KITSBS Training - Work Management

Authorized IBM Business Partner
http://www-01.ibm.com/software/id/bp/
PartnerWorld
File:_____________________
IBM Maximo 7.5 Training

Work Management
PT. PLN Pembangkitan

Sumatera Bagian Selatan
Revision Num: 0
Copyright © 2018 PT United Technologies. All Rights Reserved.

The Copyrighted Works contained in this document should not be copied, reproduced, varied, modified,
distributed, performed, and displayed in any form without the written permission of the copyright owner.
Rev Revision reason for issue description Revised Checked Approved Date
Revisions
Client : PT. PLN Sumatera Bagian Selatan Approved E.A.H
Project : Pendampingan Maximo 7.5 PLN KIT SBS Checked
Language : Indonesia Prepared T.K
Project Doc No : DOC002.TRAINING.PLNKITSBS.2018 Date Mar 20, 2018
1
PartnerWorld
Documentation information
Project Name Pendampingan Implementasi Maximo 7.5 PT. PLN KIT SBS
Contract No
Customer Name PT. PL N Pembangkitan Sumatera Bagian Selatan
Jl. Demang Lebar Daun No.375, Demang Lebar Daun, Ilir Bar. I, Kota Palembang,
Customer Address
Sumatera Selatan 30151
Reason for Change
Associated Document
Prepared By Tirta Kurniarta
CC Document UT members.
Review
Function
Name
Email
Signature
2
PartnerWorld
Table of Contents
DOCUMENTATION INFORMATION..................................................................................................................................2
REVIEW............................................................................................................................................................................2
TABLE OF CONTENTS.......................................................................................................................................................3
1. INTRODUCTION....................................................................................................................................................... 5
NAVIGATION................................................................................................................................................................... 5
Login Page...............................................................................................................................................................5
Quick Insert.............................................................................................................................................................................6
Favorite Application................................................................................................................................................................7
Bulletin Board......................................................................................................................................................................... 7
Inbox / Assignment................................................................................................................................................................. 7
KPI Graph................................................................................................................................................................................ 7
KPI List.................................................................................................................................................................................... 8
Result Set................................................................................................................................................................................ 8
INFORMASI PROFILE..........................................................................................................................................................8
Merubah Default Information................................................................................................................................ 8
Merubah password information............................................................................................................................. 9
Merubah Personal Information............................................................................................................................ 10
KEYBOARD SHORTCUT.....................................................................................................................................................10
Standard Keyboard Shortcut.................................................................................................................................11
Keyboard shortcut untuk Global Navigation........................................................................................................ 11
Keyboard shortcuts untuk application-specific actions........................................................................................ 11
Keyboard shortcuts for Toolbar Actions............................................................................................................... 12
Keyboard shortcuts for Tables.............................................................................................................................. 12
Keyboard shortcuts for Dates............................................................................................................................... 12
SEARCHING...................................................................................................................................................................12
Basic searches...........................................................................................................Error! Bookmark not defined.
Searching for single records..................................................................................................................................13
Filtering tables...................................................................................................................................................... 14
Saving queries....................................................................................................................................................... 14
View/Manage Queries.......................................................................................................................................... 14
ADVANCED SEARCH........................................................................................................................................................ 14
Mencari menggunakan Advance Search.............................................................................................................. 14
CETAK DOKUMEN.......................................................................................................................................................... 16
Cetak Individual Attachment................................................................................................................................ 16
MODULE WORK MANAGEMENT................................................................................................................................... 18
CHAPTER 1: OVERVIEW MODULE WORK MANAGEMENT..........................................................................................18
1.1. OVERVIEW WORK MANAGEMENT..............................................................................................................................18

1.2. PENGGUNAAN CLASSIFICATION.................................................................................................................................. 19
1.3. PEMBUATAN CLASSIFICATION.................................................................................................................................... 19
3
PartnerWorld
CHAPTER 2: WORK ORDER TRACKING APPLICATION.................................................................................................... 22
2.1. OVERVIEW WORK ORDER TRACKING.......................................................................................................................... 22

2.1.1 Work Order Management Plans.................................................................................................................. 23
Job Plans................................................................................................................................................................23
Task Plans..............................................................................................................................................................23
Safety Plans...........................................................................................................................................................23
2.1.2 Work Orders................................................................................................................................................ 24
2.1.3 Actual pada Work Orders............................................................................................................................25
2.1.4 Relationship antar Record............................................................................................................................27
2.1.5 Failure Analysis............................................................................................................................................ 27
2.1.6 Service Level Agreement.............................................................................................................................. 27
2.2. PEMBUATAN WORK ORDER...................................................................................................................................... 27
2.2.1 Membuat Record Work Order Tracking.......................................................................................................27
2.2.2 Safety Plans pada Work Order.....................................................................................................................37
2.2.3 Work Plans pada Work Order...................................................................................................................... 39
2.2.4 Service Level Agreement pada Work Order................................................................................................. 47
2.2.5 Relating Work Order.................................................................................................................................... 47
2.2.6 Actual pada Work Order.............................................................................................................................. 49
2.2.7 Rescheduling dan Unassigning Work...........................................................................................................50
2.2.8 Report Downtime dan Input Meter pada Work Order................................................................................ 51
2.2.9 Swap Asset................................................................................................................................................... 53
CHAPTER 3: LABOR REPORTING APPLICATION..............................................................................................................55
3.1. OVERVIEW LABOR REPORTING...................................................................................................................................55

3.2 MEMBUAT TRANSAKSI LABOR.................................................................................................................................... 55
3.2.1 Labor Reporting Via Work Order................................................................................................................. 58
3.2.2 Labor Reporting Via Labor........................................................................................................................... 61
3.2.3 Labor Reporting Via Ticket...........................................................................................................................62
3.2.4 Labor Reporting Via Contract...................................................................................................................... 64
CHAPTER 4: QUICK REPORTING APPLICATION.............................................................................................................. 66
4.1. OVERVIEW QUICK REPORTING...................................................................................................................................66

4.2 MEMBUAT QUICK REPORTING....................................................................................................................................66
CHAPTER 5: ASSIGNMENT MANAGER APPLICATION.....................................................................................................69
5.1. OVERVIEW ASSIGNMENT MANAGER........................................................................................................................... 69

5.2 MEMBUAT WORK ASSIGNMENT................................................................................................................................. 70
CHAPTER 6: SERVICE REQUEST APPLICATION............................................................................................................... 73
6.1. OVERVIEW SERVICE REQUEST....................................................................................................................................73

6.2. MEMBUAT SERVICE REQUEST....................................................................................................................................74
4
PartnerWorld
1. Introduction
IBM® Maximo® Asset Management merupakan software yang dirancang untuk mengelola
seluruh Asset yang ada pada suatu perusahaan, dan dibangun menggunakan arsitektur
berdasarkan service oriented sehingga sangat User Friendly.
Data yang terkandung pada Maximo memiliki informasi krusial mengenai Asset, Konfigurasi
serta hubungan antar setiap sumber daya yang dimiliki oleh suatu perusahaan.
Navigation
Login Page
Login maximo 7.5 dengan memasukkan Username dan Password.
Start Center
Saat pertama kali login ke dalam Maximo ,maka kita akan dibawa ke halaman Start
Center yang berisi dsiplay dan informasi - informasi yang telah ditentukan untuk
diitampilkan berdasarkan Security Group dari User. Seperti contoh, Graph, Chart seta
KPI.
Di bawah ini merupakan penjelasan dari setiap bagian yang ada pada Start Center,
untuk membantu navigasi menggunakan IBM Maximo 7.5:
5
PartnerWorld
Start Center berisi portlets (kotak kotak tabel) untuk menampilkan informasi ataupun
shortcut pada Maximo 7.5, Portlet dibagi menjadi beberapa jenis, antara lain :
1. Quick Insert.
2. Favorite Application.
3. Bulletin Board.
4. Inbox and Assignment
5. KPI Graph
6. KPI List
7. Result Set
Quick Insert
Quick Insert digunakan untuk langsung membuat record baru pada Aplikasi yang dituju
tanpa perlu masuk ke Aplikasi tersebut terlebih dahulu.
6
PartnerWorld
Favorite Application
Favorite Application merupakan shortcut untuk masuk ke Aplikasi yang dituju, tanpa
menggunakan cara konvensional melalui Go To.
Bulletin Board.
Pada Bulletin Board kita dapat membuat pengumuman mengenai berbagai hal,
termasuk problem ataupun gangguan dan akan diterima oleh seluruh User.
Pada Bulletin Board kita dapat menentukan oleh siapa dan kapan pesan tersebut akan
diterima, Bulletin Board bertempat di atas inbox.
Inbox / Assignment.
Inbox merupakan Assignment pada User yang berasal dari workflow pada Maximo yang
perlu difollow-up pada User.
Setelah Assignment difollow up oleh User maka tidak akan tampil di inbox milik User.
KPI Graph.
KPI membantu menilai performa perusahaan sudah berjalan sesuai dengan seharusnya.
KPI pada Maximo memiliki dua jarum, yaitu Orange sebagai kondisi aktual pada sistem
dengan Abu - abu sebagai target.
7
PartnerWorld
KPI List
KPI dalam bentuk List, bukan grafik.
Result Set
Result set menampilkan grafik dari Query yang diinginkan pada Start Center.
Informasi Profile
Profile User pada Maximo berisi informasi mengenai Contact Detail, Password, Site
yang bisa diakses, dan sebagainya.
Merubah Default Information
8
PartnerWorld
Default Information dapat dirubah dengan cara di bawah ini :
1. Pada Toolbar, klik Profile dan pilih Default Information.

