2-Ajuste de Microsoft Project PDF

17/8/2017 2. Ajustes de Microsoft Project 2016.
2. Ajustes de Microsoft Project 2016.
2.1. Introducción a los ajustes de Project 2016
Este módulo tiene como objetivo conocer las diferentes formas de crear un nuevo proyecto, conocer la
importación de datos de otras herramientas, así como la configuración inicial recomendada para evitar
confusiones en el desarrollo del cronograma
2.2. Diferentes métodos para crear un nuevo proyecto
Lo primero que haremos es abrir un archivo existente o un archivo nuevo para que podamos trabajar en el
entorno de Microsoft Project 2016. Debemos abrir Project desde el menú inicio, donde podemos buscar Project
2016.
Ilustración 50
Damos clic en la herramienta y nos aparece la siguiente pantalla
https://skillpipe.com/es-ES/Book/BookPrintView/7e5b9e40-13c4-4626-98ed-9e718f4b68e5?DocumentId=4 1/35
Ilustración 51
En está pantalla tenemos del lado izquierdo los archivos que hemos utilizado recientemente y que están
disponibles de manera más rápida.
La siguiente opción es un proyecto en blanco, el proyecto en blanco nos abre un archivo de Project sin ningún
tipo de dato o ningún tipo de información.
Ilustración 52
La siguiente opción que nos tenemos, es crear un archivo nuevo a partir de un proyecto existente o abrir un
proyecto en el que ya hemos trabajado. Le doy clic en esa opción y me envía a la librería de mis archivos para
que seleccione el archivo que quiero abrir, selecciono un archivo y doy clic en el botón abrir y tengo en pantalla el
archivo que seleccioné.
Ilustración 53
la siguiente opción que es nuevo libro de Excel. Esta opción nos sirve para importar datos desde Excel a Project.
Ilustración 54
La mayoría de las organizaciones o personas hacemos nuestros cronogramas inicialmente en Excel por su
facilidad de uso. Cuando Excel ya no es suficiente para administrar el proyecto, lo podemos abrir en Project sin
perder la información que ingresamos en Excel.
Vamos a seleccionar entonces esta opción de nuevo libro de Excel, le doy clic y me pregunta desde dónde
quiero importar estos datos. Estos datos que voy a importar se refieren a un proyecto para la instalación de un
“site” y ya tengo aquí alguna información como actividades, la duración de las actividades, el responsable de
cada actividad y el costo asignado a cada actividad y estos datos son los que voy importar desde Project
Ilustración 55
Busco el archivo en las opciones y lo primero que tengo que hacer es cambiar el tipo de archivo que quiero
importar.
Ilustración 56
Para encontrar el archivo correspondiente, debo seleccionar que voy a buscar el archivo en la lista desplegable
que me permite ver todos los tipos de archivos. Busco el archivo de Excel en mi computadora, lo voy a buscar en
mis plantillas y en otras carpetas y cuando lo encuentre como instalación site, lo selecciono.
Ilustración 57
Esta opción abre el asistente de importación que nos va a ayudar paso a paso con la importación de datos.
Aparece el cuadro de diálogo del asistente de importación, le doy siguiente.
Ilustración 58
Me pregunta si voy a crear una equivalencia nueva o utilizar una equivalencia existente pero… ¿qué es esto
de las equivalencias? La equivalencia es el nombre que tienen las columnas en el archivo de Excel que debe
coincidir con el nombre de las columnas que tiene el archivo de Project. Si no tienen el mismo nombre tendremos
que vincular el nombre de Excel al nombre apropiado de Project.
Ilustración 59
En este momento vamos a crear estas equivalencias, si tuviéramos una equivalencia existente la podríamos
utilizar, pero en este caso no la tenemos así que seleccionamos la primera opción: equivalencia nueva.
Le damos clic en siguiente y nos pregunta ¿cómo desea importar este archivo?, como un proyecto nuevo o si
vamos a anexar los datos al proyecto activo, es decir, que pegue los datos de este archivo al final de los datos del
archivo de Project que tenemos abierto, o si quiero combinar los datos en el proyecto activo para que intercale y
combine los datos de los proyectos. Voy a seleccionar proyecto nuevo, clic en siguiente
Ilustración 60
Ahora la pregunta es qué tipo de tablas quiero modificar o quiero guardar con los datos que se están
seleccionando: la tabla de tareas, de recursos o de asignaciones. Voy a marcar qué la de tareas, selecciono la
opción siguiente.
Ilustración 61
En ese momento empiezan las equivalencias, es decir, como se llama en Excel y que correspondencia tiene con
Project. Lo primero que tengo que hacer es poner el nombre de la hoja de cálculo de origen, busco en la lista
desplegable, indico que los datos que quiero importar están, en este caso, en la hoja uno y me pregunta: el
campo de Excel que llamaste actividad no existe en Project, ¿a qué campo se le asigna?,
Ilustración 62
Utilizando la lista desplegable de cada actividad, se selecciona el nombre de la columna correspondiente.
Ilustración 63
Al campo que se llama “nombre”. El siguiente es duración que es como lo llamé en Excel y suponemos que es la
misma duración a la que se refiere Project; el responsable, en Excel se llama responsable, ¿a qué columna de
Project se refiere?, se refiere a nombre de los recursos; costo asignado a cada actividad, se refiere al costo de
nuestro proyecto. Doy clic en siguiente,
Ilustración 64
me pregunta ¿quieres guardar está equivalencia?, Esto quiere decir que si la guardamos, al importar otro archivo
de Excel con las mismas columnas, automáticamente los datos se vincularán a los mismos campos que estamos
especificando en este momento en Project.
Si guardamos esta configuración o equivalencia ya no tendremos que seleccionarla en futuras importaciones; si

