y básicamente están
conformados por aquellas plataformas en la cual el hombre no necesita de una
máquina electrónica para el conocimiento del testimonio que guarda el
documento. Entre ellos se destacan estos:
Muros: se cree que los primeros archivos de la humanidad fueron escritos por
sus autores en muros. De esta forma, resaltan los jeroglíficos egipcios, en
donde el soporte material de los inventarios de cosecha u otros tipos de
información fueron anotadas primitivamente en muros, antes de la invención
del papiro.
Tablillas de arcilla: así mismo, algunas civilizaciones como la Sumeria o la
Fenicia desarrollaron soportes documentales consistentes en tablillas de
arcilla, en las cuales se anotaban también los hechos inherentes a la
organización de la ciudad, así como la administración de sus recursos. El
interés de sus creadores por preservarlas, las dotaron de buenas condiciones
que han hecho posible su posterior hallazgo arqueológico.
Papiro: también perteneciente a la época antigua, fue desarrollada por la
civilización egipcia, en base a la pulpa de una planta acuática Cyperus
papyrus,originaria del Nilo, con la cual se desarrollaba una especie de papel
primitivo en donde los escribas anotaban los dictámenes y hechos importantes
relacionados con los dominios del faraón.
Pergamino: con el tiempo, la propia civilización egipcia descubrió que las
pieles de animales proporcionaban un mayor soporte a los testimonios que
deseaban registrarse y almacenarse. De esta forma, surgió el pergamino, el
cual se popularizó rápidamente, no sólo porque era mucho más fácil de escribir
en él, sino que le permitía al escribiente anotar información por ambos lados
del documento. Así mismo, su fabricación era mucho más sencilla, y requería
de un proceso más rápido.
Papel: finalmente, China revolucionó la Humanidad con la invención del
papel, aun cuando esta invención tardó algunos siglos en ser llevada de
oriente a occidente. Sin embargo, China logró concebir un soporte documental
en base a fibras vegetales, de rápida fabricación, y que ofrecía las mejores
condiciones para escribir con tintas vegetales, y con el cual se hacía mucho
más factible su archivo, puesto que no eran tan sensibles a ciertas condiciones
climáticas, que deterioraban el soporte.
Soportes de Transmisión no directa
Por el contrario, este tipo de soportes, considerados como modernos, implican
la mediación de un dispositivo electrónico, por medio del cual pueda ser
transmitida la información desde el soporte hasta el individuo que desea
conocerla. Entre ellos se pueden encontrar los que se nombran a continuación:
Soportes audiovisuales: están conformados por audios o imágenes,
recogidos por los distintos medios electrónicos, es decir, que en su
registro media la utilización de una máquina, aun cuando su observación
pueda darse de forma directa, como en las fotos, o de forma indirecta como en
la proyección de una película. De esta forma, las películas, grabaciones, fotos,
vídeos, diapositivas, microfichas, entre otros, son considerados soportes
audiovisuales.
Soportes informáticos: siendo los más recientes por parte de la tecnología
archivística, estos archivos cuentan con la característica de necesitar la
mediación de máquinas electrónicas tanto para su registro como para su
lectura. Entre este tipo de soportes destacan por ejemplo los discos ópticos, la
cinta magnética y cualquier otro archivo informático con el que se cuente,
Independientemente de su contenido.

3. ¿Cuáles soportes son mejores?

Evidentemente, casi siempre la tecnología viene a erigirse como la mejor
opción, situación a la que no escapan tampoco los soportes documentales. De
esta forma, este tipo de Soportes no directos, en especial, los archivos
informáticos conllevan una serie de ventajas, ante los Soportes más antiguos,
como los son por ejemplo la gran capacidad de almacenamiento en el menor
espacio físico posible. Así mismo, destaca la facilidad de ubicación y consulta
que pueden ofrecer, debido a su propia naturaleza, lo cual a su vez –en caso
de desearlo- también garantizaría su fácil transmisión o difusión. Sin embargo,
este tipo de Archivos informáticos no son indestructibles, y también están
propensos a pérdida o destrucción por malos manejos, contaminación por
virus, daño del equipo que los contiene, por lo que siempre necesitará también
un respaldo físico. Así mismo, para las instituciones, la existencia y manejo de
este tipo de Archivo puede traducirse también en gastos, derivados del
mantenimiento de los equipos, en donde se almacenan estos archivos.

4. ¿Unidad de almacenamiento de los documentos?

