Manual de Gestió de

Relacions en Microsoft
Dynamics NAV
ÍNDEX

1. CONSULTA DE CONTACTES .................................................................................................... 2

2. DONAR D’ALTA UN CONTACTE............................................................................................... 5
2.1 Crear una empresa ......................................................................................................... 5
2.2 Crear una persona .......................................................................................................... 8
3. PERFILS ................................................................................................................................. 10
3.1 Perfil genèric empresa ................................................................................................. 10
3.2 Perfil empresa RETAIL .................................................................................................. 12
4. INTERACCIONS...................................................................................................................... 13
5. GRUPS DE CORREU ............................................................................................................... 16
6. SEGMENTS ............................................................................................................................ 19
6.1 Crear un segment nou .................................................................................................. 19
6.2 Incloure contactes en els segments ............................................................................. 20
6.3 Criteris habituals per comunicacions de MKT .............................................................. 21
7. DUPLICATS ............................................................................................................................ 23
7.1 Procés de cerca de duplicats ........................................................................................ 23
7.2 Neteja de contactes duplicats ...................................................................................... 26
7.3 Eliminació de registres ................................................................................................. 27
8. OBRIR OPORTUNITATS (PIPELINE)........................................................................................ 28

1
1. CONSULTA DE CONTACTES

Obrim l’aplicació i en el Menú Principal, anar a Gestión relaciones > Contactos

Per defecte, s’obra la última fitxa que la sessió abans es va obri. Per anar a la llista
completa, hem de clicar sobre el botó de la barra superior Lista o clicar F5.

2
Es desplegarà la llista de tots els contactes que hi ha registrat a Microsoft Dynamics NAV.

En negreta apareixeran els contactes que estigui donats d’alta com a empresa i sense
negreta, les persones. Les persones que estan associades a una empresa es col·loquen
justa a sota d’aquesta i comparteixen el Nº empresa (no el Nº, que és diferent per cada
registre).

Per accedir a la fitxa d’un registre, es pot fer doble clic sobre el seu nom des de la llista,
amb l’enter o bé pel botó de la part inferior dreta Contacto > Ficha.

3
Per buscar un contacte, primer s’ha de col·locar el cursor sobre la columna per la qual es
vol fer la cerca (normalment serà Nombre, Nombre completo o CIF/NIF) i, en teclejar,
s’obre automàticament l’opció Buscar (també s’accedeix amb Contol+B). El quadre de
diàleg de Buscar permet fer la cerca amb el text que es tecleja exacte, al principi de camp
o en qualsevol part del camp.
També hi ha altres possibilitats, com, per exemple, que diferenciï minúscules i majúscules
o que comenci a buscar en teclejar el text de cerca.

El camp Buscar del quadre de diàleg té una limitació de 30 caràcters. Per això, en copar-hi
un text que sigui més llarg, es tancarà automàticament.

4
2. DONAR D’ALTA UN CONTACTE

Obrim l’aplicació i en el Menú Principal, anar a Gestión relaciones > Contactos

2.1 Crear una empresa

Per crear una nova empresa, obrim la fitxa d’una ja creada i cliquem F3 o la icona de
Nuevo:

Hem d’indicar que el nou contacte serà una EMPRESA (i no una persona). Això es fa amb 2
camps:
1. Nº: en clicar el botó amb 3 punts (…) i hi ha dues opcions: Referencias i Personas.
Fem doble clic a Referencias.

2. Tipo: en desplegar la fletxa surten 2 opcions: Empresa i Persona. Seleccionarem

Empresa.

5
Els camps de les pestanyes de la fitxa de l’empresa que s’ha d’omplir són:

- General: Nombre (la denominació fiscal), Dirección, C.P., Población (automàtic en posar
el codi postal), Cód. país (ES per empreses d’Espanya, incloses les catalanes, i el codi
corresponent al país si és estrangera) Alias (automàticament és el mateix que Nombre,
però si l’empresa té una denominació comercial o és més coneguda per un altre nom s’ha
d’informar aquí), Nº teléfono i Cód. vendedor (només si ja està assignada a algun
comercial).

