QUY TẮC ỨNG XỬ CỦA UPM

Mọi sự lựa chọn

đều quan trọng
 Phụ lục

CAM KẾT CỦA CHÚNG TA

Lời nói đầu của Tổng giám đốc điều hành 4
1. Cam kết liêm chính 5

NHÂN SỰ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UPM

2. Tôn trọng con người và quyền con người 6
3. Quan tâm đến tác động của môi trường và an toàn
sản phẩm của UPM 7

LIÊM CHÍNH TRONG KINH DOANH

4. Không dung thứ hành vi tham nhũng và hối lộ 8
5. Hiểu biết về đối tác kinh doanh 10
6. Tuân thủ luật cạnh tranh 12

TÀI SẢN CỦA CHÚNG TA

7. Bảo vệ tài sản và thông tin của UPM 14

CHUỖI CUNG ỨNG CỦA CHÚNG TA VÀ CÁC BÊN HỮU QUAN KHÁC
8. Có trách nhiệm với các nguồn lực 16
9. Cách chúng ta gắn kết với các bên hữu quan và xã hội 17

NÊU LÊN MỐI QUAN NGẠI CỦA BẠN

10. Tuân thủ là trách nhiệm của mọi nhân viên 18

2 Quy tắc ứng xử của UPM

Mọi sự lựa chọn đều quan trọng
Bất cứ khi nào có nghi Hãy hỏi những người khác:

ngờ về cách ứng xử Đường dây trợ giúp về Quy tắc ứng xử
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan tới Quy tắc ứng
Hãy tự hỏi bản thân: xử, vui lòng liên hệ: codeofconduct@upm.com

• Điều này có nhất quán với Quy tắc ứng xử của Để biết thêm thông tin về tính liêm chính và các chính sách
của UPM, vui lòng truy cập mạng nội bộ của UPM (dành
UPM không?
cho nhân viên của UPM): codeofconduct.upm.com hoặc
• Điều này có hợp pháp không? website của công ty UPM: www.upm.com/codeofconduct
• Điều này có đạo đức không?
• Liệu mình có muốn đọc về điều này trên các
phương tiện truyền thông hay trên báo không?

Nếu câu trả lời là “Không” cho

bất kỳ câu hỏi nào trong số những
câu này thì cách đơn giản nhất
là bạn không nên làm.

Quy tắc ứng xử của UPM 3

CAM KẾT CỦA CHÚNG TA

Các bạn đồng nghiệp thân mến,

UPM đã trải qua một quá trình thay đổi lớn lao kể từ khi chúng ta khởi động Quy
tắc ứng xử vào năm 2006. Hiện nay, UPM đang hoạt động ở một số lĩnh vực kinh
doanh trên toàn cầu. Chúng ta đã tiến hành điều chỉnh lại Quy tắc ứng xử của
công ty nhằm đáp ứng tốt hơn với khuôn khổ pháp lý và môi trường kinh doanh
phát triển ngày càng nhanh.

Trong công việc hàng ngày, bất cứ khi nào đối diện với thách thức, chúng ta phải
ghi nhớ rằng việc tuân thủ pháp luật và hành xử có trách nhiệm và đạo đức là
nền tảng cho tất cả các hoạt động kinh doanh của UPM. Các giá trị của UPM và
Quy tắc ứng xử này phản ánh các tiêu chuẩn liêm chính của chúng ta đó là: điều
đúng đắn phải làm là gì. Nguyên tắc hàng đầu của chúng ta là không làm tổn hại
các tiêu chuẩn liêm chính của mình trong bất kỳ tình huống nào.

Việc tuân thủ luật pháp và các quy định, đặc biệt là luật cạnh tranh và luật chống
tham nhũng, là cơ sở vững chắc khiến UPM trở thành một đối tác kinh doanh
đáng tin cậy và cách hành xử có đạo đức và trách nhiệm của chúng ta tạo nên
giá trị lâu dài cho UPM cũng như các bên hữu quan.

Tất cả chúng ta đều có vai trò quan trọng trong việc hiện thực hóa các tiêu chuẩn
liêm chính. Tôi hy vọng rằng các bạn, không ngoại lệ với bất kỳ ai, sẽ đọc kỹ Quy
tắc ứng xử này và có lựa chọn đúng đắn trong công việc hàng ngày của mình.

