ÁREA DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1.

MATERIAL COMPLEMENTARIO: DIAGRAMA DE GANTT

Herramientas para la Planificación y Programación de Proyectos.

Los procesos en que intervienen gran cantidad de actividades complejas e

interdependientes no pueden ser eficazmente coordinados sin un
planteamiento previo. Esas actividades ponen en juego diversos elementos:
financieros, comerciales, técnicos, administrativos, y sociales cuyas
interacciones son necesarias conocer a fin de permitir equilibrar, orientar y
controlar sus realizaciones, obteniendo rendimiento óptimo de todos los
medios utilizados.

Derivado de lo anterior se debe ejecutar un plan, recordemos que la

planificación cumple una función para el logro de los objetivos. Por ello se
presentan una serie de definiciones que es necesario que conozca antes de
utilizar una técnica para programar un proyecto.

1. Conceptos básicos que debe conocer antes de aplicar las herramientas

de planificación:
1.1 Planificación:
La planificación en términos generales, consiste en decidir por anticipado qué es lo que hay que hacer. Es el
proceso de seleccionar entre varias alternativas, el método y secuencia en que puede realizarse un proyecto.
1.2 Programación:
Es la asignación de los tiempos de ejecución a las actividades que forman un proyecto. En general, es la
enmarcación del proyecto dentro del tiempo.
1.3 Actividades:
Para poder planificar, es necesario iniciar listando las actividades, tareas, subtareas que conformaran el proyecto,
tomando en cuenta que las mismas pueden ser: paralelas, en serie, y simultaneas.

 Actividades paralelas: Son aquellas que inician y terminan en la misma fecha. Cuando hablamos de
actividades paralelas, nos referimos a aquellas que se ejecutan y/o procesan a la vez, anteponiéndose a
los procesos lineales o secuenciales, que serán ejecutados de uno en uno.

 Actividades simultaneas: Son aquellas actividades que inician al mismo tiempo, pero no terminan en
una misma fecha.

 Actividades secuenciales: Estas dan inicio cuando termina la actividad anterior.

Al planificar se establecen actividades a las mismas debe asignárseles secuencias, tiempos, y recursos estos
pueden ser: materiales, mano de obra, equipo, supervisión, etc.
1.4 Predecesor o antecedente: Son aquellas actividades que marcan la relación de inicio de una actividad al
concluir la anterior. Una actividad puede tener una o más precedentes, las cuales marcaran la relación de
dependencia.
1.5 Sucesor o consecuente: Son aquellas actividades que siguen en el orden al finalizar dicha actividad.

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 2. ¿Cómo hacer un plan de actividades?

La planificación de un proyecto debe hacerse antes de que el mismo se ejecute, generalmente uno de los métodos
de planificación más utilizados es el Diagrama de Gantt o diagrama de barras, para poderlo realizar es importante
antes hacer un cronograma de actividades.

2.1 Cronogramas de actividades:

Los cronogramas de actividades son de utilidad para reflejar la

planificación de proyectos, estos son el punto de partida para
aplicar cualquier técnica de programación de proyectos.

Se pueden definir como un esquema básico en donde se distribuye

y organiza en forma secuencial un conjunto de actividades a realizar
durante el día, semana, o mes.

2.2 Pasos a incluir en un plan de actividades por medio de un cronograma de

actividades:

1. Determinación de objetivos que se desean alcanzar al terminar el proyecto

2. Conocer el tiempo con el cual se dispone.

3. Establecer un presupuesto.

4. Dividir el proyecto en actividades.

5. Secuenciar las actividades.

6. Asignar tiempos.

7. Asignar fechas de inicio y fechas de fin.

8. Asignar responsabilidades, personas necesarias para la ejecución de cada actividad o sub-tarea.

9. Determinar recursos.

10. Se debe revisar el cronograma con el fin de programar adecuadamente las fechas conforme al
calendario (tomar en cuenta feriados, vacaciones, si se labora días sábados y domingo)

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A continuación, un ejemplo (ver información ejemplo 1 semana 4 en evaluanet), el objetivo del proyecto es elaborar un plan de trabajo para el proceso de
“Implementación de un sistema para el control de ventas”, se dispone de 15 días para hacerlo y se dará comienzo el día 02 de mayo, no se trabajarán
sábados ni domingos.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES “PROCESO IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS”

