Microsoft Project Scheduling formula: “Work = Duration x Units”

Work = Duration x Units

Sau khi chúng ta khởi tạo một công việc mới với một khoảng thời gian nhất định nào
đó (duration) nhưng chưa phân bổ nguồn tài nguyên (units) cho nó và kết quả là
không có giá trị công (work) nào được sản sinh ra. Tại sao? Chúng ta có thể hiểu khái
niệm công này như cách nói về công sức lao động của con người, tượng trưng cho sự
cố gắng mà nguồn tài nguyên nhân lực này bỏ ra để hoàn thành công việc. Ví dụ nếu
một người làm việc toàn thời gian (năng suất 100%) thì công sức người này bỏ ra
chính là khoảng thời gian hoàn thành công việc. Để biểu diễn mối quan hệ giữa 3 đại
lượng trên, Project sử dụng một công thức gọi là scheduling formula như sau:
Duration × Units = Work
- Dự án sẽ tự động tính toán 1 đại lượng khi bạn thay đổi giá trị 2 đại lượng còn lại.
Work = Duration × Units. Ví dụ, ta có đơn vị phân bổ tài nguyên là 100% (hay
1dm) làm việc trong khoảng thời gian 5 ngày, vậy tổng giờ công làm việc chính
là 40 giờ cho 1 tuần làm việc điển hình (1 ngày 8 tiếng): 40h = 5 ngày (x
8h/ngày) x 1.
Duration = Work ÷ Units. Ví dụ, ta có 40h làm việc với nguồn tài nguyên có
đơn vị phân bổ là 50% (0.5) thì khoảng thời gian làm việc là 10 ngày tính cho
ngày làm việc 8 tiếng: 10 ngày = 40h ÷ 0.5.
Units = Work ÷ Duration. Ví dụ, ta có tổng công 16h làm việc trong khoảng
thời gian là 4 ngày, có nghĩa là 4h làm việc cho 1 ngày làm việc 8 tiếng, hay
đơn vị phân bổ là 50%.
- Mối quan hệ của 3 đại lượng này được ví như 3 người đang chơi Twister vậy:

theblacktrees.wordpress.com 1
Microsoft Project Scheduling formula: “Work = Duration x Units”

Bảng dưới đây thể hiện sự tương tác giữa 3 đại lượng này với nhau.

I. Task Type
Mỗi đại lượng trong công thức trên tương ứng với một loại công việc (task type) mà
mỗi loại xác định mỗi một đại lượng cố định nếu hai đại lượng còn lại thay đổi.
Fixed units: Nếu ta thay đổi khoảng thời gian thực hiện công việc, Project sẽ
tính toán lại giá trị công và ngược lại. Trong cả 2 trường hợp, giá trị đơn vị
phân bổ đều không bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, nếu thay đổi giá trị units, Project
sẽ điều chỉnh khoảng thời gian duration và giữ tổng công hao phí work cố định
vì những sai số hệ thống của chương trình có xu hướng thay đổi thời gian
trước tổng công (duration > work > units)
Fixed duration: Nếu ta thay đổi đơn vị phân bổ hay công hao phí thì Project sẽ
tính toán đại lượng còn lại và khoảng thời gian luôn được giữ cố định. Nếu thay
đổi thời gian thì Project sẽ điều chỉnh công hao phí và giữ đơn vị phân bổ cố
định dựa theo hệ thống sai số như trên.
Fixed work: Nếu ta thay đổi đơn vị phân bổ hay khoảng thời gian thì Project
sẽ tính toán đại lượng còn lại và giá trị công luôn được giữ cố định. Nếu thay
đổi tổng công, Project sẽ điều chỉnh giá trị thời gian và giữ đơn vị phân bổ cố
định dựa theo hệ thống sai số như trên.
Lưu ý: Chúng ta nên đưa Task type về Fixed Units để đảm bảo các công việc
đều được thực thi một cách phù hợp ngay sau khi các điều chỉnh được hoàn
thành với các Task Type khác vừa chọn.
- Với hai loại công việc fixed work và fixed duration, Project sử dụng một khái niệm
gọi peak units để chỉ những giá trị đơn vị cực đại. Ví dụ: Đầu tiên, ta có nguồn tài
nguyên với đơn vị phân bổ 100% (max units) trong một ngày làm việc, công việc loại