no la guardamos, tendremos que especificar las equivalencias en nuestra siguiente importación. No la vamos a
guardar y finalizamos.
Ilustración 65
¿Qué tenemos ahora? Importamos el nombre de la tarea que tenemos en Excel, la duración, en automático
empieza el día en el que estamos trabajando en el proyecto, las fechas de comienzo y fin y los nombres de los
recursos que teníamos asignados. Los datos quedaron registrados en la hoja de entrada, que es donde
ingresamos datos, pero también en las hojas específicas como son la hoja de recursos, pues también está
asignado el nombre de los recursos y por default la demás información. En resumen importamos toda la
información que teníamos en Excel
Ilustración 66
2.3. Establecimiento del calendario general
Antes de poder dar seguimiento a un proyecto, es importante definir el calendario e indicar el horario laboral, días
festivos, días laborales y otras restricciones o condiciones. Esto lo hacemos modificando el calendario de nuestro
proyecto desde el menú proyecto, submenú cambiar el tiempo del trabajo.
Ilustración 67
. Nos aparece esta ventana donde vamos a hacer las modificaciones sobre el calendario estándar, que es el que
utiliza Project por default. Podemos seleccionar otro calendario, pero en este caso seleccionaremos el estándar.
Ilustración 68
Voy a poner las semanas laborables
Ilustración 69
Voy a poner las semanas laborables y estas semanas laborables van a ser e lunes a jueves por ejemplo y el
viernes sólo se trabaja medio día. Para hacer esto voy a las semanas laborales, doy clic en detalles para definir
que de lunes a jueves son días laborales, selecciono la opción “Establecer día(s) en estos periodos laborables
específicos y determino que vamos a trabajar de nueve a dos de la tarde y de tres a seis, y doy clic en aceptar
Ilustración 70
No olvidemos cambiar también el horario en la configuración general del cronograma, esto lo podemos hacer
desde aquí, con clic en el botón opciones en la parte inferior de esta ventana, nos abre la venta de configuración
general del proyecto y aquí modificamos el horario para que concuerde con la configuración que estamos
haciendo y damos clic en el botón aceptar.
Ilustración 71
Dijimos que los viernes vamos a trabajar sólo medio día. Hago el cambio, el viernes vamos a trabajar de nueve a
dos, por lo tanto vamos a eliminar el horario vespertino, lo selecciono y lo elimino con la tecla suprimir y damos
clic en aceptar.
Ilustración 72
Lo que vemos en esta configuración es lo siguiente: estamos trabajando el lunes, aquí aparece el lunes en un
horario de nueve a dos y de tres a seis; el martes, miércoles y jueves tenemos la misma configuración pero el
viernes, tiene una configuración diferente pues sólo trabajamos de nueve a dos, vamos a dar clic en aceptar
Ilustración 73
Y ahora veremos cómo se comportan los datos con esta modificación. Vamos a poner una tarea uno, que dura un
día, otra tarea dos que va a durar un día y que empieza el jueves y termina el lunes, ¿no deberían ser dos días?
¿Jueves y viernes?, así debería de ser, pero empieza el jueves, continua el viernes pero no la podemos terminar el
viernes debido a que el viernes se trabajan cuatro horas y la actividad dura ocho horas, así que la terminamos
hasta el mediodía del lunes,.
Ilustración 74
Estas tareas, aunque duren dos días efectivos de trabajo no necesariamente duran dos días calendario de trabajo,
lo mismo sucederá si ponemos días festivos.
Vamos otra vez a la opción cambiar el tiempo de trabajo porque necesito que veamos esta configuración del 4 de