FECHA FECHA
ID DESCRIPCIÓN PREDECESOR SUCESOR TO TM TP "t" INICIO FIN RESPONSABLES. COSTOS RECURSOS
Recurso humano,
equipo,
A Reunión de trabajo NINGUNA D,E 2 3 4 3 02/05/2018 04/05/2018 Personal Depto. de ventas. Q3.000,00 materiales
Recurso humano,
equipo,
B Lluvia de ideas. NINGUNA C 2 3 4 3 02/05/2018 04/05/2018 Personal Depto. de ventas. Q4.000,00 materiales
Recurso humano,
Selección de equipo,
C propuestas. B G 3 4 5 4 07/05/2018 10/05/2018 Jefe del Depto. de ventas Q2.000,00 materiales
Recurso humano,
Establecimiento de equipo,
D objetivos A H 5 6 7 6 07/05/2018 14/05/2018 Jefe del Depto. de ventas Q3.000,00 materiales

Establecer
E responsables A G 5 6 8 6 07/05/2018 14/05/2018 Jefe del Depto. de ventas Q4.500,00 Recurso humano.
Contratar empresa Recurso humano,
para el desarrollo recursos
F del sistema. G H 1 3 5 3 17/05/2018 21/05/2018 Gerente de Ventas. Q5.000,00 económicos
Cotizar y Recurso humano,
presupuestar recursos
G costos. C,E F 1 2 3 2 15/05/2018 16/05/2018 Gerente de Ventas. Q10.000,00 económicos
Compra e Recurso humano,
implementación del recursos
H nuevo sistema. D,F FIN 1 1 1 1 22/05/2018 22/05/2018 Gerente de Ventas. Q15.000,00 económicos

TOTAL COSTOS Q46.500,00

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 3) DIAGRAMAS DE GANTT:
El diagrama de Gantt es una herramienta
para planificar y programar tareas a lo largo
de un período determinado. Gracias a una fácil
y cómoda visualización de las acciones
previstas, permite realizar el seguimiento y
control del progreso de cada una de las etapas
de un proyecto y, además, reproduce
gráficamente las tareas, su duración y
secuencia, además del calendario general del
proyecto.

Desarrollado por Henry Laurence Gantt a

inicios del siglo XX, el diagrama se muestra en
un gráfico de barras horizontales
ordenadas por actividades a realizar en s
secuencias de tiempo concretas.

Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma de actividades. El inicio de una tarea
que depende de la conclusión de una acción previa se verá representado con un enlace del tipo fin-inicio. También
se reflejan aquellas cuyo desarrollo transcurre de forma paralela y se puede asignar a cada actividad los recursos
que ésta necesita con el fin de controlar los costes y personal requeridos.

3.1 Características del Diagrama de Gantt:

En este tipo de diagrama las actividades del proyecto se muestran siempre de manera vertical, mientras que los
tiempos aparecen representados de manera horizontal.

El diagrama o gráfica de Gantt funciona como una especie de calendario, conformado por barras, en el que se
establece la fecha de inicio y de culminación de cada actividad correspondiente a un proyecto, y en donde además
pueden incorporarse datos relacionados con el material, el capital, el personal requerido, entre otros aspectos
fundamentales, para tener una visión más clara de lo que implica el proyecto.

3.2 Ventajas del Diagrama de Gantt.

1. Brinda una perspectiva visual que facilita el entendimiento del proyecto a desarrollar.
2. Permite ordenar eficientemente las actividades requeridas para la ejecución del proyecto.
3. Facilita el control y supervisión de los procesos.
4. Da un estimado del tiempo que tomará cada actividad individualmente y del tiempo que tomará la ejecución
del proyecto en su totalidad.

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 5. Ayuda a conocer si el desarrollo de una actividad interfiere con la ejecución de otra en términos de tiempo,
permitiendo ajustar la duración de cada una para una mejor distribución.
6. Es una herramienta bastante práctica que puede ser utilizada por casi cualquier persona, desde los niveles
más bajos en una jerarquía organizacional hasta el nivel gerencial, y que puede elaborarse ya sea mediante
herramientas de uso informático o con la ayuda de un lápiz y un papel.

3.3 Pasos básicos para elaborar un Diagrama de Gantt:

Se detallan a continuación los pasos y aspectos más importantes a tener

en cuenta al crear un Diagrama de Gantt:
1. Comprender la estructura del proyecto. El diagrama de Gantt ayuda a lograr el objetivo final de la
planificación y la implementación correcta de cada etapa. Conocer todas y cada una de las actividades que
intervienen en las fases del proyecto y cómo se relacionan entre sí resulta fundamental. Está información se
puede obtener por medio del diagrama de Gantt.

2. Reunir la información necesaria acerca de todos los pasos o procesos necesarios que forman parte del
desarrollo del plan y los recursos que se requieren en cada momento. Ésta será la información que empleará el
director del proyecto como punto de partida para construir el diagrama de Gantt.

