Những ngộ nhận khi

Thiết lập chỉ tiêu

Trong doanh nghiệp

Những ngộ nhận khi thiết lập chỉ tiêu KPI trong doanh nghiệp

Định nghĩa cơ bản về KPI

Chỉ số đánh giá hiệu suất công việc là thước đo lượng hóa mà công ty sử dụng để xác định làm cách nào đáp ứng được các mục tiêu hoạt
động và chiến lược. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp khác nhau sẽ có những chỉ tiêu KPI khác nhau phụ thuộc vào những tiêu chí hiệu
suất riêng biệt hay những ưu tiên khác nhau, đồng thời các chỉ tiêu này thường theo tiêu chuẩn của ngành.

Có một sự khác biệt tinh tế giữa các chỉ số KPI và các thước đo quản lý (Management Metrics). Một điểm quan trọng cần chú ý, KPI là thước
đo quản lý nhưng không phải tất cả các thước đo quản lý là KPIs. Một doanh nghiệp phải biết xác định các thước đo quản lý nào được xem
là các chỉ tiêu KPI của doanh nghiệp. Những chỉ số KPI không nhất thiết là chỉ tiêu tài chính nhưng có ảnh hưởng quan trọng trong công tác
quản lý của doanh nghiệp. Không có những chỉ số cụ thể, doanh nghiệp gần như không thể đạt đầy đủ những mục tiêu đề ra.

Đặc trưng của KPI là phải SMART

Giống như mục tiêu, KPI phải SMART. SMART là chữ viết tắt của:

Cụ thể (Specific): phải cụ thể.

Đo lường (Measurable): phải đo lường được bằng số.
Đạt được (Achievable): có thể đạt được
Thực tế (Realistic): phải thực tế với kế hoạch đề ra.
Có thời hạn (Time - bound): Trả lời cho câu hỏi mục tiêu được thực hiện khi nào?

Những chỉ số đánh giá hiệu suất phải dựa trên những dữ liệu hợp lệ và bối cảnh
thực tế với những mục tiêu kinh doanh, phải xác định được những yếu tố ngoài
tầm kiểm soát của công ty không thể can thiệp với việc thực hiệnmục tiêu. Điều
quan trọng khác là mục tiêu phải có chu kỳ, có các điểm đo ở cuối chu kỳ.

Những ví dụ về chỉ số đánh giá hiệu suất

Chỉ số KPI của doanh nghiệp/tổ chức không giống hoàn toàn mục tiêu, nhưng nó
Những ví dụ khác của chỉ tiêu KPI cho doanh nghiệp
gắn liền với mục tiêu của doanh nghiệp. Ví dụ, một trường học đặt mục tiêu tất cả
Tỷ lệ khách hàng hài lòng
sinh viên đều vượt qua một kỳ thi nhưng hãy sử dụng tỷ lệ trượt là chỉ tiêu KPI cho mục
Số lượng khách hàng mới
tiêu này, điều đó có nghĩa là “tỷ lệ trượt kỳ thi” là KPI được sử dụng để đo lường mục
Tỷ lệ khách hàng không sử dụng tiếp dịch vụ/sản phẩm
tiêu “tất cả sinh viên đều đỗ”. Một ví dụ khác, doanh nghiệp có thể sử dụng tỷ lệ Thời gian chờ đợi đơn đặt hàng của khách hàng
phần trăm doanh thu của khách hàng quay trở lại sử dụng dịch vụ như là chỉ tiêu KPI. Thời gian hết hàng trong kho

www.ihcm.vn 2
Những ngộ nhận khi thiết lập chỉ tiêu KPI trong doanh nghiệp

Làm thế nào để lựa chọn KPIs đúng?

Các doanh nghiệp nên thực hiện nhiều bước trước khi lựa chọn các chỉ số
KPI phù hợp nhất bao gồm:
Thiết lập qui trình kinh doanh rõ ràng
Xác lập các yêu cầu cho quy trình kinh doanh
Xác định các thông số đo lường định lượng và chất lượng
Xác định các sai số để điều chỉnh những mục tiêu KPI ngắn hạn
Khi lựa chọn KPI, công ty nên bắt đầu cân nhắc những yếu tố quản lý
trong kinh doanh. Sau đó, bạn phải xem xét và xác định những yếu tố nào
giúp đánh giá thành quả đối chiếu với các chiến lược doanh nghiệp.

Mặc dù có tiêu chuẩn cho từng ngành, nhưng không nhất thiết phải lựa chọn những KPI giống như những doanh nghiệp cùng ngành khác. Điều
quan trọng là mối tương quan giữa chỉ số KPI với doanh nghiệp hoặc bộ phận.

Vậy bao nhiêu chỉ số KPI mức công ty là đủ? Không có số lượng chính xác các chỉ số KPI được áp dụng mức doanh nghiệp. Nhưng nhìn chung,
số lượng có thể từ 4 đến 10 chỉ tiêu phù hợp cho doanh nghiệp và chúng phải là những chỉ số chính ảnh hưởng tới sự thành công của doanh
nghiệp. “Không có gì là quan trọng nếu như mọi thứ đều quan trọng”. Các doanh nghiệp nên xem xét lại các mục tiêu và chiến lược của mình
thường xuyên và đưa ra những điều chỉnh cần thiết cho các chỉ tiêu KPI.

