AUDITORIA DE EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO

Esta partida controla el disponible representado por los medios de pago en

efectivo con dinero (billetes y moneda), cheques, así como los depósitos
existentes en bancos y en otras instituciones financieras. La cuenta Efectivo y
equivalentes de efectivo es una de las más importantes dentro del panorama de
los estados financieros, por cuanto controla precisamente el dinero en efectivo o
cheques, los mismos que por su propia naturaleza conlleva a riesgos en su
manejo y control. Esta partida generalmente se relaciona con todos los ciclos de
transacciones, por lo que en la revisión debe considerarse su interrelación con
otras cuentas, ya sea de la Situación Financiera o del Estado de Resultados
Integrales, siendo de este último muchas veces por donde se inicia la operación.
Hay muchas empresas que no reflejan saldos importantes en Efectivo y
equivalentes de efectivos a fin de años; sin embargo, sus movimientos de
cobranza y desembolsos han sido muy significativos durante el año. Es así, que
Efectivo y equivalentes de efectivo se relaciona directamente con las cobranzas y
pagos, lo primero generado básicamente por las “ventas y cuentas por cobrar”
(Caja - egresos). Es importante recordar la importancia que tiene el control interno
en el área de tesorería, que es donde se desarrolla principalmente las operaciones
de este componente. La importancia también se extiende a todas las demás áreas
relacionadas con operaciones de los demás componentes de los estados
financieros, las que necesariamente tenemos que evaluar. Si bien es cierto, que el
propósito principal de la evaluación del control interno por el auditor en una
auditoría financiera es para determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad
de los procedimientos de auditoría, los clientes se sienten muy satisfechos cuando
el auditor como consecuencia de la evaluación de control les hace llegar una serie
de recomendaciones para fortalecer sus controles internos y le previenen de
fraudes y errores. La experiencia nos ha demostrado que es muy frecuente
encontrar deficiencias como las que se enuncian a continuación:
- Falta de directivas internas que contengan normas y procedimientos para
el manejo y control de los fondos.
- No se depositan los ingresos recaudados en forma intacta y de inmediato
en bancos.
- No se acostumbra como medida de seguridad y de control interno efectuar
todos los pagos con cheques y los gastos menudos con dinero en efectivo
de un fondo fijo renovable.
- No se cuida la separación de funciones entre el que ejerce las funciones de
cobranza y prepara los depósitos al Banco de quien realiza la
contabilización.
 - No se cuida la separación de funciones entre el que realiza y aprueba las
conciliaciones bancarias del que realiza las funciones del manejo de
ingresos y egresos de fondos.
- No se practica arqueos sorpresivos de fondos por alguna persona distinta
del que maneja y registra las operaciones de ingresos y egresos de fondos.
- No se adopta medidas de seguridad para la custodia de los fondos y los
cheques en blanco, etc. Por lo expuesto, de acuerdo al conocimiento que obtenga
el auditor sobre las actividades de la empresa, aplicara su evaluación del control
interno a través del método más conveniente.

OBJETIVO Y FINALIDAD DEL EXAMEN DE AUDITORIA

- Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre

ellos los de fraude
La medición del riesgo hecha por parte del auditor debe realizarse sobre las
normas de auditoría de general aceptación, es por ello que se pretenden
mostrar algunas de las pruebas que el profesional contable desarrolla en
este sentido y las posibles salidas que tiene al encontrar fallas en el manejo
del disponible.
El riesgo de control y el riesgo inherente es grande en esta área por que se
tiene el manejo directo del disponible el cual es importante para la gestión
que realiza el administrador financiero de las fuentes de financiación en el
corto plazo.
Existe el riesgo de originar exageraciones en las cifras, lo mismo que
subestimaciones. Como por ejemplo registrar un pago de proveedores a
una cifra superior a la debida y luego el desembolso de diferencia se desvié
a otra cuenta.

- Analizar el control interno sobre las transacciones en efectivo.