julio. Tenemos que asegurarnos que sólo marcamos el día 4 de julio y no hasta el 5, tiene que ser del 4 al 4,
aceptamos. Vuelvo a entrar al calendario y ahora el 4 de julio aparece como día festivo, aceptar.
Ilustración 75
Si pongo una tarea uno que dura veinte días, ¿cuánto durará en realidad? Recuerden que una cosa es la duración
y otra es los días laborables, las semanas laborables, en este caso, tendremos, digamos, cuatro días y medio
trabajando, más un día que no trabajamos y esto se ve reflejado en el calendario. Estas franjas grises donde son
el sábado y el domingo que no trabajamos y en el caso del 4 de julio está esta otra franja, no trabajamos ese día y
sí trabajamos los demás días con excepción del viernes, que sólo trabajamos medio día.
Ilustración 76
Estas configuraciones de calendario afectan la programación de nuestras tareas y habrá que tenerlas siempre
presentes.
2.4. Establecer fecha de inicio y fecha fin del proyecto
Para ver esta configurar el calendario y establecer la fecha de inicio o la fecha fin abriremos un proyecto en
blanco, para establecer estos datos
En este proyecto en blanco vamos a mostrar cómo configurar un calendario y elegir la fecha de inicio del
proyecto. Vamos al menú proyecto, el submenú información del proyecto.
Ilustración 77
En esta opción podemos elegir que la fecha de inicio de nuestro proyecto será una fecha establecida y será la
fecha de hoy, es decir, la fecha en la que estoy abriendo el archivo o bien una fecha posterior al día que estamos
trabajando. Por ejemplo, en este caso voy a elegir iniciar mi proyecto el primero de julio y aceptaré esta opción.
Ilustración 78
Estos cambios que acabo de hacer se verán reflejados de la siguiente forma: voy a poner una tarea uno, que
tendrá una duración de un día y el programa automáticamente nos indica que comenzará el primero de julio del
2016.
Ilustración 79
Si quiero modificar la fecha de inicio únicamente de esta tarea para que empiece el lunes de esa semana, Project
me permitirá realizarlo, pero me pregunta ¿quieres continuar y poner la tarea antes de la fecha de comienzo del
proyecto?, o sea que se programe en un periodo diferente al del proyecto, o ¿quieres cancelar y no mover la
tarea?, si continuamos pone efectivamente la tarea en el proyecto, pero dentro de la información del proyecto el
inicio se mantiene en viernes primero de julio, por lo que esa actividad o actividades que tengan una fecha de
inicio anterior quedan fuera del proyecto, por el contrario, si la mantengo en el primero de julio esta actividad ya
forma parte del proyecto.
Ilustración 80
Para editar ese tipo de parámetros voy al menú archivo, al menú opciones, la opción programación y en esta
programación puedo elegir que las tareas programadas automáticamente queden en la fecha de comienzo del
proyecto o a partir de la fecha actual y de esta forma podremos o no poner la fecha en la que estamos haciendo
la programación o la fecha de comienzo del proyecto. Estos parámetros se pueden fijar para el proyecto en el que
estamos trabajando o para todos los proyectos nuevos.
Ilustración 81
La opción de fijarlo para todos los proyectos nuevos, evita que tengamos que hacer estos cambios cada vez que
creamos un proyecto nuevo, pues los toma automáticamente.
Lo mismo sucede si hacemos la programación a partir de la fecha de finalización del proyecto, seleccionamos fin
del proyecto y nos habilita la opción de fecha de fin y ponemos una fecha posterior, cambiando también la
configuración original que tenemos en el proyecto.
2.5. Configurar el programa para que calcule el proyecto de inicio hacia