Chỉ tiêu KPI rất quan trọng cho mọi doanh nghiệp, bởi nó giúp doanh nghiệp tập trung vào các mục tiêu và đảm bảo các mục tiêu được liên kết
xuyên suốt trong tổ chức. Sự tập trung này giúp doanh nghiệp thực hiện công việc, dự án có ý nghĩa để tiến tới mục tiêu nhanh hơn.

Bài viết được thực hiện bởi Tiến sỹ Nguyễn Huyền Linh - Giáo sư, Giảng viên Đại
học Kingston Anh Quốc, Tiến sỹ Linh có kinh nghiệm trong lĩnh vực Tư vấn Quản
trị doanh nghiệp, Chiến lược, KPI, Thẻ điểm cân bằng (BSC), Khung năng lực,
Quản lý rủi ro, Kiểm toán, Tái cấu trúc doanh nghiệp, Vá lỗ hổng doanh nghiệp
(ICS - Internal Control System),....
Tiến sỹ Linh từng tham gia quản trị, tư vấn nhiều dự án có liên quan tới các
doanh nghiệp tại Việt Nam và thế giới như Tân Hiệp Phát, Bank of America,
Merrill Lynch, Trung Nguyên, ICI Paint, A R Polymers PVC - Ấn Độ, Abdullah
Tannery Pvt Ltd - Ấn Độ, Aastra Telecom Middle East - UAE, Fanar Solutions FZ-LLC
- UAE, Bogatyr Access Komir - Kazakhstan....
Bài viết được Tiến sỹ Nguyễn Huyền Linh viết riêng cho iHCM, mọi trích dẫn cần
ghi rõ nguồn gốc và giữ đúng nội dung.

www.ihcm.vn 3
Những ngộ nhận khi thiết lập chỉ tiêu KPI trong doanh nghiệp

Những sai lầm thường gặp khi Ứng dụng BSC và KPI tại doanh nghiệp Việt
được đúc kết trong quá trình tiếp xúc khách hàng tiềm năng của iHCM

Trong quá trình tiếp xúc với một số khách hàng tiềm năng, chúng tôi gặp nhiều trường hợp ngộ nhận chỉ tiêu KPI hoặc có những sai sót khác khi thiết
lập bộ chỉ tiêu KPI giống như những gì Tiến sỹ Nguyễn Huyền Linh có nhắc tới. Xin nêu ra đây một vài ví dụ điển hình:

Một khách hàng có đặt câu hỏi "Nhân viên của tôi tự đánh giá chỉ tiêu KPI và họ cho rằng họ đạt được 96 điểm, trong khi tôi đánh giá anh ta
chỉ đạt 86 điểm thì giải quyết thế nào?", nhìn vào câu hỏi này cho thấy đây thực chất không phải chỉ tiêu KPI, vì KPI phải SMART, tức là nó “đo
lường được”, chỉ số đánh giá KPI phải dựa trên những “dữ liệu hợp lệ”, kết quả đánh giá khác nhau giữa nhà quản lý và nhân viên thể hiện nó
không đo lường được và dựa trên cảm tính. Đây chắc chắn không phải là chỉ số KPI.

Ở một Công ty khác, chúng tôi có nhận được một Bản thiết kế bộ chỉ số KPI do một tổ chức Tư vấn doanh nghiệp thực hiện. Bản này có 123 chỉ
số KPI, khi phân chỉ tiêu KPI cho đơn vị cấp dưới có những Bộ phận nhận được bộ chỉ số 80 KPI, như có nói ở trên “Không có gì là quan trọng
nếu như mọi thứ đều quan trọng”. Cách thức phân rã các bộ chỉ tiêu KPI cho các Bộ phận đang bất hợp lý.

Các sai lầm trên dẫn đến thất bại khi triển khai KPI trong doanh nghiệp, còn rất nhiều trường hợp khác chúng tôi đã gặp, để tránh các ngộ nhận,
sai sót này, doanh nghiệp có thể tham khảo một số gợi ý ở dưới:

Trong trường hợp cần thiết, có thể cần sự hỗ trợ, tư vấn của các tổ chức, cá nhân có năng lực, kinh nghiệm trong việc Xây dựng Chiến lược,
Mục tiêu, KPI,... Tuy nhiên, vai trò của tư vấn không phải là làm thay cho doanh nghiệp, vai trò chính của họ là Hệ thống hóa, Hướng dẫn, Đào
tạo cho Doanh nghiệp biết cách thực hiện,... Hơn ai hết Doanh nghiệp hiểu rõ mình cũng như đặc thù của lĩnh vực hoạt động, do đó chính Lãnh
đạo, Quản lý của doanh nghiệp thực hiện xây dựng KPI dưới sự hỗ trợ của Tư vấn.

Chúng tôi hợp tác với đối tác có uy tín, năng lực trong các lĩnh vực tư vấn Quản trị doanh nghiệp, do đó Quý khách có thể liên hệ với chúng
tôi, chúng tôi có khả năng làm cầu nối Quý khách hàng với đối tác tư vấn. iHCM giúp doanh nghiệp thiết lập KPI, gắn KPI với mục tiêu; ghi nhận,
giám sát KPI; đánh giá KPI không chỉ của doanh nghiệp mà còn là của bộ phận, cá nhân có tính liên kết qua chức năng Bản đồ mục tiêu.

Click trải nghiệm

Để được tư vấn hãy liên hệ với chúng tôi:

Email: ihcmsales@hyperlogy.com | www.ihcm.vn

www.ihcm.vn 4