IMPORTANCIA DE LOS ELEMENTOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

ORLANDO TAPIAS TORRES

JOSE RICARDO ARISMENDI SANTOS

MAGISTER EN INGENIERÍA DE SISTEMAS E INFORMATICA

UNIVERSIDAD DE SANTANDER
CAMPUS VIRTUAL CVUDES
GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA
MAESTRIA EN GESTION DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA
PLATO
2018
 IMPORTANCIA DE LOS ELEMENTOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

La gestión de proyectos involucra diferentes elementos que integrados,

monitoreados y evaluados de manera apropiada permitirá el éxito de los mismos.

Un proyecto consta de una fase inicial en la cual se establece el acta de iniciación la

cual es considerada como la autorización formal del proyecto y es emitida por un ente

patrocinador del mismo.

Elaborada el acta, se procede a diseñar la fase de planeación del proyecto, la cual es

considerada la parte más importante del mismo.

La fase de planeación incluye: Plan de gestión de la integración, plan de gestión del

alcance, plan de gestión del tiempo y plan de gestión de costos.

El plan de gestión de la integración hace referencia a la unificación, consolidación,

y articulación de las actividades necesarias para la correcta finalización del proyecto.

La fase de alcance define el proyecto en sus características más importantes y

sobresalientes, junto a los límites del mismo.

En el alcance del proyecto se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

Objetos del proyecto y del producto, requisitos y características del producto o servicio,

criterios de aceptación del producto, límites, requisitos y productos entregables del mismo.

Establecido el alcance, se procede a desarrollar una herramienta llamada Estructura de

Desglose del Trabajo (EDT), la cual facilita analizar la información contenida en el acta de

constitución del proyecto con el fin de alinear el alcance y los objetivos del mismo con los

objetivos de la empresa.

La EDT permite subdividir el trabajo en porciones más pequeñas y fáciles de manejar de

manera que cada nivel pueda ser controlado y adecuado y con una planificación adecuada

pueda programarse, supervisarse, controlarse y estimarse sus costos.

Una EDT se diseña teniendo en cuenta una plantilla que la contenga y la organice de

acuerdo con los siguientes aspectos: procesos que hacen parte de una organización,

enunciado del alcance del proyecto y del impacto que generará en la organización,

creación de un plan de gestión del alcance del proyecto estableciendo la manera cómo se va

a lograr este alcance en términos de estamentos financieros, de planificación, de estamentos

operativos y de control.

De otra parte, la fase de tiempos deriva su importancia de la observancia de

elementos que hacen parte del proyecto y que son necesarias para que el proyecto finalice

de manera correcta y en el tiempo estipulado inicialmente. En este punto es importante

mencionar que el proyecto podría verse afectado debido a que es probable que existan otros

proyectos en ejecución. Por lo tanto se hace necesario definir y secuenciar actividades, así

mismo como estimar recursos, duración y desarrollar cronograma de las mismas.

El tiempo total del proyecto podría estar directamente afectado por todos los factores

externos posibles. Por lo tanto, es imperativo que desde la etapa inicial se establezcan los

aspectos de contingencia para solventar cualquier percance. Uno de esos elementos de

contingencia para evitar las dificultades que podrían afectar el proyecto es la elaboración de

un cronograma el cual se recomienda definirlo, publicarlo, monitorearlo y actualizarlo

cuantas veces sea requerido.

De nuevo se necesita hacer una excelente Estructura de Desglose del Trabajo, además de

tener en cuenta experiencias anteriores de manera que no se repitan errores. Finalmente se

recomienda establecer la secuencia de actividades en una lista lo cual ayudará a identificar

el orden de las actividades y las relaciones de dependencia entre ellas.

Finalmente la fase de planificación de costos establece que se deben calcular

adecuadamente los costos que van a afectar el proyecto. Entre los aspectos a considerar
para gestionar costos debemos mencionar: Estimación de costos (el cual se debe ir

actualizando), determinación del presupuesto y control de costos. Estos tres elementos

interactúan de manera entre sí para llevar a cabo un análisis completo y exitoso del

proyecto.

Si bien cada una de estas fases han sido definidas para crear proyectos aplicables a

gestiones de tipo administrativo y empresarial. En el ámbito educativo tiene también

posibilidades de implementación en los diferentes campos de gestión de una institución

bien sea en proyectos de gestión directiva, administrativa, académica y de proyección a la

comunidad.

Como en todo proceso de gestión es importante apropiarse de todos los elementos

que conlleva realizar una apropiada planeación. Llama la atención la elaboración de un acta

de iniciación del proyecto. En este punto la fase de integración aplicada a un proyecto

educativo de tipo académico invita a que los participantes en el proyecto reflexionen

acerca de las actividades que se planean organizar para unificar y consolidar las ideas que

permitirán finalizar el proyecto. Una manera de organizarla es a través de una lluvia de

ideas teniendo en cuenta el acta inicial.

El plan de gestión de alcance se puede definir como la parte más compleja del

proyecto. En una institución educativa se pueden establecer los objetos del proyecto, los

requisitos y los límites. En un proyecto educativo de gestión académica, no podemos hablar

de productos, porque el concepto se hace más amplio, se habla de procesos, los cuales van a

facilitar procesos de aprendizaje en los estudiantes y de esta manera mejorar procesos

académicos a nivel institucional.

Un proyecto educativo de tipo académico también involucra tiempos, los cuales son

clave para el éxito del mismo. Si un proyecto académico no se desarrolla con base en
tiempos, no habrá compromiso de ejecutarlo por parte de los responsables y no se

alcanzarán los objetivos propuestos, por lo tanto el éxito académico previsto no será

alcanzado. Un aspecto que debe preverse se relaciona con la manera como se deben

manejar los límites de responsabilidad de los estudiantes, los padres de familia y las

situaciones no predecibles que se ocasionan a lo largo del año escolar.

En cuanto a la fase de costos, no es un aspecto que se tiene en cuenta en un proyecto

educativo de tipo académico. Los proyectos educativos en gestión académica generalmente

no tienen un plan de inversión. Los responsables de los mismos sólo se basan en la

adaptación de un currículo que mejore los procesos académicos de la institución y las

inversiones se dan en términos de infraestructura que no dependen de los docentes sino de

la parte administrativa de la institución.

Un elemento clave que llama mi atención en la lectura del documento es la implementación

de una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), la cual se convierte en una herramienta

de apoyo para hacer manejable cualquier proyecto. Sin embargo, la inmediatez de la

entrega de proyectos académicos en muchas ocasiones impide utilizar esta herramienta y a

largo plazo se logra entender una de las principales razones por las cuales un proyecto

educativo, bien sea de tipo administrativo o académico no llega a ser exitoso en su

totalidad. Ya conociendo esta estructura, también se considera ejercitarse en la misma,

porque de manera global se hace muy compleja y necesita bastante tiempo para ser

interiorizada y llevada a cabo de la manera más apropiada posible. En el contexto

educativo, se trabaja con muchos elementos a la vez y se podría considerar una manera

dispendiosa, agotadora y que requiere demasiado tiempo que también se necesita para

llevar a cabo otros proyectos y el normal desarrollo de las actividades académicas en

particular.
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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