Trân trọng,

Jussi Pesonen
Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc điều hành

4 Quy tắc ứng xử của UPM

 CAM KẾT CỦA CHÚNG TA

1. Cam kết liêm chính

Các giá trị Tin tưởng
của UPM và được tin
Các giá trị của UPM là sự khởi đầu cho tất cả hoạt động của chúng ta. tưởng
Chúng ta tuân thủ luật pháp và các quy định hiện hành trong tất cả các
hoạt động của UPM. Tại UPM, chúng ta thừa nhận các Mục tiêu phát Cùng
triển bền vững của Liên hợp quốc. Những mục tiêu này cũng tương đồng nhau thành
với mục tiêu phát triển bền vững và tiến bộ không ngừng của chúng ta. công Mạnh dạn
Là thành viên của Hiệp ước toàn cầu của Liên hợp quốc, chúng ta coi đổi mới
trọng mười nguyên tắc của hiệp ước này. Đó là những nguyên tắc liên
quan tới quyền con người, lao động, môi trường và chống tham nhũng.

Tìm hiểu thêm

• 10 nguyên tắc của Hiệp ước toàn cầu của Liên hợp quốc
• Các mục tiêu phát triển bền vững của Liên hợp quốc

Liêm chính
nghĩa là làm
điều đúng đắn

Quy tắc ứng xử của UPM 5

NHÂN SỰ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UPM

2. Tôn trọng con người và quyền con người

UPM cam kết theo đuổi Tuyên ngôn quốc tế về nhân quyền của Liên hợp quốc. Điều đúng đắn cần làm là gì?
Tuyên ngôn này bao gồm các quyền phổ biến của con người như quyền tự do suy
nghĩ, có ý kiến, biểu đạt, tự do tôn giáo, quyền được nhóm họp một cách hòa bình
cũng như quyền không bị phân biệt đối xử vì lý do sắc tộc, tuổi tác, quốc tịch, giới • Làm hết sức mình để thúc đẩy sự đa
tính hoặc xu hướng tình dục. UPM thúc đẩy sức khỏe thể chất và tinh thần của dạng về năng lực, kinh nghiệm, nền
nhân viên. UPM đặt mục tiêu trao quyền và gắn kết nhân viên ở tất cả các cấp độ tảng và không phân biệt đối xử với bất
nhờ tinh thần lãnh đạo có trách nhiệm. kỳ ai vì lý do sắc tộc, tuổi tác, quốc tịch,
giới tính hoặc xu hướng tình dục.
Mọi người đều phải tôn trọng quyền con người do LHQ đề ra trong các hoạt động
của UPM và nỗ lực thúc đẩy việc thực hiện trong tầm ảnh hưởng của UPM. Do đó, • Xây dựng và khuyến khích một nền văn
các bạn không được phép chấp nhận việc sử dụng lao động cưỡng bức hoặc lao hóa cho phép tồn tại các quan điểm
động trẻ em trong bất kỳ hoàn cảnh nào. khác nhau và mọi người đều có cơ hội
đóng góp.
Đây là cơ hội cho tất cả mọi người góp phần xây dựng một nơi làm việc
đầy cảm hứng, đa dạng và gắn kết. Bạn cần cố gắng hết mình để góp • Nghĩ cách cải thiện bầu không khí ở nơi
phần xây dựng một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh cho làm việc và truyền cảm hứng cho những
tất cả các nhân viên làm việc tại UPM. người khác.

Nhân viên được khuyến khích phát triển cá nhân và phát triển sự • Chăm lo cho sức khỏe thể chất và tinh
nghiệp nhằm đảm bảo đạt được thành công trong công việc. thần của mình tại nơi làm việc và
gương mẫu đi đầu.

• Đảm bảo rằng bạn biết các yêu cầu về

an toàn tại nơi làm việc của mình, làm
theo và gương mẫu đi đầu. An toàn bắt
đầu từ chính bản thân tôi!

• Có trách nhiệm với sự phát triển cá

Đóng góp và gắn nhân và sự nghiệp.

kết nhân viên

Tìm hiểu thêm
• Tuyên ngôn toàn cầu về nhân quyền của LHQ
6 Quy tắc ứng xử của UPM
 NHÂN SỰ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UPM