- Comunicación: omplir tots els camps dels què tinguem informació, sobretot telèfon i
email. També és molt important el Cód. idioma per enviar les comunicacions en català,
castellà o anglès. Només caldrà que l’omplim per indicar que l’empresa ha de rebre les
comunicacions en Català o Anglès (si les vol rebre en castellà deixar-ho en blanc).

6
- Segmentación: Nº grupos de correo (si sabem que hem de col·locar l’empresa en un
grup de correu (BAIXES, EXTINGUIDAS, etc.), desplegar la pestanya i seleccionar el que
correspongui); CNAE* (és el codi d’activitat de les empreses, si tenim el número perquè
ens l’ha donat un informe, escriure’l directament. Si no, desplegar la fletxa i ens
apareixerà una taula amb els codis i descripcions. Seleccionar la més adient); Nº
empleados (número de treballadors de l’empresa). Els camps Relaciones de Negocio y
Grupos de Industria NO cal omplir-los.

- Internacional: Sempre s’ha d’omplir el camp CIF/NIF. Entre la lletra i les 8 xifres, no hi
pot haver espais en blanc, ni guions, ni cap altre caràcter (exemple: Nif Iris-Ekamat
B61345146).

- Miscelanea: Només s’han d’informar els camps Facturación i Grupos de origen. A

Grupos de origen, hem de desplegar la fletxa i seleccionar l’opció adient si escau (si ens
han vist a través de la web seleccionarem WEB IRIS, si han vingut d’un evento
SEMINARIOS, etc.)
També en aquesta pestanya trobem la informació de si el contacte és client o no. Aquest
camp s’omple automàticament en el moment que des del departament de Ventas y
cobros es crea una fitxa de client.

7
2.2 Crear una persona

Per crear una nova persona, obrim la fitxa d’una ja creada i cliquem F3 o la icona de
Nuevo:

Hem d’indicar que el nou contacte serà una PERSONA (i no una empresa). Això es fa amb
2 camps:
1. Nº: en clicar el botó amb 3 punts (…) i hi ha dues opcions: Referencias i Personas.
Fem doble clic a Personas.

2. Tipo: en desplegar la fletxa surten 2 opcions: Empresa i Persona. Seleccionarem

Persona.

8
Un cop fet això, al camp Nº empresa, despleguem la fletxa. Anem al llistat complet de
contactes de Dynamics NAV i seleccionem l’empresa a la qual treballa el contacte. Fem
doble clic i automàticament totes les dades de direcció, etc., s’arrossegaran a la fitxa de la
persona que acabem de crear.

Només haurem d’escriure el nom de la persona al camp Nombre i a la pestanya de

Comunicación, el seu e-mail personal (si és diferent del genèric d’empresa) i el seu telèfon
directe o mòbil.

Si aquesta persona forma part d’un Grupo de correo (prescriptor, baixa, web…), hem
d’anar a la pestanya Segmentación i seleccionar el que correspongui.

Finalment, s’ha d’indicar el càrrec de la persona. Dins de la fitxa de contacte: Contacto >
Persona > Responsabilidades cargo

9
3. PERFILS

A Microsoft Dynamics NAV existeixen els perfils per incloure més informació dels
contactes que tenim. Es tracta de qüestionaris on hem de seleccionar la resposta correcte
(tipus d’ERP que tenen, amb quin partner estan, etc.).
Hi ha perfils per empresa i per persones. Per accedir-hi, hem d’entrar a la fitxa del
contacte que ens interessi i, a la part inferior dreta de la pantalla, seleccionar el botó de
Contacto i desplegar-lo. Ens sortirà un menú i hem de seleccionar l’opció Perfiles.

3.1 Perfil genèric empresa

Un cop entrem a Perfiles, seleccionem la primera opció 01GENERIC – Perfil EMPRESA fent
doble clic.