adelante o de fin hacia atrás
En esta sección vamos a ver cómo configurar Project para que calcule el proyecto desde la fecha de inicio
hacia adelante o desde la fecha de fin hacia atrás. Para mostrar cómo se hace y para qué nos sirve cada una
de las alternativas vamos a crear un proyecto en blanco y desde el menú proyecto, submenú información de
proyecto vamos a definir cómo queremos que sea la programación de las tareas, si a partir de la fecha de
comienzo, es decir, de la fecha inicial hacia adelante o desde la fecha limite o final del proyecto hacia a atrás.
Ilustración 82
Cuando ponemos que desde la fecha de fin hacia atrás, la fecha de fines una fecha en el futuro y a partir de ahí
vamos a programas hacia atrás. Vamos a comenzar con la configuración de fecha de finalización del proyecto
hacia atrás y como dijimos, tenemos que establecer una fecha fin en el futuro. Para este ejemplo vamos a poner
que el proyecto tiene que terminar en septiembre de 2016 y selecciono la configuración de “fecha de finalización
del proyecto”, y aceptar.
Ilustración 83
Ahora ingresamos una nueva tarea, la tarea uno, que tendrá una duración de dos días por ejemplo y lo que vamos
a ver es como Project sugiere la fecha de inicio de esta tarea para que termine el viernes 30 de septiembre y la
recomendación es que esta tarea debe comenzarse el día 29 de septiembre.
Voy a poner ahora una tarea dos que durará diez días. De la misma manera Project calcula que la fecha de
finalización debe de ser el 30 de septiembre y la fecha de inicio diez días antes. Si estas dos tareas estuvieran
vinculadas, es decir, que una fuera sucesora o dependiente de la otra, o que una tuviera que terminar antes de
poder empezar la otra, por ejemplo si la tarea dos dependiera de la uno, es decir que hasta que termine la tarea
uno se puede empezar la tarea dos, podemos ver como se modifica el cronograma. La tarea dos es la última
actividad y dura diez días, entonces debe empezar el 19, sin embargo la tarea uno debe terminar antes, o sea el
viernes y deberá comenzar el 15 de septiembre. Esto lo podemos ver más claro en el diagrama de Gantt a la
derecha.
Este tipo de programación es muy útil cuando la fecha de finalización del proyecto es definitiva y no acepta
cambios.
Ilustración 84
Si, por el contrario quiero que la programación sea de inicio a fin, vamos nuevamente al menú proyecto,
información del proyecto y ahora seleccionamos que programe a partir de la fecha de comienzo del proyecto. La
fecha del comienzo del proyecto se pone en inicio del proyecto. En este caso vamos a establecer el 13 de junio
como fecha de inicio y aceptar. Vemos que hay cambios en las tareas, no en el orden de las tareas sino en las
fechas de inicio y fin de las tareas.
Empezamos la tarea uno el 13 de junio, dura dos días termina el 14 y la tarea dos puede empezar el 15 y
terminará el 28 y si pongo una tarea tres que dura dos días y que ésta depende de que la tarea dos esté
terminada, esto se llama secuenciación y se explica a detalle más adelante, pero para efectos de este ejemplo
ponemos que una vez que se termine la tarea dos se puede empezar la tarea tres, anotamos este número de
dependencia de tareas y por lo tanto la pone más adelante, hasta el 29 de junio para terminarse el 30 de junio.
Esta opción de programar hacia adelante es muy útil cuando tenemos una fecha determinada de inicio de un
proyecto.
Ilustración 85
2.6. Establecer varios calendarios
En esta sección vamos a definir diferentes calendarios que restringirán la disponibilidad de los recursos. Para
establecer estos calendarios vamos a abrir otro cronograma o archivo de Project en donde configuraremos el
calendario, es decir los días festivos de la empresa, días que no se labora en el proyecto, o días que el equipo del
proyecto no trabaja, así como las restricciones de los recursos que trabajan en el proyecto, indicando qué días no
laboran, qué días trabajan sólo medio día o que días trabajan al 100%.
Esta configuración la debemos de realizar en el menú proyecto en el submenú cambiar el tiempo del trabajo
donde nos aparece esta pantalla.
Ilustración 86
