Cet ouiag Caracteristicas del mensaje comercial oBletivos + Dotar un mensaje comercial escrito: de los requisitos fundamentales claridad, integridad, brevedad, cordialidad, coherencia y veracidad para hacer de la carta un instrumento de productividad. + Dotar de los *requisitos complementarios de la comunicacién’ un mensaje comercial escrito: moti vacién, positivism, modernismo, naturalidad, sencilez, correccién, creatvidad y discreciSn + Adguiric destrezas para corregir y mejorar pérrafos, con las caracteristicas sefialadas. INTRODUCCION La automatizacién del trabajo de oficina, los conceptos de productividad, calidad y exce- lencia imponen mensajes breves, informales y funcionales, Este capitulo se propone pre- cisamente, resaltar las caracteristicas del mensaje comercial en la era de las telecomunicaciones,Redaccién 1. Productividad en la oficina Para el trabajador de oficina la productividad se expresa en mAs y mejores mensajes, menor esfuerzo para lograrios, menor gasto (consumo de energia y desgaste de equipo), menor tiempo para la elaboracién de documentos y el mejor resultado como consecuencia de su lectura (venta consolidada, pago inmediato, informacisn recibida, datos enviados, buena ima gen empresarial y buena voluntad en general). Evitar e! despitfarro en el uso de papel y copias, luz, teléfono y equipo también redunda en una mayor productividad de la oficina. 2. Caracteristicas vitales del mensaje La comunicacién comercial de hoy sélo es eficiente y eficaz si estd dotada de caracteristicas vitales y algunas complementarias. Empecemos por las vitales: 2.4 Claridad: Esta caracteristica implica que el mensaje escrito sea de comprensién facil y rdpida con una sola interpretaci6n posible, La claridad se obtiene con un ordenamiento metddico de ideas y el uso correcto del lenguaje. Ademés, se complementa con la presentacién completa de ideas y el empleo de datos esenciales. A continuacién dos ejemplos ilustrativos. Mensajes confusos Mensajes claros El seminario que todos refieren parece que no | Lamentamos comunicar la postergacién del tendré lugar en septiembre, debido a multiples | seminario "Hombres del futuro” para el mes de razones que no vienen al caso, se acordé pos- | septiembre. tergario para otra fecha. Las profesiones de escritorio, ahora mas que | En la actualidad, los hombres de negocios se nunca, encuentran la necesidad de intercam- | comunican con mayor brevedad y eficacia Para biar sus ideas de manera contundente y efec- | ellos, los factores trabajo y tiempo van de la tiva y todo parece indicar que factores como | mano ala hora de ejecutar un proyecto. el tiempo-dinero-trabajo pesan mucho més a la hora de obtener el mayor provecho en el desarrollo de un proyecto. 2.2 Brevedad: Un mensaje es breve cuando, a pesar de haber usado el menor ntimero de palabras, es claro y completo, Donald Walton lo ilustra muy bien en uno de sus subtitulos, ‘No use 20 palabras cuando cinco sean suficientes” llustramos con un ejemplo las frases que se pueden abreviar para beneficio del lector, 12 RCo?)Caractersticas del mensaje comercial Mensaje difuso Mensaje breve En relacién con su informe del 15 de septiem- bre, donde se refiere a las irregularidades ad- vertidas en el departamento de cémputo durante el afio calendario de 1998, me com- place anunciarle el traslado de este asunto a la Gerencia de Recursos Humanos para su in Me complace anunciar el traslado de su infor- me 431 del 15 de septiembre a la Gerencia de Recursos Humanos para el trémite correspon- diente. 2.3 Integridad: Un mensaje integro también es claro. Integrida una carta incompleta resulta vaga, vana y de di id y claridad se complementan, Por el contrario, ificil comprensién. Se presentan dos mensajes para ilustrar esta caracteristica Mensaje incompleto Mensaje completo Informo a usted que el equipo de inventario de nuestra oficina es teducido pero de gran im- portancia para el trabajo de nuestros profesio- nales de la salud, Me complace informarle que los siguientes equi pos forman parte del inventario de nuestro de- partamento médico: + Una maquina de rayos X *Holiday" + Un tomégrafo “Bolton” + 6 tensiémetros “Kulex" + Un juego de 22 pinzas de instrumental ‘Korex’ 2.4 Cordialidad: Esta caracter(stica se relaciona con el tono amable y respetuoso que siempre se debe usar para la comunicacién comercial, Nada mejor que una palabra amigable y atenta para trasmitir una idea. Donald Walton, experimentado comunicador, sefiala que las dos palabras més importantes del lenguaje son: muchas gracias; la mds importante, usted y la menos importante, yo. Por qué no seguir esta ensefianza y comunicar con amistad y cortesfa? El siguiente ejemplo ilustra la comparacién entre el tono desatento y el amistoso y cordial. Desatento Cordial | En lo que ami concieme, el desperfecto descu- bierto en su maquina tejedora ‘Wally’ no es de nuestra responsabilidad y su empresa deberia cambiarla 0 asumir su reparacién por encontrar se en periodo de garantia, Luego de la inspeccién realizada a la maquina | tejedora ‘Wally’ fabricada por ustedes, nos pare~ Ce justo, por encontrarse en periodo de garantia, que su empresa asuma el gasto de reposicién © reparacién. Ustedes tienen la palabra. Eis) 3