GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS CODIGO: MPGDAC-001

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTION FECHA: MARZO 2018

DOCUMENTAL ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA REVISION: Nº 01
PROCESO: ADMINISTRAR DOCUMENTACION PAGINA: 01 DE

REGISTRO DE DISTRIBUCION DE DOCUEMNTOS CONTROLADOS

No. Usuario Fecha de entrega Firma del Receptor (Nombre
(Cargo) y Apellido)
Original Director General
1 Gerente General Carlos Rojas
2 Gerente de Operaciones Mario Bolívar
Gerente de
3 Ali Tuarez
Administración
Gerencia de Cadena de
4 Luis Rojas
Suministros
Gerente de Recursos
5
Humanos y/o Coord. De Yvonne Guillent
Gral. de RRHH
6 Gerencia Corporativa

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SANDY MABEL RODRIGUEZ GONZALEZ
CARGO: ANALISTA DE VINCULACION Y
DESVINCULACION
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REGISTRO DE REVISIONES EFECTUADAS A ESTE PROCEDIMIENTO

No. De Fecha Sección y Cambios Cargo/firma del Cargo/Firma del
Rev. Pagina Realizados responsable de la responsable de la
revisión aprobación

0 00-00-00 Todas Emisión Gerencia Gerencia General

Corporativa

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CARGO: ANALISTA DE VINCULACION Y
DESVINCULACION
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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos generales que permitan informar a todo

el personal que ingresa al Área de Archivo, adscrito al Departamento de
Recursos Humanos sobre la normativa reguladora y criterios sobre
ordenación, clasificación, transferencia, selección y eliminación de
documentos, gestión documental y la otra documentación e información;
resguardando todo el acervo documental producido y recibido en el
Departamento, en el cumplimiento de sus funciones, para proteger,
conservar y organizar el patrimonio documental del archivo de Gestión por
Dos (02) años

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable en el área de archivo adscrito al

Departamento de Recursos Humanos de la organización.

3. RESPONSABILIDAD

El ocupante del cargo tiene como responsabilidad de proponer y

llevar a cabo mejoras en el trabajo diario al igual que debe velar por llevar
a cabo las operaciones archivísticas de organización documental que
incluye (clasificación – ordenación – descripción) selección y expurgo,
diseminación, control, distribución, almacenaje, recuperación, protección
por su carácter confidencial, difusión y conservación de la documentación
del Personal que labora en la organización.

4. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Y DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

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CARGO: ANALISTA DE VINCULACION Y
DESVINCULACION
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Los procedimientos relacionados y los documentos de referencia

utilizados en el desarrollo de estos documentos son:

 Organigrama de la Empresa Troil Services, C.A.

 Formatos de Prestamos de expedientes.
 Formato de Salida de Permiso
 Formato de Planilla de datos Personales
 Formato de Requisición de Personal
 Recibos de Pagos
 Expedientes de trabajadores.
 Documentación Personal de los Trabajadores.

5. PROCEDIMIENTOS

1. Recibir Documentación indispensables para el Ingreso.

2. Apertura la carpeta del expediente.
3. Identificar o Etiquetar la carpeta individual del trabajador.
4. Transcurrido la lapso de culminación laboral según las condiciones
de contratación.
5. Ubicación Y/o Rotación de Expedientes según las condiciones de
contratación.
6. Recibir de las analistas de nominas los recibos de pagos realizados
a los trabajadores.
7. Desglosar, Ordenar, organizar todos los recibos solo
Administrativos.
8. Gestionar la firma y la entrega de los recibo a los trabajadores y/o
Personal administrativo.
9. Archivar Recibo entregados al personal Administrativo,
Operaciones, Mantenimiento, Siaho, Aprendiz Inces, Cadena de
Suministros, Recursos Humanos de la base Anaco.
10. Recibir formatos de días de Descansos Trabajados, Permiso de
salida, Controles de Suministros de comida de los trabajadores
CCP y Personal Administrativo.
11. Prestamos Internos de Expediente dentro de Recursos Humanos.
12. Prestamos Internos a las Analistas de Nominas para su respectivo
archivo de documentación.
13. Revisión de expedientes por listados para asegurar el buen uso
dentro de sus archivos

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6. NORMATIVAS

1. Se Recibe la documentación consignadas por el candidato elegido

al cargo, revisando la documentación indispensable siendo Planilla
de Datos Personales, Copia de la cedula de Identidad, Copia del
R.I.F, Curriculum Vitae con soportes, Resultados de Exámenes de
Pre Empleo, Rutagrama, Notificación de Riesgos.
2. Se apertura el expediente del personal Eventual u Ocasional, y
Contratados de las diferentes áreas, siendo identificadas en
carpeta Manila Tipo Carta, según las condiciones de contratación.
3. Etiquetar la carpeta con nombre y Apellidos, Fecha de Ingreso Nº
de cedula, Cargo a ocupar.
4. Traslada el expediente a el archivo Tipo Gaveta identificado para el
personal Eventual u Ocasional y Contratados.
5. Una vez cumplido los lapsos específicos de la contratación para el
personal regido por la L.O.T.T.T según periodo de prueba con 30
días continuo de acuerdo a la aprobación del supervisor inmediato
es cambiada su documentación a Carpeta Tipo Oficio, Color
Marrón siendo trasladada a los Archivos identificados según los
Departamentos dentro del área de Archivo.
6. Recibir de las analistas de nominas los recibos de pagos
semanales, quincenales, recibos de bonos por asistencia, pagos de
utilidades, pago de útiles escolares, pagos de retroactivos,
Vacaciones y otros.
7. Desglosar, Ordenar, organizar los recibos de pagos de los
trabajadores por Departamentos y posteriormente por trabajador.
8. Gestionar con el trabajador su firma y Huella dactilar en original
para el expediente y copia para ser entregado al trabajador.
9. Archivar de manera cronológicamente los recibos en el expediente
de cada trabajador.
10. Archivar en carpetas los formatos de Días de descansos
trabajados, permiso de salida, controles de suministros de comidas
del CCP y Base anaco (Administración, SIAHO, Operaciones,
Mantenimiento, Cadena de Suministro, Aprendiz Inces, Recursos
Humanos).
11. El Personal de recursos humanos hace la solicitud de petición de
manera escrita para los préstamos de expedientes, para realizar
cálculos de vacaciones, liquidaciones, Anticipos de Prestaciones
Sociales, Fideicomiso y otras peticiones emanadas por el
trabajador.

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12. Las analistas de nominas solicitan los expediente para archivar

recibos de pagos y otra documentación de acuerdo a las nominas
por taladros que elaboran cada una de ellas.
13. Se realiza revisiones cada 15 días por medio de los listados del
personal en fin de corroborar que no falte ningún expediente en su
archivo específico.

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