Phần mềm BRAVO cho đơn vị ĐTKD Bất động sản và Xây

dựng
I. TỔNG QUAN PHẦN MỀM BRAVO CHO CÁC ĐƠN VỊ ĐẦU TƯ KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN VÀ XÂY DỰNG
Phần mềm BRAVO (ERP-VN) khi ứng dụng tại các đơn vị chuyên về ĐẦU TƯ KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN là hệ thống
khép kín và toàn diện, được xây dựng, tinh chỉnh theo các đặc thù quản lý của từng chủ đầu tư. Hệ thống BRAVO đáp ứng đầy
đủ các nghiệp vụ quản lý, các quy trình áp dụng tại các đơn vị đầu tư kinh doanh bất động sản như: theo dõi quá trình đầu tư dự
án, theo dõi quá trình xây dựng dự án, theo dõi quá trình phân phối dự án, chăm sóc khách hàng của dự án…
II. BÀI TOÁN ĐẶC THÙ TẠI CÁC ĐƠN VỊ ĐẦU TƯ KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN VÀ XÂY DỰNG
1. Khái quát đặc thù ngành
Các sản phẩm, dự án bất động sản về cơ bản là các sản phẩm riêng biệt với các loại sản phẩm, hàng hóa khác và với chính các
sản phẩm về bất động sản (đặc biệt là các sản phẩm gắn với khu đô thị, cao ốc, biệt thự liền kề,…). Do đó, các đơn vị hoạt động
trong lĩnh vực này cũng có các đặc thù quản lý riêng, quy trình vận hành khác biệt trong mọi nghiệp vụ so với các doanh nghiệp
đầu tư, sản xuất các sảm phẩm khác. Theo góc nhìn của đơn vị tư vấn và thiết kế giải pháp phần mềm quản lý thì BRAVO nhận
định một số đặc điểm riêng của các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực đầu tư bất động sản như sau:
 Vốn đầu tư lớn và thời gian thực hiện dự án thường kéo dài: việc huy động và quản lý vốn đầu tư cho các dự án có sự
tham gia của nhiều đối tượng, với nhiều hình thức huy động khác nhau (vốn chủ đầu tư, góp vốn, vốn vay từ các tổ chức
tài chính,…) làm cho nghiệp vụ quản lý, theo dõi lãi suất trở nên phức tạp hơn.
 Thể chế chính trị, pháp luật ảnh hưởng trực tiếp: theo đó, việc quản lý các văn bản, xử lý các nghiệp vụ trong hoạt động
nội bộ doanh nghiệp phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
 Đặc tính riêng biệt của các sản phẩm bất động sản: các sản phẩm bất động sản là dị biệt, khác nhau về giá trị, về vị trí
xây dựng, về thiết kế, về hướng,… dẫn tới việc quản lý, theo dõi và kinh doanh cũng phải có các quy trình, chính sách
vận hành riêng biệt.
 Tập khách hàng không phải là số đông: tại Việt Nam, việc mua các dự án BĐS để sử dụng hay đầu tư vẫn là câu chuyện
của một số ít khách hàng. Họ là những người có thu nhập, có điều kiện về tài chính. Ngoài ra, dịch vụ kinh doanh đang
dần trở thành một lợi thế cạnh tranh của từng doanh nghiệp. Do đó, các quy trình, chính sách liên quan tới bán hàng,
quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng cũng đặc biệt quan trọng.
2. Quy trình vận hành
Mô tả những hoạt động chính
a. Lập dự án đầu tư bất động sản
Một dự án BĐS hình thành và được cấp phép đầu tư – xây dựng, quá trình lập hồ sơ dự án, thẩm định và cấp phép sẽ
diễn ra rất nhiều bước. Theo đó, ngoài vấn đề thủ tục nội bộ thì các vấn đề phát sinh trực tiếp là các hồ sơ, văn bản
pháp luật tương tác với các tổ chức, cơ quan hành chính nhà nước. Do vậy, việc theo dõi, kiểm soát các hồ sơ – văn
bản phát sinh liên quan tới dự án là một hạng mục công việc rất được chú trọng đối với các CĐT.
b. Lựa chọn nhà thầu và theo dõi tiến độ thực hiện công trình
- Theo quy trình, khi các dự án được phê duyệt và cấp phép đầu tư thì quá trình thi công, xây dựng dự án chính thức