theblacktrees.wordpress.com 2
Microsoft Project Scheduling formula: “Work = Duration x Units”

fixed unit. Project sẽ sử dụng giá trị max units đó để đính toán công 8h làm việc. Tuy
nhiên, sau đó bạn nhập ngược lại là 10h làm việc thực tế cho 1 ngày làm việc 8 tiếng,
với trường hợp này các phiên bản Project từ 2010 trở về trước sẽ tự động tính toán lại
giá trị đơn vị thành 120% để đảm bảo độ chính xác của công thức và tiếp tục sử dụng
giá trị này cho ra những kết quả không mong muốn. Với Project 2010, giá trị đơn vị
cực đại peak units 120% này sẽ được lưu trong một trường riêng gọi là peak field và
giá trị đơn vị phân bổ thông thường assignment units sẽ được lưu trong một trường
khác gọi là assignment units field. Mặc dù hai trường này giúp cho Project làm việc
tốt hơn trong việc phân bổ nguồn tài nguyên, song chúng vẫn không thể chống lại
những đặc điểm trực quan nhất. Ví dụ như việc thêm người tham gia vào một cuộc
họp thì không làm giảm đi thời gian họp, mỗi người tham gia đều phải chịu một lượng
thì giờ như nhau. Đối với những công việc dạng này (không thể nén được –
uncompressible), tổng công hao phí sẽ tăng mỗi khi bạn thêm nguồn tài nguyên. Một
cuộc họp trong 2h đồng hồ có tổng công hao phí là 6h với 3 người tham gia và sẽ lên
tới 20h nếu có một nhóm 10 người tham gia. Đây là một trường hợp ngoại lệ cho công
thức Units = Work ÷ Duration.
Assignment Units field: Đại diện cho những đơn vị lần đầu phân bổ cho công
việc và những đơn vị Project sử dụng khi bạn hiệu chỉnh công việc lần sau. Ví
dụ, ta phân bổ tài nguyên cho 1 công việc với năng suất 100%, ta có một công
việc làm trong 4 ngày sẽ hao phí 32 h làm việc. Nếu sau này ta tăng thời gian
lên, Project cũng sẽ phân bổ với đơn vị 100%.
Peak field: Mặt khác lại đại diện cho sự chỉ định cực đại đối với việc phân bổ
nguồn tài nguyên. Ví dụ, công việc trên được chỉ định giá trị đơn vị cực đại là
25% vì thực tế năng suất làm việc chỉ còn 2h/ngày mặc dù trước kia giá trị đơn
vị phân bổ là 100%.

Hình dưới đây cho thấy kết quả sau khi thay đổi các thiết lập với từng loại công việc:

theblacktrees.wordpress.com 3
Microsoft Project Scheduling formula: “Work = Duration x Units”

Fixed Unit Task 1: Nếu công việc 5 ngày được phân bổ toàn thời gian
(100%), số giờ công hao phí là 40h. Nếu tăng lên 10 ngày, Project vẫn giữ
đơn vị 100% và tính toán lại công hao phí là 80h. Assignment Units và
Peak đều bằng 100%.
Fixed Work Task 2: Giả sử ta bắt đầu 5 ngày làm việc với năng suất 100%.
Nếu tăng lên 10 ngày, vì tổng số công không đổi nên số công đơn vị của
nguồn tài nguyên sẽ giảm đi một nửa. Project thay đổi giá trị Peak thành
50% trong khi Assignment Units vẫn là 100%.
Fixed Duration Task 3: Cùng công việc 5 ngày với mức năng suất ban đầu
là 100% đó. Nếu tăng tổng công hao phí lên 60h, Project sẽ tính giá trị Peak
là 150%. Project tính toán các giá trị Peak từng phút một, vì vậy chỉ một
phút quá độ công việc cũng sẽ được gắn biểu tượng quá độ màu đỏ ở cột chỉ
thị như hình. Nếu sự vượt mức này nhỏ và dòng thời gian (timescale) kéo
dài trong nhiều tháng, ta sẽ không nhìn thấy sự quá độ này.