3. Determinar los plazos que llevará cada actividad. Asignaremos un tiempo de realización a cada tarea o fase
del proyecto. La longitud de las barras horizontales en el diagrama de Gantt es la que representa la duración de
cada etapa.

4. Programar las tareas a realizar para ajustar bien los plazos, Para cada etapa, debemos fijar una fecha de
ejecución. Así, el diagrama de Gantt será de gran ayuda para cumplir con el plazo límite de entrega final del
proyecto.

5. Colocar todas las barras de las tareas a realizar en el gráfico. El diagrama de Gantt ensambla todas las
piezas con un objetivo temporal fijado.

6. Evaluar y asignar las relaciones de dependencia entre las diferentes etapas o tareas del proyecto.
Observando el diagrama de Gantt debe quedar claro en un golpe de vista el orden en qué deben desarrollarse
las actividades, cuáles de ellas quedan subordinadas a otras y cuáles son independientes.

7. Implementar el diagrama de Gantt en una aplicación de software o en papel. Es una opción muy práctica
realizarlo con la ayuda de un software porque algunos poseen características avanzadas que ayudan a una
visualización mejor del diagrama de Gantt y a una toma de decisiones mejor orientada. Como el diagrama de
Gantt es un tipo de gráfico de barras para la gestión de proyectos, también se puede diseñar en papel. De hecho,
muchos directores de proyectos lo han hecho así durante largo tiempo. Sin embargo, el uso de herramientas de
software especializadas presenta numerosas ventajas y, sobre todo, resulta mucho más flexible y ágil cuando es
necesario realizar adaptaciones.

Tener claros los objetivos y los plazos, así como la información detallada sobre los recursos necesarios y
disponibles para la realización del proyecto resulta fundamental. Sólo con esta premisa el diagrama de Gantt
podrá desplegar todo su potencial y resultará completamente eficaz.

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 Ejemplo Diagrama de Gantt (Ver material y video en evaluanet)
1) En la escala de tiempos se representan los días del 2 de mayo al 22 de mayo.
2) En color amarillo están representados los días sábados y domingos (días que no se laboran, para efectos del
ejemplo)

A continuación, un análisis de cada una de las actividades representadas

en el diagrama de Gantt:

 En el caso de las actividades “A y B” ambas preceden de “ninguna”, por lo que iniciaron el 02 de mayo
y como tienen un tiempo de duración de 3 días, concluyen el 04 de mayo y son actividades paralelas.

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  En el caso de las actividades “C y D”, son actividades simultaneas (inician en una misma fecha, pero
no terminan en el mismo tiempo) iniciaron en la misma fecha el 07 de mayo, pero en el caso de “C”
que tiene una duración de 04 días termino en el día 10 y la actividad “D” inicio también el 07 de mayo y
contando sus días de duración en el calendario llega hasta el 14 de mayo (tomando en cuenta que el 12
y 13 de mayo en el calendario representan sábados y domingos)

 En el caso de las actividades “E y F”, son actividades en serie ya que no iniciaron en la misma fecha,
están siendo realizadas una después de la otra. Vemos que la actividad “E” precede de “A”, la cual termino
en 06 días sin tomar en cuenta sábados y domingos la misma da inicio en el día 07 de mayo, en el caso
de la actividad “F” depende de “G”, por lo que la actividad “G” debe efectuarse primero.

 En caso de la actividad “G” precede de “C, E” esta dará comienzo en el día 15 que fue la fecha que termino
la actividad “e” siendo entre C y E la actividad “E” quien lleva más días transcurridos. Al estar realizada la
actividad “G” ya puede realizarse “F” quien dio inicio en el día 17 cuando concluyo la actividad G. Por último,
la actividad h tiene relación de dependencia entre D y F, siendo entre las dos actividades la actividad “F” que
tiene mayor tiempo transcurrido por tal razón “H” dio inicio de “F” en el día 21 concluyendo en el día 22.

MATERIAL ELABORADO POR LA COORDINACIÓN DEL ÁREA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS.

Lic. Humberto Ajcú Msc. / Licda. Andrea Morales MA.

Referencias Bibliográficas:
GAITHER, Norman y FRAZIER, Greg, Administración de la Producción y Operaciones, trad. por Sánchez García Gabriel, 8a Edición, International Thomson
Editores, (México, 2000). LAUDON, Kenneth C. y LAUDON, Jane P., Sistemas de Información Gerencial, trad. por Vidal Romero Elizondo, 12ª Edición,
(México, 2011).
Otras publicaciones / Consultas en Internet:
http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_proyectos http://es.wikipedia.org/wiki/Unidades_m%C3%ADnimas_de_trabaj o

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