3. Quan tâm tới tác động môi trường

và an toàn sản phẩm của UPM
Điều đúng đắn cần làm là gì?
UPM tuân thủ luật pháp hiện hành về môi trường và thừa nhận tác động
của mình đối với không khí, nước, đất và đa dạng sinh học. UPM đặt mục • Có hiểu biết về tác động môi trường
tiêu giảm thiểu các tác động tiêu cực trong các hoạt động của mình. Tác cũng như yêu cầu pháp lý đối với công
động và trách nhiệm trực tiếp hay gián tiếp của các hoạt động của UPM việc và nơi làm việc của bạn.
đối với môi trường đều sẽ được tính toán và đánh giá liên tục.
• Tránh các rủi ro không cần thiết và hành
Tất cả nhân viên đều phải chú ý tới các vấn đề về môi trường trong công động trước khi xảy ra vấn đề.
việc hàng ngày. Để làm được điều này, chúng tôi kỳ vọng tất cả nhân viên
hành động có trách nhiệm, chia sẻ những cách làm tốt nhất và tăng • Chia sẻ với mọi người những cách làm
tốt nhất.
cường sử dụng công nghệ tiên tiến. Tất cả hành động có thể tác động tiêu
cực tới con người và tự nhiên sẽ được xem xét một cách thận trọng. • Tiến hành tất cả các phép tính, các
phương pháp phân tích và các báo cáo
Nhân viên sẽ quản lý các vấn đề môi trường của UPM một cách có hệ
một cách trung thực và chính xác.
thống theo nguyên tắc cải tiến không ngừng được hướng dẫn bởi các hệ
thống quản lý môi trường đã được quốc tế công nhận. • Không lãng phí tài nguyên (nước, năng
lượng, nguyên liệu thô) và sử dụng
UPM nỗ lực hướng tới việc quản lý sản phẩm có tính đến toàn bộ vòng
những tài nguyên này thật hiệu quả.
đời của sản phẩm đó. Tất cả nhân viên đều có trách nhiệm quan tâm tới
sự an toàn của sản phẩm một cách nghiêm túc. • Xử lý cẩn thận hóa chất và tất cả chất
thải theo đúng hướng dẫn.

• Báo cáo tất cả hoạt động có thể gây rủi

ro cho môi trường.

• Đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng được

các yêu cầu đã đặt ra (ví dụ các tiêu
chuẩn về gắn nhãn sinh thái).

Cắt giảm,
tái sử dụng,
tái chế!
Quy tắc ứng xử của UPM 7
LIÊM CHÍNH TRONG KINH DOANH

4. Không dung thứ hành vi tham nhũng và hối lộ

Nguyên tắc hướng dẫn của chúng ta rất rõ ràng: không dung thứ hành vi Điều đúng đắn cần làm là gì?
tham nhũng và hối lộ dưới bất cứ hình thức nào. Chúng ta không bao giờ
đề nghị hoặc trả tiền hối lộ cho quan chức chính phủ hoặc các cá nhân
riêng lẻ. Chúng ta cũng không bao giờ gạ gẫm hoặc nhận hối lộ. Làm việc tiếp xúc với chính phủ
• Không tặng, đề nghị hoặc nhận bất cứ
Cụ thể là bạn không được phép dù trực tiếp hay gián tiếp thông qua một thứ gì có giá trị cho hoặc từ các quan
bên thứ ba thay mặt cho UPM để tặng, đề nghị, gạ gẫm hoặc nhận bất cứ chức chính phủ mà không hỏi ý kiến Bộ
thứ gì có giá trị nhằm mục đích làm ảnh hưởng không đúng đến một quyết phận pháp lý.
định kinh doanh hay nói cách khác là đề nghị hoặc đạt được một lợi thế
kinh doanh không chính đáng. • Cần hiểu rằng thuật ngữ “quan chức
chính phủ” được mở rộng trong các
Thứ có giá trị nên được hiểu theo nghĩa rộng và bao gồm bất cứ khoản điều luật chống tham nhũng khác nhau
thanh toán, khoản vay, khấu trừ, đóng góp từ thiện hoặc chính trị, khoản và thường bao gồm bất kỳ viên chức,
bồi hoàn, quà tặng, thẻ quà tặng, bữa ăn, giải trí, việc làm hoặc chỗ thực nhân viên, đại diện hoặc ứng cử viên
tập, cơ hội kinh doanh, dịch vụ hoặc các lợi ích khác. nào của các ban ngành, cơ quan chính
phủ, doanh nghiệp nhà nước hoặc do
nhà nước quản lý; chính quyền thành
phố; xứ đạo; đảng chính trị; hoặc tổ
chức quốc tế công.

Không nhượng bộ,

không bào chữa,
không ngoại lệ!