theblacktrees.wordpress.com 4
Microsoft Project Scheduling formula: “Work = Duration x Units”

- Ví dụ: Ta có một công việc làm 3 ngày với 2 người, Project trước tiên phân bổ mỗi
người làm toàn thời gian trong 3 ngày. Giả sử điều ta muốn là công việc hoàn thành
trong 1,5 ngày với 12 giờ làm việc 1 ngày. Để thiết lập thay đổi cho khoảng thời gian
này, ta lựa chọn loại công việc hợp lý. Ngoài ra, có thể sử dụng chức năng effort-
driven. Chức năng này giữ cho tổng công hao phí cố định khi ta thêm hay bớt đi các
nguồn tài nguyên bằng cách giảm hay tăng công hao phí đơn vị của mỗi tài nguyên
đó. Tuy nhiên, effort-driven không phải lúc nào cũng đúng, đặc biệt đối với những
công việc như các cuộc họp, dù bạn thêm bao nhiêu người tham gia thời gian họp vẫn
không thay đổi.
- Khi thay đổi các yếu tố dự án, Project sẽ hỏi ta về những điều ta đang thực hiện. Ví
dụ nếu thay đổi thời gian của công việc, Project sẽ hiển thị một hình tam giác nhỏ phía
trên góc của ô chứa giá trị thay đổi. Khi ta trỏ chuột vào hình đó, sẽ xuất hiện một
menu nhỏ với các lựa chọn giúp ta hoàn thiện sự thay đổi này: Decrease work but
keep the resources working the same amount each day, hay keep the work the same
while increasing the hours the resources work each day. Nếu không muốn nhận các
chỉ thị này, ta vào Options/Display/tắt checkbox ở mục “Edits to work, units, or
duration”. Tương tự, cũng có thể tắt tất cả các tin nhắn báo hiệu sự mâu thuẫn trong
kế hoạch của dự án (như công việc kế nhiệm bắt đầu trước công việc tiền nhiệm) bằng
cách vào Options/Display/tắt checkbox ở “Show scheduling messages”.

- Bảng sau đây tóm tắt ảnh hưởng qua lại của việc thay đổi các giá trị đối với từng loại
công việc. Hãy đọc chúng như một bảng tính nhân.

theblacktrees.wordpress.com 5
Microsoft Project Scheduling formula: “Work = Duration x Units”

- Chú ý: Bạn không thể tác động thay đổi loại công việc đối với các công việc nhập
thủ công (manually scheduled). Để thay đổi loại công việc cho từng công việc tự động
(automatically scheduled) có 2 cách sau:
Tab Task/nhóm Properties/Information. Mở ra hộp thoại Task
Information/thẻ Advanced.
Trên biểu đồ Gantt, chọn Details trên tab View/Nhóm Split để hiện thị Task
Form.

II. Effort Driven

Effort-driven được hiểu là bảo toàn giá trị công hao phí, do đó nó có chức năng như
fixed work. Đó cũng là lí do vì sao khi ta chọn fixed work thì tùy chọn effort-driven
cũng được bật.
- Chú ý rằng fixed không đồng nghĩa với việc không bao giờ thay đổi. Chúng ta có
thể thay đổi nhiều giá trị đối mỗi loại công việc. Cùng xem ví dụ sau:
Ta chọn loại công việc là fixed units, bật chức năng effort-driven. Nhìn vào
công việc đào móng băng đang được tính toán với khoảng thời gian là 10 ngày,
năng suất làm việc của công nhân là 700% tạo ra lượng công hao phí là 560h
làm việc.
Tăng khoảng thời gian lên 11 ngày, ta thấy số công tự động tăng lên là 616h
làm việc trong khi chúng ta đã thiết lập số công không đổi ngay từ ban đầu
(effort-driven). Để sửa lỗi, ta nhấn nhút Action với thông báo: Bạn vừa thay đổi
khoảng thời gian, nguyên nhân là do giá trị công được yêu cầu tăng lên hay
năng suất công việc giảm. Nhấp chọn lựa chọn thứ 2, khi đó năng suất sẽ được
tính toán lại thành 636% để giá trị công không đổi. Giá trị assignment units và
peak units luôn bằng nhau. Giá trị peak units chỉ xuất hiện (khác với giá trị
assignment units) đối với 2 loại công việc còn lại là fixed work và fixed
duration. Trong trường hợp fixed units mà không chọn effort driven, Project sẽ
không có các tùy chọn Action.