Esta pantalla nos da las opciones para modificar el calendario estándar. El calendario estándar muestra un horario
en donde se trabaja de lunes a viernes de nueve a una y de tres a siete. Esta es una configuración original que
podríamos cambiar.
Otro tipo de calendario que está disponible es el del turno de la noche. El turno de la noche lo establece Project
de lunes a sábado con horarios de doce a tres de la mañana, de cuatro a ocho y de once a doce a.m.
De la misma manera este calendario lo podríamos modificar o podríamos utilizar un calendario de 24 horas en el
cual podríamos asignar actividades cualquier día de la semana, a cualquier hora del día o de la noche. Ya que
sepamos cuál es el calendario que necesitamos para nuestro proyecto hacemos los cambios necesarios al
calendario adecuado
En este caso seleccionaré el calendario estándar. La primera discrepancia que tengo con este calendario es el
horario de 9 a una y de 3 a 7.
Quisiera cambiar este horario y por lo tanto voy a ir a la opción de semanas laborales, busco en la pantalla en la
parte de abajo donde hay dos pestañas, las opción de excepciones que son días laborales, no laborales y la otra
pestaña de semanas laborales. Doy clic en el botón detalles para establecer los días que se trabajan y el horario
correspondiente para cada día de trabajo. En este caso seleccionaré de lunes a viernes, con la tecla shift
selecciono de lunes a viernes y establezco estos periodos como laborales específicos.
Ilustración 87
Al seleccionar esta opción puedo modificar la hora de entrada, de comida y de salida. Voy a poner de 9 a 14
horas, siguiente, de 3 a 18 horas y clic en aceptar. Con esta opción cambian los horarios laborales. Hay que tener
cuidado porque esta modificación también se tiene que reflejar en la configuración inicial general de Project, así
que tenemos que ir a opciones y en esta caja de diálogo que tiene la información de las opciones de
programación es donde además tenemos que hacer coincidir el horario de comienzo y fin de la jornada laboral.
Vamos a entrar a las 9 y terminar las 6, aceptamos y entonces tenemos un mismo horario de trabajo. En total son
8 horas diarias.
Ilustración 88
Vamos ahora a capturar las excepciones, por ejemplo, es probable que nuestra empresa tenga una junta de
avance el último viernes de cada mes en donde participa toda la empresa y por lo tanto no se trabaja en el
proyecto. Creamos la excepción, “juntas mensuales”, doy doble clic en juntas mensuales y definimos que este es
un periodo no laborable y que esta junta se lleva a cabo todos los meses, en particular el último viernes de cada
mes. Comienza en la fecha que estoy configurando y termina en diciembre de este año, aceptar. Esta
configuración me indica que el último viernes de mes, en este caso el viernes 24, es un día de excepción y está
marcado como un día no laborable. Aquí se ve claramente, el 24 de junio es un día no laborable.
Ilustración 89
De la misma manera se configuran los días festivos. Para nuestro ejemplo vamos a definir el 16 de septiembre,
aniversario de la independencia de México como día festivo. Selecciono la fecha correspondiente, voy a
septiembre y el 16 de septiembre está marcado como no laborable.
Ilustración 90
Ya definimos la semana laboral y las excepciones generales, vamos a dar aceptar y veremos que nuestro
cronograma o algunas fechas del fin del programa están de un color diferente, un azul tenue que indica que las
fechas o los datos que estaban en esta columna fueron modificados de acuerdo al nuevo calendario de trabajo
Ilustración 91
En Project podemos manejar otro tipo de calendarios. Vamos a la opción cambiar el tiempo de trabajo y ahora
elegimos un calendario para el turno de 24 horas. Este turno de 24 horas va a incluir las restricciones que ya
tenemos, aun cuando tendremos que hacer nuevamente la configuración original. Hemos decidido cambiar
nuestro calendario y este calendario de 24 horas será completo, es decir, no habrá descansos
Ilustración 92
Le doy aceptar y vemos como vuelve a modificar las tareas que tenemos programadas Es importante que