10
Ens apareixerà el següent qüestionari:

Hem de respondre les preguntes de les què sapiguem la resposta. A la columna

Selecciona, haurem de fer un clic a la casella i ens apareixerà la següent marca

Quan haguem acabat de respondre el perfil, tanquem la finestra i es queda guardat

automàticament. Veurem com apareix la informació a la fitxa de l’empresa:

11
3.2 Perfil empresa RETAIL

Per les empreses del sector del Retail (cadenes de botigues, restaurants, supermercats,
comerç al detall) hi ha un perfil específic amb preguntes del sector (número de botigues,
de franquícies, etc.). 02RETAIL – Perfil empresas sector RETAIL

Seleccionem aquesta plantilla en el llista de perfils:

Com en l’altre perfil, les preguntes que sapiguem les responem a la columna Selecciona.

12
4. INTERACCIONS

Les accions comercials i comunicatives que fem amb les empreses que tenim a Dynamics
NAV han de quedar registrades, així sempre sabrem a qui se li ha enviat “x” email, a
quines empreses s’ha trucat, etc.

SEMPRE GRAVAREM LES INTERACCIONS A LES PERSONES DE L’EMPRESA AMB QUI HI HA

HAGUT LA INTERACCIÓ (trucades, reunions, emails...) I NO AL CONTACTE EMPRESA. Quan
gravem les interaccions a la persona, igualment la interacció queda gravada a l’empresa
però tenim l’avantatge que, si al cap d’un temps consultem aquesta empresa, sabrem qui
va ser l’interlocutor, qui va assistir a l’evento, etc. Si gravem la informació a l’empresa,
aquesta informació es perd i mai sabrem quin dels treballadors va ser el que va mantenir
el contacte amb nosaltres.

Per crear interaccions massives haurem d’utilitzar els Segments, però per interaccions
individuals i puntuals es fa de la següent manera:

1. Entrem a la fitxa del contacte amb qui hem interaccionat i, a la part inferior dreta
de la pantalla, cliquem el botó Crear Interacción

2. Ens apareixerà la següent finestra, que haurem d’anar omplint per descriure la
interacció.

13
 Desplegar la fletxa.
Apareixeran un seguit
d’opcions, de plantilles
d’interaccions. Seleccionar
la que correspongui.

Al camp ¿Quién es el vendedor responsable?, seleccionar desplegant la fletxa la persona

que ha dut a terme la interacció.

Al camp Describa su interacción, s’ha de resumir en què ha consistit o què s’ha desprès de
la interacció. Hi ha límit de caràcters, si necessitem més espai, clicar la icona del llapis del
costat i tindrem mes espai per escriure.

3. Un cop omplerta la primera finestra, clicar el botó Adelante i ens apareixerà una
segona finestra on podem completar la informació si volem.

14
Aquí el més important és l’últim camp Introduzca la evaluación de la interacción, on
haurem de dir si ha estat positiva, negativa, neutra, etc.

Normalment, si enviem emails, la interacció serà neutra, perquè no sabem la reacció

quina serà. És més fàcil de valorar quan la interacció és una trucada o una reunió i hem
parlat directament amb ells.

Exemple de barems per una trucada de telemarketing:

- Molt positiva: persona molt interessada, potser en aquest moment estan buscant
canvi d’ERP, accepten visita i demo de producte.
- Positiva: interessats, demanen que els tornem a trucar, o que els enviem
informació, o que voldran visita més endavant..
- Neutra: no es tanquen en banda, permeten que els enviem informació, o ens
faciliten persones de contacte, però no sabem si serà una oportunitat.
- Negatiu: no interessats, satisfets amb el seu proveïdor informàtic, fa poc que van
canviar d’ERP, no volen que enviem informació..
- Molt negativa: no volen saber res de nosaltres, demanen baixa, etc.

4. Quan haguem finalitzat, clicar el botó Terminar i ja estarà gravada la interacció.

15
5. GRUPS DE CORREU

Els grup de correu serveixen per identificar característiques o fets permanents d’un
registre. Per exemple, aquelles empreses que són competència o les que tenen Dynamics
NAV.