8 Quy tắc ứng xử của UPM


Điều đúng đắn cần làm là gì?
Các bên thứ ba
• Đừng quên rằng bạn và UPM có thể
phải chịu trách nhiệm đối với các hành
xử không đúng của bên thứ ba, ví dụ
như một đại lý, tư vấn, cố vấn, đối tác
liên doanh, đối tác tại địa phương, nhà
phân phối hoặc nhà cung cấp hành
động đại diện cho UPM.
• Lưu tâm một cách xác đáng và phù hợp
và đưa vào các điều khoản hợp đồng
như đã được chỉ rõ trong các chính
sách của UPM trước khi ký mới hoặc
gia hạn hợp đồng với bất kỳ bên thứ ba
nào được nhắc tới ở trên.
• Chỉ thanh toán tiền hoa hồng và phí cho
các bên trung gian nếu điều đó là hợp lý
và chính đáng.
Chi phí quà tặng, chiêu đãi,
đi lại và giải trí
• Không đề nghị, đưa hoặc nhận quà
hoặc chiêu đãi, bữa ăn, đi lại hoặc giải
trí hoang phí, dùng để gây ảnh hưởng
tới các quyết định kinh doanh hoặc đảm
bảo việc được đối xử ưu tiên, hoặc có
thể dẫn tới những hành vi sai trái.
LIÊM CHÍNH TRONG KINH DOANH
• Lưu lại bản ghi các khoản chi liên quan
tới tất cả các món quà hoặc chiêu đãi,
bữa ăn, đi lại hoặc giải trí, bao gồm tên,
chức danh của những người tham dự,
ngày tháng và số lượng (các) khoản chi
đó. UPM sẽ thanh toán các khoản chi
hợp lý có liên quan tới công việc của
nhân viên, đồng thời thanh toán các
khoản chi cho đối tác kinh doanh theo
đúng thủ tục nội bộ.
Đóng góp chính trị, tài
trợ và quyên góp từ thiện
• Tuân theo chính sách của UPM về tài
trợ và quyên góp. Đảm bảo rằng mỗi
hợp đồng tài trợ đều xác định cụ thể
mục tiêu và các mục tiêu đó đều được
thực hiện. Bất kỳ khoản quyên góp nào
của UPM đều phải tuân thủ các điều
khoản của luật doanh nghiệp và luật
chống hối lộ.
• Không đóng góp liên quan đến yếu tố
chính trị hoặc nói cách khác là không
thay mặt UPM ủng hộ các ứng cử viên,
đảng phái hoặc nhóm chính trị.
Kiểm soát tài chính
• Không làm giả bất kỳ sổ, hồ sơ lưu hay
sổ sách kế toán nào của công ty.
• Không lưu thông tin về các khoản chi mà
không có tài liệu hoặc giải thích hỗ trợ
theo yêu cầu về thủ tục nội bộ của UPM.
• Báo cáo các giao dịch, thanh toán hoặc
khoản chi đáng ngờ cho đại diện Bộ
phận pháp lý hoặc Kiểm toán nội bộ của
UPM.
Các hình thức tham nhũng
hoặc gian lận khác
• Hãy ghi nhớ rằng việc đưa, đề nghị hoặc
nhận hối lộ, tiền lại quả hoặc các khoản
chi khác từ cá nhân các bên nhằm mục
đích gây ảnh hưởng tới quyết định kinh
doanh hoặc để đảm bảo được đối xử ưu
tiên là vi phạm pháp luật cũng như các
chính sách của công ty.
• Tránh các tình huống trong đó lợi ích cá
nhân có thể xung đột với lợi ích của
UPM.
• Không tư lợi cá nhân từ các cơ hội của
UPM hoặc tiến hành hoạt động kinh
doanh cạnh tranh.
Quy tắc ứng xử của UPM 9
LIÊM CHÍNH TRONG KINH DOANH