được thực hiện, trải dài nhiều công đoạn và được các phòng ban chuyên trách đảm nhiệm như: Phòng Kế hoạch – kỹ
thuật, Ban Quản lý dự án.
- Đối với các chủ đầu tư, ngoài các đơn vị thành viên trực tiếp thi công các hạng mục của dự án thì việc thuê các đơn vị
nhà thầu chuyên trách (nhà thầu tư vấn, nhà thầu thi công) sẽ diễn ra thường xuyên, tương ứng với từng dự án. Theo đó,
việc tách gói thầu – lập hồ sơ mời thầu – tổ chức đấu thầu – lựa chọn nhà thầu sẽ phải thực hiện chặt chẽ, quản lý mọi
thông tin, nghiệp vụ phát sinh hỗ trợ cho việc quyết định, lựa chọn các nhà thầu chất lượng phục vụ cho dự án.
 - Trong quá trình thi công, ngoài việc theo dõi tiến độ thực hiện dự án thì chủ đầu tư bắt buộc phải theo dõi quá trình cấp
vốn, quá trình cấp phát vật tư cho nhà thầu.
- Khi dự án, các hạng mục dự án hoàn thiện thì chủ đầu tư thực hiện các thủ tục nghiệm thu công trình và theo dõi bảo
hành, bảo trì cho công trình đối với nhà thầu.
c. Phân phối dự án
- Phân phối dự án bất động sản được tổ chức theo 02 hình thức cơ bản là: “chủ đầu tư phân phối trực tiếp dự án” và “các
sàn giao dịch hợp tác với các CĐT, ký hợp đồng phân phối dự án”. Trên vai trò là chủ đầu tư, các CĐT đồng thời phải
theo dõi các nghiệp vụ về kinh doanh phát sinh trực tiếp và phát sinh qua các sàn giao dịch, được quản lý, theo dõi thông
qua các “hợp đồng góp vốn”, “hợp đồng cọc”, “hợp đồng mua bán”, “hợp đồng cho thuê thương mại”.
- Ngoài các đối tượng là nhân viên kinh doanh, các sàn giao dịch và khách hàng thì các chủ đầu tư phải tương tác với
các tổ chức tài chính – tín dụng như Ngân hàng, các quỹ đầu tư về các hình thức góp vốn, hỗ trợ dự án thông qua các
“hợp đồng hợp tác” giữa CĐT với tổ chức tín dụng hoặc “hợp đồng cam kết ba bên” giữa CĐT – Ngân hàng – Khách
hàng.
=> Theo đó, trong vấn đề phân phối các dự án, việc quản lý, kiểm soát mọi thông tin giao dịch phát sinh một cách kịp
thời, chính xác và xử lý nhanh gọn sẽ tăng cao hiệu quả quản lý với các đơn vị CĐT.
d. Khai thác dự án
- Các dự án sau khi phân phối và đưa vào quá trình sử dụng, khai thác các dịch vụ tiện ích đi kèm tương ứng với các
hạng mục của dự án như: sàn cho thuê thương mại, các dịch vụ gia tăng như bệnh viện, trường học, club thể thao (bể
bơi, sân tenniss, phòng gym,…).
- Các chủ đầu tư sẽ là đơn vị đứng ra khai thác các loại hình trên, do đó việc quản lý mọi nghiệp vụ, hoạt động phát sinh
tốt sẽ tạo lợi thế cho các đơn vị CĐT về dịch vụ trên thị trường BĐS.
III. GIẢI PHÁP PHẦN MỀM BRAVO TẠI CÁC ĐƠN VỊ ĐẦU TƯ KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN VÀ XÂY DỰNG
1. Tổ chức cơ sở dữ liệu phần mềm
Đặc điểm chung của các doanh nghiệp sản xuất là địa bàn, phạm vị sản xuất kinh doanh phân tán tại nhiều địa điểm, khu vực
khác nhau (văn phòng, nhà máy, kho bán hàng, chi nhánh,…). Do vậy, ngoài nhu cầu của khách hàng thì khi xây dựng giải
pháp, BRAVO tiến hành tư vấn các giải pháp tổ chức, phân luồng dữ liệu để thuận tiện trong các công tác nghiệp vụ, chặt chẽ
trong việc quản lý các vấn đề phát sinh và tổng hợp mọi hoạt động trong hệ thống tổ chức sản xuất kinh doanh của khách hàng.
a. Mô hình tổ chức cập nhật và khai thác dữ liệu hệ thống
Như đã đề cập, do các địa điểm sử dụng phần mềm dàn trải theo các vùng địa lý nên BRAVO cần xây dựng một hệ
thống dữ liệu kết hợp giữa giải pháp dữ liệu đồng bộ và phân tán nhăm đảm bảo tính tức thời của dữ liệu (phục vụ các