Els més utilitzats són:

- BAIXES – Llista Robinson (aquells contactes que han comunicat que no volen rebre més
informació nostra)
- COMPE – Partners Microsoft (la nostra competència)
- EXTIN – Empreses extingides
- NAV – Empreses amb NAV
- PRESC – Prescriptors (contactes que poden portar-nos referències o ajudar-nos
comercialment)
- WEB – Registre a la web (contactes que s’han registre a la nostra web per descarregar-
se o visualitzar material)

Per incloure un contacte a un grup de correu, es pot der de dues maneres:

1. Des de la llista de grup de correu: Gestión de relaciones > Configuración > Grupos
correo

16
Fent clic a la fletxa que
apareix al costat del número
de contactes inclosos al grup
de correu accedim a la llista
de contactes que ja hi ha
dins. Col·locant-nos a l’última
línia blanca i accedint a la
llista de contactes, només
hem de fer doble clic sobre el
registre que volem incloure i
ja estarà dins el grup de
correu.

17
2. Des de la fitxa del contacte: A la pestanya Segmentación de la fitxa del registre, hi
ha el camp de Nº grupos de correo. Fent clic a la fletxa s’accedeix a la llista de grup
de correu.

18
6. SEGMENTS

Els segments serveixen principalment per dues coses: gravar interaccions a vàries
empreses alhora i segmentar.

6.1 Crear un segment nou

Amb el cursor en el camp Nº, cliquem F3 o el botó Nuevo. La numeració i la data són
automàtiques però la resta de camps s’han d’omplir manualment. A la pestanya General
és obligatori omplir Descripción i Cód. vendedor.

19
A la segona pestanya de Interacción, s’ha d’omplir sempre la plantilla del segment, Cód.
plantilla interacción, a través de la fletxa, que desplega la llista de les plantilles possibles.
És molt important omplir la plantilla perquè és el que posteriorment servirà per
segmentar.

6.2 Incloure contactes en els segments

Per incloure registres en els segments hi ha vàries maneres de fer-ho:

1. Manualment: Col·locant-nos a la primera línia blanca del segment apareix una

fletxa que ens porta a la llista de contactes.

20
 2. Automàticament: A través del botó de la part inferior dreta del segment Acciones
> Segmento > Añadir contactos... A través d’aquesta opció es poden incorporar
automàticament registres definint algun paràmetre concret (CP, preguntes del
perfil, grup de correu, etc.)

6.3 Criteris habituals per comunicacions de MKT

- CLIENTS: Contacto – Cliente: SI

- PRESSUMPTES (PIPELINE): Contacto – En oport. progr.: >0

- ASSISTENTS EVENTOS: Mov. Log. de interacción – Cód. plantilla inter.: EVENTIO

- INSCRITS EVENTOS: Mov. Log. de interacción – Cód. plantilla inter.: INSCRIPCIÓN

- TMKT 2012: Mov. Log. de interacción – Fecha: 01/01/12..31/12/12 + Mov. Log. de

interacción – Cód. plantilla inter.: TELEMARKETING + Mov. Log. de interacción –
Evaluación: Neutra

21
 - PRESCRIPTORS: Grup de correu

- EXTREBALLADORS: Grup de correu

- PROVEÏDORS: Grup de correu

- PARTNERS (NAC. I INTERNAC.): Grup de correu

- PREMSA: Grup de correu

- PRESSUMPTES LA VANGUARDIA: Grup de correu

- WEB: Grup de correu

- ASSOCIACIONS: Grup de correu

FILTAR PER IDIOMA: Contacto – Cod idioma: CAT / ENG / ‘’ (caste)

Sempre: Opciones – Ampliar empresas (porta les persones associades)

REDUCIR:
- BAIXES: Grup de correu

- COMPETENCIA: Grup de correu

- EXTINGUIDAS: Grup de correu

- Email blanc: Contacto – Email: ‘’

- Contactes BD emailing: Perfil – Cód. cuestionario perfil – Perfil procedència:

ORIGEN + Perfil – Nº línia: Persones Base de dades e-mailing

Agafar TOTS ELS EMAILS de NAV: Contacto – Email: <>’’ (diferent de blanc)

22
7. DUPLICATS

Per netejar els duplicats, primer els hem d’identificar. La identificació és automàtica però
requereix d’una configuració manual. La neteja posterior serà totalment manual.