10 Quy tắc ứng xử của UPM

 LIÊM CHÍNH TRONG KINH DOANH
5. Hiểu biết về đối tác kinh doanh
Bằng cách nắm rõ về khách hàng của mình và các đối tác kinh
doanh khác, chúng ta có thể giảm thiểu rủi ro liên quan tới các
hoạt động kinh doanh bất hợp pháp. Do đó, bạn phải chọn lựa
đối tác kinh doanh cẩn thận và yêu cầu họ cũng phải tuân thủ
pháp luật hiện hành trong công việc kinh doanh.
Tuân thủ tối đa tất cả các điều luật về chống rửa tiền và chế độ
trừng phạt thương mại áp dụng cho công việc kinh doanh của
chúng ta. Trong thực tế hoạt động, điều này có nghĩa là chúng ta
sẽ giám sát khách hàng và các đối tác kinh doanh khác nhằm
tránh bất kỳ giao dịch nào với các bên đang bị trừng phạt. Đồng
thời điều này cũng có nghĩa là phải lưu tâm chi tiết hơn để xác
định và giải quyết các rủi ro về tuân thủ khác.
Bạn có biết rõ
đối tác kinh doanh
của mình không?
Điều đúng đắn cần làm là gì?
Nắm rõ các bên liên quan
• Nắm rõ về khách hàng và đối tác kinh
doanh. Do đó, phải nắm được và duy trì
những thông tin cập nhật liên quan đến họ
bằng cách kiểm tra kỹ lưỡng về tín dụng
hoặc tài chính và đối chiếu các đối tác kinh
doanh với danh sách trừng phạt hiện hành.
Giao dịch
• Lưu giữ hồ sơ hoàn chỉnh và chính xác về
tất cả các giao dịch kinh doanh.
• Không nhận các khoản thanh toán bằng
tiền mặt hoặc tương đương tiền mặt mà
không tuân thủ các quy định về thủ tục nội
bộ hiện hành.
• Không bỏ qua các dấu hiệu cảnh báo như
cấu trúc thanh toán phức tạp hoặc bất
thường, nhiều khoản chi từ các bên khác
nhau, yêu cầu thanh toán cho một tài
khoản hoặc bên thứ ba không liên quan
hoặc tăng một lượng lớn số lượng đặt
hàng không nhất quán với thói quen đặt
hàng thông thường của khách hàng và
thiếu lý do kinh doanh rõ ràng.
• Hỏi ý kiến Bộ phận pháp lý nếu bạn có
thắc mắc về bất kỳ giao dịch nào.
Quy tắc ứng xử của UPM 11
LIÊM CHÍNH TRONG KINH DOANH

6. Tuân thủ luật cạnh tranh

Luật cạnh tranh bảo vệ và thúc đẩy cạnh tranh có hiệu quả. Luật cạnh Điều đúng đắn cần làm là gì?
tranh nghiêm cấm các hợp đồng, thỏa thuận hoặc hành động khác làm
hạn chế sự cạnh tranh. Luật cũng quy định hành vi của các công ty lớn.
Do đó, hành động của chúng ta phải luôn tuân theo pháp luật hiện hành Làm việc với các đối thủ cạnh tranh
về quản lý cạnh tranh. • Tránh tất cả các liên hệ không cần thiết
với đối thủ cạnh tranh. Tất cả các liên
lạc với đối thủ cạnh tranh phải có mục
Trong thực tế hoạt động, điều này có nghĩa là: đích rõ ràng và hợp pháp.

• Chúng ta không được phép tham gia vào việc làm giá, phân phối thị • Không cung cấp thông tin, không thảo
trường hoặc khách hàng, gian lận trong đấu thầu, tẩy chay hoặc hạn luận, không đàm phán hoặc không tham
chế sản xuất đối với các đối thủ cạnh tranh. gia bất kỳ hợp đồng nào với đối thủ
cạnh tranh có liên quan đến các vấn đề
• Chúng ta không được phép thảo luận hoặc trao đổi thông tin nhạy cảm thương mại như định giá, chi phí, lượng
với đối thủ cạnh tranh nếu điều đó vi phạm luật cạnh tranh hiện hành. sản xuất, chiết khấu, tỉ lệ hoạt động,
• Bất kỳ liên hệ hoặc hợp đồng thương mại nào với đối thủ cạnh tranh phân bố thị trường, đóng cửa nhà máy
cũng như việc tham gia vào các hiệp hội thương mại và ngành nghề v.v. Điều khoản cấm này áp dụng cho
đều phải tuân theo hướng dẫn nội bộ của UPM. các thảo luận với tất cả các đối thủ cạnh
tranh của UPM trong tất cả các dịp, bao
• Chúng ta không được phép ký kết hoặc tham gia vào các hợp đồng gồm các sự kiện (xã hội) không chính
hoặc hoạt động thương mại cấm cạnh tranh với khách hàng, nhà phân thức, các cuộc gặp tình cờ, v.v.
phối, nhà cung cấp hoặc các đối tác kinh doanh khác.
• Nếu đối thủ cạnh tranh xúi giục thảo
• Nếu chúng ta ở vị trí chiếm lĩnh thị trường, chúng ta không được lạm luận liên quan đến bất kỳ chủ đề nhạy
dụng vị trí đó. cảm nào được nhắc đến ở trên, hãy lập
tức từ chối trả lời hoặc bình luận, đồng
thời thông báo cho Bộ phận pháp lý.