2. Pada Default Information Window akan terdapat pilihan seperti berikut :
Field Name Description
Default Insert Site Menentukan Site default di mana setiap transaksi
maupun informasi record yang kita input akan
ditujukan untuk Site tersebut.
Use Default Insert Site Jika checkbox berikut diceklis, maka sistem hanya
as a Display Filter akan menampilkan seluruh informasi terkait Default
(check box) Site meskipun User terdaftar di beberapa Site.
Storeroom Site and Menentukan Site dan Default Storeroom pada saat
Default Storeroom pembuatan request material. Storeroom hanya bisa
menggunakan Storeroom yang terdaftar di Site
tersebut.
Language Menentukan Bahasa yang akan digunakan pada
sistem.
Locale Menentukan untuk beberapa setting pada sistem,
seperti kurs dan format penanggalan.
Timezone Untuk menentukan zona waktu User.
3. Klik OK.
Merubah password information

Kita dapat menggunakan dialog box Password Information dialog box untuk merubah
password atau petunjuk password
Prosedur
Pada toolbar, klik Profile lalu select Password Information untuk menampilkan dialog
box Password Information.
Berikut merupakan kolom - kolom yang dapat dilakukan pengaturan :

New Password Password baru yang akan digunakan dengan
minimum 6 karakter
Verify New Password Masukkan kembali password baru.
Password Hint Question Gunakan Select Value untuk mencari hint yang
akan digunakan.
Password Hint Answer Masukkan jawaban untuk Password hint.
9
PartnerWorld
Merubah Personal Information

Kita dapat merubah Personal Information untuk menambahkan ataupun mengelola
tempat bekerja maupun informasi kartu kredit, jika sistem menggunakan informasi
sedemikian rupa.
Prosedur
Dari toolbar, klik Profile dan select Personal Information.
Masukkan informasi pada field field di bawah ini :

Primary Phone List dari nomer telepon aktif yang digunakan, untuk
menambahkan beberapa nomer telepon gunakan
Show/Manage Values dan tambahkan row baru
Primary Email List dari alamat email aktif yang digunakan, untuk
menambahkan beberapa nomer telepon gunakan
Show/Manage Values dan tambahkan row baru,
gunakan chekcbox Primary untuk menggunakan
alamat email yang paling sering digunakan
Primary SMS Alamat penerimaan SMS, untuk menambahkan
beberapa nomer telepon gunakan Show/Manage
Values dan tambahkan row baru
Person’s Site Site di mana User bekerja
Person’s Location Location di mana User ditempatkan
Ship to Address Alamat pengiriman jika perusahaan/user memiliki
alamat pengiriman
Drop Point Drop point untuk delivery.
Card # Nomer credit card, jika perusahaan memiliki credit
card
Card Type Pilih jenisnya dari menu drop down.
Verification Value Merupakan tiga digit dari kartu kredit.
Expiration Date Tanggal expired dari card
Keyboard Shortcut
Keyboard shortcut merupakan kombinasi dari berbagai tuts untuk menjalankan perintah
tanpa menggunakan mouse, beberapa kombinasi yang digunakan merupakan sesuai
standard Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) version 2.0 dan Web
Accessibility Initiative - Accessible Rich Internet Applications (WAI-ARIA).
10
PartnerWorld
Standard Keyboard Shortcut

Berikut merupakan keyboard shortcut yang dapat dilakukan dalam satu halaman aplikasi
Maximo.
Action Keyboard Shortcut

Pindah kolom. Tab key
Select button, links, dan menu option. Enter key
Centang check box. Spacebar
Display help untuk setiap kolom. Alt+F1
Keyboard shortcut untuk Global Navigation

Kita dapat menggunakan shortcut berikut untuk navigasi dalam Maximo.

Bulletins Alt+B
Go To Alt+G
Reports Alt+R
Start Center Alt+C
Profile Alt+P
Sign Out Alt+S
Help Alt+H
Return Alt+R
Return with Value Alt+W
Keyboard shortcuts untuk application-specific actions

Kita dapat menggunakan beberapa shortcut di bawah untuk menjalankan beberapa
action dalam suatu Aplikasi, hal ini tidak berlaku pada semua aplikasi.
Action Application Keyboard Shortcut

Assign Labor Assignment Manager CTRL+ALT+L
Finish Assignment Assignment Manager CTRL+ALT+F
Interrupt Assignment Assignment Manager CTRL+ALT+U
Select Work Date Assignment Manager CTRL+ALT+W
Start Assignment Assignment Manager CTRL+ALT+T
Start Timer Activities, Changes, CTRL+ALT+B
Incidents, Problems,
Releases, and Service
Requests
Stop Timer Activities, Changes, CTRL+ALT+T
Incidents, Problems,
Releases, and Service
Requests
11
PartnerWorld
Keyboard shortcuts untuk Toolbar Actions

Berikut merupakan beberapa shortcut untuk perintah pada Toolbar

Insert new record CTRL+ALT+I
Save Record CTRL+ALT+S
Clear Changes CTRL+ALT+C
Previous Record CTRL+ALT+P
Next Record CTRL+ALT+N
Change Status CTRL+ALT+A
Create KPI CTRL+ALT+K
Keyboard shortcuts untuk Tabel

Berikut merupakan shortcut yang dapat digunakan untuk navigasi pada tabel dalam
Maximo

Baris berikutnya CTRL+
Baris sebelumnya CTRL+
Open/Close table filter pencarian CTRL+Z
Halaman berikutnya CTRL+
Halaman sebelumnya CTRL+
Keyboard shortcuts untuk Tanggal

Berikut merupakan shortcut untuk input tanggal saat membuat record dalam Maximo.

Tanggal hari ini CTRL+SHIFT+&
Maju satu hari ALT+
Mundur satu hari ALT+
Maju satu bulan CTRL+SHIFT+)
Mundur satu bulan CTRL+SHIFT+(
Maju satu tahun CTRL+SHIFT+
Mundur satu tahun CTRL+SHIFT+
Searching
Dalam pencarian record terdapat beberapa ketentuan, untuk record yang membutuhkan
EXACT value, kita memerlukan minimal satu kata dalam record tersebut, sementara
untuk WILDCARD kita hanya perlu suatu karakter dalam record tersebut, tetapi
seluruhnya kembali kepada tingkat pengetahuan User terhadap record yang akan dicari.
12
PartnerWorld
Pencarian Dasar
Untuk mencari suatu record ataupun suatu list record kita dapat menggunakan toolbar
search, ataupun menggunakan query.
Mencari single records

Untuk langsung mencari satu record kita dapat menggunakan field FIND tetapi kita
wajib mengetahui secara eksak, ID dari record tersebut, seperti saat mencari PO, kita
perlu mengetahui PO number secara tepat.
Klik Find
Hasil :
13
PartnerWorld
Filtering tables
Field tabel filter merupakan baris yang digunakan untuk mencari record yang kita
inginkan. Jika tidak ada tabel kolom filter, maka kita dapat mengeluarkannya dengan
menggunakan tombol berikut , setelah menginput filter, klik Enter untuk mencari
record yang diinginkan.
Saving queries
Jika kita sering mencari record dengan jenis filter yang sama, maka untuk memudahkan
kita dapat menyimpannya dalam bentuk query sehingga memudahkan untuk pencarian
berikutnya. Untuk Query sendiri dibuat di setiap aplikasi, seperti contoh, query yang
terdapat di Work Order Tracking tidak akan tampak pada Quick Reporting.
View/Manage Queries
Kita dapat melihat Query apa saja yang dapat digunakan dalam pencarian pada aplikasi
tersebut.
Advanced Search
Mencari menggunakan Advance Search

Kita dapat memasukkan nilai pada More Search Fields untuk memfilter record mana
saja yang akan kita keluarkan
Prosedur
1. Pada toolbar halaman Tab List, klik Advanced Search.

2. Klik More Search Fields.
14
PartnerWorld
Result:
Opsional: Klik Change Query pada tombol Revise di bagian kanan bawah untuk
membuka halaman baru dengan konten yang sama dengan halaman yang
ditampilkan menggunakan View/Manage Queries.
3. Masukkan nilai yang digunakan dalam pencarian, untuk memasukkan lebih dari
satu pencarian dalam satu kolom maka gunakan koma (,)
Contoh : untuk mencari WO motor dan pompa maka masukkan 'MOTOR, PUMP'
pada field Description
4. Klik Find.
15
PartnerWorld
Cetak Dokumen
Cetak Individual Attachment

Kita dapat mencetak dokumen yang dilampirkan pada attachment di suatu record.
Prosedur
1. Masuk ke dalam record yang akan kita cetak dokumennya.
2. Klik icon Attachments untuk membuka menu Attachments.