vấn đề kế thừa, theo dõi và quản lý dữ liệu phát sinh), tính liên tục của dữ liệu (nhằm đảm bảo việc bán hàng và sản
xuất phải liên tục khi có sự cố về kết nối, giảm độ trễ trong các giao dịch cần tính liên tục như bán hàng, nhập hàng,…).
 Mô hình dữ liệu
 Mô tả:
- Tại trụ sở chính:
+ Cài đặt 01 phần mềm BRAVO bao gồm “chương trình chạy” và “cơ sở dữ liệu” trên máy chủ (Server).
+ Tại các phòng ban, các máy tính được phép truy cập vào phần mềm (máy Client) sẽ được khai báo (tên
máy, ID người dùng) và được cài các "chương trình chạy” để người dùng cập nhật thông, dữ liệu vào phần
mềm.
+ Các User sẽ được quản lý, phân quyền chi tiết theo từng vai trò của người dùng tại các phòng ban liên
quan, mỗi bộ phận.
- Tại các đơn vị thành viên:
+ Cài đặt phần mềm BRAVO chỉ bao gồm “chương trình chạy” (không bao gồm “cơ sở dữ liệu”) trên các
máy Client của các bộ phận; user tham gia sử dụng phần mềm để cập nhật và truyền nhận dữ liệu online
về phần mềm trên máy chủ tại trụ sở chính.
+ Các user được phân cấp, phân quyền nhằm đảm bảo tính độc lập, trách nhiệm khi cập nhật dữ liệu vào
hệ thống.
(Khuyến cáo: để đảm bảo về tính ổn định, an toàn dữ liệu khi vận hành phần mềm thì BRAVO khuyến cáo
trang bị thêm một máy chủ dự phòng, máy chủ backup phục vụ cho hai nhiệm vụ chính: thay thế server
chính vận hành hệ thống và back up dữ liệu của phần mềm. Trên server chính và server backup tích hợp
các ổ cứng vật lý tương đương và cấu hình theo các giải pháp Raid ổ cứng: Raid 0, Raid1, Raid 10).
b. Phân nhóm các lớp dữ liệu người dùng tại từng địa điểm sử dụng
Ngoài việc kế thừa dữ liệu phát sinh trong hệ thống thì tại từng phòng ban có những nghiệp vụ riêng, độc lập và đôi khi
là bảo mật với các phòng ban khác. Do đó, để người dùng thuận tiện trong việc vận hành, thao tác trên phần mềm,
BRAVO chia giao diện người dùng theo từng lớp (Layout). Cụ thể:
 Trụ sở Tổng công ty
+ Layout Ban giám đốc công ty
+ Layout Phòng Kinh doanh
+ Layout Phòng Đầu tư
+ Layout Phòng Kế hoạch Kỹ thuật
+ Layout Phòng Kế toán
+ Layout Phòng Hành chính Nhân sự
Công ty Thành viên
+ Layout Ban giám đốc công ty
+ Layout Bộ phận Kỹ thuật
+ Layout Ban Quản lý dự án
+ Layout Bộ phận Kho
c. Tổ chức, bóc tách cơ sở dữ liệu phần mềm
Để doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, quản lý và tổng hợp dữ liệu phát sinh tại từng địa điểm vận hành phần mềm, BRAVO
tư vấn theo các phương án tổ chức dữ liệu phù hợp với từng quy mô của doanh nghiệp. Theo đó, trên cơ sở dữ liệu của
phần mềm (database) sẽ được chia nhỏ theo các khay dữ liệu (gọi là khay đơn vị cơ sở) tương ứng với từng điểm sử dụng
để nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu phát sinh tại từng điểm. Và có 01 khay dữ liệu tổng hợp đóng vai trò tổng hợp/hợp nhất
dữ liệu phát sinh toàn hệ thống.
2. Xử lý các nghiệp vụ đặc thù
a. Theo dõi quá trình đầu tư
Quá tình đầu tư dự án BĐS thường diễn ra trong khoảng thời gian dài, phát sinh rất nhiều tài liệu từ nhiều bộ phận, cơ
quan khác nhau. Do vậy, hệ thống phần mềm quản lý cần tách bạch các quy trình và quản lý mọi yêu cầu, dữ liệu phát
sinh trong quá trình đầu tư:
- Lập hồ sơ đầu tư và theo dõi tài liệu dự án
- Lập tờ trình xin chủ trương đầu tư
- Theo dõi và phê duyệt chủ trương đầu tư
- Lập dự toán đầu tư dự án
- ….
 Một số hình ảnh trên phần mềm
 Cập nhật dự toán