Thành công trong kinh

doanh được xây dựng
dựa trên sự tuân thủ
12 Quy tắc ứng xử của UPM

Điều đúng đắn cần làm là gì?
Trao đổi thông tin bên ngoài
• Không chia sẻ thông tin thương mại với
bên thứ ba bên ngoài (vd: RISI) mà
không hỏi ý kiến Bộ phận pháp lý trước.
Trao đổi thông tin nội bộ
• Nếu bạn làm trong một lĩnh vực/đơn vị
kinh doanh của UPM có đối thủ cạnh
tranh cũng là khách hàng, không được
chia sẻ thông tin với đối thủ về những
mảng kinh doanh khác của UPM hoặc
giá của các sản phẩm khác ngoài sản
phẩm nằm trong kế hoạch giao dịch.
Báo giá
• Không thông báo/công bố công khai
việc tăng giá trước khi hỏi ý kiến Bộ
phận pháp lý.
Tham gia hiệp hội thương mại
• Không tham gia các cuộc họp mà không
có chương trình của cuộc họp.
LIÊM CHÍNH TRONG KINH DOANH
• Xem chương trình họp trước khi tham Quan hệ với nhà phân phối,
dự để đảm bảo cuộc họp có chủ đề hợp khách hàng và nhà cung cấp
pháp. Trong trường hợp bạn có bất kỳ
vấn đề nghi ngại nào, vui lòng hỏi ý kiến
• Không hạn chế quyền tự do quyết định
giá bán lại của khách hàng.
Bộ phận pháp lý.
• Phản đối ngay khi có chủ đề bị nghiêm
• Hỏi ý kiến của Bộ phận pháp lý trước
khi tham gia bất kỳ hợp đồng hạn chế
cấm trong luật cạnh tranh – nếu điều
này không có tác dụng thì cần ngay lập
nào (hợp đồng độc quyền hoặc phi
cạnh tranh) với nhà cung cấp hoặc
tức rời khỏi cuộc họp đồng thời thông khách hàng.
báo cho Bộ phận pháp lý. Nếu có thể,
lưu thành văn bản việc bạn phản đối và/
hoặc rời cuộc họp trong biên bản họp. Lạm dụng vị trí chiếm
lĩnh thị trường
• Kiểm tra xem biên bản họp có phản ánh
• Liên hệ với Bộ phận pháp lý khi bạn
đúng nội dung thảo luận của cuộc họp
nghĩ rằng thị phần của UPM vượt quá
không. Yêu cầu chỉnh sửa và thay đổi,
40% đối với một sản phẩm có liên quan
nếu cần.
hoặc tại một khu vực địa lý để xác định
• Không chia sẻ bất kỳ thông tin nhạy xem liệu có rủi ro rằng UPM đang chiếm
cảm nào có khả năng ảnh hưởng đến lĩnh thị trường và liệu điều này có ảnh
việc cạnh tranh tại các cuộc họp của hưởng tới hành vi của UPM.
hiệp hội thương mại mà không hỏi ý
kiến của Bộ phận pháp lý trước.
• Lưu ý rằng luật cạnh tranh áp dụng cho
tất cả các cuộc họp bên lề/không chính
thức cũng như các cuộc họp chính
thức.
Quy tắc ứng xử của UPM 13
TÀI SẢN CỦA CHÚNG TA

14 Quy tắc ứng xử của UPM

 TÀI SẢN CỦA CHÚNG TA

7. Bảo vệ tài sản và thông tin của UPM

Trong công việc hàng ngày, chúng ta được giao phó tài sản và thông tin Điều đúng đắn cần làm là gì?
bảo mật của UPM cũng như của các đối tác kinh doanh và UPM mong
muốn chúng ta xử lý cẩn thận những tài sản và thông tin đó. Theo đó,
bạn sẽ không được sử dụng các tài sản của UPM hoặc dịch vụ của • Bảo vệ tài sản trí tuệ của UPM, chẳng
những nhân viên khác vì lợi ích của bản thân nếu có xung đột với lợi ích hạn như các phát minh, bằng sáng chế,
của UPM. Bạn cũng phải thực hiện những biện pháp thích hợp để bảo nhãn hiệu đăng ký và tên miền bằng
vệ tính bảo mật và an toàn dữ liệu và thông tin cũng như xử lý và duy trì cách duy trì đầy đủ các biện pháp bảo
dữ liệu cá nhân tuân theo luật pháp hiện hành. vệ về pháp lý hoặc bảo mật.