3. Klik View Attachments untuk membuka dialog box View Attachments.
4. Klik dokumen yang akan diberi garis bawah, pada kolom Document
5. Secara otomatis sistem akan membuka tab baru untuk menampilkan record
attachment, jika dokumen tidak bisa keluar periksa kembali apakah format
attachment disupport oleh komputer Uster atau tidak
16
PartnerWorld
6. Print/Cetak dokumen pada tab browser yang baru terbuka
17
PartnerWorld
MODULE WORK MANAGEMENT
Chapter 1: Overview Module Work Management
1.1. Overview Work Management

Aplikasi Maximo mengelola seluruh pekerjaan (Work Order) yang dikenakan pada Asset
dari perencanaan, eksekusi hingga close-out, baik pekerjaan yang telah dilakukan
maupun pekerjaan yang baru akan dilakukan. Kita dapat melakukan tracking Work
Order untuk melihat sampai dimanakan progress pekerjaan tersebut.
Modul Work Order berisi aplikasi yang dirancang untuk mengelola setiap pekerjaan yang
dikenakan pada Asset yang dimiliki dan disewa oleh perusahaan.
Modul Work Order terdiri dari aplikasi dibawah ini :
Application Function
Work Order Membuat dan mengatur Work Order untuk Asset dan Location, Work Order
Tracking mencangkup task, labor, material, jasa dan tools yang diperlukan untuk
pekerjaan
Labor Pelaporan jenis dan total jumlah manhour yang telah dilakukan baik oleh
Reporting kontraktor jasa dari luar maupun pegawai internal
Quick Merencanakan, review dan Approval Work Order untuk Asset dan Locations
Reporting untuk pekerjaan yang bersifat Emergency
Activities Berisi catatan Activities dan Task serta Resources dari setiap WO, baik Work
and Tasks Order WO maupun WT,
Assignment Assignment Manager digunakan untuk mengutus serta mengatur labor dan
Manager jadwal pekerjaan dari labor tesebut
18
PartnerWorld
Service Mengatur laporan gangguan terkait Asset dan Locations yang dimiliki oleh
Request perusahaan
CBM mencangkup task, labor, material, jasa dan tools yang diperlukan untuk
(Tambahan) pekerjaan CBM
Inventory mencangkup task, labor, material, jasa dan tools yang diperlukan untuk
(Tambahan) pekerjaan Inventory
Modul Work Order digunakan untuk mengelola dan menjaga informasi seperti Asset maupun
Locations yang dikenakan pekerjaan, task task yang perlu dilakukan untuk pekerjaan tersebut,
penanggung jawab pekerjaan, pelaksana, resources yang digunakan untuk pekerjaan baik pada
perencanaan maupun aktualisasinya, lama waktu pengerjaannya biaya yang ditimbulkan oleh
setiap pekerjaan tersebut hingga catatan untuk pekerjaan tersebut seandainya .
Dari setiap laporan gangguan alat yang telah dilaporkan melalui Service Request , maka
gangguan - gangguan yang diteruskan menjadi Work Order akan dikelola, baik pengaturan
jadwal kerja setiap labor untuk pekerjaan yang dapat dilakukan menggunakan Assignment
Manager, hingga pembuatan laporan dari pekerjaan - pekerjaan yang ada seperti total manhour
yang telah dihabiskan untuk suatu pekerjaan melalui Labor Reporting.
1.2. Penggunaan Classification

Pilihan menu tab Specifications pada data asset location dapat digunakan untuk
menambahkan informasi Classification information pada asset and location. Dengan
menggunakan aplikasi Classifications kita bisa mengelompokkan asset dan location secara
terstruktur sehingga:
 Records (data-data terekam) dengan mudah dilokasikan menggunakan Classifications.

 Records tidak dapat terduplikasi secara tidak sengaja.
 Daftar asset dan item konsisten dengan data yang disediakan vendor.
Classifications menggunakan atribut untuk mendefinisikan kategori classification. Ketika kita

menyusun rotating item yang mempunyai classification pada data asset atau
location,Maximo mengkopikan Classification dan atribut pada menu Specifications dari
asset ataulocation.
1.3. Pembuatan Classification

Di bawah ini adalah contoh cara membuat classification baru:
19
PartnerWorld
Step Action
1 Pada menu Administration sorot sub menu Classification kemudian klik sub
menu
tersebut, setelah itu ikon New
2 Masukan nama field Classification.

Contoh: ketik ‘BEARING’ pada field Classification , ‘’ adalah deskipsinya.
3 Kemudian masukkan informasi berikut:

 Parent Classification, menunjukkan parent klasifikasi, berguna untuk
membuat strukur dan pengelempokkan klasifikasi
 Use With Object untuk mengindikasikan bahwa spesifikasi yang di-create

tersebut diterapkan untuk modul-modul yang terdapat di aplikasi Maximo
 Generate Description (Y/N), jika diisi (Y), maka deskripsi yang terdapat di
modul-modul yang dipilih akah ter-overwrite secara otomatis oleh isian
klasifikasi.
 Organization dan Site, mengindikasikan bahwa klasifikasi yang dibuat
20
PartnerWorld
hanya
valid untuk Organisasi dan Site tertentu saja.
4 Masukkan sub-classification di field Children, jika dibutuhkan untuk menyusun

klasifikasi yang bertingkat.
Roller pada Bearing

5 Masukkan atribut pada field Attributes.
21
PartnerWorld
Chapter 2: Work Order Tracking Application
2.1. Overview Work Order Tracking

Pada aplikasi Work Order Tracking, kita dapat membuat serta mengatur WO untuk
setiap Asset dan Locations yang terdapat pada perusahaan. Setiap sebuah Work Order
memiliki informasi mengenai task, labor, material, jasa, dan tools yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan
Pada saat membuat Work Order, kita dapat memulai proses manajemen pekerjaan
tersebut serta membuat data historical untuk pekerjaan yang dilakukan, pada aplikasi
Work Order Tracking mencakup seluruh pekerjaan baik yang dihasilkan melalui
Changes, Condition Monitoring, Incidents, PM, Problems, Quick Reporting, Releases
serta Service Request.
Pada Work Order terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain :
 Work Order Management Plans

Setelah kita membuat Work Order, maka kita dapat menggunakan tab Plans
untuk mengestimasi kebutuhan untuk labor, craft, material, jasa serta tools, kita
juga dapat mendaftarkan children WO dan Task pada WO tersebut.
 Work Order
Berisi keterangan Asset, Location, dan pekerjaan yang harus dilakukan, WO juga
dapat menggunakan Service level Agreement. Kita juga dapat menggunakan
Duplicate ntuk pekerjaan yang bersifat serupa agar menghemat waktu.
 Work Package
Merupakan sekumpulan Work Order yang berada di bawah induk Work Order.
 Actual pada Work Order
Setelah pekerjaan berlangsung maka kita dapat melaporkan kebutuhan
resources secara aktual yang digunakan di lapangan
 Record yang berhubungan dengan Work Order
Seperti ticket dari Service Request yang dilanjutkan menjadi WO, maupun
hubungan WO dengan WO lainnya, seperti parent-children WO, hal ini dapat
ditambahkan secara manual ataupun otomatis.
 Failure Analysis
Digunakan untuk merecord Probem, Causes, dan Remedies untuk Asset yang
dikenakan oleh WO tesebut.
 Preventive Maintenance Alert
PM akan secara otomatis mengeluarkan pekerjaan untuk Asset jika sudah
waktunya, hal ini juga dapat berlaku untuk Location.
 Aturan dalam pengarsipan Work Order
22
PartnerWorld
WO yang sudah menjadi Closed dan Cancel akan tidak hilang dandata historical.
Informasi pada WO yang sudah Closed dapat diedit menggunakan Edit History
Work Order
 Aturan dalam menghapus Work Order
Record Work Order tidak dapat dihapus, hanya bisa dicancel. Agar history
pemeliharaan alat selalu tercatat.
2.1.1 Work Order Management Plans