asignemos el calendario modificado a nuestro proyecto. Vamos a la opción información del proyecto dentro del
menú proyecto y nos aparece esta tabla donde tenemos que especificar qué tipo de calendarios vamos a usar.
Voy a seleccionar el calendario de turno de la noche, para que coincida con los cambios que hicimos en el tiempo
de trabajo. Aceptamos y ahora podemos programar tareas en sábado, en viernes, el día que sea necesario.
Ilustración 93
Regreso a información del proyecto para que lo veamos correctamente. Busco el calendario estándar, aceptar, y
ahora no vamos a encontrar fecha de término en sábado o domingo ya que son días no laborales.
Este cambio de tiempo de trabajo si se hacer sobre el calendario estándar podríamos crear calendarios
específicos para el proyecto, el recurso o para el equipo del proyecto utilizando la configuración del calendario
estándar, es decir podríamos crear un nuevo calendario va a heredar las restricciones actuales. Voy a hacer un
nuevo calendario y este calendario será del área de TI y será una copia del calendario estándar.
Ilustración 94
Trabajaré con este calendario del área de TI que ya incluye las restricciones del calendario estándar.
Ilustración 95
A manera de ejemplo, asumamos que estas personas que tiene junta el último viernes de cada mes, tienen que
preparar esta junta desde el jueves, así que la gente de TI no va a trabajar en el proyecto los últimos jueves de
cada mes. Lo selecciono, voy a los detalles e indico que sea mensual, de la misma manera el último jueves de
cada mes y que termine también en diciembre de ese año. Aceptar.
Ilustración 96
Debemos tener cuidado pues el último jueves de cada mes no necesariamente es un jueves anterior al último
viernes de cada mes. Lo que es importante resaltar es que el calendario estándar, no tiene esta última junta y el
calendario de TI tiene la reunión, es decir, copió las restricciones o configuración del calendario global y en forma
particular pudimos hacerle otras modificaciones y esto se puede hacer para cada persona o grupo de personas,
para los recursos materiales, para diferentes países que estén colaborando en el proyecto; es decir podemos
tener calendarios que incluyan las excepciones, días festivos y demás restricciones de todos los involucrados en
el proyecto.
Ilustración 97
Ejercicio 2. Ajustes de Microsoft Project 2016
1. Abra un nuevo archivo llamado implementación del site
2. Vaya a la opción cambiar el tiempo del proyecto y en el calendario estándar realice los
siguientes pasos:
3. Introduzca los siguientes días festivos al calendario:
a. Navidad
b. Año nuevo
c. Día de la independencia
d. Día de la madre
• Si estos días festivos coinciden con días no laborables, prográmelos al siguiente día
laborable
4. Cambie el horario de trabajo del Calendario Estándar con el horario de 8:00 a 18:00 horas
con comida de 13:00 a 14:00 horas
5. Cree un nuevo calendario que sea copia del calendario base en el cual los días
laborables sean de miércoles a Domingo, llame a este calendario “Calendario de
instalación”
6. Modifique la fecha de inicio del proyecto para que comience el primer lunes del siguiente
mes

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17/8/2017 2. Ajustes de Microsoft Project 2016.

2. Ajustes de Microsoft Project 2016.

2.1. Introducción a los ajustes de Project 2016

2.2. Diferentes métodos para crear un nuevo proyecto

Damos clic en la herramienta y nos aparece la siguiente pantalla

Utilizando la lista desplegable de cada actividad, se selecciona el nombre de la columna correspondiente.

Si guardamos esta conﬁguración o equivalencia ya no tendremos que seleccionarla en futuras importaciones; si

2.3. Establecimiento del calendario general

Voy a poner las semanas laborables

2.4. Establecer fecha de inicio y fecha ﬁn del proyecto

2.5. Conﬁgurar el programa para que calcule el proyecto de inicio hacia

2.6. Establecer varios calendarios

Ejercicio 2. Ajustes de Microsoft Project 2016

1. Abra un nuevo archivo llamado implementación del site

3. Introduzca los siguientes días festivos al calendario:

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