La clasificación de riesgo inherente después de hacer el análisis puede
clasificarse como: alto, medio o bajo, según el análisis el auditor tomará las
medidas de control interno necesarias para ajustar los rubros del disponible
a los objetivos propuestos en el programa de auditoría.
Estas buscan obtener evidencia sobre los procedimientos de control interno,
en los que el auditor encontrara confianza sobre el sistema para determinar
si están siendo aplicados en la forma establecida.

- Evaluar el riesgo de control y diseñar más pruebas de controles y

pruebas sustantivas del efectivo.
El auditor buscará asegurarse de la existencia del control, de la efectividad con la
que se desempeña dicho control y de determinar si
los controles han sido aplicados continuamente durante todo el
periodo.

Realizar más pruebas de los controles que los auditores planean incluir en
su evaluación del riesgo de control.

- Verificar la existencia del efectivo registrado.

Las protecciones físicas del efectivo en caja es indispensable para un
manejo adecuado se debe Incrementar las pruebas de saldos para verificar
la integridad de los mismos.

- Determinar si la empresa tiene derechos sobre el efectivo y sus

equivalentes registrados

- Establecer la precisión numérica de los registros auxiliares del

componente.

- Determinar si la presentación y revelación son apropiadas.

Dentro de las Aserciones

- Veracidad
Los saldos de caja y bancos representan efectivo en mano o entregado en
depósito a terceros, los saldos acreedores representan sobregiros.

- Propiedad
Verificar que los saldos corresponden a efectivo y sus equivalentes y están
de disponibles para la Entidad.
Verificar que los saldos de las cuentas corrientes pertenecen a la Entidad.

- Integridad
Comprobar que todas las operaciones de ingreso y salida de dinero han sido
registradas de manera adecuada e íntegramente.

- Valuación
Corroborar los saldos en moneda extranjera se encuentran valuados al tipo de
cambio apropiado

- Contabilizado
Revisar que todos los saldos de la cuenta de efectivo se encuentran
debidamente contabilizados.
 - Presentación y revelación
Constatar que se revela la información apropiadamente clasificándolo
(corriente / no corriente) y demostrar que el efectivo en la caja y bancos se
presenta y revela de manera adecuada

CONTROLES

Ambiente de control
La mayoría de las organizaciones prestan especial atención al manejo de fondos
teniendo en cuenta lo perjuicios económicos y financieros que tre aparejado la
falta de control de los montos de transacciones que conforman el componente sin
embargo, existe entes donde se detectan irregularidades como consecuencia de
un débil ambiente de control, señalándose a continuación algunas pautas que
revelan potenciales errores.
- Descentralización excesiva de las operaciones
- Falta de identificación de ingresos y egresos inusuales
- Inexistencia de claras políticas sobre administración de fondos
- Falta de consideraciones de métodos alternativos para las cobranzas o
desembolsos en moneda extranjera
- No utilización de análisis o proyecciones del flujo de fondos como técnicas
de administración de fondos
- Desarrollo de nuevas operaciones con sistemas existentes no adecuados

Controles Directos
La revisión del componente bajo análisis debe vincularse con las tareas de
auditoría efectuadas para los subcomponente de cobranza y desembolso. En
estos últimos se habrán analizado los controles y funciones de procesamiento que
permiten el proceso de tales operaciones. Por lo tanto, para completar la visión de
los controles directos, aplicables al componente de caja y bancos, se describirán
los controles gerenciales, independientes y par salvaguardar activos

Controles gerenciales y controles independientes

A continuación se enuncian diversos controles gerenciales e independientes que
pueden estar presentes en el componente y una referencia a la afirmación
vinculada..
- Utilización de presupuestos y estados financieros interinos para realizar
comparaciones de los saldos reales con los montos planificado para
corroborar la veracidad e integridad de la caja y bancos
- Preparación de informes gerenciales y de excepciones para controlar entre
otros, saldos de caja y bancos, cuentas bancarias sobregiradas, flujo de
fondos, desviaciones de las proyecciones de flujo de fondos
 - Conciliaciones de los extractos bancarios con el mayor general para
verificar la integridad de los saldos bancarios
- Aprobación de las transferencias de fondos por un funcionario del nivel
apropiado para comprobar la veracidad de las operaciones
- Realización de arqueos periódicos de efectivo y valores por parte de los
funcionarios del ente y el posterior análisis y justificación de las diferencias
detectadas para verificar la veracidad e integridad de los saldos de cierre.