Setelah kita membuat Work Order, maka selanjutnya yang akan kita lakukan adalah
untuk membuat Plans
Job Plans
Cara mudah untuk membuat Work Plan dalam Work Order adalah dengan
menghubungkan antara Job Plan dengan Work Order, sehingga Maximo akan
membaca Job Plan sebagai Work Plan.
Maximo juga dapat menambahkan Safety Plan ke dalam Work Order jika pada Job
Plan maupun pada Asset yang dikenakan pekerjaan sudah disetup terlebih dahulu,
record Work Plan yang dirubah pada Work Order tidak akan memengaruhi record
original Job Plan dan Safety Plan.
Task Plans
Work Plan task dapat diimport jika Work Plan menggunakan Job Plan, sehingga akan
menjadi template untuk Work Plan WO tersebut, Plan Task dapat diedit hingga
pekerjaan dalam status Closed, tetapi tidak dapat dihapus jika Work Plan sudah
melewati kondisi Approved.
Setelah WO dalam kondisi Close, maka kita dapat menggunakan Edit History Work
Order untuk menambahkan atau merubah task.
Safety Plans
Pada WO Tracking kita dapat mendaftarkan Safety Plan untuk suatu WO, tetapi untuk
setiap WO hanya dapat dipasangkan dengan satu Safety Plan, sehingga jika akan
menambahkan Safety Plan lainnya maka yang lama harus dihapus terlebih dahulu.
Safety Plan dapat terisi secara otomatis apabila :
 WO menggunakan Job Plan

 WO didasarkan oleh PM ataupun Condition Monitoring yang keduanya
menggunakan Job Plan untuk pekerjaan PM dan Condition Monitoringnya.
23
PartnerWorld
Hazard & Precaution yang telah dipasangkan dengan Asset maupun Location juga
akan terbawa pada Work Order apabila terdapat pekerjaan pada Asset / Location
tersebut.
Safety Hazard mencakup informasi sebagai berikut :
 Asset / Location memiliki Lock Out Tag Out (LOTO)

 Asset / Location memiliki hazardous material
 Asset / Location perlu precaution
Jika pada Plan terdapat Item yang dinyatakan sebagai hazardous material, maka
secara otomatis, Item tersebut akan muncul pada Tab Safety Plan.
2.1.2 Work Orders

Sebuah Work Order akan menjelaskan tentang Asset, Location, dan pekerjaan yang
dibutuhkan, kita juga dapat mengaplikasikan Service level Agreement dan
mendaftarkan ownership untuk pekerjaan tersebut. Status pada Work Order itu sendiri
juga dapat berubah seiring dengan berjalannya proses pekerjaan, Duplikasi Work
Order juga dapat dilakukan untuk menghemat waktu jika ada pekerjaan dengan
informasi yang serupa
Service Level Agreement

SLA merupakan persetujuan tertulis yang menjelaskan tentang komitmen antara
penyedia jasa dengan pembeli, komitmen tersebut adalah Service Level yang harus
disetujui oleh seluruh pihak, seperti Asset Availability ataupun Reliability.
SLA dapat berhubungan dengan beberapa record seperti Service Request dan Work
Order, untuk menggunakan SLA terdapat beberapa cara, antara lain :
 Otomatis melalui Workflow ataupun berasal dari SLA lainnya.

 Mengaplikasikan SLA terhadap record dengan SLA akan mencari sendiri record
yang cocok.
 Memasangkan SLA terhadap record secara manual.
Saat SLA diaplikasikan maka akan terjadi hal - hal sebagai berikut :
 SLA Applied checkbox akan ditandai

 Target Start, Target Finish dan Contact akan dikalkulasi secara otomatis
Ownership Work Order

Kita dapat memasangkan baik individual maupun grou sebagai owner untuk Work
Order ataupun Ticket, di mana Ownership sendiri didefinisikan sebagai person/group
yang memiliki tanggung jawab secara administratif untuk record tersebut.
24
PartnerWorld
Ownership dapat dapat dipindahkan selama proses pekerjaan berlangsung, hingga

status CLOSE. Kita dapat menggunakan View History untuk melihat Ownership dan
Status History dari record tersebut.
Untuk memberikan Ownership terdapat beberapa cara, yaitu
Klik Select Owner pada Select Action untuk memilih person / owner
Pilih Take Ownership untuk mengambil alih tanggung jawab untuk pekerjaan tersebut.
Work Order Status

Status pada Work Order mengindikasikan posisi pekerjaan tersebut pada satu siklus
pekerjaan, setiap status memiliki ketentuan untuk hal apa saja yang bisa dilakukan
pada kondisi tersebut.
Work Order status dapat diatur sepenuhnya menggunakan workflow secara otomatis,
Children WO dapat mewarisi perubahan status dari WO parent via Inherit Status
Change.
Status dapat dirubah menggunakan :
Work Order Duplikat

Untuk menghemat waktu, kita dapat menggunakan salinan dari Work Order yang sudah
ada, termasuk informasi dari WO tersebut. WO dapat diduplikasi berikut dengan
tasknya, ataupun tidak.
Actual pada Work Order serta Failure Report tidak akan ikut tersalin saat kita membuat
Work Order Duplicate. Untuk membuat Work Order Duplicate maka dapat dilakukan
cara sebagai berikut :
2.1.3 Actual pada Work Orders

Seiring dengan berjalannya proses pekerjaan, maka kita dapat mengetahui aktual dari
resources yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Record Actual
hanya dapat diedit untuk WO dengan status APPR atau di atasnya.
Actual Labor Hours

Untuk tracking labor hours yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut
maka kita dapat menggunakan subtab Labor pada tab Actuals pada aplikasi Work
Order Tracking.
Actual Material Use
25
PartnerWorld
Untuk mengetahui jumlah , lokasi, dan biaya aktual dari item yang telah digunakan
pada Work Order yang sudah berjalan, maka kita dapat menggunakan
Materials subtab pada Tab Actuals di Work Order Tracking.
Pada saat Item telah diisue ke suatu Work Order, maka secara otomatis akan
tampil pada subtab Actual. Jika pada Item kita mencheck Add as Spare
Part checkbox, maka pada saat Item tersebut diissue ke suatu Asset, maka
secara otomatis Item tersebut akan didaftarkan sebagai Spare Part dari Asset
tersebut.
Actual Tool Use

Sama halnya dengan Actual Material Use, hanya saja untuk kategori item Tools, dapat
dilihat pada Tools subtab pada Actuals di aplikasi Work Order Tracking.
Cost pada Tiket dan Work Order

Seluruh biaya pada Work Order akan terekam pada Maximo, untuk setiap record Work
Order / Ticket dapat kita ketahui biaya yang ditimbulkan. Biaya pada Work Order
terbagi menjadi dua tabel yaitu :
 Total, berisi total biaya untuk sebuah tiket maupun Work Order
 View Hierarchy Grand Total yang berisi biaya dari Work Order dan seluruh
record yang berada di bawahnya secara hierarki
Setiap tabel di atas akan mengandung informasi,
Current Estimate
Menampilkan total biaya untuk Labor, Materials, Standard
Services, dan Plans pada subtab Plan
Estimate at Akan bernilai 0 sampai Work Order melewati status Approved,

Aproval jika sudah maka nilai yang ditampilan akan diambil dari Current
Estimate. Jika Status WO berubah dari Approved, maka nilai
tidak akan ditampilkan dari kolom.
Actual Menampilkan nilai biaya untuk Labor (yang

disetujui), Materials, dan Tools dari subtab Actualstab, jika
status melewati Approved, maka nilai tetap akan ditampilkan
pada kolom
26
PartnerWorld
2.1.4 Relationship antar Record

Setiap record yang ada pada Work Management terintegrasi dengan record lain di
Maximo, seperti WO dan Ticket, record dapat ditambahkan secara manual ataupun
secara otomatis jika ditrigger oleh suatu tindakan.
Berikut merupakan jenis - jenis hubungan antar record :
Related
Dengan menggunakan Work Order Tracking kita dapat membuat suatu Work Order
yang berhubungan dengan banyak record lainnya dengan menggunakan Tab Related
Record. Relationship yang dibuat menggunakan metode ini akan tercatat sebagai jenis
Related.
Originator & Follow Up Work Order

Dari suatu Work Order kita juga dapat membuat hubungan lainnya menggunakan Action
Create. Saat kita membuat Work Order yang berasal dari ticket, maka Ticket akan
memiliki status sebagai Originator dan WO sebagai Follow Up.
Globally Relate Tickets

Global Record merupakan Ticket yang memengaruhi banyak User, pada Global ticket
kita dapat mendaftarkan Related Records dan melihat Log dari seluruh record yang
berhubungan.
2.1.5 Failure Analysis

Data Failure memudahkan kita untuk mencatat Problem, Causes, dan Remedy untuk
Asset/Location yang berkaitan dengan Work Order tersebut. Pada aplikasi Work Order
Tracking kita dapat melihat data Failure melalui tab Failure Reporting, di mana berisi
nilai dari record Failure Codes
2.1.6 Service Level Agreement

Saat SLA diaplikasikan ke suatu WO, maka hanya akan memengaruhi Work ordernya,
tidak Work Tasknya, untuk mengikutkan Work Tasknya maka SLA perlu dikenakan juga
di Work Tasknya
2.2. Pembuatan Work Order

Di bawah ini merupakan cara untuk membuat Work Order, serta cara untuk
menggunakan fungsi - fungsi yang ada pada Work Order Tracking,
2.2.1 Membuat Record Work Order Tracking

untuk membuat Work Order terdapat beberapa cara di antaranya :
27
PartnerWorld
1. Membuat Work Order dari Service Request / Engineering Change Proposal