Cập nhật và theo dõi tài liệu dự án

b. Xử lý các nghiệp vụ tại Phòng Kế hoạch Kỹ thuật
Lựa chọn nhà thầu và quản lý tiến độ dự án là nhiệm vụ chính của Phòng Kế toán Kỹ thuật. Với khối lượng công việc
lớn và diễn ra trong thời gian dài, hệ thống phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ tại bộ phận này đóng vai trò quan trọng, hỗ trợ
quản lý và theo dõi mọi hoạt động phát sinh.
- Cập nhật và theo dõi thông tin dự án, hạng mục của dự án
- Lập kế hoạch đấu thầu
- Mời thầu và đánh giá, lựa chọn nhà thầu
- Cập nhật và theo dõi hợp đồng thầu
 - Cập nhật và theo dõi hợp đồng mua sắm vật tư (cung cấp cho dự án)
- Theo dõi quá tình cấp phát vật tư cho nhà thầu, dự án
- Theo dõi tình trạng thanh toán, quyết toán vốn cho nhà thầu
- Cập nhật và theo dõi hồ sơ nghiệm thu dự án, hạng mục dự án
- Theo dõi thời gian bảo hành của dự án
- …
 Một số hình ảnh trên phần mềm

Cập nhật hồ sơ, đánh giá và lựa chọn nhà thầu

Duyệt cấp phát vật tư cho dự án

 Cập nhật tiến độ triển khai gói thầu, dự án

c. Xử lý các nghiệp vụ tại Phòng Kinh doanh

Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động liên quan tới bán hàng, phân phối các sản phẩm của dự án
như: Hợp tác với các sàn giao dịch BĐS, Ký hợp đồng mua bán – cho thuê, theo dõi công nợ, quản lý hồ sơ dự án, bàn
giao cấp sổ đỏ, chăm sóc khách hàng,…Do vậy, phần mềm phải bóc tách các quy trình nhỏ và phối hợp, hỗ trợ mọi bộ
phận trong phòng kinh doanh quản lý các nghiệp vụ phát sinh:
- Quản lý và theo dõi thông tin tình trạng dự án
- Quản lý và theo dõi hợp đồng đặt cọc tại sàn giao dịch
- Quản lý và theo dõi hợp đồng mua bán
- Quản lý và theo dõi hợp đồng cho thuê thương mại
- Quản lý và theo dõi hợp đồng chuyển nhượng, hợp đồng phát sinh quá khứ
- Theo dõi và quản lý công nợ hợp đồng
- Theo dõi tình trạng và ban giao dự án cho khách hàng
- Theo dõi quá trình cấp sổ đỏ, sổ hồng cho khách hàng
- Chăm sóc khách hàng
- ….
 Một số hình ảnh trên phần mềm
 Cập nhật thông tin sản phẩm