Controles para salvaguardar activos

Se trata de controles que garantizan la veracidad de las transacciones
involucradas en el componente como
- Las cuentas bancarias solamente pueden ser abiertas o cerradas por
resolución de directorio u grupo autorizado de funcionarios
- Los firmantes de los egresos de fondos solo son designados por el
directorio u otro grupo autorizado de funcionario
- Los fondos se guardan en cajas de seguridad o son custodiados por
terceros
- Los cheques en blanco son guardados bajo llave

Controles Generales
Una adecuada segregación de funciones incompatibles en el área de caja y
bancos se manifiesta específicamente si..
- Las funciones de cobranzas y preparación de los depósitos están
segregadas de la s de contabilización de dichos conceptos
- Las funciones de preparación y aprobación de las conciliaciones bancarias
están segregadas de todas las demás funciones de ingresos y egresos de
fondos.
- Las funciones de caja y la contabilización de dichas transacciones están
debidamente segregadas.

FACTORES DE RIESGO

Factores de riesgo inherentes

Aunque la intención del auditor esta normalmente concentrada en las áreas de
mayor riesgo, siempre debe analizarse la posibilidad de reducir el alcance de
auditoría en las áreas de menor riesgo. Algunos de los factores de riesgo
inherentes y sus implicancias para el componente son las siguientes.

- El ente realiza cambios frecuentes de cuentas bancarias o de firmas

autorizadas.
 - El volumen, tipo y valor de los ingresos y egresos de fondos fluctúan
significativamente.
- Se ha realizado ingresos o egresos de fondos significativos de efectivo.
- Lo movimientos entre bancos son frecuentes o inusualmente significativos,
posiblemente en relación con un sistema de administración de fondos.
- Son frecuente las transferencias electrónicas de fondos.
- Se han realizado transacciones de fondos significativas en fechas cercanas
a los cierres de periodo
- Las restricciones de cambio tienen un impacto significativo sobre el flujo de
fondos derivado de operaciones en moneda extranjera
- El banco con el cual opera el ente parece financieramente débil, lo cual
puede afectar la disponibilidad de lo depósitos

Factores de riesgo de control

Entre los riesgos de control que pueden existir en una entidad se debe considerar
las siguientes consideraciones
- Las protecciones físicas del efectivo en caja no son adecuadas
- Las conciliaciones bancarias no se realizan con regularidad o no son
adecuadamente revisadas
- Los cheques pendientes y los depósitos en tránsito no son adecuadamente
controlados
- Las cobranzas significativas en diversos establecimientos no son
inmediatamente transferidas a las cuentas centralizadas
- No existen límites estrictos de aprobación de egresos de fondos
- Egresos significativos de fondos son procesados fuera del sistema normal
- Las transferencias de fondos no son revisadas para asegurar un corte
adecuado

Fraudes normales en el efectivo:

- Intercepción de los ingresos de efectivo antes de registrarlos se ve siempre

cuando se realizan ingresos y egresos de fondos significativos, en este
caso se debería de hacer un análisis detallado de la operaciones
relevantes.
- Pago de materiales no recibidos, efectuar desembolsos de supuestos
recursos q son indispensables pero nunca llegan a su destino.
- Duplicación y pago a trabajadores inexistentes es cuando se realiza pagos
dobles sin justificación y cuando se cancela nomina a empleados no
vigentes.
 - Pagos por gastos personales de funcionarios o partes relacionadas,
por ejemplo cuando se cancelan viáticos ficticios.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Los procedimientos de contabilidad y auditoría difieren entre las compañías e

industrias, pero los procedimientos de auditoría para el efectivo son similares. El
auditor debe obtener una seguridad razonable de que los balances de efectivo de
la compañía están establecidos de forma precisa y lo hace utilizando
principalmente procedimientos estándar. Conocer los procedimientos de auditoría
para el efectivo puede eliminar cualquier sorpresa para la compañía alrededor del
tiempo de auditorías.