Step Action
1 Masuk ke Aplikasi Service Request, lalu cari record Service Request yang akan
dijadikan Work Order (telah dibuat sebelumnya)
2 Setelah masuk ke dalam record SR tersebut, maka klik Select Action, lalu Create ,
Work Order
28
PartnerWorld
3 Jika berhasil, maka kita dapat melihat Work Order yang telah diterbitkan oleh
Service Request tersebut pada Tab Related Records
4 Klik tombol Detail Menu Untuk pergi ke record Work Order tersebut untuk dikelola
29
PartnerWorld
5 Maka selanjutnya kita dapat melakukan edit untuk record WO tersebut, dimulai
dengan baik untuk WO Details maupun Plans, dan sebagainya
2. Membuat Work Order dari Preventive Maintenance

Step Action
1 Masuk ke Aplikasi Preventive Maintenance, lalu cari record PM yang akan dijadikan
Work Order (PM telah dibuat sebelumnya)
30
PartnerWorld
2 Setelah masuk ke dalam record PM tersebut, maka klik Select Action, lalu
Generate Work Order
Catatan :
31
PartnerWorld
Jika checkbox ini dicentang maka PM tidak akan tergenerate jika tanggal saat itu
tidak berada pada Active Season ataupun belum pada saatnya PM jatuh tempo
3 Jika berhasil, maka akan terdapat pesan sebagai berikut
4 Maka selanjutnya kita dapat pergi ke record WO tersebut, dan melakukan

pengaturan pada record WO tersebut dimulai dengan baik untuk WO Details
maupun Plans, dan sebagainya
Catatan :
Work Order untuk PM biasanya tidak digenerate secara manual, dikarenakan
digenerate melalui Time Based ataupun Meter Based
3. Membuat Work Order dari Condition Monitoring
32
PartnerWorld
Step Action
1 Buka aplikasi Condition Monitoring dan klik ikon New Measurement Point .
2 Masuk ke dalam record Point yang diinginkan
3 Klik Select Action, lalu pilih Generate Work Order
4 Simpan
4. Membuat Work Order dari Quick Reporting

Step Action
1 Masuk ke Aplikasi Quick Reporting
33
PartnerWorld
2 Klik New Work Order untuk membuat record WO baru
Catatan :
Pembuatan WO via QR hanya dilakukan untuk kondisi Emergency saja
3 Jika berhasil, maka kita dapat melihat Work Order , dan kita dapat melakukan edit
untuk record WO tersebut, dimulai dengan baik untuk WO Details maupun Plans,
dan sebagainya
34
PartnerWorld
Dapat diamati bahwa pada field Work Type akan langsung menjadi EM
(Emergency Maintenance) dan akan menjadi read only
5. Membuat Work Order dari Work Order Tracking

Step Action
1 Masuk ke Aplikasi Work Order Tracking
35
PartnerWorld
2 Klik New Work Order (via Quick Reporting) untuk membuat record WO baru
Catatan :
Pembuatan WO via Work Order Tracking akan menjadikan WO tersebut WO

standing yang tidak memiliki dasar dilakukannya pekerjaan
dan sebagainya
36
PartnerWorld
2.2.2 Safety Plans pada Work Order

Untuk mencantumkan Safety Plans pada Work Order gunakan cara sebagai berikut :
Step Action
1. Masuk ke record Work Order yang akan dilaporkan Actualnya (Work Order
telah dibuat sebelumnya)
2. Masuk ke Tab Safety Plan
3. Jika Asset / Location yang dikenakan pekerjaan, maka kita dapat memilih,
menggunakan Select Action, lalu klik Select Safety Hazard
37
PartnerWorld
4. Untuk menambah Hazard and Precaution, maka klik New Row
5. Untuk menginput Hazard, klik tombol Details, lalu pilih Hazard
6. Kita masukkan 'TERLUKA/GORES' pada Hazard
38
PartnerWorld
7. Saat Hazard sudah terisi, maka kita sekarang dapat menginput nilai
Precaution, klik New Row
8. Klik Details untuk memilih Precaution yang terdaftar pada sistem
9. Ulangi langkah 4 dan 5 untuk Tab Hazardous Materials dan Lock Out / Tag
Out jika WO membutuhkan informasi tersebut
2.2.3 Work Plans pada Work Order

Planning dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain :
 Membuat Job Plan dari Work Plan

 Job Plan
 Manual
Berikut merupakan cara membuat Work Plan menggunakan Job Plan
Step Action
1. Masuk ke Record Work Order yang baru dibuat
39
PartnerWorld
2. Masuk ke Tab Plan
3. Pastikan WO sudah memiliki Work Plan yang telah didaftarkan
4. Klik Select Action, lalu pilih Create Job Plan from Work Plan
40
PartnerWorld
5. Masukkan Job Plan ID untuk pekerjaan tersebut, atau bisa juga menggunakan
Autonumber untuk memberikan nomenklatur sesuai default Maximo
6. Jika berhasil maka akan muncul pesan pada bagian tengah atas toolbar
Catatan : Hal ini berguna di mana apabila terdapat pekerjaan serupa, maka
Planning dapat menggunakan Job Plan yang telah didaftarkan
Di bawah ini merupakan cara untuk membuat Work Plan berdasarkan Job Plan
Step Action
1. Klik New pada toolbar untuk membuat record Work Order baru
2. Masuk ke dalam record WO Detail
41
PartnerWorld
3. Pilih Detail pada kolom Job Plan
4. Masukkan Job Plan yang diinginkan, bisa melalui Select Value maupun Go To
Job Plan
5.a Untuk Select Value, gunakan fungsi filter untuk mencari record Job Plan yang
dituju
6.a Jika sudah maka klik ID Job Plan tersebut.
5.b Jika menggunakan Go To Job Plan

Gunakan fungsi filter untuk mencari record Job Plan yang dituju, lalu klik Enter
6.b Masuk ke dalam Detail Job Plan lalu klik Return With Value
42
PartnerWorld
7.b Jika berhasil maka nilai Job Plan akan tampil pada Field Job Plan
Work Plan yang disusun secara manual dapat dilakukan dengan cara di bawah ini :
Step Action
1 Masuk ke Record WO yang akan disusun Work Plannya
2 Masuk ke Tab Plan
3 Input Task yang diperlukan untuk mengerjakan WO tersebut (jika ada)
4 Masukkan kebutuhan resources Planning pada Subtab Labor, Material,

Services serta Tools
5 Klik New Row untuk memasukkan kebutuhan baru
6 Labor
Masukkan kebutuhan resource yang diperlukan
43
PartnerWorld
Catatan : Saat memasukkan kebutuhan kebutuhan Labor, jika pilihan

merupakan Craft, maka field Labor akan menjadi Read-Only, begitupula
sebaiknya
7 Jika ada kebutuhan Labor berikutnya, klik New Row kembali lalu ulangi
langkah berikutnya
8 Material
Klik New Row, lalu Masukkan kebutuhan Material yang diperlukan
Catatan : Perhatikan untuk Line Type Item, apakah dia Item / Material di
mana :
 Item : Barang katalog habis pakai yang terdaftar pada Storeroom Maximo
 Material : Barang no-katalog
9 Jika kebutuhannya Item , maka klik Detail, lalu pilih Go To Inventory
44
PartnerWorld
10 Masukkan Item number katalog pada field Filter , lalu klik Enter
Catatan : Perhatikan untuk informasi yang diberi kotak merah merupakan

yang perlu dicermati, untuk melihat jumlah barang yang masih bisa
digunakan serta lokasi penyimpanannya
11 Masuk ke dalam record Details, lalu klik Return With Value
12 Jika ada kebutuhan Material berikutnya, klik New Row kembali lalu ulangi
langkah berikutnya
13 Services
Klik New Row, lalu Masukkan kebutuhan Service yang perlu ditambahkan
Catatan : Perhatikan untuk Line Type Services, apakah dia Service /

Standard Service di mana :
 Standard Service : Jasa yang sudah terdaftarkan secara katalog pada
Maximo
 Service : Jasa Pihak ketiga tidak terdaftar di Maximo
45
PartnerWorld
Jika ada kebutuhan Service berikutnya, klik New Row kembali lalu ulangi
langkah berikutnya
14 Tools
Klik New Row, lalu Masukkan kebutuhan Material yang diperlukan
Catatan : Untuk tools hanya terdapat satu pilihan, di mana pada Tool
merupakan barang tidak habis pakai menurut sistem
15 Masukkan keterangan jumlah dan berapa lama item tersebut dibutuhkan,

dikarenakan secara default Tools harus dikembalikan kembali ke gudang
Tool
16 Masukkan Item number katalog pada field Filter , lalu klik Enter
Catatan : Perhatikan untuk informasi yang diberi kotak merah merupakan

yang perlu dicermati
17 Masuk ke dalam record Details, lalu klik Return With Value
18 Jika ada kebutuhan Tools berikutnya, klik New Row kembali lalu ulangi
langkah berikutnya
46
PartnerWorld
2.2.4 Service Level Agreement pada Work Order