Cập nhật và theo dõi thông tin khách hàng

Cập nhật thông tin hợp đồng mua bán

Hợp đồng thuê thương mại

 Cập nhật thông tin bàn giao căn hộ

Thanh lý hợp đồng làm sổ đỏ

d. Xử lý các nghiệp vụ tại phòng Kế toán
- Kết hợp với phòng Kinh doanh tiến hành theo dõi, thu hồi công nợ bán hàng
- Kết hợp với phòng Kế hoạch Kỹ thuật theo dõi hợp đồng thầu và nhà thầu
- Cập nhật dự toán và tập hợp chi phí theo dự án (trong trường hợp CĐT trực tiếp thi công)
- ..
 Một số hình ảnh trên phần mềm
 Lập và xuất hóa đơn theo từng lần thu tiền

Cập nhật dự toán công trình

IV. HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM

- Quản lý và theo dõi được các phát sinh về thủ tục, hồ sơ liên quan tới quá trình đầu tư dự án.
- Hạn chế được nhầm lẫn, sai sót trong việc xử lý các thủ tục về đầu tư theo cơ chế, chính sách, luật pháp.
- Cập nhật và theo dõi được tình trạng, tiến độ thực hiện dự án.
- Phân cấp, phân quyền quản lý dữ liệu phát sinh trong nội bộ phòng Kinh doanh và với các bộ phận khác trong hệ thống.
- …

- Cung cấp một công cụ quản lý và theo dõi được mọi phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
- Dữ liệu cập nhật tức thời, chi tiết theo từng dự án – hạng mục của dự án, hỗ trợ cho việc kiểm soát và giải quyết nhanh chóng
các phát sinh liên quan tới dự án, nhà thầu.
- Kiểm soát, theo dõi được tiến độ của dự án so với kế hoạch đã xây dựng.
- Kiểm soát các hoạt động của nhà thầu, vật tư cấp phát cho nhà thầu và theo dõi, nghiệm thu, thanh quyết toán, bảo hành các
hạng mục công trình, dự án liên quan tới nhà thầu.

- Kiểm soát được tình trạng các sản phẩm công ty đang phân phối (Đã bán, còn tồn, phong tỏa,…)
- Kiểm soát được bảng giá bán, chính sách giá bán căn hộ.
- Theo dõi tình trạng thanh toán, kiểm soát và tính lãi công nợ quá hạn.
- Theo dõi quá trình bàn giao căn hộ, dự án và cấp phát sổ cho khách hàng.
- Chăm sóc khách hàng qua các hình thức: phản hồi công văn, gửi email – sms hàng loạt.

- Việc kết nối và kế thừa dữ liệu với các bộ phận khác sẽ giảm thiểu khối lượng công việc cho phòng Kế toán trong việc hạch
toán, ghi nhận và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cùng hỗ trợ và kiểm soát, theo dõi dữ liệu phát sinh với các bộ phận khác trong hệ thống. Đặc biệt là các vấn đề theo dõi công
nợ (phải thu/ phải trả/ tạm ứng) với các đối tượng như: khách hàng, nhân sự trong công ty, nhà cung cấp,…
- Tổng hợp và kiểm soát dữ liệu phát sinh toàn công ty (hệ thống các Báo cáo tổng hợp, hợp nhất Báo cáo tài chính,…).

- Theo dõi và kiểm soát tiến độ, tình trạng công việc phát sinh tại từng bộ phận.
- Kế thừa và phê duyệt các nhóm dữ liệu phát sinh tại từng bộ phận (chủ trương đầu tư, công văn trả lời, bảng giá, hợp đồng
mua bán,…).
- Kiểm soát và theo dõi tiến độ triển khai dự án, thi công dự án.
- ….
V. DANH SÁCH KHÁCH HÀNG ĐÃ SỬ DỤNG SẢN PHẨM PHẦN MỀM BRAVO
1. Công ty Cổ phần TASCO
2. Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh Bất động sản Xuân Mai
3. Công ty Cổ phần Đầu tư Hải Phát
4. Công ty Cổ phần đầu tư Hải Phát thủ đô
5. Công ty Cổ phần khoáng sản BECAMEX Bình Dương
6. Công ty TNHH Phát triển Bất động sản M.I.K Việt Nam
7. Công ty Cổ phần HBI