Cuando un porcentaje significativo de las operaciones corresponde a un número

reducido de entidades bancarias o cuando se trata de un número reducida de
operaciones, los procedimientos analíticos resultaran más efectivos para obtener
satisfacción de auditoría.
Efectuar un análisis comparativo entre los montos del año corriente, año anterior y
los presupuestados y explicar movimientos e investigar relaciones inesperadas o
inusuales con respecto
- Saldo de caja
- Saldes de bancos por entidad o cuenta
- Cuentas bancarias sobregiradas
- Flujo de fondos
- Desviaciones de las proyecciones de flujo de fondos
Para llevar a cabo estos análisis comparativos pueden emplearse programas
computarizados para el análisis de las cajas y los bancos, por ejemplo
- Pruebas de acumulación de saldos de caja y bancos
- Preparación de informes de fondos inactivos excesivos
- Informes de cheques pendientes y su seguimiento
Revisar las conciliaciones de los listados auxiliares de Caja Bancos con la cuenta
control del mayor general
La reconciliación entre los registros auxiliares y la cuenta de control del mayor
general puede ser llevada a cabo por funcionarios de la sociedad, o bien en caso
de no realizarlas, por el auditor. Si el auditor realiza esta prueba debe considerar
que cualquier partida conciliatoria que se presenta indica potenciales problemas.
El análisis y seguimiento de las partidas conciliatorias está en función de los
conceptos en ellas involucrados.
Dadas las características del componente bajo análisis, se deberá verificar la
existencia de partidas que pueden compensarse parcialmente, teniendo un distinto
tratamiento contable con el consiguiente impacto en la información financiera. De
otra forma, los saldos deudores se expondrán en el activo y los acreedores en el
pasivo

Arqueo

El arqueo es el principal procedimiento aplicable al examen de los efectivos y

consiste en efectuar un recuento físico de los mismos.
Al llevar a cabo un arqueo, deben tenerse en cuenta las siguientes
recomendaciones:
a) Cuando existan varios fondos u otra clase de valores de fácil realización
(incluso las cobranzas del día) conviene establecer un control simultáneo de todos
ellos, ya sea arqueándolos al mismo tiempo o suspendiendo sucesivamente las
operaciones de los que se vayan revisando.
b) En todos los casos debe solicitarse la presencia de un funcionario que ratifique
la actuación del auditor y atienda las aclaraciones o las dudas que surjan durante
el arqueo.
c) Debe conocerse el importe a arquear que muestran los registros para
compararlo con lo contado y pedir aclaraciones en el momento mismo del arqueo,
cuando sean necesarias.
d) Al concluir el arqueo, debe exigirse la firma al responsable del fondo para que
quede constancia plena de que la cantidad contada le fue devuelta a su entera
conformidad.
Por lo general, los fondos incluyen vales, recibos, facturas y otros comprobantes
de erogaciones realizadas pendientes de reembolso y que, por lo mismo, se
consideran parte del fondo. En estos casos el auditor debe tener cuidado de
cerciorarse de la autenticidad de dichos comprobantes vigilando: que sean de
fecha reciente; que estén debidamente autorizados para su pago; que sean por
importes razonables al fondo y que su pago esté definido en los objetivos del
fondo relativo (es decir, que el fondo se haya creado para hacer esos pagos). En
estricta teoría, un fondo de efectivo sólo debe estar constituido por dinero, por ello
se debe vigilar que todos estos comprobantes queden debidamente reembolsados
al cierre del ejercicio que se examina, en caso contrario deberá proponerse el
ajuste de auditoría! relativo para mostrar como efectivo en caja y bancos sólo
aquello que sea realmente efectivo.
En el caso de que en el arqueo se determine diferencia entre lo contado
físicamente y el saldo según libros, ésta debe hacerse del conocimiento inmediato
de un funcionario de jerarquía y, en conjunto, proceder a su aclaración. La
importancia de la diferencia es determinante en la actitud que debe asumir el
auditor, en todo caso debe informarse a la Dirección y comunicar las explicaciones
relativas recibidas.
Confirmación Bancaria