theblacktrees.wordpress.com 6
Microsoft Project Scheduling formula: “Work = Duration x Units”

Nếu ta thay đổi thành fixed work, và cũng tăng khoảng thời gian lên 11 ngày,
ta nhận thấy số công và giá trị assignments units đều không thay đổi, riêng giá
trị peak units giảm xuống 636%. Đây chính là kết quả của tùy chọn 1 trong
thông báo Action: Bạn vừa thay đổi khoảng thời gian, nguyên nhân là do giá trị
công được yêu cầu tăng lên hay năng suất công việc giảm đi. Nếu chọn ý 2, giá
trị đơn vị peak units trở về 700% như ban đầu.

theblacktrees.wordpress.com 7
Microsoft Project Scheduling formula: “Work = Duration x Units”

- Sau khi thêm bớt các nguồn tài nguyên, Project sẽ hỏi bạn điều bạn đang cố gắng
làm và sau đó là sửa đổi cho phù hợp. Một tam giác màu xanh hiển thị trên ô
Resource Names với các tùy chọn (trường hợp thêm nguồn tài nguyên) như sau:
Reduce duration so the task ends sooner, but requires the same amount of
work (person-hours): Giữ nguyên tổng công hao phí nhưng tính toán lại giá trị
thời gian dựa trên đơn vị nhập vào. (Project tự động chọn tùy chọn này, vì việc
rút ngắn thời gian là mục đích chung hầu hết khi thêm nguồn tài nguyên).
Increase total work beacause the task requires more person-hours. Keep
duration constant: Giữ khoảng thời gian cố định nhưng tính toán lại tổng công
hao phí dựa trên số đơn vị nhập vào.
Reduce the hours that resources work per day. Keep duration and work the
same: Lựa chọn này tính toán lại giá trị đơn vị phân bổ dựa trên khoảng thời
gian và tổng công hao phí, đồng thời giữ cho tổng công và khoảng thời gian
không đổi.
Trường hợp bớt đi nguồn tài nguyên, 3 lựa chọn vẫn tương tự. Lựa chọn 1 tăng thời
gian vì có ít nguồn tài nguyên hơn, lựa chọn 2 giảm tổng công và lựa chọn 3 tăng đơn
vị công hao phí của tài nguyên còn lại để bù cho phần của nguồn tài nguyên đã bỏ đi.

Chức năng Effort-driven chỉ có tác dụng khi ta thêm hay bớt đi các nguồn tài
nguyên sau lần đầu phân bổ. Dưới đây là bảng mô tả sự làm việc của chương
trình khi chúng ta kết hợp các loại công việc với chức năng effort-driven.

theblacktrees.wordpress.com 8
Microsoft Project Scheduling formula: “Work = Duration x Units”

Loại công việc Bật effort-driven Tắt effort-driven

Fixed units Thêm nguồn tài nguyên để rút ngắn Thêm nguồn tài nguyên
khoảng thời gian để tăng công nhưng giữ
nguyên đơn vị và khoảng
thời gian
Fixed duration Thêm nguồn tài nguyên để giảm đơn Thêm nguồn tài nguyên
vị phân bổ cho mỗi nguồn tài nguyên để tăng công nhưng giữ
nguyên đơn vị và khoảng
thời gian
Fixed work Thêm nguồn tài nguyên để rút ngắn Không áp dụng. Công cố
khoảng thời gian định thì giống với trường
hợp effort-driven bật

 Lưu ý: Khi ta thêm bớt tài nguyên, Project sẽ thao tác tính toán như bảng trên
nhưng vẫn có thêm các lựa chọn Action tương ứng như: tăng giảm thời gian,
tăng giảm giá trị công hay tăng giảm đơn vị phân bổ.

theblacktrees.wordpress.com 9
Microsoft Project Scheduling formula: “Work = Duration x Units”

theblacktrees.wordpress.com 10