Là một công ty được niêm yết công khai, tất cả các thông tin công khai • Cân nhắc xem bạn có thông tin nội bộ
của UPM sẽ phải được thực hiện theo pháp luật và quy định hiện hành không và tuân theo bất kỳ hạn chế nào
của sở giao dịch chứng khoán. Chúng ta phòng tránh lạm dụng thị về việc mua bán và tiết lộ.
trường bằng cách đặt ra những hạn chế về việc mua bán, tiết lộ và các
cách thức sử dụng thông tin nội bộ khác.
• Không thảo luận những vấn đề bảo mật
ở khu vực công cộng hoặc trên phương
Những quyết định được đưa ra phải lưu tâm tới lợi ích của UPM và dựa tiện truyền thông xã hội.
trên đánh giá rủi ro thích hợp. Tiến trình chấp nhận đã được thực hiện
trong toàn bộ tổ chức, bao gồm các khoản đầu tư và dừng đầu tư. Các
• Sử dụng công cụ CNTT phù hợp và
tuân thủ chính sách của UPM về an
tiến trình này bao gồm hành xử giảm thiểu rủi ro, ví dụ như các điều ninh thông tin nhằm bảo vệ tính bảo mật
khoản về cá nhân có thẩm quyền, các hạn chế về tiền tệ và phân chia thông tin và bảo vệ dữ liệu trước các rủi
trách nhiệm. Tất cả giao dịch sẽ được lưu lại một cách chính xác và ro mạng.
công bằng trong sổ sách và bản kê khai.
• Tuân theo các thủ tục chấp nhận của
UPM và khung quản lý chi nhánh khi
đưa ra quyết định trong các nhóm công
ty thuộc UPM.

• Không tư lợi cá nhân từ các cơ hội của

Phòng tránh, UPM hoặc tiến hành hoạt động kinh
doanh cạnh tranh.
bảo vệ, chú ý!

Quy tắc ứng xử của UPM 15

CHUỖI CUNG ỨNG CỦA CHÚNG TA VÀ CÁC BÊN HỮU QUAN KHÁC
8. Có trách nhiệm với các nguồn lực
UPM cam kết hành xử có trách nhiệm đối với các nguồn lực và
yêu cầu các nhà cung cấp của mình cũng tuân thủ luật pháp hiện
hành và chia sẻ các nguyên tắc đã được đề ra trong Quy tắc ứng
xử này. UPM đặt ra các yêu cầu và yêu cầu các nhà cung cấp của
mình phát triển các yêu cầu đó hơn nữa trong chuỗi cung ứng của
họ. Những yêu cầu này liên quan đến – ví dụ như – nguồn gốc
của các nguyên liệu thô, điều kiện làm việc công bằng và nghiêm
cấm lao động trẻ em và lao động cưỡng bức.
Mọi người đều phải chăm lo cho lợi ích cao nhất của UPM khi lựa
chọn và làm việc với nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ được đánh
giá một cách thường xuyên và có hệ thống dưới góc độ kinh tế,
xã hội và môi trường.
16 Quy tắc ứng xử của UPM
Điều đúng đắn cần làm là gì?
• Hãy cân nhắc xem liệu bạn có đầy đủ
thông tin về nhà cung cấp chưa.
• Trao đổi một cách rõ ràng các yêu cầu
của UPM cho nhà cung cấp biết.
• Lựa chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên
các tiêu chuẩn đã được xác định từ
trước.
• Không thực hiện bất kỳ cam kết cố định
nào nếu bạn có bất kỳ quan ngại nào về
hành vi đạo đức của nhà cung cấp đó.
• Lưu ý các thông tin bảo mật và chỉ chia
sẻ những thông tin về sản phẩm hoặc
giá cả cần thiết cho khách hàng đó.
• Theo dõi hoạt động của nhà cung cấp
và hành động khi thấy bất kỳ sai phạm
nào.
Mỗi lựa chọn
đều tạo nên
sự khác biệt!
 CHUỖI CUNG ỨNG CỦA CHÚNG TA VÀ CÁC BÊN HỮU QUAN KHÁC

9. Cách chúng ta gắn kết với

các bên hữu quan và xã hội
Mục tiêu của chúng ta là trở thành đối tác đáng tin cậy của các
bên hữu quan chính. Chúng ta hướng đến mục tiêu hiểu các bên
hữu quan cũng như những kỳ vọng cụ thể của họ và tham gia
đối thoại với nhiều bên hữu quan khác nhau nhằm thảo luận về
mục tiêu, nguyên tắc hoạt động và thách thức của UPM. Chúng
ta tôn trọng quyền đưa ra ý kiến khác nhau nhằm mục tiêu thúc
đẩy đối thoại với các bên hữu quan và xã hội.
Chúng ta tham gia vào việc phát triển cộng đồng địa phương
thông qua các dự án và sáng kiến khác nhau. Khi UPM trở thành
đối tác của chính quyền địa phương trong những dự án hoặc
sáng kiến như vậy, chúng ta phải đảm bảo tính liêm chính trong
hành động của mình và tuân thủ đầy đủ luật pháp hiện hành về
chống tham nhũng và chính sách của công ty.
Điều đúng đắn cần làm là gì?
• Hỏi ý kiến Bộ phận pháp lý trước khi
bắt đầu hợp tác với chính quyền địa
phương cho dù là đầu tư hoặc tham gia
dự án phát triển nào tại cộng đồng địa
phương.
• Đảm bảo rằng các khoản tài trợ được
thông qua phù hợp với chính sách của
UPM về tài trợ và quyên góp.
• Cởi mở trong đối thoại mang tính xây
dựng với các bên hữu quan sao cho
phù hợp với chính sách của UPM về
tiết lộ thông tin.