Este procedimiento puede proporcionar una confirmación independiente de los

saldos y transacciones individuales y puede proporcionar evidencia de la
efectividad de los sistemas de control. La confirmación generalmente es requerida
en todas las auditorias, estos resultados se utilizan frecuentemente en relación
con las pruebas sobre conciliación de saldos bancarios.
Para poder probar la confirmación, los auditores le piden a los banqueros de la
compañía que verifiquen el balance de las cuentas bancarias directamente,
mediante formularios; las respuestas son enviadas únicamente a los auditores.
Los banqueros requieren peticiones de confirmación electrónicas.
El proceso de confirmación también tiene un beneficio sin intención. Cuando se
envía la petición de confirmación, los auditores comúnmente preguntan a la
compañía si tienen algún préstamo con el banco también. Esto ayuda a descubrir
cualquier responsabilidad no registrada que este presente.
El numero de cuentas bancarias a confirmar depende de los diversos factores,
como por ejemplo..
- La cantidad y tipo de cuentas.
- La significatividad y riesgo asociado a los saldos bancarios.
- La evaluación de la efectividad de los sistemas de información y control.

Conversión de moneda extranjera

Para las compañías que tienen efectivo denominado en monedas extranjeras,.

Para poder probar la conversión, el auditor calcula de forma independiente el
balance de efectivo usando la tasa de intercambio en efecto para el 31 diciembre.
Si la conversión está materialmente cerca el cálculo de la compañía, el auditor
documenta este descubrimiento y continúa con la victoria. Si hay una diferencia en
la tasa utilizada que da como resultado una diferencia de materiales, el auditor
debe determinar si la tasa de la compañía es razonable.

Prueba de reconciliación

Como parte de la prueba de efectivo, los auditores también prueban el proceso de

reconciliación bancario. Examinando las confirmaciones de efectivo, los auditores
ganan seguridad sobre el balance del banco. Sin embargo, pueden existir
diferencias entre el balance bancario correcto y el balance de efectivo del libro
correcto. Regularmente estas diferencias están relacionadas con los depósitos en
tránsito y los cheques actuales. Recalcular y probando la información subyacente
en las reconciliaciones bancarias de la compañía, los auditores pueden cerrar la
grieta entre el libro y el balance b Por lo general, los saldos no coinciden por:
a) Diferencias en las fechas de contabilización (depósitos y cheques en tránsito).
b) Por desconocimiento de parte de la empresa de movimientos operados por el
banco (cheques depositados no pagados, cargos por manejo, por cobranzas,
comisiones, intereses, etcétera).
c) Por movimientos erróneos.
En los dos últimos casos procede la investigación y el ajuste para establecer las
partidas de conciliación correctas. En cualquier caso, dichas partidas se verifican
estudiando el movimiento que muestran los estados de cuenta bancarios
posteriores (que estén operados los depósitos o cobrados los cheques
pendientes) o bien recurriendo a la documentación original en la póliza de registro
de la partida (fichas de depósito, copias de cheques y facturas anexas, etcétera).

Clasificación

Los auditores también pueden necesitar la prueba de la clasificación correcta de

efectivo. Algunos balances de efectivo, tales como los que están restringidos del
uso debido a los acuerdos contractuales o los equivalentes de efectivo que han
sido acomodados como colaterales, tienen reglas complicadas relacionadas con la
revelación y clasificación. En algunos casos, estos balances no pueden ser
enlistados como efectivo en la hoja de balance y pueden necesitar ser enlistados
como inversiones o efectivo restringido. Si tu negocio está sujeto a una auditoría y
tienes cualquier obligación contractual relacionada con el efectivo colateral,
asegúrate de examinar estos acuerdos para asegurar la clasificación apropiada.