UNIDADES DE CONSERVACIÓN: Se recomienda que las Carpetas, deban ser
de yute desacificada en tamaño oficio, de mínimo 240 g/m2. Para la
transferencia de los documentos históricos al Archivo General de la Nación, se
utilizan las carpetas tipo cuatro (4) aletas en propalcote. Se recomienda utilizar
gancho legajador plástico para las carpetas.  Para el almacenamiento de las
carpetas, se utilizan cajas referencia X-100, cuyas medidas son: 12 x 26 x 42
cms. Las cajas son suministradas por el Grupo de Gestión Documental
únicamente para las transferencias documentales. (Ver M-GD-01 Manual del
Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivos Oficiales)  No se podrán
utilizar pastas AZ o de argolla, anillados así como otros sistemas de
almacenamiento, que afecten la integridad física de los documentos en los
Archivos de Gestión. (Ver Acuerdo AGN 002 de 2014, artículo 27, parágrafo)
Para documentos de formato análogo como microfilm, cintas fonográficas,
cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como
disquetes, CD y DVD., se tendrá cuenta lo siguiente:  Para las fotografías y
negativos se recomienda almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH
neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.  Los rollos de microfilm
deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable
y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente
debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas
acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su
preservación.  Los disquetes, CD y DVD. Podrán contar con una unidad de
conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y
que no desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su
estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete, CD o
DVD.  Para documentos que sean de conservación permanente no se
recomienda emplear los sistemas de impresión de matriz de punto (Concepto
técnico Grupo Laboratorio de Restauración, Archivo General de la Nación,
2001).
5. ¿Qué es Documento de Archivo? • “Toda información o hecho plasmado
en cualquier tipo de soporte, cuyo objetivo es registrar o dar fe de un
hecho, es producido por una persona en cumplimiento de sus funciones
o actividades a lo largo de su vida”
 6. ¿Qué es Documentos y Archivo Personal? • Diariamente estamos en
contacto con información en diferentes formatos, soportes, for
Documentos Archivo Memoria más, que normalmente Identidad
permanecen desapercibidos, pero que almacenan información vital
sobre quienes somos.
Documentos y Archivo Personal son : Diplomas, trofeos, fotografías,
grabaciones, informes bancarios, documentos de identidad, cartas personales,
obras de arte, libros, memorias usb, discos duros, casette, son algunos
ejemplos .
Documentos y Archivo Personal: Los tipos de documentos que se pueden
encontrar en un archivo personal son muy diversos, estos varían de acuerdo a
las actividades o roles de las personas.
7. ¿Cómo se realiza la Organización de un archivo? Para realizar la
organización de cualquier archivo (personal, empresarial, cultural,
histórico), hay que tener en cuenta la multiplicidad de soportes en los
que se encuentra la información, pues dependiendo de estas
características se realizará la organización y se podrán realizar acciones
necesarias para la conservación de nuestra memoria.
8. ¿Cómo se diferencias los Soportes documentales?

Tipo: carácter que va más allá delo físico y externo ya que revela el contenido y
su estructuración en el documento.
Formato: es en función del soporte y de la forma de correcta.
Cantidad: número de unidades y el espacio que ocupan, volumen los legajos.
Forma: la palabra que se usa, es la tradicional documental, es decir señala si
se trata de un original o una copia y sus variantes.

9. ¿Clases de soportes Documentales?

Existe una gran variedad de formas para almacenar información, en los
archivos personales ya que es común encontrar que la información este en
varios formatos tanto tradicionales como de avanzadas tecnologías y esta varía
según los materiales tecnológicos.
Además de los papeles podemos encontrar archivos audiovisuales fílmicos
informáticos;
PROCEDIMIENTOS TEXTUALES:
Manuscrito: tradicionalmente la forma de elaborar un documento era en papel y
la información era ingresada a mano utilizando tinta.
Mecanografiados: es la forma de elaborar un documento ya sea en una
máquina de escribir o impresora láser.
ELECTRÓNICOS INFORMÁTICOS:
Es un archivo pero como determinados atributos ya que contiene datos
textuales y gráficos creados por el usuario con su computadora mediante un
programa, el archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un
directorio o en una carpeta previamente asignada a la unidad de
almacenamiento y se puede acceder a él cuándo sea necesario

ICONOGRÁFICO
Son los documentos que aunque pueden contener información, escrita están
en otro tipo de soporte diferente al papel y están hechos para oírse, verse y
manipularse; La iconografía estudia el origen de las imágenes y sus relaciones
simbólicas.

AUDIOVISUALES:
Actualmente se utiliza una amplia gama de términos para describir los archivos
audiovisuales a partir de sus soportes o materiales que alojan imágenes en
movimiento y sonidos registrados, catalogados y conservados en los archivos
del mismo, cada uno de estos soportes se definen según su material para la
conservación ya sean en discos, rollos de cinta fotográficas, etc.

Pasos para la aplicación de los manuales de procedimientos.

APLICACIÓN DE LOS MANUALES

El establecimiento de objetivos
La definición de políticas, guías, procedimientos y normas.
La evaluación del sistema de organización.
Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
Las normas de protección y utilización de recursos.
La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de
personal.
La generación de recomendaciones.
La creación de sistemas de información eficaces.