Đối thoại với cổ

đông bắt đầu
bằng sự tin cậy

Quy tắc ứng xử của UPM 17

 NÊU LÊN MỐI QUAN NGẠI CỦA BẠN

18 Quy tắc ứng xử của UPM

 NÊU LÊN MỐI QUAN NGẠI CỦA BẠN

10. Tuân thủ là trách nhiệm của mọi nhân viên

Tất cả chúng ta đều có trách nhiệm trong việc nâng cao tính liêm chính và tiêu Hậu quả của việc vi phạm
chuẩn đạo đức của UPM. Chúng ta không ngừng tuyên truyền về tầm quan trọng
của việc tuân thủ quy tắc ứng xử đến toàn bộ nhân viên và người đại diện cho
UPM. Nếu nghi ngờ có vi phạm, chúng ta sẽ nhanh chóng lên tiếng. Bằng cách • Nhân viên vi phạm chính sách của UPM
này, chúng ta có cơ hội xử lý vấn đề và sửa đổi kịp thời. sẽ phải chịu kỷ luật bao gồm và ở mức
cao nhất là chấm dứt lao động. Các hình
Quy tắc ứng xử này tạo nền tảng cho các chương trình tuân thủ khác nhau của thức kỷ luật khác bao gồm khiển trách,
chúng ta. Những chương trình này sẽ giải quyết chi tiết hơn các chủ đề đã được cảnh cáo và cắt thưởng.
thảo luận ở đây. Là một phần của Quy tắc ứng xử, chúng ta đang áp dụng một hệ
thống giúp xác định cách thức phát hiện các rủi ro về tuân thủ; cách phản ứng • Ví dụ về những vi phạm có thể dẫn tới bị
trước các rủi ro này; cũng như cách thức kiểm soát và theo dõi các rủi ro đó. kỷ luật:

Tất cả nhân viên đều phải báo cáo các trường hợp vi phạm Quy tắc ứng xử này • Vi phạm các chính sách của UPM
hoặc các chính sách khác của UPM, cho dù đó chỉ là nghi ngờ hoặc đã được • Yêu cầu người khác vi phạm các
chứng kiến, cho quản lý của mình hoặc người đại diện Bộ phận pháp lý của UPM chính sách của UPM
hoặc Bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc sử dụng kênh Báo cáo vi phạm của UPM.
Các báo cáo sai phạm sẽ được xem xét cẩn thận và việc bảo mật sẽ được duy trì • Không nhanh chóng báo cáo vi phạm
tới mức cao nhất có thể. Bất kỳ người nào báo cáo sai phạm với tinh thần thiện chính sách của UPM, dù đó là vi
chí sẽ không bị trả thù vì đã báo cáo. phạm đã biết rõ hoặc còn đang nghi
ngờ
Tất cả hành vi vi phạm pháp luật hiện hành, Quy tắc ứng xử này hoặc chính sách
của công ty có thể dẫn tới việc bị kỷ luật, từ khiển trách tới chấm dứt lao động. • Không cộng tác với điều tra của UPM
về các vi phạm chính sách có thể xảy
ra
Báo cáo vi phạm
• Trả thù nhân viên khác vì đã báo cáo
quan ngại về tính liêm chính.
• Bạn có thể khiếu nại hoặc bày tỏ mối quan ngại của mình
liên quan tới việc vi phạm Quy tắc ứng xử của UPM: • Những hậu quả khác có thể xảy ra do vi
phạm bao gồm trừng phạt dân sự (ví dụ
Trang web: Gửi thư: các thiệt hại, vi phạm hợp đồng) và trừng
www.upm.com/reportmisconduct UPM-Kymmene Corporation
phạt hình sự (ví dụ phạt tiền, bỏ tù).
Head of Internal Audit/Complaint
Email: PO Box 380
reportmisconduct@upm.com FI-00101 Helsinki, Finland
Quy tắc ứng xử của UPM 19
www.upm.com

Printed 2016. Copyright: UPM-Kymmene Corporation.

The Code of Conduct is available in several languages. In case of a conflict between the language versions, the English language version prevails.