Untuk mencantumkan SLA pada Work Order, maka kita gunakan cara sebagai berikut
Step Action
1 Masuk ke record Work Order yang akan dilaporkan Actualnya (Work Order
2 Klik Select Action, lalu pilih Apply SLA (SLA telah dibuat sebelumnya), jika
berhasil maka akan mucul
Apabila terdapat SLA lain yang sudah dicantumkan untuk WO tersebut maka
akan muncul pesan sebagai berikut
3 Untuk melepas SLA yang sudah ada maka klik Select Action, Select/Deselect
SLA
Delete SLA yang berlaku
2.2.5 Relating Work Order

Untuk memudahkan, kita dapat membuat record baru dengan menghubungkannya
dengan WO yang telah dibuat, dengan cara
Step Action
47
PartnerWorld
2. Klik Select Action
3. Pilih Create
4. Lalu pilih jenis Record yang berhubungan dengan Work Order tersebut
5. Untuk melepas hubungan antara WO dengan record lainnya dapat dengan

cara Masuk ke Tab Related Record,
6. Delete Record yang ada pada Tab tersebut
48
PartnerWorld
7. Catatan :
Untuk jenis relationship Followup & Originator, maka WO perlu dihapus
Untuk menghapus hubungan dengan ticket yang memiliki relationship
dengan yang lain, maka perlu dihapus melalui Ticket
2.2.6 Actual pada Work Order

Selama pekerjaan berlangsung maka kebutuhan untuk pekerjaan tersebut juga sudah
dapat diketahui, baik kebutuhan Labor, Material, Jasa maupun Tools, maka dari itu
untuk melaporkan kebutuhan yang telah dikeluarkan adalah sebagai berikut.
Step Action
2. Pilih Tab Actual
3. Pada Tab Actual, pilih SubTab yang diinginkan,

Contoh, pilih Tab Labor
49
PartnerWorld
4. Masukkan kebutuhan Labor maupun Craft yang telah digunakan

Untuk memilih labor yang telah diinput pada saat Plan maka gunakan Select
Planned Labor
Sementara jika ingin memasukkan labor baru dapat menggunakan Select

Labor, maupun New Row
5. Klik Save
6. Catatan : Untuk Tools, Service dan Material akan terikut secara otomatis
apabila :
 Item : Item yang direservasi oleh WO tersebut telah diissue oleh Warehouse
 Material : PO dengan line type 'Material' yang mengacu kepada WO tersebut
telah diterimakan (Receiving)
 Tools : Tool yang direservasi oleh WO tersebut telah diissue oleh Warehouse
 Service : PO dengan line typr 'Service yang mengacu pada WO telah
diterimakan (Receiving)
2.2.7 Rescheduling dan Unassigning Work

Untuk reschedule pekerjaan yang telah didaftarkan labor/person selama periode tertentu,
maka dilakukan dengan cara
Site Action
2. Pilih Tab Assignments
50
PartnerWorld
3. Klik Select Action, lalu pilih Reschedule Assignments
4. Untuk reschedule assignment untuk labor yang sama dengan tanggal

berbeda gunakan field Reschedule Date
5. Beri checklist pada field tersebut.
6. Untuk unassign pekerjaan tanpa merubah Scheduled Start dan Scheduled
Finish pada Work record, maka biarkan field Reschedule Date kosong
7. Kosongkan checkbox Reschedule the Assignment
8. Untuk unassign pekerjaan sekaligus merubah nilai Scheduled Start dan
Scheduled Finish pada Work record, masukkan nilai pada field
Reschedule Date field
9. Kosongkan checkbos Reschedule the Assignment
2.2.8 Report Downtime dan Input Meter pada Work Order

Untuk melaporkan waktu downtime Asset, dilakukan dengan cara seperti di bawah ini :
Step Action
2. Masuk ke Tab Work Order Details
3. Klik Select Action, lalu pilih Report Downtime
51
PartnerWorld
4. Saat keluar Dialog Box seperti di bawah ini, pilih Report Downtime lalu
masukkan waktu Asset mulai down dan waktu Asset up & running
5. Jika sudah klik OK pada pojok kanan bawah
52
PartnerWorld
2.2.9 Swap Asset

Asset dapat ditukar pada Work Order, saat menukar Asset akan berpengaruh ke seluruh
record lainnya. Untuk merubah Asset dapat dilakukan dengan cara berikut :
Step Action
2. Masuk ke Tab Work Order Details
3. Klik Select Action, lalu pilih Move/Swap/Modify
53
PartnerWorld
4. Klik New Ro untuk menukar Asset, ataupun memindahkan Asset yang terdaftar
pada WO ke Parent atau Location yang baru.
5. Jika sudah klik Execute Now, atau jika masih belum akan dilakukan dapat
memilih Save Draft
6. Saat status WO sudah Complete, Swap Asset hanya dapat dilakukan melalui,
Klik Select Action , lalu pilih Execute Now, pada bagian bawah Dialog Box
54
PartnerWorld
Chapter 3: Labor Reporting Application
3.1. Overview Labor Reporting

Aplikasi Labor Reporting digunakan untuk melapaorkan jenis dan total jumlah manhour yang
digunakan oleh Labor, baik untuk pihak ketiga maupun internal.
Berikut merupakan beberapa fungsi utama dari Labor Reporting :
 Membuat Transaksi Labor

 Modifikasi Transaksi Labor
 Menghapus Transaksi Labor
 Approve Transaksi Labor
 Invoice Transaksi Labor
3.2 Membuat Transaksi Labor

Setiap Work Order selesai, maka kita akan melaporkan transaksi Labor, transaksi labor dapat
dilakukan berdasarkan labor, vendor/contract, work order maupun tiket.
Step Action
1 Masuk ke aplikasi Labor Reporting
2 Klik New Row pada Tabel Transaction
55
PartnerWorld
3 Masukkan nama Labor yang bekerja pada WO tersebut
Contoh : Masukkan '6493224B' pada kode Labor, yang berisi Senior ELEC bernama
'Idrus Samin'
4 Pada bagian Details, masukkan berapa lama Labor tersebut bekerja
5 Pada defaultnya, Type Transaksinya akan berupa 'WORK', tetapi apabila ingin diganti
maka dapat dilakukan dengan mengklik tanda , lalu pilihlah dari type yang ada
56
PartnerWorld
Contoh : Kita gunakan 'WORK' pada Transaction Typenya
6 Masukkan WO pekerjaan labor tersebut pada bagian Charge Information
Contoh : Kita masukkan 'WO10945' sebagai WOnya, maka informasi WO tersebut akan
mengikuti
7 Jika sudah klik Save
57
PartnerWorld
Adapun cara - cara lainnya untuk membuat Transaksi Labor, yaitu dengan menggunakan icon -
icon yang terdapat pada Toolbar, antara lain :
 : Labor Reporting via Work Order
 : Labor Reporting via Labor
 : Labor Reporting via Ticket
 : Labor Reporting via Contract
3.2.1 Labor Reporting Via Work Order

Berikut ini merupakan cara membuat Labor Reporting menggunakan icon via Work Order:
Step Action
1 Masuk ke Aplikasi Labor Reporting
2 Klik Select Action, lalu pilih Enter by Work Order
Atau bisa juga dilakukan dengan menggunakan icon Enter by Work Order
58
PartnerWorld
3 Masukkan nomer Work Order untuk Labor tersebut, untuk input WO, dapat
menggunakan Details , lalu pilih via Select Value ataupun Go To
Contoh : Masukkan 'WO12296'
4 Masukkan Labor.
5.a Select Labor untuk langsung langsung memilih Labor yang terdaftar pada Maximo
6.a Beri checklist pada nama labor yang akan dipiih, jika sudah Klik OK pada bagian
bawah
59
PartnerWorld
5.b Select Planned Labor untuk memilih Labor yang sudah didaftarkan pada Work
Plan
6.b Beri checklist pada nama labor yang akan dipiih, jika sudah Klik OK pada bagian
bawah
5.c Untuk memilih secara manual, klik New Row
60
PartnerWorld
6.c Ulangi langkah 3-6 pada bagian 3.1.1 , lalu klik OK
3.2.2 Labor Reporting Via Labor

Berikut ini merupakan cara membuat Labor Reporting menggunakan icon via Labor:
Step Action
2 Klik Select Action, lalu pilih Enter by Labor
Atau bisa juga dilakukan dengan menggunakan icon Enter by Labor
3
Masukkan labor via Select Value, atau Go To Labor
Contoh : Masukkan ' 9112059B2Y'
4 Pada SubTab Daily Time, klik New Row
61
PartnerWorld
5 Ulangi langkah 3-6 pada bagian 3.1.1 , lalu klik OK