7.1 Procés de cerca de duplicats

Tot el procés de requereix 3 passos:

1) Configuració de la cerca de duplicats: ens serveix per definir els criteris per buscar els
duplicats. La ruta és Gestión de relaciones > Configuración > Config. gestión relaciones

Dins de Config. gestión relaciones, triem la pestanya de Duplicados i després cliquem

a Buscar cadenas

23
 A Config. cadena búsqueda dupli. definim els criteris de cerca:
- Campo: Nombre, Nombre 2, Dirección, Dirección 2, C.P., Población, Nº teléfono i
CIF/NIF.
- Longitud: hi ha camps que tenen la longitud limitada a 10 o 5 caracters.
- Parte del campo: si comença la comparació per l’inici o final del camp que hem
indicat.

2) Execució de cadena de cerca de duplicats: troba els duplicats de la base de dades en

funció dels criteris que hem establert en la seva configuració. La ruta és Gestión de
relaciones > Actividades periódicas > Duplicados > Generar cadena búsq. duplicados...
S’inicia un procés automàtic que triga uns minuts.

24
3) Consulta dels duplicats trobats: un cop generada la cadena de duplicats, ja podem
entrar a consultar els que s’han trobat per procedir a la seva neteja. La ruta és Gestión
de relaciones > Actividades periódicas > Duplicados > Contactos duplicados

25
7.2 Neteja de contactes duplicats

Quan cliquem a Gestión de relaciones > Actividades periódicas > Duplicados > Contactos
duplicados, es mostra la llista de tots els contactes que s’han trobat duplicats amb la
configuració prèviament establerta:

El sistema presenta els dos registres pel nom, porta els seus corresponents números de
contacte i mostra l’adreça, el telèfon i el CIF/NIF a la part inferior de la pantalla.
Si els registres proposat són diferents, hem de marcar-ho a la columna Contactos distintos
(2). Si efectivament són duplicats, un d’ells s’ha d’eliminar.

26
7.3 Eliminació de registres

Quan trobem una empresa o persona duplicada i hem de procedir a eliminar un registre
de la base de dades, hem de tenir en compte una sèrie de coses abans de fer-ho.

- En el cas de les empreses, persones

associades

- Segmentacions en les que estigui

inclosa (veure apartat Segments)

- Interaccions que tingui gravades

(veure apartat Interaccions)

- Si forma part de la pipeline comercial,

que sabrem en obrin la pestanya de
Contacto en la fitxa de contacte i clicar
sobre Oportunidades (pipeline). Si la
pantalla que apareix a continuació
està buida, no forma part de la
pipeline.

27
8. OBRIR OPORTUNITATS (PIPELINE)

Dins de la fitxa de l’empresa, cliquem sobre el botó Contacto > Oportunidades (pipeline).
NO confondre amb l’opció que només posa Oportunidades.

28
S’obre la següent pantalla, que hem d’anar omplint amb les dades del client i del projecte:

S’han d’omplir els següents camps:

1) Pestanya General. Nº referencia: el client on es vol crear l’oportunitat; Nº contacto clave:

és el contacte principal d’aquella referència (despleguem la fletxa i el seleccionem d’entre
tots els contactes que aquella empresa tingui vinculada a NAV); Notas: breu descripció del
projecte; Cód. vendedor; cliclar l’opció Cliente nuevo només en cas que ho sigui; i Origen:
d’on ha sorgit aquesta oportunitat (no la referència).

29
 2) Pestanya Propuesta. Omplim les dades econòmiques de les qual puguem fer una
estimació (importe otros software, importe otros servicios...)

3) Pestanya Seguimiento. Omplin els camps % Probabilidad i Fecha de cierre (que serà
també una estimació segons criteri del comercial responsable).

També hem de completar la plantilla de Fase de ventas. Anem a Acciones > Comenzar fase de
ventas i omplim l’opció Nuevo cód. fase ventas amb la informació corresponent a l’oportunitat
que estem entrant. Aquí hem de tornar a completar el camp de la data de tancament aproximada.

30
31