6 Pada Tab Daily Attendance klik New Row
7 Masukkan daftar kehadiran Labor pada field Start & End Date, serta Start & End
Time
Catatan : Waktu yang tercatat pada subTab Daily Time merupakan waktu pada saat
pekerjaan mulai dilaporkan hingga pekerjaan diselesaikan oleh labor
Waktu pada Daily Attendance merupakan daftar kehadiran untuk labor pada
pekerjaan tersebut
8 Jika sudah klik OK
3.2.3 Labor Reporting Via Ticket

Berikut ini merupakan cara membuat Labor Reporting menggunakan icon via Ticket:
Step Action
62
PartnerWorld
2 Klik Select Action, lalu pilih Enter by Ticket
Atau bisa juga dilakukan dengan menggunakan icon Enter Labor by Ticket
3 Masukkan nomer ticket / SR pada field yang tersedia, dapat menggunakan

Select Value, ataupun Go To
Contoh : Masukkan ' SR1007' sebagai Ticket IDnya
4 Klik New Row pada tabel Daily Time
63
PartnerWorld
3.2.4 Labor Reporting Via Contract

Berikut ini merupakan cara membuat Labor Reporting menggunakan icon via Contract:
Step Action
2 Klik Select Action, lalu pilih Enter by Contract
Atau bisa juga dilakukan dengan menggunakan icon Enter Labor by Contract
3 Masukkan Vendor yang mendapatkan kontrak pekerjaan pada field Vendor, dapat
menggunakan Select Value maupun Go To Companies
4 . Klik New Row pada tabel Daily Time
64
PartnerWorld
65
PartnerWorld
Chapter 4: Quick Reporting Application
4.1. Overview Quick Reporting

Quick Reporting digunakan untuk mengelola dan menjaga informasi seperti Asset
maupun Locations yang dikenakan pekerjaan, task task yang perlu dilakukan
untuk pekerjaan tersebut, penanggung jawab pekerjaan, pelaksana, resources
yang digunakan untuk pekerjaan terutama untuk perencanaan pekerjaan tersebu,
Work Order yang diterbitkan melalui Quick Reporting hanyalah untuk pekerjaan dengan
Work Type Emergency. Tidak banyak perbedaan antara Quick Reporting dan Work
Order.
4.2 Membuat Quick Reporting

Untuk membuat Quick Reporting, dilakukan menggunakan langkah sebagai berikut :
Step Action
1 Masuk ke Aplikasi Quick Reporting
66
PartnerWorld
2 Klik New Work Order untuk membuat record WO baru
Catatan :
Pembuatan WO via QR hanya dilakukan untuk kondisi Emergency saja
dan sebagainya
Dapat diamati bahwa pada field Work Type akan langsung menjadi EM
(Emergency Maintenance) dan akan menjadi read only
Masukkan Deskripsi WO pada field di sebelah WOnum
Untuk menambah keterangan Work Order dapat menggunakan Long Description

dengan mengklik icon di sebelah field Description
Masukkan informasi untuk seluruh kolom - kolom yang bertanda (*), antara lain :
 Asset : Untuk mencari Asset kita dapat
menggunakan Select Value, Open Drilldown, maupun Go To
Assets
67
PartnerWorld
 Movement Type
 Work Group : Untuk mencari Work

Group kita dapat menggunakan Select Value dan Go To Person
Groups
Masukkan kebutuhan Work Plan seperti pada bagian 2.2.3
Klik Save
68
PartnerWorld
Chapter 5: Assignment Manager Application
5.1. Overview Assignment Manager

Assignment Manager digunakan untuk mendistribusikan labor ke WO yang sudah
dischedulekan, dari Assignment Manager kita dapat melihat kebutuhan pada Work Plan, dan
juga menambahkan requirement baru pada list pekerjaan.
Pada Work Assignment kita dapat mengelola beberapa hal, di antaranya :
 Status Work Assignment

 Merubah Labor Availability untuk Work Assignment
 Priority preference untuk Work Assignment
 Parameter preference untuk Work Assignment
Status Work Assignment

Pada Assignment Manager terdapat beberapa status yang mengindikasikan status keberadaan
Work Assignment tersebut pada flow pekerjaan. Berikut merupakan status yang digunakan
pada Work Assignment :
WAITASGN
Status default awal saat Assignment dibuat
ASSIGN
Status yang menandakan bahwa Assignment telah diberikan kepada Labor, jika labor code
dihapus maka status akan kembali menjadi WAITASGN
STARTED
Status ini menandakan bahwa labor telah memilai pekerjaan dan assignment serta transaksi
labor dapat tercatat, labor hanya dapat memulai pekerjaan yang diassign kepada laborcodenya
Status WO akan berubah menjadi INPRG (In Progress).
INTERPT
Status ini memberitahukan bahwa pekerjaan terganggu sebelum pekerjaan dapat diselesaikan
(Complete). Transaksi Actual Labor tetap dapat tercatat.
COMPLETE
69
PartnerWorld
Status ini menandakan jika Work Assignment telah selesai, setelah seluruh Assignment pada
Work Order diselesaikan dan status WO berada pada Complete/Closed, maka Assignment
pada WO tersebut akan tidak tampak lagi.
5.2 Membuat Work Assignment

Untuk membuat Work Assignment maka dapat dilakukan dengan cara di bawah ini
Step Action
1. Masuk ke Aplikasi Assignment Manager
2. Klik New Row pada Work List
3. Masukkan nomer WO yang dituju pada kolom WO Group, gunakan Detail Menu
untuk mempermudah pencarian nomer WO
Contoh : Masukkan ' WO54157' sebagai WO yang digunakan

4. Masukkan data Assignment Details yang diperlukan, gunakan Detail Menu untuk
mempermudah pencarian Labor
Contoh : Masukkan '6488068A' untuk Labor
70
PartnerWorld
5. Masukkan tanggal kapan labor tersebut akan dibutuhkan
6. Jika sudah klik Save
7. Untuk memulai Assignment maka beli checklist pada Work List yang akan
dilakukan Assignment lalu klik Select Action -> Start Assignment
Atau bisa juga dengan menggunakan icon Start Assignment pada Toolbar
8. Masukkan tanggal kapan Assignment akan dimulai saat muncul Dialog Box, lalu klik
OK
Jika berhasil maka akan muncul keterangan seperti ini pada bagian tengah atas
layar
9. Untuk reassigning Work Assignments, maka kita cari labor yang akan direassign
71
PartnerWorld
pada Labor List, lalu klik icon Show Assignment di sebelah kanan
Contoh : Masukkan '6488068A'
10. . Pada Dialogue Box , kita dapat mengganti Labor dan Scheduled Start
11. Jika sudah klik OK
72
PartnerWorld
Chapter 6: Service Request Application
6.1. Overview Service Request

Service Request digunakan untuk melaporkan jika ada gangguan yang terjadi pada
Equipment/Asset dan Location pada perusahaan. Service Request dapat dilaporkan melalui
Service Desk.
Service Request sendiri berisi informasi tentang jenis permintaan, siapa yang melaporkan,
kapan, di mana serta analisa awal penyebab. Aplikasi Service Request digunakan untuk
mengelola seluruh laporan gangguan yang terjadi pada Asset maupun Location pada
perusahaan.
Service Request Management

Pengelolaan pada Service Request meliputi pembuatan, update, assignment, serta
penyelesaian dari gangguan itu sendiri. Pengelolaan Service Request sendiri dapat dilakukan
dengan beberapa cara, di antaranya
Metode Pembuatan
Service Request Deskripsi
Aplikasi Service Digunakan oleh User/Operator/Service Desk ataupun yang

Requests setingkat yang diberikan otorisasi untuk membuat dan
mengatur Service Request.
Pada Aplikasi Service Request, User juga dapat melihat

status progress gangguan yang telah dilaporkan.
Aplikasi Create Digunakan oleh User yang memiliki User login pribadi
Service Request tanpa bantuan Operator, SR selanjutnya akan dikelola
menggunakan Aplikasi Service Request.
Service Request Template

Sesuai dengan namanya SR Template berisi data - data yang telah dimasukkan sebelumnya,
umumnya digunakan untuk hal - hal yang bersifat common, maupun jenis SR dengan frekuensi
yang cukup tinggi.
73
PartnerWorld
Kategorisasi Service Request

Untuk memudahkan dalam penerimaan dan pengelolaan Service Request maka kita dapat
mengelompokkan SR menggunakan Classification, di mana pada setiap Classification terdapat
Attribut yang dapat mengklasifikasikan SR agar lebih mendetail.
Status Ticket / Service Request

Pada setiap ticket terdapat status yang menjelaskan progress pekerjaan tersebut, Status pada
Ticket dapat berubah secara otomatis maupun manual. Jika kita merubah status pada record
Global Ticket maka status seluruh ticket yang berhubungan akan berubah statusnya.
Status dapat berubah secara otomatis apabila proses tersebut dimasukkan ke dalam Workflow,
Workflow juga dapat berfungsi sebagai Closing maupun pemindahan penanggung jawab
pekerjaan. Adapun status tiket yang digunakan antara lain :
NEW
Default status untuk setiap Ticket/SR yang baru saja dibuat, status ticket tidak dapat
dikembalikan kembali menjadi NEW setelah dirubah.
QUEUED
Pekerjaan dapat dilakukan.
INPROG
Pekerjaan untuk ticket tersebut sedang dalam proses pengerjaan.
PENDING
Ticket tidak dapat dilanjutkan karena satu dan lain hal, seperti menunggu ketersediaan
sparepart dan jasa, menunggu jadwal overhaul ataupun sebagainya.
RESOLVED
Informasi untuk penyelesaian masalah telah ditemukan, pekerjaan sudah selesai,
ataupun alat sudah bekerja. Saat status SR sudah RESOLVED, maka seluruh status
Activities yang berhubungan akan menjadi COMPLETE.
CLOSE
SR dengan status CLOSE mengindikasikan bahwa SR sudah menjadi history dan tidak
dapat dilakukan perubahan, status CLOSE SR membawa seluruh record Activies yang
berhubungan menjadi CLOSED dan tidak dapat dilakukan perubahan terhadap record
tersebut.
6.2. Membuat Service Request

Untuk membuat Service request maka dapat dilakukan dengan beberapa cara, di antaranya :
74
PartnerWorld
Service Request by Self Service

SR by Self Service ditujukan kepada User yang hanya memiliki otoritas untuk melaporkan
gangguan. Untuk membuat Service Request via Self Service, ikuti langkah di bawah ini :
Step Action
1 Masuk ke dalam aplikasi Create Service Request
Go To-> Self Service->Service Request->Create Service Request
2 Pada bagian sebelah kiri terdapat Informasi untuk Pelapor gangguan
3 Masukkan Group Shift dan Shift untuk pelapor gangguan dengan mengklik tombol
pada field di bawah ini :
75
PartnerWorld
4 Masukkan Asset yang mengalami gangguan pada bagian sebelah kanan
Contoh : Masukkan Asset 'SBAM-TU-02-HFC10AJ001_M', maka tampilan akan

berubah seperti ini :
Catatan : Location akan mengikuti Asset
5
Masukkan jenis Fault Type dan Fault Priority nya dengan mengklik tombol
Contoh : Masukkan 'CM' untuk Fault Type, dan 'Normal' untuk Fault Prioritynya
*Opsional : Masukkan nilai Reported Priority, di mana Reported Priority Sendiri
merupakan priority gangguan menurut hasil justifikasi pelapor
Tampilan akan menjadi seperti ini jika benar :
6 Masukkan judul deskripsi gangguan pada kolom Summary, serta Detail gangguan
pada Field Details :
Contoh :
76
PartnerWorld
7 Masukkan Attachment pada SubTab di sebelah kanan dengan mengklik salah satu
dari tombol di bawah ini
8 Jika sudah maka klik Submit pada bagian bawah
9 Untuk melihat Service Request yang telah diterbitkan oleh User yang bersangkutan
maka dapat dengan View Service Request
77
PartnerWorld
Service Request by Service Desk / Work Orders

SR yang diterbitkan melalui Service desk ataupu Work Orders ditujukan kepada User yang
memiliki otoritas untuk mengelola serta melaporkankan gangguan. Untuk membuat Service
Request via Service Desk, ikuti langkah di bawah ini
Step Action
1a Masuk ke Aplikasi Service Request (via Service Desk)
78
PartnerWorld
1b Masuk ke Aplikasi Service Request (via Work Orders)
2 Klik New Service Request pada toolbar
3 Masukkan Group Shift dan Shift , serta Planner Group untuk pelapor gangguan
dengan mengklik tombol

pada field di bawah ini, yang terletak pada bagian kanan halaman SR :
4 Masukkan laporan gangguan sesuai dengan format yang telah disediakan pada field
79
PartnerWorld
Summary
5 Untuk laporan detail gangguan masukkan pada field Details, sesuai dengan format
yang telah disediakan
6 Masukkan Asset pada field, untuk pencarian Asset dapat menggunakan Select
Value, Open Drilldown, serta Go To Asset, dengan mengklik tombol Detail Menu
7. Masukkan Asset number, KKS number ataupun nama Asset pada kolom Filter yang
Select sudah disediakan untuk memudahkan pencarian
Value
8. Jika sudah klik Continue pada bagian bawah

Select
Value
80
PartnerWorld
7. Klik Show Path to Top terlebih dahulu untuk memudahkan pencarian dari Parent
Open Location. Klik icon , untuk membuka Children dari record
Drillown
8. Klik record Location yang akan digunakan, lalu klik Tab Asset untuk melihat Asset
Open apa saja yang terkandung pada Location tersebut
Drillown
9. Open
Klik Asset yang akan mengalami gangguan dengan mengklik icon
Drillown
7. Go To Masukkan Asset yang akan dicari menggunakan kolom filter yang terdapat pada Tab
List Asset, seperti yang digunakan pada Select Value
8. Go To Jika sudah klik Return With Value
81
PartnerWorld
9. Jika benar maka Asset akan tampil pada halaman SR
10. Masukkan Target Start dan Target Finish pada subTab Dates
11.
Jika sudah klik
12. Jika SR menggunakan Workflow, maka selanjutnya klik Route Workflow
82

KITSBS Training - Work Management

Uploaded by

Document Information

Copyright

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

KITSBS Training - Work Management

Uploaded by

Copyright:

Authorized IBM Business Partner

IBM Maximo 7.5 Training

PT. PLN Pembangkitan

Copyright © 2018 PT United Technologies. All Rights Reserved.

MODULE WORK MANAGEMENT................................................................................................................................... 18

CHAPTER 1: OVERVIEW MODULE WORK MANAGEMENT..........................................................................................18

1.1. OVERVIEW WORK MANAGEMENT..............................................................................................................................18

CHAPTER 2: WORK ORDER TRACKING APPLICATION.................................................................................................... 22

2.1. OVERVIEW WORK ORDER TRACKING.......................................................................................................................... 22

CHAPTER 3: LABOR REPORTING APPLICATION..............................................................................................................55

3.1. OVERVIEW LABOR REPORTING...................................................................................................................................55

CHAPTER 4: QUICK REPORTING APPLICATION.............................................................................................................. 66

4.1. OVERVIEW QUICK REPORTING...................................................................................................................................66

CHAPTER 5: ASSIGNMENT MANAGER APPLICATION.....................................................................................................69

5.1. OVERVIEW ASSIGNMENT MANAGER........................................................................................................................... 69

CHAPTER 6: SERVICE REQUEST APPLICATION............................................................................................................... 73

6.1. OVERVIEW SERVICE REQUEST....................................................................................................................................73

Login maximo 7.5 dengan memasukkan Username dan Password.

Merubah Default Information

Default Information dapat dirubah dengan cara di bawah ini :

1. Pada Toolbar, klik Profile dan pilih Default Information.

Merubah password information

Berikut merupakan kolom - kolom yang dapat dilakukan pengaturan :

Field Name Description

Merubah Personal Information

Dari toolbar, klik Profile dan select Personal Information.

Masukkan informasi pada field field di bawah ini :

Field Name Description

Standard Keyboard Shortcut

Action Keyboard Shortcut

Keyboard shortcut untuk Global Navigation

Action Keyboard Shortcut

Keyboard shortcuts untuk application-specific actions

Action Application Keyboard Shortcut

Keyboard shortcuts untuk Toolbar Actions

Action Keyboard Shortcut

Keyboard shortcuts untuk Tabel

Action Keyboard Shortcut

Keyboard shortcuts untuk Tanggal

Action Keyboard Shortcut

Mencari single records

Mencari menggunakan Advance Search

1. Pada toolbar halaman Tab List, klik Advanced Search.

Cetak Individual Attachment

1. Masuk ke dalam record yang akan kita cetak dokumennya.

2. Klik icon Attachments untuk membuka menu Attachments.

6. Print/Cetak dokumen pada tab browser yang baru terbuka

MODULE WORK MANAGEMENT

Chapter 1: Overview Module Work Management

1.1. Overview Work Management

Modul Work Order terdiri dari aplikasi dibawah ini :

1.2. Penggunaan Classification

 Records (data-data terekam) dengan mudah dilokasikan menggunakan Classifications.

Classifications menggunakan atribut untuk mendefinisikan kategori classification. Ketika kita

1.3. Pembuatan Classification

2 Masukan nama field Classification.

3 Kemudian masukkan informasi berikut:

 Use With Object untuk mengindikasikan bahwa spesifikasi yang di-create

 Organization dan Site, mengindikasikan bahwa klasifikasi yang dibuat

4 Masukkan sub-classification di field Children, jika dibutuhkan untuk menyusun

Roller pada Bearing

Chapter 2: Work Order Tracking Application

2.1. Overview Work Order Tracking

 Work Order Management Plans

2.1.1 Work Order Management Plans

Safety Plan dapat terisi secara otomatis apabila :

 WO menggunakan Job Plan